Colegio de Bachilleres del Estado

de Zacatecas.

Plantel 03 Villa de Cos

"Correspondencias en Word"

Capacitacin de Informtica

Profesor(a): Alejandro Palomino Macas

Alumno(a): Humberto Delgadillo Torres

Grado: 4

Grupo: A
Introduccin.
Correspondencias en Word.
Qu son las correspondencias en Word?
Las Correspondencias son una herramienta que ayuda a vincular datos de otros
programas, por ejemplo Excel, para facilitar realizar diversos trabajos como en
las empresas donde se manejan cuentas y nombres y se debe realizar un
documento que va dirigido a muchas personas, as se vinculan datos como por
ejemplo el nmero de cuenta de alguien y el nombre del propietario.
Se pueden combinar correspondencias entre Word y Access, Word y Excel.
A continuacin les explicare como combinar correspondencias entre Word y
Excel.
Paso 1: Preparar los datos en Excel
para la combinacin de
correspondencia.
Tener lista la hoja de Excel con la que se quiere trabajar. Si no se tiene una es
necesario elaborarla.

Paso 2: Iniciar la combinacin de

correspondencia

1.-En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

2.-En la pestaa Correspondencia del grupo Iniciar combinacin de correspondencia,

elija Iniciar combinacin de correspondencia y el tipo de combinacin que quiere
ejecutar.
3.-Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

4.- Busque su hoja de clculo de Excel y luego elija Abrir.

5.- Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.

Editar la lista de distribucin de correo

1.-Elija Editar lista de destinatarios.

2.-En el cuadro de dilogo destinatarios de combinacin de correspondencia, desactive

la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus correos
Paso 3: Insertar un campo de
combinacin

Puede insertar uno o ms campos de combinacin de correspondencia para que

obtengan la informacin de su hoja de clculo y la inserten en el documento

Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de

correo electrnico o una carta
1.-En la pestaa Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de
direcciones.

2.-En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el

nombre del destinatario, tal como aparecer en los sobres.

3.-Elija Aceptar.
4.-Elija Archivo > Guardar.

Para insertar una lnea de saludo en un mensaje de correo electrnico o una

carta

1.-En la pestaa Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Lnea de
saludo.

En el cuadro de dilogo Insertar lnea de saludo, haga lo siguiente:

-En el formato de la Lnea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando el

saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario y la
puntuacin final (el valor predeterminado es una coma).

-En Lnea de saludo para nombres de destinatarios no vlidos, elija una opcin en la
lista de saludos.

3.-Elija Aceptar.

4.-Elija Archivo > Guardar.

Para insertar datos de una hoja de clculo en un mensaje de correo electrnico o

una carta

1.-En la pestaa Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar
campo de combinacin.
2.-En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, en Campos, elija un nombre
de campo (nombre de columna en la hoja de clculo) y elija Insertar.

3.-Repita el paso 2 segn sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.

4.-Elija Archivo > Guardar.

Paso 4: Obtener una vista previa y

finalizar la combinacin de
correspondencia

Despus de insertar los campos de combinacin de correspondencia que desee,

obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea correcto
y ya estar listo para completar el proceso de combinacin de correspondencia.

1.-En la pestaa Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.

2.-Elija los botones de registro Siguiente Botn de registro siguiente para los resultados
de vista previa de combinacin de correspondencia o Anterior Botn de registro anterior
para los resultados de vista previa de combinacin de correspondencia para
desplazarse a travs de los registros en el origen de datos y ver cmo aparecern los
registros en el documento.

3.-En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar

mensajes de correo electrnico.
Paso 5: Guardar la combinacin de
correspondencia

Al guardar el documento de combinacin de correspondencia, se mantendr conectado

al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinacin de
correspondencia para su prxima correspondencia en masa.

-Abra el documento de combinacin de correspondencia y elija S cuando Word le

pregunte si desea mantener la conexin.