III.1.i.

Verificarea existentului cu instrumentele de eviden la fondurile

i coleciile arhivistice din depozite

Verificarea existentului cu instrumentele de eviden este operaiunea arhivistic ce se

efectueaz asupra fondurilor i coleciilor din depozitele proprii ale Arhivelor Naionale ale
Romniei, n vederea stabilirii existenei documentelor cuprinse n instrumentele de eviden,
a stadiului de prelucrare i conservare a documentelor, precum i a msurilor adecvate pentru
perfecionarea prelucrrii i asigurrii condiiilor de conservare.

n urma verificrii existentului cu instrumentele de eviden se ntocmete un proces verbal,

separat pentru fiecare fond i colecie puse n lucru (model anexa nr.13 din Normele Tehnice),
stabilindu-se msurile ce urmeaz a fi luate.

Procesul verbal cuprinde:

a) Date referitoare la fond (denumirea fondului, a compartimentului sau seriei,

numrul fondului din Registrul general de arhiv, numrul inventarului din
Registrul inventarelor, anii extremi i cantitatea n metri liniari a fondului,
data efecturii verificrii).

b) Date referitoare la situaia constatat, la verificarea existentului: totalul u.a.

nscrise n inventare din care: totalul u.a. gsite la verificare; totalul u.a.
nprumutate n afara unitii; totalul i cotele u.a. lips i a celor existente ce
aparin fondurilor omise de inventar dar i a celor care nu aparin fondului.

c) Se consemneaz stadiul de prelucrare constatat la verificare, respectiv

fondarea, ordonarea, invenatrierea, selecionarea, fiarea tematic, pregtirea
pentru microfilmare.

d) Date referitoare la starea de conservare, constatate la verificare i anume

numrul i cotele u.a. care necesit restaurare i legare, dezinfecatare,
precum i cele cu deteriorri ireparabile. Trebuie realizat o caracterizare a

1
 strii documentelor i menionate elementele negative ale condiiilor de
pstrare.

e) Se menioneaz msurile care se propun n urma verificrii efectuate.

Msurile vizeaz prelucrarea fondului i conservarea documentelor,

f) Data ncheierii procesului verbal si semntura lucrtorului care a efectuat

operaiunea.

eful SANIC i efii serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale trebuie s ia

msuri pentru depistarea documentelor constatate lips cu ocazia verificrii i
integrarea lor n fondurile i coleciile crora le aparin. Msurile vizeaz
perfecionarea evidenei fondurilor i coleciilor verificate precum i conservarea
documentelor, astfel c aceste msuri se centralizeaz anual n vederea planificrii n
perioada imediat urmtoare a rezolvrii deficienelor constatate. Procesul verbal de
verificare a existentului cu inventarele se nregistreaz i se arhiveaz la dosarul
fondului verificat.