Laboratorio de Informtica I

Planilla de Clculo
EXCEL
Una Planilla de clculo es una herramienta til para efectuar clculos, grficos,
estadsticas, resmenes, presentaciones, etc.
En este pequeo apunte se mostrarn tcnicas y se explicar el uso de distintas
funciones, las ms utilizadas y posiblemente no explicadas en los manuales, para hacer
ms sencillo el manejo del Excel. Queda sobreentendido que se debe contar con los
conocimientos necesarios y elementales de matemticas para poder efectuar operaciones
y manejar funciones sencillas de Excel.

Ingresar el mismo dato a un rango de celdas

En primer lugar, definimos Rango de Celdas. Es un conjunto de celdas que pueden estar
ubicadas en Fila, en Columna o en Bloque, tal como lo muestra la siguiente figura:
Ntese que las direcciones que delimitan un rango se encuentra separadas por : (dos
puntos). El utilizar ; como separador cambia el sentido de rango y significa otra operacin,
que se explicar oportunamente. Para ingresar un dato (el mismo) a un conjunto de celdas
(rango), se procede de la siguiente manera: Se selecciona el rango de celdas al cual se quiere
cargar el mismo dato.

Sobre la primera celda de la seleccin, la que pareciera estar en blanco, se escribe el dato a cargar.
Por ltimo, se presionan conjuntamente las teclas CTRL + INTRO (Aceptar).
Modificar el ancho de columna en forma grfica:

Se selecciona la primera
columna correspondiente
al rango de columnas a las que
queremos modificar el ancho.

Por ltimo, se toma con el

Mouse a cualquiera de las
lneas de separacin entre
columnas (dentro de la
seleccin) y se angosta o
ensancha, segn la necesidad.
 La forma no grfica para modificar el ancho de una columna es hacindolo a travs de los
menes, de la siguiente manera:

Se seleccionan las columnas a

las cuales se les quiere
modificar el ancho.
Se ingresa a los mens
FORMATO COLUMNA
ANCHO,

Aparece la ventana en la cual

se muestra una medida de
ancho que tiene la columna,
por defecto.
Escribir el ancho de columna
deseado y presionar Aceptar.

El nmero 10,71, mostrado por Excel, puede variar entre 0 y 255 e indica la cantidad de
caracteres, escritos con fuente estndar, que se pueden ingresar en la celda.
 Escribir en dos lneas dentro de la misma celda:

Se selecciona la celda en
donde se quiere escribir
Se comienza a escribir y
donde se quiere hacer el
cambio de rengln se presionan,
en combinacin,
las teclas ALT + INTRO, y se
termina de escribir presionando
INTRO al finalizar.
Ntese como se ajusta
automticamente el alto de la
fila. Luego se puede terminar
de ubicar el texto a travs de
los botones de alineacin o insertando espacios en blanco.
 Direccin Relativa y Absoluta
Se denomina direccin relativa (DR) a la direccin de celda que se acomoda a su nueva
ubicacin, cuando es copiada.
Se denomina direccin absoluta (DA) a la direccin de celda que permanece constante,
cuando es copiada.
La frmula original es la que
fue escrita en la celda C11;
las siguientes son copia de la
original.
Ntese que automticamente
las direcciones de la funcin
se acomodaron
automticamente a la nueva
ubicacin.

En el siguiente ejemplo se
han fijado las celdas C5 y
C10, agregando un signo $
delante de la columna y
delante de la fila. De cada
direccin Ello hace que
cuando la frmula es copiada
el rango C5 a C10
permanezca constante, o sea,
se copie a donde se copie, la
funcin siempre va a sumar el
rango C5 a C10

El signo $ puede insertarse de dos maneras. La primera es a medida que se va escribiendo

la frmula, o sea, escribe sencillamente $C$5
La segunda es cuando la frmula est escrita: se selecciona la direccin que se desea fijar y
se presiona la tecla de funcin F4
No siempre es necesario que los signos $ estn sobre ambos parmetros (columna y fila).
Hay situaciones en donde se necesita que uno de los parmetros sea flotante, entonces el $
se escribe antes del parmetro que desea fijarse. O sea, que una direccin puede quedar
escrita de una de las siguientes maneras:

$C$5: Fijamos ambos parmetros $C5: Fijamos la columna C$5: Fijamos la fila
Formato Condicional
 Formato Condicional

Opcin Valor de la Celda

El Formato Condicional (FC) con esta opcin sirve para que una celda o grupo de ellas,
cambie su formato cuando el valor ingresado en ellas o cuando este valor sea producto de
un clculo, cumpla con la condicin indicada
Se seleccionan las celdas a las
cuales se les quiere aplicar el
FC (en nuestro caso
cambiamos la trama para
tenerlas como ejemplo).
Entramos al Men Formato y
bajamos al Men Formato
Condicional
El primer campo ventana la
dejamos tal cual, ya que
vamos a trabajar con esa
opcin.
En el segundo campo
elegimos el tipo de
comparacin , a fin de asignar el rango entre los cuales van a estar los datos que
ingresemos. Para nuestro ejemplo dejamos la opcin ENTRE.
En las dos ventanas siguientes escribimos el rango entre los cuales van a estar nuestros
datos que queremos destacar.. Para el ejercicio vamos a destacar los datos entre los valores
0 (cero) y 10 (diez).
Armada la condicin, presionamos el botn Formato y elegimos el formato con el cual
queremos ver al dato que cumpla con la condicin escrita, o sea, los valores entre 0 y 10.

Elegimos que muestre el dato

con fuente estilo Negrita
Cursiva y de color rojo.
Podemos cambiar el formato
de los bordes y de la trama de
la celda.

Presionamos Aceptar para

volver a la pantalla anterior,
en donde vemos la muestra.
 Presionamos Aceptar
nuevamente y volvemos a la
planilla viendo el resultado
del FC.

Opcin Frmula

Esta opcin la utilizamos cuando el formato que vamos a aplicar a una celda o a un
conjunto de celdas, depende del resultado de otra/s celda/s
En el siguiente ejemplo, vamos a destacar aquellos nombres que tengan ms de 12
asistencias.
Como vamos a cambiar el
formato a los nombres,
seleccionamos a todos los
nombres. Abrimos la ventana
de FC y en la primer ventana
tomamos la opcin de
Frmula. Observamos que se
abre una ventana en donde
escribimos la frmula
respectiva.
Para definir el formato de las
celdas proseguimos como en la opcin anterior, o sea, presionamos el botn Formato

Definido el Formato, presionamos Aceptar y los datos que cumplen con la condicin escrita
en la frmula toman el
formato establecido.
 Aclaracin:

Ntese
Ntese que
cuando
efectuamos la seleccin, la
primer celda pareciera quedar
en blanco. La frmula la
escribimos en base esta celda,
o sea, escribiendo la celda en
dnde se encuentra la
cantidad de asistencias que
corresponde al primer alumno

y la comparacin que queremos hacer.

Cuando se presiona Aceptar,
automticamente las celdas
siguientes a la primera, en la columna C, se relacionan con su par correspondiente en la columna F
NOTA: Cuando escriba la frmula NO busque a la celda F9 con el Mouse, ya que la
escritura de la frmula sera distinta y no obtendramos el efecto deseado.
 Asignacin del nombre a una celda o rango

En referencia a una celda o a un conjunto de ellas, de la siguiente manera:

La intencin es asignar un
nombre al rango formado por
las celdas C6:F14. Para ello
seleccionamos el rango
mencionado y cliqueamos en
la ventana Cuadro de
Cuadro de Nombres. Obsrvese que la
Nombres direccin que se indica all
aparece seleccionada.
Sencillamente escribimos el
nombre que le queremos dar a
ese rango y presionamos
ACEPTAR o INTRO

Al rango seleccionado le fue

asignado el nombre DATOS.
A partir de ahora en cualquier
frmula que se utilice, en vez
de escribir el rango C6:F14,
escribiremos DATOS. Es una
manera mucho ms sencilla
de recordar que contiene cada
celda.
Aclaracin: Los nombres de
rangos no pueden contener
espacios en blanco o
caracteres distintos a nmeros
o letras. Es lo mismo que el
nombre este escrito en maysculas o en minsculas
Si el nombre de rango est mal definido o queremos borrar el nombre asignado, tenemos
que hacerlo siguiendo la ruta de los mens, de la siguiente manera:
 Debemos hacer la ruta
Insertar Nombre Definir.
All se abrir la siguiente
ventana, en donde estn
definidos todos los nombres
de referencia que definimos
en nuestra planilla.
Seleccionamos el nombre al
que le queremos corregir la
direccin y en la ventana Se
refiere a escribimos la nueva
direccin.
En el caso de querer eliminar
el nombre mal definido lo
seleccionamos y
presionamos el botn
Eliminar
El nombre de referencia tiene
accin global dentro del libro.
Esto quiere decir que se lo
puede invocar estando en
cualquier hoja del libro,
sencillamente escribiendo el
nombre de referencia, sin
necesidad de escribir su
direccin.
Obsrvese tambin que la
direccin del nombre es absoluta, con lo que podemos copiar la frmula en donde acta sin
necesidad de agregarle el signo $ para fijarlo
 Validacin

Cuando abrimos una planilla de clculo, hemos visto que en las celdas podemos ingresar
cualquier tipo de dato: un nmero, un texto, una frmula. Como muchas veces es necesario
ingresar determinado tipo de valor a una celda, y no queremos que ingrese otro es necesario
indicarle a la celda cuales son los valores permitidos, que pueden ingresar a ella, o sea,
debemos validarla.

Validar una celda entonces, significa indicarle a esa celda, o grupo de celdas, cual es el tipo
de dato o valor que puede ingresarse en ella

Veamos la validacin con un ejemplo: Supongamos la siguiente planilla, en donde debemos

ingresar en el rango A7:A13, un cdigo de producto, a fin de poder buscar, en la base de
datos, los datos que hay que mostrar en las columnas B y C, o sea, la descripcin (nombre)
del producto y su precio. Est claro que no podemos ingresar cualquier cdigo, ya que sera
un cdigo invlido de producto, porque no existira en la base de datos, por lo que Excel
nos devolvera un mensaje de error.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar la columna de la base de datos, de la cual

vamos a obtener el cdigo (normalmente es la columna relativa nro. 1) y asignarle un
nombre de rango. El nombre de rango que asignemos es conveniente que guarde relacin
con el dato de la base.
El nombre de rango NO puede contener espacios en blanco, o sea, no puedo llamar a un
rango COD PRODUC, se lo debe llamar COD_PRODUC.

Una vez asignado el nombre del rango a la columna que vamos a utilizar para obtener los
cdigos, debemos proceder a validar las celdas en las cuales seleccionaremos los cdigo de
producto, de la siguiente manera:

Seleccionamos el grupo de celdas en las cuales queremos ingresar un cdigo de la base,

para nuestro ejemplo A7:A13, ingresamos al men Datos Validacin. All se puede
observar que en la lista desplegable Permitir de la aleta Configuracin dice Cualquier
Valor. Desplegamos la lista y tomamos la opcin Lista. Esto quiere decir, que el dato lo va
a obtener de una lista de cdigos que ya existe, y que se encuentra en alguna parte del libro
de trabajo.
Seleccionada la opcin de lista se habilita una ventana en donde solicita el origen de la
lista.
En ella vamos a escribir el nombre que le asignamos a la lista PRECEDIDO POR EL
SIGNO =
Cuando aceptamos, vemos que en cada una de las celdas se habilit una lista desplegable,
de la cual, podemos obtener cualquier cdigo de los que existen en la base.
La validacin, aparte de hacer ms rpido el ingreso de un dato ya que no hay necesidad de
escribirlo, no permite el ingreso de un cdigo que no pertenezca a la lista definida por el
nombre de rango, por ejemplo, si se intenta ingresar un cdigo que no pertenezca a la lista,
Excel nos mostrar un mensaje error como el que se muestra
 El mensaje de error que se ve
es un mensaje preestablecido
de Excel. Vamos a ver, a
continuacin, como podemos
generar nuestros propios
mensajes, tanto sea de entrada
como de error

Mensaje de Entrada

El mensaje de entrada es un mensaje que se mostrar cada vez que ingresemos a una celda
validada, y que tenga definido un mensaje entrante, por supuesto. Para activarlo, se debe
ingresar al Men Datos Validacin e ir a la aleta Mensaje Entrante, en el cuadro Ttulo,
se deber escribir el ttulo del mensaje y en el cuadro Mensaje, la informacin que se desea
mostrar, de la siguiente manera:
Al aceptar, el resultado ser lo siguiente:

Un cuadro de color amarillo,

con el mensaje definido. Para
moverlo, bastar con tomarlo
por los bordes y acomodarlo
donde sea cmodo

Mensaje de Error

Volviendo a repetir la ruta de acceso a la Validacin, podemos acceder a la tercer aleta, en

donde se podr definir un mensaje de error.

Si se abre la lista desplegable,

se observa que se puede
definir tres tipos de mensaje
de error: Lmite, Advertencia
e Informacin.
Cada uno de ellos tiene
asociado un cono que lo
identifica.
La definicin del mensaje es
igual que en el caso del
mensaje entrante.
Pruebe Usted, definiendo
distintos tipos de mensaje de error, y observe que ocurre cuando se intenta ingresar un dato
inexistente en la tabla. Cada tipo de mensaje de error puede ser usado de acuerdo a la
necesidad de cada planilla

Otra variante de la validacin por lista es que podemos escribir en la ventana Origen los
datos que podemos ingresar en una celda, sin necesidad de tenerlos escrito en alguna parte
del libro.

Si por ejemplo, en una celda los valores permitidos son los nmeros del 1 al 10,
seleccionamos que queremos validar, ingresamos al men Datos Validacin, activamos
la opcin de Lista, y en el cuadro Origen escribimos los nombres de los pases que
deseamos aparezcan en la celda, separados por ; (punto y coma), de la siguiente manera
 El resultado es el siguiente: Se activa una lista desplegable de la cual se podrn
seleccionar solamente, los nmeros del 1 al 10, y que podrn cargarse en la celda.

El resultado es una lista desplegable en la celda

seleccionada, en donde aparecern solamente los
nombres de los pases ingresados en la validacin, y
NO puede ingresar otro nombre de pas que no
pertenezca a la lista.
Otra opcin interesante que tiene la Validacin de Datos es la opcin Personalizada.
Trabajando con esta opcin, en la ventana podremos escribir frmulas para abrir ms el abanico de
validaciones que podemos hacer sobre una celda, por ejemplo

Con esta validacin, estamos validando a la celda C8 para que solamente puede ingresarse
un valor numrico comprendido entre 1 y 10 o entre 20 y 30.

Existen tambin posibilidades de validar las celdas para que solamente pueda ingresarse
fechas, horas, valores enteros, decimales o textos. Prueba cada una de estas alternativas
 Uso del asistente para insertar funciones
Cuando operamos con Excel, es necesario la insercin de funciones en la planilla para
realizar las distintas operaciones que se necesitan.

Para ello debemos recordar como debe escribirse la funcin que necesitamos. O sea,
debemos saber cuales son las normas de escritura que requiere cada funcin, de la misma
manera que utilizamos las normas de escritura para escribir en espaol

Si es una funcin de las sencillas, como por ejemplo Suma o Contar, el tema no es
complicado, ya que son funciones sencillas de recordar; la situacin se empieza a complicar
cuando usamos funciones un poco ms complejas como Si o Buscar v, en las cuales su
sintaxis es un poco ms compleja. Y la situacin se complica realmente cuando se aniden
funciones

Para ello podemos valernos del asistente para insertar funciones, quien va a escribir la
funcin a medida que le indiquemos los valores

Para abrir el asistente debemos presionar el botn que se encuentra a la izquierda de la

barra de frmulas, o sea,

Ntese que cuando abrimos

el Asistente,
automticamente escribe el
signo =, tanto en la celda
ES ESTE como en la barra de
frmulas.
La categora que se
muestra siempre primera es
la Usadas recientemente.
Si la funcin a utilizar
mesta all la cliqueamos y
la completamos, en caso
contrario podemos elegir la
categora Todas o la
categora en la cual se
encuentra la funcin
buscada.
Al seleccionar la funcin
en la parte inferior de la
pantalla se muestra la
sintaxis y una breve
explicacin de que es lo
que hace.
Aceptamos la funcin seleccionada y procedemos a ingresar los datos en las casillas
correspondientes, o sea:
Al ingresar los datos a la funcin podemos ver varios detalles, a saber: tanto en la celda
como en la barra de frmulas se puede ver como va quedando la frmula; el asistente
automticamente seleccion el rango sobre el que l pretende trabajar, si este rango es el
correcto lo aceptamos, caso contrario, le indicamos nosotros cual es el rango,
seleccionndolo con el mouse. Podemos notar que nos informa cual es el resultado de la operacin (crculo
colorado) Vase que cuando seleccionamos un campo para completar, nos gua a travs de una ayuda
Por ltimo, note que el nombre del campo aparece en negrita, significa que son campos
OBLIGATORIOS de completar, como por ejemplo, en la funcin Buscar v .

Los tres primeros

campos deben ser
completados
obligatoriamente
para que la funcin
trabaje
correctamente.
El uso del asistente es muy til cuando se deban anidar funciones, tema muy comn en
Excel.
Para anidar funciones, utilizando el asistente, debe procederse de la siguiente manera.
Se abre el asistente, de la manera habitual, y para anidar la funcin que se desea, se debe
estar ubicado en el campo en donde se la debe ingresar y presionamos el botn

Vemos que se abre una lista desplegable con los nombres de las ltimas diez funciones
utilizadas (categora Usadas Recientemente del asistente), seleccionamos la funcin
necesitada y seguimos operando normalmente.
 Funcin SUMA
Esta funcin permite efectuar la suma de un grupo de valores numricos ubicados, tanto sea
en fila, columna o bloque, tal como se lo muestra en la siguiente figura

En el caso de que querer sumar celdas NO adyacentes, se las debe seleccionar presionando
la tecla <CTRL> y el mouse. Se notar que el carcter de separacin ser un ; (punto y
coma).

Para nuestro ejemplo,

estamos sumando las
celdas B4 y B10

Para modificar un rango

basta pararse sobre la
celda y hacer doble clic
con el botn izquierdo
del mouse o presionar la
tecla de funcin F2. Se
observar que la celda se
Edita y con colores indica
los rangos que est sumando.
 Funcin SUMAR.S I
Esta funcin permite sumar un rango de valores cuando el rango de comparacin coincide
con el criterio indicado

Su sintaxis es la siguiente:

=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_Suma)

Rango: Es el rango sobre el cual se compara el criterio.

Criterio Es el dato que se debe buscar en el rango
Rango_Suma Son los valores que se va a sumar en la medida que el criterio coincida
con el rango

Un ejemplo de lo expresado podr observarse en el siguiente ejemplo

Se desea averiguar
la poblacin de los
pases que
pertenecen al
continente que tiene
cdigo 2.
Cmo trabaja la
funcin?. El
criterio, en nuestro
ejemplo vale 2, lo
busca en el rango
E4:E15. A medida
que lo va
encontrando suma
los valores
correspondientes en
el rango D4:D15.
Para nuestro
ejemplo, el total a
obtener es de 155.1. Prueba haciendo la cuenta a mano y ver que coincide exactamente.
 Funciones CONTAR
Las funciones del tipo Contar cuentan distintos criterios.

Hay cuatro funciones definidas en Excel que nos permiten contar distintos criterios, a saber

CONTAR

Permite contar en un rango dado la cantidad de nmeros que hay en ese rango

Sintaxis:

=CONTAR(ref1; ref2; ..)

Ejemplo

Para el rango
indicado, Contar
retornar como
resultado el
valor 12. O sea,
cont 12
nmeros en el
rango indicado
CONTAR BLANCO

Permite contar en un rango dado la cantidad con valores en blanco

Sintaxis:

=CONTAR.BLANCO(rango)

Ejemplo

Para el rango
indicado
Contar.Blanco
contar cuantas
celdas tienen
valores en
blanco. Para
nuestro ejemplo
el resultado ser
0 (cero)
Entindase por
blanco a que la
ceda est vaca
o que haya un
blanco ()
como resultado
de una funcin
CONTAR SI

Permite contar en un rango dado la cantidad de veces que encuentra el criterio

Sintaxis:

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Ejemplo

Cuenta en el rango
E4:E15 cuantas
veces encuentra el
criterio 2. Para
nuestro ejemplo el
resultado es 3
CONTARA

Permite contar en un rango cuantas celdas encuentra NO vacas

Sintaxis:

=CONTARA (rango)

Ejemplo

Para nuestro
ejemplo Contara
devolver el valor
12, ya que en el
rango E4:E15
cuenta 12 celdas
no vacas. Por no
vaca se entiende
que en la celda no
haya nada, ni
frmulas, ni
nmeros ni texto.
 Funcin SI

Representacin Grfica

Condicin

Accin Verdadera Accin Falsa

La funcin Si es una funcin que permite comparar un dato respecto de otro, o sea, como
es A respecto de B.
A respecto de B puede ser:

Menor A< B
Mayor A> B
Igual A= B
Menor o igual A <= B
Mayor o igual A >= B
Distinto A <> B

De la evaluacin de esta comparacin se obtienen uno de dos posibles resultados: que

accin resuelve cuando la comparacin resulta verdadera o que accin resuelve cuando la
comparacin resulta falsa.

Cmo lo escribimos en Excel?

Lo primero es ubicarse en la
celda en donde voy a escribir
la funcin SI. Se abre el
asistente para pegar funcin
(aclaracin: la pantalla del
asistente que se est viendo
corresponde al Excel XP, (la
del Excel 2000 es muy
parecida). En la categora
TODAS o LOGICAS
buscamos la funcin SI, en
forma alfabtica. La
seleccionamos y presionamos
Intro o Aceptar
 En la ventana
prueba_lgica
escribimos la comparacin
que queremos efectuar.
Ntese que a la derecha de la
ventana se escribe cual es el
resultado de la comparacin.
En el caso del ejemplo
devuelve el valor lgico
FALSO.

En la ventana Valor_si_verdadero
escribimos que hace cuando
la condicin resulta verdadera
y en la ventana
Valor_si_falso escribimos que hace cuando la condicin resulta falsa. Se escriben las palabras entre (comillas) para
mostrar en la celda esa palabra. cuando se escribe una sola funcin SI su razonamiento es fcil de entender; pero cuando la
cantidad de funciones SI que escribimos en la celda son muchas, el circuito lgico puede
perderse si intentamos escribirlo directamente en Excel. Esto nos lleva a que perdamos la ubicacin de los
parntesis o la ubicacin de los separadores entre trminos.
Por eso, es importante hacer el diagrama de lgica a fin de poder entender claramente como
se van anidando las funciones, ya que el anidamiento puede ser por la rama por verdadero o
por la rama por falso, pudindose armar un rbol considerablemente complejo

Condicin

Accin Verdadera
Condicin

Accin Falsa
Condicin

Accin Verdadera Accin Falsa

Aclaracin: Obsrvese las salidas del rombo, accin_verdadero y accin_falsa, terminan en
una accin (simbolizada por un rectngulo), o en otro rombo, pero NUNCA debe quedar
una salida abierta, o sea, siempre hay que dejar establecido que operacin debe efectuar SI ,
tanto sea, cuando sale por una rama o por la otra.

Funciones INDICE y COINCIDIR

Si bien son dos funciones que pueden utilizarse por separado, como cualquier funcin de
Excel, en general se utilizan juntas, ya que son muy tiles para buscar datos en una base de
datos.
Veremos cada una de ellas por separado, a fin de entender su funcionamiento y su sintaxis,
y posteriormente las trabajaremos a ambas, juntas.

Funcin COINCIDIR

Esta funcin permite determinar el nmero de orden o de ubicacin, que un dato guarda
dentro de un rango determinado. Por ejemplo, se necesita determinar que ubicacin tiene el
valor 43 en la lista que se observa. Si la
operacin se hace observando la lista,
podemos determinar que el valor 43 lo
vamos a encontrar en la ubicacin 6 de la
lista.
La ubicacin o posicin del valor no tiene
absolutamente anda que ver con la celda en
la cual est escrito
La funcin Coincidir devolver
justamente, el valor 6, o sea, en que
posicin encuentra el valor buscado, en la
lista definida

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

=COINCIDIR(Valor_Buscado;Matriz_Buscada;Tipo_de_Coincidencia)

Valor_Buscado: Es el dato del cual se pretende obtener su ubicacin en Matriz_Buscada.

Puede ser un valor constante (no aconsejado) o una referencia a una
direccin de celda
Matriz_Buscada: Es el rango en donde Coincidir va a buscar y a obtener la posicin del
Valor_Buscado. Coincidir buscar el Valor_Buscado recorriendo el rango
de arriba hacia abajo. En el caso de que haya valores repetidos Coincidir
devolver la posicin del primer Valor_Buscado que encuentre. Tipo_de_Coincidencia:
En este campo, solamente se debe ingresar un nmero entero, que puede ser -1, 0, 1.
El valor 0 (cero) indica que el Valor_Buscado debe ser buscado en forma exacta dentro de la lista.
Es el parmetro que mayormente se utiliza. Si Tipo_de_Coincidencia es 1,
COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al Valor_Buscado. Los valores en el argumento
Matriz_Buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z.
Si Tipo_de_Coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor
que es mayor o igual al Valor_Buscado. Los valores de Matriz_Buscada
deben colocarse en orden descendente: Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y as sucesivamente.
Si se omite Tipo_de_Coincidencia, se supondr que es 1.

Retomando nuestro ejemplo la funcin Coincidir quedara armado de la siguiente manera

Como valor buscado, se toma el valor ingresado en

la celda A1, como matriz buscada se toma el rango
B5:B13, Tipo_de_Coincidencia 0 (cero). O sea,
Coincidir buscar el valor 98, lo buscar en el rango
B5:B13 y como resultado, devolver el valor 5.
Quiere decir que al Valor_Buscado lo encontr en
la quinta ubicacin. Como en todo rango de celdas,
las direcciones del rango pueden ser reemplazadas
por un nombre de rango

Funcin INDICE

Esta funcin permite ubicar un valor dentro de un rango en base a una ubicacin dada.
Esta funcin puede trabajar bajo dos alternativas, la primera es:

Indice(Matriz;Nro_Fila;Nro_Columna)
Esta forma es la ms utilizada, posiblemente, ya que, permite ubicar un dato en una base de
datos, con ms maleabilidad que cualquier funcin de base de datos de Excel

La sintxis de la funcin es la siguiente:

=INDICE(Matriz;Nro_Fila;Nro_Columna)

Matriz Es el rango de datos en donde se va a buscar y a obtener el resultado, en

base al nmero de fila y al nmero de columna indicado
Nro_Fila Es el nmero de fila, en la matriz indicada, a la cual Indice debe acceder
para obtener el dato buscado
Nro_Columna Es el nmero de columna, en la matriz indicada, a la cual Indice debe
acceder para obtener el dato buscado. En el caso de no indicarse nmero
de columna, Indice asumir que la columna es 1

En nuestro ejemplo, la
matriz en donde Indice
debe buscar es la
delimitada por las celdas
B3:B9, que conjuntamente
con el nmero de fila
indicado en la celda A1,
dar como resultado que la
calle buscada es Doblas.
Como en todo rango de
celdas, las direcciones del
rango pueden ser
reemplazadas por un nombre de rango

La segunda alternativa de trabajo de la funcin es :

Indice(Ref;Nro_Fila;Nro_Columna;Nro_Area)

La sintxis de la funcin es la siguiente:

=INDICE(Ref;Nro_Fila;Nro_Columna;Nro_Area)

Ref Es una referencia a uno o varios rangos de celdas.

Nro_Fila Es el nmero de fila, en la matriz indicada, a la cual Indice debe acceder
para obtener el dato buscado
Nro_Columna Es el nmero de columna, en la matriz indicada, a la cual Indice debe
acceder para obtener el dato buscado. En el caso de no indicarse nmero
de columna, Indice asumir que la columna es 1
Nm_rea selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la
interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera rea seleccionada o
 introducida se numera con 1, la segunda con 2 y as sucesivamente. Si se
omite nm_rea, INDICE usa rea 1.
Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces
nm_rea 1 es el rango A1:B4, nm_rea 2 ser el rango D1:E4, y
nm_rea 3 es el rango G1:H4.

La combinacin de est dos funciones es muy cmoda para buscar un dato, en una base de
datos, ya que permite ingresar a la base a travs de cualquiera de sus columnas y obtener el
dato teniendo el nmero de fila y de columna; en cambio, una funcin como BUscarv, o
cualquier otra funcin de Base de Datos, debe ingresar a la base siempre a travs de la
columna 1 y moverse hacia la izquierda de sta.
 Funcin BUSCARV
La funcin Buscar v permite buscar un dato dentro de una base de datos
Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz (o sea, busca sobre
la primer columna a la izquierda de la base de datos definida) y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
De la misma forma esta la funcin BUSCARH, que trabaja buscando en sentido horizontal
los datos
Supongamos que deseamos saber los datos de Felipe, donde vive y cual es su telfono.
Observemos la siguiente pantalla:
En primer lugar vemos que en la celda B3 ingresamos el valor sobre el cual queremos
averiguar sus datos. Ese dato
ser buscado en la Base de
Datos y cuando se encuentre
obtendremos la direccin y el
telfono.
Observemos que en el Cuadro
de Nombres definimos el
nombre BASE para referirnos
a la base de datos sobre la
cual vamos a trabajar. Cabe
aclarar que solamente se
seleccionan los datos, SIN
LA FILA DE TITULOS, tal
como se observa en la imagen

Sintaxis

BUSCARV(Valor_Buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Como deseamos saber la direccin de Felipe nos ubicamos en la celda B6 y abrimos el

asistente de funciones, ubicamos a la funcin Buscarv y la abrimos observando la siguiente
pantalla:

El Valor_Buscado es la
direccin de la celda (B3) que
contiene el dato que
queremos ubicar en la tabla.
En la ventana
Matriz_buscar_en vamos a
escribir el nombre que le
asignamos a la base de datos,
en nuestro caso asignamos el
nombre BASE.

Ctedra de Informtica
En Indicador_columnas escribimos el nmero de la columna que contiene el dato que
estamos buscando; en nuestro caso se trata de la columna 2. Y en el campo ordenado
escribimos la palabra FALSO.
Por que FALSO?
Obsrvese que la base de datos est formada por columnas a las cuales numeramos del 1 al
3.
1 2 3
Nom Direccion Telefono
Carlos AAAAA 9999999
Ana CCCCC 8888888
Esteban DDDDD 77777777
Felipe RRRRR 6666666
Juan FFFFFF 555555
Carla BBBBB 444444

El Buscar v busca el dato ingresado sobre la comuna 1 de la base. Cuando lo encuentra

devuelve el dato indicado en el indicador de columnas, para nuestro ejemplo, es la columna
2.
Como la columna 1 no est ordenada, obligatoriamente escribimos FALSO
Por otro lado, FALSO hace que encuentre exactamente el valor buscado. En caso de no
encontrarlo nos devolver un mensaje de error

Terminado el ingreso de los datos, la funcin Buscar v debiera quedar con los siguientes
valores:
Presionando Aceptar en la
celda B6 debemos obtener la
direccin de Felipe.
Para obtener el telfono de
Felipe, los valores a ingresar
en Buscar v son iguales al
ejemplo anterior. La
diferencia es el Indicador de
Columnas: en vez de 2 debe
ser 3, ya que el telfono est
en la columna 3 de la base de
datos.
En resumen, en los
parmetros del Buscav deben
ingresarse los siguientes valores:
Valor_Buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz, y que puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV
devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de
columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia
exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver una coincidencia
aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el
siguiente valor ms alto inferior a Valor_Buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrar
una coincidencia exacta. Si no encuentra inguna, de lver el valor de error #N/A.
Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar Valor_Buscado y ordenado es VERDADERO,
utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a Valor_Buscado.
Si Valor_Buscado es menor que el menor valor de la primera columna
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV
no puede encontrar Valor_Buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor
de error #N/A.
 Fechas

01/01/1900 31/01/1965 04/04/2006

1 23773 38811

Nmero ingresado
con formato de Nmero de Serie
fecha asociado a la fecha

Si el nmero 1 representa el nmero de serie correspondiente al 1 de Enero de 1900 y el

nmero 23773 es el nmero de serie correspondiente al 31 de Enero de 1965, significa que
entre estas dos fechas pasaron 23773 das. Y al 4 de Abril de 2006 pasaron 38811 das,
desde el 1 de Enero de 1900

O sea, que se estableci el 1 de Enero de 1900 como fecha de referencia, y a partir de esa
fecha se comienzan a contar los das transcurridos, en forma secuencial.

Ya que el nmero (de serie) relacionado a cada fecha indica los das transcurridos desde el
01/01/1900, para saber los das entre dos fechas basta restar la ms grande de la ms chica,
obteniendo un nmero que representa los das transcurridos entre ambas fechas.
 Funcin SIFECHA

Para facilitarnos la tarea de efectuar clculos entre fechas, Excel nos brinda la funcin
SIFECHA, cuya sintaxis es la siguiente:

Sintaxis

=SIFECHA(Fecha inicial; Fecha final; Argumento)

Fecha inicial: Se refiere a la fecha ms chica, en nmero de serie.

Fecha Final: Se refiere a la fecha ms grande, en nmero de serie

Argumento: Puede ser uno de los siguientes seis:

Y Determina la cantidad de aos transcurridos entre las dos fechas.

M Determina la cantidad de meses transcurridos entre las dos fechas.
D Determina la cantidad de das transcurridos entre las dos fechas.
YM Determina la cantidad de meses transcurridos entre las dos fechas, desde el ltimo
cambio de ao.
YD Determina la cantidad de das transcurridos entre las dos fechas, desde el ltimo
cambio de ao.
MD Determina la cantidad de das transcurridos entre las dos fechas, desde el ltimo
cambio de mes

Para nuestro ejemplo podemos obtener los siguientes datos:

=SIFECHA(31/01/1965; 04/04/2006; Y) 41 Aos

=SIFECHA(31/01/1965; 04/04/2006; M) 494 Meses
=SIFECHA(31/01/1965; 04/04/2006; D) 15038 Das
=SIFECHA(31/01/1965; 04/04/2006; YM) 2 Meses
=SIFECHA(31/01/1965; 04/04/2006; YD) 63 Das
=SIFECHA(31/01/1965; 04/04/2006; MD) 4 Das

En nuestro ejemplo el clculo de fechas est entre dos fechas en el pasado; pero el mismo
puede hacerse con dos fechas en el futuro
Cabe aclarar que donde se ve la fecha escrita debe escribirse la celda que contiene a las
mismas. NUNCA escribir la fecha como una constante dentro de la frmula

Puede practicar con otras funciones de fechas como por ejemplo:

AO(Nmero_de_serie) AO(04/04/2006) 2006

MES(Nmero_de_serie) MES(04/04/2006) 4
DIA(Nmero_de_serie) DIA(04/04/2006) 4
Por ltimo, podemos utilizar la funcin FECHA(), para poder armar una fecha, si
tenemos los datos de da, mes y ao, en forma separada, por ejemplo, tomando los datos
anteriores podemos armar la fecha, de la siguiente manera:

FECHA(AO, MES, DIA) FECHA(2006; 4; 4) 04/04/2006

 Grficos
Dada una serie de datos que deseamos graficar, los seleccionamos, tal como vemos en la
pantalla.
Los datos seleccionados van a
servir para efectuar un grfico
del tipo de columnas, en
donde, la primer columna de
la seleccin ser el eje X y los
datos sern los valores a
representarse sobre el eje Y.
Luego presionamos el botn
que nos abre el asistente para
grficos en la Barra Estndar.
Vemos la
pantalla
en donde
tenemos
las categoras de los grficos (izquierda) y los modelos asociados a cada categora.
(derecha). Vamos a utilizar el modelo que Excel nos muestra por defecto. Presionamos el
botn Siguiente .

Vemos un modelo de cmo va

a quedar el grfico.
Este es un momento ideal para
ver si los datos seleccionados
nos devuelven el grfico
esperado. Confirmamos que el
nombre de los meses aparecen
en el eje X y que los valores
estn representados sobre el
eje Y. Vemos que en el cuadro
de la leyenda aparece el
nombre Serie 1; por supuesto,
tenemos seleccionado
solamente un grupo de
nmeros. Si queremos
cambiar ese nombre, debemos
entrar en la aleta Serie,
seleccionamos Serie 1 y en
Nombre escribimos el nombre
que queremos mostrar en el
grfico.
Presionamos el botn
Siguiente>, pasando al paso 3
de 4. En este paso definimos
el Ttulo Principal del Grfico y los ttulos que asignamos al eje X y al Y. En la aleta Eje
vemos que est activada la opcin que nos muestra el eje X y el Y. En lneas de Divisin
observamos activadas las lneas de divisin principales sobre el eje X
Presionamos el botn
Siguiente>, pasando al paso 3
de 4. En este paso definimos
el Ttulo Principal del Grfico
y los ttulos que asignamos al
eje X y al Y. En la aleta Eje
vemos que est activada la
opcin que nos muestra el eje
X y el Y. En lneas de
Divisin ob
activadas las lneas de
divisin principales sobre el
eje X. As, vamos pasando
por las siguientes aletas de
esta ventana, probando las distintas alternativas que vemos.

Por ltimo pasamos al paso 4

de 4, el que nos pregunta en
donde queremos mostrar el
grfico, como un objeto en la
hoja activa o en una hoja
nueva que se inserta en el
libro activo. Podemos
cambiar el nombre que por
defecto nos ofrece Excel,
escribiendo en la ventana el
nombre que queremos
mostrar.
En nuestro ejemplo le hemos
pedido a Excel que coloque el
grfico en una nueva hoja, a la que llama Grfico1 Para terminar de formatear el
grfico podemos ir
seleccionando los distintos
objetos que lo conforman.
Por ejemplo, cliquiemos
sobre la zona gris del grfico
o rea de Trazado.
Presionamos el botn derecho
del mouse y tomamos la
opcin Formato del rea de
Trazado. Tomemos la opcin
Efectos de relleno y veamos
las distintas opciones que tenemos para mejorar el aspecto de nuestro grfico.
Practique seleccionando otras reas del grfico cambindoles el Formato utilizando
distintos efectos de relleno, sombras, tramas, etc.

Por otro lado, ubicados con el mouse sobre la el Area del Grfico, presionando el botn
derecho del mouse se habilitar un men con el cual podrn efectuarse distintas
operaciones. Vea cada una de ellas

Tambin vea como cambian los grficos seleccionando otros estilos de grficos.
 INDICE GENERAL

Recomendaciones
Ingresar el mismo dato a un rango de celdas
Modificar el ancho de columna en forma grfica
Escribir en dos lneas dentro de la misma celda
Direccin Relativa y Absoluta
Formato Condicional
Opcin Valor de la Celda
Opcin Frmula
Asignacin de nombre a una celda o rango
Validacin
Mensaje de Entrada
Mensaje de Error
Uso del asistente para insertar funciones
Funcin SUMA
Funcin SUMAR.SI
Funciones CONTAAR
CONTAR
CONTAR BLANCO
CONTAR SI
CONTARA
Funcin SI
Funciones INDICE y COINCIDIR
Funcin COINCIDIR
Funcin INDICE
Indice(Matriz;Nro_Fila;Nro_Columna)
Indice(Ref;Nro_Fila;Nro_Columna;Nro_Area)
Funcin BUSCARV
Fechas
Funcin SIFECHA
Grficos
 Indice de Funciones

A
AO

B
BUSCARV

C
COINCIDIR
CONTAR
CONTAR BLANCO
CONTAR SI
CONTARA

D
DIA

F
FECHA

I
INDICE

M
MES

S
SI 30
SUMA
SUMAR.SI