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13 Passos para Escolher

MELHOR seu ERP
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Como
Siga os passos
e ao final ter mais
conhecimento para
escolher um ERP

Escolher O CAMINHO

Melhor A CAMINHADA

A CHEGADA

seu
ERP
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importante escolher bem ?

O processo de ESCOLHA
de um ERP to
importante quanto o
processo de
IMPLANTAO e NUNCA
ningum te disse isso,
no mesmo !!!!!! Ento
escolha!
Este e-book foi desenvolvido com o objetivo de
ajud-lo a MELHOR escolher um ERP, escrito de
forma clara e didtica, baseado nas melhores
prticas de experientes profissionais e contedo
TESTADO e APROVADO por inmeros processos de
SELEO de ERP.

Se to importante ESCOLHER bem um ERP

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O CAMINHO
1 2 3 4 5 6
DECIDIR DEFINIR CALCULAR DESENHAR BUSCAR AVALIAR
estrategica objetivos oramento processos fornecedores fornecedores
mente
7
ANALISAR
aderncia

13 12 11 10 9 8
COMPARAR ENTENDER VISITAR ASSISTIR MAPEAR
DECIDIR
Propostas a conta cliente apresentao Personalizaes
estrategica
mente referncia tcnica

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PASSO 1
Decidir estrategicamente
No comeo do processo de seleo de
um sistema de gesto empresarial.
muito importante que a empresa
tenha claro quais os motivos que a
levaram a tomar a deciso pela
implantao ou substituio de um ERP.
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Principais
motivos
Ruptura
A empresa necessita alterar o modelo
atual de gesto, seja para crescer, se
tornar mais competitiva, organizar seus
processos e romper com o velho.
Governana
A empresa busca maior controle e
organizao, com base em melhores
prticas de mercado, visando auditorias,
abertura de capital ou apenas mais
segurana para os proprietrios
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Definir objetivos
Definir os objetivos a serem alcanados
com a implantao do ERP de forma clara
e simples.
Importante mensurar financeiramente
qual ser o ganho com o sistema de
gesto, este clculo ser muito til para o
c l c u l o d o R O I ( Re t orn o s ob re
Investimento) que a empresa ter
investindo no sistema.
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PASSO 2
*Benefcios alcanados pelas empresas
aps sucesso na implantao do ERP
Reduo de estoques 32%
Reduo de Pessoal 27%
Aumento de Produtividade 26%
Reduo no tempo de ciclo de Ordens 20%
Reduo de tempo de ciclo de fechamento
contbil 19%
Reduo de Custos de TI 14%
Melhoria em processos de suprimentos 12%
Melhorias na gesto de caixas 11%
Aumento em receitas / Lucros 11%
Melhoria em Transportes / Logstica 9%
Melhorias em processos de manuteno 7%
Entrega no Prazo 6%
*Colangelo Filho (2001, p.53)
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PASSO 3 Calcular oramento

O oramento dever atender tambm Para definir o oramento pode-se utilizar
os investimentos que podero ser alguns meios, como por exemplo:
necessrios para suportar a infra-
estrutura para a utilizao do ERP, % percentual do faturamento da empresa
recomendvel tambm separar verba como verba destinada ao depto. de TI
para a aquisio de licenas de outros
aplicativos, como por exemplo, Calcular estimativa de ROI sobre os ganhos
com o ERP e definir o oramento
sistema operacional, banco de dados
entre outros.
Ganho mensurado com a
aplicao do sistema na
Com o oramento definido, temos a operao da empresa
base para as diretrizes do processo de Investimento com o projeto
aquisio de software, sobre a de aquisio, implantao e
manuteno do ERP
complexidade, abrangncia e tamanho
do projeto.
ROI (Return on Investment)

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Desenhar PASSO 4

processos
Priorizao
Definir quais sero as reas
ou processos que sero
implantadas.
O entendimento de cadeia
d e v a l o r, s u p o r t a n o
momento de definio de
processos, os mais
importantes e relevantes a
serem priorizados.
Levantamento
importante no
levantamento, ter em
mente que algumas reas
esto integradas.
Caso a comunicao
entre os processos no
esteja clara, o reflexo
ser na possibilidade de
re-trabalho futuro.
Mapeamento
A empresa deve ter a clareza
da maturidade que se
encontra em relao a seus
processos e regras de
negcio, pois o sistema de
gesto empresarial,
automatiza processos, desde
que estes estejam adequados
e desenhados de forma
funcional.

Na implantao do sistema de gesto empresarial, tem sido uma boa prtica pelas empresas,
assumirem o desenho do processo na forma como est concebido no ERP e adequ-lo ao seu dia-
a-dia, assim utiliza-se de uma boa prtica de gesto empresarial e a implantao flui melhor.

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CONTRATAR

Buscar Consultoria especializada

Na busca de um sistema de gesto

fornecedores empresarial, muitas empresas

contratam consultores
independentes que faro a anlise
completa e apresentar a melhor
soluo, com base num custo
PASSO 5 benefcio atraente para a empresa.

Gerente de TI
Caso a empresa ainda no tenha
Aps as definies referente as decises um gerente de TI e dentro do
internas que motivaram a aquisio do escopo de decises internas,
sistema de gesto, agora necessrio iniciar esteja como premissa sua
o processo de seleo de fornecedores de contratao, ser a sua primeira
misso no cargo, selecionar um
ERP e servios de implantao.
sistema de gesto empresarial.

Pesquise outras fontes tambm

Associaes de classe, indicaes de outros empresrios do mesmo
segmento, entidades de pesquisa e estudo, tais como Gartner, IDC
entre outras e revistas e sites especializados (como por exemplo
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Avaliar fornecedores PASSO 6

A avaliao do fornecedor de software Conhecer o executivo de vendas

ERP muito importante nesta fase do
processo.
Aps a busca de fornecedores que
entregam serv ios e sistemas no
segmento de mercado
especificamente no sub-segmento de
atuao, necessrio avaliar alguns
pontos relevantes e intimamente
ligados ao sucesso de aquisio do ERP.
Na maioria dos casos, as empresas de ERP
nomeiam um executivo de contas (tambm
conhecido como gerente de contas) que
ser responsvel pelo atendimento
e
comercial da empresa adquirente
(tambm se referem a empresa como
conta, "prospect"). Este profissional far,
em muitos casos, o elo entre a empresa e
as demais reas do fornecedor de ERP.

Visita sede do fornecedor de ERP

reas tais como; Desenvolvimento de software, Suporte aos
clientes, Treinamento e Atendimento comercial, so departamentos
importantes a serem visitados.
Quando adquire-se um ERP ou servio, trata-se de uma venda
intangvel, neste caso, tudo que for tangvel nesta compra deve ser
impecvel.

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Analisar aderncia
Este passo um dos mais
importantes no processo de
aquisio de software ERP.
A anlise de aderncia o
comparativo do mapeamento de
processos da empresa adquirente vs.
os processos contidos no sistema ERP.
Esta comparao ter maior chance
de sucesso, se for feita com base
numa RFP (Request for Proposal)
enviada aos fornecedores de ERP.
PASSO 7
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RFP o que ?
uma ferramenta usada para organizar os
itens relevantes, contidos nos processos
crticos (processos primrios) da empresa, a
serem atendidos pelo ERP.
uma solicitao, disparada por meio de
um processo de licitao ou concorrncia,
por rgo ou empresa interessada na
aquisio de um produto, servio ou bem
valioso.
solicitao feita aos potenciais
f o r n e c e d o r e s p a ra a p r e s e n t a o d e
propostas de negcios, atendendo o escopo
dos itens da RFP.
a estrutura da RFP , deve conter
metodologia para orientar a deciso de
aquisio e destina-se a permitir que os
riscos e benefcios possam ser identificado
claramente.
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Mapear personalizaes
No momento de identificao de
itens da RFP que no aderem ao
processo da empresa, de suma
importncia que uma deciso
seja tomada.
Aps a tomada desta deciso
elaborado o mapeamento das
personalizaes do sistema, visando
atender o processo original da
empresa.
O mapeamento dever conter as
horas necessrias para sua execuo
e qual ser o valor adicional de
suporte e manuteno aps a entrega
do projeto.
PASSO 8
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Qual deciso a
tomar ?
Adequao do processo: avaliar se, o
processo apresentado pelo sistema atende a
necessidade da empresa, lembrando que o
ERP adota as melhores prticas de mercado.
Adequao do ERP : se de fato, for
necessrio adequar o sistema, vale a
investigao se esta necessidade inerente
a empresa ou ao setor, se for ao setor,
negocie com o fornecedor uma parceria na
personalizao, argumentando que algo
relevante ao segmento.
P e r s o n a l i z a r : To r n a r p e s s o a l ,
individualizar, Designar pelo nome, dar
carter original a um objeto fabricado em
srie, Adaptar as preferncias e
necessidades do usurio.
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Assistir apresentao
tcnica
Para aquisio do ERP ser um
sucesso, um dos componentes relevantes
a apresentao tcnica do sistema, com
foco no segmento e sub-segmento da
empresa adquirente.
A prtica dos fornecedores de ERP
no momento da apresentao tcnica,
preparar-se anteriormente com uma
anlise prvia do planejamento do escopo
com base na RFP e apresentar novas
funcionalidades que agregaro valor ao
processo.
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PASSO 9
Profissionais envolvidos na
apresentao tcnica
Diretores, Proprietrios e Acionistas: Focar a
apresentao na gesto da empresa, com base
em relatrios e indicadores.
Supervisores e Gerentes de TI: Focar nas
informaes sobre tecnologia, personalizaes,
segurana da informao, infra-estrutura fsica e
lgica, atualizaes de novas verses, suporte e
treinamento.
Usurios-Chave (Key User): Focar em como o
sistema ajudar o macro-processo no dia-a-dia,
num departamento ou processo especfico, muita
vezes crticos.
Usurios-Finais (End User): Simular no ERP
processos operacionais executados atualmente,
com enfoque na usabilidade, ambiente intuitivo
e ter a cincia que trabalhar diretamente com o
ERP. Geralmente so convocados os usurios-
finais que cuidam de operaes essenciais.
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Visitar clientes
referncia
Para que tenha-se mais segurana na
aquisio do ERP, importante visitar
um cliente-referncia do fornecedor de
ERP, do mesmo segmento e sub-
segmento da empresa adquirente.
Por exemplo: Atua-se no segmento de
Varejo e o sub-segmento Drogarias, as
necessidades de uma drogaria so
diferentes de um supermercado por
exemplo, apesar de ambas serem do
segmento varejista, por isso o sub-
segmento importante.
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PASSO 10
A Visita
O momento da visita uma empresa do
mesmo segmento e sub-segmento que o da
empresa adquirente do ERP de criar
relacionamentos profissionais ticos, pois
uma excelente oportunidade de conhecer
novas formas de trabalhar e compartilhar
experincias.
Concorrncia e informaes estratgicas
devem ser colocadas com cuidado aos
envolv idos na v isita, para no gerar
desconforto entre as empresas e o fornecedor
de ERP.
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$$$
ENTENDER
Proposta Comercial
Contm o detalhamento referente a

a conta
PASSO 11
Neste passo a empresa em busca de um ERP
recebe uma proposta com o valores de
investimento; iniciais que sero no momento
da entrega do projeto e mensais referente a
manuteno, assinatura (em caso de Saas),
hospedagem e suporte
preos, valores, reajustes, formas de
pagamento e demais condies comerciais.
Descreve quais produtos esto negociados,
quantidade de licenas e clusulas
jurdicas, multas e termos de acordo
formalizando a negociao.
Proposta Tcnica
Contm o escopo do projeto a ser
entregue. O que ser implantando, quais
processos e mdulos sero atendidos,
personalizaes envolvidas,
treinamentos, dados sobre infra-estrutura
necessria, entre outras especificaes
da entrega do servio.

Saiba tambm demais valores contido na conta

Taxa de evoluo tecnolgica do ERP, traslado dos consultores at
a sua empresa, despesas de viagens, horas em gesto de projetos,
taxa de instalao do sistema, escopo do atendimento de suporte,
personalizao e processo de apontamento de ordens de servios
dos consultores tcnicos.

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PASSO 12

COMPARAR
Comparativo de algo intangvel, como no caso
de software, algo que por si s no simples,
ainda mais quando voc tem outras variveis,

propostas tais como; Servio de implantao, infra-

estrutura, tecnologia mais avanada, entre
outras. Por conta disso devemos buscar alguns
orientadores para tomar a deciso

Orientadores

Anlise Estratgica Anlise Tcnica

Atender decises estratgicas da empresa Envolvem detalhes sistmicos e
adquirente, tais como tecnologia metodolgicos sobre itens atendidos.
empregada, credibilidade do fornecedor, Qualidade da equipe de entrega,
atendimento em outros pases, governana investimento em personalizao, prazo de
corporativa, relacionamento entre outros entrega, metodologia de implantao,
pontos. gesto de projeto e facilidade de utilizao
entre outras anlises.
Regra de Ouro
A aquisio de software para gesto de uma empresa, o item PREO deve ser uma parte da
avaliao, independente do porte da empresa adquirente, mas no o nico item. O
relacionamento com o fornecedor do ERP poder ser de longo prazo e os orientadores
estratgicos e tcnicos devem conter pesos relevantes na deciso final.

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PASSO 13

Decidir estrategicamente Principais

benefcios
Qualitativo
Seguindo todos os passos deste e- Aumento na produtividade das empresas;
book, certamente ser escolhido
Incremento nos nveis de competitividade
MELHOR o ERP para sua empresa. empresarial;
Ampliar a maturidade de gesto da classe
Com uma escolha mais adequada empreendedora;
do sistema, os benefcios para a *Quantitativo
competitividade so claros, com
11% Aumento em receitas / Lucros
ganhos reais de produtividade.
11% Melhorias na gesto de caixas
32% Reduo nveis de estoque
*Colangelo Filho (2001, p.53)

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O Portal ERP uma plataforma de contedo e

servios na rea de Tecnologia da Informao,
com enfoque em sistemas de gesto empresarial,
tambm conhecidos como ERP (Enterprise
Resource Planning).
Visa ser um instrumento de consolidao do
mercado, apoiando as empresas a utilizarem
melhor seus sistemas, gerando mais
produtividade e competitividade, retornando em
benefcios a sociedade.

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