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August 2004
This report was made possible through support provided by the US Agency for International Development,
under the terms of Contract Number 521-C-00-00-00023-00. The opinions expressed herein are those of
the author(s) and do not necessarily reflect the views of the US Agency for International Development.
AOUT 2004
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Ce Manuel a t dvelopp dans le cadre des activits dassistance technique du projet HS-2004. Il est du
domaine public et peut tre utilis, adapt ou reproduit sans autorisation pralable.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
PREFACE
Pour supporter la fourniture du Paquet de Services Prioritaires Intgr (PSPI), le projet HS-
2004, gr par le Management Sciences For Health (MSH), a dvelopp un Paquet Minimum de
Gestion (PMG) dont les principales composantes sont: la Logistique des Intrants Essentiels
Subventionns (LIES), le Dveloppement des Ressources Humaines (DRH), le Systme
dinformation pour la Gestion (SIG), la Gestion Financire et Comptable (GFC).
Llaboration de ce Guide de gestion financire qui sinscrit dans le cadre des efforts visant la
mise en place effective de ce PMG dans toutes les institutions du rseau HS-2004 prend en
compte les besoins identifis au cours de latelier de formation en Gestion Financire organise
par le projet HS 2004 Kaliko en Mai 2003 et les trouvailles du SDMA (Service Delivery
Management and Assessment). En effet, au cours de cette valuation, lune des faiblesses les
plus frquentes a t labsence de manuel de procdures comptables dans la plupart des
institutions du rseau. Mme quand certaines procdures comptables sont appliques au niveau
des institutions, elles ne sont pas toujours documentes.
Le projet a donc mis ce Guide la disposition des institutions dans le but de les aider
renforcer leurs structures de gestion financire et comptable. Les responsables des institutions
sont invits adapter les procdures dcrites dans ce Guide en tenant compte des spcificits de
leur institution, des ressources humaines et matrielles disponibles. Les tches peuvent tre
rparties entre plusieurs personnes mais la direction de linstitution doit veiller au contrle
interne dont la sparation des tches incompatibles constitue un lment fondamental.
Nous vous recommandons daccorder une attention toute particulire laudit dont lobjectif
nest pas de pnaliser linstitution mais dvaluer son systme de gestion financire et comptable
en vue de proposer des mesures de redressement pour son renforcement. Laudit permet aussi de
dterminer la performance dune institution en matire de gestion financire; linstitution peut
prparer laudit externe et anticiper les rsultats de mme que les recommandations qui en
dcouleront en mettant en place un systme efficace de supervision continue.
Nous adressons nos vifs remerciements Uder Antoine, Directeur Financier de MSH/Hait, la
Firme Thomas, Bois et Associs qui ont particip llaboration de ce Guide et la Firme
Communication Plus qui a rvis en dtail la version prliminaire de ce Guide. Nous voulons
remercier galement Elsie Lauredent, Conseillre en Communication de MSH/Haiti,
Dr.Florence Guillaume, Directeur Technique de MSH/Haiti et Annick Charles, Analyste
Financier lUSAID/Haiti qui ont particip la rvision de ce Guide. Finalement, nous
adressons nos remerciements de nombreuses institutions partenaires qui ont contribu ce
Guide par leurs ides, commentaires et suggestions, nous voulons citer : la Firme PAGS et
Associs, SADA, CDS, CBP, FOSREF, GHESKIO, MARCH, INHSAC, PSI et OBCG.
Paul Auxila
Chef de Mission
Projet HS 2004
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
PREFACE............................................................................................................................................................3
INTRODUCTION...............................................................................................................................................9
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
GLOSSAIRE ...................................................................................................................................................103
BIBLIOGRAPHIE ..........................................................................................................................................107
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
INTRODUCTION
Le prsent Guide de gestion financire sadresse aux institutions qui ralisent des interventions
dans le cadre de projets financs par des organisations internationales. Les diffrentes sections et
sous-sections du Guide sont agences de manire offrir lutilisateur la possibilit de planifier
et dorganiser les oprations, en partant de la configuration de la structure administrative, jusqu
la production des rapports financiers et statistiques, en passant par la mise en place et le
fonctionnement des systmes comptable et de contrle interne. Le Guide se rfre aux normes et
standards accepts par de nombreuses organisations partenaires en matire de gestion de fonds,
de mme quaux principes comptables gnralement reconnus. Le Guide propose des procdures
prcises mais, dans certains cas, il se contente dindiquer les lments-cls de rfrence pour
llaboration dune procdure.
Lobjectif premier du Guide de gestion financire est de mettre la disposition des institutions
un cadre rfrentiel et les diffrentes tapes devant leur permettre dexprimer autant leurs
prvisions financires en regard dun projet que les rsultats financiers dcoulant de
lexcution de ce projet.
Le second objectif du Guide de gestion financire est dinfluencer lors de lexcution dun
projet le mode de fonctionnement des institutions, dans le sens dtre capable, tout moment,
daccueillir laudit externe des oprations et des rapports financiers relatifs aux projets.
Finalement, lobjectif du Guide est de mettre la disposition des institutions une rfrence
pratique devant leur permettre :
Aussi, le Guide de gestion financire tient compte des exigences minimales des principales
agences de financement en matire daudit financier, tout en favorisant lapplication ventuelle
des Normes Internationales de Vrification.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
2) Les centres de cot et les rubriques quils regroupent, doivent tre en conformit avec la
charte comptable de linstitution. Toute nouvelle rubrique introduite par le projet au
niveau des produits et des charges doit faire lobjet dun ajout la charte des comptes
de linstitution, tout en vitant, autant que possible, un gonflement inutile de celle-ci. De
mme, lorsque linstitution est responsable de lexcution de plusieurs projets, elle doit
sappliquer conserver le mme plan de cots, en conformit avec sa charte; ce qui
permet de regrouper les budgets de diffrents projets et de les valuer ensemble.
3) Les prvisions par centres de cot doivent tre bases sur des paramtres et des calculs
prcis, qui peuvent tre valids par le bailleur ou lauditeur ventuel. Ainsi, il savre
indispensable que linstitution prsente son budget accompagn de notes explicatives.
Ces paramtres et les cots unitaires qui les accompagnent varient forcment dune
rubrique budgtaire lautre et doivent figurer sur le document. Les paramtres courants
sont les suivants :
Unit : cest la base utilise pour le calcul des cots budgts. Par exemple:
Mois : pour calculer les salaires, les achats de fournitures de bureau, etc.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
5) Les frais de dplacement doivent tre en relation directe avec les activits planifies en
dehors du sige social de linstitution. Ces dplacements sont obligatoirement
programms pour la priode couverte par le budget. Les prvisions doivent tenir compte
du nombre de dplacements, des diffrents points de chute, du nombre de personnes
impliques chaque dplacement, des per diem en cause, des cots ventuels de location
de salle et de restauration.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
2.2.1 Un budget consolid qui totalise les budgets prpars pour chaque centre de cot et par
rubrique budgtaire ;
BUDGET
Rubrique Budgtaire Gdes
Sous-Total 2,712,707.79
Sous-Total 131,250.00
Total 2,843,957.79
2.2.2 Un budget ventil par centre de cot qui prsente les montants budgts pour chaque
centre de cot et par rubrique budgtaire ;
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
1.- Salaires & Bnfices 2,180,142.79 0.00 0.00 0.00 2,180,142.79 76.66%
4.- Voyage & Transport 200,235.00 0.00 0.00 0.00 200,235.00 7.04%
5.- Autres Couts Directs 274,830.00 0.00 0.00 0.00 274,830.00 9.66%
2.2.3 Un budget dtaill pour un centre de cot ou point de prestation des services, qui
montre les dtails des montants budgtiss pour ce centre de cot et par ligne budgtaire;
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
1.- Salaires
Personnel Administratif
Directeur mois 30,000.00 1 30,000.00 12 25% 90,000.00
Comptable mois 7,500.00 1 7,500.00 12 75% 67,500.00
Gerant Stock mois 2,000.00 1 2,000.00 12 70% 16,800.00
Comptable mois 5,000.00 1 5,000.00 12 95% 57,000.00
0.00
Sous-Total 231,300.00
Personnel de Soutien
1.- Supp. Administratif 0.00
Gardien mois 1,000.00 1 1,000.00 12 70% 9,026.00
Menagere mois 1,096.00 1 1,096.00 12 70% 9,206.40
Chauffeur mois 4,500.00 1 4,500.00 12 70% 37,800.00
Archiviste mois 2,257.00 1 2,257.00 12 70% 27,084.00
Archiviste mois 2,300.00 1 2,300.00 12 70% 27,084.00
Archiviste mois 3,000.00 1 3,000.00 12 70% 25,200.00
Sous-Total 135,400.40
Personnel Technique
1.- Medecin 0.00
Medecin mois 45,000.00 1 45,000.00 12 90% 486,000.00
mois 12 0.00
0.00
2.- Infirmiere 0.00
infirmiere Hyginiste mois 12,500.00 1 12,500.00 12 100% 150,000.00
infirmiere mois 10,000.00 1 10,000.00 12 100% 120,000.00
0.00
3.-Auxiliaire 0.00
Auxiliaire mois 4,000.00 1 4,000.00 12 100% 48,000.00
Auxiliaire mois 3,500.00 1 3,500.00 12 100% 42,000.00
Auxiliaire mois 4,000.00 1 4,000.00 12 100% 48,000.00
4.- Technicien
VCT Technicien mois 7,500.00 1 7,500.00 12 100% 90,000.00
Sous-Total 984,000.00
Personnel Communautaire
1.- Agents de sante 0.00
Promoteurs mois 900.00 14 12,600.00 12 100% 285,000.00
Promoteurs/Vacc mois 850.00 5 4,250.00 12 100% 132,000.00
Promoteurs/Sup mois 1,100.00 3 3,300.00 12 100% 79,200.00
Coordonateur Terrain Coordonateur terrain mois 3,500.00 1 3,500.00 12 100% 42,000.00
0.00
Sous-Total 538,200.00
Benefits
ONA 113,334.02 1 100% 113,334.02
BONI 157,408.37 1 100% 157,408.37
Assurance Mdicale 20,500.00 1 100% 20,500.00
Sous-Total 291,242.39
Total 2,180,142.79
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
b) Les bnfices sociaux incluent gnralement lONA (support par linstitution), le boni et
des frais dassurance mdicale prive. Linstitution est tenue de ngocier le contrat
dassurance mdicale avec une compagnie prive reconnue.
Consultant
Le contrat de consultation doit tre ngoci par linstitution. Une note justificative doit tre
produite. Le type daccord tre dvelopp avec chaque consultant ainsi que les termes de
rfrence doivent tre communiqus avec la proposition de budget ou gards dans les dossiers
lors de la finalisation des accords. Ces documents seront requis lors des audits ou des rvisions
financires.
Total 50,000.00
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Sous-contrat
Les sous-contrats prvus doivent tre ngocis par linstitution. Une note justificative, les types
de contrats tre dvelopps ainsi que les termes de rfrence doivent accompagner la
proposition de budget.
Total 7,500.00
Voyage et transport
Cette ligne budgtaire doit tre accompagne de notes explicatives qui fournissent les dtails
affrents la base de calcul utilise et la justification technique qui permet daboutir aux
montants budgts.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Total 200,235.00
Cette rubrique budgtaire doit tre supporte par des notes explicatives qui fournissent des
dtails sur la base de calcul utilise et la justification technique qui ont permis de calculer les
montants budgts.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Total 274,830.00
Formation
Linstitution doit prsenter le budget dtaill en tenant compte du plan de formation. Le total de
ce budget est report comme une rubrique budgtaire dans le budget consolid. Ce budget de
formation doit inclure les montants prvus par type de formation, selon les rubriques dcrites
dans le format de budget (honoraires des formateurs, matriels de formation, frais de transport,
location de salle, frais de restauration, etc.)
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Total 71,850.00
Linstitution doit prsenter le budget dtaill en tenant compte du plan CCC de la priode
couverte par le budget. Ce budget doit inclure les montants prvus par type dactivit
(formation/recyclage, activits communautaires, mobilisation communautaire, activits
mdiatiques, etc.). Le total de ce budget est report comme une rubrique budgtaire dans le
budget consolid.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Activits Communautaires Rencontres avec les Leaders Jour/Part 25 80 2,000 100% 2,000.00
Runions dans les coles Jour/Form 200 12 2,400 100% 2,400.00
0 100% 0.00
Mobilisation Com. Journe Mondiale TB et SIDA Journe 12,500 2 25,000 100% 25,000.00
Sensibilisation Fte Patronale Journe 15,000 1 15,000 100% 15,000.00
Total 59,400.00
Dans le cas des projets co-financs, le budget global doit montrer, par rubrique ou par bloc de
rubriques, le bailleur qui pourvoie au financement, en tenant compte des prescriptions
spcifiques des co-financiers.
Le budget prpar par linstitution partenaire, et approuv par la Direction et ses bailleurs, est et
demeure le document de rfrence pour lutilisation des fonds. Il importe donc de sassurer que
chaque dpense est prvue dans le budget et que le poste budgtaire en question dispose de
suffisamment de fonds. Pour juger de la disponibilit des fonds, un contrle au minimum
mensuel du budget est indispensable. Cependant, il est possible deffectuer un contrle
journalier des postes du budget, au fur et mesure de lexcution des obligations du projet, par
lutilisation dun tableur lectronique ; avec un contrle mensuel cumulatif sur lexercice.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Semaine du ..au ..
RECETTES
Subvention (7 8)
---------------- ------ ------- -------- --------- -------- ----------- ------------ -------------
DEBOURSES
Salaires et Bn. (8 7)
Consultants
Sous-contrats
.
Total dbourss ------ ------ -------- -------- -------- ---------- ------------ --------------
Excdent
(dficit) de
la priode ==== ==== ==== ===== ===== ===== = ======== =========
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
CONTROLE MENSUEL CUMULATIF
Encaisse dbut
de priode.. ------ -------- ---------- --------- ------- - --------------
Recettes
Subvention (14-15)
---------------- ------ ------- -------- --------- -------- ----------- ------------ -------------
Total
Disponible.. -------- --------- ---------- ------------ --------------
DEBOURSES
Encaisse fin
de priode ==== ==== ==== ===== ===== ===== =
Excdent
(Dficit)
budgtaire. ========== ===========
Les dpenses imputables au budget doivent remplir trois conditions qui sont galement prises en
compte lors de leur valuation par lauditeur externe :
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
a) les dpenses doivent tre admissibles, c'est--dire ncessaires aux activits du projet
ou de linstitution ; conformes aux politiques et procdures de linstitution ; approuves
par le bailleur et par la direction.
Le contrat ngoci avec le bailleur indique, le plus souvent, les modalits de ramnagements
budgtaires, ou les conditions acceptables pour les dpassements de budget dans une rubrique.
Dans certains cas, et pour permettre une certaine flexibilit dans la ralisation dun projet, un
pourcentage de dpassement admissible pour des postes biens identifis du budget est prcis ;
condition cependant que des conomies correspondantes soient ralises sur les autres postes de
cots et que le plafond budgtaire total ne soit pas dpass. Quant aux ramnagements et
dpassements de budget, lautorisation du bailleur est, le plus souvent, exigible et doit faire
lobjet dune justification technique.
Le suivi du budget directement partir du logiciel comptable est adquat lorsque la saisie des
donnes issues des oprations est quotidienne, ou tout le moins hebdomadaire. Dans ces cas,
lutilisation de tableur nest pas ncessaire, comme pour les journaux de banque. Le logiciel
comptable permet alors le contrle du budget et celui des comptes de banque, les deux lments
du systme dont le suivi des soldes doit tre rigoureux et permanent.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Pour la gestion des fonds, linstitution doit disposer dun systme comptable adquat, permettant
le traitement et la saisie des oprations, et qui puisse aussi reflter via les rapports financiers
des faits rels et comprhensibles pour des tiers, sans explication supplmentaire. La
comptabilit est donc llment central dune bonne gestion financire, et les rapports financiers
doivent vhiculer des informations correctes et probantes. Aussi, convient-il de rappeler les
quelques principes comptables suivants, en plus de ceux gnralement reconnus :
a) Chaque projet doit avoir sa comptabilit de manire distincte. Certains bailleurs exigent
louverture dun compte de banque spcial. Les deux questions suivantes dfinissent la
comptabilit par projet : Dou vient largent ? Comment a-t-il t dpens ?
b) La charte des comptes doit correspondre gnralement la structure du budget ;
c) Tous les comptes de banque et de caisse doivent tre intgrs la comptabilit ;
d) Chaque criture doit sappuyer sur une pice justificative ;
e) Les libells comptables doivent reflter lopration commerciale ;
f) Les critures de contre-passation doivent faire rfrence au justificatif-source ;
g) Des dcomptes mensuels doivent tre tablis ;
h) La comptabilisation doit tre, idalement, quotidienne ; tout le moins hebdomadaire ;
autrement, la tenue de journaux de banque* est exigible.
* Les journaux de banque configurs sur tableur offrent un bon niveau de fiabilit de
linformation, tout en favorisant un gain de temps apprciable.
Linstitution qui maintient une comptabilit tenue manuellement utilise gnralement les livres
suivants :
- un grand-livre regroupant les rubriques de la charte des comptes, par projet ou par centre de
cot, et recueillant les affectations par rubrique du journal combin ;
- des auxiliaires Avances sur salaires , Avances pour voyage , Charges payes
davance , Fournisseurs , etc. deviennent ncessaires, selon limportance des transactions
ces niveaux ;
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Il existe plusieurs logiciels comptables qui offrent une capacit de saisie et de traitement
apprciable. Linstitution peut, en cas de doute, consulter un comptable professionnel ou une
firme comptable pour le choix du logiciel adapt sa situation. Ce logiciel doit rpondre aux
exigences minimales suivantes :
1. Offrir une capacit suffisante dabsorption de donnes sur trois (3) ans ;
2. Etre exploit 70% (au moins) de ses capacits par linstitution ;
3. Disposer de cls adquates de scurit pour la protection des donnes ;
4. Permettre, le cas chant, le traitement par projet, selon diffrentes sources de financement ;
5. Refuser toute modification ou correction directe des donnes aprs posting ;
6. Permettre lintgration du budget et lanalyse des carts par rubrique.
Rappel : Lenregistrement des donnes comptables sur tableur ne satisfait pas, 100%,
aux principes dune comptabilit ordonne.
Le Guide propose ici, un exemple de charte des comptes qui peut tre adapt par linstitution,
selon ses besoins et sa ralit. Ce plan respecte les rubriques dj prsentes dans la section
budgtisation , en les dfinissant par un code comptable 2 segments : le premier segment de
4 digits identifie le compte comptable ; le deuxime segment 3 digits dsigne le centre de cot
(XXXX XXX).
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
CHARTE DES COMPTES
Code Rubrique Code Rubrique
Comptes de bilan Comptes d'exploitation
Actif court terme Produits d'exploitation
1010-xxx Banque - Gourdes 5110-xxx Subventions
1020-xxx Banque Dollars 5310-xxx Revenus des activits
1080-xxx Caisse 5410-xxx Revenus d'intrts
1090-xxx Petite caisse 5450-xxx Gains sur change
5900-xxx Autres produits
1110-xxx Comptes recevoir
1120-xxx Avances sur salaire Charges d'exploitation
1190-xxx Autres dbiteurs 6110-xxx Salaires & Boni
6120-xxx Bnfices marginaux
1200-xxx Stock Fournitures 6130-xxx Assur.-part employeur
6210-xxx Consultants
Actif long terme 6280-xxx Sous-contrats
2010-xxx Immeuble 6300-xxx Voyage & transport
2020-xxx Mobilier & agencement 6310-xxx Per diem
2030-xxx Equipement 6320-xxx Billets d'avion
2040-xxx Matriel roulant 6330-xxx Entretien & rparations
6340-xxx Carburant & lubrifiant
2910-xxx Am.cum.Immeuble 6350-xxx Pneus & tubes
2920-xxx Am.cum.Mob.& agenc. 6390-xxx Assur. Immatriculation
2930-xxx Am.cum.Equipement 6400-xxx Autres cots directs
2940-xxx Am.cum.Matriel roul. 6401-xxx Loyer du bureau
6402-xxx Entret. & rp.immeuble
Passif 6403-xxx Entret. & rp.gnrat.
3110-xxx Fournisseurs 6404-xxx Gasoil gnratrice
3210-xxx ISR payer 6405-xxx Entret. & rp.quipem.
3220-xxx ONA payer 6406-xxx Tlephone & fax
3230-xxx CFDGCT payer 6407-xxx Poste & messagerie
3900-xxx Autres crditeurs 6408-xxx Eau & lectricit
6409-xxx Transp.local & manut.
4900-xxx Solde du fonds 6410-xxx Fournitures de bureau
6411-xxx Fournitures mdicales
6415-xxx Frais de banque
6500-xxx Formation
6510-xxx Honoraires formateurs
6520-xxx Per diem
6530-xxx Frais de transport
6540-xxx Matriel de formation
6550-xxx Location de salle
6560-xxx Restauration
6570-xxx Impression & reproduction
6600-xxx Communication (CCC)
6610-xxx Activits .communautaires
6620-xxx Mobil communautaire
6630-xxx Activits mdiatiques
SPECIMEN 12 : Charte des comptes.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
4. CONTROLE INTERNE
La Direction de linstitution est responsable de la mise en place des lignes directrices et des
mcanismes de contrle devant faciliter la ralisation des objectifs dfinis ; assurer au mieux la
conduite ordonne et efficace des activits et oprations ; assurer la fiabilit et lexactitude des
donnes et de linformation financire ; et enfin garantir la scurit des ressources matrielles et
financires.
Les lignes directrices et les mcanismes de contrle sont vhiculs travers les rglements
internes et les procdures administratives et comptables pour :
Dans le chapitre qui suit, le Guide rappelle et suggre les procdures comptables courantes et les
spcimens de formulaires chargs de documenter les diffrentes phases des oprations
financires, de leur mise excution jusqu leur codification et leur enregistrement comptable et
finalement la production des rapports financiers.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Le versement des subventions, en tout ou en partie, est gnralement ordonnanc par voie
bancaire. Selon les exigences des bailleurs et la taille du projet, il est recommand aux
institutions de maintenir un compte de banque spcifique pour chaque projet. Cependant,
lorsque le financement parvient linstitution en dollars US, il est courant et propos, pour
linstitution, davoir un compte dans cette monnaie ; celui-ci alimentant, au fur et mesure des
besoins, un compte en monnaie locale, pour satisfaire le fonctionnement des activits du projet.
Linstitution doit pouvoir produire sans exception les justificatifs de change originaux pour
documenter les oprations de transfert du compte US au compte Gourdes. En gnral, les
banques et les bureaux de change mettent automatiquement et remettent au client une fiche
officielle rsumant la transaction. Ce document indique les informations suivantes :
la date de la transaction ;
le montant en devises ;
le cours ;
le montant dfinitif en monnaie locale ;
les taxes ventuelles ;
le cachet et la signature de lemploy.
Le Guide suggre lapplication de ces procdures afin de documenter la vente de devises aux
institutions financires reconnues.
Les demandes de cotation de taux de change dollars-gourdes sont achemines par fax ou par
courrier au moins trois institutions financires reconnues en ayant soin de prciser lheure
limite de soumission.
Les propositions des institutions contactes devront tre reues sous pli cachet (non par fax
ou par email) au local de linstitution, avant lheure fixe sur la demande de cotation.
Les propositions reues seront enregistres la rception de linstitution dans le dossier des
correspondances et achemines la Direction Financire.
A une runion convoque par la Direction Financire, les offres seront ouvertes en prsence
dau moins un autre membre de la Direction de linstitution.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Un tableau comparatif, indiquant loffre gagnante, est prpar par la Direction Financire. Il
est sign par ceux qui ont particip louverture des plis.
Loriginal du tableau comparatif ainsi que les offres reues sont classes la Direction
Financire. Une copie du tableau comparatif est classe avec le chque libell en dollars US.
Nom de l'Institution
[Nom et numro du projet]
Tableau de Comparaison des Taux
Date: 23 juin 2004
Montant: XXXXXXX
Approuv par:
Ainsi, le patient se prsente la caisse et paie les services requis ; le caissier lui remet la copie
originale tampe PAYE , avec laquelle le patient accde aux services. Le caissier conserve la
copie 2 quil remet en fin de journe, avec la fiche de contrle de caisse et les recettes de la
journe, ladministration. Lutilisation de ces recettes, comme pour les autres dpenses, doit
tre adquatement supporte et autorise par la Direction de linstitution.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Restriction : Le personnel comptable charg du traitement et de la saisie des donnes peut normalement prparer les
documents relatifs au dpt, mais doit tre exclu de lopration elle-mme ou de sa supervision.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Le spcimen 14 illustre un journal de banque combin qui permet, dans le mme temps, de
suivre lvolution du solde de banque et daffecter immdiatement la dpense effectue, au fur et
mesure de lmission des chques. Ainsi, mensuellement, les rubriques affectes prsentent des
totaux disponibles pour la production des rapports financiers.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
JOURNAL COMBINE
Total
Date Ck # Bnficiaires Description dpenses Dpt Balance Salaires Transp. Autres CD Equip./Mat. Format. IEC
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
A la fin de chaque mois, il sagit pour la comptabilit ds rception du relev mensuel des
oprations de linstitution, expdi par la banque de rapprocher les soldes aux livres et en
banque :
aux fins de validation des transactions du mois ;
pour la mise jour des livres de linstitution en regard des frais de banque ;
pour lidentification des chques mis non encore pays par la banque ;
pour les ventuelles corrections signaler la banque ou apporter dans les livres de
linstitution.
Ltat de rconciliation bancaire, encore appel tat de rapprochement bancaire , doit tre
sign par la comptabilit et vis par ladministration de linstitution. Il doit tre class dans le
dossier mensuel de banque.
Cet tat comptable est un outil efficace de contrle de lencaisse. Aussi faut-il quil soit
correctement prpar sur une base rgulire.
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
Nom et numro du compte de banque
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Au
LIVRES BANQUE
Solde non ajust en fin Solde non ajust en fin
de mois (journ. de banque) xxxxx,xx de mois (relev) xxxxx,xx
Plus : Plus:
. Crdit non enregistr xxx,xx . Dpt en circulation xxx,xx
. Erreur aux livres en . Erreur de la banque en
dfaveur de la banque xxx,xx xxx,xx dfaveur de linstitution xxx,xx xxx,xx
xxxxx,xx xxxxx,xx
Moins : Moins:
. Frais de banque xxx,xx . Chques en circulation :
. Erreur aux livres en NoDate.. xxx.xx
faveur de la banque xxx,xx (xxx,xx) NoDate.. xxx.xx
NoDate.. xxx.xx
NoDate.. xxx.xx
xxx,xx
. Erreur de la banque en
faveur de linstitution xxx,xx (xxx,xx)
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
N.B. : Le traitement suivant doit tre accord aux chques qui sont toujours en circulation aprs
la fermeture dun contrat :
1) Linstitution doit contacter les bnficiaires des chques qui sont en circulation depuis plus
de six mois et les remplacer par de nouveaux chques. Car les factures non rgles
constituent toujours une dette de linstitution envers les fournisseurs.
2) Dans le cas o il ne serait pas possible de contacter les bnficiaires, les fonds doivent tre
retourns au bailleur car les dpenses affrentes aux chques en circulation ont dj t
rembourses sur la base des rapports financiers soumis antrieurement par linstitution.
5.2 Caisse
Dans le cadre de lexcution dun projet ou dun programme, certaines situations peuvent exiger
des dcaissements cash pour le droulement des activits. Et lorsque linstitution gre
plusieurs projets dans ces situations, elle doit tenir une caisse spare et un journal de caisse*
pour chaque projet, et cette caisse doit tre intgre la comptabilit du projet. Les entres et les
sorties de caisse doivent tre consignes immdiatement, au fur et mesure des transactions,
dans le journal de caisse.
* Les journaux de caisse configurs sur tableur offrent un bon niveau de fiabilit de linformation, tout en
favorisant un gain de temps apprciable.
Restriction : Pour les fins de contrle interne, la personne responsable de la gestion de la caisse doit tre
hirarchiquement indpendante de la comptabilit.
Des procs-verbaux mensuels de caisse doivent tre tablis sur la base dun formulaire normalis,
mme si on ne constate aucune diffrence entre le montant rel et le solde aux livres. Les
timbres et les bons dessence sont considrs comme des fonds en espces. Ce dcompte
mensuel doit tre confirm par signature sur le formulaire et dans le journal de caisse.
Linstitution doit veiller maintenir un solde de caisse maximal aussi faible que possible, et
sanctionn par crit. Ce montant sera fonction de la proximit de services bancaires et des
longues attentes ventuelles. En rgle gnrale, le solde maximal ne devrait pas excder le
double des dpenses hebdomadaires moyennes. Les procdures doivent prciser lobligation de
rembourser en cas de diffrence en moins.
Le responsable de la caisse doit faire la caisse sur une base journalire et la documenter par
sa signature dans le journal de caisse. Au moins une fois par mois ou par trimestre,
ladministration du projet doit effectuer un contrle-surprise de la caisse, et le documenter par sa
signature dans le journal de caisse.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Les fonds dtenus en espces au sein de linstitution doivent tre conservs dans une cassette en
acier qui sera dpose dans un coffre-fort, en dehors des heures de bureau. Il est indispensable
que linstitution identifie la personne qui est en possession de la cl usuelle et de la cl de
scurit .
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
JOURNAL DE CAISSE
(en Gourdes)
* le montant fix par la Direction ne peut tre augment ou diminu sans une
dcision de cette instance ;
Les fonds de la petite caisse, de mme que les pices justificatives et les fiches de caisse, doivent
tre gards dans une petite boite mtallique munie de cl.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Fiche de caisse
Chaque sollicitation de la petite caisse commande lmission dune fiche de caisse qui indique la
date de la transaction, le numro de la fiche, la nature de la transaction, le montant remis, la
signature dapprobation ou dautorisation, la signature de la personne qui reoit largent.
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
FICHE DE PETITE CAISSE
No fiche..
Date.
Montant remis.Gdes
Montant dboursGdes
Montant retourn.Gdes
Description de la transaction
..
..
________________ _____________
Approuv par Reu par
--------- -----------
--------- -----------
Total ======
- inscrit sur les pices justificatives le mme numro dordre port sur la fiche de caisse ;
- vrifie la validit de la pice justificative (facture, reu de caisse) et les calculs qui y
sont ports, en cochant chaque montant ;
Ne pas oublier de multiplier par 5 les montants exprims selon lancienne quivalence dollar
hatien et inscrire lquivalent gourdes au milieu de la facture en lentourant.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
- colle sparment, sur une mme feuille 8 x 11, la fiche de caisse et les pices
justificatives y relatives qui sont conserves dans la cassette.
Montant remis MOINS (-) montant dbours = TOTAL des pices justificatives de la
transaction
- classifie les fiches de caisse selon leur anciennet et y annexe les pices justificatives
(No de fiche et date de transaction) ;
- sassure que le solde dtermin dans le rapport correspond bien au montant disponible
dans le coffre ;
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
RAPPORT DE PETITE CAISSE
(En gourdes)
Pour la priode allant de .. au..
TOTAL
Sommaire
Code Montants
___________
________________________________ ___________
Prpar par ___________
Date.. ___________
___________
___________
________________________________ ___________
Vrifi par ___________
Date. ___________
___________
___________
___________
___________
TOTAL 0.00
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
5.4 Encaissement
Les subventions parviennent gnralement linstitution sous forme de chque libell son nom
ou par transfert direct dans le compte bancaire quelle dsigne. Dans les deux cas, le bordereau
dencaissement (spcimen 18) doit tre complt selon le cheminement suivant :
Linstitution peut tre informe par crit dun virement de fonds effectu son nom, dans le
compte bancaire quelle a communiqu. Dans lattente de recevoir loriginal de la fiche de
dpt, ladministration de linstitution transmet une copie de lavis de transfert la comptabilit
qui :
- complte une fiche de dpt de la banque avec laquelle linstitution ralise des
transactions et transmet le bordereau dencaissement, le chque et la fiche de dpt
ladministration pour suivi.
- effectue la mise jour du solde dans le journal de banque laide de la copie de la fiche de
dpt ;
40
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
- classe ensemble le bordereau dencaissement et la fiche de dpt dans le dossier mensuel des
rentres de fonds du projet.
41
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
BORDEREAU DENCAISSEMENT
No
Montant
Date Source No Chque/Transfert Gdes Usd
.. .
.. .
.. .
.. .
.. .
.. .
TOTAL
. .. ..
. .. ..
. .. ..
REMARQUES . .. ..
TOTAL
AFFECTATIONS
No Code DT CT
. .. ..
. .. ..
. .. ..
. .. ..
. .. ..
TOTAL
________________________
Enregistr par
Date..
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
6. REQUISITION/COMMANDE
Tous les besoins en biens ou en services ncessaires au fonctionnement rgulier des activits du
projet doivent tre exprims sur le formulaire Rquisition/Commande .
Lorsquil sagit dachat de biens, trois pro formas sont sollicits par crit des fournisseurs et
accompagnent le formulaire, pour approbation et autorisation de ladministration. Linstitution
doit prciser, dans ses procdures, les niveaux dachat partir desquels 2 ou 3 pro formas sont
exigs ; et partir de quel niveau doit senclencher le processus dappel doffres. De plus, une
note de slection prcise les critres (prix, qualit des produits offerts, garantie offerte, dlai de
livraison, service aprs-vente, exprience sur le march, etc.) qui ont conduit la slection du
fournisseur. Ce Guide suggre que ces fonctions soient remplies autant que possible par des
personnes distinctes : approbation des achats, excution des achats, rception et/ou distribution
des biens achets.
1) Dans les demandes formelles ou informelles faites aux fournisseurs, les spcifications des
fournitures, marchandises ou quipements doivent tre claires et compltes et nexclure
volontairement aucun fournisseur admissible. La mme information doit tre
communique tous les fournisseurs concerns par la demande de proposition.
2) Toute transaction doit tre mene de manire transparente et comptitive en incluant un
nombre raisonnable de fournisseurs potentiels. Ce, tenant compte de la taille et de la
nature de lachat.
Pour que le cot dacquisition dun bien puisse tre accept, trois conditions doivent tre
satisfaites :
a) Le bien doit tre admissible : contribuer clairement la ralisation des activits et latteinte
des objectifs dun projet.
b) Le cot doit tre raisonnable : le cot dun achat de biens est considr comme raisonnable
si, dans sa nature et dans son montant, il nexcde pas ce qui serait encouru par une personne
raisonnable soumise aux mmes conditions qui prvalaient au moment de lachat.
c) Le cot doit tre imputable : cest--dire quil doit tre couvert par une rubrique budgtaire
approprie, suffisamment approvisionne.
43
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
En gnral, les documents ci-dessous doivent tre classs dans un dossier dachat :
Dans les cas dachat de services, un contrat ou accord doit tre dment sign entre le
professionnel contractant et ladministration de linstitution. Des termes de rfrence doivent
tre dvelopps et font partie intgrante du contrat.
Restriction : Le formulaire Rquisition/Commande nest pas requis pour lexcution de la paye, les avances pour
voyage, le renflouement de la petite caisse et les virements de compte compte.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
REQUISITION / COMMANDE
No
Date .. Requrant..
Service
Fournisseur...Tl./Fax
TOTAL
____________________________ ____________________________
Prpar par Vrifi par
____________________________
Approuv par
45
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Le niveau de dpense qui commande automatiquement lmission dun chque doit tre en
cohrence avec les paramtres tablis pour lacceptation des dbourss via petite caisse.
7.1 Objectifs
Le rglement des obligations de linstitution par chque permet, dune part, dviter la
manipulation de fonds importants lors des paiements ; dautre part, de sassurer que chaque
transaction payer par chque soit rgulirement approuve et autorise ; et enfin, de sassurer
que chaque chque mis par linstitution soit couvert par un compte bancaire dment
approvisionn.
Restrictions 1 Les employs responsables respectivement de la gestion de la caisse et de la petite caisse, doivent
tre exclus de lapplication de cette procdure.
2 Un chque ne doit tre mis partir dun compte de banque dont le solde atteint le niveau-
plancher dtermin que de concert entre ladministration de linstitution et la comptabilit.
46
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
. le rapport complet de petite caisse (voir procdure), sign par la personne responsable,
vrifi par la comptabilit et vis par ladministration.
2) vrifie, sur chaque document, les calculs effectus, en les cochant ligne par ligne ;
7) inscrit sur le bordereau de dcaissement, dans lespace rserv cette fin, le numro de
chque correspondant la transaction, suivant lordre chronologique indiqu par
lordinateur ;
Chques abms : se rfrer la procdure Gestion de lencaisse , section Comptes de banque , sous-section
Utilisation des chquiers , relative lannulation des chques.
10) signe, aprs dernire vrification, le bordereau de dcaissement (espace prpar par ), y
joint le chque rdig et transmet lensemble du dossier ladministration ou la Direction
du projet pour autorisation et suivi.
47
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
- inscrit ( la plume) le numro du chque, sur reu, facture ou contrat, et remet le chque
son bnficiaire.
N.B.- Linstitution doit se doter dun sceau PAYE et systmatiquement tamper tous les documents du dossier
de paiement, aussitt le chque remis.
Remarques
2. Lordre des documents dun dossier de paiement doit tre toujours le mme :
a) bordereau de dcaissement
b) reu sign par le bnficiaire du chque (facultatif, si bordereau de dcaissement est
dj sign)
c) facture, contrat acquitt. Sil sagit dun dcaissement partir des fonds dun projet, il
faudra porter la mention PAYE par X
d) pro forma, le cas chant
e) rquisition approuve et autorise.
48
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
BORDEREAU DE DECAISSEMENT
No
No
Date Description Chque Montant
________________________________
Reu par
Date
AFFECTATIONS REMARQUES
Code comptable Montant
DT CT
__________ .
__________ .
__________ .
__________ .
__________ .
__________________ _________________ ____________________
TOTAL Enregistr par
============== ================ Date.
49
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Linstitution consent des avances pour voyage dans tous les cas o le personnel et les consultants
doivent se dplacer en dehors du territoire normal de travail, pour les besoins programmatiques
de linstitution ou dun projet. Ces avances de voyage doivent tre autorises et peuvent prendre
les deux formes suivantes :
Per diem Allocation fixe couvrant les frais dhtel et de nourriture, et pour laquelle
est requise seulement une preuve que le voyage a t effectu (facture
acquitte de lhtel ou de la pension, rapport dactivit);
Linstitution doit tablir sa politique concernant les frais de voyage et fixer le niveau des per
diem maximaux ne pas dpasser par les voyageurs, compte tenu des tarifs hteliers et des cots
de restauration en vigueur dans les diffrentes rgions visiter ; compte tenu galement des
ventuels accommodements en la matire, arrts avec le bailleur.
Un nouveau barme de per diem est publi selon la tendance du march, et les montants varient
dpendamment de la localit.
Si les repas sont fournis (comme dans le cas des sminaires, confrences) ou inclus dans les frais
dhtel, le montant du per diem doit tre ajust en consquence.
En fixant le barme de per diem, linstitution doit prciser laire gographique partir duquel le
voyageur a droit au paiement du per diem.
. niveau dautorisation pour les dplacements : lavance de per diem ne doit pas dpasser en
gnral 75 % du montant total prvu (nourriture + frais dhtel)
. pices justificatives requises lors dun dplacement sans hbergement: pas de pice car les
frais de nourriture ne sont pas sujets justification.
. pices justificatives requises lors dun dplacement avec hbergement (voir rubrique Rapport
de voyage)
. heures de dpart et de retour partir desquelles respectivement les frais de dner et de souper
sont couverts.
50
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Un rapport de voyage doit tre produit par le concern, accompagn dun rapport dactivits et
des pices justificatives requises (fiche dhtel, souches des billets davion et les pices
justificatives des autres dpenses encourues, lexception de la nourriture) dans les huit jours
suivant la date de retour de voyage; les sections D et E du formulaire de voyage sont alors
compltes, autorises et signes conjointement avec la comptabilit. Cette dernire procde
alors au rglement final du dossier.
Ces frais sont verss gnralement aux voyageurs sur une base forfaitaire pour des dplacements
en dehors du lieu de travail. Linstitution doit fixer le montant maximum permis. Et chaque
voyageur doit accuser rception dans un registre tenu cet effet. Il est recommand dutiliser un
tableau contenant au moins les colonnes suivantes: noms des bnficiaires, montant, signatures,
date de rception, etc.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Nom de linstitution
Demande davance de voyage
Nom et numro de projet :
Poste :________________________
Destination :______________
_____
But du voyage_____________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
FORMAT DE CALCUL
Zone gographique _________________________
TOTAL ===============
52
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
VOYAGEUR : "Je certifie que ce voucher est conforme et correct ADMINISTRATEURS(S)PROGRAMME/PROJET(S) : "J'ai revu les COMPTABILITE : "Aprs vrification,
et que le montant n'a pas encore t rembours. dpenses imputes ce voucher et je certifie qu'elles sont correctes la balance due ou rembourser est de:
Toutes les factures d'htel y sont attaches". et raisonnables."
Per Diem Gdes = Repas et frais plus Logement
+ Dpenses Gdes = Rfrence Formulaire de remboursement des dpenses SIGNATURE : Gdes / $
- Avance Gdes CK #
Total O.K.: Gdes REVISE PAR :
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Rserv la Comptabilit
DEPENSES Entretien
Date Imputable au Programme Monnaie Taux rparation Achat de Fax Fournitures de Poste Autres Autres
mm/jj Description de la dpense ou Projet # Ref: Etrangre de change US vhicule carburant Tlphone bureau Shipping A spcifier A spcifier
54
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
9. REGULARISATION / CORRECTION
Les critures de rgularisation ou de correction doivent tre consignes par la comptabilit sur le
formulaire Rgularisation/Correction ; chaque criture doit tre numrote suivant un ordre
chronologique, avec une brve explication sur son fondement et toutes les rfrences ncessaires
permettant de retracer la transaction source ; le visa de ladministration de linstitution, ou de la
direction du projet, doit tre obtenu avant lenregistrement comptable.
Les formulaires Rgularisation/Correction peuvent tre classs par mois et regroups dans un
dossier spcifique pour lexercice.
Linstitution partenaire ou la coordination du projet doit ouvrir et tenir jour un dossier pour
chaque employ et chaque consultant margeant aux diffrents projets. Ce dossier doit recueillir
les documents et informations suivantes :
Le contrat de travail des employs rguliers doit tre dun format standard. Ce contrat doit tre
trs prcis sur les points qui suivent :
De mme, le contrat de travail doit mentionner les avantages sociaux auxquels lemploy a droit,
tels que :
. lassurance-sant
. lONA
55
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
. lOFATMA
. le plan de pension
. le cong annuel
. le cong de maladie
. le cong de maternit.
Le contrat de travail concernant les consultants doit aussi tre dun format standard et prvoir, au
minimum, les points suivants :
56
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
REGULARISATION / CORRECTION
No..
Mois. Anne.
____________________________ ________________________________
Visa (Adm,/Coord.) Enregistr par
Date..
57
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
La paye est gnralement excute sur une base mensuelle ; certaines organisations instituent un
payroll bimensuel. Quel que soit le mode de versement utilis pour les salaires, linstitution
doit prparer une feuille de paye, base sur lanalyse des feuilles de prsence des employs.
Celles-ci doivent tre contrles et signes rgulirement (base bimensuelle ou mensuelle) par
les superviseurs des employs de linstitution, et achemines la comptabilit pour la
prparation de la feuille de paye.
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
FEUILLE DE PAYE
Priode allant du .. au
Dductions
Nom et Total
prnoms Fonction Sal. brut IRI ONA CFDGCT Autres dduc. Sal. net
_________________________ ________________________
Prpar par Visa Adm. ou Coordin.
Date Date..
58
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
La comptabilit conserve les feuilles de temps ou une copie de celles-ci, au titre de justificatif de
paye. De plus, le dossier doit inclure les reus de paye signs par les employs. Enfin, les
employs ou autres tiers qui retirent le chque de paye dun employ, doivent tre munis dun
mandat en bonne et due forme sign par ce dernier et vers au dossier.
Plusieurs banques vendent aux organisations les services dexcution de la paye. Ce service
prsente lavantage dpargner linstitution lmission priodique et massive de chques, dune
part ; dautre part, dviter aux employs un dplacement priodique le plus souvent aux heures
de travail pour convertir leur chque de paye ; enfin, dassurer en toute scurit et sans
dplacement de fonds une opration priodique denvergure relative.
Lexcution de la paye par une banque nexempte pas linstitution de la prparation de la feuille
de paye priodique qui doit tre conserve comme document probant ainsi que la fiche de crdit
retourne par la banque. Celle-ci donne le service partir de la liste des employs et des salaires
nets respectifs que lui transmet linstitution partenaire. A ce niveau, il est indispensable davoir
un accord crit avec la banque et de documenter le processus douverture des comptes de banque
de chaque employ.
En rsum, lexcution de la paye par une banque doit tre supporte par les documents
suivants :
Conformment aux rglements fiscaux en vigueur, linstitution est assujettie au paiement des
taxes suivantes lEtat Haitien: il sagit particulirement de lIRI (Impt sur le Revenu
Individuel) et du CFGDCT (Contribution au Fonds de Gestion et de Dveloppement des
Collectivits Territoriales). Ces taxes doivent tre prleves la source sur le salaire brut de tous
les employs et verses mensuellement la Direction Gnrale des Impts au plus tard le 15 de
chaque mois pour le mois prcdent.
De plus, linstitution doit verser galement des cotisations lONA qui sont calculs de la
manire suivante:
a) Sur les salaires ne dpassant pas Gdes 200.00 : 2% verser par le salari et 2% verser
par le patron
b) Sur les salaires variant de Gdes 201.00 500.00 : 3% verser par le salari et 3%
verser par le patron
c) Sur les salaires variant de Gdes 501.00 Gdes 1000.00 : 4% verser par le salari et 4%
par le patron
59
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
d) Sur les salaires suprieurs Gdes 1000.00 Gdes : 6% verser par la salari, 6% par le
patron.
A partir de lexemple ci-dessus, nous pouvons constater que pour lemploy qui gagne un salaire
brut de Gdes 35,000.00 par mois, les dductions totaliseront Gdes 8,533.33 :
IRI 6,083.33
ONA 2,100.00
CFGDCT 350.00
Total Dductions 8,533.33
IRI 16,708.33
ONA 4,500.00
CFGDCT 750.00
Total Dductions 21,958.33
60
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Dans les sections et sous-sections antrieures, le Guide a dj fait mention des pices
justificatives spcifiques chaque type de transaction (voir les sections : Gestion de
lencaisse, Encaissement, Dcaissement par chque, Gestion de petite caisse, Frais de voyage,
Payroll).
Cette sous-section veut rappeler linstitution partenaire et la coordination des projets le soin
apporter la collecte et la validation des pices justificatives servant de support aux
transactions ; et plus loin, leur classement.
Par principe, les pices justificatives comptabiliser doivent tre sauf exception des
documents originaux. Lexception, ici, touche les justificatifs relis la comptabilisation des
recettes ; en effet, loriginal de la pice est remis au destinataire de la facture, comme preuve de
paiement. Les pices justificatives originales permettent lauditeur externe de mieux juger de
leur plausibilit. Ce jugement se base, en gnral, sur les points suivants :
Les pices justificatives doivent normalement tre conserves par linstitution, celles-ci
constituant les lments probants de linformation comptable produite par le systme en place.
Cest un argument faire valoir lorsque le bailleur de fonds demande que les pices originales
lui soient achemines; lautre argument tant que lauditeur externe sattend toujours travailler
avec des documents originaux ; autrement, il annonce une rserve avant mme de dbuter sa
mission.
Si les documents originaux doivent malgr tout tre expdis au bailleur, linstitution doit mettre
un soin particulier lors de la photocopie des pices : les copies doivent tre lisibles, intgrales et
organises. Linstitution peut galement inclure une note sur la localisation des originaux.
** Les renseignements relatifs aux justificatifs doivent tre inscrits sur le justificatif lui-mme et non sur son support.
Dpendant de leur nature, ces dpenses sont supportes par les pices justificatives suivantes :
61
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
1) Contrle des prsences: une liste signe par les participants doit supporter les dpenses
encourues lors des ateliers, sminaires et runions
2) Dpenses de restauration : un accord sign entre linstitution et le fournisseur de services doit
supporter gnralement cette dpense. Si linstitution finance directement cette activit, des
pices justificatives fiables (document probant de source externe) doivent supporter ces
dpenses.
3) Frais de formateurs: cette dpense doit tre supporte par un accord sign entre linstitution
et le formateur. Cet accord doit inclure, entre autres, des termes de rfrence bien dfinis.
4) Distribution de primes/cadeaux : cette activit doit tre supporte par un tableau contenant au
moins les colonnes suivantes : date, noms des bnficiaires, description de larticle,
justification. Ce tableau doit tre approuv par la Direction de linstitution.
5) Achats de matriels et de fournitures : cette dpense doit tre supporte par des factures
mises par un fournisseur reconnu (source probante externe).
Dans le cas o une dpense est supporte par plusieurs projets/bailleurs, le Guide suggre
linstitution de :
1) Classer loriginal des pices justificatives dans le dossier du bailleur qui a support
directement le pourcentage le plus lev de la dpense. Les informations suivantes doivent
figurer sur la facture : noms de chaque projet, numros des chques mis, noms des banques,
montant support par chaque bailleur.
2) Annexer les copies des pices justificatives dans les dossiers des autres bailleurs qui ont
support lautre partie de la dpense, en ayant soin denregistrer sur la rquisition de chques
ou sur la copie de la facture les informations suivantes: nom du projet/bailleur o se trouvent
classs les originaux, le numro du chque y affrent.
Le Guide dcrit ci-aprs, les deux modes les plus courants de classement, avec leurs avantages et
leurs inconvnients. Quel que soit le mode de classement utilis, linstitution partenaire ou la
62
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
63
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Linstitution doit prciser, dans ses procdures administratives, sa politique dachat de biens et
de services.
Dune manire gnrale, ces politiques sont conues pour faire jouer la concurrence et obtenir les
meilleurs prix possibles pour la meilleure qualit possible. Prire de consulter les pages 41 et 42
pour de plus amples renseignements sur les procdures dachat. Les lments courants de ces
politiques sont les suivants :
Enfin, lorsquun accord prvoit des dispositions particulires en matire de passation des
marchs, celles-ci doivent tre appliques en lieu et place de la politique interne de linstitution.
64
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Les actifs immobiliss acquis dans le cadre de lexcution des projets doivent tre traits selon
les principes comptables gnralement reconnus. Avec ces principes, le Guide fait rappel des
points suivants :
1 Au cot dacquisition du bien en capital, doivent sajouter les frais sur achat ; cest--
dire, emballage, fret, ddouanement, manutention, etc.
3 Les diffrentes classes dimmobilisations sont gnralement les suivantes (Le Guide les
prsente avec les lments importants qui devraient figurer dans leur description
respective) :
Matriel roulant : englobe les vhicules de toutes catgories, incluant bicyclette, moto,
brouette, etc.
Elments descriptifs : nom, marque, anne, type (sedan, 4x4, pick-up, camion), modle, couleur,
numro moteur, numro de srie ou de fabrique, cylindr, puissance, immatriculation, date
dacquisition, quantit, cot unitaire, cot total, affectation
4 Les actifs enregistrs doivent chacun tre supports par les pices justificatives dorigine
(document notari, facture, reu de paiement, fiche de transfert, etc.), auxquelles on peut
facilement et rapidement se rfrer.
5 Linventaire physique des immobilisations doit tre ralis au moins une fois par priode
comptable, gnralement en fin dexercice, pour lexactitude de linformation financire.
6 Tout ajustement comptable rsultant de linventaire physique doit tre autoris par
ladministration de linstitution, et rgulirement document pour fins de contrle.
8 Les actifs doivent tre amortis en fin dexercice, par lapplication des taux prvus par
type dactif, par les lois fiscales hatiennes ; ce, dans le but de tenir compte de leur
dprciation et montrer, au bilan, une valeur comptable plus raliste. Les charges
damortissement sont, en gnral, exclues des accords de projet et des budgets ;
lexercice vaut surtout pour linstitution partenaire, qui a une meilleure valuation des
dlais et des cots ventuels de remplacement de ces actifs.
66
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
1) sassurer de lexistence physique des matriels et des quipements, dun plan dentretien, de
leur utilisation et leur localisation
2) raliser un diagnostic du systme dinventaire existant.
Au cours de cette phase, il est recommand daccorder une attention particulire aux numros de
srie car des matriels et des quipements ayant les mmes spcifications peuvent tre reus de
diffrents bailleurs.
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Classe dactif : _____________________________________
67
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Les rgles et principes comptables dcrits dans les sections prcdentes permettent linstitution
partenaire ou la coordination du projet de produire, mensuellement, un rapport financier
rsumant lutilisation des fonds au cours dune priode bien dfinie. Ce rapport doit contenir, au
minimum, les informations suivantes :
* un tat des recettes et dbourss prsentant le solde disponible en dbut de priode ; les
fonds reus au cours de la priode ; le total des montants dcaisss et le solde disponible
la fin de la priode (spcimen 27) ;
* une facture de demande de remboursement des dpenses par ligne budgtaire, certifie
par une personne autorise (spcimen 28) ;
* le registre de paye ;
Le rapport financier est transmis au bailleur, accompagn du rapport technique y affrent, selon
une priodicit dfinie dans le contrat sign entre linstitution et le bailleur. Ce rapport doit tre
sign par la direction de linstitution. Avant sa transmission au bailleur, cette direction doit
sassurer de vrifier les points suivants :
Une correction doit tre adquatement supporte. Par exemple, les chques annuls ou reclasss,
figurant dans un rapport dj soumis, affectent les postes de dpenses figurant dans le rapport en
cours.
68
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
ETAT DES RECETTES ET DEBOURSES
69
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Voucher
[Nom de linstitution]
To
Subcontract No. : 521-023-00XX
Project Director :
Completion Date : 31 Dcembre 2003
Budget Amount : 0.00
Total Obligated Amount : 0.00
Advanced Amount : 0.00
Statement No. : 1
Expense Date : Avril 2003
Each request for reimbursement shall also include a certification signed by an authorized representative
of the subcontract as follows:
(b) That information in the fiscal report is correct and such detail supporting information as the Recipient
may require will be furnished at the subcontractor's Home Office or Base Office promptly to MSH on
request and that all requirements called for by subcontract to the date of this certification have been met
By--------------------------------------------------
Title------------------------------------------------
Date----------------------------------------------
SPECIMEN 29 : Voucher
70
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Les clauses de laccord de projet prvoient, trs souvent, les termes de rfrence devant servir de
base laudit financier annuel du projet. Linstitution doit se prparer laudit annuel ds le
dbut de la priode comptable ou ds le dmarrage des projets, dans le cours normal dexcution
des activits. Le choix de lauditeur se fait gnralement en collaboration avec les bailleurs de
fonds.
Linstitution doit veiller ce que la mission daudit soit accueillie et installe de telle sorte
favoriser un droulement rapide des travaux : salle suffisamment grande pour accommoder
lquipe et toute la documentation relative la priode audite ; salle labri des activits
quotidiennes de linstitution ; disponibilit du personnel comptable et autre personnel
dencadrement de linstitution.
Les recommandations ventuelles formules par lauditeur externe dans son rapport constituent
le point de dpart de linstitution, en vue de sa prparation la prochaine mission daudit. Ces
recommandations doivent tre mises en application dans les dlais prvus par les bailleurs. La
direction de linstitution doit simpliquer toutes les tapes de la planification et de la ralisation
de laudit. Elle doit obligatoirement participer lExit Conference au cours de laquelle
lauditeur partage avec la direction de linstitution les rsultats prliminaires de lAudit. Cette
71
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
rencontre permet dapporter des clarifications aux questions qui pourraient faire lobjet de
recommandations inclure dans le rapport final daudit.
72
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
HS-2004
Mai 2000
73
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Organisation ___________________________
Adresse ___________________________
Tlphone ___________________________
Personne responsable ___________________________
Commentaires :
Commentaires :
74
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
3. Dans la mesure du possible, les tches ci-dessus numres sont-elles spares de manire
ce quaucun employ nexerce un contrle absolu sur une transaction financire dans son
ensemble ? Au cas o les tches seraient excutes par une seule personne, la direction a-t-
elle mis en place des procdures de faon exercer un contrle efficace sur le travail de cet
employ ?
Commentaires :
Commentaires :
5. Quels sont les journaux utiliss par lorganisation pour lenregistrement de ses transactions ?
Commentaires :
75
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
Commentaires :
Commentaires :
9. A partir de quels registres comptables les rapports financiers transmis MSH sont-ils
prpars ?
Commentaires :
10. Les informations financires refltes aux rapports soumis MSH sont-elles conformes
celles des documents et registres comptables ?
Commentaires :
76
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
11. Lorganisation met-elle une lettre de travail ou un contrat de travail pour chaque employ ?
Commentaires :
12. L organisation maintient-elle des feuilles de temps ou des feuilles de prsence qui font
mention en dtail du nombre dheures de travail de chaque employ ?
Ce systme permet-il lorganisation de dterminer le pourcentage deffort fourni par
employ et par projet pour les employs ne travaillant pas 100 % de leur temps sur un seul
projet ?
Commentaires :
13. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur les jours de cong octroys chaque
employ : cong annuel, cong de maladie, etc. ?
Commentaires :
14. Dterminez si les avantages sociaux (boni, assurance, etc.) et les taxes sur salaires ont t
calculs et comptabiliss correctement.
Commentaires :
Commentaires :
77
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
17. Rapprochez les salaires prvus (budget) aux salaires pays (livres) et dterminez les carts,
sil y a lieu
Commentaires :
18. Lorganisation gnre-t-elle des recettes internes ? Si oui, examinez la procdure mise en
place pour les contrler et dterminez si elles sont utilises conformment au contrat.
Commentaires :
19. A quelle frquence les recettes (internes et externes) sont-elles dposes en banque ?
Commentaires :
20. Examinez les dpenses de lorganisation (100 %) et dterminez si elles sont autorises,
alloues, raisonnables et supportes par une documentation adquate.
Commentaires :
78
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
21. Combien de signatures faut-il pour valider un chque ? Les dpenses sont-elles rgles par
chque ?
Commentaires :
22. Lorganisation met-elle des chques lordre de cash ? Si oui, dans quelles circonstances ?
Commentaires:
Commentaires :
24. Le signataire du chque examine-t-il les pices justificatives (voucher, facture, etc.)
pralablement la signature du chque ? Les pices justificatives sont-elles scelles pour
annulation.
Commentaires :
25. Dcrivez brivement les procdures dachat et de paiement et dterminez si elles ont t
mises en application.
Commentaires :
26. Quel est le montant allou la petite caisse ? Qui assure sa tenue ? Quelles sont les
dpenses effectues partir de la petite caisse ? Pour quel montant ? Sont-elles supportes
par une documentation adquate ?
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
27. Lorganisation effectue-t-elle des dcomptes de la petite caisse ? Si oui, quelle frquence et
comment ?
Commentaires :
28. En dehors de la petite caisse, quelles autres dpenses effectue-t-on en espces ? Quels
documents ou pices justificatives obtient-on et comment ces transactions sont-elles
enregistres dans les registres comptables ?
Commentaires :
29. Lorganisation est-elle dote dun systme de contrle sur les avances de manire sassurer
quelles soient bien expliques et documentes ? Comment la diffrence entre le montant
avanc et le montant effectivement pay est-elle rgle ? Comment se fait la
comptabilisation des avances ?
Commentaires :
30. Prpare-t-on des conciliations bancaires pour chaque compte bancaire ? A quelle frquence ?
Examinez les dernires conciliations et notez leur date de prparation. Par qui sont-elles
prpares ? Par qui sont-elles rvises ? Rapprochez les soldes reflts par les conciliations
aux soldes aux livres.
80
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
Commentaires :
32. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur ses matriel, mobilier et quipements ?
Maintient-elle un registre des immobilisations? Si oui, ce registre est-il jour ? Notez la
date de la dernire mise jour de ce registre. Les articles sont-ils codifis ? A quelle
frquence sont raliss les inventaires ?
Commentaires :
33. Sur une base dchantillonnage, examinez et dcrivez la condition physique des
quipements et matriel tels : vhicules, photocopieuses, fax, inverter, gnratrice,
quipement mdical, quipement informatique, etc.
Commentaires :
34. Lorganisation a-t-elle mis en place un plan dentretien pour les quipements et matriel sus-
cits ?
Commentaires :
81
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
36. Lorganisation a-t-elle un compte productif dintrts ? Si non, pourquoi ? Si oui, quelle est
date le montant des revenus dintrt gnr par ce compte ?
Commentaires :
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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10.
11.
12.
13.
14.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
HS 2004
(Modle de rapport)
Rvision Financire
Du
Centre de Sant XXX
Pour la priode de Juillet dcembre 2003
84
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
Lorganisation a tabli des procdures crites pour les points ci-dessus mentionns.
Commentaires :
a) Il y a un seul employ au service de la comptabilit, il sagit de Ms. Sherardyne
Prosper, le comptable.
b) Responsabilits :
- Prparation du payroll
- Prparation des chques
- Tenue des registres comptables
- Prparation des conciliations de banque
- Prparation des rapports
c) Qualifications:
- Ecole xxxxxxxxxxxx / Option Comptabilit : 1992-1993
85
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
Ces informations nous sont fournies par le comptable
Commentaires :
Aucun individu nexerce un contrle absolu sur une transaction financire dans son
ensemble.
Commentaires:
Le systme comptable de lorganisation est manuel, mais les rapports sont prpars
partir dexcel.
6. Quels sont les journaux utiliss par lorganisation pour lenregistrement de ses
transactions ?
b) Journal de caisse N
86
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
d) Journal de banque N
f) Registre de paie N
Commentaires :
Les livres sont jour.
Commentaires :
Le systme comptable permet de sparer les revenus et les dpenses par source de
fonds. Il en est de mme pour les recettes internes.
Commentaires :
Les registres comptables sont gards la comptabilit. Ils sont placs dans un classeur
mtallique muni de clef.
Commentaires :
Les transactions sont enregistres suivant la mthode de la comptabilit de caisse.
10. A partir de quels registres comptables les rapports financiers HS 2004 sont-ils
prpars?
Commentaires :
Les rapports financiers expdis HS-2004 sont prpars partir du journal combin et
du grand livre gnral.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
Les informations financires refltes aux rapports financiers envoys HS-2004 ne sont
pas toutes conformes celles des documents et registres comptables. Les anomalies
suivantes ont t constates :
- Le solde de la fin du mois de janvier ne correspond pas celui du dbut du mois de
fvrier 2003 de ltat des fonds avancs.
- Une diffrence de Gdes 340.45 est retrace entre le montant des revenus confirms et
le montant des revenus retracs aux livres de linstitution.
Commentaires :
Lorganisation maintient des feuilles de prsence journalire o les heures dentre et
celles de sortie de chaque employ sont inscrites. Cependant, les heures dentre et
celles de sortie ne sont pas indiques pour certains employs, et pour dautres, les
feuilles de prsence ne sont pas signes.
14. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur les jours de cong octroys
chaque employ : (Cong annuel, cong de maladie. etc.) ?
Commentaires :
Lorganisation exerce un contrle adquat sur les jours de cong octroys chaque
employ. Un formulaire de demande de cong se trouve la disposition de tout
employ dsireux de prendre un cong. Pour tre effectif, le cong doit tre approuv
par la direction.
15. Dterminez si les avantages sociaux (boni, assurance etc.) et les taxes sur salaires
ont t calculs et comptabiliss correctement.
Commentaires :
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires :
a) Lorganisation est en rgle avec la DGI.
b) Il en est de mme pour lONA.
Commentaires :
Selon le comptable, lorganisation effectue mensuellement un contrle budgtaire, en
rapprochant les dpenses cumules au budget.
18. Rapprochez les salaires prvus (budget) aux salaires pays (livres) et dterminez les
carts sil y a lieu.
Commentaires :
Les salaires prvus sont conformes aux salaires pays. Aucun cart n'a t constat.
Commentaires :
Lorganisation gnre des recettes partir des consultations, de la pharmacie, de son
programme de nutrition et de planning.
La procdure mise en place pour les contrler est la suivante :
- Un reu est tabli en double copie pour chaque type de service.
- Lune des copies est remise au patient et lautre est garde au bloc de reus.
- En fin de journe, le montant collect est remis au comptable avec les pices
justificatives pour contrle.
La procdure mise en place pour les contrler nest pas tout fait adquate, vu que les
reus prpars pour lencaissement des recettes internes sont numrots manuellement.
Les documents concernant les dpenses effectues partir des recettes internes ne nous
ont pas t soumis pour vrification. De plus, linstitution na pas prpar et expdi
HS-2004 le rapport trimestriel des recettes internes comme stipul larticle H.7 du
contrat.
89
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Les recettes internes collectes sont comptabilises pour la priode de janvier mars
2003. Elles nont pas t comptabilises pour la priode davril juin 2003.
Le total des recettes pour la priode de janvier mars 2003 slve Gdes 40,000.00.
20. A quelle frquence les recettes (internes et externes) sont-elles dposes en banque ?
Commentaires :
Aucun document nous permettant de justifier que les recettes internes sont dposes ne
nous a t soumis. Les recettes externes sont dposes ds la rception du chque.
Commentaires :
Les dpenses de lorganisation sont examines 100%.
a) Elles sont autorises, alloues, raisonnables, mais elles ne sont pas toutes supportes
adquatement. (Voir liste des dpenses rcusables en annexe)
b) Il ny a pas eu de dpenses de restauration.
c) Le classement de la documentation est adquat.
d) Les pices justificatives sont scelles aprs paiement pour annulation.
22. Combien de signatures faut-il pour valider un chque ? Les dpenses sont-elles
rgles par chque ?
Commentaires :
Il faut deux (2) signatures pour valider un chque : celle du Directeur et celle du
Comptable.
Commentaires :
Lorganisation nutilise pas de compte bancaire productif dintrts. Son compte se
trouve la BUH qui ne donne pas dintrts sur les comptes courants.
90
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
24. Lorganisation met-elle des chques lordre de cash? Si oui, dans quelle
circonstance ?
Commentaires :
L'organisation nmet pas de chque lordre de cash.
Commentaires :
Les chques sont pr-numrots.
26. Le signataire du chque examine-t-il les pices justificatives (voucher, Facture etc.)
pralablement la signature du chque ? Les pices justificatives sont-elles scelles
pour annulation.
Commentaires :
En principe, le signataire du chque examine les pices justificatives la signature du
chque. Les pices justificatives sont scelles aprs paiement pour annulation.
27. Dcrivez brivement les procdures dachat et de paiement et dterminez si elles ont
t mises en application.
Commentaires :
Les procdures dachat et de paiement sont les suivantes :
1. Prparation dune rquisition
2. Obtention de 3 proformas pour les dpenses suprieures Gdes 1,000
3. Choix du fournisseur en fonction du meilleur prix
4. Prparation du chque lordre du fournisseur
5. Annulation de la facture en y inscrivant la mention pay
6. Signature du chque par le directeur aprs analyse
7. Livraison du chque et classement des pices justificatives
Les procdures de paiement sont respectes. Cependant, nous ne pouvons pas nous
prononcer sur la mise en application des procdures dachat, vu quaucun achat na t
effectu au cours de la priode rvise.
28. Quel est le montant allou la petite caisse ? Qui assure sa tenue ? Quelles sont les
dpenses effectues partir de la petite caisse ? Pour quel montant ? Sont-elles
supportes par une documentation adquate ?
Commentaires : Le montant allou la petite caisse est de Gdes 500.00. Sa tenue est
assure par la Pharmacienne. Des dpenses ne dpassant pas Gdes 250.00 y sont
effectues. Elles sont adquatement supportes.
91
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Commentaires:
Lorganisation neffectue pas de dcompte-surprise de la petite caisse.
31. Lorganisation est-elle dote dun systme de contrle sur les avances de manire
sassurer quelles soient bien expliques et documentes ? Comment la diffrence
entre le montant avanc et le montant effectivement pay est-elle rgle ?
Comment se fait la comptabilisation des avances ?
Commentaires :
L'organisation ne fait pas d'avance.
32. Prpare-t-on des conciliations bancaires pour chaque compte bancaire ? A quelle
frquence? Examinez les dernires conciliations et notez leur date de Prparation.
Par qui sont-elles prpares? Par qui sont-elles rvises ? Rapprochez les soldes
refltes par les conciliations aux soldes aux livres.
Commentaires :
Aucune conciliation bancaire nest prpare pour la priode rvise. Le comptable de
linstitution nous a fait comprendre quil a eu des difficults prparer les conciliations
bancaires. Aussi, une assistance technique lui a-t-il t donne en ce sens. Nous avons
prpar avec lui les conciliations bancaires des mois de juillet dcembre 2003.
Commentaires :
Lorganisation na fait aucun achat dquipements sur les fonds du projet. Cependant,
elle a reu certains matriels et quipements de HS-2004.
92
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
35. Sur une base dchantillonnage, examinez et dcrivez la condition physique des
quipements et matriel tels : vhicule, photocopieuses, Fax, inverter, gnratrice,
quipement mdical, quipement informatique etc.
Commentaires :
Les matriels et quipements vrifis sont en bonne condition physique.
36. Vrifier si tous les matriels et quipements reus de HS-2004 portent le sticker
USAID .
Commentaires :
Tous les matriels et quipements reus de HS-2004 portent le sticker USAID .
37. Lorganisation a-t-elle mis en place un plan dentretien pour les quipements et
matriels sus-cits.
Commentaires :
Aucun plan dentretien nest tabli pour les matriels sus-cits.
Commentaires :
Lorganisation neffectue pas de transactions inter-fonds.
39. Lisez les termes du contrat de lorganisation avec HS 2004 et dterminez sils ont t
respects.
Commentaires :
Les termes du contrat de lorganisation avec HS-2004 ne sont pas tout fait respects.
Les rapports financiers suivants ne sont pas soumis dans le dlai imparti :
- janvier 2003 19 mars 2003
- fvrier 2003 19 mars 2003
Les rapports trimestriels des recettes internes ne sont pas prpars et soumis HS-2004
comme indiqu larticle H.7 du contrat.
93
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS :
Nous avons effectu la rvision de la totalit des transactions du Centre de Sant
XXX pour la priode allant de juillet dcembre 2003. Nous sommes davis que, en
gnral, linstitution a la capacit de grer les fonds qui lui sont allous par HS-2004.
Cependant, nous avons pu faire les observations suivantes :
Observations:
1. Les informations financires refltes aux rapports ne sont pas toutes conformes
celles des documents et registres comptables. (Voir commentaire 11)
2. Les contrats de travail ne sont pas jour. (Voir commentaire 12)
3. Certains employs ne signent pas rgulirement les feuilles de prsence et dautres
ne mentionnent pas les heures dentre et celles de sortie.
4. Les reus utiliss pour collecter les recettes internes ne sont pas numros pr-
imprims.
5. Les documents couvrant les dpenses effectues partir des recettes internes ne
nous ont pas t soumis pour vrification.
6. Certaines des dpenses effectues ntant pas adquatement supportes, Gdes
6,250.00 sont rcusables.
7. Lorganisation neffectue pas de dcompte-surprise de la petite caisse.
8. Les conciliations bancaires pour la priode rvise ne sont pas prpares (voir
commentaire 32).
9. Lorganisation ne ralise pas dinventaire. De plus, les batteries, linverter et les
tabourets sont gards en stock. La lampe col de cygne nest pas retrace.
10. Les termes du contrat entre lorganisation avec HS-2004 ne sont pas tout fait
respects. (Voir commentaire 39)
11. Les recommandations 1, 4, 6, 7, 8, 9 11, 12, 13, 14 et 15 de la prcdente vrification
ne sont pas suivies.
Recommandations:
94
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
4. Utiliser des blocs de reus numros pr-imprims pour collecter les recettes
internes.
5. Veiller ce les documents supportant les dpenses effectues partir des recettes
internes soient soumis pour vrification.
6. Faire le suivi avec HS-2004 des dpenses rcusables.
7. Prparer un rapport chaque dcompte-surprise de la petite caisse.
8. Veiller ce que les conciliations bancaires soient rgulirement prpares.
9. Raliser rgulirement linventaire des matriels et quipements. Veiller ce que
ceux qui sont gards au dpt soient mis en service ou retourns HS-2004 pour
une gestion efficace des ressources disponibles. Faire le suivi avec HS-2004 pour la
lampe col de cygne non retrace.
10. Veiller ce que tous les termes du contrat entre lorganisation avec HS-2004 soient
respects.
11. Faire le suivi des recommandations 1, 4, 6, 7, 8, 9 11, 12, 13, 14 et 15 de la prcdente
vrification.
95
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
96
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
97
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Dans ce chapitre, le Guide de gestion financire veut insister finalement sur la scurit de
mise, quant lutilisation de ce puissant outil, dsormais indispensable, quest lordinateur,
considrant sa vitesse et ses capacits de calcul et danalyse. Il sagit notamment de la scurit
lie aux donnes financires et aux moyens utiliss pour les produire et les conserver, soit via
logiciel comptable, soit sur tableur lectronique. Cette proccupation vaut autant pour les
ordinateurs utilisateur unique que pour ceux installs en rseau, et va au-del de lutilisation
normale des mots de passe au dmarrage de la machine ou daccs au logiciel. La destruction
volontaire ou accidentelle dun fichier peut faire perdre beaucoup dargent et de temps
linstitution. Il est donc prioritaire de disposer, en dehors de linstitution, dun lieu de
conservation des copies des logiciels et des fichiers qui, avec la documentation et les formulaires
en blanc, doivent permettre la poursuite du traitement des oprations avec le moins deffets
ngatifs possibles. Il existe plusieurs protocoles de sauvegarde des donnes (journalire,
hebdomadaire, mensuelle), et diffrents supports (lecteur ZIP, lecteur/graveur CD, disquette
rgulire, disquette grande capacit, logiciel de compression de fichiers, CD) favorisant le
stockage scuritaire des donnes. Linstitution ne doit pas hsiter consulter un professionnel de
linformatique pour ladoption dun protocole et des supports adapts sa situation propre.
98
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
1) Est-ce obligatoire douvrir un compte de banque distinct pour tout nouveau contrat ?
A moins que ce ne soit spcifi dans le contrat, linstitution peut se servir du compte de
banque quelle utilise dj pour la gestion des fonds du projet.
2) Quelles sont les responsabilits contractuelles dune institution partenaire qui a sign
un Purchase Order vis--vis du projet HS-2004 ?
Linstitution a pour obligation de fournir les rsultats dcrits dans le P.O. Ce type de contrat
nexige pas la soumission de pices justificatives au projet mais les paiements sont
conditionns latteinte des rsultats attendus.
3) Que faire lorsquil nest pas possible deffectuer des dpts sur une base journalire
particulirement dans des endroits o il ny pas une banque proche de linstitution ?
Le projet encourage linstitution effectuer les dpts sur une base hebdomadaire et les
supporter adquatement (fiches de dpts, notes explicatives).
4) Les dpenses supportes par des reus sans en-tte sont-elles admissibles ?
Ces dpenses sont admissibles jusqu concurrence de 1,500.00 Gdes par transaction.
Linstitution doit viter le plus que possible deffectuer des achats sur le march informel qui
ne peut pas dlivrer des reus en bonne et due forme. Certaines dpenses supportes par des
reus sans en-tte pourraient tre analyses au cas par cas et en tenant compte de la
localisation de linstitution.
5) Comme pour les activits techniques, linstitution doit-elle laborer et mettre en place
un plan de supervision pour sa Direction Financire ?
Linstitution est un tout cohrent. En ce sens, ces deux entits doivent travailler en troite
collaboration car une mauvaise communication entre les deux peut avoir un impact ngatif
sur les rsultats globaux de linstitution. A titre dexemple : les dpenses effectues au cours
dun mois ne seront pas rembourses par le projet si le rapport technique na pas encore t
reu.
99
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Sans lapprobation du bailleur et notification, dans le contrat, les salaires ne peuvent tre
pays en dollars au personnel de linstitution. De plus, linstitution doit viter de payer des
salaires indexs (au taux du jour) son personnel. Cette politique doit tre galement
approuve par le bailleur.
9) Est-ce possible dmettre un contrat pour un employ mme sil intervient sur
diffrents projets ?
Un contrat doit tre mis pour tout employ financ par le projet HS-2004. Il doit spcifier
entre autres le salaire brut annuel ou mensuel de lemploy ainsi que le niveau deffort sur
chaque projet.
10) Que doit-on faire si linstitution na pas pu obtenir les trois cotations sollicites des
fournisseurs lors du processus dachat de biens ?
Une note crite doit supporter la slection du fournisseur. Les critres de slection doivent
tre prciss dans le tableau de comparaison de prix. Toutefois, le processus de sollicitation
des cotations doit tre document.
Linstitution doit utiliser le barme en vigueur pour le remboursement des frais de voyage
effectus en monnaie locale. Ce barme est mis jour priodiquement. Les frais de voyage
en dollars US sont par contre rembourss en regard des montants de per diem prvus par les
rglements fdraux.
12) Quelle est la mthode de paiement adopter lorsquune facture est libelle en dollars
US et en monnaie locale ?
Si linstitution effectue des dpenses partir dun budget en monnaie locale, le taux de
change doit tre prcis autant que possible sur la facture afin de justifier le mode de
paiement adopt. Si le budget de linstitution est en dollars US, le mode de paiement se fera
en tenant compte du rapport cots / avantages.
13) Le programme de rvision financire mis en place par le projet a-t-il pour objectif de
pnaliser une institution ?
Cette activit sinsre dans le cadre du plan dassistance dvelopp par le projet afin daider
les institutions renforcer leurs structures de gestion financire et comptable. A partir des
faiblesses identifies, un plan dassistance technique est mis en place par le projet qui
envisage des interventions afin daider linstitution corriger les faiblesses.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
14) Quel est le champ dapplication de la procdure relative lannulation des factures
aprs paiement ?
Il est fait obligation linstitution dannuler les factures aprs paiement en y apposant le
sceau annul et en ajoutant les informations suivantes, particulirement lorsque la dpense
est supporte par plusieurs bailleurs : numro du chque par bailleur, identification du
bailleur, montant support par chaque bailleur, etc.
15) Dans le cadre du contrat ngoci avec le Projet HS-2004, il est fait obligation
linstitution douvrir un compte pour la gestion des fonds du projet. Qui aura
supporter les frais douverture et de gestion de ce compte ?
Linstitution supportera ces frais partir de la rubrique budgtaire Autres cots directs .
Les provisions sur boni ne sont pas autorises dans le cadre dun contrat de
type Remboursement de cots . Linstitution doit solliciter les fonds ncessaires pour le
paiement du boni au plus tard la fin du mois de novembre. Il est conseill dinclure le
montant du boni ncessaire dans la facture de demande de remboursement.
En gnral, ceci est viter. Cette demande doit tre particulirement accompagne dune
justification technique. Et le projet donnera suite au cas par cas.
18) Lemploy en priode probatoire est-il assujetti au paiement des taxes sur salaires ?
Certainement. Linterprtation du code fiscal nous permet de conclure que tout revenu gagn,
en priode probatoire ou pas, est un revenu imposable.
19) Comment enregistrer le chque figurant dans le rapport du mois prcdent et qui a t
annul au cours du mois subsquent ?
La dpense relative au chque annul doit tre dduite des dpenses de la priode au cours
de laquelle le chque a t annul. Elle affectera la rubrique budgtaire laquelle se
rapporte ce type de dpense.
20) Qui est responsable du suivi des erreurs identifies dans un compte de banque ?
Linstitution est responsable dassurer le suivi des erreurs bancaires identifies suite une
conciliation de banque. Il est conseill de documenter toute communication avec la banque.
21) Comment enregistrer le remboursement des dpenses rcuses dans les livres de
linstitution ?
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Si le contrat auquel se rapporte les dpenses rcuses est dj ferm, linstitution supportera
le remboursement des dpenses rcuses partir de ses fonds propres. Les fonds disponibles
sur le contrat en cours ne peuvent tre utiliss.
Ces chques reprsentent des fonds rembourser au bailleur sils ne sont pas pays par la
banque leurs bnficiaires.
En gnral, la banque peut ne pas procder au paiement dun chque six mois aprs sa date
dmission.
Non. Toute correction doit tre enregistre dans le prochain rapport de dpenses.
25) Le solde de fonds de fin du mois prcdent peut-il tre diffrent de celui du dbut du
mois suivant ?
Le solde de fonds du dbut dun mois doit tre gal celui de la fin du mois prcdent. Tout
ajustement se fera au cours du mois pour lequel le rapport na pas encore t soumis.
26) Les factures des fournisseurs doivent-elles tre mises au nom des employs ou de
linstitution ?
Toutes les factures doivent tre mises au nom de linstitution, lexception des
demandes de remboursement qui doivent tre supportes par des notes explicatives.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
GLOSSAIRE
Cette section prsente certains termes cls et dfinitions dont le sens prte souvent
confusion. Cette liste nest pas exhaustive et peut tre complte par linstitution.
Analyse des cots Etude des cots des ressources ncessaires (telles que le personnel,
les fournitures et lquipement) pour raliser un projet, un
programme, un service ou une autre activit.
Bilan Etat financier rsumant les valeurs en actif et passif et les rserves
dune organisation un moment prcis.
Bon de commande Document qui matrialise une commande, en dfinit les conditions
et engage lacheteur vis--vis du fournisseur.
Chques en circulation Se dit dun chque que le bnficiaire na pas encore touch et que
lon ne portera au dbit du compte sur lequel il a t tir quaprs
son traitement par la chambre de compensation.
Comptabilit de caisse Mthode qui consiste ne comptabiliser les produits et les charges
quau moment ou les oprations en cause donnent lieu des
rentres ou des sorties de fonds.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
des oprations dun exercice lorsque les produits sont gagns et les
charges engages, sans considration du moment o les oprations
sont rgles par un encaissement ou un dcaissement ou de toute
autre faon.
Compte client Compte de tiers dans lequel on inscrit les sommes recouvrer dun
tiers.
Compte fournisseur Compte de tiers dans lequel on inscrit les sommes payer un
tiers.
Conciliation bancaire Etat comptable faisant ressortir les diffrences entre le solde du
compte de banque et le solde du compte Banque dans les livres de
lentreprise.
Cots indirects Cots oprationnels dune organisation qui sont partags par plus
dun service, dune catgorie de services ou dun dpartement (tels
la maintenance des btiments et les dpenses utilitaires).
Cot standard Cot soigneusement dtermin, qui devrait tre atteint. Sexprime
habituellement lunit.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
Cot unitaire Cot total divis par un dnominateur appropri, comme les heures
de main-duvre, les heures-machines ou les units de produit.
Inventaire physique Opration consistant dterminer une date prcise (le plus
souvent la fin dun exercice) la situation relle, en quantit et en
valeur, des articles stocks ou existants.
Pice justificative Document constatant lexistence dune opration qui a donn lieu
une criture comptable.
Plan comptable Liste codifie de comptes classs selon leur nature et selon les
diffrentes fonctions de lentreprise, tablie en vue de permettre
une meilleure interprtation de linformation financire.
Salaire brut Revenu gagn par un salari avant les retenues salariales.
Salaire net Somme dargent reue effectivement par un salari aprs dduction
des retenues salariales.
Temps direct de services Temps que chaque personne alloue la prestation directe des
services.
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004
BIBLIOGRAPHIE
MSH: Utiliser les outils danalyse des cots et des revenus Le Management volume VII #
2, 1998
MSH / HS 2004 : Le rapport sur la formation en gestion financire organise par le projet
HS 2004 KALIKO, Mai 2003
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