Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1. OBJETIVO
Elaborar y realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones mediante la identificacin, registro, consolidacin y divulgacin de
los bienes, obras y servicios que pretende adquirir el IDIPRON basados en los diferentes proyectos aprobados para la respectiva
vigencia fiscal, para el desarrollo de la misionalidad del instituto.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la confirmacin del presupuesto para la vigencia fiscal respectiva para cada proyecto por parte de la
oficina Asesora de Planeacin y termina con la aprobacin, publicacin y actualizaciones del Plan Anual de Adquisiciones en el
SECOP y en la pgina web de la Entidad.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 La entidad debe designar un funcionario y/o un equipo encargado de la elaboracin y actualizacin del Plan Anual de
Adquisiciones de la Subdireccin Administrativa y Financiera.
3.2 La informacin ser consolidada con base en los reportes entregados por los Subdirectores y/o responsables de cada proyecto de
Inversin y/o funcionamiento.
3.3 La Consolidacin, seguimiento, y/o modificaciones a que haya lugar del plan de adquisiciones aprobado para la vigencia, ser
realizada por la Subdireccin Tcnica Administrativa y Financiera, con base en los diferentes reportes aportados por los
subdirectores y/o Responsable de cada proyecto de Inversin y/o funcionamiento.
3.4 La entidad crea una estrategia de contratacin con el nimo de incrementarla eficiencia en la vigencia respectiva.
3.5 El Plan de Adquisiciones se debe realizar en enero, puesto que este debe estar cargado a ms tardar el 11 (onceavo) da del mes
febrero de cada vigencia.
4. GLOSARIO
AGENCIA NACIONAL DE CONTRACCIN PBLICA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE (CCE): ente rector
de la contratacin pblica para desarrollar e impulsar polticas pblicas y herramientas orientadas a la organizacin y
articulacin, de los procesos de compras y contratacin pblica con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y
optimizacin de los recurso del Estado en trminos de valoracin del dinero pblico.
CDIGOS UNSPSC: TheUnitedNations Standard Products and ServicesCode - UNSPSC - Cdigo Estndar de
Productos y Servicios de Naciones Unidas, es una metodologa uniforme de codificacin utilizada para clasificar productos y
servicios fundamentada en un arreglo jerrquico y en una estructura lgica
FICHA DE ESTADSTICA BSICA DE INVERSIN DISTRITAL EBI-D: Documento que se utiliza para la
inscripcin, registro y/o actualizacin de un proyecto en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administracin
Central y Establecimientos Pblicos (BDPP-ACEP), mediante el uso del sistema de informacin denominado SEGPLAN, el
cual opera desde el ao 2001 en las entidades Distritales.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: lista de bienes obras y servicio que el IDIPRON pretende adquirir durante una
vigencia; pero no obliga a la entidad a efectuar el proceso de adquisicin que se relacione en dicho plan.
RESPONSABLE Y/O GERENTE DE PROYECTO: es el servidor quien por sus funciones o asignacin por resolucin
tiene la potestad y responsabilidad de determinar todas y cada una de las necesidades, con cuya satisfaccin se garantice la
ejecucin de un proyecto, de acuerdo con una programacin.
Se verifica la conformidad de la
1
informacin respecto a lo dispuesto en
la actividad anterior. Max: 2h
Subdireccin
Si no cumple con lo requerido se Tcnica, Profesional Min:1h
8. La
informacin es contina con la siguiente actividad, de Administrativa universitario
conforme? lo contrario se contina con la y Financiera Prom:1 y
actividad 10. 1/2 h
S
NO
Correo
Electrnico;
Si la informacin recibida no es Plan y Max:60 min
conforme se devolvernlos formatos al Seguimiento de
Subdireccin
Responsable y/o Gerente de Proyecto a Adquisiciones Min:30 min
9. Devolver al Tcnica, Profesional
travs de correo con las aclaraciones A-GLO-FT-002;
Gerente del proyecto Administrativa Universitario
correspondientes, volviendo a la Informe de Prom:45
y Financiera
actividad No.5 para su respectiva Seguimiento min
correccin. Presupuestal
Act PAA
05
A-GLO-FT-013
Memorando
A-GDO-FT-013;
10. Archivar fsico y Plan
Max:10 min
magntico Archivar la copia fsica y magntica de Seguimiento de
Subdireccin
los documentos aportados por los Adquisiciones
Tcnica, Profesional Min:5min
diferentes Gerentes y/o Responsables A-GLO-FT-002;
Administrativa Universitario
de proyecto de inversin y/o Informe de
y Financiera Prom:7,5
funcionamiento. Seguimiento
min
Presupuestal
PAA
A-GLO-FT-013
Plan y
Consolidar y/o Actualizar el plan anual
Seguimiento de
de adquisiciones institucional con la
11. Consolidar y/o Adquisiciones Max: 24h
informacin suministrada por cada uno Subdireccin
Actualizar el Plan Anual A-GLO-FT-002;
de los Gerentes y/o responsables de Tcnica, Profesional
de Adquisiciones Informe de Min:12h
proyecto; unificando de acuerdo a los Administrativa Universitario
Seguimiento
elementos por rubro, fecha de compra, y Financiera
Presupuestal Prom:18h
modalidad y tomando la fecha ms
PAA
cercana para el inicio.
A-GLO-FT-013
Plan y
12. Verificar Max: 8h
Verificar informacin del Plan Anual Subdireccin Seguimiento de
informacin por de Adquisiciones por componente de Tcnica, Profesional Adquisiciones
componente de gasto. Min:2h
gasto, cdigos de Naciones Unidas y Administrativa Universitario A-GLO-FT-
las fechas de inicio del proceso. y Financiera 002
Prom:5h
Plan y
Seguimiento de
13. Presentar para
aprobacin
Adquisiciones Max: 3h
Presentar para verificacin y firma de Subdireccin
A-GLO-FT-002;
aprobacin del Subdirector Tcnica, Profesional
Informe de Min:1h
Administrativo el Plan Anual de Administrativa Universitario
Seguimiento
Adquisiciones y presentar al Comit y Financiera
Presupuestal Prom:2h
2 Directivo.
PAA
A-GLO-FT-013
Max: 4h
15. Presentar el Plan Subdireccin
Acta
de Adquisiciones Presentar al Comit Directivo el Plan Tcnica, Subdirector
A-GDO-FT-004 Min:1h
Anual de Adquisiciones. Administrativa Administrativo
y Financiera
Prom:2,5h
Acta
Realizar una reunin con los equipos A-GDO-FT-004
de cada Subdireccin y Jurdica para Plan y
16. Asignar realizar la asignacin de responsables Seguimiento de Max: 4h
Responsables Subdireccin
tanto de las reas tcnicas como de Adquisiciones
Tcnica, Subdirector
jurdica, definir los tiempos en los que Administrativo.
A-GLO-FT-002; Min:2h
Administrativa
se deben iniciar los procesos y dems Informe de
y Financiera
acuerdos requeridos. Seguimiento Prom:3h
Se deja soporte de la reunin mediante Presupuestal
acta PAA
A-GLO-FT-013
Max: 3h
Consolidar el Plan Anual de Subdireccin Plan Anual de
17. Consolidar en la Adquisiciones en el instrumento Tcnica, Profesional Adquisiciones
Min:1h
Plantilla de CCE suministrado por Colombia Compra Administrativa Universitario suministrado
Eficiente (CCE). y Financiera por CCE
Prom:2h
Remitir a la Oficina Asesora Jurdica a Memorando
Max:8h
travs de memorando lacopia digital y Subdireccin A-GDO-FT-013;
18. Remitir para
fsica del plan anual de adquisiciones Tcnica, Profesional Plan Anual de
publicacin en el SECOP Min:1h
para su publicacin en el SECOP y Administrativa Universitario Adquisiciones
como insumo para la elaboracin del y Financiera suministrado por
Prom:4,5h
Plan de Contratacin y archivar. CCE
Publicar el plan Anual de Max:8h
Adquisiciones en la plataforma Oficina
Profesional Publicacin
19. Publicar en SECOP tecnolgica del SECOP en Colombia Asesora Min:1h
Universitario realizada
Compra Eficiente de acuerdo a la fecha Jurdica
establecida. Prom:4,5h
Solicitud de
Solicitar a la Oficina de Max:8h
Subdireccin pieza
Comunicaciones la publicacin del
Tcnica, Profesional comunicacional
Plan anual de adquisiciones en el portal Min:1h
20. Solicitar publicacin Administrativa Universitario y/o publicacin
web de la entidad, mediante el formato
en el portal web y Financiera portal web
de pieza comunicacional. Prom:4,5h
E-COM-FT-001
Informe de
Seguimiento
Realizar el reporte mensual junto con Presupuestal
21. Realizar el reporte su respectivo seguimiento presupuestal PAA Max:8h
mensual de la ejecucin y desarrollo de cada Gerente del A-GLO-FT-
Todas las
proyecto, en los respectivos formatos y proyecto y/o 013; Min:1h
dependencias
remitirlo a la Responsable Plan y
Subdireccinadministrativa y Seguimiento de Prom:4,5h
3
financiera. Adquisiciones
A-GLO-FT-002
Memorando
A-GDO-FT-013
Solicitar y tomar acciones respecto al
Plan y
cumplimento de la ejecucin del plan
24. Solicitar Subdireccin Seguimiento de Max:3h
ya sea mediante memorando o
Acciones Tcnica, Adquisiciones
reunin. Las cuales deben ser tomadas Subdirector
Administrativa
Administrativo
A-GLO-FT-002 Min:1h
por parte de los Gerentes y y Financiera Informe de
Administradores de cada proyecto. Subdirecciones Seguimiento Prom:2h
Presupuestal
PAA
A-GLO-FT-013
Memorando
A-GDO-FT-013
Si existen modificaciones al Plan Plan y
Anual de Adquisiciones deben Seguimiento de Max: 2h
25. Requiere remitirse a la Subdireccin Tcnica Gerente del Adquisiciones
Modificaciones? Administrativa y Financiera mediante Subdirecciones Proyecto y/o A-GLO-FT-002 Min:1h
memorando y volver a la actividad No. Responsable Informe de
S 10. De lo contrario, contine con la Seguimiento Prom:1,5h
Act. siguiente actividad. Presupuestal
10
NO PAA
A-GLO-FT-013
Max: 2h
26. Archivar en la Los informes de Plan y Seguimiento de
carpeta de la Adquisiciones y de Seguimiento Subdireccin Min:1h
Subdireccin tcnica, Presupuestal PAA, sern archivados en Tcnica, Profesional Instructivo
administrativa y la carpeta de Plan Anual de Administrativa Universitario A-GDO-IN-001 Prom:1,5h
financiera Adquisiciones que reposa en la y Financiera
Subdireccin Tcnica Administrativa y
FIN Financiera. Siguiendo los lineamientos
del instructivo de Gestin Documental
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AO)
Se modifica el alcance.
Se modifica la descripcin y responsable de la
actividad 1.
Se incluye indicacin en la actividad 5.
Se aclara que el formato en el cual se consolida
el Plan final es el suministrado por Colombia
Compra Eficiente (CCE).
Se incluyen tiempos.
Se incluyen actividades de seguimiento.
01 Se elimina la actividad 17 que indicaba se YULI VIVIANA MELO
firmar por los Responsables y/o Gerentes de 09/12/2014 MORENO
Proyectos en seal de aprobacin dado que el Profesional Universitario
formato suministrado por CCE no contiene estas
y la aprobacin queda en el acta.
Debido al cambio en el Mapa de Procesos del
Instituto, se pasa al proceso Gestin Logstica
en versin 01; anteriormente se encontraba en el
proceso Administracin de Bienes e
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-008, en
versin 02 y vigente desde 23/12/2013.
7. REVISIN Y APROBACIN
APROBACIN Subdirector
FIRMA EN ORIGINAL
LIDER DE MAURICIO DIAZ LOZANO Administrativo y 05/04/2016
PROCESO financiero