Sunteți pe pagina 1din 34

AUDITUL INTERN DE MEDIU

ISO 14001(CERINTA 4.5.5)

Audit
Sistem de Management de Mediu
(1)Pregatirea auditului se realizeaza
prin:
Definirea planului de audit precizeaza
obiectivul si domeniul auditului ( incluzand entitatile care
urmeaza a fi auditate );
criteriile, data si locul desfasurarii auditului;
componenta echipei de audit;
calendarul activitatilor cu precizarea rolurilor si responsabilitatilor
membrilor echipei de audit, interlocutorilor si reprezentantului/ilor
auditatului, sedintelor echipei de audit ;
tematica si difuzarea raportului de audit si data estimata pentru
predarea acestuia;
orice actiuni de urmarire necesare;
Planul de audit este stabilit de responsabilul echipei de audit si
trebuie sa fie suficient de flexibil pentru a permite schimbarile
necesare, rezultate din efectuarea auditului la fata locului.
Planul trebuie sa faciliteze esalonarea si coordonarea activitatilor
de audit.
(2)Pregatirea auditului se realizeaza
prin:
Atribuirea de responsabilitati membrilor echipei de audit
Se realizeaza de catre responsabilul echipei de audit, cu
consultarea membrilor echipei.
Responsabilitatile specifice includ procesele, functiile,
localurile, zonele, sau activitatile ce trebuie auditate.
Atribuirea are in vedere utilizarea efectiva a resurselor,
inclusiv competentelor auditorilor si poate fi modificata pe
parcursul auditului la fata locului avand in vedere
atingerea obiectivelor auditului.
Elaborarea documentelor de lucru necesare (chestionare/ liste
de verificare ), respectiv colectarea documentelor necesare, in
particular referentialele, procedura de audit, formularele
utilizate etc.
Executia auditului la fata locului
(1)
Reuniunea de deschidere cuprinde:
- prezentarea reciproca;
- reamintirea obiectivelor,domeniului si criteriilor auditului;
- reamintirea metodelor si procedurilor utilizate , inclusiv
enuntul de esantionare;
- stabilirea cailor de comunicare intre echipa de audit si
auditat;
- confirmarea ultimelor detalii ale planului de audit,
inclusiv ora si data reuniunii finale si ale celor
intermediare precum si a disponibilitatii resurselor
necesare;
- confirmarea aspectelor de securitate a echipei de audit,
incluzand insotitorii;
Reuniunea trebuie sa se constituie intr-o oportunitate
pentru auditat pentru a pune intrebari.
Executia auditului la fata locului
(2)
Derularea auditului - Consta dintr-o examinare sistematica, cu
scopul de a obtine dovezile de audit necesare, utilizand
chestionarele si formularele existente
Note : 1. Colectarea dovezilor obiective se realizeaza prin
intermediul examinarii documentelor si inregistrarilor pe orice
suport, observarii directe a activitatilor si conditiilor de mediu
din zonele de interes, interviurilor
2. In general informatiile obtinute din interviuri trebuie
verificate si din alte surse. Acest lucru e obligatoriu in cazul
neconcordantelor
3. Observatiile facute trebuie notate, impreuna cu dovezile
obiective aferente , analizate (inclusiv la reuniuni intermediare
ale auditorilor, daca auditul dureaza mai multe zile) si clasificate
ca neconformitati si simple observatii
Executia auditului la fata locului
(3)
4 Se recomanda ca observatiile facute sa fie confirmate
prin semnare de reprezentantul auditatului, dupa
discutarea si intelegerea acestora. Daca subzista
neintelegeri , acestea trebuie inregistrate
5 Neconformitatile critice, incluzand orice riscuri
semnificative, trebuie anuntate imediat auditatului de
responsabilul echipei de audit
6 Pe masura desfasurarii auditului, poate aparea
necesitatea modificarii planului de audit, cu acordul
clientului
Comunicarea in timpul auditului
Necesita stabilirea de aranjamente formale (sedinte-finala si
intermediare, in cazul in care auditul dureaza mai multe zile,
ale echipei de audit si intalniri cu reprezentantul/ii auditatului
)
Sedintele echipei de audit au in vedere;
- clasificarea constatarilor
- redefinirea responsabilitatilor specifice
- raportarea catre responsabilul echipei de audit a
oricaror probleme, obstacole, neconformitati critice -
riscuri semnificative pentru mediu.
Aceste elemente sunt comunicate de responsabilul echipei
de audit reprezentantului/lor auditatului si pot conduce, dupa
caz, la modificarea planului de audit, suspendarea sau
incheierea auditului (audit extern).
Rapoartul de audit (1)
Trebuie sa contina minim de date;
1. nr. raportului, perioada de desfasurare a auditului,
domeniul, echipa, locatiile;
2. afirmatii clare privind realizarea obiectivelor auditului;
3. documente de referinta;
4. sa descrie toate constatarile de audit;
5. neconformitatile trebuie cel putin enumerate si explicate;
6. referire la termene de realizarea a actiunilor corective;
7. propuneri de imbuntatiri;
8. lista de distribuire;
9. lista documentelor atasate.
Rapoartul de audit (2)
Este redactat de catre auditorul sef detaliind aspectele auditate
Furnizeaza o raportare fidela auditului
Face referinta la obiective, la planul de audit
Trage concluziile asupra :
Eficacitatii si conformitatii sistemului auditat
Directiilor de imbunatatire
Abaterilor constatate in timpul auditului
Este aprobat de catre auditorul sef
Este distribuit responsabilului auditat si organismului de certificare
Reguli de respectat :
Se respecta confidentialitatea
Distribuirea se face in termenele planificate
Raportul este proprietatea responsabilului auditat
Auditul se considera incheiat cand raportul de audit este transmis
responsabilului auditat
Reuniunea de inchidere
Urmareste prezentarea concluziilor auditului,astfel incat
sa fie complet si corect intelese de managementul
auditatului. Prezentarea se face de catre responsabilul
echipei de audit.
Note : 1.Se recomanda o cat mai larga participare din
partea auditatului si consemnarea desfasurarii
2. Auditatii sunt incurajati sa puna intrebari iar
concluziile se prezinta impreuna cu dovezile respective
3. In masura posibilului, se urmareste stabilirea
actiunilor corective
4. Auditorii pot face recomandari de imbunatatire ,
ne-obligatorii pentru auditat, daca acest lucru e prevazut
in obiectivele auditului/procedura
Actiunile corective si/sau
preventive
Sunt responsabilitatea auditatului. Nu trebuie sa aiba loc
un transfer de responsabilitate de la auditat la echipa de
audit

Note :
Echipa de audit poate fi insarcinata cu verificarea

implementarii si eficientei actiunilor corective/preventive


Verificarea implementarii si eficacitatii actiunilor

corective/preventive se poate face printr-un audit de


urmarire (obiectivul sau este limitat la aceasta ) sau
control AC
Audit de proces (1)
Auditul orientat pe procese ofera, pe langa
evaluarea conformitatii cu standardul, si
promovarea orientarii pe procese in cadrul
organizatiei.
Auditul trebuie orientat catre rezultate;
Se evalueaza obiectivele si gradul realizarii
acestora pe baza indicatorilor si a masurilor
derivate din acestia;
Elaborarea unei liste de verificare cheltuieli mai
mari deoarece numai o parte a listei este
utilizabila pentru toate procesele.
Audit de proces (2)
1. Pentru a ne asigura ca procesele definite si corect
implementate trebuie sa dezvoltam metode si instrumente
pentru verificarea periodica a acestora. Trebuie sa urmarim
evaluarea performantelor acestor procese (atat individual
cat si in interconectare cu alte procese)
2. Se realizeaza prin analiza tuturor aspectelor fiecarui
proces si prin culegerea si examinarea dovezilor obiective
ale situatiei existente privind:
PLANIFICAREA prin care se confirma stabilirea
obiectivelor procesului examinat si asigurarea
resurselor necesare indeplinirii acestora.( se pune
accet pe alocarea resurselor necesare indeplinirii
obiectivelor, asigurarea competentei personalului, a
infrastructurii)
Audit de proces (3)
REALIZAREA prin care se confirma functionarea
procesului examinat (se examineaza ansamblul deciziilor
adoptate si aplicate in cadrul procesului examinat de
catre responsabilul/proprietarul procesului) Se
examineaza deasemenea ansamblul datelor,
informatiilor, circuitele informationale, interfetele,
procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.
3. CONTROLUL prin care se confirma atingerea obiectivelor
stabilite pentru procesul examinat . Se examineaza modul de
aplicarea al tehnicilor si instrumentelor (grafice, Pareto, cauza
efect) pentru evaluarea procesului si activitati de previziune.
Audit de proces (4)
4. IMBUNATATIREA PERMANENTA prin care se confirma
initierea de actiuni de crestere a eficientei si eficacitatii
procesului examinat
5. STRUCTURA prin care se investigheaza aspectele
organizatorice ale administrarii procesului.
6. COSTURILE prin care se evalueaza eficienta procesului
(actiuni preventive, pierderi datorate incidentelor/accidentelor
de mediu) EVALUARE PROCES
Nr.
Clauza CERINTA PROCES CONSTATARI PROCES O N N/
crt. C
A D A D A

C Conform
O Observatie
N Neconformitate
A Aplicatie
D Documentatie
N/A Neaplicabil
Audit de proces (5)
Prima etapa Auditarea fiecarui proces incepe cu discutia cu
responsabilul de proces. In aceasta discutie sunt stabilite
sarcinile managementului procesului, si astfel cele ale
responsabilului de proces. (Asigurati -va ca stati de vorba cu
cine trebuie!)
Alte subiecte care trebuie abordate sunt:
1. obiectivele procesului,
2. relatia acestora cu obiectivele strategice,
3. indicatori ai procesului si activitatile de control
efectuate in timpul derularii procesului.
Auditorul poate constata astfel capabilitatea de realizare de
performanta si poate evalua managementul procesului.
Audit de proces (6)
A 2-a etapa: auditare la fata locului

Colectare dovezi
Prin:
Verificarea
documentatiei
Constatari
Chestionare de audit
Observarea
activit tilor
Intrebari la locul de munca

Ordinea corecta: Cum procedati? Conform carei


instructiuni lucrati?
Intelegere: Cum intelegeti aceasta instructiune? Prezentati
va rog modul in care procedati. Ce trebuie sa se realizeze
conform acestei instructiuni?
Aplicare corecta :Cum aplicati aceasta instructiune? De
ce trebuie sa tineti seama? Cum trebuie sa puneti in
aplicare aceste masuri?
Eficacitate: Ce se realizeaza pe baza acestei
instructiuni? Ce se intampla cand nu se aplica aceasta
masura? Puteti sa dovediti eficacitatea acestei masuri?
Apar situatii de neconformitate? Care sunt neconformit tile
care apar? Exista o lista de neconformitati - care?
Auditorii sistemelor de
management (1)
Cerinte
1. Calitati personale, incluzand comportamentul etic,
diplomatia, capacitatea de observatie si perceptie,
adaptabilitatea dublata de tenacitate in urmarirea
obiectivelor auditului, deschiderea la idei noi,
capabilitatea de a ajunge la concluzii pertinente si de a
actiona independent
2. Cunostiinte si abilitati in managementul auditului,
sistemele de management si documentele de referinta,
situatiile organizationale, legislatia aplicabila
3. Pregatire: suficienta pentru dobandirea cunostiintelor si
abilitatilor impuse
4. Generala : sa aiba capacitatea de a exprima cu usurinta
concepte si idei, oral si in scris, intr-o limba oficiala
Auditorii sistemelor de
management (2)
5. Instruire : Cunoasterea standardelor de referinta
pentru audit si pentru management, a tehnicilor de
evaluare, comunicare, de apreciere, de conducere a
unui audit
6 Experienta
7 Mentinerea competentei :
ISO 19011_7.3.1 cunostinte si
abilitati
ISO 19011_7.3.1 cunostinte si
abilitati
Responsabilitati (1)
Responsabilitatile auditorului sef :
Mentinerea sub control a auditului in toate fazele sale

Participarea la selectia membrilor echipei de audit

Elaborarea planului de audit

Reprezentarea echipei de audit in fata auditatului

Prezentarea raportului de audit

Recomandari
1. Definirea conditiilor pentru audit, inclusiv a calificarilor
cerute pentru auditori
2. Conformarea la conditiile aplicabile auditului si la alte
prescriptii adecvate
Responsabilitati (2)
Recomandari
3. Planificarea auditului, elaborarea documentelor de lucru si
instruirea echipei de audit
4. Analizarea documentatiei sistemului de management de
mediu, pentru a-i stabili adecvarea pentru efectuarea
auditului
5. Raportarea imediata a neconformitatilor critice, auditatului
6. Raportarea oricaror obstacole majore in timpul auditului
7. Raportarea rezultatelor auditului in mod clar, conclusiv si
fara intarziere
Responsabilitati (3)
Responsabilitatile auditorilor :
Conformarea cu conditiile aplicabile auditului

Comunicarea si clarificarea conditiilor auditului

Planificarea si realizarea efectiva a responsabilitatilor


atribuite
Consemnarea observatiilor si raportarea acestora

Verificarea implementarii si eficientei actiunilor corective (


la cererea auditatului)
Pastrarea si protejarea documentelor referitoare la audit in
conditii de securitate
Punerea la dispozitie a documentelor dupa cum este
necesar
Asigurarea ca documentele raman confidentiale

Cooperarea cu auditorul sef si sprijinirea lui


Responsabilitati (4)
Recomandari pentru auditori :
Sa ramana in domeniul de aplicare al auditului
Sa manifeste obiectivitate
Sa colecteze si analizeze dovezi pertinente si suficiente
pentru a permite elaborarea concluziilor referitoare la
sistemul de management de mediu auditat
Sa fie atenti la orice indicii asupra dovezilor care pot
influenta rezultatele auditului si pot impune extinderea
domeniului acestuia
Sa actioneze tot timpul in mod etic
Tehnici de audit
Principiile comunicarii (auditatul trebuie sa se simta in
largul sau, trebuie explicate metodele si tehnicile utilizate,
concluziile-discutate si adresate multumiri in incheiere )

Modul de punere a intrebarilor ( de inceput cu solicitarea


prezentarii activitatii, de evitat intrebarile conducatoare
etc. )

Observatia directa

Notarea elementelor utile


Reguli pentru auditor (1)
1.Tine cont de obiective ! Constata daca obiectivele sunt
stabilite, daca acestea coincid cu obiectivele organizatiei in
domeniul calitatii, daca sunt cunoscute tuturor si daca
mijloacele disponibile sunt suficiente.
2.Identifica activitatile de control ! Evalueaza rezultatul
activitatilor si identifica deficitul de functii de control.
3. Stabileste criteriile de acceptare ! Stabileste inaintea
inceperii auditului, care constatari conduc la verdictul
conformsi care dintre ele duc la verdictul neconform.
4.Stabileste amploarea auditului ! Defineste activitatile despre
care auditul poate face afirmatii si cele despre care nu poate
face.
5. Ia in considerare realitatile/evidentele! Afirmatiile trebuie
argumentate. Da verdictul numai pe baza a ceea ce ai vazut tu
insuti.
6. Cerceteaza cauzele neconformitatilor! Obiectivul este
Reguli pentru auditor (2)
7. Concentreaza-te asupra aspectelor esentiale!
Neconformitatile, care nu au nici un efect negativ nu intereseaza
pe nimeni, cu atat mai putin conducerea.
8. Comporta-te ca un partener! Nu-ti asuma rolul de politist.
Poarta-te astfel incat auditul sa devina o activitate comuna.
Subliniaza si constatarile pozitive
9. Ai grija sa comunici corect! Incepe intotdeauna cu un discurs
introductiv. Pune intrebari clare si adecvate. Prezinta pe scurt
rezultatul. Discuta cu seful domeniului auditat masurile corective
necesare. Intocmeste un raport complet si clar.
10.Informeaza-te in mod continuu! Informeaza-te despre
metodele de lucru si mijloacele de suport actuale, utilizate in
domeniul auditat. Adapteaza metodele tale de auditare la stadiul
disponibil de cunostinte.
Elemente de evitat

! Simularea atentiei in timp ce mintea zboara;


! Ascultarea fara a privi interlocutorul;
! Preocuparea cu alte probleme;
! Intrebari sugestive;
! Semi ascultarea lucrurilor pe care dorim sa le auzim si
eliminarea celor pe care nu le dorim sa le auzim;
! Folosirea ascultarii pentru adunarea gandurilor pentru
urmatoarea interventie in dialog;
! Intreruperea vorbitorului;
! Dialogul incrucisat;
! Nu pune stapanire pe masa.
Indicatori pentru educa ie,
32
instruire, experien
Auditor SMC / SMM Auditor SMC si SMM Conduc tor al
echipei de audit

Studii Studii secundare Idem auditor Idem auditor

Experienta profesional 5 ani* Idem auditor Idem auditor


total

Experienta profesional Cel pu in 2 ani din cei 5 2 ani n cea de-a doua Idem auditor
n domeniul MC sau ani de experien disciplin
MM

Instruirea ca auditor 40 de ore de instruire 24 de ore n cea de-a Idem auditor


despre audit doua disciplin

Experien a de audit 4 audituri ( cel pu in 20 3 audituri (cel pu in 15 3 audituri (cel pu in


de zile) ca auditor n zile) n cea de-a doua 15 zile) ca auditor
curs de formare, pe disciplin , n ultimii doi sef, n ultimii doi ani
durata a 3 ani ani consecutivi. consecutivi.
consecutivi.
COMUNICARE
ELEMENTELE COMUNICARII: 55% mimica, tinuta, gesturi, privire
38% timbrul vocii
7% cuvintele expunerii
TEHNICA INTERVIULUI:
Nu pune intrebarea inainte de a sti scopul acesteia
Pune intrebari pe rand
Pune intrebari scurte si precise
Lasa partenerului timp de gandire
Nu sugera raspunsul
Nu reprosa
Fii respectuos
Asculta activ
Pune cat mai multe intrebari deschise
Relanseaza dialogul
Intrebari?????????
MULTUMESC PENTRU ATENTIE!