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Anlisis de Problemas

Decisionales
Julio Sergio Ramrez, Ph.D
Profesor de INCAE Business School

Aclaracin: sta presentacin fue realizada por Humberto A. Castellanos con


autorizacin especial y nica del Dr. Ramrez para ser utilizada como ilustracin
acerca de la forma correcta de definir un problema gerencial y realizar un
anlisis escrito de casos (ANEC).
Prohibida su distribucin y copia por cualquier medio sin la autorizacin por
escrito del autor.
Tomado de la nota tcnica de INCAE Anlisis de Problemas Decisionales por
Julio Sergio Ramrez, a excepcin de la matriz de decisin y las
recomendaciones finales que son de elaboracin propia.
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Qu es un Caso?
Situacin que enfrenta un gerente o
un tomador de decisiones en una
circunstancia especfica

Real-life
business situation that features the
dilemma of a real person with a
real job and a real problem to solve.
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El esquema bsico
La estructura usual de un anlisis de un problema gerencial es la
siguiente:

1. Anlisis del medio ambiente

2. Definicin y justificacin del problema

3. Definicin y justificacin de los objetivos y de su prioridad

4. Identificacin y anlisis de alternativas de solucin

5. Decisin

6. Plan de accin

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Definicin y Justificacin del Problema
La definicin del problema es una tarea crtica y
compleja:
Consiste en identificar expresamente aquel asunto (o
asuntos), sobre el cual debe y puede tomar una
decisin (o varias) el protagonista del caso

La definicin del problema debe plantearse de manera


tal que la solucin implique la toma de decisiones por
parte del protagonista del caso. Debe responder a
preguntas tales como: qu hay que resolver? cules
son los elementos clave?
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Ejemplo de un problema decisional:
Caso: Vestidos, S. A.!

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Probables definiciones del Problema:
Lograr el aprovisionamiento de materia prima
para Vestidos, S. A.
Mala Comunicacin
Relaciones Humanas
Desacato a la orden dada por Villa
Inadecuado estilo de mando de Villa

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Probables definiciones del Problema:
Lograr el aprovisionamiento de materia prima
para Vestidos, S. A.
Mala Comunicacin
Relaciones Humanas X
Desacato a la orden dada por Villa
Inadecuado estilo de mando de Villa

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Ejemplos de definicin errnea de Problemas:
(Se hace referencia a el caso Vestidos, S.A. el cual no fue incluido debido a la
naturaleza de esta presentacin, sin embargo los comentarios resultan
especialmente tiles)

Definicin Comentarios

Lograr el aprovisionamiento de No es algo que est bajo control de Villa, ni es algo que deba decidirse
materia prima para Vestidos. en el momento ilustrado en el caso, aunque ser afectado por las
decisiones que se tomen en el caso.

Mala comunicacin No es decisional (pero puede ser una de las causas).

Relaciones humanas Ambiguo y no decisional

Desacato a la orden dada por Villa Debe presentarse como algo que implica decisin. Adems no hay
evidencia de desacato, ni Villa tiene autoridad jerrquica sobre las
plantas.
Inadecuado estilo de mando de Podra ser una causa, pero como est especificado no implica decisin
Villa de Villa.

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Definicin correcta de un Problema:
En el caso Vestidos, una buena forma de definir el problema
que enfrenta el Sr. Villa es la siguiente:

Cmo lograr la cooperacin de los jefes de


compras y de los gerentes de las plantas, para
establecer la forma de coordinar el futuro
abastecimiento a las plantas?

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Otra posible definicin del problema
podra ser:
Cmo evitar dificultades adicionales en las
relaciones entre el Sr. Villa y los jefes de compras y
gerentes de las plantas?
Podemos ver que ambas definiciones cumplen los
requisitos de la definicin del problema:
es asunto decisional,
est bajo la potestad de Villa,
hay evidencia de dificultades que estn
obstaculizando las funciones de Villa en la empresa, y
hay informacin para evaluar alternativas de solucin

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Cul escoger?
Si se identificasen otras posibles definiciones
del problema que llenasen los criterios
anteriores, se deberan colocar todas esas
definiciones (los asuntos sobre los cuales
decidir) en una red de relaciones de causa-
efecto y seleccionar la que est ms atrs en
la cadena causal.

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Cul de las dos secuencias de causa-
efecto es la ms adecuada?
Qu parece ser ms razonable afirmar en este
caso:
Si Villa logra la cooperacin va a poder evitar
dificultades adicionales?, o
Si Villa evita dificultades adicionales va a lograr
cooperacin?
Probablemente la primera aseveracin sea ms
razonable que la segunda, y por ello sera una
mejor definicin del problema si adems cumple
con los dems criterios de definicin del
problema.
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Definicin y Justificacin de los
Objetivos y su Prioridad
La definicin de objetivos consiste en identificar cules deben
ser los criterios para la evaluacin de alternativas de solucin
del problema
Deben ser metas relevantes para la organizacin o para el tomador de
decisiones, dentro del contexto de la situacin descrita en el caso
Debe indicar lo que se quiere lograr y no lo que se va a hacer
Deben ser tiles para la evaluacin de las alternativas. En otras
palabras, deben ser afectados de manera diferente por las distintas
alternativas
Deben tener relacin con los objetivos generales de la organizacin (y
en algunos casos pueden ser ellos mismos)
No deben ser ni muy generales (lo que dificultara su uso como varas
de medida en la evaluacin de las alternativas), ni muy especficos (lo
que los convertira en cursos de accin)
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Justificacin
Los objetivos deben ser justificados como
criterios tiles para la evaluacin de las
alternativas y su prioridad relativa debe ser
justificada tambin.
La justificacin de cada objetivo consiste en
mostrar porqu es un criterio importante para
la evaluacin de alternativas en el caso
especfico.

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Ejemplo de Objetivos correctos:
En el caso Vestidos, se pueden mencionar los siguientes objetivos que resultaran
tiles para el anlisis (se indica brevemente su justificacin correspondiente):
1. Estimular la participacin de los jefes de compras en la coordinacin de las compras, con
el fin de promover la cooperacin de ellos con Villa.

2. Implementar la solucin (al problema de lograr la cooperacin) a corto plazo, dado que de
lo contrario la ejecutoria de Villa se vera afectada por falta de resultados.

3. Mantener bajo el costo de obtener la cooperacin, dado que Villa no puede invertir
demasiados recursos en iniciar su tarea de coordinacin (no hay datos concretos en el caso
para fijar un lmite de costos)

4. Obtener informacin detallada y actualizada acerca de las principales caractersticas de la


funcin de abastecimiento en cada planta. Esto le permitir a Villa enfocar la tarea de
coordinacin desde una base ms ajustada a la realidad de la empresa.

5. Minimizar la posibilidad de tener que recurrir a la autoridad jerrquica para implementar


inicialmente la solucin al problema de obtener la cooperacin de las plantas. Villa debe
mostrar capacidad para lograr un acercamiento con las plantas, sin tener que recurrir al
apoyo jerrquico, pues su efectividad en el cargo y su permanencia en el mismo estaran en
duda.
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Identificacin y Anlisis de las
Alternativas:
La pregunta gua en esta etapa es obvia:
En qu forma puedo resolver el problema planteado?
Cada alternativa que se analice a fondo debe llenar las siguientes
caractersticas:
1. Debe resolver el problema o problemas planteados. Aunque esto
parezca obvio, con frecuencia se define un problema y se resuelve
otro.
2. Debe ser factible desde la perspectiva del tomador de decisiones;
esto significa que l debe tener la capacidad para poner en marcha la
solucin.
3. Deben ser opciones diferentes entre si y no meras variaciones de una
misma opcin bsica, con el fin de presentar seleccin significativa.
4. En algunos casos deben ser mutuamente excluyentes, en otros
pueden ser complementarias algunas de ellas.
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Anlisis de las Alternativas
La evaluacin de las alternativas consiste en
examinar cada una respecto a su probable
impacto en el logro de los objetivos,
considerados stos en orden de prioridad

Se puede utilizar una matriz de decisin


(ponderada o no) para evaluar las
alternativas y su impacto en los objetivos
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Ejemplo de Alternativas en el caso
Vestidos:
La primera alternativa que tiene el Sr. Villa (para lograr la
cooperacin de los gerentes y jefes de compras de las plantas
con el fin de establecer un sistema de coordinacin de
compras), puede ser la de citar a los gerentes de planta y a los
jefes de compra a una reunin de dos o tres das en las
oficinas de la casa matriz, para discutir cules deben ser las
caractersticas principales del sistema de coordinacin de
compras, o del proceso a travs del cual se fijarn tales
caractersticas.
La segunda alternativa para el Sr. Villa podra ser la de visitar
personalmente cada una de las plantas y hablar con los
gerentes y jefes de compras personalmente
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Matriz de Decisin Ponderada
ALTERNATIVAS
OBJETIVOS
1 2
Citar a los gerentes de
Visitar personalmente cada
Planta y Compras a una
una de las plantas
PESO reunin
Obejtivos
(Relativo a la Valoracin de cada Alternativa de acuerdo al impacto
(Criterios de Evaluacin)
Prioridad) en los objetivos
Calificacin Calificacin
Valor Valor
1-10 1-10
Estimular la participacin de los
jefes de compras en la coordinacin 0.24 7 1.68 9 2.16
de las compras
Implementar la solucin a corto
0.22 8 1.76 7 1.54
plazo
Mantener bajo el costo de obtener
0.18 7 1.26 9 1.62
la cooperacin
Obtener informacin detallada y
actualizada acerca de las principales
0.20 4 0.80 10 2.00
caractersticas de la funcin de
abastecimiento en cada planta
Minimizar la posibilidad de tener
que recurrir a la autoridad 0.16 6 0.96 10 1.60
jerrquica
SUMA TOTAL 1.00 A1 6.46 A2 8.92

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Decisin
Con base en la evaluacin de las alternativas debe ser relativamente sencillo
seleccionar la ms conveniente. Esto implica comparar las alternativas entre s en
cuanto al grado de logro de cada objetivo en su orden de prioridad; si el anlisis se
ha llevado ordenadamente, la decisin saldr naturalmente de lo discutido en la
etapa anterior.

Para las dos alternativas que hemos utilizado en el ejemplo del caso Vestidos,
podemos ver que la segunda aventaja apreciablemente a la primera:
tiene ms altas posibilidades de iniciar un proceso participativo, su costo total
para la empresa puede ser menor,
le permitir ms fcilmente al Sr. Villa obtener informacin detallada y
actualizada acerca de cada planta y
casi seguramente no requerir la utilizacin de la jerarqua formal para su
implementacin.
Tal vez requiera ms tiempo que la otra alternativa para finalizar su
implementacin, pero es claramente ms viable desde la perspectiva de Villa y
puede iniciarse ms pronto.

Por lo tanto debe ser la alternativa seleccionada en este momento, entre esas
dos. Si hubiere ms alternativas se compararan en la misma forma.

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Plan de Accin
Consiste en identificar cules deben ser los pasos a seguir para ejecutar la decisin
tomada. Como tal debe corresponder estrictamente a la alternativa seleccionada y
no debe aadir nada sustancial a sta. A veces el plan de accin es muy sencillo y
resulta casi obvio a partir de la decisin; en otras ocasiones puede exigir un mayor
detalle, e incluso algunas medidas de contingencia, en el caso en que haya algunos
elementos importantes en la implementacin que no caigan bajo el control del
tomador de decisiones, como en los casos de negociacin.

En el caso Vestidos, el plan de accin para ejecutar la decisin del Sr. Villa de visitar
cada una de las plantas, podra incluir lo siguiente:
1. Establecer el itinerario de viajes: esto implica examinar cul es la mejor
secuencia de visitas. Por ejemplo, basado en los conocimientos de Gmez, tratar
de visitar primero aquellas plantas en las cuales obtendr ms informacin ms
fcilmente.
2. Identificar exactamente los objetivos de las visitas antes de contactar a las
plantas, con el fin de tener un punto de referencia para la elaboracin del plan
de cada visita
3. Determinar la forma de contactar a los gerentes y jefes de compras con el fin de
acordar con ellos los detalles de la visita. Tal vez algunas visitas preliminares
cortas por parte de Gmez podran facilitar la tarea.

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Recomendaciones finales
Asegrese de haber definido bien el problema
Presente objetivos coherentes y justifique su importancia
Explore varias alternativas antes de escoger el grupo a
evaluar. Escoja solamente aquellas que tengan la capacidad
de resolver el problema que se enfrenta.
Revise sistemticamente la coherencia de su planteamiento
incluyendo problema, objetivos y alternativas.
Analice la interrelacin del planteamiento con el medio
ambiente
Al tomar la decisin no descuide el criterio gerencial
Disee el plan de accin de manera que pueda ejecutarse en
la forma programada

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Resolucin de Dudas!

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