Anlisis de puestos:

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es una herramienta bsica para

toda la Gestin de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los
individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su
evolucin de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones
tcnicas y los equilibrios de la organizacin.

En la descripcin se detalla:

Qu hacen los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan

en el desempeo del puesto.

Cmo lo hacen: Recursos que utilizan, mtodos que emplean, manera

como ejecutan cada tarea.

Para qu lo hacen: Objetivos que pretenden conseguir, propsito de cada

tarea.

Antes de estudiar cada puesto los anlisis estudian la organizacin, sus objetivos,
sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los
productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian tambin los informes
que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo,
informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organizacin y
desempeo, se realizan los siguientes pasos:

1. Identificacin de puestos

Es una tarea sencilla en una organizacin pequea. En una empresa grande es

posible que se deba recurrir a la nmina y a los organigramas vigentes, o una
investigacin directa, con los empleados, supervisores y gerentes.

2. Desarrollo de cuestionario

Tiene como identificacin de labores, responsabilidades, conscientes habilidades y

niveles de desempeo necesarios en un puesto especfico.

Identificacin y actualizacin: Se procede primero a identificar el puesto

que se describir ms adelante, as como la fecha en que se elabor la
ltima descripcin. Es preciso verificar esta informacin para no utilizar
datos atrasados y no aplicar la informacin a otro puesto.

Deberes y responsabilidades: Muchos formatos especifican el propsito

del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Los deberes y
 responsabilidades especficos permiten conocer a fondo las labores
desempeadas.

Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: Describe los

conocimientos, habilidades, requisitos acadmicos, experiencias y otros
factores necesarios para la persona que desempear el puesto. Es vital
para proceder a llenar una vacante o efectuar una promocin. As mismo
permite la planeacin de programas de capacitacin especfica.

Niveles de desempeo: Se deber recurrir en muchas ocasiones a la

ayuda de los supervisores, los ingenieros industriales que resulte
procedente para determinar dichos niveles.

Importancia del anlisis de puestos en la administracin de personal y en otras

funciones: Usos y limitaciones

Es importante el anlisis de puestos por que ayuda a mejorar la seleccin y

colocacin del empleado con ms exactitud. Las posibilidades de la aplicacin del
anlisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las
funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones,
como:

Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.

Como una valiosa ayuda para la seleccin objetiva de personal

Para fijar adecuados programas de capacitacin y desarrollo

Como base para posteriores estudios de calificacin de mritos

Como elemento primario de estudios de evaluacin de puestos

Como parte integrante de manuales de organizacin

Para determinar montes de fianzas y seguros

Para efectos de planeacin de recursos humanos

Para efectos organizacionales

Para efectos de supervisin

Como valioso instrumento de auditoras administrativas

 Como tcnica inicial de una mejor administracin de recursos humanos.

Objetivos del anlisis de puestos

Entre los objetivos o posibles usos del anlisis y descripcin de puestos de trabajo
cabe destacar los siguientes:

Reclutamiento: El anlisis y descripcin de puestos de trabajo proporciona

informacin sobre las caractersticas que debe poseer el candidato a
ocupar el puesto de trabajo.

Seleccin de Personal: El anlisis y descripcin de puestos de trabajo

proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiogrfico o
profesiograma en el que se especifican las caractersticas y requisitos
profesionales.

Formacin: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos

por el puesto y los conocimientos, aptitudes y caractersticas que aporta el
candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que
indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a
subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos.

Evaluacin del desempeo: Dado que la descripcin de puestos nos

indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es
responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripcin nos servir
para determinar hasta qu punto la persona est desarrollando un
rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.

Etapas para su realizacin y actualizacin

Un programa de anlisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:

1. Etapa de Planeacin: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente

todo el trabajo de anlisis de cargos para minimizar cualquier tipo de
resistencia.

2. Etapa de Preparacin: en esta etapa se renen a las personas y se

preparan los esquemas y materiales de trabajo.

3. Etapa de Ejecucin: en esta etapa se proceder a recolectar los datos

relativos a cada uno de los cargos que se analizarn y luego se redactar el
anlisis.

Tcnicas para recolectar informacin

 Revisin de Documentos: permite a los analistas conocer dnde est la
organizacin y hacia dnde va dirigida, tambin se pueden revisar
documentos cualitativos y cuantitativos.

Entrevistas: son dilogos de preguntas y respuestas. Las preguntas

pueden ser abiertas o cerradas.

Cuestionarios: se deben realizar cuando se presenta dispersin de

personal, se requieren respuestas annimas y cuando el personal a ser
entrevistado es bastante numeroso.

Observacin: debemos observar el comportamiento y ejecucin de los

procedimientos en la organizacin.

Definicin de anlisis de puesto

El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los

deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de
capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y organizacin

de informacin sobre un puesto de trabajo determinado

Situaciones donde se necesita o recomienda el anlisis de puesto :

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la

necesidad de realizar un anlisis de puesto como los siguientes:

Cuando se funda la organizacin

Cuando se crea nuevos puestos

Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados

de nuevas tecnologas o procedimientos

Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una

empresa

si se presenta los siguientes sntomas es necesario que la administracin

considere evaluar la implementacin de un proceso de anlisis de puesto.

Los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les

requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos.
 .La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que
provoca duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales.

La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas

para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

La mano de obra no est adecuadamente capacitada.

La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la

administracin.

La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado anlisis de puesto se obtendr descripciones de

puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administracin a
satisfacer sus necesidades en aspectos crticos de poltica de personal, corno
remuneraciones, contratacin y seleccin,diseo organizacional, evaluacin del
desempeo y la planificacin de la mano de obra.

Datos que se renen en el anlisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en

el proceso de anlisis de puesto como los siguientes:

Actividades del trabajo

Actividades y procesos del trabajo.

Registros de las actividades

Procedimientos utilizados.

Responsabilidad personal.

Actividades orientadas al trabajador

Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el

trabajo.

Movimientos elementales para el anlisis de mtodos.

Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo

Tangibles e intangibles relacionados con el puesto

 Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.

Habilidades requeridas

Desempeo del trabajo

Anlisis de error.

Normas de trabajo.

Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

Condiciones fsicas de trabajo.

Requerimientos personales para el puesto

Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin

Definicin de anlisis de puesto

El anlisis de puesto es definido como el

procedimiento mediante el cual se
determinan los deberes y las
responsabilidades de las posiciones y los
tipos de personas (en trminos de capacidad
y experiencia) que deben ser contratadas
para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el

procedimiento de recoleccin, evaluacin y
organizacin de informacin sobre un puesto
de trabajo determinado

Situaciones donde se necesita o

recomienda el anlisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la

necesidad de realizar un anlisis de puesto como los siguientes:
 Cuando se funda la organizacin

Cuando se crea nuevos puestos

Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados

de nuevas tecnologas o procedimientos

Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una

empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes sntomas es necesario que la

administracin considere evaluar la implementacin de un proceso de anlisis de
puesto.

Los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les

requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos.

.La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que

provoca duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales.

La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas

para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

La mano de obra no est adecuadamente capacitada.

La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la

administracin.

La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado anlisis de puesto se obtendr descripciones de

puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administracin a
satisfacer sus necesidades en aspectos crticos de poltica de personal, corno
remuneraciones, contratacin y seleccin,diseo organizacional, evaluacin del
desempeo y la planificacin de la mano de obra.

Datos que se renen en el anlisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en

el proceso de anlisis de puesto como los siguientes:
 Actividades del trabajo

Actividades y procesos del trabajo.

Registros de las actividades

Procedimientos utilizados.

Responsabilidad personal.

Actividades orientadas al trabajador

Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el

trabajo.

Movimientos elementales para el anlisis de mtodos.

Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo

Tangibles e intangibles relacionados con el puesto

Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.

Habilidades requeridas

Desempeo del trabajo

Anlisis de error.

Normas de trabajo.

Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

Condiciones fsicas de trabajo.

Requerimientos personales para el puesto

Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin

Beneficios para los gerentes de departamentos

Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad

Permite realizar una mejor seleccin del personal

Facilita efectuar una evaluacin objetiva de sus subalternos.

Beneficios para los empleados

Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
Puede ser utilizado como una gua para su autodesarrollo
Elegir el administrador del programa de anlisis de puesto

El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos,

dirige la reunin de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del
calendario de ejecucin. Puede ser el gerente de recursos humanos o algn otro.

Sus funciones ms importantes consisten en eliminar superposiciones en las

descripciones, asegurar que stas estn redactadas en un estilo uniforme, dirigir
los mtodos de revisin, correccin y aprobacin, y cerciorarse de que los
proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos.

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

Esa compuesta por seis pasos que son:

1. Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea

visible.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.

3. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos

4. Reunir y organizar la informacin obtenida

5. Revisar la informacin con los participantes

6. Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

Apoyo visible de la administracin superior
Para asegurar el xito de un programa de descripcin de puestos, es necesario
que resulte visible el apoyo de la administracin superior. Los altos ejecutivos
deben comunicar sus deseos acerca del programa, as como lo que esperan de
los gerentessubalternos y supervisores.

1. Cuanto ms amplia sea la participacin deadministradores y supervisores en

la preparacin del programa, ms importante ser esta comunicacin. El
presidentede la compaa u otro alto ejecutivo a cargo debe hacer un
anuncio oficial, una declaracin normativa, dirigida a los que habrn de verse
afectados.

El anuncio oficial debe contener elementos como:

La razn fundamental para realizar este anlisis.

La persona o grupo que se encargar de su preparacin

y ejecucin.

Las unidades de organizacin que abarca el programa.

El calendario para la puesta en vigor.

Qu se esperar de los empleados y administradores

durante el desarrollo del programa

A continuacin se observa un ejemplo de un memorando enviado

con relacin al incio de un programa de anlisis de puesto.

Memorando

Para: Todos los gerentes y supervisores

De: Rodrigo Cseres Gerente General

Asunto: Programa de anlisis de puesto

Fecha: 20 de junio de 2006

En nuestro empeo por instituir un sistema justo y equitativo de remuneraciones para

todos nuestros empleados, hemos determinado la necesidad de iniciar un proceso de
anlisis de puesto que permita establecer un plan orgnico de sueldos y
salarios durante el transcurso de este ao.

Como primerpaso hemos designado a un comit de tres personas para que prepare
 e inicie un programa de descripcin de puestos en toda nuestra organizacin.Los
miembros deeste comit son los seores Juan Gmez, Jos Rodrguez y ngel
Surez.

Lalicenciada Adela Jimnez, gerente de recursos humanos, iintegar el comit como

miembro coordinador Hemos encomendado al comit la tarea de iniciar los esfuerzos
necesarios, a travs del Departamento de Personal, para supervisar el programa y
revisar todos los proyectos de descripcin para asegurar su coherencia antes de su
aprobacin por la gerencia general.

Esperamos que esta labor quede terminada hacia fin de ao.El Departamento de
Personal se reunir con Uds. individualmente o en pequeos grupos para
familiarizarlos con los detalles del programa y los calendarios generales.Su
participacin en este programa es un componente necesario para su cumplimiento.

El comit les pedir su asistencia en la confeccin de las primeras descripciones de

puestos bajo su competencia. Por lo tanto, su plena cooperacin ser importante
para lograr el xito de este proceso de anlisis de puesto.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.

Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el
anlisis de puesto anterior

El organigrama es una grfica que muestra el esqueleto de la estructura

organizacional y donde se presenta el ttulo de la posicin y a travs de
lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de qu
departamento.

3. Escoger el mtodo que se utilizar

Se puede utilizar cualquiera de los mtodos que se describen a
continuacin:

La entrevista

La observacin de puesto

Cuestionario de puesto

Bitcora del empleado

 Combinacin