Sunteți pe pagina 1din 8

CAPITOLUL 7

SISTEMUL INFORMAIONAL N MANAGEMENTUL INTERNAIONAL


7.1. Conceptul de sistem informaional al managementului
7.2. Rolul i importana sistemului informaional managerial n
afacerile internaionale
7.3. Componentele sistemului informaional managerial
7.4. Cerine de performan i deficiene de funcionalitate ale
sistemului informaional managerial
7.5. Informaii necesare managementului firmelor de afaceri
internaionale
7.1. Conceptul de sistem informaional al managementului
Prima cerin a unui manager inteligent este informarea corect, complet i
oportun.
Informaia a ajuns s fie marfa cea mai important i mai bine pltit n economia
modern.
Managerii firmei nu pot adopta decizii de conducere fr cunoaterea temeinic a
modului n care se desfoar ntregul proces al economiei firmei i fr cunoaterea
mediului ambiant n care firma acioneaz.
Putem spune c ntre capacitatea conducerii firmei de a valorifica informaiile i
nivelul productivitii este o legtur direct. De aceea conducerea firmei trebuie s
dispun de un raional i eficient sistem de informare economic, tehnic si social.
Se afirm adesea c materia prim a managementului o reprezint informaia.
Informaia genereaz decizia de management care se transmite la executani sub form de
sarcini, dispoziii, planuri care servesc drept impuls al aciunilor coordonate i orientate
spre scopuri precise.
Informaie

Sarcini

Rezultat Decizie
Dispoziii

Planuri
Aciune

Putem spune c avem de-a face cu un ciclu permanent informaional, decizional i


acional. n acest ciclu toi managerii i executanii sunt conectai ntre ei prin informaiile
care formeaz o reea de comunicaii (informaii) unic. n aceast reea, o ieire
informaional de la un post sau compartiment reprezint o intrare informaional pentru
alte posturi sau compartimente.
Fiecare manager reprezint un nod, punct al reelei comunicaionale n care se
ntreptrund o multitudine de informaii.

132
Sistemul informaional este o parte component a sistemului managerial. El
cuprinde ansamblul datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor internaionale,
procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor existente n cadrul firmei avnd drept
scop s asigure suportul informaional necesar lurii deciziilor n vederea ndeplinirii
obiectivelor fixate.
Este necesar s deosebim conceptul de sistem informaional de sistemul informatic.
Legtura dintre cele dou este ca de la ntreg (sistem informaional) la parte (sistem
informatic). Ambele sisteme urmresc acelai scop, ntre ele exist deosebiri de principii.
Deosebirea ntre ele const n msura n care sunt utilizate mijloacele de prelucrare
automat a datelor.
Sistemul informatic cuprinde pe lng tehnica de calcul electronic i datele,
informaiile, fluxurile i procedurile informaionale utilizate n cadrul firmei care
beneficiaz de intervenia sistemelor automate de calcul.
Dei inferior sistemului informaional din punct de vedere cantitativ, sistemul
informatic este superior din punct de vedere calitativ (stocare, procesare, acurateea
informaiei).
7.2. Rolul i importana sistemului informaional managerial n
afacerile internaionale
Sistemul informaional reprezint n afacerile economice internaionale o
component esenial a unei conduceri eficiente.
A) Rolul sistemului informaional const n realizarea ctorva sarcini:
a1) s asigure n permanen cunoaterea pieei prin supravegherea ei continu i
sesizarea modificrilor care apar n:
- evoluia cererii i ofertei
- dinamica preurilor
- modificarea cursurilor valutare
- evoluia importurilor i a exporturilor
a2) s permit managementului firmei s cunoasc n orice moment resursele,
posibilitile nevalorificate, avantajele competitive
a3) s ajute fundamentarea unor aciuni ale firmei (planul de penetrare pe pieele de
export, perfecionri ale organizrii, modernizarea gestiunii, pregtirea personalului etc.)
a4) s permit selectarea celor mai eficiente mijloace de aciune pe pia (forme i
metode de comercializare i cooperare, mbuntirea negocierilor, a contractelor i a
activitilor post-vnzare)
a5) organizarea de campanii promoionale
a6) fundamentarea preurilor de export-import
a7) mai buna realizare a activitii de control i a organizrii muncii n cadrul firmei
B) Importana deosebit a sistemului informaional managerial const n asigurarea
desfurrii n condiii eficiente a activitii de conducere, control i reglare a activitii.
n domeniul afacerilor economice internaionale, mai mult dect n alte domenii,
informaiile sunt mai importante dect resursele materiale, de aceea e nevoie ca sistemul
informaional s se transforme dintr-un sistem pasiv (de constatare i de raportare a unor

133
evenimente trecute) ntr-un sistem activ al managementului care s faciliteze n primul
rnd previziunea i formularea strategiei de dezvoltare a firmei, ct i urmrirea i
controlul punerii n practic a deciziilor adoptate.
7.3. Componentele sistemului informaonal managerial
Componentele de baz ale sistemului informaional managerial sunt:
a) data
b) informai
c) fluxul informaional
d) circuitul informaional
e) procedura informaional
f) mijloace de tratare a informaiei
a) Data constituie o descriere letric sau cifric a unor fenomene, procese,
evenimente, aciuni din cadrul firmei sau din afara ei.
Data este alctuit dintr-un grup de simboluri (litere, cifre, cuvinte) structurate i
nregistrate pe un suport material (hrtie, disc, band magnetic) i care pot fi prelucrate
manual, electronic sau combinate.
Data este componenta primar, cea mai simpl a sistemului informaional.
b) Informaia. Semnificaia transmis personalului n urma prelucrrii datelor
constituie informaia.
Informaia este o dat nzestrat cu relevan i scop. Informaia este deci un element
de ntiinare care provoac primitorului reacii ce conduc la luarea unei decizii i
declanarea unei aciuni.
Informaia reprezint elemente de cunoatere caracterizate prin:
- semnificaie
- utilitate (s fie folositoare, s serveasc la ceva)
- rolul
- finalitatea (s urmreasc un scop)
- oportunitate
- veridicitate
- cantitate (s conin un anumit volum de date)
- timp de racie (s ofere primitorului un anumit timp pentru a aciona la informaia
primit)
- frecven (zilnic, sptmnal, lunar)
-suport informaional (hrtie, band magnetic, disc)
Cele mai importante informaii utilizate n cadrul firmei se ncadreaz n urmtoarele
categorii (tipuri):
- informaia de comand (de dirijare, de coordonare). Acestea sunt folosite pentru

analizarea activitii curente i pentru luarea unor decizii cu privire la coordonarea

activitii curente din cadrul firmei.

- informaii de reglare (corectibil). Ele sunt ndreptate spre corectarea mersului


134
activitii prin adoptarea unor decizii care urmresc unele modificri cantitative sau
calitative ale activitii.
- informaia de cunoatere i raportare. Sunt de regul informaii statistice i
contabile exprimate printr-o serie de indicatori: cifra de afaceri, profitabilitatea, costuri,
preuri, calitate, grad de utilizare a capacitii etc. Aceste informaii ajut la cunoaterea
performanelor firmei i la fundamentarea unor decizii de management.
- informaii de planificare i prognoz. Se bazeaz pe evidena contabil i operativ
a firmei i servesc pentru luarea unor decizii privind planificarea i dezvoltarea firmei
ntr-un orizont de timp.
c) Fluxul informaional reprezint categoria de informaii necesare desfurrii unei
anumite aciuni sau activiti care se transmite ntre emitent i destinatar cu precizarea
punctelor intermediare de trecere.
Fluxurile informaionale sunt caracterizate prin: coninut; frecven; calitate; direcie;
suport informaional; form (scris sau oral).
Fluxurile informaionale se clasific dup dou criterii:
c1) Dup frecvena transmiterii informaiilor ntlnim:
- fluxuri permanente care se transmit zilnic sau de mai multe ori pe zi
- fluxuri periodice ce se transmit cu o anumit periodicitate (sptmnal, lunar etc.)
- fluxuri ocazionale care au o frecven relativ i se datoreaz de regul unor
situaii neprevzute. Ele circul ntre posturi i compartimente n cadrul firmei.
c2) Dup direcia vehiculrii informiei ntlnim trei categorii de fluxuri:
- fluxuri ascendente care circul de la execuntani ctre efi i cuprinde informaii
privitoare la modalitile de executare a sarcinilor i a deciziilor de management. Ele
mbrac de regul forma unor rapoarte.
- fluxuri descendente ce pornesc de la ef ctre subordonai i mbrac forma unor
dispoziii, sarcini sau ordine
- fluxuri orizontale care cuprind informaii transmise ntre posturi i/sau
compartimente situate pe aceleai niveluri ierarhic;
d) Circuitul informaional reprezint drumul, traiectoria pe care circul o informaie
sau o categorie de informaii de la emitent la destinatar (receptor).
Circuitul informaional se clasific dup dou criterii:
d1) Dup poziionarea (amplasarea) celor doi subieci ai comunicrii avem:
- circuite interne n care ambii subieci ai comunicrii (emitentul i receptorul) sunt
situai n cadrul firmei
- circuite externe n care fie emitentul, fie destinatarul se gsesc n afara firmei
(bnci, finanatori, furnizori, beneficiari, organe ale statului)
d2) Dup traiectoria fluxului internaional ntlnim:
- circuite verticale
- circuite orizontale
- circuite oblice (n diagonal) care se formeaz ntre posturi i compartimente
situate pe niveluri ierarhice diferite ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocite

135
(ntre serviciile comerciale i compartimentele contabile).
e) Procedura informaional. Aceasta reprezint ansamblul de elemente prin care se
stabilesc modalitile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor.
Procedurile informaionale stabilesc trei elemente:
- suporii de informaie (materialele folosite pentru consemnarea lor)
- mijloacele utilizate pentru a culege, nregistra, transmite i prelucra informaiile
- succesiunea tratrii informaiilor i operaiilor pe care aceasta le suport
f) Mijloacele de tratare a informaiilor. Acestea reprezint componenta tehnico-
material a sistemului informaional i cuprind toate instrumentele i echipamentele
utilizate n tratarea, culegerea, nregistrarea, prelucrarea, transmiterea i stocarea
informaiilor ncepnd cu cele mai simple instrumente (creion, hrtie etc.) i ncheind cu
cele mai complexe sisteme i instrumente de calcul.
Mijloacele de tratare a informaiilor se clasific n:
- mijloace manuale (creion, stilou, main de scris
- mijloace mecanizate (maini de facturat, de contabilizat)
- mijloace automatizate (calculatoare electronice de diferite tipuri)
Tratarea i prelucrarea informaiilor presupune derularea ctorva aciuni:
- stabilirea scopurilor procurrii informaiilor
- sistematizarea datelor colectate pe module i destinaii
- nelegerea coninutului datelor obinute i a datelor care genereaz deficiene
- fundamentarea concluziilor i analiza i aprecierea informaiilor care vor servi la
adoptarea deciziilor
7.4. Cerine de performan i deficiene de funcionalitate ale
sistemului informaional managerial
A) Sistemul informaional al managementului trebuie s ndeplineasc o serie de
cerine de performan. La aprecierea caracteristicilor unui sistem informaional se are n
vedere msura n care informaiile furnizate de acestea sunt rapide, reale, oportune i
eficiente.
nsi eficiena firmei este direct legat de modul n care conducerea ei tie s
trateze informaia.
Principalele cerine de performan ale sistemului informaional sunt:
a) Obiectivitatea datelor. Datele culese trebuie s fie obiective pentru a permite
cunoaterea real a strii efective a firmei sau a mediului ambiant pentru ca ele s poat
asigura informaiile necesare fundamentale unor decizii corecte.
b) Integralitatea informaiilor. Informaiile trebuie s reflecte integral (complet)
cantitatea i structura proceselor care au loc pentru a asigura debitul informaional
necesar pentru adoptarea unor decizii bune.
c) Exactitatea informaiilor. Informaiile, indiferent de numrul verigilor prin
care circul trebuie s pstreze exact coninutul iniial i s ajung la destinatar nealterate,
nedeformate.
d) Operativitatea. Informaiile trebuie s ajung la destinatar ct mai rapid posibil
pentru a fi receptate la momentul oportun i folosite operativ pentru adoptarea deciziei.
Este nevoie, deci, de scurtarea la maximum a timpului de la momentul emiterii
136
informaiei pn la momentul receptrii ei. Aceast cerin este necesar deoarece uzura
moral a informaiilor e mai rapid dect uzura bunurilor materiale.
e) Etapizarea i ierarhizarea informaiilor. Aceasta presupune ca informaiile s
ajung la destinatari la anumite date, la anumite periode (adic etapizate). De asemenea,
informaiile trebuie s ajung difereniat la anumite nivele ierarhice (ierarhizat) n funcie
de necesiti.
f) Unicitatea datelor i evitarea dublelor nregistrri i raportri. Aceasta este
necesar pentru a limita munca inutil, lipsa de operativitate i inexactitatea (de exemplu:
sunt situaii cnd compartimentele financiare i cel planificare furnizeaz informaii cu
privire la cifra de afaceri nregistrat de managerul general al firmei).
g) Adaptabilitatea informaiilor la prelucrarea automat a datelor. Ea
presupune asigurarea codificrii i pregtirii datelor corespunztor specificului
procedurilor de prelucrare automat. Acest lucru are ca rezultat realizarea sistemului
informaional.
h) Economicitatea i eficiena sistemului informaional
Economicitatea presupune realizarea circulaiei informaionale cu costuri minime.
Eficiena sistemului operaional se apreciaz ca raport ntre valoarea cognitiv a
informaiilor i cheltuielile ocazionate pentru obinerea lor.
B) Deficiene de funionalitate ale sistemului informaional:
n funionarea sa sistemul informaional managerial poate manifesta o serie de deficiene:
a) distorsiunea
b) filtrajul
c) redundana
a) Distorsiunea reprezint modificarea parial, ntmpltoare (neintenionat a
coninutului unei informaii pe parcursul culegerii i transmiterii ei de la emitent la
destinatar.
Cauzele care genereaz distorsiunea sunt:
- deficiene de pregtire (profesional, intelectual) ale persoanelor implicate n
vehicularea informaiilor
- utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea
informaiilor
- manipularea neglijent a suporilor de informaii n procesul transmiterii mesajului
de la emitent la destinatar.
b) Filtrajul reprezint modificarea intenionat a coninutului mesajului unei
informaii prin intervenia pe parcursul nregistrrii i transmiterii acesteia, a unor
persoane interesate ca destinatarul s primeasc un mesaj modificat.
Filtrajul este neles ca un obstacol al comunicrii ce capt forma unei trieri
intenionate a informaiilor cu scopul de a-l face pe primitorul mesajului s priveasc
informaiile favorabile sau nefavorabil (dup cum este intenia emitentului).
Filtrajul poate mbrca dou forme:
- manipularea. Ea reprezint comunicarea trunchiat a unor informaii.
- camuflarea. Aceasta semnific comunicarea n mod intenionat ambigu a
137
mesajului pentru a determina interpretarea eronat a acestuia.
c) Redundana este determinat de:
- existena unui numr mai mare de informaii dect sunt strict necesare pentru
realizarea unui anumit scop
- nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii
Redundana este determinat de regul de o proast coordonare a activitii, a unor
segmente din activitatea firmei.
7.5. Informaii necesare managementului firmelor de afaceri
internaionale
Dintre toate informaiile care circul n cadrul firmelor de afaceri internaionale
conducerea trebuie s selecteze i s utilizeze doar acele informaii care sunt reale i
necesare.
Informaiile obinute trebuie sistematizate i prezentate n aa fel nct s permit
informarea rapid i concludent a managerilor asupra situaiei actuale i a abaterilor de
la scopurile propuse.
Pentru a asigura un bun nivel de informare a conducerii datele recepionate trebuie:
- s redea situaia actual a performanelor
- s fie prezentate n comparaie cu cifra de plan stabilit
- s fie comparate cu performanele anului precedent
Informaiile interesante pentru managementul firmei cuprind mai multe domenii:
A) Informaii despre evoluia pieei. Piaa trebuie cercetat cu atenie pentru
a oferi informaii eseniale pentru satisfacerea tuturor categoriilor de consumatori.
Aceasta se realizeaz printr-o activitate judicioas de marketing. Marketingul, spunea
Peter Drucker, reprezint ntrega viziune a afacerilor privit din punct de vedere al
clientului.
n afacerile internaionale marketingul trebuie s sprijine managementul firmei n
ndeplinirea ctorva cerine:
- cunoaterea riguroas a nevoilor pieei (prin urmrirea i anticiparea acestora) i al
mediului ambiant al firmei
- o receptivitate ridicat fa de preferinele consumarorilor neleas ca o garanie a
desfurrii unei activiti utile ajutnd la orientarea firmei ctre pia i clieni
- o capacitate bun de adaptare a activitii firmei la evoluia cerinelor de consum i
la dinamica pieei
- o permanent preocupare pentru nnoire, modernizare i schimbare a produselor i
serviciilor, a formelor de distribuie i a metodelor de promovare a produselor i
serviciilor
- o eficien ridicat prin alocarea judicios a resurselor spre activiti care ofer
produsele cerute pe pia
n afacerile economiei internarnaionale marketingul trebuie s asigure un sistem
informaional despre pia privind:
a1) capacitatea de absorie a pieei
a2) oferta concureei
a3) nivelul preurilor
138
a4) evoluia monedelor rilor de import sau export
a5) regimul valutar
a6) reetele de distribuie folosite
a7) motivaiile i comportamentul de cumprare a consumatorilor
B) Informaii privind relaiile cu clienii. Acestea sunt cele mai importante
pentru managerii firmei deoarece de ele depind satisfacerea cerinelor clienilor i prin
aceasta asigurarea continuitii activitii i mrirea profitului.
Studiile de marketing au artat c ceea ce se folosete pentru ctigarea unui client \
nou este de cinci ori mai mult dect ceea ce este necesar pentru a menine un client
cunoscut. De aceea, studierea reaciilor clienilor i satisfacerea dorinelor lor constituie
metoda cea mai eficace de a pstra i dezvolta relaiile de afaceri existente.
Informaiile privind relaiile cu clienii urmresc cteva aspecte:
- comenzile primite zilnic de la clieni
- volumul zilnic al livrrilor ctre clieni
- punctualitatea livrrilor ctre clieni (respectarea termenului de livrare)
- reclamaiile fcute de clieni privind calitatea produselor livrate
C) Informaii despre performanele firmei reflectate n:
- rapoarte lunare asupra indicatorilor financiari cum sunt: bilanul, contul de profit i
pierderi, operaiuni cash-flow
- raport asupra performanelor produciei cuprinznd: volumul produciei, investiii,
amortizri, costuri totale, profit brut, profit net, dividende, capital propriu etc.
- situaia vnzrilor cuprinznd informaii despre: expedieri, costuri de stocare,
depozitare i expediie, valoarea mrfurilor expediate cu ntrziere, pierderi i
perisabiliti
- situaia utilizrii resurselor umane: numr de persoane, posturi vacante,
productivitatea muncii, ctig mediu, absene, concedii de boal, accidente de munc,
abateri disciplinare etc.

139