MS.

OFFICE 2016
Ms. Excel Avanzado
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Centro de Educacin Continua
Universidad Continental
Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office
Autor: Ing. Flix Guevara Gamboa
Contenidos extrados de su libro Computacin Paso a Paso Office 2016
Queda prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este documento en
cualquiera de sus formas, sean electrnicas o mecnicas, sin el consentimiento previo y por
escrito del autor y el Centro de Educacin Continua.
Programa: Microsoft Office 2016

SESIN

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD

DE:

Utilizar la Funcin condicional =Si()

TEMAS:

Funcin =Si()
=SI() anidado

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LA FUNCIN =SI()
La funcin ms importante de todas, es precisamente la funcin =Si(), ya que ms del 70% de
operaciones con hojas de clculo, requieren de esta funcin. La funcin =Si(), permite validar,
condicionar y programar la hoja, en ese sentido se hace necesario dominar el uso de esta
funcin.

1. Sintaxis de la Funcin =SI()

Notas:
a) Si desea imprimir texto o smbolos, use comillas.
b) Si desea imprimir nmeros o el contenido de celdas, no use comillas.
c) La funcin =Si(), no soporta caracteres comodines para abreviar cadenas de texto.
d) La funcin =SI() puede anidarse hasta 7 veces, eso quiere decir que dentro de la
primera funcin =Si(), se pueden usar hasta 7 funciones =Si() adicionales.
Ejemplo:
Se tiene una relacin de alumnos con sus respectivas notas; calcule el promedio
redondeado a cero decimales y en la columna observacin, proceda a imprimir APROBADO,
para todos aquellos cuyo promedio vaya de 11 a 20 y DESAPROBADO, para todos aquellos
cuyo promedio vaya de 0 a 10.
Existen muchas formas de dar solucin a este caso, obsrvese las posibles soluciones.

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=SI(I5<=10,"DESAPROBADO", "APROBADO")

Esta sentencia se lee: Si el promedio que est en la celda I5 es menor o igual que 10, entonces
imprimir DESAPROBADO, sino imprimir APROBADO.

Aqu unas variantes que resuelven el mismo problema:

=SI(I5<11,"DESAPROBADO", "APROBADO")

=SI(I5>=11,"APROBADO", "DESAPROBADO")

=SI(I5>10,"APROBADO", "DESAPROBADO")

Cualquiera de estas funciones dara solucin al problema porque los promedios se encuentran
redondeados a cero decimales.

2. Validacin de Datos
Como sabemos la computadora no es una mquina inteligente, por ese motivo debemos
preparar la hoja de clculo para que emita mensajes de error cuando el usuario haga
ingresos invlidos. Esto se logra aplicando Validacin de datos.
Para el ejemplo vamos a validar el ingreso de notas en un registro. Solo se deben permitir
nmeros enteros de 0 a 20. SI un usuario digita un dato diferente, la computadora emitir
un mensaje de Error.
a) Seleccione las celdas que desea validar.
b) Ficha Datos, botn Validacin de datos.
c) Seleccione el tipo de validacin. Ejemplo: Nmero entero

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d) A continuacin ingrese los criterios de validacin. Ejemplo: Entre un dato mnimo

de 0 y un dato mximo de 20.
e) Opcionalmente se recomienda crear un mensaje de error, para ello pase a la ficha
Mensaje de error y escriba el mensaje deseado.

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3. Formato Condicional
Seguramente en ms de una ocasin ha tenido la necesidad de mostrar los datos de las
celdas con algn formato en particular. Estos formatos automticos se logran aplicando
Formato condicional.
Un ejemplo clsico sera mostrar las notas de los alumnos desaprobados en rojo y los
aprobados en azul.
a) Seleccione las celdas a las que desea aplicar formato condicional.
b) Vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y seleccione la opcin Formato condicional,
Nueva regla.
c) A continuacin seleccione la 2da opcin: Aplicar formato nicamente a las celdas
que contengan y en la parte inferior proceda a ingresar los criterios respectivos.
d) Con el botn Formato, podr modificar los tipos de fuente, tamaos, colores, etc.
e) Aceptar.
f) Puede crear cuantas reglas crea conveniente.

4. Si() anidado
La operacin ms comn cuando existen ms de dos condiciones es el famoso si anidado.
Todo se determina en base al total de condiciones menos 1.
Ejemplo

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En este ejercicio existen 3 condiciones o posibilidades: imprimir >, < o =. Al haber 3

condiciones solo requerimos 2 funciones si anidadas para resolver el problema. He aqu
una posible solucin:

=SI(A3<C3,<,SI(A3>C3,>,=))

EJERCICIOS
Resuelva las hojas SI_3, SI_5 y Si_6 del libro Si_anidado 2016.xls. Lea detenidamente las
indicaciones.

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SESIN

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD

DE:

=Si() anidado

TEMAS:

Refuerzo de =SI() anidado

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LA FUNCIN =SI() ANIDADA

Pasaremos a resolver la hoja SI_7 del archivo Si_anidado2016.xls.
Este ejercicio en particular al presentar 12 posibilidades parece muy complicado de resolver.
Los ejercicios complejos se deben resolver con el mtodo Divide y Vencers un mtodo
muy famoso en mbitos de programacin.
Lo que hace este mtodo es dividir el problema en pequeas partes y posteriormente resolver
cada una de las partes. Al dar solucin a cada una de las partes se termina dando solucin a
todo el problema.

5. Mtodo Divide y Vencers

a. Plantear algoritmos que den solucin al problema.
b. Resolver los algoritmos por partes.

Solucin del Ejercicio:

a. Comenzaremos planteando un algoritmo para resolver la columna Incentivo y otro
algoritmo para resolver la columna Sueldo Neto.
Incentivo=Sueldo Bsico*Bono
Sueldo Neto= Sueldo Bsico+Incentivo

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b. A continuacin resolveremos la columna Incentivo, pero para ello solo pasaremos

a solucionar la parte del Sueldo Bsico; como el sueldo bsico depende del cargo,
entonces pasaremos a verificar cuantos cargos hay.
Como se observa existen 04 cargos; eso quiere decir, que tendramos que resolver
este ejercicios con 03 funciones =SI().
c. Despus de resolver el Sueldo Bsico, tendramos que plantear una frmula que
resuelva el Bono.
Tomemos en cuenta que el bono depende de 3 categoras; por tanto, all
tendramos que resolver con 02 funciones =Si() anidadas.
d. La solucin de la columna Incentivo sera la siguiente:

Calculo del Sueldo Bsico

=SI(D4=$B$17,$C$17,SI(D4=$B$18,$C$18,SI(D4=$B$19,$C$19,$C$20)))*SI(
E4=$E$17,$F$17,SI(E4=$E$18,$F$18,$F$19))

Bono

e. Seguidamente resolveremos la columna Sueldo Neto:

Calculo del Sueldo Bsico Incentivo
=SI(D4=$B$17,$C$17,SI(D4=$B$18,$C$18,SI(D4=$B$19,$C$19,$C$20)))+F4

f. Como ya se tiene calculada la columna incentivo, lo ms practico sera copiar la

frmula del Sueldo Bsico y sumarle el cometido de la celda F4 (Incentivos)

LA FUNCIN =SI() ANIDADA SEGUNDO EJEMPLO

Abra el archivo si_anidado2016-2.xls. A continuacin calcule Precio campaa en $ , para ello
aplique el descuento segn la tabla del extremo derecho. Finalmente muestre el Precio
campaa S/.
Aplique el mtodo Divide y Vencers

Solucin del Ejercicio:

a. Comenzaremos planteando un algoritmo para resolver la columna Precio campaa
$ y otro para resolver la columna Precio campaa S/.
Precio campaa $=Precio-Precio*%
Precio campaa S/.= Precio campaa $*Tipo de cambio

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A continuacin resuelva el ejercicio, siguiendo los pasos antes mencionados.

Verifique con mucho cuidado que la tabla de descuento aparentemente presenta
solo 3 condiciones; sin embargo existen 2 condiciones adicionales que son
implcitas.
Fjese:
Qu descuento tendrn los artefactos, cuyo precio est en el rango de 0 a 80
dlares?
Qu descuentos tendrn los artefactos, cuyo precio sea mayor que 300 y menor
o igual que 1000 dlares?
Plantee una frmula que involucre cada condicin.

EJERCICIOS
A continuacin resuelva ejercicios propuestos por su docente.

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SESIN

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD

DE:

Emplear Funciones Lgicas =Y() =O()

TEMAS:

Funciones Lgicas =Y() =O()

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LAS FUNCIONES LGICAS =Y( ) =O( )

Las funciones lgicas suelen ser de mucha utilidad cuando plantea problemas complejos, pero
debemos tener en cuenta que a veces facilita mucho el trabajo, como tambin a veces lo
complica.
Para saber cmo aplicar la funcin correcta, recordaremos las tablas de la verdad.

CONJUNCIN Y DISYUNCIN O
P Q R P Q R
V V V V V V
V F F V F V
F V F F V V
F F F F F F

Como se puede observar en el caso de la Conjuncin lgica, basta que exista una proposicin
que sea falsa, devolver FALSO.
En cambio en el caso de la Disyuncin lgica, basta que exista una proposicin verdadera,
devolver VERDADERO.

6. Sintaxis de la funcin =Y( ) =O( )

=Y(criterio1, criterio2, , criterio30)

=O(criterio1, criterio2, , criterio30)
Algunos ejemplos para comprender el uso de estas efectivas funciones lgicas.
Proceda a abrir el archivo funciones Y-O.xls
Ubquese en la hoja ejercicio2.xls

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Solucin del Ejercicio:

g. En primer lugar calcularemos los AOS DE SERVICIO de cada trabajador. Una
frmula que puede dar solucin a este problema sera:

=Entero((hoy()-E4)/365.25)
h. La lgica sera la siguiente:
La funcin Hoy() devuelve la fecha de hoy; en consecuencia, si a la fecha de hoy le
restamos la fecha de ingreso (E4), entonces obtendremos cuantos das de vida
tenemos.
Pero aun no es suficiente
i. El siguiente paso sera convertir das a aos, para ello nos preguntamos Cuntos
das tiene un ao?, la respuesta sera aproximadamente 365.25 das, porque no
olvidemos que existen aos bisiestos. Por tanto, agrupamos el resultado de la resta
y dividimos entre 365.25.
j. Hasta este punto ya tendramos los aos de servicio, pero con decimales. La
pregunta sera: Hace falta redondear dicha expresin decimal o bastara
con extraer la parte entera?
k. Pues es muy sencillo, nadie en este mundo se redondea la edad; se espera
a que llegue el da del cumpleaos para recin incrementarnos la edad; por
tanto, solo deber aplicar la funcin =Entero(). Esta funcin captura la parte
entera de una expresin decimal sin redondearla.
l. Otra frmula podra ser usando la funcin oculta =sifecha():

=sifecha(E4, HOY(), y)

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m. El trabajo ahora consiste en calcular la columna BONO, para ello deber

buscar una solucin vlida.

MTODO DEL CAMINO CORTO O DEL MENOR NMERO DE

PARTICIONES
Este mtodo consistir en dar solucin al problema con la variable que tenga menor nmero de
particiones o condiciones.

Pasos:
1. Identificar las variables que intervienen en el problema
2. Verificar el nmero de particiones de cada variable.
3. Dar solucin por la variable con el menor nmero de particiones o condiciones.
Solucin:
1. Nos preguntamos Cules son las variables que condicionan la hoja de clculo? La
respuesta sera casi inminente: Las variables que condicionan el clculo del BONO
son dos: Aos de servicio y Sexo del trabajador.
2. Ahora verificamos cuantas particiones (condiciones) tiene la columna Aos de
servicio y cuantas particiones (condiciones) tiene el Sexo. Como se observa existen
3 condiciones en aos de servicio: los que trabajaron de 1 a 5 aos, los que
trabajaron de 6 a 10 aos y los que trabajaron de 11 a ms aos.
En el caso de la variable sexo, solo existen 2 posibilidades: Masculino y Femenino.
Llegamos a la conclusin que la variable con menor nmero de particiones o
condiciones es la variable sexo.
3. Finalmente planteamos la solucin de la siguiente forma:

=SI(D4=$D$11,SI(F4<=5,$D$12,SI(F4<=10,$E$13,$D$14))*G4,SI(
F4<=5,$E$12,SI(F4<=10,$E$13,$E$14))*G4)

Lo que significa esta sentencia es lo siguiente:

Si el sexo del trabajador es igual a Masculino; entonces, se har un =Si() anidado
que capture todos los porcentajes de sexo Masculino y esa frmula se multiplicar
con el Sueldo. Si no se cumpliera la condicin, entonces se har un =SI() anidado

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para capturar los porcentajes correspondientes a sexo femenino y esa frmula se

multiplicar con el Sueldo.

EJERCICIO PROPUESTO:
Resolver la hoja Ejercicio3 del libro Funciones Y-O.xls

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SESIN

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD

DE:

Emplear la funcin Buscarv().

TEMAS:

Funcin =Buscarv().
Validacin de Lista.
Ver dos o ms hojas paralelamente.

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FUNCIN BUSCARV CONSULTAV

La funcin =Buscarv() es una de las funciones ms importantes para buscar datos

contenidos en tablas de informacin. Su nombre significa Bsqueda Vertical; ese nombre
hace alusin a que los datos se buscan verticalmente en la primera columna de la tabla de
datos.
Aqu la sintaxis:

Dato a Nombre Nro. de Tipo de

=Buscarv( buscar , de tabla , columna , Bsqueda )

Es aquel dato que ser

Debe Indicar de qu 0: Exacta (Datos
buscado en la 1ra.
colocar el columna de la desordenados)
Columna de la tabla. Por
nombre de tabla desea 1: Estimada (Datos
lo general suelen ser
la tabla. extraer datos. ordenados)
cdigos.

Para poner en prctica los diversos pasos, abra el archivo buscarv02.xls.

7. Asignar nombre a cada tabla con la que trabajar

a. Dar clic dentro de una tabla (en cualquier celda de la tabla)
b. Pulsar Ctrl+Flecha abajo (1 vez)+Flecha derecha(1 vez) ; esto permitir seleccionar
toda la tabla.
c. Ir al cuadro de nombres, asignar el nombre deseado y pulse ENTER. De preferencia
coloque un nombre que haga referencia al contenido de la tabla. Por ejemplo; si la
tabla contiene datos de clientes, lo mejor ser asignarle el nombre CLIENTE.
d. Si la tabla posee muchas columnas es mejor enumerar las columnas, esto facilitar
al 3er parmetro de la funcin =Buscarv().

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Nota:

Si asign un nombre de tabla por accidente, o seleccion mal la tabla; podr eliminar
el nombre de tabla, yendo a la ficha Frmulas y seleccionando Administrador de
nombres, finalmente deber eliminar el nombre que fue asignado por error.

8. Validacin de Lista
a. El segundo paso para trabajar apropiadamente, sera validar listas, para que se
muestren los cdigos vlidos y no permita el ingreso de cdigos fantasmas.
b. Seleccionar la lista de datos que desea validar y asignarle un nombre. Ejemplo:
CODCLI

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c. Dar clic en la celda donde desea mostrar la lista de cdigos

d. Ficha Datos, botn Validacin de Datos.
e. En la opcin Permitir, seleccione Lista.
f. A continuacin escriba el nombre de la lista anteponiendo el signo =. Ejemplo:
=CODCLI

g. Finalmente genere un mensaje de error.

h. Aceptar.

9. Ver dos o ms hojas de clculo paralelamente

Para facilitar el trabajo mientras trabaja con =Buscarv() se recomienda ver varias hojas
paralelamente, de esta manera, si las tablas estn en hojas diferentes, no habr problema de
poder visualizar en que nmero de columna se encuentran los datos.

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 19

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Para lograr esto realice los siguientes pasos:

a. Pasar a la ficha Vista

b. Clic en el botn Nueva ventana
c. Clic en el botn Organizar todo
d. Elegir Horizontalmente (muestra una hoja arriba y otra debajo) o Verticalmente
(muestra una hoja a la derecha y la otra a la izquierda).
e. Aceptar.
f. En una de las hojas seleccione la hoja donde se encuentra la tabla y en la otra
seleccione la hoja donde trabajar con la funcin =Buscarv().
10. Procedimiento para ir resolviendo la hoja VENTAS.

Ubquese en la celda C8 de la hoja VENTAS y para mostrar el Nombre del cliente escriba la
siguiente frmula:

=SI(C6=,, BUSCARV(C6,CLIENTE,2,0))
Esta orden significa lo siguiente:
Si el cdigo del cliente (contenido de la celda C6) est vaco, entonces que el nombre
permanezca vaco, de lo contrario utilizar la funcin =Buscarv(), donde se buscar el cdigo del
cliente que se encuentra en la celda C6; ste cdigo ser buscado en la tabla CLIENTE, y
extraeremos los nombres de la columna 2, finalmente el tipo de bsqueda ser exacto, por eso
se consigna 0.
La frmula para mostrar el apellido y la categora es exactamente el mismo, lo nico que vara
es el nmero de columna.
Esta sera la solucin para mostrar el APELLIDO.

=SI(C6=,, BUSCARV(C6,CLIENTE,3,0))
Esta sera la solucin para mostrar el CATEGORA.

=SI(C6=,, BUSCARV(C6,CLIENTE,4,0))

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TRABAJO EN CLASE
Concluye el ejercicio propuesto..

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 21

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SESIN

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIN, EL PARTICIPANTE ESTAR EN LA CAPACIDAD

DE:

Crear grficos estadsticos y crear Tablas dinmicas.

TEMAS:

Creacin de grficos estadsticos.

Creacin de Tablas dinmicas.

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CREACIN DE GRFICOS
Para llevar a cabo estos pasos abra el archivo GRFICOS 2016.xls

11. Pasos para crear grficos estadsticos

a. Seleccionar SERIES de datos incluyendo encabezados de tabla (el encabezado es la
primera fila de la tabla, donde se visualizan los nombres de cada columna).

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 23

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b. La seleccin de datos puede darse en columnas o filas.

c. Ficha Insertar, Grupo Grficos y seleccione el tipo y estilo de grfico.
d. Si trabaja con dos series de datos, deber crear un grfico circular.

e. Si utiliza ms de dos series, podr elegir cualquier otro tipo de grfico.

f. Si desea personalizar los grficos, deber seleccionar el grfico y trabaje con la ficha
Herramientas de Grficos.

g. Si trabaja con grficos de 3D, podr cambiar la perspectiva, dando clic derecho
sobre el grfico y seleccionando GIRO 3D.

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 24

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h. Proceda a modificar la elevacin del eje Y.

12. Grficos Recomendados

a. Es una nueva forma de crear grficos, en donde el protagonista es Excel y te sugiere
que grfico sera el ms adecuado para una determinada seleccin.
b. Proceda a seleccionar las columnas Vender y Ago, enseguida de clic en el botn
Grficos recomendados.
c. Aparecer una ventana de dilogo que permitir elegir el grfico que Excel
recomienda.

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TRABAJO EN CLASE
1. Proceda a crear un grfico comparativo que represente las ventas de Noviembre y
Diciembre.
2. Crear un grfico que represente las ventas de todos los meses, pero solo de Mara,
Ramiro y Andrea.
3. Crear un grfico estadstico que represente las ventas de Ana y Alejandra, de los meses
de Septiembre, y Noviembre.

CREACIN DE TABLAS DINMICAS

Para llevar a cabo estos pasos abra el archivo TABLAS DINMICAS 2016.xls
1. Pasos para crear una Tabla Dinmica (Pivot Table)
a. De clic en cualquier celda de la tabla
b. Ficha Insertar, Grupo tablas, Botn Tabla Dinmica, opcin Tabla dinmica.
c. Clic en aceptar
d. A continuacin aparecer la plantilla de tabla dinmica

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 26

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e. En seguida puede observar cuatro zonas importantes: La zona de Filtros que es la

que condicionar la tabla dinmica, la zona de Columna, la zona de filas y la zona
de Datos o de Valor (por lo general son datos numricos).
f. Finalmente arrastre los campos hacia las zonas indicadas anteriormente.
g. Para nuestro ejemplo arrastre el campo Zona, en la zona de Filtros
h. Proceda a arrastrar el campo Ciudad en la zona de columnas.
i. Arrastre el campo Nombre y Apellido en la zona de Filas.
j. Finalmente arrastre el campo celulares en la zona de Datos.
k. Proceda a manipular el campo Zona y vea como se actualizan los datos de forma
automtica.

l. Si hiciera alguna modificacin en la tabla principal de datos, para actualizar la tabla

dinmica solo tendr que dar clic derecho en cualquier parte de la Tabla dinmica

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 27

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m. Para crear un grfico dinmico, de clic en cualquier zona de la tabla dinmica,

aparecer la ficha Herramientas de Tabla dinmica, clic en la sub ficha Opciones y
dar clic en el botn Grfico dinmico.

Modulo: Ms. Excel 2016 Pag. 28