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implementacin de un
Programa de Gestin
Documental - PGD
1
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Mara del Pilar Garca Gonzlez UNIN EUROPEA
Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites Fundacin Internacional y para Iberoamrica de Administracin
Juan Manuel Santos Caldern y Polticas Pblicas (FIIAPP)
Francisco Alfonso Camargo Salas
Presidente de la Repblica Pedro Flores Urbano
Director de Empleo Pblico
Mara Lorena Gutirrez Botero Director
Claudia Patricia Hernndez Len
Ministra de la Presidencia
Directora Jurdica EQUIPO DE TRABAJO DEL PROYECTO
Camilo Alberto Enciso Vanegas
Carlos Humberto Moreno Bermdez ACTUE COLOMBIA - FIIAPP
Secretario de Transparencia
Director de Desarrollo Organizacional Karen Hussmann
MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES Directora del Proyecto ACTUE Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
David Luna Snchez
Enzo Rafael Ariza Ayala EQUIPO CONSULTOR CORPORACIN CON TACTO LOCAL
Ministro
Director (E) Erika Andrea Pareja Lpez
Johanna Pimiento Quintero Coordinadora
Directora de Gobierno en lnea EQUIPO DE TRABAJO
Marta Luca Tamayo Rincn
Jorge Fernando Bejarano Lobo Fernando Augusto Segura Restrepo (hasta el 31 de julio de 2015) Emmanuel Vargas Penagos
Director de Estndares y Arquitectura TI Ana Paulina Sabbagh Acevedo Andrea Carolina Novoa Arciniegas
Francy Milena Alba Abril Luisa Fernanda Ordoez Ortegn
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN Laura Juliana Castillo Castillo
Simn Gaviria Muoz Karen Andrea Mndez Bautista
Camilo Andrs Muoz Pea Lorena Rivera Chves
Director Secretara de Transparencia Presidencia de la Repblica Willson Farfn Suarez
Adriana Camacho Ana Milena Cceres Equipo investigador
Directora de Seguimiento y Evaluacin a Polticas Pblicas Lina Mara Moncaleano Cuellar
Juan Carlos Rodrguez Arana Programa Nacional de Servicio al Ciudadano DNP Carlos Eduardo Suavita Garca
Director del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano Pablo Emilio Martnez Aldana
Felipe Guzmn
Diseo, concepto y diagramacin
Direccin de Gobierno en lnea Ministerio TIC
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
Liliana Caballero Durn Angela Marcela Camacho Agradecimiento especial a los ciudadanos y servidores pblicos
Directora Archivo General de la Nacin que participaron en la elaboracin de estas guas
Gustavo Enrique Garca Bate
Subdirector
1
Basado en el Manual para la implementacin de un Programa de Gestin Documental elaborado por el Archivo General de la Nacin. http://www.
archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf
Nota
Para apoyar el cumplimiento de algunas de 3. Gua para responder a solicitudes
las principales disposiciones de la Ley de de informacin pblica.: tiene como
Transparencia y del Derecho de Acceso a la objetivo orientar las respuestas a solicitudes
Informacin Pblica Nacional, Ley 1712 de de informacin pblica que reciban los
2014 y de su decreto reglamentario (1081 de sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014.
2015) se han diseado cuatro herramientas:
4. ABC para la implementacin de
1. Gua de caracterizacin de usuarios, un programa de gestin documental:
ciudadanos y grupos interesados: El objetivo de este ABC es apoyar la ruta
tiene como objetivo entregar orientaciones metodolgica propuesta por el Manual
para el diseo y aplicacin de ejercicios de para la implementacin de un Programa de
caracterizacin de ciudadanos, usuarios o Gestin Documental, como base para la
grupos de inters. implementacin de la Ley 1712 de 2014.
2. Gua de instrumentos de gestin Se sugiere al implementador de la Ley
de informacin pblica.: tiene como utilizar las cuatro guas de forma paralela
objetivo presentar una serie de lineamientos y complementaria. No obstante, su uso
prcticos para el desarrollo de los independiente es til para responder a
instrumentos de gestin de informacin necesidades especficas del sujeto obligado.
pblica exigidos por la Ley 1712 de 2014.
Contenido Pg.
7. Objetivo de esta gua
8. Qu es un Programa de Gestin Documental y cmo se relaciona con la
Ley 1712 de 2014?
15. Cules son las reas de la entidad que deben participar en la formulacin
del Programa de Gestin Documental?
E
l objetivo de este ABC es apoyar la ruta
metodolgica propuesta por el Manual
Implementacin de un Programa de
Gestin Documental PGD del Archivo
General de la Nacin2, como base para el
cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y sus
decretos reglamentarios.
Las directrices de este ABC son aplicables
a todos los sujetos obligados, establecidos
en la Ley de Transparencia y del Derecho
del Acceso a la Informacin Pblica. No
obstante, tiene especial nfasis en las
entidades del orden territorial.
7
Este ABC es una herramienta complementaria. No pretender reemplazar lo establecido en el Manual Implementacin de un Programa de Gestin Documental - PGD, por lo cual se sugiere consultar dicho documento en: .http://www.archivogeneral.gov.co/
sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf
Qu es un
Programa de Gestin
Documental y cmo
se relaciona con la Ley de
Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Informacin
Pblica?
El Programa de Gestin Documental es el
instrumento archivstico a travs del cual se
formula y documenta, a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemtico de los procesos
archivsticos de una entidad encaminados a
la planificacin, procesamiento, manejo y
organizacin de la documentacin (de orden
administrativo, histrico, y patrimonial si es el
caso) producida y recibida por una entidad,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su conservacin y de
definir los flujos y modos de acceso a esta,
tanto a nivel interno como para el pblico en
general. Este debe ser aprobado, publicado,
implementado y controlado3.
3
8
Manual Implementacin de un Programa de Gestin Documental PGD, Archivo General de la Nacin, 2014, p. 10.
En relacin a la implementacin de la Ley 1712
3.
de 2014 tiene tres funciones fundamentales:
1.
informacin exigidos por la Ley.
Segn el Artculo 2.1.1.5.4.2.
Para reglamentar los temas re- del Decreto 1081 de 2015 la in-
lacionados con la gestin de la formacin incluida en el Registro
informacin pblica en cuanto a: de Activos de Informacin, en el
su adecuada publicacin y divul- ndice de Informacin Clasifica-
Facilitar la identificacin, ges- gacin, la recepcin y respuesta da y Reservada, y en el Esquema
tin, clasificacin, organizacin, a solicitudes de acceso a esta. de Publicacin de Informacin,
conservacin y disposicin de la (Ver gua para responder solicitu- debe ser identificada, gestio-
informacin pblica, desde su des de informacin). nada, clasificada, organizada y
creacin hasta su disposicin fi- conservada de acuerdo con los
nal, con fines de conservacin procedimientos, lineamientos,
valoracin y tiempos definidos en
permanente o eliminacin4. el Programa de Gestin Docu-
mental del sujeto obligado. (Ver
gua de instrumentos de gestin
de informacin pblica)5.
9
4
Artculo 2.1.1.5.4.1.Decreto 1081 de 2015
5
En principio para construir los instrumentos, es necesario que la entidad tenga actualizadas sus Tablas de Retencin Documental TDR, las cuales se convierten en la base para identificar la informacin que cada entidad tiene en posesin, custodia o bajo control. El Archivo General de la Nacin, define las TDR como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cules son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en trminos de tiempo de conservacin y preservacin y qu debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Adicionalmente se sugiere tener en cuenta los Cuadros de Clasificacin Documental CCD referidos al esquema que refleja la jerarquizacin dada la documentacin producida por una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
El Programa de
Gestin Documental
es parte de los mnimos
Para qu sirve
publicables contenidos en formular un Programa de
el enlace de Transparencia y Gestin Documental y cmo
Acceso a la Informacin al igual aporta al cumplimiento de la
que los otros instrumentos Ley 1712 de 2014?
de gestin de informacin y
las Tablas de Retencin
Documental
5.
como para dar respuesta a cualquier requerimiento de Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivsticos
informacin hecho por la ciudadana y de esta manera definidos y recomendados por el Archivo General de la Nacin: Cuadros de
evitar cualquier tipo de sanciones. Clasificacin Documental - CCD y Tablas de Retencin Documental TRD.
6.
Con la adopcin del Programa las entidades podrn: Socializar el proceso de elaboracin del Programa, a partir de un dilogo
abierto con las reas con las que interacta el archivo.
2.
Facilitar el acceso y disposicin al pblico de la informacin, en los
trminos referidos en la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso correlativa de divulgar proactivamente la informacin pblica y
a la Informacin Pblica, a travs de medios fsicos (impresos), remotos o responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y
locales de comunicacin electrnica. accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la
obligacin de producir o capturar la informacin pblica. Para
3.
Contribuir a Gobierno Abierto en trminos de almacenamiento, cumplir lo anterior, los sujetos obligados debern implementar
organizacin, acceso y apertura de la informacin al pblico en procedimientos archivsticos que garanticen la disponibilidad
general y a instituciones interesadas en ella. en el tiempo de documentos6. Adicionalmente, el Programa de
Gestin Documental apoya el cumplimiento del Artculo 7 de la
Ley relativo a la disponibilidad de la informacin.
6
11
Artculo 4 Ley 1712 de 2014
Por otra parte, el Programa de Gestin
Documental garantiza el cumplimiento de
algunos principios como:
12
El artculo 5 de la Ley 1712 de 2014 establece siete
categoras de personas naturales y jurdicas a quienes Las personas naturales y jurdicas,
les aplican las disposiciones de la ley en calidad de
sujetos obligados. Dichas categoras responden a la
c) pblicas o privadas, que presten funcin
pblica, que presten servicios pblicos
necesidad de que todas aquellas personas que obtengan, respecto de la informacin directamente
controlen, produzcan y custodien informacin pblica, relacionada con la prestacin del
sin importar si su rgimen pertenece al sector privado o servicio pblico.
al sector pblico, o si son del orden nacional o territorial,
garanticen el ejercicio del derecho fundamental de los Cualquier persona natural, jurdica
ciudadanos de acceder a la informacin pblica. d) o dependencia de persona jurdica
que desempee funcin pblica o
de autoridad pblica, respecto de la
Estas siete categoras de sujetos obligados son: informacin directamente relacionada
con el desempeo de su funcin.
Toda entidad pblica, incluyendo las Las empresas pblicas creadas por ley,
a) pertenecientes a todas las Ramas del
Poder Pblico, en todos los niveles de la
e) las empresas del Estado y sociedades en
que este tenga participacin.
estructura estatal, central o descentrali-
zada por servicios o territorialmente, en
Los partidos o movimientos polticos y
los rdenes nacional, departamental,
municipal y distrital. f) los grupos significativos de ciudadanos.
13
Antes de la promulgacin de la
Ley 1712 de 2014 las entidades (1) (3) (5)
obligadas a contar con un Programa
de Gestin Documental eran las Contar con
una poltica Elaborar,
correspondientes a los diferentes de Gestin aprobar y Integrarse
niveles de la Administracin Documental publicar sus Tablas al Sistema
pblica; las entidades privadas aprobada por de Retencin Nacional de
el sujeto Documental. Archivos.
que cumplen funciones pblicas;
las entidades del Estado en las obligado.
(2) (4)
distintas ramas del poder; y dems
organismos regulados por la Ley Disear
594 de 20007. polticas para
Contar con la gestin de
un archivo sus documentos
Despus de la promulgacin electrnicos,
de la Ley 1712 de 2014 los institucional. incluyendo polticas
sujetos obligados mencionados de preservacin y
en los numerales d, e, f y g, custodia digital.
fueron incluidos para cumplir
con las disposiciones de Gestin
Documental atendiendo las
siguientes directrices:
14
Decreto 1080 de 2015.
Cules son las
reas de la entidad que
deben participar en la
formulacin del Programa
de Gestin Documental?
15
Paso a paso para la formulacin del 8
16
Definidos por el Archivo General de la Nacin. -http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/infiografia2609v011.pdf
6.
4. Armonizar con el modelo integrado
Definir las fases de de planeacin y gestin
implementacin
3. 5. 7.
Formular procesos Establecer programas Publicar
especficos
17
PASO 1. La entidad deber realizar un diagnstico que
Diagnosticar evidencie su situacin actual en materia de
Gestin Documental. Se debern identificar y
la Gestin evaluar las necesidades y fortalezas, con el fin de
formular un Programa de Gestin Documental
Documental. que responda a dichas necesidades y se
articule con las fortalezas existentes. El Manual
Implementacin de un Programa de Gestin
Documental PGD en su anexo a. sugiere el
uso de metodologas como: DOFA (anlisis
de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas
y Amenazas), el rbol del problema, la
cadena de valor, entre otros. Adems de estas
metodologas se pueden promover mesas de
trabajo dentro de la entidad para lograr una
construccin colectiva de las necesidades y
objetivos del Programa.
18
1. 2. 3.
Registro de Activos de ndice de Informacin Esquema de Publicacin
Informacin (Artculo Clasificada y Reservada de Informacin (Artculo
2.1.1.5.1.1 Decreto 1081 (Artculo 2.1.1.5.2.1 2.1.1.5.3.1 Decreto 1081
de 2015): es el inventario de Decreto 1081 de 2015): es de 2015): es el instrumento
la informacin pblica que el inventario de la informacin del que disponen los sujetos
el sujeto obligado genere, pblica generada, obtenida, obligados para informar, de
obtenga, adquiera, transforme adquirida o controlada por el forma ordenada, a la ciudadana,
o controle en su calidad de tal. sujeto obligado, en calidad de interesados y usuarios, sobre la
tal, que ha sido calificada como informacin publicada y que
clasificada o reservada. publicar, conforme al principio
de divulgacin proactiva de la
informacin previsto en el artculo
3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre
los medios a travs de los cuales se
puede acceder a la misma.
Al diagnosticar, es necesario evaluar las polticas de Conservacin de la informacin publicada con anterioridad,
pues en virtud del Artculo 2.1.1.5.4.5 del Decreto 1081 los sujetos obligados deben garantizar la conservacin de
los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacin que contengan o produzcan informacin
pblica, para lo cual seguirn los procedimientos de valoracin documental y delimitarn los medios, formatos y
plazos para la conservacin de la informacin publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fcil acceso
luego de retirada la publicacin.
19
PASO 2. La entidad deber realizar una revisin interna,
20
21
La entidad deber formular los siguientes procesos de Gestin Documental,
los procesos El siguiente grfico enumera y describe cada uno de los procesos de
Gestin Documental que debern ser formulados por la entidad:
de la Gestin
Documental. 2
Produccin
22
Organizacin Preservacin a largo plazo
4 Conjunto de operaciones tcnicas para
7 Conjunto de acciones y estndares aplicados
declarar el documento en el sistema de a los documentos durante su gestin para
gestin documental, clasificarlo, ubicarlo garantizar su preservacin en el tiempo,
en el nivel adecuado, ordenarlo y independientemente de su medio y forma
describirlo adecuadamente. de registro o almacenamiento.
Transferencia Valoracin
5 Conjunto de operaciones adaptadas por
8 Proceso permanente y continuo que inicia
la entidad para transferir los documentos desde la planificacin de los documentos
durante las fases de archivo, verificando y por medio de la cual se determinan sus
la estructura, la validacin del formato valores primarios y secundarios, con el
de generacin, la migracin, refreshing, fin de establecer su permanencia en las
emulacin o conversin, los metadatos diferentes fases del archivo y determinar su
tcnicos de formato, los metadatos de destino final (eliminacin o conservacin
preservacin y los metadatos descriptivos. temporal o definitiva).
Disposicin de documentos
6 Seleccin de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su
eliminacin, de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencin documental o
en las tablas de valoracin documental.
23
La entidad deber definir las fases de implementacin del Programa. Para
asegurar el xito de su implementacin, estas fases debern estar incluidas
PASO 4. en el Plan Estratgico Institucional y en el Plan de accin anual, ya que en
ellos se depositan los objetivos e indicadores que sern monitoreados y
Definir las fases medirn la gestin de la entidad.
24
La entidad deber definir la necesidad de establecer programas especficos
que apalanquen la implementacin del Programa de Gestin Documental.
PASO 5. No todas las entidades tienen las mismas necesidades. Para ampliar esta
informacin se sugiere consultar el Manual Implementacin de un Programa
Establecer de Gestin Documental PGD del Archivo General de la Nacin.
A continuacin se listan y describen brevemente los programas especficos que
programas pueden ser considerados por las entidades para apalancar la implementacin
del Programa de Gestin Documental:
especficos.
Se deber evaluar
la pertinencia de
implementacin de cada
uno de estos programas
especficos respondiendo
a la particularidad de
cada entidad.
25
1
Programa de
normalizacin de Directrices para la produccin de formatos,
formas y formularios formularios y documentos electrnicos.
electronicos.
2
Actividades de identificacin, evaluacin, Programa de documentos
recuperacin, disponibilidad, aseguramiento y vitales o esenciales
preservacin de los documentos. (asociados al plan de
riesgo operativo de
la entidad en caso de
emergencia).
3
Programa de gestin Acciones encaminadas a garantizar criterios
de documentos como: atributos de autenticidad, fiabilidad,
integridad, entre otros, durante todo el ciclo vital
electronicos. de los documentos electrnicos.
4
Programa de archivos
Mecanismos para la administracin de los descentralizados
depsitos destinados para la conservacin (incluye tercerizacin
de los archivos de gestin, central e de la custodia o la
histrico y aquellos que han sido dejados administracin).
bajo la custodia de un tercero.
26
5
Estrategias para la reproduccin de
Programa de reprografa documentos en soporte de microfilm y
(incluye los sistemas de digitalizada, as como para la captura
fotocopiado, impresin y presentacin en formatos digitales del
digitalizacin y contenido informativo ms significativo
microfilmacin). de un nico documento original o de una
coleccin de tales documentos.
6
Tratamiento archivstico que debe hacerse a Programa de
los documentos cartogrficos, fotogrficos, documentos especiales
sonoros, audiovisuales, entre otros y cuyas (grficos, sonoros,
particularidades obligan a adecuarse a las audiovisuales, orales, de
caractersticas y exigencias no convencionales comunidades indgenas o
establecidas para los documentos tradicionales afrodescendientes, etc.).
en papel.
7
Plan Institucional de Actividades de formacin, sensibilizacin,
Capacitacion. reclutamiento, entre otros, en materia de gestin
documental.
8
Esquema que determine el grado de Programa de
conformidad y cumplimiento de cada una de auditora y control.
las actividades de los procesos de la gestin
documental, identificacin y reconocimiento de
las debilidades y reas problemticas para la
aplicacin de acciones correctivas y preventivas,
entre otros.
27
PASO 6. El Programa de Gestin Documental es una herramienta transversal
que soporta diferentes procesos dentro de las entidades. Por tal
Armonizar con el motivo, es necesario que la entidad formuladora del mismo asegure
su armonizacin o articulacin con los siguientes planes o sistemas de
modelo integrado gestin de la entidad:
de planeacin y
gestin. 1. 2. 3.
Modelo Plan
integrado de estratgico Plan de
planeacin y institucional. inversin.
gestin.
El Programa de Gestin Documental
garantiza la sostenibilidad de la
informacin para dar continuidad
a las polticas pblicas territoriales 4. 5. 6.
y se convierte en una herramienta Plan
fundamental para la toma de Plan de institucional Otros
decisiones de la Gestin pblica accin anual. de archivos de sistemas de
local. Es por esto que debe estar la entidad. gestin.
articulado con los panes o sistemas
aqu mencionados.
28
PASO 7.
Publicar.
29
ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE
GESTIN DOCUMENTAL
Nombre de
la entidad:
Fecha de
Ttulo: aprobacin:
Cartula Denominacin
oficial de la
entidad, sigla
Descripcion de los datos y logo.
generales de la entidad, Programa Fecha en la que
incorporando los de Gestin se oficializa la
requisitos del Sistema de Documental. adopcin del
Gestion de Calidad de la Programa.
entidad, para el control
de los documentos.
30
Versin del
documento:
Fecha de
vigencia: Responsables
Denominacin
de su
de la autoridad elaboracin:
archivstica Secuencia de
institucional actualizacin
(dependencia): aprobada.
Correspondiente
al periodo Para las entidades del rden
concertado para nacional sern el lder del rea
la ejecucin del de archivo, secretario general
Programa. o funcionario administrativo de
igual o superior jerarqua de la
Nombre del rea entidad y Comit Institucional
responsable de Desarrollo Administrativo;
del archivo para las entidades del rden
y la gestin territorial ser el Comit Interno
documental. de Archivo.
31
Cuerpo o
contenido
Enmarca las estrategias para
la adopcion de politicas,
procedimientos y practicas, en
el diseno y en la ejecucion del
programa, de manera que cumpla
las expectativas de la organizacion
y sean conformes con la legislacion
colombiana y los entornos propios
de la entidad. 1. ASPECTOS GENERALES
Requiere que las entidades realicen una revisin interna general con la
finalidad de conocer que hace la entidad y como lo hace, y establece
un modelo conceptual que sirva de base, senalando la relacion que
media entre los documentos y las actividades de la entidad.
32
1. Introduccin: 3. Pblico al 4. Requerimientos para el desarrollo del Programa:
cual va dirigido:
importancia del Normativos: legislacin archivstica que le aplique
Programa para usuarios de la a la entidad; estndares nacionales e internacionales;
la entidad, cmo entidad (Ver Gua legislacin que incida en las relaciones con el ciudadano
se articula con la de caracterizacin para garantizar sus derechos; mecanismos de vigilancia
misin, objetivos y de ciudadanos, y control; normativa interna.
metas estratgicas usuarios e
de la entidad y los interesados. Econmicos: apropiacin de los recursos financieros a
planes y sistemas travs del Plan de Accin de Inversin que permita la
de gestin. ejecucin, la implementacin y el cumplimiento de los
objetivos, metas y actividades.
Administrativos: conformacin de un equipo
interdisciplinario (personal de las reas de archivo o
gestin documental, planeacin y tecnologa; definicin
2. Alcance: de roles y responsabilidades; definicin de metodologas
relacin del Programa con para el aseguramiento de la calidad y de la gestin de
el Plan Estratgico Sectorial, las comunicaciones; identificacin de riesgos y plan de
Plan Estratgico Institucional, accin para gestionarlos.
Plan de Accin Anual y Plan
Institucional de Archivos de Tecnolgicos: herramientas tecnolgicas,
la entidad; alcance, tiempo infraestructura fsica y talento humano existente para el
e inversin; metas a corto, apoyo a la gestin documental y la administracin de
mediano y largo plazo. bases de datos.
33
1. Planeacin:
conjunto de actividades encaminadas a la planeacin,
generacin y valoracin de los documentos de la entidad.
Creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis
de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de
gestin documental.
2. Produccin:
actividades destinadas al estudio de los documentos en la
2. LINEAMIENTOS PARA LOS forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad,
rea competente para el trmite, proceso en que acta y los
PROCESOS DE LA GESTIN resultados esperados.
DOCUMENTAL
3. Gestin y trmite:
Se refieren a orientaciones de caracter
administrativo, tecnologico, economico, conjunto de actividades necesarias para el registro, la vinculacin
corporativo o normativo, que las entidades a un trmite, la distribucin incluidas las actualizaciones o
deben formular para lograr que los procesos delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad,
de la gestion documental se desarrollen recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el
acorde con los 15 principios del proceso control y seguimiento a los trmites que surte el documento
de gestion documental de este decreto. hasta la resolucin de los asuntos.
34
4. Organizacin: 7. Preservacin a largo plazo:
conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento conjunto de acciones y estndares aplicados
en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el a los documentos durante su gestin para
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. garantizar su preservacin en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento.
5. Transferencia:
conjunto de operaciones adaptadas por la entidad para transferir 8. Valoracin:
los documentos durante las fases de archivo, verificando
proceso permanente y continuo que inicia
la estructura, la validacin del formato de generacin, la
desde la planificacin de los documentos
migracin, refreshing, emulacin o conversin, los metadatos
y por medio de la cual se determinan sus
tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los
valores primarios y secundarios, con el
metadatos descriptivos.
fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su
6. Disposicin de documentos: destino final (eliminacin o conservacin
temporal o definitiva).
seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin,
de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental
o en las tablas de valoracin documental.
35
1. Elaboracin:
tiene como finalidad identificar las condiciones para la
implementacin, precisar los requisitos y roles, as como
garantizar la disponibilidad de recursos.
36
Programa de normalizacion de formas y formularios
1. electronicos.
37
1. Modelo integrado de planeacin y gestin.
3. Plan de inversin.
38
Recuerde que: segn el Artculo 15 de la Ley
1712 de 2014 dentro de los seis (6) meses
siguientes a la entrada en vigencia de la ley
(promulgada en marzo de 2014), los sujetos
obligados debern adoptar un Programa de
Gestin Documental en el cual se establezcan los
procedimientos y lineamientos necesarios para la
produccin, distribucin, organizacin, consulta
y conservacin de los documentos pblicos.
39
LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN
40