INFORMACION BASICA DE LA EMPRESA

POLTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para

la proteccin de datos personales, RAZON SOCIAL, en su calidad de responsable
del tratamiento de datos personales, informa las Poltica de Tratamiento y
Proteccin de Datos Personales que se aplicar a todas las Bases de Datos y/o
Archivos que contengan datos personales.

1. IDENTIFICACIN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de sus datos personales es XXXX identificado con

el Nit: XXXX.

DOMICILIO Y DIRECCIN: XXXXX

TELFONO: XXXX

CELULAR: XXXX

CORREOS: XXXXXXX

CONTACTO: Los anteriores son los canales que XXXXX tienen dispuestos para la
atencin al cliente.

2. DEFINICIONES

Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a

cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

tratamiento.
Dato Personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que

por s misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que

por s misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos

personales, tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o
supresin.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTA LA RECOLECCIN DE DATOS

PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

a) Ejecutar la relacin contractual existente con sus clientes, proveedores y

trabajadores.

b) Proveer los servicios requeridos por sus usuarios.

c) Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos.

d) Evaluar la calidad del servicio.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES

a) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legtima

de acuerdo con la Constitucin y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento slo puede ejercerse con el

consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no
podrn ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacin, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La informacin sujeta a Tratamiento debe

ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohbe
el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho
del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la
existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulacin restringida: El Tratamiento se sujeta a los

lmites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitucin. En este sentido, el Tratamiento
slo podr hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la informacin pblica,
no podrn estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacin o
comunicacin masiva, salvo que el acceso sea tcnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido slo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la ley.

f) Principio de seguridad: se deber manejar con las medidas tcnicas, humanas

y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el

Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de pblicos estn
obligadas a garantizar la reserva de la informacin, inclusive despus de finalizada
su relacin con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales tendr los siguientes derechos

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a XXXXX

b) Solicitar prueba de la autorizacin otorgada a XXXXX, salvo cuando

expresamente se excepte como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por XXXX, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las dems normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantas constitucionales y
legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.

6. DEBERES DE LOS RESPONSABLES

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hbeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la

respectiva autorizacin otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recoleccin y los

derechos que le asisten por virtud de la autorizacin otorgada.

d) Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.

e) Garantizar que la informacin que se suministre al Encargado del Tratamiento

sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al Encargado del

Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las dems medidas necesarias para que la informacin
suministrada a ste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al

Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, segn el caso, nicamente datos

cuyo Tratamiento est previamente autorizado de conformidad con lo previsto en
la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las

condiciones de seguridad y privacidad de la informacin del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados en la

presente ley.
k) Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atencin de
consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informacin se

encuentra en discusin por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones

a los cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin
de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio.

7. DEBERES DE LOS ENCARGADOS

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hbeas data.

b) Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteracin. Prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualizacin, rectificacin o supresin de los datos

en los trminos de la presente ley.

d) Actualizar la informacin reportada por los Responsables del Tratamiento dentro

de los cinco (5) das hbiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los
trminos sealados en la presente ley.

f) Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el

adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atencin de
consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trmite" en la forma en

que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "informacin en discusin judicial" una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular informacin que est siendo controvertida por el Titular y

cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio.

j) Permitir el acceso a la informacin nicamente a las personas que pueden tener

acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se l presenten

violaciones a los cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la
informacin de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio. Pargrafo. En el evento en que concurran las calidad

8 PROCEDIMIENTO PARA ATENCIN Y RESPUESTA A PETICIONES,

CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE
DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estn siendo recolectados,

almacenados, procesados, usados por XXXX, podrn ejercer en cualquier
momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la informacin.

Medios habilitados para la presentacin de peticiones, consultas, quejas y

reclamos:

Comunicacin escrita dirigida a XXXX

DOMICILIO Y DIRECCIN: XXXXX

COMUNICACIN TELFONICA: FIJO: XXXX, CELULAR: XXX

HORARIOS: De lunes a viernes de 8:00 am a 12 m y 2:00 pm a 5:00 pm

SOLICITUD VA CORREO ELECTRNICO:

Atencin y respuesta a peticiones y consultas:

Las consultas sern atendidas en un plazo mximo de diez (10) das hbiles
contados a partir de la radicacin de la consulta. Cuando no fuere posible atender
la consulta dentro de dicho plazo, se informar, expresando los motivos de la
demora y sealando cuando se atender la consulta, la cual en ningn caso
superara los cinco (5) das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

Atencin y respuesta a quejas y reclamos:

Los reclamos sern atendidos en un plazo mximo de cinco (5) das hbiles
contados a partir de la radicacin del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde
la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informacin requerida,
se entender que ha desistido de la queja o reclamo

Peticin de actualizacin y/o rectificacin:

XXXXX rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la informacin de ste que

resulte ser incompleta o inexacta.

Peticin de supresin de datos:

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a XXXX su supresin

(eliminacin) en cualquiera momento.

9 REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

10
XXXXX, proceder de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentacin
que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de
datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que ser
administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el
directorio pblico de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el
pas; y que ser de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la
normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

11 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad

vigente, XXXXXX adoptar las medidas tcnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin,
prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12 VIGENCIA

La presente poltica rige a partir del 20 de octubre de 2016.

XXXXXX

Representante Legal