Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ofimtica
TEMA 4.
Hoja de Clculo: Microsoft Excel.
TEMA 4: HOJA DE CLCULO: MICROSOFT EXCEL. ....................................... 1
4.1 CMO TRABAJAR EN EL ENTORNO EXCEL ........................................................... 2
4.2 CMO DESPLAZARSE A TRAVS DE UN LIBRO DE TRABAJO ................................. 4
4.3 INTRODUCCIN DE DATOS .................................................................................. 6
4.4 GESTIN DE ARCHIVOS ...................................................................................... 8
4.5 FACILITAR LA INTRODUCCIN DE DATOS ............................................................ 9
4.6 EDICIN EN LA HOJA DE CLCULO ................................................................... 14
4.7 OPERACIONES SOBRE LAS HOJAS DE UN LIBRO .................................................. 17
4.8 CMO HACER CORRECCIONES ORTOGRFICAS.................................................. 19
4.9 REALIZAR OPERACIONES CON LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO. ............. 21
4.10 FRMULAS ....................................................................................................... 21
4.11 NOMBRES DE RANGO ........................................................................................ 22
4.12 OCULTAR CEROS DE LA HOJA DE CLCULO ....................................................... 24
4.13 COPIA DE FRMULAS EN OTRAS CELDAS ........................................................... 24
4.14 FUNCIONES ....................................................................................................... 27
4.15 CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS. ........................................................... 42
4.16 FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS ..................................................................... 48
4.17 ESTILOS ............................................................................................................ 48
4.18 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS EN UNA HOJA DE CLCULO ................................ 49
4.19 PLANTILLAS...................................................................................................... 50
4.20 VISTA PRELIMINAR DE LA HOJA DE CLCULO. .................................................. 53
4.21 IMPRESIN DE UNA HOJA DE CLCULO.............................................................. 57
4.22 AGREGAR UN DIBUJO O IMAGEN EN UNA HOJA DE CLCULO ............................. 58
4.23 GRFICOS EN EXCEL ........................................................................................ 58
4.24 IMPRESIN DE GRFICOS .................................................................................. 64
4.25 BASES DE DATOS: LISTAS ................................................................................. 65
4.26 OBTENER DATOS EXTERNOS ............................................................................. 75
4.27 CREACIN DE UNA MACRO PARA REALIZAR TAREAS SENCILLAS ....................... 81
4.28 CREACIN DE UNA MACRO PARA REALIZAR TAREAS COMPLEJAS ...................... 81
Ofimtica Tema 4. Hoja de Clculo: Microsoft Excel.
La hoja de clculo tiene una gran utilidad para la empresa. Entre las aplicaciones de
EXCEL encontramos: las Finanzas, la Estadstica, la Gestin, el control de Fabricacin, la
Bolsa, etc.
Esto permite programar de forma muy sencilla distintos modelos matemticos,
econmicos, financieros, estadsticos, etc., y lo que es ms importante: poder simular qu
pasa si...., ya que podemos variar los datos de entrada para estudiar su repercusin en los
resultados. Esta posibilidad es muy importante para la empresa, ya que permite prever
situaciones futuras posibles.
Por ejemplo: podemos implementar en Excel, el clculo de la mensualidad de un
prstamo de X cantidad a un inters anual del Y% y durante un periodo de Z aos. Podemos ir
variando las cantidades de las variables, hasta que demos con una mensualidad que nos sea
cmoda o adecuada.
Los modelos que podemos implementar en una hoja de clculo son tan complejos y
completos como nosotros seamos capaces de escribirlos y detallarlos.
Vamos ahora a analizar por partes cada uno de los componentes de esta ventana:
La Barra de ttulo, nos indica el nombre de la aplicacin, y del libro de trabajo
activo en este momento.
Hojas de libro, desplazamiento de hojas, nos permite movernos entre las distintas
hojas de trabajo. Si estn todas visibles, podemos desplazarnos hasta ellas por
medio de los botones de desplazamiento de etiquetas, colocados delante de stas.
Al igual que en Word, es muy til utilizar los mens contextuales (botn derecho del
ratn), que en cada momento nos ofrecen las opciones adecuadas a los que estemos haciendo
en la hoja.
Los ficheros de Excel tienen extensin .xls. Con Excel tambin podemos crear
plantillas, los ficheros de plantillas de Excel tienen extensin .xlt.
- Para seleccionar una fila: haga clic en la etiqueta de la fila. O coloque la celda
activa en la fila deseada y pulsar MAY + BARRA Espaciadora.
- Para seleccionar todas las celdas de la hoja: hacer clic debajo del Men de control,
o pulsar MAY + CTRL + BARRA Espaciadora.
- Para seleccionar mltiples rangos: seleccionar el primero segn el mecanismo
normal y los siguientes con CTRL + CLIC y arrastrar. Los siguientes rangos se
seleccionan teniendo pulsada la tecla CTRL. (Si tenemos pulsada la tecla ALT,
seleccionamos desde la celda inicial hasta la celda donde nos situemos).
4.5.1 Autocompletar
Esta caracterstica consiste en que cada vez que introduzca un dato en una celda de
una columna, ya no ser necesario que vuelva a escribirlo completo, ya que cuando comienza
a escribir dicho dato en otra celda de la misma columna, Excel lo detecta y lo termina de
escribir por usted. Si esto ocurre y el dato le interesa, slo tiene que pulsar sobre la tecla
ENTER; si no le interesa ese dato, contine escribiendo.
Si dentro de la misma columna tiene dos o ms palabras que comienzan por la misma
letra o la misma slaba, cuando comience a escribir, no efectuar el autocompletado hasta que
no haya un carcter diferencial que le permita identificar el dato que desea introducir.
4.5.3 Autollenado
Esta caracterstica dota a la hoja de mayor potencia y se puede utilizar para tres
acciones de importancia:
Copiar el mismo dato en varias celdas: Escriba un dato cualquiera en una celda y observe
que en la esquina inferior derecha del recuadro de la celda activa aparece un cuadradito.
Site el puntero sobre ese cuadradito y al transformarse en una cruz arrastre hacia abajo,
hacia arriba, a la derecha o a la izquierda, tantas celdas como quiera, para que en ellas
aparezca el mismo dato de la celda inicial. Cuando suelte, ver como todas las celdas
seleccionadas se rellenan con ese dato.
Copia incremental de datos textuales. Si Excel detecta que el dato que hay en la celda
inicial es un dato especial (es decir que ese dato pertenece a una serie), no se comportar
de la misma manera, sino que rellenar las celdas seleccionadas continuando a partir del
dato inicial, con la serie definida. Cuando hay una serie definida para el dato inicial, a
medida que vamos arrastrando en la direccin que queremos rellenar, Excel nos indica
con una etiqueta amarilla el valor de la ltima celda que estamos seleccionando, para que
sepamos por qu valor va la copia. Si lo que queremos es copiar el contenido de una celda
en otra y no utilizar las series de datos definidas, mientras realicemos el paso de arrastre,
mantendremos pulsada la tecla de CNTRL. De esta forma, lo que hace es copiar el
contenido de la celda en todas las dems.
Acciones
correctas
(texto)
Tambin puede utilizar el autollenado para introducir series de datos numricos. Para ellos
debe introducir los dos primeros nmeros de la serie en celdas consecutivas. Seleccione
ambas celdas y a continuacin arrastre el gestor de llenado para crear la serie. El
incremento que utilizar Excel para crear la serie, vendr dado por la diferencia entre los
dos nmero introducidos. Si slo introduce un nmero y arrastra, en vez de crear una
serie, estar copiando el nmero a las celdas adyacentes.
Acciones
incorrectas
(nmeros)
Acciones
correctas
(nmeros)
c) Para crear una nueva serie, coloque el cursor directamente en el cuadro entradas
de lista.
d) Teclee los elementos que quiere que tenga su serie. Podemos separar los elementos
con comas o con la tecla Intro.
e) Pulsar el botn Agregar para aadir la nueva lista a la coleccin de la parte
izquierda y pulsar el botn Aceptar.
Esta nueva lista la podemos utilizar como el resto sin ningn problema. Una lista
permanecer hasta que la eliminemos. Para eliminar una lista, abra de nuevo el mismo cuadro
de dilogo anterior, seleccione de la coleccin de la izquierda la lista que quiera eliminar y
pulse el botn Eliminar, en esta operacin, nos pedir confirmacin de la accin.
- Con los botones de las barras de herramientas: Seleccione la celda o rango de celdas
que quiera copiar y pulse sobre el botn de la barra de herramientas Copiar .A
continuacin ponga activa la celda a la que quiere llevar la copiar del contenido de
la celda seleccionada y pulse en el botn Pegar .
- Con el botn derecho del ratn: Seleccione la celda o rango de celdas que quiera
copiar. Seale un borde de la seleccin, y luego utilice el botn derecho del ratn
para arrastrar la seleccin hasta otra posicin. Despus de soltar el botn derecho
del ratn aparece un men contextual, elija la opcin Copiar aqu, las celdas son
copiadas en la nueva posicin.
Tambin podra haberlo hecho pulsando la opcin del men Insertar/Hoja de clculo.
Puede darle a sus hojas nombres que tengan ms sentido que el de Hojal, para ello
pulse dos voces la etiqueta Hojal, se destaca el nombre de la hoja, introduzca el nombre con el
que quiere conocer la Hoja luego pulse INTRO. Esta misma operacin la podra haber
realizado pulsando la opcin del men Formato/Hoja/Cambiar Nombre.
a) Seleccionar la hoja que desea mover o copiar y pulsar sobre la opcin del men
Edicin/Mover o copiar hoja.
b) Activar la casilla de Crear una copia en el caso de que
sea la operacin que deseamos hacer (por defecto es
mover hoja).
c) seleccionar el libro al que ir la hoja (o su copia) en Al
libro.
d) seleccionar la hoja que ir detrs de la que estamos
moviendo (para el caso de llevarla al final, elegir esta
opcin) en Antes de la hoja.
e) Pulsar el botn Aceptar.
Tambin podemos hacerlo arrastrando al pinchar sobre el nombre de una hoja (si
tenemos pulsado adems la tecla Ctrl se copia, si no slo la movemos de sitio) al sitio donde
queremos la hoja.
4.10 Frmulas
Una frmula es una serie de valores, referencias de celdas, nombres de rango,
funciones y operadores escritos en una secuencia lgica que nos produce un resultado. Las
frmulas empiezan siempre por = y van seguidas de la secuencia lgica de datos permitidos
en las frmulas. Diremos que una frmula tiene dos partes: Datos y Operadores
Datos: Nmeros, Referencias de celdas, Nombres de rango (ya definidos), y las
funciones de Excel o del usuario.
Operadores: Aritmticos (+,-,/,*,%,^), Comparacin (<,>,>=,<=,<>), Texto (&).1
Ejemplos de frmulas:
=A6+A7/C16
=(B1+B2)/2
=C6^2
=PRECIO*UNIDADES
=PRECIO*A3
1
La prioridad para los operadores en el caso de que no haya parntesis es %:2 , ^:3, * y /:4 ,+
y -:5.
Es muy importante utilizar todos los parntesis que sean necesarios para que la
frmula no sea ambigua ni de lugar a confusiones. Por ejemplo, para calcular una media
aritmtica de dos valores se podra pensar que la frmula =C4+B6/2 es correcta, cuando en
realidad se divide por 2 la celda B6, y su resultado se suma a C4, con lo que no obtenemos la
frmula. Para ello tendramos que haber escrito =(C4+B6)/2
En Microsoft Excel, todas las frmulas comienzan con un signo igual (=). Tras este
signo, se introduce la frmula y luego se pulsa INTRO. Una vez introducida la frmula, la
celda mostrar los resultados de los clculos. Puede editar fcilmente la frmula para
modificar cualquier parte de sta.
puedo utilizar una funcin llamada PROMEDIO(B1:B36), pero si nombro el rango B1:B36
como NOTAS la funcin quedara PROMEDIO(NOTAS) que es mucho ms legible y
evidente.
En muchos casos, es ms cmodo sustituir el rango de celdas sobre el que acta una
frmula o funcin por el nombre de este rango. Evita modificar varias celdas y es til para
datos que son susceptibles de ser cambiados a lo largo del tiempo, por ejemplo, si el valor de
una celda es VENTAS*IVA, podemos asignar el nombre de IVA a una frmula, en este caso
=12%, para que cuando cambie de valor solo necesitar corregirlo una vez y no en cada celda
que apareciese el clculo.
Por otro lado, si en una celda realizamos la suma de todas las VENTAS, podemos
definir VENTAS como un conjunto de celdas, de ese modo, la suma ser SUMA(VENTAS) y
cuando cambie el nmero de celdas de las ventas, solamente tendremos que cambiarlo en el
nombre definido y no en cada frmula que utilice estas ventas.
Para asignar un nombre a una celda, rango o frmula podemos hacer lo siguiente:
Nominar frmula:
- Pulsar la opcin del men Insertar/Nombre/Definir
- En nombres en el libro teclear el nombre que desea asignarle a la frmula.
- En se refiere a teclear la frmula Ejemplo:=12% y pulsar el botn Agregar y
Cerrar.
Uso de nombres de rango: Para hacer uso de todos estos
nombres podemos escribirlos en la frmula o, colocando el
cursor en la zona de la barra de frmulas donde queremos que
vaya el nombre pulsar la opcin del men
Insertar/Nombre/Pegar, al hacerlo aparecer el cuadro de
dilogo pegar nombre. Seleccionar el nombre deseado y
Aceptar. La modificacin de celdas, se actualiza
automticamente donde se est utilizando.
O bien :
Ahora, Excel, ha copiado la frmula pero actualizando los valores de las celdas
involucradas en dicha frmula, es decir, utilizando las posiciones relativas de las celdas como
referencias a copiar. Esta posibilidad es una de las opciones ms potentes que ofrece una hoja
de clculo, ya que evita tener que copiar una frmula que se repite para cada uno de los
valores requeridos.
Por ejemplo, supongamos que calculamos la nota media de un alumno como la nota
media de su nota de teora y su nota de prcticas. Si queremos calcular la nota media de todos
los alumnos, que son 350, no hace falta que introduzcamos 350 veces la frmula, slo hay que
situar correctamente los datos, la frmula y copiarla adecuadamente.
A B C D
1 Teora Prcticas Nota Media
2 Alumno 1 6 5 =(B2+C2)/2
3 Alumno 2 8 7 =(B3+C3)/2
4 Alumno 3 (etc.) 9 7 =(B4+C4)/2
A B C D
4 Impresoras 23 12 =B4+C4
Vemos como las frmulas contenidas en la columna D guardan una relacin muy
clara, son las mismas frmulas pero aumentadas en una fila. Cuando utilizamos el
procedimiento de copia de frmulas, nos permite obtener este tipo de frmulas que guardan
esta relacin entre s. El direccionamiento usado hasta ahora ha sido el relativo, es decir, si
D2=B2+C2 y lo copiamos a D3, entonces obtenemos D3=B3+C3 (ocurre cuando utilizamos
el comando de copia).
Esto es til en algunos casos, pero en otros no. Por ejemplo: supongamos ahora que
queremos calcular el porcentaje que supone sobre el total de ventas general, las ventas de cada
uno de los productos:
A D E
3 Pizarras 731
4 Impresoras 35
5 Mesas 9.541
6 Total 13.907
Cuando copiamos la celda E2=D2/D6 a la celda E3, el resultado ser E3=D3/D7, pero
esa no es la frmula que queremos, sino que es E3=D3/D6, es decir, nos interesa que la celda
D2 original s aumente, pero la celda D6 se mantenga fija. Para ello utilizamos el
direccionamiento absoluto, anteponiendo el smbolo $ a aquella etiqueta de fila y/o
columna que queramos fijar, en este caso, como solamente nos interesa fijar la fila 6,
cambiaremos la frmula original a E2=D2/D$6.
Podemos fijar tanto la fila como la columna de una celda (referencia absoluta a celda),
anteponiendo el smbolo $ a su nombre de fila y de columna. Por ejemplo $A$3, $F$2, etc.
Podemos poner estos smbolos directamente, simplemente pulsando F4 encima de la
referencia de la celda.
Las referencias absolutas a celdas no son necesarias si se nombran convenientemente
las celdas. En el ejemplo anterior si nombramos a D6 como TOTAL, en la frmula que
introducimos en E2 bastaba con escribir =D2/TOTAL, que al copiar la frmula se mantiene
esta referencia, de forma que en E3 la frmula resultante sera D3/TOTAL.
Es muy importante saber utilizar las referencias absolutas a celdas, ya que evita
utilizar constantes que no lo son, o duplicidades innecesarias o incontroladas. Cuando hay que
repetir un dato varias veces en una hoja de clculo, lo que se debe hacer es ponerlo solo una
vez en una celda, y que todas las dems hagan referencia a ella, de forma que si este dato
vara, slo tenga que cambiarlo una sola vez, en una sola celda.
4.14 Funciones
Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra
disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los
valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden
realizar tambin gran variedad de clculos distintos.
Para que las funciones cumplan su cometido es necesario en la mayora de los casos,
facilitarles unos datos. Estos datos es lo que se conoce como argumentos de la funcin.
Pueden ser diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin
de que se trate.
Cada categora abarca varias funciones, nosotros veremos las funciones ms utilizadas
de las categoras ms importantes.
Sintaxis
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2;... son de 1 a 30 argumentos que desea sumar.
Ejemplos:
Sintaxis
PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 nmeros que desea multiplicar.
Ejemplos:
Sintaxis
RAIZ(nmero)
Nmero: es el nmero cuya raz cuadrada desea obtener.
Observacin
Si nmero es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #NUM!
Ejemplos:
Sintaxis
POTENCIA(nmero;potencia)
Nmero: es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real.
Potencia: es el exponente al que desea elevar el nmero base.
Observacin
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la funcin POTENCIA para
indicar a qu potencia se eleva el nmero base, por ejemplo 5^2.
Ejemplos:
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como
32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.
Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes
del rango coinciden con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Ejemplos:
A B
Valor de propiedad Comisin
1 100.000 7.000
2 200.000 14.000
3 300.000 21.000
4 400.000 28.000
Frmula Descripcin (Resultado)
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma de las comisiones para los
valores de propiedad superiores a
160000 (63.000)
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... : son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer
referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Observaciones
Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de
nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no
puede traducirse a nmeros se pasan por alto.
Ejemplos:
Ejemplos:
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que
desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin,
incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es
una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos,
texto, o valores de error, use la funcin CONTAR.
Ejemplos:
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ... : son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea
encontrar el valor mximo.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Ejemplos:
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...: son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar
el valor mnimo.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
Ejemplos:
Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Nmero1, nmero2, ... : son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo
promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros.
Ejemplos:
Sintaxis
AHORA( )
Observaciones
La funcin AHORA slo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de
clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza
constantemente.
4.14.8.2 Dias360
Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (doce
meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables. Use esta funcin para facilitar
el clculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 das.
Sintaxis
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
Fecha_inicial y fecha_final: son las dos fechas entre las que desea calcular el
nmero de das. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360
devuelve un nmero negativo.
Mtodo: es un valor lgico que especifica si se utilizar el mtodo de clculo
europeo o americano.
Ejemplos:
Suponiendo que en la celda A2 est la fecha 30/1/2008 y en la celda A3 la
fecha 2/1/2008.
Sintaxis
HOY( )
Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto: es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una
referencia a una celda que contiene el texto al que desea agregar maysculas.
Ejemplos:
Suponiendo que en la celda A2 se encuentra la cadena ste es un TTULO y
en la celda A3 el texto 2 centavos
Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto: es el texto que desea convertir a maysculas. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto.
Ejemplos:
A2 y A3 contienen lo mismo que en el ejemplo del apartado anterior.
=MAYUSC(A2) Maysculas en la celda A2 (STE ES UN TTULO)
=MAYUSC(A3) Maysculas en la celda A3 (2 CENTAVOS)
Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto: es el texto que desea convertir en minsculas. MINUSC no cambia los
caracteres de texto que no sean letras.
Ejemplos:
A2 y A3 contienen lo mismo que en el ejemplo del apartado anterior.
Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va)
Tasa: es el tipo de inters del prstamo. Es el inters anual dividido entre el
nmero de pagos anuales que se realizan.
Nper: es el nmero total de pagos del prstamo. Se consigue multiplicando el
nmero de pagos anuales por el nmero de aos por los que se ha contrado el
prstamo.
Va: es la cantidad prestada.
Ejemplos:
A B
1 Datos Descripcin
4.14.11.1 Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica: es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el
valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin (=,<,>,>=,<=,<>).
Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica
es VERDADERO.
Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
FALSO.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas.
Ejemplos:
Ejemplo 2:
En un examen tipo test con 100 preguntas quiero asignar la nota de A si el
alumno supera las 80 preguntas acertadas, B si tiene de 70 a 79 aciertos, C si tiene de
60 a 69 aciertos y D si tiene menos de 60, necesitar introducir una funcin con varios
SI anidados.
4.14.11.2 Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve
FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ...: son entre 1 y 30 condiciones que se desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o
FALSO.
Ejemplos:
4.14.11.3 Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSOS.
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2,...: son entre 1 y 30 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO
O FALSO.
Ejemplos:
Sintaxis
EUROCONVERT(cantidad;origen;destino)
cantidad: es cualquier valor numrico o celda que contiene un nmero.
origen: es una cadena de texto de tres letras que corresponde al cdigo ISO de
la moneda de origen
destino: es otra cadena de texto de tres letras que corresponde al cdigo ISO de
la moneda a la que se desea convertir el nmero.
Observaciones:
Algunos cdigos de moneda disponibles son los de la siguiente tabla:
Pas Moneda Cdigo ISO
Unin Europea Euro EUR
Espaa Peseta ESP
Alemania Marco alemn DEM
Francia Franco francs FRF
Italia Lira ITL
Grecia Dracma GRD
Ejemplos:
Hay algunos botones de la barra de herramientas que nos permiten hacer estas
operaciones:
4.15.10 Autoformato
Excel, proporciona una lista de formatos de
celda predefinidos que se pueden aplicar a
cualquier rango de celdas de la hoja.
Para aplicar un formato ya definido a unas
celdas hay que seleccionarlas y pulsar la opcin
del men Formato/Autoformato. Al hacerlo se
abre el cuadro de dilogo Autoformato, que da a
elegir entre varios formatos predeterminados para
las celdas seleccionadas. Elija el formato que le
interese y pulse el botn Aceptar.
Si no quiere aplicar todos los aspectos del
autoformato, pulse sobre el botn Opciones, para
especificar los aspectos del autoformato que
quiere aplicar.
Al hacerlo se abrir un cuadro de dilogo con varias listas desplegables. Abra cada una
de estas listas, y defina la condicin que determinar los diferentes formatos. Una vez
establecida la condicin, pulse sobre el botn Formato, y defina en el cuadro de dilogo que
aparece, el formato que tomarn las celdas que verifiquen la condicin establecida. Al acabar,
pulse el botn Aceptar.
4.17 Estilos
Aplicar un formato es un procedimiento sencillo, pero si tiene que aplicar el mismo
formato a varias hojas de clculo o a varias celdas, puede resultar bastante aburrido. Suponga
que tiene varias hojas de clculo en un libro y que todas tienen los mismos tipos de rtulos
(como ttulos y subttulos), y necesita cambiar el formato de todos los rtulos. Puede
suponerle un gran ahorro de tiempo aplicar un estilo en lugar de aplicar de nuevo el formato:
puede cambiar simplemente la definicin de estilo en lugar de reformatear cada celda
individual.
Un estilo es una coleccin de atributos de formato, como la fuente, tamao de la
fuente, negrita, cursiva, trama de la celda o color; adems, es sencillo de crear, aplicar y
modificar. Cuando aplique un estilo a una celda, todos los atributos de formato contenidos en
el mismo sern aplicados a la celda. Cuando modifique un atributo de formato de un estilo, el
atributo cambiar automticamente en todas las celdas en las que se haya aplicado el estilo.
4.18.2 Columna
Para aadir una columna nueva a la izquierda de la columna en la que est colocado el
cursor, pulse sobre la opcin del men Insertar/Columna.
4.19 Plantillas.
Una plantilla es una hoja patrn que sirve para crear otras hojas basadas en ella,
rpidamente.
Para crear una plantilla, primero desarrollar la estructura que quiere dar a su plantilla
(una factura, un inventario, un informe de ventas....), introduciendo rtulos en la hoja y
organizndolos para obtener la estructura deseada. A continuacin, agregar frmulas a la
plantilla de forma que los clculos sean automticos y, por ltimo, le aplicar un formato para
darle una presentacin profesional.
Si su plantilla va a ser utilizada por varias personas de la empresa, puede asegurarse
que se utiliza correctamente agregando a la hoja instrucciones tiles y validacin de datos. La
validacin de datos puede impedir la entrada de datos inexactos (por ejemplo, la introduccin
de texto en una celda que debera contener un nmero), o permitir la entrada de cualquier tipo
de dato pero visualizar un mensaje de error si se introduce un tipo de datos inadecuado. Esto
le permite mantener un control sobre la finalidad de los datos.
Aparece la ventana Vista preliminar, permitindole ver cmo ser la hoja, una vez que
la imprima. Con el botn Zoom, podr ampliar distintas zonas de la hoja para ver mejor
determinados aspectos. Con los botones Siguiente y Anterior podr ir visualizando las
distintas pginas de una hoja. Si la hoja tiene la informacin y el formato que le interesa,
podr pulsar el botn Imprimir para sacar a papel el contenido de sta.
Si pulsa sobre el botn Saltos de pgina, Excel le mostrar cmo se ha dividido la
hoja de clculo en pginas. Las lneas punteadas muestran dnde se producen los saltos de
pgina, y los nmeros de pgina muestran el orden en el que se imprimir la hoja. Si desea
cambiar el salto de pgina seale la lnea vertical del salto de pgina, y luego, cuando el
puntero del ratn se convierta en una flecha con dos puntas, arrastre la lnea hacia la posicin
que quiera. La lnea punteada del salto de pgina se convierte en una lnea slida, despus de
desplazarla para indicar que ahora es un salto de pgina manual en lugar de un salto de pgina
automtico.
Si quiere volver de nuevo a su hoja de clculo, pulse el botn Cerrar.
Al ajustar los ttulos podemos hacer de forma que sin importar dnde se produzcan los
saltos de pginas, los rtulos de columna se impriman en cada pgina.
4.21.2 Imprimir
Si desea configurar algunos
aspectos a la hora de imprimir, pulse la
opcin del men Archivo/Imprimir. Al
hacerlo, aparecer el cuadro de dilogo
imprimir que le permitir elegir el
intervalo de pginas que quiere
imprimir, si va a imprimir todas las hojas
o slo las pginas de la hoja activa. Si
quiere sacar slo la informacin
seleccionada, o elegir el nmero de
copias que quiere imprimir de la
informacin. Si quiere configurar otro
tipo de opciones de la calidad de
impresin, deber pulsar sobre el botn
Propiedades. Cuando haya elegido todas
las opciones que le interese, pulse sobre
el botn Aceptar para Imprimir.
Elija el tipo de imagen que quiere insertar. Y siga los mismos pasos que se dieron en
Word para agregar la imagen a la hoja. Una vez insertada la imagen, el manejo de sta se hace
de forma similar a como se haca en Word.
En una hoja de clculo, tambin podr insertar otras imgenes como WordArt,
Autoformas u organigramas. Adems Excel dispone tambin de la barra de herramientas de
dibujo, que permite introducir todos los elementos vistos en Word.
2 5 0 .0 0 0
V ivie n d a
2 0 0 .0 0 0
A lim e n t a c i n
1 5 0 .0 0 0 V e s t u a rio
E n e rg ia
1 0 0 .0 0 0
T ra n s p o rt e s
5 0 .0 0 0
0
1T 2T 3T 4T Leyenda
Paso 2:
El paso dos del asistente muestra un cuadro de dilogo con dos pestaas:
Una vez elegido el rango de datos con el que queremos crear el grfico, y
especificado cmo queremos que se creen las series, pulse el botn Siguiente si quiere
avanzar al siguiente paso del asistente. Si quiere introducir el grfico tal y como est,
pulse el botn Finalizar. Si quiere cancelar el proceso de creacin del grfico, pulse
sobre el botn Cancelar y si quiere modificar alguna de las informaciones que
introdujo en un paso anterior del grfico, pulse el botn Atrs.
Paso 3:
Al llegar al paso 3 del asistente, aparecer un cuadro de dilogo con varias
pestaas. Veamos lo que podemos hacer desde cada una de ellas:
- Pestaa Ttulos: Desde ella podremos especificar el ttulo del grfico y el
ttulo que queremos que aparezca para el eje x y para el eje y. Es
aconsejable introducir esta informacin para que la informacin
representada en el grfico quede ms clara.
- Pestaa Eje: Para ocultar alguno de los ejes (x o y). Es aconsejable
siempre mostrar los dos ejes, aunque en algunas situaciones se puede
prescindir de alguno de ellos para no repetir informacin.
- Pestaa Lneas de divisin: Permite ocultar las lneas de divisin que por
defecto se visualizan en un grfico de Excel o permite aadir lneas de
divisin en el eje x.
- Pestaa Leyenda: Sirve para especificar la ubicacin de la leyenda dentro
del grfico, o para indicar que no queremos leyenda.
- Pestaa Rtulos de datos: Permite acompaar al grfico de algunos
rtulos.
- Pestaa Tabla de datos: Para indicar si queremos que al grfico se le
agregue la tabla de los datos o no.
Una vez elegidas todas las opciones que nos ofrece este cuadro de dilogo,
pulse el botn Siguiente si quiere avanzar al siguiente paso del asistente. Si quiere
introducir el grfico tal y como est pulse el botn Finalizar. Si quiere cancelar el
proceso de creacin del grfico, pulse sobre el botn Cancelar y si quiere modificar
alguna de las informaciones que introdujo en un paso anterior del grfico, pulse el
botn Atrs.
Paso 4:
En el cuarto paso, el asistente permite decidir la ubicacin del grfico. El
grfico se podr colocar en la hoja actual o en una nueva hoja.
Si colocamos el grfico en la hoja actual, ste aparecer con dimensiones
reducidas, probablemente no se vea bien la informacin que contiene, y ser necesario
redimensionar el grfico para poder visualizarlo bien.
Si colocamos el grfico en una hoja aparte, se crear una hoja de grfico
conteniendo el grfico y ser agregada al libro.
Una vez elegida la ubicacin del grfico, pulse el botn Finalizar, para que el
asistente introduzca el grfico en la ubicacin seleccionada. Si quiere cancelar el
proceso de creacin del grfico, pulse sobre el botn Cancelar. Si quiere modificar
alguna de las informaciones que introdujo en un paso anterior del grfico, pulse el
botn Atrs.
Una vez que ha finalizado el asistente para grficos, aparece el grfico creado como un
objeto en la hoja de clculo y la barra de herramientas para grficos:
Cuando los datos originales del grfico tienen una estructura tradicional (fila y
columna de rtulos) Excel detecta el grfico de forma automtica y correcta. Es posible que si
a la tabla origen de los datos le falta la primera columna de datos o bien esta columna que
debe ser de datos no contiene texto sino nmeros, que Excel no detecte el grfico de forma
automtica, para lo cual, debemos revisar bien el paso 2 del asistente y corregir lo que sea
necesario.
Tambin podemos comprobar que el grfico es correcto modificando los datos de
entrada del problema, de forma que cualquier cambio que afecte al grfico, se vea
automticamente reflejado en l.
Una vez que se ha insertado un grfico podemos modificar su posicin movindolo a
cualquier lugar, de igual forma, podemos copiarlo, eliminarlo, etc.
En la barra de herramientas de grficos tenemos un botn que nos permite colocar o
eliminar la leyenda en el momento que deseemos . Si no tenemos visible esta barra,
haremos Ver/Barras de herramientas y seleccionaremos Grfico.
Una vez que haya elegido el tipo de tendencia que desee utilizar, active la pestaa
Opciones. Desde esta pestaa, podr indicar a Excel algunos parmetros auxiliares para su
estudio.
En el apartado Nombre de la lnea de
tendencia, podr asociarle un nombre a la lnea,
para que aparezca con ese nombre en la leyenda
del grfico. Por defecto est marcada la opcin
Automtico, donde Excel le da un nombre, basado
en el tipo seleccionado y en la serie con la que se
asocia. Pero usted puede darle un nombre para
una mejor comprensin, colocndose en el
elemento Personalizada e introduciendo el
nombre que le quiera asociar.
Bajo el epgrafe Extrapolar, puede determinar con Hacia delante si quiere que la lnea
de tendencia se proyecte hacia el futuro y as obtener un clculo del valor futuro de un dato
basado en los valores pasados y sus evolucin en el tiempo. O Hacia atrs para que la lnea
de tendencia se proyecte hacia el pasado.
La casilla Presentar ecuacin en el grfico, presenta la ecuacin de regresin de la
lnea de tendencia en el rtulo.
La casilla Presentar el valor R cuadrado en el grfico, presenta el valor de R
cuadrado de la lnea de tendencia en el rtulo. Si este valor es cercano a 0, indica un ajuste
deficiente de la lnea de tendencia a la serie; si es cercano a 1, indica un ajuste adecuado y por
tanto, una lnea de tendencia significativa.
Como cualquier otro elemento del grfico, las lneas de tendencia tambin pueden
modificar su formato.
Registros de la lista
El formulario mostrar los datos de la base de datos registro a registro. Para movernos
de un registro a otro, pulsaremos las flechas de la barra de desplazamiento vertical.
Si queremos crear nuevos registros, pulsaremos el botn Nuevo, y se nos colocar una
ficha vaca para que rellenemos los datos de forma adecuada.
Para eliminar un registro, nos colocaremos en dicho registro y pulsaremos el botn
Eliminar.
Si lo que queremos es modificar alguno de los datos introducidos, slo tenemos que ir
al registro que queremos modificar, cambiar los datos del campo que nos interese y cambiar a
otro registro para que se actualicen los cambios, o pulsar el botn Cerrar si hemos acabado de
editar la lista. Si cambiamos un dato y despus queremos dejarlo como estaba, debemos
pulsar el botn Restaurar.
Es importante recordar que si por encima de la lista de nombres de campos hay otros
datos, conviene insertar una fila vaca para que Excel pueda crear el formulario de la lista sin
ambigedades sobre donde estn los nombres de los campos.
4.25.3.1 Autofiltro
Autofiltro es una herramienta muy potente y fcil de manejar, que nos permite filtrar
la informacin de una lista para que slo muestre los registros que cumplen las condiciones
indicadas. Para aplicar un Autofiltro debemos dar los siguientes pasos:
Colocar el cursor de celda en cualquier celda de la tabla que ser base de datos.
Pulsar la opcin del men Datos/Filtro/Autofiltro. Al hacerlo vemos como a
todos los campos cabecera se les adosan botones de despliegue.
Una vez que tenemos esto, podemos pulsar el botn de despliegue de cualquier
campo y vemos como a parte de estar todos los posibles valores de dicho campo
en la BD tenemos 3 opciones ms: Todas, las 10 ms... y personalizar...
El Autofiltro nos servir para hacer consultas momentneas de una forma rpida y
eficaz.
Un filtro visualiza todos los registros que coincidan con la consulta, mientras que
todos los dems registros quedan ocultos. Para volver a visualizar todos los registros, pulse la
flecha de filtrado de la columna de origen de la consulta, que es de color azul, y luego
desplcese hasta la parte superior de la lista y pulse Todas. La condicin de filtrado quedar
eliminada y todos los registros aparecen de nuevo.
Si lo que quiere es eliminar el Autofiltro, deber pulsar la opcin del men
Datos/Autofiltro.
3. Podemos elegir la opcin Personalizar, para hacer una bsqueda basada en varios
criterios de comparacin. Al elegir esta opcin aparecer el cuadro de dilogo
Autofiltro personalizado. En el recuadro de lista superior izquierdo, elija la primera
condicin (mayor que, igual que..). En el recuadro de lista superior derecho,
introduzca un valor. Si quiere introducir un filtro con dos condiciones, elija el
operador Y u O, segn quiera que se cumplan las dos condiciones o slo una. En el
recuadro de lista inferior izquierdo, seleccione la segunda condicin (es menor
que....) y en el recuadro de lista inferior derecho, introduzca otro valor. Una vez
introducidas las condiciones que le interese, pulse Aceptar.
Por ejemplo, podramos saber, los productos con precios superiores a 1000 Pts, pero
inferiores a 3000 Ptas.
1 PROMEDIO 7 DESVEST
2 CONTAR 8 DESVESTP
3 CONTARA 9 SUMA
4 MAX 10 VAR
5 MIN 11 VARP
6 PRODUCTO
Ref1, Ref2,: son de 1 a 29 rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal.
Una vez introducida la funcin SUBTOTALES, si aplica un filtro ver que el
resultado que muestra la funcin ser uno u otro segn los registros de la lista que
ests visibles en cada momento.
Para este ejemplo nos puede interesar saber el nmero total de empleados (para lo
cual, slo habra que insertar una funcin que contara el nmero de celdas llenas del rango
donde estn los nombres de empleados); pero tambin nos puede interesar saber el nmero de
empleados que trabajan en turno nocturno, y el nmero de empleados que trabajan en turno
diurno (para lo que debemos contar el nmero de empleados agrupados por turnos).
Para calcular los subtotales por turnos, lo primero que hay que hacer es ordenar la lista
por el campo Horario. Una vez ordenada la lista, se insertarn los subtotales de la siguiente
manera:
Seleccione cualquier celda dentro de la lista.
Pulse la opcin del men Datos/Subtotales.
Aparecer el cuadro de dilogo Subtotales.
Pulse la flecha hacia abajo en el apartado Para cada cambio en, y seleccione el
campo por el que quiere agrupar (ser el campo por el que ha ordenado la lista). En
nuestro ejemplo, ser el campo Horario.
Pulse la flecha hacia abajo en el apartado Usar funcin, y luego pulse Cuenta
(porque queremos contar el nmero de empleados que trabajan en el turno diario, y
el nmero de empleados que trabajan en turno nocturno).
En el apartado Agregar subtotal, seleccione la casilla de verificacin asociada al
campo Nombre, y luego desplcese a lo largo de la lista para estar seguro de que
todas las dems casillas de verificacin estn borradas.
Asegrese de que las casillas de verificacin Reemplazar subtotales actuales y
Resumen debajo de los datos estn seleccionadas.
Pulse el botn Aceptar.
Notar que adems de haber aadido los subtotales parciales por turnos u horarios,
tambin se ha introducido el total general. Aparte, en la parte izquierda de la pantalla ha
aparecido un esquema.
Pulsando en los botones de nivel, puede ir apreciando los distintos niveles de esquema
y de resumen.
Niveles
4. En la lista Buscar en, elija y haga doble clic en el archivo de texto que desee
importar como rango de datos externos.
5. Para especificar cmo desea dividir
el texto en columnas, siga las
instrucciones del Asistente para
importar texto. En el apartado
Origen del archivo, seleccione la
opcin Windows (ANSI) para que
los acentos del texto aparezcan
como tales y no como caracteres
raros. Elija tambin la fila desde la
que se importarn los datos del
fichero. Y a continuacin, haga clic
en Finalizar.
6. Aparecer entonces el cuadro de dilogo Importar datos, En este cuadro, siga uno
de estos procedimientos:
- Para devolver los datos a la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de
clculo existente.
- Para devolver los datos a una hoja de
clculo nueva, haga clic en Nueva
hoja de clculo. Microsoft Excel
agregar una nueva hoja de clculo
al libro y colocar de forma
automtica el rango de datos
externos en la esquina superior
izquierda de la nueva hoja de
clculo.
- Para establecer las opciones de formato y diseo de los datos importados, haga
clic en el botn Propiedades.
Comenzar en el Explorador
1. En el explorador, vaya a pgina Web en la que desee consultar datos.
2. Haga clic en la flecha situada junto al botn Modificar con (que
puede aparecer como uno de varios iconos de aplicacin, en
funcin de cmo se haya creado la
pgina) y haga clic en Modificar con
Microsoft Excel.
Tanto si cre la consulta Web de una manera o de otra, se abrir un cuadro de dilogo,
mostrando el contenido de la pgina Web seleccionada.
Haga clic en junto a las tablas que desee importar o haga clic en en la esquina
superior izquierda de la pgina para importar toda la pgina. Si no aparece junto a las
tablas de la pgina, haga clic en Mostrar iconos en la parte superior del cuadro de
dilogo para mostrarlos.
Las consultas Web se guardan automticamente con el libro. Si desea guardar la
consulta para que se pueda ejecutar en otros libros, haga clic en Guardar consulta . La
consulta se guarda en un archivo de texto con la extensin .iqy.
Para establecer opciones de formato e importacin respecto a cmo se devuelven los
datos, haga clic en Opciones y seleccione las que desee en el cuadro de dilogo Opciones de
consulta Web.
Haga clic en el botn Importar. Al hacerlo aparecer el cuadro de dilogo Importar
datos, en el que se le da al usuario dos opciones:
Para devolver los datos a una hoja de clculo nueva, haga clic en Nueva hoja de
clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Excel agregar una nueva hoja de
clculo y, de forma automtica, el rango de datos externos comenzar por la
esquina superior izquierda de la nueva hoja.
Despus de hacer clic en Aceptar, en la barra de estado aparecer un icono de
actualizacin en movimiento para indicar que la consulta se est ejecutando. Para
comprobar el estado de la consulta, haga doble clic en el icono de actualizacin.
1. Haga clic en una celda del rango de datos externos que desee actualizar y, a
continuacin, haga clic en Propiedades del rango de datos en la barra de
herramientas Datos externos.
1. Haga clic en una celda del rango de datos externos que desee actualizar primero, y,
a continuacin, haga clic en Actualizar datos en la barra de herramientas Datos
externos.
2. Repita el proceso para cada rango de datos externos hasta que todos estn
actualizados en el orden que desee.