Sunteți pe pagina 1din 4

FONDAREA

=este operaiunea de baz pentru fondurile i coleciile propriu-zise

Dac am face o comparaie ntre situaia documentele din perioada


medieval i cea a documentelor din perioada modern i contemporan, se
observ c documentele din perioada modern sunt mai compelxe, acest lucru se
explic prin faptul c au aprut unele reguli speciale.

Cauze care au generat particulariti:

1) Cantitatea mare de arhiv care s-a creat n cele dou epoci (perioada
modern i contemporan)
2) Diversitatea i categoriilor de documente create la nivelul
instituiilor specifice
3) Natura, rolul i diversitatea instituiilor creatoare de documente, instituii
care ncepnd cu epoca modern au avut o organizare complex i au
evoluat bazate pe un cadru legislativ acordat n mai mare msur n
nevoile i necesitiile societii.

Fondarea/determinarea apartenenei documentelor la fond este


operaiunea arhivistic de delimitare a documentelor aparinnd unui creator. La
determinarea i delimitarea fondurilor se vor respecta urmtoarele principii:

1. Principiul provenienei = arat c un fond cuprinde documente avute de o


instituie sau o persoan fizic n urma activitii desfurate
2. Pricipiul apartenenei = indic faptul c documentele unui fond fac parte
dintr-un ansamblu de materiale documentare create sau acumulate ntr-o
anumit perioad de o instituie sau o persoan fizic
3. Principiul integritii = arat faptul c ntre documentele unui fond exist o
unitate organic constituit dup anumite reguli
4. Principiul valorii = are n vedere faptul c documentele unui fond arhivistic
trebuie s aib valoare documentar- istoric

Aceste principii nu se refer la aezarea materialelor unui fond, diverse


uneori ca format sau suport n acelai loc. De exemplu sunt unele fonduri care au
n componena lor planuri, fotografii, microflim, etc..., pe lng dosarele obinuite
ca mrime i format, in mod normal toate acestea nu se pot pstra la un loc
datorit condiiilor diferite de pstrare la un loc datorit condiiilor diferite de
conservare prin urmare este necesar pstrarea lor fizic n locuri special
amenajate, n aceste cazuri integritatea fondului este asigurat prin denumirea
comun a fondului, numrul comun dat fondului cuprins ntr-un inventar, n care
se indic locul de pstrare, al prilor respective din fond.

Pe lng principiile enumerate mai trebuie avut n vedere i un alt principiu


i anume cel al provenienei sau al teritorialitii. Sistemul arhivelor naionale,
urmeaz organizarea administrativ teritorial, n acest sens se respect acest
principiu, astfel nct fondurile create, constituite ntr-o anumit zon a rii se
concentreaz la arhivele teritoriale, numite azi servicii i birouri judeene.
n ceea ce privete locul unde se pstreaz fondurile create pe teritoriul
unei ri, trebuie avut n vedere principiul care se aplic n fiecare ar, cel al
centralizrii sau descentralizrii arhivei.

Denumirea fondului trebuie s reprezinte ultima titulatur oficial a


creatorului su sau n cazuri justificate se d denumirea cea mai bine cunoscut
fiind folosit de creator o perioad lung. n antetul adreselor oficiale apar de
obicei, denumirile creatorului de arhiv i cea a fondului superior sau a
instituiilor centrale n subordinea cruia se afl. Forul superior nu intr n
titulatura fondului. La instituiile care au aceiai denumire, pentru identificare se
poate aduga sediul i localitatea unde funcioneaz, acest lucru este un element
important deoarece amplaseaz n spaiu concret pe creatorul fondului.

Schimbarea denumirii fondului se admite numai n cazuri excepionale, in


mod deosebit atunci cnd s-au fcut greeli grave n evidene, cel mult se pot
face adugiri care s aduc unele preziceri. Instituiile creatorului pot s aib
denumiri oficiale n mai multe limbi, dar denumirea obligatorie va fi cea n limba
romn, iar celelalte pot fi trecute n paranteze, iar introducerea n introducerea
de la inventar se va explica situaia. Fondul arhivistic al unei instituii este format
din documentele primite de la alte instituii, organizaii, exemplarul doi de la
documentele expediate, precum i din alte documente referitoare la personal sau
din viaa intern a insituiilor(rapoarte, ordine, registre).

Conform definiiei noiunii de fond pentru delimitarea unui fond trebuie s


se stabileasc independena din punct de vedere organizatoric i operativ a
instituiei, este o problem destul de greu de rezolvat, deoarece exist preri
deosebite n aprecierea independenei unei instituii se iau n considerare
urmtoarele elemente: denumirea care apare n antetul actelor pe care le emite,
conducerea propriei, independena financiar, bugetul propriu, independena
organizatoric, administrativ, registratur i arhiv proprie, sediu propriu, uneori
se are n vedere i gradul de independen mai mare sau mai mic, e bine de tiut
c n afar de instituiile centrale, celelalte se afl ntr-un sistem de subordonare
pe plan vertical, ierarhic sau n plan orizontal; exist situaii n acre o instituie
are dubl dependen. De aici i pturi diferite n arhivistica mondial, unii susin
prerea unor fonduri mai mari care s cuprind unitile organizatorice ale unei
trepte pe plan orizontal, alii susin prerea unor fonduri mai mici, constituite din
fiecare unitate administrativ, economic, social sau cultural n parte. n ceea
ce privete arhivistica romneasc, problema a fost pus n ambele sensuri, dar
s-a evideniat mai mult, ultima poziie, adic constituirea fondurilor din fiecare
unitate administrativ, economic, social sau cultural. n ceea ce privete
elementele amintite cu privire la independen, trebuie spus faptul c nu
ntotdeauna sunt ntlnite toate mpreun. Sunt de exemplu instituiile
independente care au independen financiar. n stabilirea gradului de
independen a unei instituii trebuie pornit ntotdeauna de la legislaia pe baza
creia a fost creat i a funcionat, fiecare instituie, ntreprindere, societate ia
fiin n baza unui act legal(lege, hotrre, decizie, statut), acesta precizeaz
denumirea, atribuiile i structura organizatoric, deasemenea ncetarea
activitiilor indiferent de condiiile n care se produce desfiinarea, comasarea,
divizarea sau absoria, se face tot printr-un act similar.

Studierea legislaiei permite stabilirea anilor extremi i n felul acesta


putem s ordonm cronologic n perioada de funcionare a instituiei. n ceea ce
privete anii extremi, se ntlnesc dificulti atunci cnd e vorba de instituii care
i-au desfurat activitatea n doua epoci diferite, n asemenea situaii, materialul
arhivistic trebuie separat n dou fonduri distincte i independente, la baza
acestei concepii st principiul istorismului care duce la fragmentarea n mai
multe fonduri materialul documentar provenit de la acelai creator, dei nu i-a
schimbat funciile i uneori structura organizatoric.

n arhivele romneti s-au folosit att principiul istorismului, ct i cel al


integritii fondului, prin urmare fondurile arhivistice ale unor instituii ca de
exemplu Ministerul nvmntului, Finanelor, Justiiei sau ale altor organe Cuma
r fi primriile, teatrele, colile, etc..., care nu si-au schimbat funciile de baz,
materialul documentar nu se divide n funcie de regimul politic.

La Arhivele Naionale fondurile se gsesc n dou situaii:

fonduri inchise

fonduri dechise

Cnd creatorul s-a desfiinat fr ca activitatea lui s fie continuat de o


alt instituie, documentele acestuia vor constitui un fond nchis. Dac creatorul
este n funciune i a depus documente la Arhivele Naionale, prin depuneri
succesive, avem de a face cu un fond deschis. Alte situaii au rezultat din
desfiinarea, comasarea, fuziunea, divizarea sau absoria unor instituii.

Prin comasare se ntelege unirea a dou sau mai multe instituii i


rezultarea a una nou, divizarea este fenomenul invers. n aceste situaii
fondurile instituiilor comasate i ale celor divizate, vor fi fonduri nchise, n
schimb fondul instituiei rezultate din comasare sau divizare va fi fond nou
deschis. n cazul fenomenului de absorie, cnd o instituie trece n sistemul de
activitate al alteia mai dezvoltate, fondul instituiei absorbite va constitui un fond
nchis, iar al celui care i continu activitatea va fi un fond deschis.

Fondul unei instituii care de-a lungul activitii sale a suferit modificri fie
din punct de vedere al lrgirii sau restrngerii atribuiilor, dar i-a pstrat funcia
de baz va fi considerat unitar i i va menine continuitatea.

Ex. Primrii- Sfaturi populare-Consilii populare-Primrii

Sunt situaii cnd n activitatea unei instituii au avut loc ntreruperi


datorate lichidrii temporare, fie datorit absoriei pe o anumit perioad de
ctre o alt instituie, n aceste situaii se pot adopta dou atitudini, fie optm
pentru dou fonduri, fie un singur fond cu condiia ca n introducerea din inventar
s se dea explicaiile necesare. Opiunea depinde de forma juridic n care s-a
produs reactivarea dar si de cantitatea materialelor pstrate, dac la recativare
se respect fondul de baz, poate chiar i denumirea, iar fondul documentelor
respect un sistem unitar atunci se poate forma un singur fond.