Confeccin de Documentos y Escritos, Redactados de Informes y Partes Diarios:

Contenido, Redaccin de Informes de Incidencias:

Contenido y Puntos esenciales de la misma.

INTRODUCCION:

Como un elemento ms para el desempeo de la labor que desarrolla el Vigilante de Seguridad, ste, utiliza la
variedad de comunicaciones existentes hoy da, ya sean variables, informticas, telefnica, radiotelefnicas, de
seales, a travs de imgenes y escritas.
Vamos a referirnos a las comunicaciones escritas. Dentro del amplio campo de las comunicaciones reflejadas, el
Vigilante de Seguridad debe dar una gran importancia a las comunicaciones escritas, de ellas se servir para dejar
testimonio de su labor diaria.
Con ella dejara constancia de su profesionalidad y delimitara por medio de los documentos escritos
reglamentarios._ parte diario de servicio e informes de incidencias, las responsabilidades de cada persona y cargo,
evitando situaciones conflictivas.

ELEMENTOS DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS:

Para que haya comunicacin escrita completa, deben existir siempre los tres elementos siguientes:
Emisor.:
Persona o cargo que manifiesta y difunde a travs de un escrito o documento una idea o acontecimiento.
Mensaje.:
Es el contenido de la informacin que influye en la actitud del destinatario ( receptor).
Receptor.:
Persona o cargo que recibe el mensaje y lo interpreta.

FINALIDAD DE LA INFORMACION ESCRITA EN EL SERVICIO:

El propietario de este tipo de informacin debe ir orientando a conseguir los objetivos siguientes:
- Notificar cuanto ha sucedido en el servicio.
- Dejar constancia legible.
- Manifestar la actividad.
- Justificar la presencia.

BASE DOCUMENTAL:

Esta base puede tener mltiples formatos, aqu nos vamos referir, a las que de forma mas corriente suelen utilizarse:
- Impresos normalizados por Empresas de Seguridad.
- Impresos regulados por el cliente.
- Listados informticos.
- Folios.

Impresos normalizados por Empresas de Seguridad.

 La empresa de seguridad consciente de la transcendencia de lo hasta aqu expuesto, ha establecido sus propios
modelos de impresos, para los Partes Diarios de Servicio e informes de incidencias. Todos se redactan por
duplicado.
Impresos regulados por el cliente.
Existen clientes que tiene sus propios impresos para la elaboracin de dichos partes, cumplimentados, ya que este es
su deseo: el fin es el mismo que el asignado al impreso de la empresa de seguridad.
Listados Informticos.
Igualmente, puede darse el caso de clientes que cuenten con impresoras, donde quedan reflejadas la operatividad de
los diferentes sistemas y equipos de seguridad tales; como deteccin de incendios, intrusin, control de
rondas.Unamos al parte diario de servicio.
Folio.
De este medio se sirve el Vigilante de Seguridad para corregir posibles negligencias en la entrega de los impresos
normalizados.
Debe informar ineludiblemente de la labor realizada!
Como complemento lleve siempre sobre si, un block pequeo y un bolgrafo.

PARTE DIARIO DEL SERVICIO.

El Vigilante de Seguridad tiene como documento normalizado para justificar su labor cotidiana, el Parte diario de
servicio.
En el manifiesta y deja testimonio de todas sus intervenciones, consiguiendo con ello, que sus actuaciones no se
olviden y queden prueba de su actividad operativa.

Estudio de la elaboracin del Parte Diario de Servicio._

Este impreso contiene el documento base justificativo de su trabajo, del cual se elaboran dos ejemplares:
- Original- Dirigido al cliente.
- Copia- Queda archivado en poder de la Compaa de Seguridad.
Dicho documento consta de tres partes.
- Encabezamiento.
- Cuerpo.
- Estadillo de responsabilidad.
Encabezamiento:
En el encabezamiento quedaran redactados los asuntos siguientes.
- Nombre y Ubicacin del Centro de Trabajo.
- Escribir los datos suficientes para que cualquier persona pueda identificar el Centro.
- Si el establecimiento, fuera sucursal o agencia, se insertara adems el nuecero de la misma.
- Igualmente se anotara en este apartado el da, mes y ao.
Cuerpo:
Columna horaria.
En este apartado del documento, que figura en la parte izquierda del mismo, se insertaran las horas en las cuales han
ocurrido los hechos, que se describen seguidamente en el cuerpo de la comunicacin. No pase por alto este aspecto;
Siempre que relate un hecho, anomala o incidencia, debe figurar en esta columna el momento horario del mismo.
Texto.
 Comenzara la redaccin del mismo de la siguiente forma:
- Comienza el servicio, hacindose cargo del mismo, relevando al Vigilante de Seguridad.
- Seguidamente anotara las novedades que haya encontrado.
- Comunicara al CONTROL, que se ha hecho cargo del servicio.
- A continuacin reflejara las ordenes que le son transmitidas, si las hay, indicando si procedencia.
- Posteriormente ira registrando todas las incidencias que ocurran en su turno de servicio, si estas son de importancia,
se subrayaran o destacaran caligrficamente, a fin de que no pasen inadvertidas.
- Las visitas de los inspectores y dems representantes de la compaa de seguridad quedaran igualmente reflejadas.
- No olvide, que cada vez que relate un hecho, en el que intervenga una persona, deber hacerse constar su categoria
laboral, su nombre y apellidos.
- Al final de este apartado, debe reflejar seguidamente, para de esta manera hacerse responsable de cuantas noticias
comunica en este documento.
-
ESTADILLO DE RESPONSABILIDAD.
Los epgrafes de este capitulo se cumplimentaran de la siguiente forma:

Vigilantes: Se anotaran los nombres y apellidos de los componentes del servicio de seguridad que redacten el parte.
Turno: En el ira la hora de comienzo y finalizacin del servicio.
Armero: no de armas- se plasmara el numero que identifica a la/s mismas. Gua- Comprobara que cada arma tiene su
gua y posteriormente pondr: S
Radiotelfonos: N-reflejara su nmero de identificacin Estado- Segn su situacin operativa o fsica, anotara bien o
mal.
Reloj: si existe, se limitara a poner su estado.
Linterna: igualmente anotara la situacin operativo en la que se encuentra.
Perro: si en el servicio y bajo su responsabilidad, existe animal lo registrara en este epgrafe, de lo contrario, se limitara
a dejar sin rellenar este espacio.
Manual del Servicio: Este documento, que obrara en todos los servicios, adems de leerlo peridicamente, tendr
cuidado para que no sufra ningn deterioro o extravo.
Anotara su existencia y estado.

INFORMES DE INCIDENCIAS:
Son documentos que se redactan y dirigen a superiores a fin de dar cuenta de una noticia.
Adems del parte diario de servicio. Los Vigilantes de Seguridad utilizan este documento cuantos hechos,
incidencias o incidentes, tengan cierta transcendencia para el servicio.
Al mismo tiempo entender, que debe ser elaborado de forma minuciosa, exhaustiva y extensa, no dejando sin
especificar ningn aspecto que interese o afecte, a la clarificacin del hecho que da motivo al citado informe.

Instrucciones para la redaccin del informe de incidencias:

En el, se indagaran causas, se preguntara a testigos, citaran horas, motivos y circunstancias, elementos humanos que
han intervenido, medidas tomadas, etc.
Todos los datos referidos anteriormente se comprobaran de forma exhaustiva y suficientemente verificada.
Esta informacin quedara reflejada dentro de las directrices siguientes:
 - Que sea perfectamente legible.
- Que sea metdica.
- Que sea Exacta.
- Que sea realizada despus de una investigacin completa.
- Que se utilice un vocabulario sencillo y compresible.
Para que no quede duda, en cuanto a la forma de redactar estos informes de incidencias, pasamos a citar las normas
a seguir para elaborar los mismos.
Partes de un informe de incidencias:
- Encabezamiento.
- Texto.
Encabezamiento:
En este figuran:
- Nombre, apellidos y cargo de la persona que rinde el informe.
- Nombre, apellidos y cargo del destinatario.
- Ubicacin y nombre de la empresa donde presta sus servicios.
Texto:
Seguidamente pasara a relatar los hechos de la forma anteriormente indicada y atendiendo las siguientes preguntas.
a) QUE SUCEDI?
- Vio Usted el hecho?
- Se lo dijeron?
b) QUIEN?
- Quien lo hizo?
- Quin fue advertido?
- Quin fue testigo?
- Quin le informo?
c) DONDE?
- Dnde esta localizado?
- Lugar exacto.
d) CUANDO?
- Cmo sucedi?
- Cmo apareci?
- Cundo ocurri?(hora exacta)
e) POR QUE?
- Por qu tuvo lugar? (pareceres, fundamentos, etc.)
Al final del texto dejara constancia de las medidas tomadas al respecto. Por ultimo pondr donde elabora el parte, hora de
elaboracin fecha y firma.