Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa
industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La
empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por
ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del
cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una
decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador,
mquina, mobiliario, vehculos ); es decir, no compramos materiales para transformar o
artculos para la venta.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo
plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con
algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la
subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda
estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas
realizadas en el mismo periodo del ao anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su
caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir
necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para
satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los
cambios rpidos en la moda.
Organismos Oficiales.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener
informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los vendedores de la
empresa suministradora que visitan al comprador.
Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran
ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que concentran las fbricas de
determinados productos.
Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece
el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos kilmetros de ella y
quiere tener una representacin en el mercado central.
Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una
marca extranjera a precios razonables.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificacin antes
de iniciar los trmites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o informacin
de los materiales. El proceso es el siguiente:
Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
La fase de peticin de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una prctica
que realizan las empresas en los casos siguientes:
Sin embargo, como el proceso de peticin de ofertas supone un coste econmico, nos
aseguraremos de enviar la solicitud slo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de
nuestro inters y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
El tipo de producto.
La cantidad solicitada en cada periodo.
La ubicacin de la tienda.
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o
personalmente para solicitarles la informacin que necesitamos conocer. La informacin gira
en torno a tres aspectos:
Condiciones econmicas.
Descuento comercial.
Rappels y su aplicacin.
Forma de pago.
Condiciones tcnicas.
Caractersticas tcnicas.
Calidad.
Embalajes especiales.
Instalacin y montaje.
Tiempo de garanta.
Servicios postventa.
Plazo de entrega.
Devolucin de excedentes.
Revisin de precios.
Otros servicios.
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS COMPRAS INTERNACIONALES
En las compras esto nos va a dar una estructura mas unificada de cmo y con que
elementos se debe abastecer, su planeacin, desplegando autoridad y control sobre las
decisiones tomadas.
Principales polticas
- Fuentes de Abastecimiento
- Especificaciones del producto
- Relacin Precio-Calidad
- Investigacin y Desarrollo
- tica
c) OTRAS POLITICAS
- Requisiciones deben ser dirigidas al departamento de compras
- Economizar adquisiciones
- Procedimientos y actividades as como supervisin y comprobacin
- Evitar compras injustificadas
- Conseguir crdito con proveedores y pactarlos mediante un escrito
- Estudio y evaluacin de las cotizaciones
- Estableces un mnimo y mximo de proveedores
ELABORACION Y CONTENIDO DE NUEVA ORDEN DE COMPRA INTERNACIONALES
Se conoce como orden de compra abierta a aqulla cuya validez dura hasta que
su emisor la cancele expresamente. Cabe mencionar que esto tambin puede
ocurrir por ciertas razones especficas, como ser que deje de existir el activo
implicado, o bien que su precio de mercado ha superado un lmite establecido al
comienzo del acuerdo. Utilizar una orden de compra abierta presenta varias
ventajas a los comercios, algunas de las cuales se explican a continuacin:
* En primer lugar, la orden de compra facilita considerablemente a los empleados
el clculo de los niveles de inventario adecuados, adems de ayudarles a detectar
con ms precisin el momento en el cual es necesario realizar un nuevo pedido de
suministros. Del lado del comprador, le permite llevar un control de costos ms
eficiente a travs del uso de medidas de ahorro, como puede ser un inventariado
de tipo justo a tiempo;
* los proveedores pueden saber si los competidores cuentan con igualdad de
oportunidades en un negocio gracias a la realizacin de licitaciones. Es importante
recordar que a mayor competencia ms convenientes sern los precios para el
comprador. Adems, esto le abre las puertas a influir con ms fuerza en las
negociaciones, para obtener contratos ms favorables para l;
* dado que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables
durante un perodo determinado de tiempo, sta sirve para combatir una potencial
inflacin;
* uno de los puntos fundamentales es la certeza que este tipo de orden brinda a
los proveedores y a los compradores acerca del costo de los servicios y de los
bienes implicados. Existe una serie de garantas en cuanto al precio, la cantidad,
las condiciones de pago y los requisitos de entrega que genera tranquilidad a
ambas partes;
* da a los proveedores la seguridad de que obtendrn un cierto ingreso
peridicamente;
* cuando la orden es de una magnitud considerable y el comprador es
una compaa importante, el vendedor puede usar las rdenes de compra abierta
para crear una lnea de crdito;
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS INTERNACIONALES
Documentos: La pestaa documentos detalla una lista con todas las facturas creadas dentro del expediente
mostrando el cdigo, el estatus, la fecha emisin, el proveedor, el concepto, el factor y el total neto de cada
factura.
Costos: Dentro de esta opcin se realiza el pago de impuestos, el clculo de costos y el cargo de inventario
de todos los productos comprados a proveedores extranjeros. Inicialmente se muestra una lista que contiene
los tems comprados (solo los de clasificacin productos) detallando el cdigo, la descripcin, la cantidad,
costo unitario de compra, el factor de compra, el impuesto, el costo unitario final en moneda local y por ultimo
por medio de una imagen el estatus del tem.
Costo x Factor: este tipo de clculo permite por medio de todas las facturas de compra en moneda extranjera
y moneda local calcular un nuevo factor el cual se va a multiplicar por el costo de compra y sacar as un costo
final. Este calculo suma todas la facturas en moneda extranjera sacando un monto total (X), luego este monto
(X) se multiplicara por el factor de compra obteniendo un monto total en moneda nacional (Y), luego se
sumaran todos las facturas efectuadas en moneda nacional consiguiendo otro monto total (M) y finalmente se
obtiene el nuevo factor ejecutando la siguiente ecuacin. Si se selecciona el mtodo Costo x Factor se
mostrara una nueva pgina con dos listas, la primera lista contiene todos los tems de productos
seleccionados anteriormente detallando el numero de documento, el cdigo del producto, la descripcin, la
cantidad comprada, el factor de compra, el monto total en moneda extranjera y el total en moneda local.
Costo Equivalente: a diferencia al costo x factor, este costo se calcula por medio de porcentajes asignados a
cada producto con respecto a un total, obtenido por la sumas de todas las facturas.
Costo x Formula: por medio de una formula creada dentro del modulo, calcula el costo de cada uno de los
tems de la lista costos.
Costo Manual: permite introducir manualmente el costo de cada tem.
Cambio de factor y recalculo de montos de documentos (compras guardadas y rdenes de compra): Esta
nueva opcin permite al usuario cambiar el factor moneda de la compra y poder recalcular los montos de los
documentos.
Posibilidad de las facturas de compra de afectar o no al Libro de Compras I.V.A: Dentro de la ventana de
totalizacin de los documento de compra, se puede visualizar la opcin para marcar o desmarcar si el
documento va a ir al libro de compras.
Clculo del Costo CIF: Cuando un artculo se tasa CIF (acrnimo del trmino en ingls Cost, Insurance and
Freight, Coste, seguro y flete, puerto de destino convenido) significa que el precio de venta incluye el coste
de la mercanca, el del transporte as como el seguro martimo; coincide con el valor en la aduana de
importacin de la mercanca.
Nuevo tipo de impuesto que no afecta al costo: Los tipos de impuesto que posee el clculo son Aranceles,
Otros Impuestos, Exento y el nuevo No Afecta al Costo, tal como se describe este impuesto tiene relacin
con el tem seleccionado pero no afecta el costo final del producto.
Prorrateo automtico en el mtodo de clculo de costo equivalente: esta opcin a diferencia de
distribucin del porcentaje total, permite balancear el porcentaje del monto total de otros costos con respecto
al costo FOB de los tems de productos.
4. Opcin para el clculo de impuesto relacionado con la base imponible: Antes el impuesto se calculaba
sobre la base imponible del costo FOB, ahora se posee la opcin de seleccionar sobre que base imponible se
desea calcular el impuesto si sobre el costo FOB (acrnimo del trmino en ingls Free On Board o en espaol
Mercanca Puesta a Bordo), el costo CIF (acrnimo del trmino en ingls Cost, Insurance and Freight, Coste,
seguro y flete, puerto de destino convenido) o el costo Calculado.
Reporte de Costos en la pantalla de importaciones: este nuevo reporte detalla los costos FOB, CIF y
Calculado en moneda nacional y extranjera de los productos importados.
Consultas: Este mdulo permite la consulta detallada de todos los expedientes y documentos que se
manejan en a2 importaciones. La consulta de expediente es una herramienta para saber con detalle el estado
de los expedientes y poderle hacerle un seguimiento a todas la importacin que estos contengan. La forma de
consulta presenta una lista general con todos los expedientes creados en el mdulo detallando el cdigo, la
descripcin, el estatus, la fecha de emisin, la fecha de cierre, el nmero de documentos, el monto total de
costos y el monto total en impuesto.
Uno de los puntos ms importante adems del clculo de costo es el seguimiento de la importacin,
saber en donde y cuando se va a recibir la mercanca. Este mdulo permite la consulta de todas las
importaciones por medio de los cdigos o nmeros de gua que la empresa de transporte asigna a cada
paquete. La lista detalla el nmero de expediente a cual pertenece la importacin, el nmero de tracking, el
estatus, la empresa transporte, un responsable, la fecha de envo y la fecha estimada de llegada.
Documentos: Esta opcin permite la consulta de documentos (facturas de compras) pendientes o
procesadas en el modulo de importaciones. La ventana de consulta de documentos visualiza una lista con
todos los documentos detallando el cdigo, el expediente, el estatus, la fecha de emisin, el proveedor, el
concepto, el factor moneda, el total monto y el total en moneda local.
Los informes permiten visualizar la informacin contenida en el mdulo de forma detallada y especifica
(aplicando los filtros que estos posean). Los informes que posee el mdulo son los siguientes:
Expedientes: Este reporte muestra un listado con todos los expedientes procesados en este mdulo. La
ventana posee los campos de filtros fecha (Desde y Hasta) y los estatus abierto y cerrado. En la casilla
Expediente se puede seleccionar un documento en particular realizadas en el mdulo. Se pueden detallar el
los tems los documentos y los tems de los documentos.
Importacin: El reporte de importacin detalla todas las guas de envi que han sido insertadas en el mdulo.
La ventana posee los campos de filtro fecha de envo (desde y hasta), el estatus de la gua (En Trnsito,
Despachado, Enviado, Embarcado, En Aduana y Recibido), el tipo de transporte y por ltimo el tipo de
embalaje. En la casilla de Nro. Tracking se puede insertar un nmero en especfico de gua y tambin se
puede detallar los productos que poseen las guas de envo.
Compras: Este reporte detalla todas las facturas de compras de importaciones generadas en el mdulo. La
ventana posee los filtros de fecha (desde y hasta), los estatus pendiente y procesado y el concepto de las
facturas. En el casilla documento se puede seleccionar el documento a consultar, tambin est la opcin de
poder detallar los tems de cada factura.
Compra x Proveedor: Este reporte muestra una lista de todos los proveedores con todas las facturas de
compras realizadas a cada uno. Posee la opcin de detallar los tems de compra y los costos de los tems
detallados.
Productos Comprados: Este reporte muestra una lista de todos los tems comprados detallando todas las
facturas de compras que incluye ese producto. Posee la opcin de detallar los tems de compra y los costos
de los tems detallados.
Pago de Impuestos: Este reporte enlista todos los expedientes que posean un producto con el impuesto
calculado, detallando cada impuesto con su estatus (pagado y por pagar), descripcin del producto,
descripcin del impuesto, la base imponible, el valor del impuesto y el total.
Costos de Inventario: Este reporte enlista los productos los productos del inventario de a2 administrativo
detallando todos sus costos (anterior, actual, promedio y reposicin).
Costos x Proveedor: Este reporte enlista los proveedores, detallando los productos que se le han comprado
mostrando la cantidad y el costo de ltima compra.
Aranceles: Este reporte detalla los aranceles por captulos que se manejan en el mdulo.
General de Inventario: Muestra un listado de los productos introducidos en el mdulo, con el cdigo,
descripcin, categora, modelo, marca y costo referencial.
Faltantes de tems de importacin: En una importacin es muy posible que los productos comprados no
lleguen en tu totalidad por diferentes causas, por eso hay que tener en cuenta las perdidas obtenidas por los
productos faltantes. El modo individual distribuye el costo faltante de cada producto sobre si mismo, es decir,
el nuevo costo ser el resultado de la cantidad del producto faltante (CantF) multiplicado por el costo (Cost),
luego multiplicando el resultado anterior por el porcentaje (Porcent), posteriormente se divide entre la cantidad
(Cant) menos la cantidad faltante (Falt) y finalmente sumando el resultado con el costo original.
Reporte de Costos CIF: El informe detalla por expediente los costos CIF (Costo, Seguro y Flete) de las
importaciones. Dentro de este reporte se detallan las facturas que se tomaron en cuenta para el clculo del
costo CIF y el porcentaje que representa cada una en el total del costo.
Montos con o sin impuestos en el modulo de clculo de costos: esta opcin permite incluir los montos de
facturas o de tems de facturas con impuesto incluido o el monto sin el impuesto.
Seleccin de la base imponible (FOB, CIF, Calculado) por defecto para el clculo de impuestos: esta
opcin permite seleccionar la base imponible para el clculo de impuestos de las importaciones. La
seleccin de la base imponible se hace en el botn que se encuentra en la cabecera de la lista de impuesto, a
un lado de la etiqueta Base Imponible
Posibilidad de marcar exentos de impuestos o no a los productos y/o servicios del inventario de a2
Importaciones: esta opcin permite marcar de exento del primer y segundo impuesto a los productos y/o
servicios del inventario de a2 Importaciones.