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Commentaires au systme de contrle interne (SCI)

responsable

Domaine spcialis personnes ges

Date:
Avril 2008

CURAVIVA Suisse Zieglerstrasse 53 3000 Berne 14 Tlfon +41 (0) 31 385 33 33 info@curaviva.ch www.curaviva.ch
DOMAINE SPCIALIS PERSONNES GES

Situation initiale

Avec lentre en vigueur, le 1er janvier 2008, de la nouvelle loi sur la rvision, une attention accrue est
accorde au systme de contrle interne (SCI) pour les homes et les institutions.
Le nouveau droit de la rvision prvoit un contrle ordinaire pour les socits conomiquement
importantes. Une socit est considre comme conomiquement importante si elle remplit deux des
trois critres ci-dessous pendant deux annes conscutives (art. 727 CO) :
a) la somme du bilan atteint CHF 10 millions ;
b) le chiffre daffaires atteint CHF 20 millions ;
c) la socit occupe, en moyenne annuelle, lquivalent de 50 employs plein temps.

Il ressort de larticle 728a, al. 1-2 CO quun SCI doit tre mis en place dans les socits
conomiquement importantes et que lexistence dun SCI doit tre confirme par lorgane de rvision.
Larticle de loi prcise galement que lorgane de rvision dtermine ltendue du contrle et effectue
ce contrle en fonction de la qualit et de lintensit dapplication du SCI.

Dfinition

Du point de vue de la vrification des comptes, la notion de systme de contrle interne nest pas
utilise dans le sens usuel des contrles internes. Le SCI neffectue pas de contrle de lensemble des
principes et des procdures dune socit. Le SCI au sens des normes daudit ne comprend que les
procdures et les mesures dune socit
- portant sur lassurance des valeurs patrimoniales dans le sens du droit de disposition ;
- assurant une tenue correcte des comptes ;
- assurant des rapports financiers circonstancis ;
- visant empcher et mettre en vidence des actions dlictueuses et des erreurs du point de
vue comptable.

Le SCI comprend gnralement les lments de contrle et les actions suivants :


a) domaine de contrle ;
b) valuation du risque ;
c) systmes dinformation et de communication pertinents pour la comptabilit ;
d) activit de contrle ;
e) surveillance.

Selon le droit suisse, le conseil dadministration est responsable de la conception, de la mise en place
et du maintien du SCI et, partant, de la conception des lments ci-dessus. Pour les autres formes de
socit que la socit anonyme, cest la direction de la socit, autrement dit, le conseil de fondation,
le comit de lassociation, etc. qui porte cette responsabilit.

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Etendue du SCI

Ltendue du SCI dpend de la taille de la socit et de risques spcifiques lis aux activits de celle-
ci. Les domaines suivants, au moins, devraient tre traits :
- Organisation : organigramme, ventuellement diagramme des fonctions, droits de signature
(contrats, confirmations de commande, mandats de paiement).

- Comptabilit en gnral : organigramme du service de comptabilit, pour autant que celui-ci


occupe plusieurs collaborateurs/trices ; qualifications minimales des collaborateurs/trices du
service de comptabilit ; pour la direction : certificat de bonne vie et murs, extrait du casier
judiciaire.

- Liquidits : planification des liquidits, prescriptions relatives aux placements, dfinition des avoirs
maximum/minimum, bilan : par qui, annonc/non annonc, priodicit.

- Rserves : dfinition de ce qui est pris en compte. Procdure, inventaire, dfinition du jour de
rfrence, dfinition de la date effective, dtermination exacte/estimation, procdure en cas de
diffrences.

- Immobilisations placements financiers : rglement relatif la stratgie de placement /


immobilisations corporelles, placements immatriels : comptabilit des placements, gestion des
placements.

- Crances : dfinition des comptences relatives lacceptation de mandats, dfinition des


responsabilits relatives la facturation des mandats effectus, dfinition de dlais de paiement
clairs, procdure en cas de dpassement des dlais de paiement, comptences, responsabilits.

- Engagements : qui contrle les factures entrantes, quest-ce qui doit tre contrl,
responsabilits, exigences remplir pour quelles soient payes.

- Frais de personnel : sous quelle forme les entres et les sorties, ainsi que les autres modifications
ayant un effet sur les salaires sont-elles comptabilises.

- Mesures de scurit : mesures gnrales dans le sens de droits daccs (locaux et systmes
informatiques), mesures de protection des donnes (mesures destines viter laccs aux
donnes de la part de personnes non autorises) et mesures destines scuriser les donnes
(afin dviter la perte de donnes).

- Provisions : dcisions valablement signes relatives aux provisions (individuelles par affaire).

- Risques financiers rsultant de lvaluation des risques : rglementation des comptences et


priodicit des contrles.

- Rglements du fonds.

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Rapport de lorgane de rvision relatif au SCI

La nouvelle loi exige de la part de lorgane de rvision un rapport deux niveaux relatif au SCI :
a) sous forme de rapport de contrle ordinaire adress lassemble gnrale
b) sous forme de rapport dtaill adress au conseil dadministration

A lattention de lassemble gnrale, lorgane de rvision doit seulement prciser sil existe un SCI.
Autrement dit, il doit valuer si on peut dire quil existe un SCI, quil nen existe pas ou quil existe
seulement un SCI restreint.

Au conseil dadministration, il doit en revanche adresser un rapport dtaill, rendant compte des
observations relatives au SCI. Les thmes possibles de ce rapport peuvent tre les suivants :
- prsentation des points forts des contrles relatifs au SCI ;
- observations et amliorations relatives la conception du SCI ;
- observations et propositions damlioration relatives la concrtisation des tches du SCI par le
conseil dadministration ;
- limination de points faibles du SCI constats antrieurement.

Dans quel cas peut-on considrer quil existe un SCI ?

Un peut considrer quil existe un SCI si les conditions ci-aprs sont runies
- le SCI existe et est vrifiable (c.--d. document) ;
- le SCI est adapt aux risques commerciaux et lactivit commerciale ;
- les collaborateurs/trices connaissent le SCI ;
- le SCI dfini est appliqu ;
- une conscience des contrles existe au sein de la socit.

Comment la mise en uvre doit-elle se faire ?

Sil existe un systme dassurance qualit, qui comprend normalement galement des lments dun
SCI, celui-ci est complt par les lments manquants au sens des normes daudit. Dans ce cadre, on
appliquera la systmatique du systme qualit existant, de manire ce que les services concerns
puissent se familiariser aisment avec celui-ci.
En labsence de systme dassurance qualit et si un tel systme nest pas prvu lavenir, il sagit de
dvelopper et de mettre en place un systme de contrle interne (SCI) autonome. Dans ce cadre, les
lments suivants sont dterminants pour le succs de celui-ci :

- Acceptation et engagement de la part des directions stratgique et oprationnelle : le projet de


SCI doit tre soutenu par ces niveaux.

- Dfinition dexigences claires poses au SCI :


Dune part, le SCI doit tre adapt aux principes et la taille de la socit ; dautre part, le SCI
doit tre structur de manire cohrente.

- Attribution claire des tches et des responsabilits :


Les tches de contrle doivent tre attribues de manire univoque un service ou une
personne.

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- Formation de tous les services / toutes les personnes impliques dans le SCI :
La formation est un lment primordial pour assurer lefficacit du SCI.

- Disponibilit des ressources ncessaires :


La mise en place du SCI peut notamment savrer coteuse.
Les ressources ncessaires doivent tre prvues et mises disposition.

- Adaptation continue du SCI lvolution de lenvironnement :


lefficacit long terme ne peut tre garantie que si le SCI est rgulirement adapt lvolution
de lenvironnement et des risques.

- Surveillance de la fiabilit du SCI par les directions stratgique et oprationnelle :


le but de la surveillance est de sassurer que des contrles sont effectivement raliss et quils
sont efficaces.

- Conscience quil nexiste pas de scurit absolue :


il est important, pour les directions stratgique et oprationnelle, dtre conscientes quil y aura
toujours des risques rsiduels malgr lexistence dun SCI, lequel est toujours conu en fonction
dun rapport avantages/cots optimal.

Sources :
Chambre fiduciaire, Normes d'audit suisses (PS 890)
Pricewaterhouse Coopers, le systme de contrle interne un instrument de direction en pleine
volution

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