Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA 4

Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Difusin y promocin
del proyecto

2003
 Series de Publicaciones RUTA

380.1
B142d
Difusin y promocin del proyecto / Bez, Linda y Zamora,
Eduardo. --San Jos, C.R.: Unidad Regional de Asistencia Tcnica,
2003.
39 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie
Organizacin para la Ejecucin de Proyectos. Fascculo 4)

ISBN: 9968-866-18-0

1. PROMOCIN. 2. DIFUSIN. 3. COMUNICACIN.

Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores

y personal de RUTA que colaboraron en la preparacin de este documento

Autores

Eduardo Zamora. Nicaragua

Linda Bez. RUTA

Colaboraron en la revisin

Hctor Ortega. PROSOC, Honduras

Marlon Mrida. PROCUH, Guatemala
Rafael Paredes. PRODAP, El Salvador
Mara del Roco Daz. Costa Rica
Eduardo Zamora. Nicaragua
Linda Bez. RUTA

Control de edicin

Carmen Eugenia Morales. RUTA

Mayela Rodrguez. RUTA
Roxana Romero. RUTA

Diseo y diagramacin

Oscar Cuevas
 Indice
Indice
Siglas___ ii

Presentacin___ 1

Conceptos bsicos___ 3

Objetivos y productos___ 5

Requisitos___ 6
i
Principios centrales.__ 7

Participantes y responsabilidades___ 9

Mtodo de trabajo__ 11

Perodo para realizar las actividades___ 21

Anexo:.... ....25
.
Instrumentos de apoyo a la difusin y promocin . ... ..
 Siglas
FIDA Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola

IC Innstitucin Cooperante

IEEA Informe de Evaluacin Ex - Ante

ONG Organizacin No Gubernamental

POA Plan Operativo Anual

PS&E Planificacin, Seguimiento y Evaluacin

ii
UP Unidad de Proyecto
Siglas

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Presentacin
Presentacin
La organizacin para la ejecucin de proyectos de desarrollo rural requiere
de un marco orientador en aspectos tcnicos, administrativos y financieros,
que conduzca a un buen arranque y consolidacin de las acciones del
proyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan informacin sobre
conceptos bsicos, principios para cada accin importante de la organi-
zacin de proyectos, instrumentos tiles y experiencias relevantes de eje-
cucin, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones en
el rea de influencia y la poblacin objetivo.

Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Tcnica (RUTA) ha prepara-

do la Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos, que consta de un
conjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual o
en su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la eje-
cucin del proyecto.

La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentes

fascculos1 preparados en funcin del orden lgico requerido para ejecutar
1
un proyecto y un glosario de trminos para uniformar los conceptos
empleados en la ejecucin de proyectos. Los fascculos son complemen-
tarios entre s, contienen un formato comn que comprende conceptos
bsicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de
acciones, perodo para realizar las actividades y finalmente, el mtodo de
trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.

Propsito del fascculo

La difusin y promocin del proyecto debe seguir un proceso ordenado en
sus contenidos, tiempos y formas; as como utilizar diferentes medios de
informacin para asegurar que los mensajes clave sobre el proyecto
lleguen de forma gradual a los diferentes actores.

Este fascculo tiene como propsito explicitar las relaciones y diferencias

entre la difusin y promocin del proyecto. Propone un mtodo de trabajo
para realizar la difusin y promocin, partiendo de las experiencias desa-
rrolladas por proyectos, con el involucramiento de diferentes actores

1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organizacin para la

Difusin y promocin del proyecto Ejecucin de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.
 locales. En el fascculo se incluyen las actividades necesarias para elabo-
rar una estrategia y plan de difusin y promocin del proyecto, as como
para ejecutarlos y darles seguimiento.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Conceptos bsicos
Conceptos bsicos
La difusin y promocin del proyecto son acciones de un proceso
educativo y reflexivo, que ayudan a formar nuevas visiones y generan pro-
puestas que conducen a cambios en el sistema de vida de los actores del
proyecto. La difusin y promocin debe ser realizada en forma continua,
amplia y masiva, donde los actores trabajan organizadamente en dife-
rentes momentos. Es un proceso que en su primer etapa acta de manera
interactiva con la induccin externa y la organizacin local para la ejecu-
cin.

La difusin se desarrolla por etapas, de acuerdo con el avance en la eje-

cucin del proyecto. Sirve para apoyar en la consecucin de los objetivos
especficos del proyecto; explicar y promover de manera general la natu-
raleza, filosofa, estructura, procedimientos, mecanismos de operacin,
modalidades y alcances de los servicios prestados por el proyecto.
Procura hacer llegar la informacin ms amplia sobre los servicios ofreci-
dos. Al inicio del proyecto contribuye a la puesta en marcha del trabajo
con los grupos demandantes ms organizados.
3
Hace uso de medios masivos de comunicacin social, de fcil acceso, alta
audiencia y cobertura en zonas rurales, en especial en las zonas ms ale-
jadas y con menor posibilidad de recibir informacin directa. Al ser masiva
no debe perder de vista el abordar elementos especficos que interesan y
orientan a los diferentes actores, en especial a los posibles usuarios (as)
con menos desarrollo organizativo (mujeres y jvenes) y con limitaciones
de acceso a informacin.

La promocin es complementaria a la difusin, y puede iniciar despus

o en forma paralela a esta. Dirige su esfuerzo a brindar informacin de
manera directa y personalizada a los actores y posibles usuarios (as) sobre
los servicios y oportunidades brindados por el proyecto; as como sobre los
mecanismos de acceso a los mismos, procurando crear un mayor inters
en dichos servicios. La promocin est dirigida a las comunidades o gru-
pos menos desarrollados, apoyndolos en la identificacin y formalizacin
de sus demandas. Hace uso de mecanismos directos y puntuales como
son los talleres, reuniones y charlas, auxiliados con medios didcticos y
audiovisuales, seleccionados de acuerdo con las caractersticas de la

Difusin y promocin del proyecto

 poblacin objetivo. La promocin est muy vinculada a la focalizacin de
la poblacin objetivo .

La difusin y promocin deben provocar que los actores relacionados con

la ejecucin del proyecto se familiaricen y apropien de sus conceptos. Una
vez que se completa la difusin se espera que los grupos ms organizados
tengan claros los sericios ofrecidos y puedan iniciar la preparacin de sus
demandas al proyecto. Con los grupos menos desarrollados u organiza-
dos ser necesario involucrarlos con la focalizacin e identificacin de
demandas.

La difusin y promocin no son actividades propagandsticas, sino

acciones organizadas, que responden a una estrategia que las armoniza
en el contenido y el tiempo, haciendo llegar complementariamente los men-
sajes desde los distintos medios masivos de comunicacin, con el trabajo
que de manera directa hace la Unidad de Proyecto con los actores del
4 proyecto.

Algunos conceptos estrechamente relacionados con la difusin y promo-

cin son:

La induccin interna es un proceso estructurado y organizado de

anlisis de los documentos del proyecto y de actualizacin de informacin
relevante para la adecuada ejecucin. Como resultado de esta revisin
crtica se capacita el equipo de la UP para que pueda planificar sus
acciones y asignar recursos para el desarrollo de esas actividades con los
usuarios (as) y actores relacionados.

La induccin externa es un proceso dinmico de anlisis, reflexin y

divulgacin a los diferentes actores vinculados a la ejecucin, sobre la na-
turaleza, filosofa, estructura, procedimientos y alcances del proyecto. Se
realiza para que los actores interioricen y se apropien de los conceptos
sealados, como resultado de un amplio anlisis y conocimiento detallado
del proyecto.

La organizacin local para la ejecucin consiste en la identifi-

cacin y creacin de todas las instancias o estructuras requeridas al nivel
local y del desarrollo de las capacidades necesarias en las mismas, para
su funcionamiento en apoyo del proyecto. Comprende tanto acciones de
carcter interno a la Unidad de Proyecto (UP), como de carcter externo
con organizaciones y autoridades existentes en el medio local.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Objetivos y productos
Objetivos y
productos
El objetivo de la difusin y promocin es dar a conocer el proyecto, para
que los usuarios (as) y actores, conozcan y se familiaricen con su con-
tenido, de manera que estn en condiciones de presentar sus demandas
y as tengan acceso a los bienes y servicios (beneficios) del proyecto.

Los principales resultados de la difusin y promocin son:

Los actores y en particular los usuarios (as) reciben informacin

sobre el proyecto, su contenido, objetivos, resultados esperados y
financiamiento, en forma visual y escrita.

Los actores y usuarios (as) se familiarizan con el esquema organi-

zativo, los mecanismos para la ejecucin, los procedimientos
administrativos, roles de usuarios (as) y actores.
5
La generacin y presentacin de propuestas para la demanda de
servicios, de parte de los grupos usuarios (as) da inicio.

La comunicacin directa y permanente del proyecto hacia los

usuarios (as) y organizaciones oferentes de servicios.

Difusin y promocin del proyecto

 q
Requisitos
Para realizar la difusin y promocin del proyecto se requieren estn
dados los siguientes requisitos:

La induccin interna se ha desarrollado como antecedente inme-

diato y se est llevando a cabo la induccin externa, como parte
del proceso de organizacin para la ejecucin. Se parte de que la
UP conoce a profundidad el proyecto, domina y aplica su con-
tenido, objetivos, esquema de ejecucin, como resultado del pro-
6 ceso de induccin interna. Adems, los actores locales, lderes
comunitarios y autoridades locales conocen el proyecto como
resultado de la induccin externa.

El Estudio de Base se ha elaborado y actualiza la informacin

sobre el rea del proyecto, la poblacin objetivo y las necesidades
de las organizaciones, grupos y territorios.
Requisitos

Los principales actores, contactos locales estn identificados y su

rol en la difusin y promocin se ha definido.

Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para

realizar las actividades estn a disposicin de la UP, en forma
oportuna y suficiente.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Principios centrales
Principios centrales
Los principios centrales de la difusin y promocin son:

Principio Descripcin

El proyecto cuenta con una estrategia de

comunicacin clara y conocida por todo el
personal. Esta estrategia procurar el uso
Estrategia clara de de las tecnologas y los medios disponibles
comunicacin para dar a conocer los conceptos y filosofa
de trabajo del proyecto hacia los usuarios
(as) y otros actores.

Es importante que los usuarios (as) del

proyecto participen en las etapas de
preparacin, ejecucin y seguimiento a los
resultados de la difusin y promocin.
Estos participantes debern asumir un
papel protagnico y activo, difundiendo y
promoviendo el proyecto dentro de sus
municipios, comunidades, grupos y organi-
Participativo zaciones, siendo esto fundamental para las
acciones de promocin. Es necesario
tomar en cuenta a instituciones y otros
7
actores que han mostrado disposicin e
inters en el proyecto para desarrollar
acciones conjuntas de difusin y promo-
cin en las diferentes comunidades.

Debe ser considerada la representatividad

Representatividad
geogrfica, por etnia, edad y gnero de
grupos y organizaciones de participantes y
otros actores, en todos los eventos locales
donde se realizarn las acciones, para ase-
gurar una adecuada distribucin de la
informacin.

El proyecto est dirigido a dar respuestas a

las demandas de un amplio grupo de
usuarios (as) con distintos tipos de intere-
ses, con acceso a informacin diversa y
niveles culturales y educativos desiguales,
por lo que la difusin y promocin deben
Metodologa
ser desarrollados considerando cada tipo
adecuada a de pblico, usando herramientas y medios
participantes didcticos que aseguren que los partici-
pantes manejen en forma clara el con-
tenido del proyecto. Es importante cuidar el
lenguaje y contenidos utilizados en los
eventos, mensajes, materiales didcticos y
folletos.

Difusin y promocin del proyecto

 Principio Descripcin

Deber asegurarse un suministro perma-

Acceso constante a la nente y actualizado de informacin y mate-
informacin riales del proyecto a todos los actores y
usuarios (as).

Es necesario considerar la incorporacin

equitativa de hombres y mujeres en los
diferentes momentos y acciones del proce-
so, promoviendo de manera eficiente la
igualdad de oportunidades que presenta el
proyecto en todas sus fases de ejecucin.
Equidad de Gnero Debern hacerse esfuerzos especiales en
la realizacin de acciones particulares con
mujeres partiendo de que histricamente
ha sido el sector con menos espacios y
oportunidades.

8
Para garantizar la confianza de los usuarios (as) y
otros actores las reglas de funcionamiento del
proyecto, la UP debe estar dispuesta a suministrar
Transparencia la informacin contenida en la documentacin bsi-
ca del proyecto aprobada por el gobierno y las insti-
tuciones financieras.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Participantes y responsabilidades
Participantes y
responsabilidades

Participante Responsabilidades

Son las instancias donde se definen las

polticas locales de desarrollo que inciden
en las actividades de la poblacin del rea
del proyecto. Su participacin ser rele-
Autoridades locales vante en la medida en que puedan cono-
(instituciones del cer, integrar o complementar las acciones
Estado y gobiernos del proyecto en sus estrategias de traba-
locales) jo; as como promover y difundir las opor-
tunidades de desarrollo brindadas por el
proyecto en el municipio o comunidad.

Estn relacionados de manera constante

Lderes y/o represen- con los usuarios (as), por lo que es nece-
tantes de grupos, sario que conozcan a plenitud el proyecto,
organizaciones y
comunidades
a fin de que puedan promoverlo e inte-
grarlo en sus proyectos y planes. 9
Son los principales actores que reciben,
analizan, procesan y difunden la informa-
Usuarios (as) cin. Se convierten en los principales pro-
motores directos del proyecto.

Pueden ser entes pblicos o privados,

individuales o asociados locales,
Entidades
regionales o nacionales con presencia en
prestadoras de el rea del proyecto, quienes pueden ser
servicios contratados para promover el proyecto,
dndose a conocer a los posibles usua-
rios (as).

Comprende a las organizaciones gre-

miales, polticas o religiosas con presen-
Otras cia e importancia en el rea del proyecto,
organizaciones que influyen y pueden desarrollar una
labor informativa entre los usuarios (as)
del proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

 Participante Responsabilidades

Es responsable de coordinar todo el pro-

ceso. Su responsabilidad esencial es dar
Unidad de informacin, involucrar e incorporar a la
Proyecto mayor cantidad de actores en cada comu-
nidad, municipio, departamento o regin.

Acompaa el proceso en su conjunto y

suministra informacin complementaria
Entidad ejecutora concerniente a la ejecucin del proyecto.
del gobierno Facilitar recursos y realizar gestiones

10 giles y eficientes, para la difusin y pro-

mocin.

Acompaan el proceso en su conjunto y

Organismos suministran informacin complementaria
financieros, a la ejecucin del proyecto. Garantizan
administradores, que los procedimientos diseados sean
institucin conocidos y aplicados de acuerdo con lo
cooperante establecido.

Analizan, orientan y enriquecen el proce-

so, facilitan propuestas, brindan orienta-
ciones tcnico - administrativas para la
Programas ejecucin. Sirven de vnculo con los
regionales del FIDA organismos financieros.

Comprende a asesores especializados,

facilitadores o consultores externos que
Asistencia tcnica apoyan en la definicin de temas, estu-
externa dios, estrategias y metodologas. Para su
incorporacin se requiere la preparacin
de trminos de referencia, que expliciten
los objetivos, actividades y alcances de la
tarea a realizar.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Mtodo de trabajo
Mtodo de trabajo
El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e
instrumentos desarrollados directamente por los proyectos y por RUTA
como parte de las actividades de asistencia tcnica a los proyectos. El
mtodo y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir
de referencia a cualquier proyecto que est por iniciar operaciones o que
estando en ejecucin desee realizar un ejercicio de esta naturaleza.

El mtodo de trabajo propuesto consta de tres etapas, que consisten en: i)

las actividades de preparacin de la estrategia y plan de difusin y promo-
cin del proyecto, ii) las acciones necesarias para llevar a cabo dicha
estrategia y plan y iii) las acciones de seguimiento y evaluacin del plan.

En la Figura 1, al final de esta seccin, se presenta un flujo de las etapas

y actividades del mtodo propuesto. Adems, en el Cuadro 1 se resumen
las etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instru-
mentos, participantes, responsabilidades y productos generados en cada
etapa. 11

Etapas del proceso de difusin y promocin del proyecto

Etapa 1 Elaboracin de estrategia y plan de difusin y promocin

Etapa 2 Ejecucin de la estrategia y plan de difusin y promocin

Etapa 3 Seguimiento y evaluacin del plan de difusin y promocin

Difusin y promocin del proyecto

 Descripcin de las etapas
y actividades

Etapa 1:
Elaboracin de la estrategia y plan de
difusin y promocin
Su preparacin debe permitir establecer los ejes y trminos de la
dinmica de informacin y comunicacin a desarrollar por el
proyecto con los distintos actores y usuarios (as). El proyecto debe
12 contar con una estrategia clara, la cual debe de responder a las
diferentes etapas, propsitos y posibilidades de recursos del
proyecto, asegurando la ejecucin de actividades ordenadas, arti-
culadas y lgicas.

Actividades a realizar

Las actividades a realizar incluyen:

1. Definicin de los propsitos, alcance, resultados y activi-

dades para las diferentes etapas de la difusin y promocin
Se establece el qu y cmo, considerando las condiciones socio-
culturales y la idiosincrasia de la poblacin objetivo.

2. Definicin de los responsables para cada una de las activi-

dades a ser desarrolladas
En esta actividad hay que tener claro los momentos en que cada
uno de ellos actuarn y sus roles (financiador, ejecutor, asesor,
generador y receptor de informacin, otros).

3. Definicin de los contenidos y mensajes en funcin de los

actores
Para responder a la naturaleza y caractersticas de los diferentes
actores se deben preparar mensajes diferenciados y ser conse-

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 cuente con la capacidad de la poblacin objetivo. Hay que recordar que los
proyectos nuevos y con temas innovadores tienden a ser comparados con
experiencias buenas y malas de proyectos de anterior ejecucin, por lo
que hay que dejar mensajes claros y precisos de lo que el proyecto pre-
tende hacer. Sobre la base de los recursos humanos existentes y de las
estructuras locales disponibles por el proyecto, hay que promover el
empleo de organismos o grupos culturales locales con experiencia en la
comunicacin con grupos campesinos.

4. Asignacin de recursos humanos y monetarios y los medios tcni-

cos para la realizacin de las actividades propuestas, quedando clara-
mente definidos y programados, para evitar contratiempos en la ejecucin
del plan.

5. Establecimiento de los plazos en la ejecucin de las actividades

La programacin de los tiempos tiene que hacerse en forma gradual para
garantizar el mensaje adecuado en el momento oportuno. Por ello, la incor-
poracin planificada de los recursos y medios sern de mucha importancia
en el desarrollo de la misma.

6. Definicin clara de los mecanismos seguimiento y retroali-

mentacin
Se incluirn los indicadores que se utilizarn para medir los resultados, as
13
como las formas de incorporar las modificaciones propuestas en cada una
de las etapas de la difusin y promocin.

7. Programa de uso de medios masivos

En este programa se establece un calendario detallado de la transmisin
de mensajes por medios de comunicacin masiva y realizacin de las dife-
rentes actividades contempladas en el mismo. Esto permite la organizacin
y seguimiento ordenado de las actividades, en tiempos especficos que
permitan comprobar su ejecucin de acuerdo con lo planificado.

Productos esperados

El principal resultado de esta etapa es el Plan de Difusin y Promocin del

Proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

 Instrumentos

Para desarrollar las actividades de esta etapa se incluyen en el

Anexo los siguientes instrumentos:

Instrumento 1.
Documentos bsicos y de referencia del proyecto. Lista un
conjunto de documentos que deben estar a disposicin de todo el
personal de la UP.

Instrumento 2.
Esquema para la elaboracin del plan de difusin y promocin
y del programa de uso de medios. Incluye una gua para orga-
nizar la difusin y promocin, considerando aspectos como obje-
tivos, destinatarios, estrategia, medios publicitarios, seguimiento,
14 presupuesto.

Instrumento 3.
Modelo de Plan de Difusin y Promocin. Presenta ejemplos
sobre cmo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-
dos con la divulgacin utilizando diferentes medios de comuni-
cacin.

Instrumento 4.
Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema
de programacin del uso de diferentes medios de comunicacin, en
un perodo determinado.

Instrumento 5.
Gua para el diseo metodolgico de las actividades de pro-
mocin. Presenta un formato para organizar un taller de promo-
cin del proyecto

Instrumento 6.
Recomendaciones para el diseo de materiales escritos con
mensajes de inters del proyecto. Lista una serie de recomen-
daciones a seguir para la elaboracin de materiales escritos.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Etapa 2:
Ejecucin del plan de difusin y promocin en
la fase de inicio del proyecto

A lo largo de la ejecucin del proyecto se debern mantener acciones

de difusin y promocin dirigidas a sectores, grupos y temticas que
hayan presentado vacos de comprensin o territorios menos desa-
rrollados bajo el inters de cada uno de estos procesos. Para esto
ser importante usar de referencia el monitoreo o seguimiento.

La ejecucin del plan podra ser organizada bajo la contratacin de

una entidad especializada, pero involucrando, bajo un concepto par-
ticipativo, masivo y eficaz, a organismos locales y personas que
conozcan el terreno, permitiendo lograr informar al mayor nmero de
la poblacin, a menor costo. Esto permitira descargar a la Unidad de
Proyecto de actividades operativas.

Actividades a realizar 15
1. Ejecucin del Programa de uso de medios

El Programa de uso de medios sirve para programar la difusin de los

mensajes a partir de su formato en los diferentes medios y programas.
Debe elaborarse tomando en cuenta los estudios especializados
(clasificacin del alcance de cada medio y estudios locales de au-
diencia), para lograr una mayor audiencia de los actores del proyec-
to.

Es muy importante asegurar de parte de los encargados de la ejecu-

cin del Programa de Medios el envo de los materiales necesarios a
los diferentes medios de comunicacin (escritos, spots televisivos,
audiovisuales, cuas radiales, etc.) en el tiempo necesario, lo mismo
que la organizacin de los publireportajes suministrando el material
necesario para ello y organizando el calendario de trabajo para su
publicacin.

Para asegurarse de lo establecido en el Programa de uso de medios

es importante preparar contratos que definan las responsabilidades y

Difusin y promocin del proyecto

 permitan controlar la ejecucin con mecanismos legalmente definidos.

La UP es la responsable de la ejecucin del Programa de uso de medios y

puede participar a las estructuras locales en el seguimiento del mismo; as
como solicitar la asesora de organismos especializados para la rea-
lizacin de esta tarea.

2. Desarrollo de materiales escritos

Comprende el diseo, diagramacin, validacin, produccin y distribucin
de los materiales escritos.

La UP es la responsable de definir los diferentes materiales a utilizar y su

contenido. Deber hacer las propuestas de los mensajes clave y definir
claramente al tipo de pblico a quien se entregar la informacin escrita.
Para el diseo del material es necesario contar con el apoyo de un espe-
cialista en comunicacin rural que considere el tipo de destinatarios, con el
16 objetivo de disponer de materiales elaborados con mensajes en lenguaje
sencillo y a base de grficos, considerando la presencia de lectores con
limitado vocabulario entre los usuarios (as).

Para asegurar la comprensin de los materiales diseados, por parte de los

distintos destinatarios, estos deben ser validados previamente con la par-
ticipacin de los mismos. La validacin debe ser realizada por la UP, por
ejemplo a travs de talleres de validacin, con el acompaamiento de un
especialista en el tema, y con participacin de representantes de diferentes
localidades.

La produccin y distribucin de materiales escritos en cantidades y cali-

dades suficientes, es el primer elemento para asegurar su accesibilidad por
parte de los usuarios (as), por lo que su nmero debe ser planificado a par-
tir de estimaciones de la poblacin objetivo del proyecto. Para su distribu-
cin se debe considerar el tamao y accesibilidad de los municipios, la
mayor o menor presencia de instituciones, ONGs, organizaciones gremia-
les, programas y proyectos, los centros pblicos y privados donde hay aflu-
encia de productores (as) y otros lugares que a nivel local se consideren
referentes usuarios (as) del proyecto.

3. Desarrollo de Materiales Audiovisuales (videos, espacios televi-

sivos)
Son de gran utilidad para la difusin y promocin del proyecto y tambin
son claves para la capacitacin. Para su elaboracin es importante dispo-
ner de especialistas con quienes la UP construya los guiones de los dife-

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 rentes materiales y determine el programa de trabajo de campo identifi-
cando los lugares con las experiencias ms importantes. En el trabajo de
edicin es importante la participacin de miembros de la UP para asegurar
la inclusin de los ejes de mayor inters. Los especialistas en la produc-
cin de medios y el manejo de procesos de comunicacin rural debern
hacer uso de metodologas adecuadas a la poblacin objetivo, por ejem-
plo, no haciendo caso de textos amplios, sobre todo considerando los nive-
les de analfabetismo existentes. Adems, debern integrar a los diferentes
actores con disposicin a participar del proceso.

4. La realizacin de eventos
Los eventos tales como, talleres, asambleas, reuniones, charlas, sesiones
de trabajo se deben realizar promoviendo la presencia de todos los miem-
bros de la familia y comunidades, tratando de no excluir a ningn grupo. Es
importante la contratacin de facilitadores externos para la conduccin de
algunos eventos y la elaboracin de memorias que aporten al seguimiento
y documentacin ordenada cronolgicamente del proceso. Para ellos
deben tomarse previsiones para presupuestar recursos, elaborar trminos
de referencia y contratar estos servicios.

El diseo metodolgico de las actividades de promocin permite el orde-

namiento lgico de los diferentes momentos de las mismas, organizando
los contenidos, participantes, herramientas, tcnicas metodolgicas, mate-
17
riales y responsables. La metodologa deber ser previamente discutida en
la UP en conjunto con el personal facilitador contratado para estos fines.

Es importante que todas las actividades de promocin sean documen-

tadas, ya sea con apoyo externo o por los miembros de la UP.

5. Continuidad de la Difusin y Promocin

Durante la fase inicial no se logra llegar a todos los posibles usuarios (as)
directos del proyecto, por lo que el Plan de Difusin y Promocin debe con-
tinuarse en un perodo posterior. Para su realizacin, se deber fortalecer
su contenido, a partir del enriquecimiento con las experiencias y resultados
obtenidos por el proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

 Productos esperados

Como productos se obtendrn: i) un conjunto de materiales publicitarios del

proyecto escritos y audiovisuales elaborados, ii) memorias de eventos
desarrollados y iii) eventos de difusin realizados con posibles recursos.

Instrumentos

Instrumento 2.
18 Modelo de plan de difusin y promocin. Presenta ejemplos
sobre cmo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-
dos con la divulgacin utilizando diferentes medios de comuni-
cacin.

Instrumento 3.
Modelo de Programa de Uso de Medios. Contiene un esquema
de programacin del uso de diferentes medios de comunicacin, en
un perodo determinado.

Instrumento 6.
Gua para el diseo metodolgico de las actividades de pro-
mocin. Presenta un formato para organizar un taller de promo-
cin del proyecto.

Instrumento 7.
Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principales
hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un deter-
minado evento, por parte de los participantes y el proyecto.

Instrumento 9.
Esquemas de informes peridicos de actividades. Comprende
un formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados,
problemas y lecciones aprendidas. Son base para el seguimiento
de las actividades.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Etapa 3:
Seguimiento y evaluacin del plan

Actividades a realizar

1. Desarrollo de Instrumentos y mecanismos de seguimiento y eva-

luacin
Comprende la definicin de variables a medir y la formulacin de indi-
cadores, con el propsito de valorar si la difusin y promocin estn
logrando los objetivos y resultados propuestos. Los indicadores deben ser
construidos por la UP sobre la base del Plan de Difusin y Promocin, los
objetivos del proyecto, los recursos humanos y financieros disponibles,
permitiendo la evaluacin de eficiencia y eficacia de las actividades,
medios y materiales didcticos. Algunas variables a medir son:

La audiencia (si se est llegando a la poblacin objetivo).

Apropiacin del mensaje (efecto de los contenidos de los
mensajes, si estos son claros y entendibles). 19
Participacin por representatividad (segn gnero, etnia,
edades, ubicacin geogrfica).
Costos.

Los instrumentos debern responder a estas variables y sus indicadores

para que permita hacer las valoraciones necesarias.

2. Aplicacin de instrumentos y mecanismos para el seguimiento y

evaluacin
La aplicacin de los instrumentos y mecanismos para el seguimiento y
evaluacin actan de manera constante durante la ejecucin del Plan de
Difusin y Promocin. Para su aplicacin deben utilizarse mecanismos e
instrumentos, considerando la participacin de los diferentes actores
locales y apoyarse en el conocimiento del proyecto (identificacin de expe-
riencias, sistematizacin, anlisis y apropiacin).

El seguimiento es responsabilidad del rea de Planificacin, Seguimiento

y Evaluacin del Proyecto. Tambin puede recibirse asesoramiento con-
tratando a organismos especializados.

Difusin y promocin del proyecto

 Productos esperados

El resultado de esta etapa son los informes de seguimiento de las activi-

dades realizadas y los ajustes al Plan de Difusin y Promocin producto del
seguimiento.

Instrumentos

Instrumento 3.
Modelo de Plan de Difusin y Promocin. Presenta ejemplos
sobre cmo se elabora un plan para resolver problemas relaciona-
dos con la divulgacin utilizando diferentes medios de comuni-
20 cacin.

Instrumento 4. Modelo de Programa de Uso de Medios.

Contiene un esquema de programacin del uso de diferentes
medios de comunicacin, en un perodo determinado.

Instrumento 7.
Memorias de los eventos. Sirve para registrar los principales
hechos, compromisos, aportes y acuerdos que se dan en un deter-
minado evento, por parte de los participantes y el proyecto.

Instrumento 8.
Sondeos y encuestas para valorar eficiencia de las activi-
dades, medios y materiales didcticos. Describe brevemente en
qu consisten los sondeos y encuestas.

Instrumento 9.
Esquemas de informes peridicos de actividades. Comprende
un formato donde se registra la actividad, resultados alcanzados,
problemas y recomendaciones. Son base para realizar el
seguimiento de las actividades y el ajuste del Plan cuando sea
requerido.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Perodo para realizar las actividades
Perodo para realizar
las actividades
La difusin y promocin es de carcter permanente. Al inicio del proyecto
ser intensiva y masiva, con el fin de lograr una mayor divulgacin del
proyecto a la poblacin participante. Deben asignarse recursos sufi-
cientes, tanto financieros como humanos, de manera ms concentrada que
en el resto de la vida del proyecto, considerando que al inicio de la ejecu-
cin es en cuando se quiere posicionar el proyecto en la sociedad rural y
brindar la informacin pertinente a la poblacin objetivo.

En la fase intermedia de ejecucin del proyecto, su intensidad podr dis-

minuir, y se ajustarn sus contenidos a la experiencia generada por el
proyecto. Su duracin ser determinada a partir de las necesidades exis-
tentes y de los recursos disponibles.

La difusin y promocin deber iniciar al concluir la induccin interna. En

algunos casos, podr ser realizado en forma paralela a la induccin exter-
na y a la organizacin local para la ejecucin. Este perodo inicial intenso
y con una mayor cantidad de acciones, no debe ser mayor de seis meses.
21
Los tiempos precisos de las actividades podrn determinarse tomando en
cuenta las particularidades de la poblacin objetivo.

Difusin y promocin del proyecto

 Definicin de los propsitos,
resultados y acciones

Definicin de los responsables Plan de Difusin y

Promocin,
incluyendo:

Definicin de los contenidos y Programa de Uso

mensajes de Medios
1. Elaboracin de la
estrategia y Plan de Diseo
Difusin y Promocin metodolgico de
Asignacin de recursos las actividades de
humanos, monetarios y tiempos promocin

Diseo de mat.
Definicin mecanismos de escritos y guiones
seguimiento y retroalimentacin audiovisuales
Lista de actores y
contactos locales
Elaboracin de Programa de Uso
de Medios

Ejecucin del Programa de Uso

22 de Medios

Desarrollo de materiales escritos

Materiales publicitarios

Eventos de difusin y
2. Ejecucin del
Desarrollo de materiales promocin
Plan de Difusin y
Promocin audiovisuales
Memorias de eventos

Realizacin de actividades de
promocin

Continuidad de la difusin
y promocin

Desarrollo de Aplicacin de
instrumentos y instrumentos y Informes de seguimiento
3. Seguimiento y
mecanismos de mecanismos de de las actividades
evaluacin del Plan
seguimiento seguimiento
Ajuste al Plan con base
enel seguimiento

Figura 1. Flujo del proceso de difusin y promocin del proyecto

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 23

Difusin y promocin del proyecto

24

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Anexo
Anexo:

Instrumentos de apoyo
al proceso de difusin 25
y promocin del proyecto

Difusin y promocin del proyecto

 Indice del Anexo
Instrumento 1..... ....27
Documentos bsicos y de referencia del proyecto..... ....25

Instrumento 2. .... ....28

Esquema para la elaboracin del plan de difusin y promocin y .... ....25
del programa de uso de medios. .... ....25

Instrumento 3. .... ....32

Modelo de Plan de Difusin y Promocin..... ....25

26 Instrumento 4. .... ....34

Modelo de Programa de Uso de Medios.... ....25

Instrumento 5. .... ....34

Gua para el diseo metodolgico de las actividades de promocin.... ....25
Indice del Anexo

Instrumento 6..... ....35

Gua para el diseo de materiales escritos .... ....25
con los mensajes de inters del proyecto..... ....25

Instrumento 7..... ....36

Memorias de eventos.... ....25

Instrumento 8..... ....37

Sondeos y encuestas para valorar eficiencia a de las actividades, .... ....25
medios y materiales didcticos.... ....25

Instrumento 9..... ....38

Esquemas de Informes Peridicos de la actividad... ....25

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Instrumento 1

Documentos bsicos y de
referencia del proyecto

01. Polticas del gobierno en el mbito rural y econmico.

02. Informe de evaluacin ex - ante (IEEA) y Anexos.
03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Prstamo.
04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que finan-
cian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2
de diciembre de 1998.
05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo.
06. Reglamento de Crdito o de uso de los fondos del proyecto.
07. Ley de Contrataciones del Estado.
08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institucin coope-
rante o administradora, y los organismos financieros. 27
09. Gua Prctica de Administracin Financiera de proyectos financiados
por el FIDA. RUTA. 1999.
10. Estudios recientes sobre la poblacin objetivo y la zona de proyecto
(incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de
base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones
pblicas de diferentes sectores.
11. Diagnsticos y planes territoriales, socioeconmicos y ambientales
existentes.
12. Documentacin sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras
aledaas.
13. Mapas topogrficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona
de proyecto.

Difusin y promocin del proyecto

 Instrumento 2
Esquema para la elaboracin del plan
de difusin y promocin y del programa
de uso de medios

II. Objetivos

- General
- Especficos

II. Poblacin objetivo o destinatarios de la campaa

Pblico...., con nfasis en......Los generadores de opinin, per-
sonas que escuchan los noticieros y programas de radio, leen los
peridicos y ven televisin.
28 III. Ejes del Plan

1.-
2.-

IV. Fases del Plan

La Fase I comprendida entre ...., har nfasis en:
La II Fase se desarrollara para los meses de ......,
har nfasis en....

V. Estrategia del Plan

La Campaa estar soportada por la transmisin de acciones te-
lereportaje y espacios televisos, cuas radiales, impresin grfica
en el Diario...., la produccin de gorras, calendarios, etc.
Se considera la necesidad de brindar una atencin informativa
especial a los "generadores de opinin", en especial a los perio-
distas, organizando para ellos un "paquete personalizado" que
incluya....

A. Acciones de televisin

- Produccin
Objetivo.
Contenido.
Caractersticas Tcnicas de la Produccin.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Realizacin Integral.
Realizaciones que tendrn como base, la informacin contenida
en un libreto....
Metodologa de Trabajo: Trabajo de mesa, guionizacin, pre-pro-
duccin, produccin, pre-edicin, postproduccin, evaluacin,
equipo humano para la realizacin Audiovisual.
Material a entregar.

- Transmisin
Los espacios televisivos se transmitirn.... en los canales y programas con
mayor audiencia de la siguiente manera: (se habla de canal de mayor
audiencia en programa o revista).

Canal Programa o revista Transmisin

El publireportaje ser transmitido "X" veces por el Canal de mayor audien-

cia y "Y" veces por el Canal de segundo lugar en programas con perfil de
revistas, de la siguiente manera:
29
Canal Programa o revista Transmisin

El Programa de uso de medios detalla el proceso de transmisin de los

espacios televisivos y el publireportaje.

B. Radio

- Produccin de las cuas radiales

Se crean un total de "X" cuas radiales, las que tendrn el cuidado de inte-
grar el enfoque de gnero en la misma, con actores y voces de ambos
sexos. Las cuas grabadas sern enviadas a las radios involucradas en su
transmisin.

- Transmisin
La campaa radial se iniciar...... y se prolongar durante ....meses con
distribucin de las cuas segn el plan de medios. Los criterios para su
transmisin han sido:

Difusin y promocin del proyecto

 En las regiones donde tiene presencia el proyecto. ....se realizar transmi-
siones de las cuas radiales en "X" cantidad de radios.
En las regiones donde no tiene presencia el proyecto se aprovechara las
transmisiones en las radios de cobertura nacional involucradas en la cam-
paa.

Las cuas radiales sern distribuidas en las regiones entre radios en AM y

FM a partir de las emisoras que muestran como lderes en la audiencia. En
las AM estar pautado hacia los espacios de noticias y de programas dirigi-
dos al campo. En las FM a programas de temas variados o revistas que
muestran ms audiencia. Esto har inmediatamente que las regiones que
tengan programas reciban muchas mas cuas radiales.

En los territorios donde solamente se trabajara con una radioemisora se

preferir sea FM o AM la que tenga mayor audiencia.
30
La transmisin en las radios nacionales recibirn asignaciones segn lo
establecido en los trminos.

Radio FM- AM Regin Forma de transmisin

C.- PUBLICACIONES EN PERIODICOS

Se publicar la pgina entera (21"x6) en el perodo entre el ......

Durante el periodo de la campaa se procurara que se elaboren y
publiquen por periodistas de los peridicos al menos "X" cantidad de repor-
tajes periodsticos (a nivel de noticia) sobre .........

D.- OTROS PRODUCTOS PUBLICITARIOS GRAFICAS

Gorras, Calendarios, etc.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 VI. Programa de uso de medios - Cronograma detallado
por medio

VII. Seguimiento

VIII. Asesoras
(Contenidos de la misma, empresas, personas y experiencias)

En TV se dispondr de la asesoria de......

En radio y el proceso general de la Campaa dispondremos de la
asesora de......
En los asuntos grficos la asesora estar de .....

IX. Presupuesto

X. Recomendaciones

XI. Anexos 31
Lemas o slogans del Plan de Difusin y Promocin.

Difusin y promocin del proyecto

 Instrumento 3
Modelo de Plan de Promocin y Difusin

32

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Actividades Mensajes Medios Oferentes Observaciones
Accin: Garantizar acondicionamiento adecuado de las oficinas locales
Establecer normas que Aprovechar una sesin de trabajo con los Sesin de trabajo UP Las normas deben considerar, horario,
definan las normas de funcionarios de las oficinas para construir condiciones que debe tener el local, caractersticas de
funcionamiento de las conjuntamente las normas de atencin y para sacar la atencin, tipo de informacin a brindar.
Oficinas locales las necesidades de apoyo del proyecto para que esa Una vez elaboradas, fotocopiarse, emplasticarse
atencin sea posible. y enviarse a cada oficina para que lo mantengan en
un lugar visible.
Rtulos en oficinas Que rtulos de las oficinas incorporen al Rotuladores locales o Rotuladores locales o Se sugieren rtulos de 1 x 0.5 mt de metal con
locales que incorporen el proyecto. nacionales nacionales recuadro de madera..
logotipo del proyecto.
Elaboracin de banner Que es el proyecto. Empresas locales o Rotuladores locales o Se sugieren banner de 0.80 x 2 metros para ser
plastificado con nacionales nacionales colocado en una de las paredes de cada oficina local
Que financia?.
informacin unificada
sobre el proyecto.
Garantizar que en las Construir conjuntamente las normas de atencin Sesin de trabajo UP Ninguna

Difusin y promocin del proyecto

oficinas existan e identificar necesidades de apoyo del proyecto.
condiciones y materiales * Entregar a cada oficina un lote suficiente de:
adecuados para atender plegables, manuales explicativos, afiches, formatos
a los posibles usuarios. demostrativos
Accin: Capacitar al personal de oficinas locales
Capacitacin del personal Importancia de la escucha y la buena atencin. Una o dos sesiones Especialistas en La capacitacin debe realizarse de manera que
para mejorar sus de capacitacin. recursos humanos. sea terico prctica y que se pongan en evidencia
Objetivos y mecanismos de trabajo.
habilidades de atencin a lasque se viven en una oficina local.
los usuarios del proyecto. Llenado de los formatos que se utilizan en el
proyecto.
Accin Que usuarios cumplan un proceso de aclaracin
Sesiones de aclaracin Elaborar rotafolios a ser usados por UP. Sesiones de trabajo UP. Capacitacin debe realizarse de forma terico
para grupos y prctica y respondiendo las inquietudes de los
Presentar datos estadsticas del proyecto en el
organizaciones interesados en participar del proyecto.
municipio y municipios similares para que los
interesadas en aplicar a
usuarios tengan una referencia clara.
los recursos del proyecto.
Exponer diferentes potencialidades que existen
en la regin y que esto sirva de referencia a
usuarios..
Entrega de documentos Reproduccin de folletos sobre el proyecto en Sesiones de trabajo UP Los documentos (folletos y plegables) deben
informativos a los grupos cantidades suficientes como para ser entregados a entregarse en cantidades suficientes.
participantes de los los grupos de usuarios interesados.
talleres.
Intercambios de Que los productores y micro empresarios puedan Intercambios de UP Los intercambios no necesariamente deben
experiencias con compartir con otras organizaciones y comunidades: experiencias implicar costos elevados. Se puede garantizar el
organizaciones y grupos. la manera de trabajo; resultados que han transporte y usar la modalidad de que cada uno de
conseguido; la mejor manera de trabajar con el los participantes lleven la comida y se comparta
proyecto; las cosas que pueden hacer en conjunto. despus del evento.
Accin: Facilitar la evaluacin de la atencin de las oficinas locales y de los mecanismos de acceso al proyecto de parte de usuarios y oferentes
Establecimiento de un Elaborar registros de seguimiento. Sesiones de trabajo UP El registros de seguimiento debe considerar,
registro que permitan dar entre otros, lo siguiente:
Diseo y reproduccin de registros de
seguimiento a la * Municipio y fecha de llenado. Atencin recibida.
seguimiento y de hojas de evaluacin a ser llenadas
evolucin del proyecto y Cules son los procedimientos que le resultan ms
por los productores.
los mecanismos de complicados y sugerencias para facilitar el proceso.
acceso Distribucin de hojas de evaluacin en las
Donde obtuvo la informacin ms clara..Ha
oficinas locales.
escuchado mensajes en la radio en que radio? y en
que programas?..
Aplicacin de Miembros de UP mantienen una posicin abierta Sesiones de trabajo UP Ninguna
evaluaciones de parte de y fraternal frente a observaciones y comentarios de
la UP y organizaciones los familias de productores y micro empresarios
participantes.. participantes.
33
 34
Enero
Medios / Meses / Das /Semanas 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Semana Semana Semana

Televisin
A.- Mensajes (30 seg.)
Programas:

B.- Mensajes (40 seg.)

Programas:

C.- Publirreportajes (90 seg.)

Programas:

Total de Tiempo en TV (minutos)

Peridicos
Nombre del Diario

A.-Publirreportajes
1.- En tres columnas
2.- En una pgina entera
Instrumento 4

Radio
Mensajes en radios (45seg.)
Modelo de Plan de Medios

Radios Locales:
Zona Norte
-
Zona Sur
-
-

Total de mensajes radiales

Medios Impresos
Calendarios
Gorras

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Instrumento 5

Gua para el diseo metodolgico de las

actividades de promocin

1. OBJETIVO

2. RESULTADOS ESPERADOS

3. METODOLOGA

Desarrollo del taller (Gua de taller)

Desarrollo del taller (Gua de taller)

Descripcin Medios y
Temas Responsable Duracin
metodolgica materiales

PRIMER DA

A. Introduccin al Taller

35
B. Parte Conceptual del Proyecto

4. INSUMOS

5. DURACIN

6. COSTOS

Concepto Monto US$

Actividad Hora

Difusin y promocin del proyecto

 Instrumento 6

Gua para el diseo de materiales escritos

con los mensajes de inters del proyecto

36

Recomendaciones para la elaboracin de

materiales escritos

- Realizar un ndice de contenido que le apoye a guiar la difusin y

promocin
- Realizar la recoleccin de informacin de campo (encuentro,
entrevistas, charlas, etc.)
- Ordenar y preparar un primer borrador
- Consultar el documento con la Unidad de Proyecto
- Editar el material, a cargo de un comit editor
- Diagramar e ilustrar el material
- Validar el material con la poblacin meta
- Realizar la correccin final del material
- Reproducir el material

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Instrumento 7

Memoria de los eventos

El documento de Memoria debe de registrar los principales hechos, com-

promisos, aportes y acuerdos que se dan en un determinado evento, por
parte de los participantes y el proyecto.

CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. EXPECTATIVAS Y OBJETIVOS

3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
Se har una descripcin de los acontecimientos del
evento sobre la base del diseo metodolgico y la
evolucin del evento mismo

4. EVALUACIN
37
5. PRXIMOS PASOS A SEGUIR

6. ANEXOS

Difusin y promocin del proyecto

 Instrumento 8
Los sondeos y encuestas para valorar la
eficiencia de las actividades, medios
y materiales didcticos

Son herramientas que permiten recoger de forma directa la

opinin o percepcin de los usuarios (as) y/o actores directos e
indirectos del proyecto.

Estas se rigen por criterios estadsticos para la determinacin y

validacin de las muestras a encuestar, a partir del universo de
38 trabajo del proyecto.

Constituyen un conjunto de preguntas sencillas que pueden ser

de tipo abierto (permite la expresin de los criterios propios del
entrevistado) o de tipo cerradas (determina las opciones de
respuesta).

Para evitar sesgos en la recopilacin de la informacin, se

recomienda la contratacin de empresas u organismos especia-
lizados en el uso y aplicacin de estas herramientas.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Instrumento 9
Esquemas de informes
peridicos de actividades

Son la base para realizar el seguimiento de las actividades. Permiten o-

rientar los cambios en los planes y programas del proyecto. Son prepara-
dos en forma peridica (mensuales, bimensuales, trimestrales, semes-
trales, anuales o de cierre de ao), y facilitan llevar una cronologa conti-
nua de las actividades desarrolladas.

Generalmente, son formulados por los encargados de los componentes

con el apoyo metodolgico de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin.

Existen muchos esquemas de informes para el seguimiento de las activi-

dades. Los mismos se preparan de acuerdo con las necesidades de infor-
macin del proyecto. Un ejemplo se muestra a continuacin

INFORME

Perodo de Informe: Fecha de entrega:

Elaborado por:
Cargo:
39
Descripcin del Propsito de las Actividades a Desarrollar

Actividad Actividad Resultados Principales

Programada Ejecutada alcanzados problemas
encontrados

Recomendaciones:

Observaciones

Difusin y promocin del proyecto