INTRODUCCIN A LA TEORA

GENERAL DE LA ADMINISTRACIN

Presenta:
Dr. Salvador A. Casanova Valencia
En una poca de complejidades, cambios e incertidumbres como la que atravesamos
hoy, la administracin se ha convertido en una de las reas ms importantes de la
actividad humana. La tarea bsica de la administracin es hacer las cosas por medio
de las personas de manera eficaz y eficiente. En las organizaciones (sean industrias,
comercio, organizaciones de servicios pblicos, hospitales, universidades,
instituciones militares o cualquier otra forma de empresa humana), la eficiencia y la
eficacia con que las personas trabajan en conjunto para conseguir objetivos
comunes depende directamente de la capacidad de quienes ejercen la funcin
administrativa.

El avance tecnolgico y el desarrollo del conocimiento humano, por s solos, no

producen efectos si la calidad de la administracin sobre los grupos organizados de
personas no permite la aplicacin efectiva de los recursos humanos y materiales.

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Independientemente de la posicin o del nivel que ocupe el administrador,
alcanza resultados gracias a la cooperacin efectiva de los subordinados. La
tarea de administrar se aplica a cualquier tipo o tamao de organizacin, sea
una industria grande, una cadena de supermercados, una universidad, un
club, un hospital, una empresa de consultora o una organizacin no gu-
bernamental (ONG).

Toda organizacin, sea industrial o prestadora de servicios, necesita ser

administrada para alcanzar sus objetivos con mayor eficiencia, economa de
accin y de recursos, y ser competitiva. Debido a sus limitaciones fsicas,
biolgicas y psquicas, las personas necesitan cooperar con otras para alcan-
zar en conjunto objetivos que jams conseguiran por separado.

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La coordinacin del esfuerzo humano se vuelve un problema administrativo en
esencia para alcanzar objetivos, ya sean industriales, comerciales, militares,
religiosos, caritativos o educativos. Donde la cooperacin de las personas se
vuelva organizada y formal para alcanzar objetivos comunes, el componente
esencial y fundamental de esa asociacin es la administracin (la funcin de
conseguir hacer las cosas por medio de las personas y con los mejores
resultados).

Slo cuando las organizaciones alcanzaron cierto tamao y complejidad, su

administracin comenz a presentar dificultades y desafos insuperables hasta
entonces por sus directivos. En ese momento surgi la necesidad de una Teora
de la Administracin que permitiese ofrecer a los directivos de las
organizaciones, los modelos y estrategias adecuados para la solucin de sus
problemas empresariales.
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La tarea de la administracin pas a ser la de interpretar los objetivos
propuestos por la organizacin y transformarlos en accin organizacional a
travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todos los
esfuerzos realizados en todas las reas y en todos los niveles de la organizacin,
con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a la situacin y
garantizar la competitividad en un mundo de negocios muy competido y
complejo.

El contenido y el significado de la administracin se ampliaron y profundizaron

por medio de las teoras. El contenido del estudio de la administracin vara
segn la teora o la escuela considerada. Cada autor de la administracin tiende
a examinar las variables y los asuntos tpicos de la orientacin terica de su
escuela o teora.

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 Estado actual de la Teora General de la Administracin (TGA)

Las rpidas pinceladas sobre los pasos graduales de la TGA muestran el efecto
acumulativo y paulatinamente comprensivo de las diversas teoras con sus contribu-
ciones y enfoques. Todas las teoras administrativas son vlidas, aunque cada una
valore una o a algunas de las seis variables bsicas.

Cada teora administrativa surgi como una respuesta a los problemas empresariales
ms importantes de su poca. En este sentido, todas tuvieron xito al presentar
soluciones especficas para tales problemas.

En cierto modo, todas las teoras administrativas son aplicables a las situaciones
actuales y el administrador necesita conocerlas bien para disponer de un abanico de
alternativas adecuadas en cada situacin.

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La TGA estudia la Administracin de las organizaciones y empresas desde el
punto de vista de la interaccin e interdependencia de las seis variables
principales (tareas, estructura, personas, tecnologa, ambiente y
competitividad). stas son las principales componentes en el estudio de la
Administracin de las organizaciones y empresas.

El comportamiento de esos componentes es sistmico y complejo: cada uno

influye en los otros, y experimenta la influencia de stos.

Las modificaciones en un componente provocan cambios en los dems en

mayor o menor grado. Su comportamiento conjunto es diferente de la suma de
los comportamientos de cada componente por separado.

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La adecuacin e integracin entre esas seis variables son los principales
desafos de la Administracin.

A medida que la administracin enfrenta nuevas situaciones que surgen con el

paso del tiempo y del espacio, las doctrinas y teoras administrativas requieren
adaptar sus enfoques o modificarlos para mantenerse tiles y aplicables. Esto
explica, en parte, los pasos paulatinos de la TGA, al paso del tiempo y de la
amplitud y la complejidad graduales que se acaban de exponer.

Puesto que la teora administrativa se ampla constantemente, es difcil que el

lector se familiarice, aunque sea de manera superficial, con una muestra
representativa de la literatura sobre administracin.

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Variables bsicas de la Teora General de la Administracin

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 La administracin en la sociedad moderna

La Administracin es un fenmeno universal en el mundo moderno. Cada

organizacin debe alcanzar objetivos en un ambiente de competencia acrrima,
debe tomar decisiones, coordinar mltiples actividades, dirigir personas, evaluar
el desempeo con base en objetivos determinados, conseguir y asignar recursos,
etctera.

Las diversas actividades administrativas realizadas por varios administradores,

orientadas hacia reas y problemas especficos, deben realizarse y coordinarse
de manera integrada y unificada en cada organizacin o empresa.

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Como el administrador no es el ejecutor, sino el responsable del trabajo de otros
subordinados a l, no puede cometer errores o recurrir a estrategias de ensayo y
error, ya que eso implicara conducir a sus subordinados por el camino menos
indicado.

El administrador es un profesional cuya formacin es amplia y variada: necesita

conocer disciplinas heterogneas (como matemticas, derecho, psicologa,
sociologa, estadstica, etctera), necesita tratar con personas que ejecutan tareas
o que planean, organizan, controlan, asesoran, investigan, etctera y estn en
posiciones subordinadas, iguales o superiores a la suya. l necesita estar atento
a los eventos pasados y presentes, as como a las previsiones futuras, pues su
horizonte debe ser ms amplio, ya que l es el responsable de la direccin de
otras personas que siguen sus rdenes y orientaciones.

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El administrador no es un hroe al cual pretendamos consagrar, sino un agente
no slo de direccin, sino de cambio y de transformacin de las empresas, que
las conduce por nuevos rumbos, procesos, objetivos, estrategias, tecnologas y
horizontes; es un agente educador y orientador que modifica los
comportamientos y actitudes de las personas; es un agente cultural, puesto que,
con su estilo de administracin, modifica la cultura organizacional de las
empresas.

Pero, ms que eso, el administrador deja huellas profundas en la vida de las

personas al tratar con ellas y con sus destinos en las empresas y al influir con
sus actos en el comportamiento de los consumidores, proveedores, competido-
res y dems organizaciones humanas. Su influencia, por consiguiente, es
externa e interna.

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 Perspectivas futuras de la administracin

En los prximos aos el mundo ver el fin de la forma organizacional de

hoy (la organizacin burocrtica que todava predomina en muchas
organizaciones) y el surgimiento de nuevas arquitecturas organizacionales
ms adecuadas a las exigencias de la era postindustrial.

Tal prediccin se basa en el principio evolutivo de que cada poca

desarrolla una forma organizacional apropiada a sus caractersticas y
exigencias. Las debilidades de la organizacin burocrtica tradicional sern
los grmenes de los futuros sistemas organizacionales, debido a tres
aspectos:

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1. Los cambios rpidos e inesperados en el mundo de los negocios, en el
campo del conocimiento y de la explosin demogrfica, imponen
nuevas y crecientes necesidades que las actuales organizaciones no
estn en condiciones de atender.

2. El crecimiento y la expansin de las organizaciones, que se vuelven

complejas y globalizadas.

3. Las actividades, que exigen personas con diversas competencias y

especializadas, lo cual implica problemas de coordinacin y,
principalmente, de actualizacin en funcin de los cambios acelerados.

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En los prximos aos la tarea administrativa ser incierta y desafiante, pues
se ver afectada por un sinnmero de variables, cambios y trasformaciones
llenos de ambigedad e incertidumbre. El administrador se enfrentar con
problemas multifacticos y cada vez ms complejos que los anteriores; su
atencin se disputar entre eventos y grupos dentro y fuera de la empresa.

stos le suministrarn informacin contradictoria que complicar su

diagnstico perceptivo y su visin de los problemas por resolver o de las
situaciones por enfrentar: las exigencias de la sociedad, de los clientes, de
los proveedores, de las agencias reguladoras, los desafos de los
competidores, las expectativas de la alta direccin, de los subordinados, de
los accionistas, etctera.

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Estas exigencias, desafos y expectativas sufren cambios que sobrepasan la
capacidad de comprensin del administrador. Estos cambios tienden a
aumentar con la inclusin de nuevas variables a medida que se desarrolla el
proceso, y crean una turbulencia que perturba y complica la tarea
administrativa de planear, organizar, dirigir y controlar una empresa
eficiente y eficaz. El futuro parece complicar cada vez ms esa realidad.
Varios factores provocarn impactos profundos en organizaciones y
empresas, como:

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1. El crecimiento de las organizaciones. Las organizaciones exitosas tienden al
crecimiento y a la ampliacin de sus actividades, sea en trminos de tamao y
recursos, en la expansin de sus mercados o en el volumen de operaciones.

A medida que una organizacin crece, ocurre una subdivisin interna (divisin
del trabajo) y una especializacin de los rganos; en consecuencia, hay mayor
necesidad de coordinacin e integracin de las partes involucradas para
garantizar la eficiencia y la eficacia.

El mundo externo se caracteriza por cambios rpidos y frecuentes y, para

acompaar con xito estos cambios, los administradores "generales", dotados de
habilidades genricas y variadas, tendrn perspectivas ms promisorias que los
administradores "especialistas" y concentrados en pocas habilidades
gerenciales.
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2. Competencia ms aguda. A medida que aumentan los mercados y los negocios,
crecen tambin los riesgos en la actividad empresarial. El producto o
servicio que demuestre ser superior o mejor tendr mayor demanda. El desarrollo de
productos o servicios exigir ms inversiones en investigacin y desarrollo,
perfeccionamiento de la tecnologa, disolucin de viejos departamentos y creacin
de nuevos, bsqueda incesante de nuevos mercados y necesidad de competir con
otras organizaciones para sobrevivir y crecer.

3. Sofisticacin de la tecnologa. Con el progreso de las telecomunicaciones, de la

computadora y del transporte, las organizaciones y las empresas han hecho
internacionales sus operaciones y actividades. La tecnologa proporciona ms
eficiencia y precisin, y permite dedicar ms tiempo a tareas ms complejas que
exijan planeacin y creatividad. La tecnologa introducir procesos e instrumentos
nuevos que causarn impactos en las organizaciones.

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4. Tasas de inflacin elevadas. Los costos de la energa, de las materias primas, de
la fuerza laboral y del dinero aumentan continuamente. La inflacin exigir mayor
eficiencia en la administracin de las organizaciones y empresas para que stas
puedan obtener mejores resultados con menos recursos y programas de reduccin de
costos de operacin. La inflacin impondr, de modo inevitable, nuevas presiones y
amenazas sobre las organizaciones, que debern luchar por el lucro y por la
supervivencia por medio de mayor productividad.

5. Globalizacin de la economa e internacionalizacin de los negocios. Las

actividades de exportacin y la creacin de nuevas subsidiarias en territorios
extranjeros son un fenmeno que influir en las organizaciones del futuro y en su
administracin. La competencia se torna mundial debido a la globalizacin y el
intercambio planetario.

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6. Mayor visibilidad de las organizaciones. A medida que crecen las
organizaciones se vuelven competitivas, sofisticadas, se internacionalizan y,
en consecuencia, aumenta su influencia ambiental. En otros trminos, las
organizaciones llaman ms la atencin del entorno y del pblico, pasando a
ser ms visibles y perceptibles a la opinin pblica.

La visibilidad de la organizacin (su capacidad de llamar la atencin de

otros) puede ser positiva (imagen positiva ante el pblico) o negativa
(imagen negativa). De cualquier forma, la organizacin jams ser ignorada
por consumidores, proveedores, prensa, sindicatos, gobierno, etctera,
hecho que influir en su comportamiento.

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Estos desafos tendrn una consecuencia para la administracin de las
organizaciones: la administracin de la incertidumbre. Los cambios rpidos y
repentinos, el crecimiento organizacional, la competencia de las dems
organizaciones, el desarrollo tecnolgico, los fenmenos econmicos de la
inflacin, la internacionalizacin de las actividades, la visibilidad y la
interferencia de la opinin pblica harn que las organizaciones de este milenio
deban tener en cuenta no slo la previsin, la continuidad y la estabilidad, sino
tambin lo imprevisible, la discontinuidad y la inestabilidad en todos los
sectores de la actividad.

En consecuencia, se necesitarn nuevas formas y modelos de organizacin, y

ser imprescindible el cambio de mentalidad de los administradores en los
nuevos tiempos.

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La sociedad experimenta grandes trasformaciones (llamadas megatendencias),
que producen gran impacto en la vida de las organizaciones ya que constituyen
parte integrante e inseparable de la sociedad. Estas megatendencias son:

1. De la sociedad industrial a la sociedad de la informacin. La Era Industrial

se halla en su etapa final. El cambio es definitivo. La sociedad posindustrial que
est surgiendo no es una sociedad de servicios como se imaginaba, sino una
sociedad informtica en que la informacin es un recurso estratgico que ocupa
el lugar del capital financiero. Las innovaciones en las telecomunicaciones, en
la computacin, el auge de la computadora personal y la descentralizacin,
hacen que ese cambio sea irreversible.

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2. De la tecnologa simple a la sofisticada. La conversin de la tecnologa en un
producto o servicio disponible para el consumo es cada vez ms rpida. Esto
permitir la creacin de nuevas empresas con estructuras organizacionales ms
adecuadas a esas tecnologas, que harn obsoletas las grandes organizaciones
actuales. La tendencia hacia la sofisticacin de la tecnologa deber
proporcionar ms eficiencia, mayor precisin, y liberacin de la actividad
humana para actividades ms complejas, que exijan conocimiento.

3. De la economa nacional a la mundial. La globalizacin obliga a que los

pases dejen de actuar simplemente en trminos de mercados internos para
proyectarse en negocios internacionales. Ahora ms que nunca el producto que
demuestre ser superior (ms avanzado, seguro y deseable) tendr ms demanda.

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4. Del corto al largo plazo. Este estilo contrasta con el japons, en que la
visin a largo plazo orienta las acciones cotidianas, es decir, la visin
estratgica dirige las operaciones diarias, y no al contrario. Este cambio
radical de enfoque implica una versin conceptual del tipo cul es
realmente nuestro negocio?

5. De la democracia representativa a la participativa. El paso de la

democracia representativa (en que las personas eligen a quienes las
representarn en el proceso decisorio de la vida poltica de un pas) a la
democracia participativa (en que a las personas se les consultan sus
opiniones y puntos de vista, convicciones y expectativas) es un hecho
importante en la vida de muchos pases. Y tambin de sus organizaciones.

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6. De las jerarquas a la comunicacin lateral intensiva. Las empresas debern
adoptar un modelo de igualacin del poder que sustituya el modelo actual de
diferenciacin jerrquica para reducir las diferencias impuestas por la jerarqua de la
autoridad, que corta la libertad, la iniciativa individual y la innovacin. La
tradicional organizacin jerrquica y piramidal, con caractersticas autocrticas e
impositivas, est cediendo su lugar a redes informales de comunicacin para
facilitar la interaccin de las personas y el dinamismo de la organizacin.

7. De la opcin dual a la mltiple. La simple opcin dual (esto o aquello) del tipo
abierto o cerrado, burocrtico o no burocrtico, autocrtico o democrtico, sencillo
o complejo, Teora X o Teora Y, ha demostrado ser reduccionista y simplificada en
extremo. La sociedad se encamina hacia la sofisticacin creciente con mltiples
opciones, variaciones y alternativas intermedias. Las soluciones a los problemas
dejan de ser recetas nicas, absolutas y fijas para convertirse en opciones
multivariadas dentro de un enfoque sistmico y de contingencias.
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8. De la centralizacin a la descentralizacin. Las organizaciones en general
atraviesan un proceso gradual de desplazamiento hacia la periferia. Esta
descentralizacin provoca dispersin geogrfica no slo de las empresas sino
tambin de mercados y negocios. Esto aumenta de manera considerable el volumen
de variables y contingencias ambientales que actan sobre el comportamiento de las
empresas, y complica e incrementa el grado de incertidumbre y de imprevisibilidad
en relacin con el ambiente externo.

9. De la ayuda institucional a la autoayuda. Los ciudadanos aprenden a

desprenderse de las organizaciones que los han desilusionado y aprenden de nuevo a
actuar por cuenta propia y resolver sus problemas. En consecuencia, salud,
educacin, seguridad pblica, previsin social y vivienda pasarn a constituir
aspectos importantes de ruptura institucional. Los servicios pblicos no
acompaarn las nuevas y crecientes necesidades de los ciudadanos, que recurrirn
a esquemas propios o cooperativos para solucionar sus problemas.
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Este trnsito gradual de la ayuda institucional a la autoayuda es un fenmeno que
afecta la Administracin de las organizaciones, pues stas experimentarn presiones
causadas por la irregularidad y el desfase de los servicios pblicos. Las empresas
planean, organizan y dirigen gradualmente los sistemas de autoayuda para resolver
los problemas de sus empleados, como suplemento o sustitucin de la ayuda
institucional.

En estas condiciones, la Administracin de las organizaciones, al tratar de lograr

eficiencia y eficacia, se convierte en una de las tareas ms difciles y complejas. No
basta enfatizar en las tcnicas y en cmo realizar las tareas utilizando frmulas y
recetas universales de gerencia ya empleadas con xito, sin que se visualice cada
situacin nueva y diferente. El diagnstico correcto es ms importante que la
terapia; saber lo que hacer es ms importante que saber cmo hacerlo. En esto
radica la esencia de la administracin contempornea: la visin estratgica de cada
operacin o actividad.
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