Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de

Construccin

INTRODUCCION

El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecucin de sus

procesos y actividades de un amanera sistemtica, es decir, siguiendo ciertos
patrones que conlleven al logro de sus objetivos. No obstante, la preocupacin
de los directivos normalmente se orienta al cumplimiento de metas de
produccin y ventas que garanticen la rentabilidad y estabilidad de la empresa.

En la prctica, esta forma de ver la organizacin sin considerar el cmo

se hacen las cosas, los roles del personal, las normas que se deben cumplir,
origina muchas veces trastornos que pueden ir desde una simple falla hasta un
caos total en las operaciones, dependiendo de la magnitud de la organizacin.

El presente informe describe de una forma resumida la unidad de

organizacin y mtodos, desde el punto de vista exclusivamente formal,
comenzando por una definicin del rea.

Para ello, se ha considerado su ubicacin dentro de la estructura

organizacional, las relaciones que mantiene con otras reas, su estructura
interna y las funciones que le competen. Tambin se ha definido las actividades
especficas a travs de las cuales se ejercen dichas funciones.

1
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

OBJETIVOS

O. Generales:

Conocer principalmente que es la organizacin como un sistema.

Conocer la mejor estrategia para tener una buena informacin dentro de

una organizacin.

O. Especficos:

Diferenciar los diferentes sistemas que existen en una organizacin.

Saber manejar una informacin dentro de una organizacin.

Conocer los beneficios que tiene un sistema dentro de una organizacin.

2
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

1.0. MARCO CONCEPTUAL

1.1. CONCEPTO FORMAL DEL AREA

La unidad de organizacin y mtodos, es la encargada de conocer los

problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimiento,
que surjan por cambios o adaptacin de los diversos sistemas formales a los
objetivos determinados por el nivel superior, y proponer las soluciones que
corresponden para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,
apoyndose en tcnicas y herramientas especficas, por iniciativa propia, por
solicitud de alguna unidad especfica o dentro de un plan general de trabajo

Los sistemas que estn sujetos a la accin de esta unidad son los
administrativos, la estructura y los procedimientos que considera son los
formalmente establecidos. Las tcnicas aplicables son las que aportan el
anlisis de sistemas y la simplificacin del trabajo.

La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:

Por iniciativa del gerente de la unidad

Por solicitud de alguna otra unidad
Por la formulacin de un plan de trabajo, elaborado generalmente por el
gerente de la unidad y aprobado por el nivel superior

Evidentemente, esta ltima forma es la ms recomendable por cuanto

implica considerar a la organizacin como un elemento de la gestin y por lo
tanto requiere de planificacin.

Las funciones inherentes a organizacin y mtodos son ejercidas en

todas las empresas, en muchas de ellas de manera sistemtica. Solo las
grandes empresas estn en condiciones de generar la autonoma
departamental. En las de menor tamao, se presentan como labor
complementaria asignada a determinados cargos directivos, o se resuelven
mediante asesora externa. Este puede ser tambin un recurso extraordinario

3
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

para las empresas de gran magnitud, cuando se encaran transformaciones

profundas.

2.0. FUNCIONES
Las funciones inherentes al rea de organizacin y mtodos son las que
se detallan a continuacin:

Estudio de la estructura
Anlisis de Funciones
Estudio de procedimientos
Diseo de Formularios
Redaccin de manuales
Ordenamiento de oficinas

2.1. ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA

Consiste en el anlisis de la estructura formal oficial de la empresa y la
proposicin de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las
particularidades que le han impreso su evolucin histrica y el entorno en que
se desenvuelve. Los ajustes que se proyectan deben conducir a hacer posible
el cumplimiento de los objetivos que vaya estableciendo la direccin superior,
tanto para la empresa en su totalidad como para las reas que la componen.

El estudio al que hace referencia puede darse en los siguientes

aspectos:

Revisin de la estructura actual

Reordenamiento de la estructura actual total o parcialmente
Creacin y supresin de unidades administrativas, definindolas
internamente y definindolas con otras unidades de la empresa y con el
medio externo

En el primer caso, se trata de verificar la estructura vigente de acuerdo

con un patrn previo, comprobando su cumplimiento y el grado de eficiencia
alcanzado.

En el segundo caso, se acta de acuerdo dentro del campo de lo que es

comn denominador de reestructuracin.

En el aspecto restante se refiere al anlisis de determinadas unidades

de la empresa.
4
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

Los estudios de estructura solo pueden ser encargados por la alta

gerencia o direccin superior, sin embrago, lo gerentes de rea deben tener
facultades para solicitar la realizacin de reordenamientos estructurales
internos en los sectores a su cargo.

En el estudio de la estructura general es necesario mantener la

compatibilidad de cargos, niveles y relaciones con el fin de formar una
totalidad coherente. Si se trata de un anlisis parcial, es preciso adaptar el
sector rediseado al resto de la estructura.

2.2. ANALISIS DE FUNCIONES

De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes reas de

la empresa, es necesario describir el procedimiento adecuado para lograrlos y,
por consiguiente, determinar cules son las funciones a cargo de cada rea.
Como las funciones se materializan a lo largo de la prctica de los
procedimientos corrientes, la asignacin concreta de las labores que
encadenada forman esos procedimientos.

Esta funcin de organizacin y mtodos abarca comnmente estas facetas:

Anlisis y determinacin de las funciones de las unidades actuales y por

crear.
Establecer las labores necesarias para cumplir con esas funciones,
midiendo sus exigencias tcnicas y el tiempo que demanda su
realizacin.
Descripcin de los cargos que deben desempearse para el
cumplimiento de las labores
Establecimiento de las relaciones que debe mantener cada cargo con
los restantes

El estudio de funciones y de cargos, tiene una relacin directa con la parte

la estructura administrativa dedicada a analizar los problemas del trabajo
(tiempos, ambiente, relaciones entre el personal).

5
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

2.3. ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS

La unidad de organizacin y mtodos tiene el anlisis de los

procedimientos una de las funciones relevantes, puesto que, en ellos buscar la
mxima eficiencia, que se traduce en rapidez, economa y fcil control.

El estudio de los procedimientos se centra fundamentalmente en estos

aspectos:

Revisin de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones

necesarias para incrementar la eficiencia.
Estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan
creado o para cumplir con nuevos objetivos y funciones
Consideracin de las relaciones entre diferentes procedimientos dentro
de un sistema general operativo informativo.

Tanto el levantamiento de informacin con el anlisis y la redaccin de los

procedimientos, requiere llevarse cabo bajo la aplicacin de tcnicas que
faciliten dicha actividad, pues estas constituyen la base fundamental para la
obtencin de un buen producto final por parte de la unidad de organizacin y
mtodos.

2.4. DISEO DE FORMULARIOS

La importancia de los formularios reside en que es un instrumento sobre

el cual se apoya la transmisin, el registro y el control de la informacin
relacionada con las operaciones de la organizacin y con todos sus niveles:
Por lo tanto son uno los medios libres para la recoleccin de datos debido a su
facilidad con que circulan por toda la organizacin y afectan a todo el sistema
de la misma forma.

6
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

2.5. REDACCION DE MANUALES

Como la organizacin de una empresa de magnitud implica cierto grado

de complejidad, todos los aspectos inherentes a ella deben reflejarse en un
cuerpo de normas escritas, lo que por otra parte es una regla fundamental para
la formalizacin organizativa.

La elaboracin de estos manuales est a cargo de la unidad de

organizacin y mtodos, y es la culminacin del estudio total de un rea
determinada. Los procedimientos establecidos, deben obedecer a las normas
que se establezcan, pues mientras uno representa el que se debe hacer, el otro
constituye el cmo debe implementarse.

La revisin de los manuales vigentes forma parte de las tareas derivadas

del anlisis de la estructura y de los procedimientos que realiza la unidad de
organizacin y mtodos, sirvindole como antecedentes para el
conocimiento de una situacin dada.

Es preciso que el conjunto de manuales forme una totalidad homognea

y de fcil consulta. Antes de ser aplicados, los manuales deben ser discutidos
con el gerente del rea y aprobados por la direccin superior.

La funcin referida a los manuales se concreta principalmente en estos

aspectos:

Preparacin de manuales, conteniendo disposiciones sobre estructura,

polticas, funciones, normas aplicables y procedimientos.
Revisin de los manuales actualmente en vigor y anlisis de las
modificaciones que deban introducrseles para adaptarlos a los cambios
organizacionales que se propongan.
Anlisis de la coherencia interna de los manuales y de estos entre s.
Compilacin y divulgacin de los manuales aprobados vigentes.

2.6. DISTRIBUCION DEL ESPACIO FISICO

7
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

La unidad de organizacin y mtodos est a cargo del estudio de la

distribucin del espacio que utiliza la empresa. El esquema general de la
ubicacin de las diversas oficinas debe ser trazado por esta unidad y aprobado
por la direccin superior. La distribucin interna de cada unidad debe ser
considerada por el gerente respectivo.

En cada caso, hay que determinar la posicin del inmobiliario, equipos e

instalaciones necesarias y establecer un plan de renovacin y estandarizacin
de las oficinas teniendo en cuenta las caractersticas bsicas del inmueble que
ocupe la empresa.

Esta funcin, est ligada a funciones de otras unidades, ms en ningn

caso puede interpretarse como una duplicidad o choque de roles ya que como
se ha mencionado, los objetivos de la unidad de organizacin y mtodos
buscan la eficiencia en las operaciones de la empresa.

Esta funcin se concreta en los aspectos que se mencionan a continuacin:

Distribucin de las oficinas actuales, estipulando en plan general.

Determinacin de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los
equipos, muebles y tiles que exija un buen desempeo de las
actividades bajo su responsabilidad.
Modificaciones que pueden introducirse a futuro en la distribucin
propuesta por reestructuraciones, nuevos procedimientos, nuevos
cargos y estandarizacin.

3.0. LA ORGANZACION COMO SISTEMA, MANEJO DE LA

INFORMACION

Antes de nada, debemos conceptualizar el sistema en s.

Del latn systema, un sistema es mdulo ordenado de elementos que se

encuentran interrelacionados y que interactan entre s. El concepto se utiliza
tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos reales dotados de
organizacin.

8
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

Un sistema de informacin definido tcnicamente es un conjunto de

componentes interrelacionados que recopilan, procesan, almacenan y
distribuyen informacin para soportar la toma de decisiones y el control en la
organizacin.

3.1. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

Los Objetivos: Los objetivos del sistema son las metas o fines hacia los
cuales se quiere llegar.
El Ambiente: El ambiente del sistema es todo lo que est afuera del
sistema.
Los Recursos: Los recursos del sistema son todos los medios de que
dispone el sistema para ejecutar las actividades necesarias para la
realizacin de o los objetivos.
Los Componentes: Los componentes del sistema son las tareas o
actividades que se pueden llevar a cabo para realizar sus objetivos.

3.2. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los

sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera estudiar
alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones, marketing,
administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin empresarial
importante. Lo que se puede asegurar es que muchas empresas y
organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los
Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un campo esencial de
estudio en administracin y gerencia de empresas.

Es por esta razn que todos los profesionales en el rea de Administracin

de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un curso de sistemas de
informacin. Por otro lado, es importante tener una comprensin bsica de los
sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la
empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en
nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para
que los sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente.

9
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio

haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de
fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por
ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn convirtiendo rpidamente en
un ingrediente necesario par el xito empresarial en el entorno global y
dinmico de hoy. Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de
informacin es un desafo importante para los gerentes.

As la funcin de los Sistemas de Informacin representa:

Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante

para el xito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administracin de operaciones, marketing, y administracin de recursos
humanos.

Una colaboracin importante para le eficiencia operacional, la

productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del
cliente.

Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la

toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios

competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el
mercado global.

3.3. Informacin dentro de las empresas

Una empresa es ms competente cuando sabe aprovechar la informacin

que se encuentra en su entorno. Lo que realmente importa dentro de las
organizaciones es que la informacin genere mayor conocimiento en los
miembros de la institucin para permitirles tomar decisiones que ayuden a
alcanzar los objetivos o metas que se han propuesto en la empresa.

10
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

Lo relevante de la informacin en las organizaciones se describe en los

siguientes puntos:

Debe de cumplir con la funcin primordial que es aumentar el conocimiento

de los individuos y reducir las inseguridades que tengan, es decir, que ayude a
los usuarios dentro de la organizacin para que tomen decisiones que lleven a
logro de los objetivos y metas propuestas.

Tiene que ser capaz de generar competitividad, esta no solo depende de la

capacidad que tenga la institucin para poder ofrecer un producto o servicio
con mejor precio que el de sus competidores, debe incluir lo que realmente
quiere el consumidor o ver lo que es lo que ms valora, como la calidad, el
servicio o la atencin postventa.

Para poder lograrlo, la empresa necesita obtener informacin que se origina en

su entorno.

Debe integrar las unidades de la organizacin ya que la informacin que se

obtenga en algunas reas puede ser de gran utilidad para otras aunque
aparentemente no estn relacionadas.

Mejora de los procesos productivos y administrativos, estos se logran

gracias a la informacin que enriquece al conocimiento de los recursos
humanos.

3.4. Fuentes de informacin

En cada nivel de la organizacin se requieren diferentes tipos de

informacin, por ejemplo:

11
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

En el nivel superior: Que es donde se encuentran directivos y gerentes,

se requiere informacin para el diseo de estrategias que ayuden a definir
el rumbo de la empresa, este tipo de informacin suele ser especfica y
puntual.
En el nivel medio: Se encuentra formado por jefes y administradores,
aqu se puede requerir informacin ms detallada que en el nivel superior
para el diseo de estrategias comerciales.
En el nivel operativo: Donde se encuentran los operadores, vendedores
por mencionar algunos se requiere informacin para la realizar las
actividades y debe ser ms detallada que en el nivel medio.

Para poder adquirir la informacin se recurre a las fuentes de informacin

y se dividen en fuentes internas y externas:

Fuentes internas:

Son en las que el movimiento de informacin se encuentra dentro de la

empresa, la informacin se almacena para que sea dirigida especialmente a los
que toman las decisiones de la empresa. Pueden ser bases de datos internos
los cuales permiten acceder a informacin del cliente; los estados financieros
que proporcionan la informacin de la situacin financiera de la entidad, el
registro de inventarios, registro de ventas, registro de costos por mencionar
algunos.

Fuentes externas:

Son las que se encuentran fuera de la empresa, en donde podemos

obtener informacin referente a tendencias, preferencia y que podran ser el
internet, locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes,
publicaciones, entre otros.

Fuentes primarias:

12
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

La informacin se obtiene directamente de la empresa, generalmente son

ms costosas que las fuentes secundarias y se utilizan cuando la informacin
es inadecuada, escaza y en caso de que no existieran estas fuentes.

Ejemplos de fuentes primarias; personas encuestadas, entrevistas o

sondeos para una investigacin de mercado, los registros de ventas, el
personal de ventas entre otros.

Fuentes secundarias:

Estas fuentes proporcionan informacin o datos que ya se han publicado o

recolectado con diferentes propsitos al actual, son poco costosas y se
obtienen de una manera rpida es por ello que se deben de utilizar antes que
las fuentes de informacin primaria.

Se tiene como ejemplos: base de datos de los comerciales, entidades

gubernamentales, institutos de estadstica, universidades, cmaras de
comercio, bibliotecas, diarios, revistas. Libros, publicaciones, etc.

13
 Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

CONCLUSIONES.

La organizacin como sistema integra a todas sus partes, de modo que

se retroalimente toda la estructura organizativa con la finalidad de
conseguir eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Todos los
integrantes de la empresa deben tener bien en claro sus actividades a
realizar, para que se puedan cumplir las metas en el tiempo y del modo
deseado.

Las teoras que se proponen en la administracin nos marcan una ruta a

seguir, permitiendo adaptarnos a los cambios constantes a los que se
ven sometidas las empresas.

Debemos acotar que no es solamente importante la aplicacin de los

cambios necesarios, sino que tambin se debe tener en cuenta una
direccin y un control de las actividades muy eficiente, que nos d la
oportunidad de reducir errores que se puedan cometer y atrasos en el
tiempo de ejecucin de las actividades.

BIBLIOGRAFIA.
La organizacin como sistema. Carreto,
J. Disponible:http://manuelgross.bligoo.com/content/view/216781/Las-

14
Universidad Cientfica del Per Organizacin y Gestin de Empresas de
Construccin

organizaciones-como-sistemas-abiertos.html (Consulta: noviembre 28,

2010)
Estructura organizacional. Annimo. Disponible:
http://148.202.148.5/Cursos/Id204/Unidad_4/44.htm (Consulta:
noviembre 28, 2010)

15