Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
Elizabeth Tello Aragn
ndice
Tema 1: Monitoreo del cronograma ..................................................................................... 3
Introduccin al tema
Luego de haber establecido la configuracin de nuestro cronograma,
metodologa de control y registro del avance de las tareas, nos
encontramos dentro de la fase ejecucin de nuestro proyecto y
seguimiento del mismo.
Conforme avanzamos en el progreso de las tareas, vamos analizando
el rendimiento del proyecto y nos veremos obligados, en algunos
casos, a realizar ajustes debido a las fechas lmites comprometidas,
costos generales y nivelacin de la asignacin para estar de acuerdo a
lo programado.
Si realizamos cambios en la programacin, costos y recursos entonces
MS Project volver a calcular la programacin para poder apreciar la re
planificacin.
Idea clave
Si vamos a realizar un ajuste en la programacin deberamos tener en
cuenta lo siguiente:
Lnea base
Ruta crtica
Fechas inicio y fin de las tareas crticas
El avance del progreso de las tareas crticas
Con la ventana anterior se ha podido verificar los datos macro del proyecto: Duracin
total, Trabajo total y Costo total.
Las variaciones positivas indican atrasos en las tareas mientras que las negativas
significan adelantos.
Como vemos en la tabla Variacin a partir de la tarea Id = 4 que la fecha fin prevista
sufre una variacin de 6.5 das, con lo que las tareas siguientes registran tanto en su
fecha de inicio como en su fecha de fin.
Tambin observamos en la tarea Id= 6 que la fecha fin prevista sufre una variacin de
-22.83 das y las tareas siguientes a ella tambin registrarn cambios en su fecha de
inicio como en su fecha de fin.
A continuacin veremos las lneas de progreso en prctica, filtraremos las tareas hasta
la fecha de estado (28 de febrero de 2011), vamos a la lista desplegable de filtros y
elegimos la opcin Intervalo de fechas entre el 01 de setiembre 2010 y el 28 de febrero
2011.
Luego sobre el rea Gantt, haciendo clic en cualquier parte y presionando el botn
derecho del mouse, seleccionamos la opcin Lneas de progreso:
Ideas clave
Una de las delimitaciones que debemos tener en cuenta en nuestro
proyecto es el costo, por tal motivo, debemos tener un constante
control del mismo tanto en los recursos como en las tareas.
Revisaremos luego la variacin de los costos del proyecto, vamos a la pestaa Vista y
activamos la tabla Costo:
En la tabla anterior podemos observar la variacin del costo a partir de la tarea Id = 12.
Luego de identificar las tareas que estn sobre el presupuesto podemos tomar las
acciones correctivas necesarias.
Si deseamos, podemos aplicar filtros que nos permitan ver los costos que exceden el
presupuesto de un recurso especfico o de una tarea.
Para poder ver entonces los costos que estn fuera del presupuesto de todo el
proyecto vamos a la pestaa Vista, luego elegimos el submen Filtro para y hacemos
clic en la opcin Ms Filtros:
El resultado es que nos filtra en la tabla de costo todas las tareas con variacin
positiva para un mejor anlisis:
Si deseamos hacer una revisin del costo utilizando el anlisis del valor ganado
podemos hacer uso de las siguientes tablas:
Para tomar acciones correctivas en el proyecto y reducir los costos podemos hacer lo
siguiente:
Ajustar la programacin
Ajustar la asignacin de recursos
Recortar el alcance
Ideas clave
Como responsables del monitoreo de la programacin del proyecto es
necesario tambin no perder de vista la asignacin de los recursos
tratando de evitar sobre asignaciones o infra asignaciones.
A continuacin, para revisar los totales del trabajo general, vamos a la pestaa
Proyecto, elegimos la opcin Informacin del proyecto y hacemos clic en el botn
Estadsticas.
Luego revisaremos la variacin del trabajo, para ello activaremos la tabla Trabajo.
Vamos a la pestaa Vista, a la opcin Sin Filtro y hacemos clic en la opcin Ms filtros.
El resultado es el siguiente:
Al lado de cada recurso sobre asignado aparecer una alerta que nos sugiere realizar
una accin de redistribucin:
Presionando el botn derecho del mouse y haciendo clic en cualquier parte del rea
del grfico, seleccionamos la opcin Trabajo:
Podemos hacer clic en el botn Zoom y luego Alejar que se encuentra en la pestaa
Vista para apreciar mejor el grfico y el resultado es el siguiente:
Podemos tambin ver los detalles de cmo las asignaciones afectan a los recursos
haciendo uso de la vista Uso de recursos.
Agregaremos el campo sobre asignacin en la seccin de Detalles como se muestra a
continuacin:
Para poder observar las infra asignaciones , podemos agregar el campo Disponibilidad
restante en la seccin Detalles, como se muestra a continuacin:
Reduciremos el tiempo para las tareas del recurso Jefe de Oficina Tcnica y Jefe de
Taller:
Simulacin
Le sugerimos que revise las siguientes simulaciones demostrativas que se
encuentran en la plataforma PAIDEIA PUCP:
Lneas de progreso
Resumen
Los cambios en los proyectos son inevitables debido a las fechas
lmite programadas, los costos generales o porque la asignacin de
los recursos no est alineada con la programacin.
Para todo tipo de cambio temporal, critico o requerido es necesario
aplicar medidas radicales para que el proyecto vuelva a su cauce.
Las tcnicas utilizadas son iguales a las usadas en la planificacin
inicial del proyecto e involucran ajustes en la programacin, costos,
recursos y alcance de manera que MS Project 2010 pueda mostrar
los resultados rpidamente de la nueva re planificacin.
Introduccin al tema
Hemos llegado a la fase final del seguimiento y control del proyecto sin
embargo, no la menos importante. Como se ver en el desarrollo del
tema, continuaremos con el monitoreo y realizaremos un anlisis del
estado de cierre, apoyndonos en las curvas S de valor acumulado.
Para ejecutar el cierre de un proyecto es necesario seguir los
siguientes pasos:
Completar el % de las tareas dndolas por finalizadas.
Comparar el progreso previsto del actual.
Generar informes que permitan documentar el proyecto.
Idea clave
Este tema est orientado a brindar los pasos necesarios para actualizar y
cerrar el cronograma para luego ser analizado a travs de las curvas S.
Ideas clave
En esta seccin revisaremos la generacin de la curva S final que nos
permitir analizar el desempeo del proyecto.
En la ventana anterior hemos verificado que el proyecto sobre el cual vamos a generar
la curva S final, ha finalizado.
Estamos listos para generar nuestra curva S final, vamos a la pestaa Proyecto
elegimos la opcin Informes visuales.
Como lo hemos visto en los temas anteriores aparecer la siguiente ventana donde
elegiremos la plantilla informe de horas extras del valor acumulado y el nivel de datos
esta vez ser Meses.
ndice de rendimiento
de la programacin
(SPI o IRP)
SPI = EV/PV
ndice de rendimiento
Variacin de la Programacin del costo
(SV o VP) (CPI o IRC)
SV= EV - PV CPI = EV / AC
Analizando la Variacin del costo (CV) encontramos que tuvimos meses de ahorro y
otros de gastos fuera de lo planeado siendo el mes de mayor ahorro Abril y de mayor
gasto Noviembre.
Para entender mejor estas conclusiones se muestra un resumen de los valores que
pueden tomar estos campos y su resultado en el proyecto:
Variacin de la Costo
CV = 0 Presupuesto correcto
CV > 1 Se gasto menos de lo presupuestado
CV < 1 Los costos han sido mayores a lo presupuestado
Variacin de la Programacin
SV = 0 Cronograma al da
SV > 1 El proyecto esta adelantado
SV < 1 El proyecto est atrasado
Ideas clave
En este tema desarrollaremos los informes finales de performance
resultado del seguimiento del proyecto en base a plantillas que servirn
que pueden ser modificados de acuerdo a la realizada de cada
empresa.
Revisamos las estadsticas del proyecto, verificando que no tenemos tiempos ni costos
restantes sino que se trata de un proyecto finalizado con una fecha final actual:
El primer informe que deberamos generar es el Informe general del proyecto para
esto vamos a la pestaa Proyecto y hacemos clic en la opcin Informes, a
continuacin, aparecer una ventana donde hacemos doble clic al icono General o
seleccionamos el icono y hacemos clic en el botn Seleccionar.
Elegimos la tabla Valor acumulado con las columnas que se muestra a continuacin:
Y el resultado es el siguiente:
Simulacin demostrativa
Le sugerimos que revise la siguiente simulacin demostrativa que se
encuentra en la plataforma PAIDEIA PUCP:
Curva S Final.
Ejercicio sugerido
Luego de revisar su material de estudio y las simulaciones del mdulo
puede realizar la siguiente Evaluacin en lnea 5 que se encuentra en la
plataforma educativa Paideia PUCP cuyo tiempo mximo de duracin es
de 15 minutos.
Resumen
El cierre de un proyecto es una de las fases ms importantes de la
gestin de proyectos porque, dependiendo de la recopilacin de la
informacin, encontraremos el verdadero valor del seguimiento y
control ya que podremos analizar el resultado de nuestra
planificacin.
Los informes e informes visuales podrn demostrar la efectividad de
nuestra planificacin inicial y de las medidas correctivas que se
dieron a la largo de la ejecucin ya sea para imitarlas o no en
proyectos futuros.