Ao XI (I), Julio,

2007

TOMA DE DECISIONES
EN RGANOS COLEGIADOS
UNIVERSITARIOS
M.B.A. Lilliana Garca Carballo*

La Administracin Activa es quien, en forma

unipersonal o colegiada, decide y cumple funciones * Mster en Administracin de Negocios, Universidad Interamericana.
ejecutivas en la Universidad de Costa Rica; como Docentedela Universidad Estatal a Distancia, UNED. Funcionariadela la
Seccin de Auditora Operacional de la Contralora Universitaria.
parte de tales encar- gos, recurre a los rganos
colegiados para que lleven a cabo en funciones
activas, consultivas o de control.

Por consiguiente, la labor de los rganos

colegiados universitarios se constituye en un valioso
insumo para la Administracin. No obstante, su tarea
no sera de mucha utilidad si no existiera una
manifestacin escrita de las opiniones,
deliberaciones y resoluciones que se origi- naron en
su seno; por ello, un adecuado desarrollo de sus
sesiones y la correcta elaboracin de sus actas son el
primer paso para darle transparencia, claridad y
firmeza a sus actos, y de aquellos que
oportunamente ejecutar la Administracin Activa.

Ante este panorama, a continuacin se sealan

los aspectos ms relevantes que todo rgano
colegiado en la Universidad de Costa Rica debe
considerar en sus reuniones, en la toma de
decisiones y en la documenta- cin de las mismas.

1. DEFINICIN DE RGANO COLEGIADO

Para entender la naturaleza de los rganos

colegiados, es oportuno sealar que el rgano
se crea, en la Administracin Pblica, para asegurar
la continuidad y permanencia de sus actos, aun
cuando cambian o se remuevan los titulares de los
cargos u oficios pblicos que lo integran. Asimismo,
debe entenderse que el

Gestin y 1
Control
 Ao XI (I), Julio,
rgano2007
no se trata de una o varias personas encuentran en un plano que pudi-
fsicas, sino de la sumatoria de personas, ramos llamar horizontal, de forma
con atribuciones espec- ficas y los medios que sea la manifestacin
que estn a su disposicin para su ideolgica (voluntad o juicio)
funcionamiento. colectivamente expresada por
todas esas personas la (sic) que se
considera manifesta- cin del
Por lo tanto, el rgano est conformado por
rgano1.
sus titulares (una o varias personas fsicas),
con competencia para su desempeo,
Por su parte, el catedrtico en Derecho, Eduardo
materiales necesarios para su actividad y los
Ortiz Ortiz, define al cuerpo colegiado como:
actos que de ah se originan.

la clase de organizacin que

En lo que respecta, especficamente al
consiste en colocar al frente de
rgano cole- giado, el tratadista
una oficina y como titular de la
Renato Alessi lo ha definido en los
misma a un grupo y no a un
siguientes trminos:
indivi- duo- cada uno de cuyos
miembros actan en plano de
Se llama colegiado a un igualdad respecto de los otros,
rgano cuando est
integrado por varias
personas fsicas que se 1 ALESSI, Renato. Instituciones de Derecho Administrativo, Casa
Editorial Bosch, Tomo I, Barcelona, 1970, pgina 112.

2 Gestin y
Control
 el cual grupo adopta resoluciones 2 ORTIZ, Eduardo. Tesis de Derecho Administrativo, Stradtmann Editorial,
Tomo II. San Jos, 2002, pgina 105.
llamadas deliberaciones, de
diversa naturaleza y fun- cin, 3 Versin revisada y actualizada a setiembre del 2005.
segn los principios de mayora y
4 Aprobado en sesin del Consejo Universitario 4753-05, 22-10-02.
de unidad de tiempo y de lugar
para resolver, de acuerdo con un
ordenamiento jurdico propio y
distinto aunque subordinado- al
gerente del Estado.2.

Ambas definiciones coinciden al sealar que este

tipo de rgano es plural, que sus miembros actan
en igualdad de condiciones y que sus decisiones son
expresadas colectivamente. Adems, cabe destacar
que, funcional- mente, los rganos colegiados deben
gozar de indepen- dencia, en particular cuando su
funcin es consultiva, de contralor o de decisin (de
recursos o reclamos); asimis- mo, sus integrantes
son libres de discutir ideas y emitir su voto, aun
cuando estn representando los intereses de otros o
a un grupo en particular.

2. RGANOS COLEGIADOS UNIVERSITARIOS

Como componentes de la estructura organizativa de

la Universidad de Costa Rica, nuestro Estatuto
Orgnico3 establece y define, entre otros, los
siguientes cuer- pos colegiados: Asamblea
Universitaria, Asamblea Plebiscitaria, Asamblea
Colegiada Representativa, Consejo Universitario,
Consejos Asesores de Vicerrectoras, Consejos de
rea, Asamblea de Facultad, Consejo Asesor de
Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de Sedes
Regionales, Asamblea de Sede y Consejo del
Sistema de Estudios de Posgrado.

Por otro lado, normativa como el Reglamento

General de Institutos y Centros de Investigacin y
Estaciones Experimentales 4 y el Reglamento
General del Sistema
de Estudios de Posgrado5, instituyen otros
rganos cole- giados, tales como: Consejos
Asesores de Institutos y Centros de
Investigacin, Consejos Asesores de Estaciones
Experimentales, Consejos Cientficos y
Comisiones de Estudios de Posgrado de cada
Programa.
Para todos los rganos antes citados, los
aspectos gene- rales que se sealan en el
presente artculo (referidos a reuniones y
actas de cuerpos colegiales) le son apli-
cables, claro est, respetndose las
particularidades propias de cada uno de
ellos.
3. FUNDAMENTO JURDICO
La Ley General de Administracin Pblica6, en
los artcu- los comprendidos del 49 al 58,
establece pautas sobre los rganos
colegiados en general. Dicho articulado se
refiere, entre otros asuntos, a las facultades
y atribucio- nes de quien lo preside y quien
funge como secretario; adems, emite
directrices generales sobre la dinmica a
seguir en sus reuniones ordinarias y extraordinarias,
en las votaciones y en la recusacin de sus decisiones.
De manera supletoria, la Ley Orgnica de la
Universidad de Costa Rica, el Estatuto Orgnico de
la Universidad, el Reglamento de Elecciones
Universitarias y algunas nor- mas especficas, son
parte del marco normativo que rige la dinmica de
nuestros rganos colegiados.
4. ACTUACIONES DE LOS RGANOS COLEGIADOS
La gestin realizada por los miembros de un
rgano colegiado se rige por un ordenamiento que
regula y coordina su ejercicio, no slo para evitar
conflictos sino para que su funcionamiento sea
eficiente; razn por la cual, la dinmica que se
desarrolle debe respetar los siguientes aspectos:
5 Aprobado en sesin del Consejo Universitario 2645-16, 26-11-79.
6 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin
Pblica (LGAP), Ley No. 6227, del 2 de mayo de 1978.
Publicada en el Diario Oficial La Gaceta, nmero 102 del
30 de mayo de 1978.
4a) Constitucin e integracin 7 CASCANTE, Warner y otros. Anlisis Jurdico sobre la Estructura y
Funcionamiento de los rganos Colegiados de la Universidad de Costa
Rica. Memoria del Seminario de Graduacin para optar por el grado de
Licenciatura en Derecho, Facultad de Derecho, Uni- versidad de Costa
Los rganos colegiados pueden ser constituidos, Rica, 1996, pgina 175-176.
institui- dos o ambos. La ocurrencia simultnea de la
8 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin Pblica (LGAP),
constitucin e integracin, se da cuando artculo 52.
elrganocolegiadonoest previsto y, en
consecuencia, no est instituido por ningu-
na norma jurdica; viene, por el mismo
procedimiento de la autoridad
administrativa, instituido y constituido.7

Sin embargo, en caso de que ambos actos no se

den en forma simultnea, el rgano colegiado
primeramente deber integrarse, ya sea mediante el
nombramiento (acto administrativo que otorga a un
individuo la calidad de servidor pblico y la
potestad de actuar a nombre y por cuenta de un
ente pblico); por la cooptacin (los miembros del
rgano colegiado nombran al nuevo integrante) o;
a travs de la eleccin (acto administrativo que
otorga a un individuo la calidad de servidor pblico,
en cuanto represente a un grupo o cuerpo
colegiado, especializado y limitado a dicho tipo de
actos).

Despus de integrado el cuerpo colegiado se

procede- ra con el acto formal de la constitucin,
que tiene un valor jurdico, y ste se producir
cuando los integrantes del cuerpo colegiado son
investidos con el carcter de miembros del rgano
colegiado.

4b) Convocatoria8

Luego de la constitucin e integracin del cuerpo

cole- gial, su ejercicio se materializar en sus
reuniones; por lo que, se proceder con la
convocatoria de sus miembros a la llamada sesin,
donde se discutir y votar un tema- rio incluido en

su agenda.
La convocatoria la har quien preside el
cuerpo colegiado, ya sea por su propia
iniciativa, por un porcentaje de sus
miembros, por un rgano ejecutivo o contralor,
o cuando se presenten motivos suficientes para
originar una sesin.
La convocacin debe ser comunicada, a todos
los miem- bros del rgano (incluso aquellos
que participan sin voz ni voto), por escrito y
por un medio que haya sido aceptado en la
Institucin. Adems, la convocatoria debe
hacerse con cierta anticipacin (al menos
veinticuatro horas antes para sesiones
extraordinarias), a fin de garantizar que los
convocados puedan preparar su intervencin y
documen- tacin sobre los asuntos
contenidos en el orden del da.
Dentro de la convocatoria debe indicarse
hora, fecha y lugar donde se celebrar la
sesin, a menos que las reuniones hayan
sido fijadas por ley, reglamento o pro-
gramacin anual.
Adicionalmente, debe contener el orden del da,
que consistir en aquellos asuntos que se
analizarn o dis- cutirn en la sesin.
Generalmente, quien preside el rgano
confecciona el orden del da, pero tambin un
porcentaje de sus miembros podra pedir la inclusin
de uno o varios temas en la prxima convocatoria.
El orden del da es inmutable, con efecto vinculante y
limi- tar la libertad de deliberacin del cuerpo
colegiado; es decir, nicamente podr deliberarse
sobre los temas con- tenidos en la convocatoria, salvo
cuando se den las con- diciones expresadas en la Ley
General de Administracin Pblica (vase artculo 54,
inciso 4). Esto adems de ser un aspecto
reglamentario, lo es tambin de lgica y orden para
procurar la labor efectiva del rgano.
Las irregularidades incurridas en la convocatoria pro-
ducen la nulidad absoluta del procedimiento, y
con- secuentemente de los actos ejecutados por el
rgano colegiado en esa sesin. Lo anterior, por
cuanto no se obtendra el qurum requerido,
porque no todos los miembros asistieron por no ser
convocados.
4c) Conformacin del qurum9 10 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin Pblica (LGAP),
artculo 54.

11 ORTIZ, Eduardo. Op. Cit. pgina 111.

La cantidad de miembros que deben concurrir para
validar la sesin y sus acuerdos corresponde el qurum. 12 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin Pblica (LGAP),
artculos 54 y 57.
Sin embargo, existe una diferenciacin conceptual
13 Ibdem, pgina 132.
entre el nmero de personas que deben estar presentes
para iniciar la sesin (entindase qurum estructural) y la
cantidad de miembros presentes necesario para adoptar
una deliberacin o someter un asunto a votacin
(conocido como qurum funcional).

Para el qurum estructural se exige que los

asistentes deban sumar la mitad de la totalidad de
los miembros que conforman el rgano colegiado;
mientras que, se considera qurum estructural
cuando estn presentes los dos tercios de la
totalidad de cuerpo colegial.

4d) Deliberacin10

Segn el tratadista Eduardo Ortiz Ortiz, la deliberacin

se constituye en aquellos actos internos,
que vinculan a un rgano externo y
ejecutivo (presidente, gerente, etc.) que
tienen por efecto regular la forma en que
ste ltimo habr de satisfacer la
necesidad pblica por otro acto pos- terior,
cuya validez condicionan al modo como lo
hace la misma ley.11. En otras palabras, el debate
pretender con- ciliar intereses contrapuestos,
alcanzar un mismo objeto o inters, o para buscar
equilibrios y compromisos entre las diferentes fuerzas
que se encuentran representadas.

Incluso, la deliberacin implica anlisis y discusin

oral de un asunto, donde cada miembro podr
manifestar libremente, en uso de sus derechos, sus
criterios u obje- ciones en torno a los asuntos
sometidos al debate.

9 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin Pblica

(LGAP), artculo 53.
Para que la deliberacin goce de legalidad y
validez debe contar con la conformacin del
qurum, especficamen- te el denominado
funcional. Adicionalmente, la discu- sin
deber contar con privacidad, excepto
cuando por unanimidad de los miembros
presentes se acuerde que a la sesin tenga
acceso el pblico en general o deter-
minadas personas, concedindoles o no el
derecho de participar con voz pero sin voto.
4e) Votacin12
Finalizada la deliberacin, el rgano colegiado
manifesta- r su voluntad, produciendo
acuerdos por votacin. Para ello, sus
miembros podrn emitir su voto en forma pblica o
secreta, modalidades definidas de la siguiente manera:
Entindase por votacin pblica
la que per- mite a los dems
miembros y al pblico asis- tente
saber el resultado de cada voto
emitido, en tanto que es secreta, a
la inversa, la que se hace en forma
tal que impide conocerlo.13
La votacin se regir por el principio democrtico de
que la voluntad deuna mayora
siempresometea la minora, independiente de
que se acoja al voto pblico o secreto, la decisin
del rgano colegial se adoptar por mayora, que por
regla general se hace con la mitad ms uno de
12 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin Pblica
los componentes. No obstante, cuando la ley seale
lo contrario, se podran distinguir tres tipos de mayora: 14 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin Pblica (LGAP),
artculos 56 y 57.

- mayora absoluta: conocida tambin

como mayora simple, es la mitad del
total de sus componentes y un miembro
ms

- mayora calificada: requiere un

porcentaje significativo y ms agravado
que la mayora absoluta, es decir, dos tercios
o tres cuartos del total de los componentes

- mayora relativa: nmero mayor de

votos obtenidos en relacin con el
nmero total de votantes

4f) Acuerdo14

Concluida la votacin, el que preside el cuerpo

colegial o quien acta como Secretario(a), deben
hacer el escru- tinio y la proclamacin del resultado.
Esta proclama se constituir en el acuerdo y
consistir de:

- la verificacin y declaracin sobre la

regula- ridad del proceso de votacin y
de los actos que le antecedieron
(convocatoria, qurum, legitimacin de los
asistentes y votantes, etc.).

- la proclamacin de que existi una mayora

y, la redaccin y lectura del contenido de la
reso- lucin o acuerdo.

Si no se formalizan los dos anteriores aspectos, el

resul- tado obtenido de la votacin no quedara
constituido, y no generara un efecto jurdico propio;
de ah la impor- tancia de confeccionar una
certificacin denominada acta de las
deliberaciones y de la votacin, que servir como
prueba y causa concurrente del efecto jurdico que
se persigue.
5. ACTAS COMO REGISTRO DE
LAS DECISIONES
COLEGIALES15
Se conocen varios documentos que llevan el
nombre de acta (por ejemplo las actas de
notas o las actas notariales). Sin embargo,
en materia administrativa, el acta se
constituye en el instrumento que materializa
las deliberaciones y toma de decisiones
realizadas por los rganos colegiados.
Dependiendo de la profundidad y detalle de
su conteni- do, las actas se clasifican en tres
tipos:
- literales (textuales): se
transcriben en su tota- lidad; para
ello, las sesiones se graban, pues
sera imposible para el (la)
Secretario(a) de actas registrar
manualmente las intervencio- nes
completas cuando las reuniones se
pro- longan por varias horas.
- de resumen y acuerdos: solamente
se redac- ta un pequeo resumen de cada
punto trata- do en la sesin, y el acuerdo
correspondiente.
- mixtas: se anotan las intervenciones de
las dis- tintas personas que participan en la
reunin, en forma resumida sus
observaciones y pro- puestas, los acuerdos
a que se llega en cada caso, y el resultado
de cada votacin.
Cabe resaltar que, para la Universidad de Costa Rica
las actas que en ella se originen se convierten en
documen- tos de dominio pblico, una vez que
hayan sido apro- badas; por lo que, podrn ser
consultadas en cualquier momento. En este
contexto, es de suma importancia que el acta
refleje un claro testimonio de todo lo sucedi- do en la
sesin por cuanto:
- el acta es un elemento constitutivo del
acto colegiado y no como una simple
prueba feha- ciente del mismo.
15 Asamblea Legislativa, Ley General de la Administracin
Pblica (LGAP), artculo 56.
- ante la ausencia del acta, no existira - quin preside la sesin;
eviden- cia de la deliberacin del rgano
y por ello el acuerdo no quedara - quin acta como Secretario(a) de Actas.
documentado.

- si el acta es nula o ineficaz, los acuerdos

no producirn efecto jurdico.

- si el acta es anulada o se pierde la

oportunidad para sanearla o convalidarla,
desaparece el acto colegial que
documenta.

Para preservar su validez legal, las actas debern

conte- ner los siguientes elementos mnimos:

5a) Encabezado

En un primer prrafo (sin considerarlo dentro del

articu- lado que conformar el cuerpo del acta) se
incluirn los siguientes aspectos:

- lugar, fecha y hora de inicio de la reunin;

- indicacin de si la reunin es Ordinaria o

Extraordinaria (cada una con su propia
nume- racin corrida);

- mencin del rgano colegiado;

- lista de miembros presentes y ausentes (e

invita- dos si los hubiere), y aquellos que se
integraron despus de iniciada la sesin (con
indicacin de la hora de ingreso). Al
consignar los nombres de los ausentes,
debe indicarse si hay una excu- sa o esta
justificada su inasistencia (vacacio- nes,
permiso, enfermedad, etc.). Es importante
sealar el nombre completo de los asistentes
y a qu instancia est representando;
5b) Cuerpo:
Es recomendable que, a partir de la
segunda pgina del acta, se incluya un
encabezado en el que se haga referencia
al nmero de pgina, al total de pginas del
documento, el nmero de acta o sesin y
la fecha de la misma. Todo lo anterior, con
el fin de que, en caso de que se requiera
una o algunas pginas del acta o se des-
prendan las hojas del documento, se pueda
identificar fcilmente la sesin a la que
corresponde cada pgina.
Adems, en el cuerpo del acta se debe incluir:
- la agenda que fue incluida en la
convocatoria, con todos los
artculos o temas discutidos;
- el acta misma deber estructurarse
en artcu- los (la numeracin del
articulado puede ser arbigos,
romanos o escribirla en letras). Cada
tema o punto de agenda corresponder a
un artculo, que debe llevar un ttulo,
destacarlo con mayscula total, o con
minscula y subra- yado, y/o negrilla;
- referencias claras y precisas de oficios
en anlisis;
- deliberacin (anlisis y discusin de los
temas);
- votacin: miembros a favor (cantidad y
nom- bre, segn reglamento de cada
rgano) y miembros en contra
(razonamiento); voto salvado (para
aquellos miembros que voten de manera
disidente);
- acuerdos o resoluciones (deben fundamen-
tarse con sus considerandos). Las palabras
considerandos y acuerdo debern
desta- carse en el texto con mayscula
total y al inicio de prrafo, al margen
izquierdo. Para que
 un acuerdo pueda ejecutarse, debe actas fieles de lo votado. Si falta uno de
haberse aprobado y firmado el acta tales elementos o momentos, el acto
correspondiente, a menos que se haya colegial no existe y si uno cualquier es
nulo o ineficaz,
votado su firmeza con la aprobacin del
acuerdo mismo, en cuyo caso se deber
16 ORTIZ, Eduardo. Op. Cit. pp. 115.
ejecutar de inmediato, sin esperar a la
aprobacin del acta, y deber consignarse
en el acta ACUERDO FIRME;

- hora de finalizacin.

5c) Firmas

Despus de que el acta ha sido redactada, revisada

y aprobada, en la parte final del documento se
registrarn las firmas de quien presidi la reunin
y quien fungi como Secretario(a) de Actas. Por otro
lado, si en la sesin se dio lugar a votaciones, en este
apartado se consig- narn las firmas de los
miembros que emitieron votos disidentes
(aquellos que se opusieron a la mayora).

En algunos rganos colegiados se acostumbra

incluir la firma de todos los miembros presentes en
la sesin.

En conclusin, es indudable que los rganos

colegiales son coadyuvantes de la Administracin
Activa, y que sus decisiones no tendran el apoyo
legal sin que se docu- mente lo acontecido en sus
sesiones; en virtud de lo anterior, y para resumir en
una idea el vnculo existente entre rganos
colegiados, sus decisiones y sus actas, el tratadista
Eduardo Ortiz Ortiz asegura16 lo siguiente:

El acto colegial, en sntesis, es el

resultado de momentos
procedimentales claramen- te
distinguibles e igualmente
importantes para su formacin: la
votacin de mayora, la
proclamacin de la votacin y las
igual defecto padecer el
acto colegiado. Es esta la
peculiaridad del acto
colegiado en su estructura:
al ser no slo un acto
complejo (votacin
mayoritaria) sino, adems,
un acto compuesto por
otros dos, la proclamacin
y la documentacin del
voto, igualmente
importantes en ese ltimo para
producir el efecto final.
Considerando el papel relevante que desempean
los rganos colegiados universitarios y por la
trascendencia que poseen las actas que stos
originan, el presente artculo pretende ofrecer una
gua como complemen- to del marco normativo
existente para quienes forman parte de estos
cuerpos y para los que, directa o indirec- tamente,
colaboran en la organizacin y desarrollo de sus
reuniones. p