PROCEDIMIENTO Cdigo: CORP-SGC-PR-00

Versin: 00
Control de Documentos y Registros
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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa de gestin documentaria de los Sistemas de Gestin del grupo GMC que permita
administrar de manera estructurada y coherente la informacin documentada.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los documentos (internos y externos) de los Sistemas de Gestin del grupo GMC, considerando
las etapas de: identificacin, elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, modificacin, identificacin de
cambios, retiro y control del uso de los documentos vigentes, obsoletos y el control de los documentos externos.

3. REFERENCIA

Noma ISO 9000.

Noma ISO 9001.
Norma OHSAS 18001.
Norma ISO 27001.
Ley N 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
D.S. 005-2012-TR Reglamento de la Ley N 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
CORP-TI-PR-00 Back up.

4. DEFINICIONES

SGC: Sistema de Gestin de Calidad.

SGSST: Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
SGSI: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin
Documento: Datos que poseen significado (informacin) y est en un medio de soporte.
Documento Interno: Documento elaborado y aprobado en el desarrollo de actividades propias dentro de la
organizacin y que integran el Sistema de Gestin.
Documento Externo: Documento que contiene informacin generada por una fuente externa a los Sistemas
de Gestin y que se utilizan como apoyo o referencia a las actividades internas. En esta categora se
considera a las leyes, normas, reglamentos o manuales de equipos.
Documentos Obsoletos: Documento cuyo contenido ya no es aplicable dentro del Sistema de Gestin.
Procedimiento: Forma detallada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organizacin.
Instructivo: Descripciones detalladas de cmo realizar y registrar las tareas.
Formato: Documento en el que se consignan datos como resultados de una verificacin o control,
convirtindose en un registro.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Copia Controlada: Documento aprobado que integra el Sistema de Gestin y que se ha distribuido al
personal.
Copia No Controlada: Es todo documento que se encuentra en forma impresa, fotocopiada, en medio
magntico o electrnico, que es empleado con fines didcticos o de revisin y que no cuenta con el sello de
Copia Controlada.
GMC Gestin web: Sistema de informacin que permite visualizar documentos, procesar informacin, entre
otros.

5. RESPONSABILIDADES

Alta Direccin:
Responsable de
Gerente de PCO:
Responsable de
Responsables de Sistemas de Gestin
Responsable de cumplir y velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente documento.

Elaborado por: Analista de Calidad Revisado por: Gerente de PCO Aprobado por: Gerente General

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

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Control de Documentos y Registros
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rea de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo: Responsable de cumplir y velar por el cumplimiento
de lo establecido en el presente documento.
rea de Gestin de Seguridad de la Informacin: Responsable de cumplir y velar por el cumplimiento de lo
establecido en el presente documento.
Gerente o Responsable del Proceso: Identificar las necesidades del rea que deban ser documentadas
como parte del Sistema de Gestin.
Colaborador: Contribuir con la identificacin de necesidades del rea como parte de la mejora continua.

6. GENERALIDADES
6.1 Los responsables de los sistemas de gestin se encargan de la gestin documentaria (administracin y
control de la documentacin) de cada uno de sus sistemas. Toda la documentacin debe estar almacenada
en el GMC Gestin y
6.2 Los documentos originales deben almacenarse en la carpeta XXXXX del servidor
6.3 Cuando se realicen revisiones a los documentos y se requiera realizar modificaciones se debe solicitar al
Responsable del Sistema de Gestin el documento original.
6.4 Los documentos sern redactados con las siguientes caractersticas ,
- El tipo de letra (Arial), el tamao (N 9), slo para ttulos de usar (N11).
- El texto justificado espaciado ente lneas y prrafos de 1.15.
- Hacer llamado a otros documentos (Procedimientos, formatos u otros), mediante el nombre y comillas.
6.5 Slo para el caso de documentos nuevos y modificaciones mayores (definidas por el Responsable del
Sistema de Gestin) se realizar la capacitacin del documento, con un plazo mximo de 5 das hbiles,
despus de su aprobacin y publicacin.
6.6 Para el caso de los diagramas de flujo la identificacin de cambios no aplica.
6.7
6.8 dd

7. DESARROLLO
7.1 Creacin de Documentos Internos

N ACTIVIDAD RESPONSABLE

Identificar la necesidad de crear un documento para la organizacin y comunicar al Cualquier colaborador/

1
Responsable del proceso correspondiente. Responsable del proceso

Coordinar con el personal de calidad (Jefe o Analista), la elaboracin del Responsable del
2
documento. proceso
Elaborar el borrador del documento en coordinacin con el Responsable del
Proceso, considerando lo establecido en los Anexos N 1 Codificacin de la
3 Jefe de Gestin de
documentacin. y N 3 Estructura de documentos, y tambin lo establecido
en los tems 6.2 y 6.3. Calidad / Analista de
Calidad
Revisar que el borrador del documento cumpla con los objetivos del SGC, de estar
4
conforme gestionar la aprobacin, de lo contrario volver a la actividad N 3. Jefe de Recursos
Humanos (MOF)
Gestionar la revisin del procedimiento, considerando el Anexo N2 Niveles de
5
elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos.
De estar conforme, informar para proseguir con la aprobacin, de lo contrario Responsable de la
6
informar los cambios a realizar, y volver a la actividad N3. revisin
Jefe de Gestin de
Gestionar la aprobacin del documento, solicitando las firmas, segn los niveles de Calidad / Analista de
7 aprobacin, establecidos en el Anexo N 2 Niveles de elaboracin, revisin y Calidad
aprobacin de los documentos. Jefe de Recursos
Humanos (MOF)

8 Ingresar el documento en la Lista Maestra de Documentos Internos. Analista de Calidad

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Versin: 03
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N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizar la publicacin de los documentos aprobados en el sistema GMC Gestin
9 web y archivar el documento firmado en fsico, en el file de Documentos del Analista de Calidad
Sistema de Gestin de la Calidad.

Conservar el archivo virtual de la versin anterior en la carpeta identificada como

10 Analista de Calidad
Obsoletos.

Comunicar a las reas involucradas, va correo electrnico, la aprobacin del

11 Analista de Calidad
documento.

Para el caso del personal que no cuente con una PC o requiera una copia fsica de
12 un documento, se debe identificar dicha copia del documento con el sello COPIA Analista de Calidad
CONTROLADA y distribuirlo con el formato Lista de Distribucin de Documentos.

Coordinar con el Responsable del proceso para la capacitacin del documento

15 Analista de Calidad
generado, considerando lo establecido en el tem 6.4.

7.2 Modificacin de Documentos Internos

N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar la necesidad de modificar un documento para la organizacin y Cualquier colaborador/
1 comunicar al Responsable del proceso correspondiente y al rea de Gestin Responsable del
de Calidad. proceso
Solicitar el documento en el archivo original al rea de Gestin de Calidad, Responsable del
2
una vez aceptado el cambio, para que se realicen los cambios. proceso
Identificar las inclusiones en letra negrita y cursiva, en relacin a la revisin
anterior. Ejemplo: abcdef. As tambin cambiar de nmero de versin y fecha
de aprobacin.
Las eliminaciones se describirn en el tem Control de cambios de los
documentos, considerando: Responsable del
3
- Un cajetn que indique la versin, fecha y descripcin del cambio. proceso
- Se mantendr en el cajetn slo los dos ltimos cambios.
- Se debe describir en resumen las modificaciones realizadas.

Para el caso de los formatos, mapa de proceso, planes y programas; los cambios
se identificarn slo con el cambio de versin.

Gestionar la revisin del procedimiento, considerando el Anexo N2 Niveles

4 Analista de Calidad
de elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos.

De estar conforme, informar para proseguir con la aprobacin, de lo contrario Responsable de la

5
informar los cambios a realizar, y vuelve a la actividad N3. revisin

Gestionar la aprobacin del documento, solicitando las firmas, segn los

6 niveles de aprobacin, establecidos en el Anexo N 2 Niveles de elaboracin, Analista de Calidad
revisin y aprobacin de los documentos.

7 Ingresar el documento en la Lista Maestra de Documentos Internos. Analista de Calidad

Realizar la publicacin de los documentos aprobados en el sistema GMC

rea de Gestin de
8 Gestin web y archivar el documento firmado en fsico, en el file de
Calidad
Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Conservar el archivo virtual de la versin anterior en la carpeta identificada como
9 Analista de Calidad
Obsoletos.
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Control de Documentos y Registros
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N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comunicar a las reas involucradas, va correo electrnico, la aprobacin del rea de Gestin de
10
documento. Calidad
Para el caso del personal que no cuente con una PC o requiera una copia
fsica de un documento, identificar dicha copia del documento con el sello
11 Analista de Calidad
COPIA CONTROLADA y lo distribuye con el formato Lista de Distribucin
de Documentos.
Las versiones anteriores de las copias fsicas distribuidas sern recogidas segn la
Lista de Distribucin de Documentos y sern eliminadas. En caso se requiera
12 Analista de Calidad
conservar el documento se debe identificar con el sello DOCUMENTO
OBSOLETO.
Coordinar con el Responsable del proceso para la capacitacin del documento
13 Analista de Calidad
generado, considerando lo establecido en el tem 6.4.

7.3 Control de Documentos Externos

N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar los documentos externos relacionados a su proceso, y registrarlos en la Responsable del
1
Lista Maestra de Documentos Externos. proceso
Responsable del
2 Remitir el listado al rea de Gestin de Calidad para su publicacin.
proceso
Realizar la publicacin del (de los) documento(s) externo(s) en el sistema
rea Jefe de Gestin de
3 documental GMC Gestin web, segn aplique o de acuerdo a lo establecido
Calidad
en el tem Ubicacin del registro Lista Maestra de Documentos Externos.
Comunicar, a las reas involucradas, va correo electrnico, la publicacin del (de rea de Gestin de
4
los) documento(s) externo(s). Calidad
Para el caso del personal que no cuente con una PC o requiera una copia fsica de
un documento externo, se debe identificar dicha copia del documento con el sello
5
COPIA CONTROLADA y se distribuye con el formato Lista de Distribucin de
Documentos.
Analista de Calidad
Las versiones anteriores de las copias fsicas distribuidas sern recogidas segn la
Lista de Distribucin de Documentos y sern eliminadas. En caso se requiera
6
conservar el documento se debe identificar con el sello DOCUMENTO
OBSOLETO.
Coordinar con el Responsable del proceso la revisin y actualizacin de la Lista
Jefe de Gestin de
7 Maestra de Documentos Externos a fin de asegurar que los documentos sean
Calidad
vigentes, una vez al ao.

7.4 Control de Registros

N ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar el registro con un nombre (indispensable) relacionado con la actividad Responsable del
1
que le dio origen y un cdigo (cuando aplique) (Creacin e Identificacin) proceso
Ingresar o actualizar en la Lista Maestra de Registros, los registros generados Responsable del
2
durante el desarrollo de sus procesos. (Registro) proceso
Escribir con letra clara, y en los espacios que queden en blanco colocar una lnea.
3 Cualquier colaborador
(Uso)
Garantizar el almacenamiento en lugares apropiados y seguros, a fin de evitar su Responsable del
4 deterioro a travs de archivadores o almacenndolo electrnicamente.
(Almacenamiento) proceso
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Control de Documentos y Registros
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Proteger los registros fsicos de daos, prdidas o deterioros mediante el uso de

archivadores, micas, gavetas, entre otros.
Responsable del
5 Para el caso de los registros virtuales el Jefe de Tecnologa de Informacin
proceso
renueva o de ser necesario adquiere la licencia de antivirus y la instala en las PC
del personal del grupo GMC (Anualmente). (Proteccin)
Recuperar los archivos electrnicos del personal del grupo GMC, segn el
procedimiento GP-PR-TI-01 Back up. As tambin, los registros se pueden Jefe de Tecnologa de
6
recuperar mediante la descripcin (Ubicacin/disposicin final, etc.) indicada en la Informacin
Lista Maestra de Registros. (Recuperacin)
Registrar la ubicacin, tiempo mnimo de retencin y disposicin final de los
registros en la Lista Maestra de Registros.
Responsable del
7 Una vez cumplido el tiempo de retencin, dispone los registros de acuerdo a lo
proceso
indicado en la Lista Maestra de Registros. (Tiempo de retencin y disposicin
final)

8. REGISTROS
Lista Maestra de Documentos Internos (ES-FO-SG-01)
Lista de Distribucin de Documentos (ES-FO-SG-02)
GMC Gestin
Lista Maestra de Registros (ES-FO-SG-03)
Lista Maestra de Documentos Externos (ES-FO-SG-04)
Lista de Asistencia (GP-FO-RH-03)
Correo electrnico

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO

10. ANEXOS

Anexo N 1: Pirmide documental

Anexo N 2: Codificacin de la documentacin
Anexo N 3: Niveles de elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos
Anexo N 4: Estructura de documentos
Anexo N 5: Notacin de Flujogramas

ANEXO N 1: PIRMIDE DOCUMENTAL

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Versin: 03
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PLAN -

MAPAS DE
PROCESOS

PROCEDIMIENTOS
(GENERALES
ESPECFICOS)

INSTRUCTIVOS

FORMATOS DOCUMENTOS OTROS

DOCUMENTOS EXTERNOS

ANEXO N 2: CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN

CDIGO

ES- SGC- MA- 01

Proceso / reaTipo de documentoCorrelativo
Unidad de Negocio

Proceso / rea Funcional Cdigo

Comercial CO
Unidad de Negocio Cdigo
Administracin y Finanzas FI
GMC Engineering Solutions ES
Gerencia General GG
GMC Construccin y Proyectos Inmobiliarios CPI

Legal
Frrea Construcciones Metlicas LE
FCM
Logstica LO
GMC Holding CORP
Operaciones OP
GMC Soft SOFT
PCO PCO

Recursos Humanos RH

Sistema de Gestin de Calidad SGC

Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST

Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin SGSI

Tecnologa de la Informacin TI
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Tipo de documento Cdigo

Plan PL

Poltica PO

Manual MA

Reglamento RE

Mapa de Procesos MP

Procedimiento General PG

Procedimiento Especfico PE

Instructivo IN

Formato FO

Documentos Otros DO

Documentos Externos DE

ANEXO N 3: NIVELES DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS

PROCESO ELABORA REVISA APRUEBA

Documentos Base de Responsable del Sistema

Gerente de PCO Alta Direccin
Sistemas de Gestin de Gestin

Mapa de Procesos Gerente de rea Gerente de PCO Gerente General

Plan y Manual Jefes / Gerente Gerente de rea Gerente General

Poltica y Reglamento Jefes / Gerente Gerente de rea Gerente General

Procedimiento General Jefes / Gerente Gerente de rea Gerente General

Procedimiento Especficos,
Colaborador que propone el
Instructivos, Formatos y Gerente de rea Gerente de rea
documento
Documentos Otros

Nota: Todo documento que tenga relacin con los documentos base de los sistemas de gestin o con mapas de procesos
deben ser revisados con la Gerencia de PCO
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ANEXO N 4: ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO
Mapa de
Plan Poltica Manual Reglamento
Procesos
ESTRUCTURA
Encabezado Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Cuadro de
Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Aprobaciones
Cartula Obligatorio NA Obligatorio Obligatorio NA

ndice Obligatorio NA Obligatorio Obligatorio NA

Introduccin Obligatorio NA Obligatorio Obligatorio NA

Objetivo Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA Obligatorio

Alcance Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Referencia Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA

Definiciones Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Responsabilidades Obligatorio NA NA NA Obligatorio

Materiales y Equipos NA NA NA NA NA

Generalidades Obligatorio NA Obligatorio NA NA

Desarrollo Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Registros Obligatorio NA NA NA NA

Control de Cambios Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Anexos Obligatorio NA Obligatorio Obligatorio NA

DOCUMENTO
Procedimiento Procedimient Documentos
Instructivo Formato
General o Especfico Otros
ESTRUCTURA
Encabezado Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Cuadro de
Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA
Aprobaciones
ndice NA NA NA NA NA

Introduccin NA NA NA NA NA

Objetivo Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

Alcance Obligatorio Obligatorio NA NA NA

Referencia Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

Responsabilidades Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

Materiales y Equipos NA NA Obligatorio NA NA

Definiciones Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

Generalidades Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

Desarrollo Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Registros Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

Control de Cambios Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA Obligatorio

Anexos Obligatorio Obligatorio Obligatorio NA NA

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ANEXO N 5: NOTACIN DE FLUJOGRAMAS

Proceso:

Actividad:

Decisin:

Documento:

Conector:

Referencia:
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Inicio/Fin:

Anotaciones

Inspeccin:

Lnea Conectora;