Deteccin de necesidades de capacitacin.

Caso: Auditora Superior de la Federacin

Presentado en el:

XIV Congreso Internacional de Innovaciones en Docencia e Investigacin en Ciencias

Econmico Administrativas

Tema: Evaluacin

Autores: Salvador Ruiz de Chvez,

Ma. Elosa Baca Olgun y
Jos Manuel Gutirrez Juvera,
INSTITUTO DE CAPACITACIN Y DESARROLLO EN
FISCALIZACIN SUPERIOR,
AUDITORA SUPERIOR DE LA FEDERACIN.
 RESUMEN

El presente trabajo presenta una aplicacin de la metodologa de la deteccin de

necesidades de capacitacin (DNC) que se utiliza en las organizaciones.

Adems de un marco terico que explica la importancia y en qu consiste esta metodologa,

explica las ventajas de utilizarla en la Auditora Superior de la Federacin.

Se concluye con unas recomendaciones a las instituciones de educacin superior que

ofrecen cursos de educacin continua dirigidos a las organizaciones pblicas y privadas.

I. MARCO TERICO

El esfuerzo humano es el motor de toda organizacin para lograr sus objetivos. Estos
objetivos se logran mediante la interaccin de los recursos organizacionales: humanos, tcnicos
(sistemas, procedimientos, manuales) y materiales (instalaciones, equipos, dinero).

Los recursos humanos implican conocimientos, experiencias, intereses motivacionales,

aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etctera Los recursos humanos
pueden mejorar y perfeccionar el empleo y el diseo de los recursos materiales y tcnicos, lo cual
no sucede a la inversa (Ros Szalay. y Arias Galicia, 1987, p.24).

Aaden estos autores que las personas colaboran voluntariamente en la organizacin, pero
que el hecho de haber firmado un contrato laboral no asegura que realicen el mejor de sus
esfuerzos en beneficio de la entidad. Para esto se requiere que sus integrantes reconozcan que los
objetivos organizacionales son valiosos y que coinciden con sus objetivos individuales (pp.25-26).

El capital humano en la sociedad del conocimiento debe incrementarse y mejorar

constantemente. De aqu la importancia de aumentar la cobertura de los servicios educativos de
calidad desde el nivel bsico hasta el superior.

Para la superacin permanente del capital humano, es decir, que mejoren sus
conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas, es preciso que las organizaciones capaciten a
sus empleados desde su ingreso hasta su retiro, segn se muestra en la figura 1.

2 de 12
 Figura 1
El sistema de capacitacin y desarrollo en las organizaciones

Insumos Proceso Resultados

Empleados
Instructores
Proceso de Empleados y
Directivos
capacitacin y directivos
Plan de
desarrollo capacitados
capacitacin
Infraestructura

Ambiente: Leyes laborales reglamento interior de trabajo, contrato colectivo individual de

trabajo.

La Ley Federal del Trabajo estipula, entre otras obligaciones de los patrones:

Organizar permanente o peridicamente cursos o enseanzas de capacitacin profesional o

de adiestramiento para sus trabajadores, de conformidad con los planes y programas que, de
comn acuerdo elaboren con los sindicatos o trabajadores, informando de ellos a la Secretara del
Trabajo y Previsin Social o a las autoridades de Trabajo y Previsin Social de los estados,
territorios y Distrito Federal. Estos podrn implantarse en cada empresa o para varias, en uno o
para varias, en uno o varios establecimientos o departamentos o secciones de los mismos, por
personal propio o por profesores tcnicos especialmente contratados, o por alguna otra
modalidad. Las autoridades de trabajo vigilarn la ejecucin de los cursos o enseanzas (Art. 132 -
XV).

Adems, la misma Ley refiere que:

Las vacantes definitivas o por duracin mayor de treinta das o cuando se cree un puesto
nuevo, sern cubiertos por el trabajador ms antiguo de la categora inmediata inferior de la
respectiva profesin u oficio. Si concurren dos o ms trabajadores de la misma antigedad, ser
preferido el ms capaz. Si el patrn cumpli la obligacin prevista en el artculo 132 fraccin
XV, el trabajador al que corresponda el puesto deber acreditar que posee los conocimientos y

3 de 12
aptitud necesarios para desempearlo. En los contratos colectivos se establecer el procedimiento
para que el trabajador compruebe los conocimientos y aptitudes bien con el certificado que se le
hubiese extendido al terminar los cursos o enseanzas de capacitacin o adiestramiento, con el
certificado de algn instituto o escuela de capacitacin por medio de un examen o de un periodo
de prueba no mayor de treinta das, por varios de estos procedimientos o por alguna otra
modalidad que convenga (Art. 159).

II. EN QU CONSISTE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN?

Indican Heredia y Arias Galicia (1987, p. 321) que las necesidades de capacitacin en las
organizaciones representan una carencia de algo que aparece en una norma, de un patrn o de un
deber ser. Es decir, son la brecha o desviacin entre los estados real y deseable. Agregan que para
la deteccin o diagnstico se utilizan la observacin cuestionarios y entrevistas, y se basan en: a)
la determinacin de ndices de eficiencia; b) anlisis de las operaciones y c) anlisis del factor
humano, este ltimo incluye el inventario de personal y la medicin del clima organizacional.

Seala Pinto (2000, 116-117) que:

El diagnstico de las necesidades de capacitacin [] nos permite conocer las

necesidades de aprendizaje existentes en una empresa a fin de establecer tanto los objetivos como
los contenidos de un plan de capacitacin [] Cuando se mencionan las necesidades de
capacitacin, uno se refiere especficamente a la ausencia o deficiencia en cuanto a
conocimientos, habilidades y actitudes que una persona ha de adquirir, reafirmar y actualizar para
desempear satisfactoriamente las tareas o funciones propias de su actividad o puesto dentro de
una organizacin.

[La DNC] tiene como propsito encontrar las reas que requieren entrenamiento. Se tiene
la creencia de que [] la gente ya sabe en qu debe capacitarse. Pero esto es falso. Es comn que
se determine el contenido de la capacitacin con base en la pregunta: en qu cree necesitar
capacitacin? La respuesta suele ser bastante general y vaga y estar basada principalmente en el
punto de vista del entrevistado, en vez de [basarse] en el anlisis de las tareas que hacen posible
determinar, con precisin, los aprendizajes especficos para enfrentar, con xito, un oficio o
puesto de trabajo. [Para] un verdadero diagnstico, [debe considerarse] el contenido del puesto,
4 de 12
ya sea que est establecido o no en una descripcin formal. A partir de esto puede decirse que una
necesidad de capacitacin es algo as como una carencia de conocimientos, habilidades y
actitudes que tiene una persona respecto de lo que debe poseer para realizar correctamente su []
trabajo []. La [DNC] es, entonces, una investigacin sistemtica, dinmica y flexible, orientada
a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempear
satisfactoriamente las funciones propias de su puesto.

Agrega Pinto que algunos beneficios que reporta una correcta DNC son:

Saber qu trabajadores requieren de capacitacin y en qu aspectos.

Identificar las prioridades y profundidad del aprendizaje.
Conocer los contenidos en que se necesita capacitar.
Establecer las directrices de los planes y programas.
Determinar con precisin los objetivos de los cursos.
Identificar instructores potenciales.
Optimizar los recursos tcnicos, materiales y financieros.
Contribuir al logro de los objetivos de la organizacin.

Por su parte, Reza (1999, pp. 13-15) indica que el proceso de DNC es un anlisis
comparativo que consiste de los siguientes cuatro pasos:

[Primero]: definir la situacin idnea de un puesto de trabajo. El deber ser o hacerse,

considerando los recursos materiales necesarios para desempearlo, las actividades a realizar, los
ndices o medidas de eficiencia, los requerimientos, las caractersticas del ambiente laboral fsico
y las medidas de seguridad pertinentes. La informacin para esta fase se obtiene de manuales de
organizacin, polticas y procedimientos, descripciones de puestos, estndares de produccin y de
servicio y metas de la organizacin.

[Segundo: determinar] la situacin real, el es o se hace. Para obtener la informacin bsica,

debern disearse instrumentos que permitan capturarla, [como] entrevistas, [] cuestionarios,
pruebas de desempeo, [tcnicas] grupales, etctera.

5 de 12
[Tercero: ] hacer un anlisis comparativo entre la situacin idnea y la situacin real, para
determinar las discrepancias. En este momento se obtendrn las desviaciones que han
obstaculizado el desempeo correcto del trabajador en su puesto de trabajo. [Ntese] que no todas
las diferencias sern imputables a necesidades de capacitacin, tambin pueden deberse a
problemas de la empresa, en cuyo caso, no se estara hablando de una carencia de conocimientos,
habilidades o actitudes para desempear una tarea o conjunto de ellas.

[Cuarto: Determinar] las necesidades para la adecuada toma de decisiones.

III. CAPACITACIN, EDUCACIN O DESARROLLO?

Como precisa Arias Galicia (1992), la instruccin es la postura fragmentaria que

proporciona informacin y solamente desarrolla habilidades o destrezas especficas para el
trabajo que pueden considerarse como sinnimos de entrenamiento y adiestramiento.

La educacin para la formacin integral comprende el desarrollo de conocimientos, valores,

actitudes habilidades y destrezas congruentes con los valores, misin y visin institucionales.

De aqu que la capacitacin en la Auditora Superior de la Federacin (ASF) est enfocada

a educar permanentemente a sus miembros, es decir, apoyar su desarrollo integral como seres
humanos, en contraste con el enfoque instruccional.

Este trabajo se concentra en la determinacin de las necesidades de capacitacin del

personal que labora en la ASF, segn se describe a continuacin.

IV. AUDITORA SUPERIOR DE LA FEDERACIN

En manual del curso de induccin institucional (ASF, 2009) se precisa que la Auditora
Superior de la Federacin de la Cmara de Diputados es la entidad de fiscalizacin de la
Federacin que tiene a su cargo la fiscalizacin de la cuenta pblica, as como las dems
funciones que expresamente le encomiendan la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos (Arts. 74 I y II, y 79), la Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la
Federacin (LFRCF) y dems ordenamientos legales aplicables.

6 de 12
 La cuenta pblica es el informe que rinden a la Cmara los poderes de la Unin y los entes
pblicos federales de manera consolidada a travs del Ejecutivo Federal, sobre su gestin
financiera, a efecto de comprobar que la recaudacin, administracin, manejo se ajustaron a la
legalidad.

Una reforma constitucional en 1999 dio origen a la creacin de la Auditora Superior de la

Federacin y en diciembre de 2000 se concret su creacin, con la publicacin de la Ley de
Fiscalizacin Superior de la Federacin (a partir de 2009: LFRCF).

Lo anterior ha permitido la actuacin de este rgano tcnico auxiliar del Poder Legislativo,
pues lo dot de autonoma tcnica, de gestin, material y financiera, indispensables para verificar
e informar con oportunidad a la ciudadana de la fiabilidad de la rendicin de cuentas y de la
medida en que los programas y acciones gubernamentales cumplen con su cometido social, as
como de las irregularidades y de la falta de probidad o transparencia en la gestin pblica.

Al frente de la ASF est el auditor superior de la federacin, designado conforme a lo

previsto en la Constitucin Poltica, por el voto de las dos terceras partes de los miembros
presentes de la Cmara. (Art. 79, LFRCF). El auditor superior de la federacin dura en el encargo
ocho aos y podr ser nombrado nuevamente por una sola vez (Art. 79, LFRCF).

El auditor superior se auxilia en sus funciones por [cuatro] auditores especiales, as como por
[dos] titulares de unidad y dems servidores pblicos que al efecto seala el Reglamento Interior
de la ASF, de conformidad con el presupuesto autorizado (Art. 86, LFRCF).

V. DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC) EN LA ASF

En el instructivo correspondiente elaborado por la ASF (2011) se precisa que, a partir de

septiembre de cada ao, se realiza el proceso de planeacin de la capacitacin del siguiente
ejercicio fiscal. Esta planeacin se inicia con la deteccin de los requerimientos especficos de
capacitacin del personal por medio de los diagnsticos: a) por puesto; b) individualizado; c) con
base en problemas detectados, y d) con base en necesidades manifiestas. De este modo se
establecen las prioridades de temas y cursos correspondientes mediante una valoracin objetiva,
sistmica y holstica de las necesidades del personal.

7 de 12
 El DNC ayuda a equilibrar los recursos institucionales con las necesidades individuales y
organizacionales, y permite estructurar adecuadamente el Programa Institucional de Capacitacin
y las rutas de capacitacin. Por ruta de capacitacin se entiende al conjunto de asignaturas que
contiene la capacitacin sobre las competencias que el personal deber cubrir para la realizacin
del trabajo sustantivo conforme a su rama de especialidad y a su puesto.

A continuacin se define cada uno de los cuatro mtodos empleados para el DNC:

A. Por puesto

El punto de partida de este mtodo es el anlisis del puesto, determinado en el catlogo de

puestos de la ASF e integrado por las cdulas para cada puesto que describen: requisitos para
ocupar el puesto, sus funciones y actividades, perfiles, experiencia, conocimientos generales
deseables, referencias de capacitacin bsica, grfica del perfil de habilidades gerenciales, as
como los principios ticos por observar en la ASF.

A partir de esta herramienta se definieron las competencias tcnicas y gerenciales que

permitieron establecer las rutas de capacitacin de los puestos: Auditor (A y B), coordinador de
auditores; jefe de departamento y subdirector de rea de las ramas de auditora y de planeacin,
para los ejercicios 2009, 2010 y 2011.

B. Individualizado

El DNC individualizado permiti determinar los conocimientos y habilidades especficas

que requiere cada servidor pblico para desarrollar con xito su trabajo.

Los tres instrumentos que se utilizaron fueron:

a. El concentrado de necesidades de capacitacin que se integra con la evaluacin del

desempeo.
b. Las cdulas de induccin al puesto.
c. El concentrado de necesidades de capacitacin determinadas en la evaluacin de transferencia
del aprendizaje.
A las necesidades de capacitacin ms recurrentes se les dio prioridad de atencin,
buscando el mayor impacto en cobertura para optimizar los recursos asignados a la capacitacin.

8 de 12
C. Con base en problemas detectados.

Esta metodologa se aplic cuando se present algn problema imprevisto o bien cuando se
detect cierta problemtica. Las tcnicas especficas que se aplicaron fueron: grficas de
frecuencia, Pareto, diagrama de Ishikawa, histograma o lluvia de ideas.

El punto de partida de este tipo de diagnstico fueron los informes de observaciones de las reas
revisoras de la ASF. Se ubican en este apartado las solicitudes debidamente sustentadas que
enviaron los titulares de rea mayor. La principal informacin que se obtuvo fue la siguiente:

a. Conocimientos, habilidades o actitudes necesarias para prever o resolver un problema en

particular.
b. Prioridades de estas necesidades.
c. Persona o personas que requieren los conocimientos, habilidades o actitudes.
d. Identificacin de la parte del problema que se puede resolver mediante la capacitacin

D. Con base en necesidades manifiestas

Los cambios organizacionales dan la pauta para la deteccin de necesidades de capacitacin con
base en necesidades manifiestas. La informacin se obtuvo por medio de cuestionarios, uno para
detectar aspectos de recursos humanos y otro para aspectos tcnicos. Se emple este diagnstico
para determinar la capacitacin que implican los cambios tecnolgicos importantes, as como
para planear la capacitacin inicial con base en las nuevas contrataciones esperadas de personal

Una vez definidos los requerimientos de capacitacin por los distintos mtodos de DNC, el
siguiente paso fue clasificarlos para elaborar el Programa de Capacitacin. En este proceso, las
prioridades fueron fundamentales, ya que no se pueden satisfacer todas las necesidades a la vez.

El anlisis de resultados ayud a determinar las necesidades prioritarias a cubrir, considerando el

impacto y la disponibilidad de recursos humanos, materiales y financieros asignados a la
capacitacin.

La metodologa que se sigui fue la siguiente:

a. Convertir los requerimientos de capacitacin en temas.

b. Agrupar estos temas de acuerdo con sus reas afines, para obtener cursos de capacitacin.

9 de 12
 c. Integrar estos cursos para formar el programa de capacitacin por rea mayor.

E. Resultados

Con base el el trabajo de DNC descrito se parti para integrar el Programa Institucional de
Capacitacin 2011 de acuerdo con las actividades siguientes:

a. Se definieron los objetivos de aprendizaje de cada curso.

b. Con base en el objetivo y los contenidos se estableci la duracin de cada curso.
c. Se calcul cuntas personas requeran tomar el curso, para determinar el nmero de
actividades a impartir.
d. Se seleccion el instructor interno o externo a la institucin.
e. En caso de instructor externo, se cuantific el costo inherente.
f. Se estableci qu cursos contaban con disponibilidad presupuestal, con base en el
anteproyecto de presupuesto.
g. Se determinaron aquellas actividades que por su importancia se integraron al programa,
condicionadas a posible asignacin presupuestal.
h. Se envi el proyecto del Programa Institucional de Capacitacin a los auditores
especiales, titulares de unidad y coordinadores para su visto bueno.
i. Se realizaron los ajustes sugeridos al proyecto y se turn para la autorizacin del Consejo
Directivo de la ASF.
j. Se procedi a la publ icacin del Programa Institucional en la intranet institucional.
k. Se capacit a los instructores para que iniciaran la elaboracin de su material didctico.

El Programa Institucional de Capacitacin 2011 agrupa todos los cursos que imparte la ASF,
incluido el Servicio Fiscalizador de Carrera, con el propsito particular de promover la aplicacin
homognea en todo el mbito nacional de los fundamentos de la normativa internacional para la
fiscalizacin, segn marca el Plan Estratgico de la ASF 2011 2017.
Los requerimientos de formacin del personal auditor se organizaron en tres reas de
conocimiento:
(a) Metodologa internacional para la fiscalizacin (tronco institucional);
(b) Entorno gubernamental (tcnicas genricas y especficas), y

10 de 12
(c) Formacin integral del personal de la ASF (otras tcnicas y gestin).
El tronco institucional se integr con 15 cursos impartidos como talleres en la modalidad mixta,
ocho horas a distancias para la parte terica, los exmenes (diagnstico y final) y un ejercicio
grupal final, y 12 horas presenciales para ejercicios prcticos Se tom como base el esquema
operativo de la ASF y todos los auditores estudian las normas de la Organizacin Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI por sus siglas en ingls), pero se reconocen de
manera complementaria las normas del Institute of Internal Auditors (IIA), de la Secretara de la
Funcin Pblica, as como de la propia ASF.
En una primera fase se puso nfasis en los siguientes cuatro cursos, con sus correspondientes
objetivos de aprendizaje para el servidor pblico:
Panorama y estudio general de la normativa internacional: Explicar las principales
organizaciones nacionales e internacionales que desarrollan los principios ticos y las directrices
de la fiscalizacin superior y, con base en las normas de la INTOSAI, hacer propuestas de mejora
a la normativa de la ASF.
Evaluacin del control interno: Reconocer de manera constructiva adecuaciones a las
debilidades del control en una entidad.
Anlisis de riesgos: Identificar los riesgos y evaluar su impacto en una entidad.
Elaboracin del plan especfico de auditora y guas de revisin: Identificar los
fundamentos internacionales para la elaboracin del plan de auditora y sus guas de revisin y
aplicar en su trabajo las normas generales del plan especfico de auditora.
F. Conclusiones: Recomendaciones a las instituciones de educacin superior que
ofrecen programas de educacin continua

De acuerdo con lo presentado, la ASF aplica la deteccin o diagnstico de necesidades de

capacitacin tal como marca la teora, adaptndolo a sus propias circunstancias.
Las instituciones de educacin superior (IES) ofrecen cursos de educacin continua con base en
demandas de las organizaciones o en propuestas que reciben de sus instructores.
Para efectos de apoyar el mejor desarrollo de las organizaciones, las IES podran colaborar
aplicando la metodologa de deteccin de necesidades de capacitacin, para as poder disear
cursos especficos que contribuyan al desarrollo del capital humano.

11 de 12
REFERENCIAS

ARIAS GALICIA F. (1992), Cap. 2, Instruccin vs educacin y pasividad vs actividad, en

ARIAS GALICIA F. y M. T. PANTOJA SNCHEZ, (1998) (3 ed.) Didctica para la
Excelencia, Mxico: ECAFSA.

AUDITORA SUPERIOR DE LA FEDERACIN, UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN,

DIRECCIN GENERAL DEL INSTITUTO DE CAPACITACIN Y DESARROLLO EN FISCALIZACIN
SUPERIOR (2011), Instructivo de Operacin de las Actividades de Capacitacin. Deteccin
de Necesidades de Capacitacin, Mxico: ASF.

AUDITORA SUPERIOR DE LA FEDERACIN, UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIN,

DIRECCIN GENERAL DEL INSTITUTO DE CAPACITACIN Y DESARROLLO EN FISCALIZACIN
SUPERIOR (abril 2011), Manual de induccin institucional, Mxico: ASF.

HEREDIA ESPINOZA, V., J. DE J. OATE y F. ARIAS GALICIA (1987, 2a ed., 17a reimp.), Cap.
12: Educacin y entrenamiento, en ARIAS GALICIA F., Administracin de Recursos
Humanos, Mxico: TRILLAS,

LEY DE FISCALIZACIN Y RENDICIN DE CUENTAS DE LA FEDERACIN (LFRCF) (2009),

Diario Oficial de la Federacin, 29 de mayo, Mxico

PINTO, R. (2000), Planeacin Estratgica de Capacitacin Empresarial, Mxico:

McGRAW-HILL

REZA TROSINO, J.C. (1999, 3. reimp.), Cmo Desarrollar y Evaluar Programas de

Capacitacin en las Organizaciones, Mxico: Panorama

ROS SZALAY, A. y F. ARIAS GALICIA (1987, 2a ed., 17a reimp.), Cap.2, Administracin de
recursos humanos, en F. ARIAS GALICIA, Administracin de Recursos Humanos, Mxico:
TRILLAS

12 de 12