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Comunicacin
Externa
Planificacin de la
Comunicacin Externa:
Comunicaciones Outdoor
La Comunicacin outdoor, corresponde a las estrategias comunicativas
hacia afuera o puertas afuera de la organizacin, es decir, con ella
hacemos referencia a una comunicacin con grupos de inters externos o
semiexternos, segn vimos en el Mdulo 3.
Ahora bien, para desarrollarlas, estas acciones requieren del uso de ciertas
herramientas o medios de comunicacin que permitan transmitir mensajes
hacia afuera de la organizacin. En esta lnea, dichos instrumentos deben
ser idealmente capaces de llegar al pblico externo y semiexterno y
persuadirlo para lograr una imagen positiva institucional.
Qu es la persuasin?
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ciertos recursos al momento de elaborar un mensaje para lograr la
adhesin del receptor (grupo de inters). Es decir que se intenta reforzar o
cambiar creencias, actitudes y / o conductas del otro.
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De este modo, la eleccin de cada medio o canal no puede ser caprichosa
ni ser elegido por moda.
Recuerda estos dos consejos:
Los Medios no son un fin en s mismos: la sola existencia del medio
no nos garantizada resultados exitosos.
La comunicacin cuesta: aunque debe ser entendida como una
inversin y nunca como un gasto, habr que evaluar el impacto
de nuestras comunicaciones en trminos econmicos.
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Importante: no olvides todo lo relacionado a este aspecto que se trabaj en
el Mdulo 2 cuando se hizo referencia a la Identidad Visual Corporativa.
Publicidad Institucional
En primer lugar, este tipo de acciones es diferente de la publicidad
tradicional. En esta lnea, la publicidad de una institucin implica una
participacin mayor del anunciante (Avilia Lammertyn; 1998; 191) que
enviar contenidos referentes a la estructura de su organizacin, sus
valores y todo aquello que la diferencie de otras organizaciones.
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Por ejemplo en una crisis corporativa el pblico que primero acude a
nuestro sitio es la prensa, con todo lo que ello implica.
Presentaciones Institucionales
Se trata de aquellas presentaciones de programas institucionales o de
alguna accin desarrollada por la organizacin que implican una buena
presentacin oral, el uso de stands o exhibidores, presentaciones
audiovisuales, videos y folletos institucionales que sirven para reafirmar la
presencia institucional fuera del mbito interno. A modo de ejemplo
pueden mencionarse las tradicionales ferias y exposiciones tan utilizadas
en la actualidad. Otro recurso vlido en este rubro lo constituyen los videos
institucionales, difundidos en congresos y disertaciones: all habla la
empresa exteriorizando sus atributos positivos.
Prensa
Son aquellas acciones que incluyen la circulacin de informacin a travs
de gacetillas o comunicados de prensa, videogacetillas, artculos
periodsticos, publinotas, etc. y que tienen que ver con la influencia en la
agenda de los medios o del periodismo.
Gacetillas
Consiste en un escrito que se enva a los medios para dar a conocer
noticias o aclaraciones relativas al accionar de la institucin. Es un
recurso por el cual no se le abona nada al medio, dependiendo de ste
que se publique o no. Las redacciones de los medios grficos, por
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ejemplo, reciben enormes cantidades a diario de este tipo de
comunicaciones.
Muchas organizaciones creen equivocadamente que la empresa
periodstica tiene la obligacin de publicarles el envo cuando esto no
es as de ningn modo. No puede bajo ningn punto de vista ser este
el nico recurso comunicacional externo de una organizacin.
Videogacetillas
Son gacetillas que circulan por medios audiovisuales y que responde al
formato de la noticia televisiva. No es muy utilizado debido a que el
medio televisivo se reserva la opcin de difundirlo o no, tal como
vimos en la gacetilla tradicional. Requiere de mayor esfuerzo de
produccin.
Advertorial
Es un espacio pago (la ms de las veces en diarios y peridicos) y la
organizacin decide publicarla cuando siente la necesidad de expresar
su punto de vista ante hechos que son de dominio pblico, por
ejemplo una crisis. Su antecedente es la solicitada y a diferencia de
sta, su diseo debe ser ms atractivo para captar la atencin del
lector. Expresa claramente la posicin de la empresa ante situaciones
de controversia.
Artculos periodsticos
Enviar artculos a los medios o colaborar con el periodismo es clave en
estos tiempos, pero debemos ser cuidadosos de no inundar a la
prensa con noticias poco relevantes. En ocasiones es el periodismo
quien acude a la organizacin para que sta le brinde informacin en
formato de artculo.
Eleccin de vocero o portavoz
Representa a los directivos participando de programas televisivos o
exposiciones a los medios en nombre de la organizacin. La eleccin
de un vocero que represente a la empresa resulta de vital importancia:
en l estarn puestas todas las miradas.
Press Kit
Es el material que se entrega a la prensa: carpeta, folletos, tarjetas,
fotos, videos y gacetillas en apoyo de alguna conferencia de prensa o
campaa comunicacional.
Solicitadas
Es un comunicado que circula en espacios comprados por la
organizacin donde el autor (la empresa) emite su opinin.
Asociaciones gremiales y partidos polticos suelen hacer uso de esta
herramienta.
OpEd - Opposite Editorial
Consiste en un aviso que se coloca frente a la pgina editorial de un
diario para plantear temticas filosficas o que estn en agenda en ese
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momento. All tambin la empresa fija su posicin en la voz de un
alto dirigente.
Imagen asociada
Cause Advertising
Publicidad de una causa que busca apoyar acciones de instituciones de
bien pblico o de intereses positivos para los grupos de inters de la
organizacin. El apoyo a la ecologa, a la educacin es
fundamentalmente estratgica si de imagen corporativa hablamos.
Bien Pblico
Accin directa o colaboracin con causas de bien pblico. La diferencia
con la accin anterior reside que aqu la colaboracin es directa por
parte de la empresa, dejando de ser una publicidad para pasar al
terreno de los hechos. Son programas concretos de apoyo a sectores de
la comunidad.
Auspicios, sponsoreos
Auspicios o apadrinamientos de eventos o iniciativas que coinciden con
el espritu de la organizacin o con la identidad institucional. Una accin
de esta naturaleza es por ejemplo la limpieza de espacios verdes por
parte de la empresa.
Donaciones
Responde a una estrategia de responsabilidad social, beneficiosa para la
imagen institucional y la eleccin de los beneficiados debe ser muy
cuidadosa. En ocasiones se interpreta mal esta accin si slo se realiza
de manera espordica y no aparece contemplada en una estrategia
mayor de relaciones con la comunidad.
Publicidades Segmentadas
Se trata de publicidades cuyo contenido y distribucin est orientado a
slo un sector de los grupos de inters (Avilia Lammertyn; 1998; 202), es
decir, a un segmento del pblico general y no a la totalidad.
Para desarrollarlas se puede recurrir al news letters o a una impresin de
Memoria o Balance del ao.
News Letters
Son utilizados para enviar informaciones confidenciales o de anlisis y se
entregan va mailing. Algunos newsletters pueden tener costo (se
venden), ya que pueden incluir informacin exclusiva o contenidos
especiales para pblicos especiales tambin.
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Memoria y Balance
Es una coordinacin de escritos que resumen las actividades y logros
del ao y se entrega a pblicos semiexternos como proveedores o
socios. Tambin puede dirigirse a los lderes de opinin. Debe ser
redactado en estilo institucional y debe ser capaz de resumir el
pensamiento y filosofa de los dirigentes de la organizacin. Ms
adelante, veremos en detalle un programa denominado Comunicacin
financiera.
Organizacin de Eventos
La organizacin de eventos incluye a los congresos, exposiciones, agasajos,
lanzamientos e inauguraciones impulsadas desde la organizacin. Tambin
pueden incluir visitas guiadas. Estas ltimas, consisten en invitar a grupos o
lderes de opinin a que visiten las instalaciones de la institucin a los fines
de establecer una comunicacin directa y muy prxima, que son capaces
de generar imagen de transparencia y honestidad institucional. El tour
interno debe ser planificado debidamente, cuidando de la seguridad
personal de los asistentes que sern guiados por personal especializado. La
visita puede incluir un discurso de bienvenida, un recorrido por los
diferentes mbitos o departamentos de la organizacin y una proyeccin
de un video institucional para acabar de construir en el asistente una
imagen concreta y firme del funcionamiento de la organizacin puertas
adentro.
Acciones Directas
Son las acciones puntuales que cuentan con objetivos bien especficos y
que apuntan a fortalecer la comunicacin con ciertos pblicos o lderes
sociales.
Entre las posibilidades que tenemos podemos mencionar:
Cabildeo o lobbying
Implica relacionarse con aquellos que tienen poder de decisin, con el
objetivo de influir sobre ellos en beneficio de los intereses de la
organizacin (Avilia Lammertyn; 1998; 204). Los mensajes que circulan
bajo esta modalidad son beneficiosos tanto para la organizacin como
para los lderes o funcionarios contactados y debido a la complejidad
que implica este delicado vnculo, las gestiones de lobby suelen requerir
personal especializado en ciencias polticas.
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particular actividad. Una correcta funcin del lobby se convierte en una
eficaz herramienta de comunicacin institucional.
Mailing
Se utiliza el correo tradicional para enviar material explicativo sobre
polticas organizacionales asumidas o posturas institucionales respecto
de algn tema en agenda. Aunque es un medio costoso, tiene la ventaja
de generar un contacto directo con el destinatario y de manera
personalizada. Actualmente, tambin se recurre al mailing a travs del
correo electrnico, como una alternativa prctica, econmica e
inmediata.
Bajo ningn punto de vista esta accin debe considerarse como nica
al momento de hacer comunicacin externa. No olvides todos los
consejos que venimos desarrollando sobre este aspecto.
Regalos empresarios
Se trata de la entrega de obsequios o atenciones a lderes de opinin o
personas que se pretende que recuerden a la organizacin. El regalo
tendr estrecha vinculacin con la imagen institucional y con el perfil de
los destinatarios, ya que sino puede fracasar en su objetivo.
Outplacement
Corresponde a la reubicacin laboral fuera de la empresa; es decir, en
caso de reestructuracin organizacional, un agente jerrquico puede
trasladarse a otra institucin y durante este proceso de traspaso las
comunicaciones deben fluir para generar la sensacin de que la
organizacin acompaa a sus integrantes.
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especficas, que tienen objetivos y fines concretos, ofrecen siempre
resultados apreciables.
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En este sentido aparece la postura de Villafae con su concepcin de la
Comunicacin Corporativa entendida del siguiente modo: la
comunicacin de la personalidad de la empresa hacia el exterior (1993;
263). Esta manifestacin deber partir de los atributos propios de la
organizacin como venimos sosteniendo.
Como se puede apreciar, con esta posicin abarcamos todas las posibles
comunicaciones que una organizacin moderna puede llevar a cabo,
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aclarando que en el presente Mdulo no abordaremos la comunicacin de
crisis, ya trabajada en el Mdulo 1.
Veamos de manera detenida cada uno de estos programas.
Poderes pblicos.
Grandes clientes.
Grandes proveedores.
Medios de comunicacin.
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Entonces decimos que el presidente debe proyectar una imagen coherente
con el de la empresa, no pueden ser dos caminos diferentes, pues las
consecuencias usted ya las presume.
Comunicacin financiera
Atrs han quedado las ideas de una organizacin que no comunique sus
estados contables, sus rendimientos econmicos, aduciendo aspectos
vinculados a la confidencialidad. Un mensaje financiero es ante todo un
mensaje institucional (Villafae; 1993; 274).
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Presentemos estos pasos de manera detenida:
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mensaje. El primero indica las cifras, muchas veces fras y el segundo
ofrece ms bien un deseo.
Patrocinio
Esta accin ya vista en pginas anteriores se integra a un concepto ms
amplio, el de Responsabilidad Social Empresaria, que en s no es una accin
comunicacional, pero en la medida que dichas acciones se comuniquen,
aparece la importancia de gestionarla adecuadamente. Posee un doble
objetivo, a saber: uno comercial y otro de imagen; hace referencia a
aquello que sostiene que hay que devolverle a la sociedad lo que sta le
ha dado. Y qu le dado la sociedad a la empresa? La ha dejado crecer,
desarrollarse, obtener ganancias, etc.
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En la actualidad diversas organizaciones privadas estn incorporando
programas de esta naturaleza y con ello procuran situarse como actores
sociales comprometidos con su comunidad, cualquiera sea la forma que
adquiera la accin propiamente dicha.
Comunicacin personal
Este quinto programa de la comunicacin corporativa reviste especial
importancia ya que en variadas ocasiones esa primera impresin que nos
llevamos de una empresa es lo que cuenta: una mesa de informes, o una
atencin telefnica poseen la particularidad recin mencionada, es decir el
personal que nos atiende representa en ese momento a la empresa y a
partir de esto la comunicacin personal debe ser gestionada
estratgicamente al igual que el resto de los programas que venimos
presentando. Es imprescindible elaborar un conjunto de normas y pautas
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de comportamiento que regule y ordene este aspecto tan decisivo para la
Imagen Corporativa de las empresas o instituciones. (Villafae; 1993; 319).
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Servicios de informacin al pblico: atencin personal, informes,
servicios de reclamos y atencin al consumidor son los elementos que
constituyen este componente, que al decir de Villafae: resulta uno
de los instrumentos ms decisivos de creacin de Imagen y su gestin
debe ser asumida desde planteamientos estratgicos e incardinada
plenamente en la poltica de comunicacin de la compaa. (1993;
327).
Te invitamos desde este lugar a que acudas a una empresa cualquiera. All
trate de obtener informacin sobre lo siguiente:
Atencin recibida.
Informacin brindada.
Luego sac tus conclusiones.
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