Anexa nr.

17
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 11

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2014 - 31.12.2016

PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de indosariere a documentelor in cadrul
compartimentului si predarea acestora spre arhivare.
CONSTATRI
Arhivarea documentelor nu s-a facut in conformitate cu prevederi legale respectiv:
- Documentele au fost grupate in dosare, dar nu au fost numerotate si parafate;
- Nu s au realizat cronologic si sistematic.
- Evidenta documentelor la arhiva nu este tinuta cu ajutorul Registrului de evidenta potrigit legii.

CAUZE
Inexistenta unei proceduri de sistem in care sa fie regulamentate activitatile de pastrare a
documentelor in cadrul compartimentului, selectarea, indosarierea si pastrarea documentelor la arhiva.

CONSECINE
Dificultatea in gasirea unor documente deja arhivate cat si posibilitatea pierderii/disparitiei
unor documente

RECOMANDRI
Elaborarea procedurilor scrise si formalizate specifice activitatii de arhivare a documentelor
care sa cuprinda modul de constituire de accesare si tocare si utilizarea a dosarelor arhivate.
Stabilirea responsabilitatiilor pe salariati .

ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

153