Manualdeprocedimientosadministrativosyoperativosdetesoreria 131013205459 Phpapp02 PDF

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE
TESORERA
CARLOS BERNATE LEN
BUCARAMANGA, ENERO DEL 2000

Pgina 2 de 42
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN 4
1. NORMAS GENERALES 6
1.1. CHEQUES 6
1.2. COMPROBANTE DE EGRESO 7
1.3. DEVOLUCION DE CHEQUES 7
1.3.1. Por consignacin 7
1.3.2. Anlisis de la Devolucin 8
1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas. 8
1.4. CHEQUES POST-FECHADOS 8
1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS 9
2. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS, GIRO DE CHEQUES COMPROBANTE DE EGRESO.
10
2.1. PAGO DE SERVICIO PBLICO 10
2.2. PAGO DE IMPUESTOS 11
2.2.1. Renta. 11
2.2.2. Industria y Comercio. 11
2.2.3. Otros impuestos. 12
2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS 12
2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES 12
2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS 12
2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS 13
2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE 13
2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS 13
2.9. APORTES 14
2.10. PRESTAMOS 14
2.11. PAGO DE HONORARIOS MDICOS 15
3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA 16
3.1. LIQUIDACION DE PAGO 16
3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES 16
3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES 20
4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES 21
4.1. NORMAS GENERALES 21
4.2. RUTA CRTICA 21
5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION 23
5.1. CANJE 23
5.2. REMESAS 23
5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION 23
5.4. RECONSIGNACION 24
5.6. REPORTES DE BANCOS 24
6. MANEJO DE CAJAS MENORES 26
6.1. NORMAS GENERALES 26
6.2 OBJETIVOS 26
6.3 DEPENDENCIAS 26
6.4. CONCEPTO DE GASTOS 27
7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL 29
7.1. NORMA GENERALES 29
Carlos Bernate Len, MBA
Cra. 25 No 36 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663
E mail. cbernate@gmail.com
Bucaramanga - Colombia
Pgina 3 de 42
7.2 RUTA CRTICA 30

7.3. ARQUEO DE CAJA 32
7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA 33
8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO 34
8.1 RECIBOS DE CAJA 34
8.2 COMPROBANTE DE EGRESO 35
8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS 36
8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS 37
8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS 39
8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES 40
8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA 40
8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR 41

Pgina 4 de 42
PRESENTACIN
Este manual es el resultado de nuestra ya larga experiencia en la tarea de racionalizar y

modernizar el trabajo en las organizaciones de salud. Nuestro objetivo no es otro que compartir
con el mundo de la salud todo lo que contribuya a mejorar los procedimientos de trabajo y a
conferirle seguridad a sus resultados. No entregamos un producto acabado, sino una serie de
sugerencias que servirn de papeles de trabajo a los gerentes de pequeas y medianas
Instituciones de salud pblicas y privadas y a los ejecutivos encargados de las tareas de
planeacin y de organizaci6n y mtodos, para que unos y otros hagan las adaptaciones del caso
y puedan implantar, dentro de sus organizaciones, normas que regulen las actividades de los
puntos crticos de cada organizaci6n.
Si algo debemos subrayar en la propuesta que ofrecemos, es su eficiencia comprobada por aos
de utilizacin y bsqueda de mecanismos prcticos, econmicos, eficientes y cmodos. El
modelo fue sometido a enumerables pruebas en IPS de primer orden a nivel nacional. Este
modelo pretende actuar sobre centros, vitales del hospital u clnica: Firmas autorizadas con su
correspondiente jerarqua.
El manual incluyen los formularios utilizados en el respectivo proceso, de suerte que pueden ser
asumidos como una propuesta organizativa adicional. Esperamos que este material enriquezca
la gesti6n empresarial en el sector salud y mejore el servicio y la gestin de estos puntos crticos
en el da, da de las instituciones hospitalarias.
Atentamente,
Carlos Bernate Len 1 , MBA
1
Carlos Bernate Len, es un consultor independiente especializado en gestin de procesos (process management).
Su trabajo consiste en identificar, mapear, caracterizar, controlar, mejorar, los procesos crticos de creacin de valor
en sus empresas clientes. Es un graduado de la UNAB, con ttulo en Administracin de Empresas, posee entre otros
una especializacin en Alta Gerencia y un MBA del TEC de Monterrey.

Pgina 5 de 42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Y OPERATIVOS DE TESORERA
PAGOS, GIROS, NOMINA, CAJAS MENORES, CAJA

PRINCIPAL, LABORATORIOS, RAYOS X
ESTABLECIDO POR: VIGENCIA DESDE
PARA DISTRIBUIR A:

Pgina 6 de 42
1. NORMAS GENERALES
1.1. CHEQUES
Todo cheque llevara como mnimo dos firmas autorizadas. Los cargos autorizados para
firmar cheques son:
- Presidente
- Vicepresidente Operativo
- Tesorero
Todo cheque llevara el protector y sello de cruzado y/o pago al primer beneficiario,
exceptundose los de la nomina, los pagos al personal, los de cuanta inferior a 7 SMLDV.
- En el talonario de cada cheque se debe escribir:
. El valor del cheque

. El nmero del comprobante de egreso
. La fecha
. El nombre del beneficiario
- Todos los documentos que soportan una emisin de cheque debe ir con el sello de
cancelado, fecha, No del cheque, Nit o cdula del beneficiario y nmero del comprobante
de egreso.
- Todo cheque ira siempre acompaado de un comprobante de egreso.
- Nunca se giraran cheques sobre un documento o soporte que no sean originales.
- Usando el monto del cheque sea mayor de $ 1.000.000, los cheques debern llevar tres
firmas autorizadas.
- Por principio todo cheque debe llevar la firma del Vicepresidente Operativo y financiero.
- Todo cheque girado a proveedores se le anotara al dorso el nmero de las facturas

correspondientes al valor pagado.

Pgina 7 de 42
1.2. COMPROBANTE DE EGRESO
- Todo comprobante de egreso debe estar aprobado por Direccin Administrativa y

Contable y l tesorero.
- Todo comprobante de egreso se debe elaborar en original y copia.
- El original del comprobante de egreso debe estar firmado por el beneficiario con su
respectiva cdula Nit con su sello.
- El original del comprobante de egreso se debe archivar con sus soportes, en forma
consecutiva, Una vez que el beneficiario retire el cheque.
- Las copias de los comprobantes de egreso se deben archivar diariamente y en forma

consecutiva para el movimiento contable.
1.3. DEVOLUCION DE CHEQUES
- Un cheque devuelto puede reconsignarse mximo dos veces en caso de ser devuelto
por segunda vez, debe recibirse nicamente efectivo o cheque de gerencia para cancelar
su valor. Para recibirse exclusivamente efectivo o cheque de gerencia.
- Toda gestin de cobro de un cheque devuelto no debe morar ms de 30 das pues de

este plazo deber iniciarse su cobro judicial.
1.3.1. Por consignacin
- Tesorera debe tener una secuencia numrica para las papeletas de los cheques
devueltos que pueden ser reconsignados o enviados para su recuperacin.
- Para el manejo de los cheques devueltos procede as:
Retire diariamente de cada cheque la nota dbito y el original Devolucin de Cheques.
Elaborar la papeleta Control de Cheques devueltos, en original y dos copias.
Registrar los siguientes datos en el libro control de cheques devueltos: Fecha de recibo
del cheque del Banco, nmero de la papeleta, nombre del girador y valor del cheque.
Posteriormente archiva el original y la primera copia junto con el cheque en el fuelle

asignado. La segunda copia remite a contabilidad acompaada de la nota dbito y el
original. Si el cheque registra una segunda devolucin enva la primera copia a
contabilidad y el original junto con el cheque a direccin administrativa.

Pgina 8 de 42
1.3.2. Anlisis de la Devolucin
Direccin Administrativa/Financiera analiza los motivos de la devolucin con base en el delantal

Devolucin de cheques y procede as:
Si el cheque fue devuelto por: mal remitido, falta de sello de canje y fondos insuficientes lo
entrega a tesorera para que proceda a elaborar la consignacin y papeleta de control.
Si el cheque fue devuelto por: cuenta cancelada, cuenta saldada, saldo embargado, librado
con chequera ajena o tiene orden de no pago ordena la elaboracin de la papeleta y procede
a tramitar su cobro.
Si hay devolucin de cheques, por otros conceptos no contemplados en este capitulo, el

Vicepresidente Operativo determinara el trmite a seguir.
1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas 2 .

En este caso loa cajera devuelve el cheque a cartera junto con una nota de respaldo de n la que
indica el motivo del rechazo para que esta dependencia solicite su reposicin por intermedio del
cobrador.
1.4. CHEQUES POST-FECHADOS
- Todo cheque post-fechado recibido requiere la aprobacin previa de direccin

Administrativa y/o gerencia general por escrito.
- La cuenta mnima de cheques post-fechados es de 0.50 SMLMV
- La caja exigir al beneficiario del servicio que cancele con cheque post-fechado:
Firma de la cuenta de cobro en original y dos copias con las siguiente distribucin:
Original de la cuenta de cobro junto con el cheque a cartera para que esta seccin
coloque los documentos en el archivador de fuelle en el da anterior en que se hace
efectivo.
La primera copia de la cuenta para contabilidad.
La segunda copia junto con la tarjeta de salida para el beneficiario del crdito.
2
A este tipo de cheques corresponden aquellos que antes de ser ingresados a caja determina un error en su
elaboracin. (Ejemplo VR Diferente en No y letras, enmendado, etc.).

Pgina 9 de 42
- Diariamente se relaciona los cheques post-fechados con los siguientes datos: Fecha de
registro, nmero de la cuenta de cobro, nombre del cliente, nmero del cheque, nmero
del banco, fecha de consignacin, fecha de prorroga y observaciones.
- La cartera revisa el archivador y entrega en la fecha de consignacin a la cajeta los

cheques para que este proceda a elaborar los correspondientes recibos oficiales de
caja, siguiendo el procedimiento normal.
- La autorizacin de prorrogas para cheques post-fechados ser de un mximo de siete

das calendario o criterio del Vicepresidente Operativo.
- Los plazos adicionales a estas prorrogas lo determinara Direccin Administrativa.
1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS
- Para recibir cheques de plaza diferente a Bucaramanga se requiere aprobacin escrita

de:
_______________________________________
________________________________________
________________________________________
- La cuanta mnima de cheques de otras plazas es de 0.60 SMLMV y su comisin es del

____% del cheque exigida en efectivo.
- Caja general exigir al responsable de la cuenta letra de cambio y carta de garanta.
- Cheques devueltos de otras plazas por concepto de fondos insuficientes solo se

reconsignaran una vez. En caso de presentarse una nueva devolucin debe recibirse
exclusivamente efectivo o cheque de gerencia.

Pgina 10 de 42
2. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS, GIRO DE CHEQUES

COMPROBANTE DE EGRESO.
2.1. PAGO DE SERVICIO PBLICO

Tesorera recibe y suma el valor de los recibos de las cuentas telefnicas excluyendo el valor del
impuesto a las ventas, que se contabiliza a parte. Elabora cheque por el valor de los recibos
incluyendo el valor del impuesto a las ventas.
Con los recibos de los servicios de luz y agua procede de la misma manera.
Posteriormente elabora los comprobantes de egreso en original y copia, por cada concepto y
remite los documentos a contabilidad para su revisin.
Contabilidad verifica los comprobantes contra recibos y cheques y coloca su inicial en la casilla
Revisado y remiten los documentos para su aprobacin a direccin administrativa.
Direccin administrativa firma los cheques y coloca su inicial en la casilla Aprobado sobre los
comprobantes y solicita a gerencia general o subgerencia general la segunda firma sobre los
documentos.
Posteriormente los enva al Banco exigindole a la institucin financiera el sello de pagado sobre
los comprobantes y recibos.
Luego de que se efecte el pago direccin administrativa distribuye los recibos y comprobantes
para su archivo as:
Los comprobantes de egreso originales los archiva en el consecutivo.
Las copias de los comprobantes de egreso los remite a contabilidad.
Los recibos de servicios los archiva en el flder de servicios.
Cuando se presenten llamadas a larga distancia, personales de los funcionarios, se debe enviar
un memorando autorizando las llamadas a tesorera.

Pgina 11 de 42
2.2. PAGO DE IMPUESTOS
2.2.1. Renta.
Tesorera recibe de contabilidad, una vez presentada la Declaracin de renta, el dato sobre el
valor de las cuotas y anticipos que se deben cancelar durante el ao, as como las fechas
establecidas por la administracin de Impuestos.
Tesorera elabora el cheque a favor de a administracin de impuestos y el comprobante de

egreso en original y copia. A su vez elabora el comprobante de Impuestos establecidos por el
Banco en original y dos copias y envan los documentos a revisin a contabilidad.
Contabilidad verifica imputaciones y valores, coloca su inicial en la casilla Revisado y remite

comprobantes y cheques a direccin administrativa.
Direccin administrativa firma el cheque y comprobantes y solicita la segunda firma del cheque a
gerencia y/o subgerencia general.
Posteriormente enva el comprobante de egreso y l forma de impuestos al Banco para su

cancelacin.
Luego de que se efecte el pago distribuye documentos as:
Comprobante de egreso y recibo de pago al consecutivo.
Copia del comprobante a contabilidad para su archivo consecutivo en e movimiento.
2.2.2. Industria y Comercio.

Una vez presentada la declaracin de Industria y Comercio Tesorera recibe de contabilidad el
valor del Impuesto a cancelar.
Con base en el valor y la fecha de cancelacin tesorera elabora cheque a favor de Tesorera
Municipal y el comprobante de egreso en original y copia.
Contabilidad verifica, imputaciones y valores y remite los documentos a direccin administrativa.
Direccin Administrativa firma el cheque y pone sobre el comprobante su inicial Aprobado y

solicita la segunda firma sobre el cheque.
Enva al mensajero tesorera para que cancele el impuesto y posteriormente distribuye

documento as:
Original del comprobante y soportes para tesorera.

Pgina 12 de 42
Copia del comprobante a contabilidad.
2.2.3. Otros impuestos.

Para el pago de impuestos predial y Cmara de Comercio se procede en forma similar.
2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS
Para determinar la suma que se debe retener la ley 75 de 1986 ha consagrados dos
procedimientos y una tabla de retencin en la fuente. En el procedimiento nmero uno, la base
de retencin esta constituida por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador,
directa o indirectamente, en el respectivo mes, con excepcin de la cesanta, los intereses a la
cesanta y la prima mnima legal. Sobre esta base e valor a retener mensualmente es el
indicado frente al intervalo de la tabla.
El procedimiento nmero dos, la base de la retencin esta conformada por la totalidad de los
pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente en el respectivo mes,
quincena o periodo gravable, con excepcin de la cesanta y de los intereses a la cesanta.
Sobre esta base el valor a retener mensualmente es el que resulte de aplicarle a ella, el % fijo de
retencin semestral que le corresponde al trabajador.
2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES
Se entiende por honorarios la remuneracin al trabajo intelectual prestado sin subordinacin.
Se entiende por comisiones las retribuciones que reciben las personas que se dedican a la
ejecucin de uno o varios negocios, en nombre propio pero por cuenta ajena.
La Retencin en la Fuente por concepto de honorarios y comisiones, ser la establecida por la

DIAN para los diferentes conceptos.
2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS
La Retencin en la Fuente por concepto de servicios en general ser del ____%, sobre
transporte de carga el_____% y sobre servicios temporales y servicios de vigilancia y aseo ser
del ____%.
La base mnima de retencin es de $ ___________o superior.

Pgina 13 de 42
2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS
La Retencin en la Fuente sobre pagos o abonos a proveedores es del __% sobre compras
mayores de $ _______ y del_______% tratndose de combustibles.
2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE
Contabilidad entregara a tesorera, dentro de los cinco primeros das del mes siguiente de
efectuada la retencin una relacin con el nombre del contribuyente, concepto de la retencin, el
valor total de la retencin en el mes.
Con base a este dato tesorera proceder a elaborar el formulario para la declaracin mensual
de retencin en la fuente. Este formulario deber incluir:
Identificacin y ubicacin del agente retener.
La discriminacin de los valores retenidos por cada uno de los conceptos sometidos a
retencin en la fuente durante el respectivo mes y la liquidacin de las sanciones cuando
fuere el caso.
La firma y sello del contador.
La firma y sello del pagador o retener.
Igualmente tesorera elabora el cheque a favor del Banco en donde se efectuara el pago y el
comprobante de egreso en original y copia.
2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS

Direccin Administrativa/financiera entrega a tesorera el recibo con que se deben cancelar las
suscripciones y su tiempo de duracin.
Los cheques se elaboraran a favor de cada una de las publicaciones y los comprobantes de
egreso se elaboraran con la copia adicional para archivar en el flder de suscripciones.

Pgina 14 de 42
2.9. APORTES
EPS
La EPS enva mensualmente los recibos con los valores a cancelar. Con base en el personal
elaborar el cheque y el comprobante de egreso en original y copia y/o traslado de fondos.
En el caso dado en que se hayan afectado incapacidades durante el mes se escribir el nmero
de la nota crdito de cancelado el aporte, se archiva el desprendiere del recibo en el flder de
servicios pblicos.
Las tarjetas EPS se entregan al personal para el reparto posterior al personal.
Trimestralmente personal prepara una relacin del salario, promedio devengado por los
empleados en original y copia. Esta relacin se elaborara en el Informe de Novedades EPS y
incluir: Nombre del afiliado, cdula, No, carn EPS No, salario promedio devengado en el
periodo analizado, categora EPS segn tabla.
SENA - CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR
Personal mensualmente elabora cheque a favor del Banco autorizado, cancelado los aportes al
sena y confenalco, tomando el valor del 6% de la nomina y prepara igualmente el respectivo
comprobante de egreso.
ICBF.
Personal mensualmente prepara cheque a favor del Banco autorizado, cancelando el aporte al
ICBF, tomando el valor del ___% de la nomina as como el correspondiente comprobante de
egreso. Las copias de la consignacin las archiva personal en el flder de aportes.
2.10. PRESTAMOS
El comit de Relaciones Industriales define en que clase se puede hacer prstamos a los
empleados; de cada reunin elabora un acta.
Personal recibe una copia del acta y con base en ellas prepara los cheques y comprobantes de
egreso respectivos.

Pgina 15 de 42
2.11. PAGO DE HONORARIOS MDICOS

Tesorera recibe de cartera la relacin de honorarios cancelados y asienta esta informacin en el
libro de honorarios.
Posteriormente pasa el libro a direccin administrativa quien autoriza el pago de los honorarios
con base en la fecha de los pagos de las cuentas y criterio propio, consultando las
disponibilidades de recursos. Direccin administrativa entrega el libro de honorarios mdicos a
tesorera para que esta proceda en conformidad.
Tesorera con base el libro de honorarios mdicos elaboran el cheque con su respectivo
comprobante de pago de honorarios en original y dos copias. En el espacio Detalle incluye:
fecha de egreso del paciente, nombre completo del usuario, empresa que cancela los honorarios
y el valor.
Posteriormente elabora un comprobante de egreso por el total de honorarios cancelados en

original y copia.
Una vez que reciba de direccin administrativa/financiera, los comprobantes de pago de

honorarios aprobados, los cheques firmados y el comprobante de egreso relaciona en el libro de
honorarios la fecha, el No. Del comprobante de egreso y los nmeros de los comprobantes de
pago de honorarios y remite la copia del comprobante de egreso a contabilidad y archiva el
original en el consecutivo de comprobantes de egreso.
Seguidamente archiva los comprobantes de pago de honorarios en el flder honorarios por

entregar y el archivador de fuelle incluye los cheques anotando en el dorso de cada cheque el
nmero de comprobante de pago. A medida que los mdicos retiran los cheques, tesorera en la
fecha acordada con contabilidad remite a esta dependencia los comprobantes de pago firmados
y controla el retiro de los cheques pendientes de entrega. El pago de honorarios mdicos se
llevara. A cabo los das___________________________

Pgina 16 de 42
3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA
3.1. LIQUIDACION DE PAGO
En los cinco primeros cinco das de cada quincena personal enva a cada dependencia los
formularios de liquidacin de pagos de nomina para que cada seccin relacione en las casillas,
correspondientes el turno de trabajo realizado. Cada seccin debe remitir los formularios
correctamente diligenciados a ms tardar los das 10 y 25 de cada mes. Con base a esta
informacin personal liquida los turnos de trabajo confrontando la informacin condensada en
cada formulario contra las tarjetas del reloj.
Direccin Administrativa/ financiera revisa las nominas y remite los formularios a personal.
Personal luego de recibir de direccin administrativa - financiera los formularios de liquidacin de

pagos revisados procede a preparar los cheques y recibos de pago en original y copia
igualmente prepara el comprobante de egreso y una relacin de las nominas en original y copia.
Una vez que reciba de Direccin Administrativa el comprobante de egreso aprobado, los
cheques firmados y los recibos de pago remite el original del comprobante a tesorera junto con
la copia de la declaracin, igualmente enva la copia del comprobante de egreso a contabilidad
junto con el original de la relacin de nomina.
En la medida en que los empleados retiran los cheques les solicita la firma sobre la copia del
recibo de pagos constancia de recibo.
Realizado el pago y firmado la nomina se archiva en orden, consecutivo y se coloca en una caja
que peridicamente se entrega a la seccin de archivos.
El jefe de cada seccin debe entregar a personal las autorizaciones de trabajo suplementario
que se autorizaron junto con los formularios de liquidacin de pagos.
3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES
Todo patrono esta obligado a pagar sus trabajadores al terminar el contrato o a los herederos de
estos si el caso un mes de salario por cada ao de servicios y proporcionalmente por tracciones
del ao (Art. 249 del I:S:T).
El salario base de liquidacin es el ultimo salario si no ha variado en los ltimos tres meses en el
caso contrario y en el de los salarios variables se tomara como base el promedio mensual de lo
devengado en el ultimo ao de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un ao

Pgina 17 de 42
(Art. 253 C.S.T.). Personal entrega las liquidaciones de cesantas a contabilidad para su visto
bueno.
Personal luego de obtener el visto bueno de contabilidad elabora cheques y comprobantes de

egresos. Cuando se trate de una liquidacin definitiva se elabora un solo cheque por el valor de
la liquidacin.
Si la liquidacin es parcial, para adquisicin o mejora de vivienda, personal elabora la liquidacin

y la pasa a contabilidad para su visto bueno y contabilidad a direccin administrativa/financiera.
Esta ltima adelanta las gestiones de autorizacin ante el Ministerio de Trabajo. Cuando llegue
la resolucin, se elabora un solo cheque y en el comprobante de egreso se relacionan los
intereses a la cesanta.
El comprobante de egreso debe discriminar el valor de la liquidacin parcial y el de los intereses.
INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS
Todo patrono segn la ley este obligado a pagar cesantas. Debe pagar a sus trabajadores un
inters sobre las mismas, equivalente al 12% anual.
Personal durante los 10 primeros das de cada ao, con base en el saldo de las cesantas que
cada empleado tuviere a su favor en 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior prepara
una relacin en original y copia que incluye: nombre del trabajador, cdula No, Salario base de
liquidacin, saldo de cesantas acumuladas y el valor de los intereses a pagar.
Personal entrega la relacin de liquidacin de intereses a las cesantas para su visto bueno.
Personal una vez obtenido el visto bueno de contabilidad, procede a preparar los cheques y
comprobantes de egreso.
Posteriormente obtiene la aprobacin de los comprobantes y las firmas de autorizacin de los

cheques.
Cada empleado en la medida que retira sus cheques firma la copia del comprobante de pago y
coloca su nmero de cdula.
Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo y se colocan en una caja
que se remite al archivo general.
Los intereses a las cesantas se deben cancelar al personal de la institucin antes del 1 de
febrero de cada ao electivo.
PRIMA DE SERVICIO

Pgina 18 de 42
Toda empresa de carcter permanente debe pagar a sus trabajadores, exento los ocasionales
15 das de salario por semestre su capital es superior. A $ ________________.
La prima de los servicios debe cancelarse el 30 de junio y dentro de los primeros 20 das de
diciembre.
A los empleados que no hayan laborado el semestre completo se les paga proporcionalmente el
tiempo servido, siempre que este haya sido cuando menos de 3 meses.
El salario base para liquidar la prima de servicios es el promedio de lo devengado dentro del
respectivo semestre o en el periodo trabajado. El auxilio de transporte tambin debe computarse
para el clculo del salario base de liquidacin.
Personal en base a las hojas de registro elabora un cuadro de liquidacin de prima de servicios
en el que incluye: Nombre del empleado, salario bsico, R,N,HD,HF,HE, auxilio de transporte y
salario promedio.
Posteriormente obtiene el visto bueno de contabilidad, y procede a elaborar las Planillas de

primas de Servicio y los cheques respectivos. Obtiene la aprobacin requerida y la firma de
autorizacin de los cheques.
Cada empleado en la medida que retire su cheque, firma la copia de la planilla y coloca su
nmero de cdula.
PRIMA DE VACACIONES
Todo patrn esta obligado a conceder a sus trabajadores por cada ao de servicios 15 das
hbiles consecutivos de vacaciones remuneradas.
El salario base para su liquidacin es el salario ordinario que este devengando el trabajador el
ida que comience A disfrutarlas. Este salario ordinario esta formado por todo lo que recibe el
trabajador como remuneracin de sus servicios excepto de horas extras y el valor del trabajo en
das de descanso obligatorios.
Personal entrega a contabilidad los borradores de liquidacin aprobados por direccin

Administrativa/financiera, donde van incluidos sueldos. Das a disfrutar, etc.
Ningn empleado podr tomar menos de 10 das hbiles consecutivos de vacaciones y deber
completar los cinco restantes durante el ao electivo.
Personal en la base a los borradores de liquidacin aprobados se procede a elaborar los

cheques de vacaciones y sus respectivos recibos de pago de prima.
Cada empleado al retirar el cheque firma la copia del recibo y coloca su nmero de cdula.
Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo.

Pgina 19 de 42
Durante el mes de enero de cada ao se reunir el comit de relaciones Industriales para fijar el
programa de vacaciones.
El comit de relaciones industriales estar conformado por:
____________________________________________________
_____________________________________________________.
_____________________________________________________.
_____________________________________________________
____________________________________________________.
AUXILIO DE TRANSPORTE
Estn obligados al pago de este auxilio todos los patrones o empresas sin consideracin del
capital.
Se establece a favor de los empleados cuya remuneracin mensual sea hasta dos veces el
salario mnimo legal.
Su pago se incluye dentro del pago al trabajador durante la primera quincena del mes.

Pgina 20 de 42
3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES
A continuacin presentamos una tabla que facilita el clculo de las prestaciones y sus
proyecciones
AO 1% 2% 3% 4% 5% 6%
CONCEPTO
Prima de Servicios 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33
Cesantas 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33
Intereses a las cesantas 0.99 1.99 2.99 3.99 4.99 5.99
Vacaciones 4.17 4.17 4.17 4.17 4.17 4.17
ICBF, Confenalco y Sena 8.00 8.00 8.00 8.00 8.00 8.00
PERSONAS APORTES
SALVO 12 12 12 12 12 12
TOTAL

Pgina 21 de 42
4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES
4.1. NORMAS GENERALES

Compras elabora en original y dos copias una relacin de rdenes de compra, numerndolas
consecutivamente y entrega a Direccin Administrativa/financiera para su aprobacin.
Los datos que deben contener la relacin son: nmero de orden de compra, nombre del
proveedor, nmero de la entrada y del almacn, fecha de la factura, fecha de vencimiento, valor
total y Nit.
Direccin administrativa financiera entrega una copia a tesorera.
La gerencia financiera autoriza las facturas, se entregan a tesorera; esta firma la relacin en
acuse de lo recibido y coloca la fecha de recibo.
Las rdenes de compra deben tener como soporte la entrada del almacn y la factura.
Por cada orden de compra aprobada, tesorera elabora cheque con su respectivo comprobante
de egreso, y el nmero del comprobante lo escribe en la relacin de rdenes de compra.
Cuando la factura a cancelar vine por mayor valor del estipulado en la orden de compra, debe
traer anexa una nota crdito, por el excedente, si carece de ella debe exigirse al proveedor.
Los valores de la nota crdito y de la factura se discriminan en el comprobante de egreso.
Las cantidades descritas en las facturas y en la entrada del almacn deben ser iguales.
Cuando las facturas vengan con descuentos, e valor de estos deben quedar descritos en el
comprobante de egreso.
El pago a proveedores se llevara a cabo los das______________ y _________________ en las

horas de la __________________ .
Ninguna orden de compra, entrada de almacn y facturas deben presentar tachones, borrones o
enmendaduras
4.2. RUTA CRTICA

Contabilidad recibe de almacn general y/o economato las facturas y verifica precios y
descuentos, plazos de pago, sellos y si no encuentra diferencias contra la orden de compra y
entrada de almacn registra las facturas de acuerdo a la fecha de recibo en el libro de
vencimientos de Proveedores indicando en este el nmero de la orden de compra, el nmero
de la factura, el nombre del proveedor, el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento.

Pgina 22 de 42
Carga las facturas a compra contra proveedores, coloca sellos de contabilidad y remite los
documentos a direccin, administrativa y financiera, a excepcin de una copia de cada factura
que archiva en el movimiento.
Direccin Administrativa/Financiera revisa sellos y firmas de aprobacin, escoge fecha y valor a

pagar y remite los documentos a tesorera.
Tesorera incluye las facturas en el archivador de fuelle de acuerdo al nombre del proveedor y
fecha de pago.
Tesorera con dos das de anterioridad a la fecha de pago fijada para proveedores extrae las
facturas del archivador de fuelle y elabora los cheques y comprobantes de egreso, original y
copia.
Tesorera pone sello de cancelado sobre las facturas y rdenes de compra y coloca el sello de
cruzado sobre los cheques.
Elabora la relacin de pagos en original y copia, obtiene las firmas del revisado y aprobacin
sobre los comprobantes de egreso, as como las firmas de autorizacin sobre los cheques.
Posteriormente archiva las rdenes de compra y coloca al dorso de cada cheque el nmero del
comprobante de egreso a contabilidad para su archivo en el movimiento del da.
En la medida que los proveedores retiran los cheques van marcando en e l libro de vencimientos
de proveedores el nmero de comprobante de egreso y la fecha de retiro con el fin de controlar
el retiro de los cheques y los pendientes.

Pgina 23 de 42
5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION
5.1. CANJE
Tesorera recibe diariamente de caja la planilla de ingreso acompaada de los cheques, efectivo
y tarjetas de crdito para que elabore la consignacin correspondiente.
Tesorera prepara la consignacin, revisando que los cheques tengan los siguientes datos:
Firma del girador. Cantidad en nmero sea igual a la cantidad en letras.
La fecha del cheque sea igual a la del da de consignacin para no incluir post-fechados.
Que este a favor de ____________________________.
Que no sea de otras plazas.
Posteriormente coloca sello de pguese al primer beneficiario y al dorso de cada cheque el

nmero de la cuenta a consignar.
En las tiras de Crdito revisar:
Que el Recap este debidamente diligenciado.
Si el valor del Recap es mayor al cupo asignado a la institucin lleve el cdigo de

autorizacin.
5.2. REMESAS
Con las consignaciones de remesas se siguen los mismos pasos del canje, exceptuando que se
deben consignar nicamente cheques de plaza diferente a Bucaramanga.
5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION

La tesorera toma los cheques registrados en la planilla diaria de ingreso, suma de valores y el
total lo compara contra el valor de la planilla.
Posteriormente compara el nmero del cheque, el nombre del Banco y el valor contra la
informacin registrada en la planilla.

Pgina 24 de 42
Halla los subtotales por lnea de servicio, luego para cuadrar la consignacin suma el valor del
efectivo, canjes, remesas y tarjetas de crdito, el total debe ser igual al valor de lo registrado en
la planilla.
Luego elabora los volantes de consignacin de acuerdo a las instrucciones recibidas de direccin
administrativa.
Tesorera adicionalmente prepara la relacin de consignacin en original y tres copias.
Una vez el volante de consignacin ha sido registrado en el Banco, la tesorera hace el asiento
en el libro de Bancos, y en la chequera.
Tesorera finalmente distribuye documentos as:
Volante de consignacin y original de la relacin para contabilidad.
Segunda copia de la relacin para Direccin Administrativa.
Tercera copia de la relacin para el archivo de tesorera.
5.4. RECONSIGNACION
Tesorera debe elaborar carta a cada uno de los Bancos solicitando el envo de las chequeras
necesarias para girar contra el nmero de cuenta de la institucin.
La carta se enva en original y copia con el volante de solicitud de chequera anexo. La copia la
devuelve al Banco con el sello de recibido.
Las cartas deben ser firmadas por el _____________________ y el

__________________________________
Tesorera firma la copia en constancia de lo recibido y la archiva en el flder Solicitud de

Chequera, anotando el nmero de cheques.
Tesorera asienta el valor de las chequeras en el libro de Bancos, con base en la nota que emiti
EL Banco por dicho concepto. Posteriormente remite las notas a contabilidad.
5.6. REPORTES DE BANCOS
Tesorera asienta en el libro de Bancos el movimiento diario debe llevar un libro por cada Banco.
La informacin a registrar es la siguiente: Fecha de registro, nombre a quien fue girado el

cheque, nmero del cheque, valor consignacin (Canje) y consignacin (Remesas) fecha a
consignacin, valor notas crditos, concepto, notas dbito concepto, y saldo actual. Con base el
Pgina 25 de 42
movimiento diario de Bancos elabora el informe diario de saldos Bancarios. Posteriormente lo

entrega a direccin Administrativa/Financiera para su revisin e informacin

Pgina 26 de 42
6. MANEJO DE CAJAS MENORES
6.1. NORMAS GENERALES

El responsable de una caja menor debe solicitar su reembolso cuando la disponibilidad de fondos
llegue a 50%.
Contabilidad entrega aprobada a tesorera la relacin de recibos de caja menor con el valor a
rembolsar. Con base a este dato tesorera elabora cheques y comprobantes de egreso. El
cheque se elabora a favor del responsable de la respectiva Caja Menor.
A la relacin de reembolso y soportes, tesorera les coloca el sello de pagado y los siguientes
datos: Nmero del cheque, nombre del Banco, fecha de elaboracin del cheque y nmero del
comprobante de egreso. Los cheques para el reembolso de las cajas menores los verifica el
________________.
6.2 OBJETIVOS
Efectuar compras de elementos de necesidad inmediata y de menor, dentro de los topes o
cuantas establecidas.
Las compras que se realicen por este medio debern estar respaldadas invariablemente por la
factura o comprobante correspondiente.
6.3 DEPENDENCIAS
Se establecen en la empresa las siguientes cajas menores:
AREA CUANTIA
____________________________ $ ___________________
____________________________ $ ____________________
___________________________ $ ____________________
___________________________ $ _________________

Pgina 27 de 42
6.4. CONCEPTO DE GASTOS

Los conceptos de gastos de las compras o servicios que se utilizaran en las cajas menores
sern:
DIRECCION ADMINISTRATIVA/FINANCIERA
1. - Transporte
2. - Aspectos legales (Gastos notariales, timbres en administracin de Impuestos,

Tesorera, etc.).
3. - Gastos Bancarios (Compra de cheques de Gerencia, etc.).
4. - Mantenimiento y repuestos.
5. - Combustible
6. - Compra de elementos que se requieran de urgencia.
7. - Atenciones.
8. - Fotocopias
9. - Bonificaciones
NUTRICION Y SERVICIOS GENERALES
1. - Transporte
2. - Alimentos de una cuanta menor a $ ______________
3. - Refrescos
4. - tiles de aseo
FARMACIA
1. - Transporte
2. - Drogas urgentes

Pgina 28 de 42
3. - Medicamentos cuya cuanta sea inferior a $____________ y no exceda a la semana de

$ ______________
COMPRAS
1. - Para compras de una cuanta menor a $ _________ que no generen orden de compra.
2. - Para mantenimiento de equipos de oficina y reparaciones locativas.
3. - Para tiles y papelera que no son de stock.
4. - Transporte
5. - Fletes
6. - Transporte de Mercanca

Pgina 29 de 42
7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL
7.1. NORMA GENERALES

Las instalaciones de caja se mantendrn siempre en perfecto orden y aseo.
La caja mantendr diariamente una disponibilidad de efectivo de $ _________________.
La clave de la caja de seguridad se cambiara semanalmente.
La puerta exterior de la seccin tendr doble llave una que guardara la cajera y otra la
Supervisora. En los das festivos farmacia custodiara esta segunda llave.
Al cierre del da se introducir en una caja auxiliar las llaves de la registradora y esta a su vez en
la Caja fuerte de la seccin, la llave de la caja menor la custodiara farmacia.
El personal de caja deber poseer un conocimiento bsico de las tarifas y manual de empresas
para hospitalizados y ambulatorios. Direccin administrativa regularmente establecer
evaluaciones sobre conocimientos operativos y procesos.
Durante la jornada de trabajo siempre permanecer uno de los responsables de la seccin,

dentro del rea.
Bajo ningn motivo se finalizara el da sin cuadrar la caja.
En los das festivos, farmacia efectuara la revisin y arqueo.
Cada vez que se efecte un registro incorrecto se diligenciara la forma correccin registradora y
se solicitara el visto respectivo.
Para devoluciones de efectivo se diligenciara la forma P.O. registradora.
Solo se cambiaran cheques por efectivo mediante el uso de la forma Cambios de cheques y el
cumplimiento de las normas establecidas.
Todo pago por concepto de enfermera especial debe cancelarlo directamente al paciente.
Para el manejo de ventas de contado se seguirn al mnimo, las normas establecidas.
Ningn documento preparado o recibido en caja tendr borrones, tachones o correcciones.
Diariamente se prepara la planilla de control de pacientes por saldo y cama.
Cualquier duda sobre liquidacin se consultara inmediatamente se consultara inmediatamente

con la divisin de cartera.

Pgina 30 de 42
Caja ofrecer siempre al publico un trato excelente y una presentacin personal acorde con las
exigencias del cargo.
Direccin administrativa custodiara los duplicados de las llaves de registradora y exteriores.
El personal de caja y tesorera no podr poseer cuantas corrientes o de ahorros en las

Instituciones Financieras que maneje la Empresa.
Direccin administrativa programara a su criterio trimestralmente la programacin de turnos de

caja par los das festivos y dominicales. Direccin administrativa podr modificar cuando lo
considere conveniente esta programacin siempre que lo informe al personal con una antelacin
igual o superior a 15 das.
El supervisor de caja responder ante _______________ y ____________________ por el

manejo de la Planilla de diferencia.
Caja se abstendr de recibir cheques posfechados, cheques de otras plazas y letra de garanta
sin el lleno de los procedimientos establecidos.
Todo cheque recibido en caja se le colocara al dorso el sello de Control anotando en las
casillas la informacin solicitada.
Ningn paciente se le dar salida si el mdico tratante no firma alguno de las siguientes firmas
algunas de los siguientes documentos: orden de salida, Honorarios mdicos o resumen historia
clnica.
Remitir a Direccin Administrativa/Financiera al cierre de Caja del ltimo da calendario de cada

mes la tira ZZ.
7.2 RUTA CRTICA

1. - Recibir diariamente al iniciar el da de recepcin la planilla diaria de hospitalizados y
l informe de novedades.
2. - Llamar a ciruga, rayos x, laboratorio y cartera para que le enven los documentos de
los procesos practicados en la noche anterior.
3. - Solicitar a farmacia la planilla de Ingresos y los depsitos de pacientes junto con sus
recibos, confronta el efectivo (Cheques y papel moneda) contra los valores y firmar la
planilla como constancia de revisin.
4. - Carga en cada cuenta los tems, recibidos de las diferentes dependencias y archiva los
documentos en el flder de cada paciente.
5. - Programa la salida de pacientes de acuerdo a las horas de llegada de las historias

clnicas.
6. - Carga la droga y dems valores anexos en la historia.

Pgina 31 de 42
7. - Prepara los sobres de honorarios mdicos.
8. - Informa al paciente que se acerque a cancelar la cuenta.
9. - Si el paciente es particular :
a. - Descuenta el deposito del ultimo saldo de la etiqueta.
b. - Recibe el pago del servicio y entrega los soportes al beneficiario junto con el original
de la etiqueta. ( en lo posible solicita dos cheques por lo menos).
c. - Incluye en cada sobre los Honorarios junto con la copia de la forma autorizacin de
salida - honorarios mdicos, sella el sobre y lo introduce en la caja de custodia de
honorarios.
d. - Introduce la copia de la etiqueta y soportes sujetos, con un gancho mariposa a un sobre

de manila, sella y marca el sobre.
e. - Firma la boleta de salida y se le entrega al paciente, para que la entregue a portera.
10. - Si el paciente es hospitalizado por cuenta de una entidad adscrita :
a. Descuenta el valor de los excedentes del ultimo saldo de la etiqueta y :
Recibe el valor de los excedentes.
Lleva a crdito el valor a cobrar a la empresa.
b. Solicita firma y cedula sobre los documentos que as lo requieran (cuenta de

cobro, recibos de servicios, etc.)
c. Incluye en un sobre de manila la etiqueta blanca y soportes originales (cuenta de cobro,

honorarios mdicos y frmulas de ciruga, exmenes clnicos, hoja resumen, etc.), sella
el sobre y lo archiva en la papelera Documentos con destino a cartera.
d. Etiqueta verde 3 y copia de cada una de los soportes los incluye en un sobre que sella y
archiva en la papelera Documentos con destino Contabilidad.
11. - Recibe de los departamentos de laboratorio Clnico y Rayos X, la relacin de servios

prestados acompaada de los recibos correspondientes, revisa la relacin y firma la
copia como constancia de recibido.
12. - Ordena el archivador de pacientes verificando que cada documento pertenezca al

paciente correspondiente, confronta los soportes contra el ultimo saldo de la etiqueta.
3 Los colores se citan como ejemplo.

Pgina 32 de 42
13. - Registra el pensionado por pisos junto con los servicios (ciruga, rayos X, laboratorio
clnico, etc) y pone sello de cargado sobre los documentos.
14. - Registra ambulatorios de rayos X, laboratorio clnico.
15. - Recibe de farmacia la relacin de cuentas por servicios de urgencias y firma la copia
de recibido.
16. - La asistente de caja verifica que cada cuenta incluya los soportes requeridos.
17. - Caja registra las cuentas de servicios de urgencias utilizando una etiqueta por cuenta y
distribuye as :
Etiqueta blanca, cuenta de cobro y soportes de cada paciente, los introduce al

sobre con destino a cartera.
Etiqueta verde y copia de la cuenta de cobro a un sobre con destino a

contabilidad.
18. - Elabora la planilla de hospitalizados por saldo y pasa.
19. - Cuadra caja y ordena en efectivo, cheques y tarjetas de crdito.
20. - Procede la tarifa x y verifica que los valores registrados corresponden a cada
departamento, si no existen diferencias genera la tira Z.
21. - Elabora la planilla de estado caja en original y dos copias.
22. - Genera la tira de lectura.
23. - Pone en cero la registradora y cambia la fecha.
7.3. ARQUEO DE CAJA
La supervisora de caja bajara diariamente a las instalaciones en la hora establecida a efectuar el

correspondiente arqueo. El arqueo incluye:
Confrontacin en la planilla de estado de caja contra tira registradora.
Revisin al detalle de archivador de pacientes.
Revisin de los documentos con destino a contabilidad y cartera.

Pgina 33 de 42
Confrontar el detalle de existencias sealando en la planilla estado de caja contra la

existencia real.
Verifica que todo ajuste de registradora posea su respectivo soporte.
Anlisis de los recibos de caja.
Verificar que todo cambio de cheques por efectivo cumpla con los establecidos.
Confrontar el libro de honorarios contra existencias.
Verificar que todo cheque recibido contenga al respaldo el sello de control.
Examinara que cada etiqueta indique : Fecha de ingreso, hora, nombre del paciente,
cama No, y la empresa a cargo si es el caso, ( las etiquetas con destino a contabilidad y
cartera incluirn adems el nmero de la cuenta de cobro.
Posteriormente firmara la planilla de estado, caja elaborara la planilla de diferencias y procede

a sacar los cajeros.
7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA
Con base en la planilla de hospitalizados por cama y saldo el reporte de consumos de droga por
paciente se establece, si es pertinente solicitar al paciente un deposito adicional.
El depsito adicional se debe ser equivalente al 50% del saldo del paciente a la fecha luego de
descontar el depsito inicial.
Caja solicitara un nuevo deposito cuando el saldo a pagar por el beneficiario sea igual o superior
a $ __________________.

Pgina 34 de 42
8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO
8.1 RECIBOS DE CAJA

El recibo de caja se diligencia en original y dos copias con la siguiente distribucin:
ORIGINAL: Para el beneficiario del servicio (EPS, PACIENTE, ARS, ETC)
1a. COPIA: Para contabilidad.
2a. COPIA: Para el rea que genera el proceso (caja o farmacia.).
La informacin que contiene el formulario es la siguiente:
CAMPO DESCRIPCION
No. Aparece prenumerada la forma de orden consecutivo.
FECHA Da, mes, ao en que se elabora el recibo.
RECIBIMOS DE Nombre, direccin y telfono del beneficiario del

servicio
CHEQUE No Nmero del cheque con que se cancela o abona el

servicio.
BANCO Nombre cdigo de la institucin Financiera.
CIUDAD Nombre de la ciudad.
GIRADO POR Nombre del titular de la cuenta.
VALOR $ Valor del cheque.
PARA CANCELAR O
ABONAR LO SIGUIENTE Servicios a cancelar.
CDIGO Anota el nmero segn catalogo de cuenta.
VALOR Costo del servicio.
CAJA Firma y sello del cajero.

Pgina 35 de 42
8.2 COMPROBANTE DE EGRESO
El comprobante de egreso se elabora como mnimo en original y copia con la siguiente

distribucin:
ORIGINAL: Para tesorera una vez el beneficiario haya retirado el cheque y firmado el
comprobante.
COPIA: Para contabilidad.
El informe que contiene el comprobante es la siguiente:
CAMPO DESCRIPCION
No. Aparece prenumerada la forma.
FECHA Da, mes, ao de elaboracin del comprobante.
PAGAMOS A Nombre o razn social del beneficiario.
LA CANTIDAD DE Valor en letras
BANCO Nombre del Banco
CHEQUE No Nmero del cheque
RAZON Relacin de los diferentes conceptos que

originaron el pago
PARCIAL Costo unitario
TOTAL Costo total.
IMPUTACION Nombre de la cuenta segn catalogo
CODIGO Nmero de la cuenta segn codificacin.
DEBITOS - CREDITOS Espacios contables
HECHO POR Firma de quien preparo el comprobante de

tesorera.
REVISADO Firma de quien revisa el comprobante.

Pgina 36 de 42
APROBADO Firma ______________ y firma de

__________________ aprobando el pago.
RECIBI Firma de la persona que retira el cheque y sello

de la entidad a la cual va dirigida el pago.
CC o NIT El nmero de la cedula o del Nit del beneficiario.
8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS
El comprobante de pago de honorarios se elabora en original y dos copias con la siguiente

distribucin:
ORIGINAL: Para tesorera una vez el mdico haya retirado el cheque y firmado
comprobante
1a COPIA: Para contabilidad.
2a. COPIA: Para el mdico.
La informacin que contiene el comprobante de pago de honorarios es la siguiente:
CAMPO DESCRIPCION
No. Aparece prenumerada la forma.
FECHA Da, mes, ao de elaboracin del comprobante.
PAGAMOS A Nombre del mdico o razn social.
LA CANTIDAD DE Valor cancelado en letras
CHEQUE No Nmero del cheque
FECHA Da, mes, ao del proceso quirrgico o egreso

del paciente
PARCIAL Costo unitario
TOTAL Costo total.

Pgina 37 de 42
IMPUTACION Nombre de la cuenta segn catalogo
CODIGO Nmero de la cuenta segn codificacin.
DEBITOS - CREDITOS Espacios contables
PACIENTE Nombre completo del beneficiario.
PARTICULAR Marque con una x si es particular.
EMPRESA Nombre de la entidad que cancelo los

honorarios.
VALOR Costo del Proceso.
NIT El nmero de la cdula o del Nit del mdico.
IMPUTACIONES Casillas pre - escritas que sealan el nombre de

la cuenta afectada
CODIGO Nmero asignada a la cuenta segn catalogo

de cuentas
DEPOSITO CREDITOS Espacios contables.
HECHO POR Firma de quien preparo el comprobante.
APROBADO Firma de quienes aprueban el pago.
RECIBI Firma del mdico que retira el cheque y sello si

va dirigido a una persona jurdica. (EPS, ARS)
CAMPO Descripcin
C.C . NIT El nmero de la cdula o del Nit del beneficiario.
8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS
El informe diario de saldos Bancarios es diligenciado en original y copia y se entrega al

_________________________________________. La formacin que contiene este formulario
es la siguiente:
CAMPO DESCRIPCION

Pgina 38 de 42
CHEQUE No Nombre de las instituciones financieras en las

que se tiene las cuentas corrientes
DISPONIBLE - BANCO Saldo efectivo reportado por el banco.
SALDO ANTERIOR Se toma el saldo actual del informe

inmediatamente anterior.
CONSIGNACIONES Valor de las consignaciones registradas.
CHEQUES GIRADOS Valor de los cheques girados el da anterior.
NOTA CREDITO Valor de las notas crdito, recibidas del Banco.
NOTA DEBITO Valor de las notas dbito recibidas del banco.
SALDO ACTUAL Es el resultado de la sumatoria de las

columnas: saldo anterior, consignaciones y
notas cerdito menos los valores de las
columnas saldo actual y cheques girados
entregados.
TOTALES Es el resultado de la suma vertical de cada una

de las columnas
OBSERVACIONES Comentarios que se quieran hacer al respecto.
SALDO NUEVO Es el resultado de la suma vertical de la

columna saldo nuevo.
POR CONSIGNAR Dinero en tesorera que no alcanzaron a ser

consignados.
SALDO REAL La suma de los valores: saldo nuevo y por

consignar
POR GIRAR Pagos autorizados a los cuales no se les ha

elaborado cheque (rdenes de compras,
facturas y honorarios).
NUEVO SALDO La resta de los valores: saldo real y por girar.

Pgina 39 de 42
8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS
La papeleta control de cheques devueltos se diligencia en original y dos copias en la siguiente

distribucin:
ORIGINAL: Para tesorera.
1a. COPIA: Para contabilidad
2a. COPIA: Para contabilidad.
La informacin que contiene el formulario es la siguiente:
CAMPO DESCRIPCION
CHEQUE No, CUENTA No, El nmero del cheque, nmero de

cuenta, nombre del Banco y el valor.
GIRADOR Nombre del titular de la cuenta.
DIRECCION, CIUDAD, Del girador.

TELEFONO
PRIMERA CONSIGNACION Fecha primera consignacin.
DEVUELTO POR Concepto de la devolucin
SEGUNDA CONSIGNACION Fecha segunda consignacin.
DEVUELTO POR Concepto de la devolucin.
OBSERVACIONES Comentario que se quieran hacer al

respecto.
CONTROL Nombre del empleado que recibe el cheque y

fecha.

Pgina 40 de 42
8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES
La papeleta control de cambio de cheques se diligencia en original y copia con la siguiente

distribucin:
ORIGINAL: Para tesorera.
La informacin que contiene la papeleta es la siguiente:
CAMPO DESCRIPCION
BENEFICIARIO Nombre del beneficiario del servicio.
DIRECCION, CIUDAD Del girador

Y TELEFONO
CHEQUE No, BANCO Y El numer del cheque nombre del

VALOR banco, y valor.
OBSERVACIONES Detalle del cambio.
CAJA FIRMA Nombre del cajero que efecta el

cambio.
FIRMA Nombre del funcionario que aprueba el

cambio.
8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA
Este formulario se diligencia en original y copia con la siguiente distribucin:
ORIGINAL: Para el paciente junto con el original del nuevo recibo de caja.
Este documento incluye la siguiente informacin.
CAMPO DESCRIPCION
FECHA Elaboracin del informe.

Pgina 41 de 42
CAMA No El nmero de la cama del beneficiario.
PACIENTE Nombre del paciente.
RESPONSABLE Nombre o razn social de quien

responde por la cuenta.
VALOR TOTAL A LA FECHA Valor acumulado a la fecha.
MENOS DEPOSITO Valor depositado inicial.
MENOS VALOR RECONOCIDO Suma reconocida por la entidad que

responde por la cuenta.
SALDO ACTUAL A SU CARGO Es el resultado de restar el valor total a

la fecha la sumatoria obtenida de sumar
el depsito inicial y el valor reconocido
por la empresa.
OBSERVACIONES Comentarios que se quieren hacer al

respecto.
CAJERO Firma del cajero en turno.
8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR
Esta forma registra las compras que se realizan sin el uso de la forma orden de compra e incluye
la siguiente informacin:
CAMPO DESCRIPCION
PAGAMOS A Nombre o razn social del beneficiario.
LA CANTIDAD DE Valor en letra.
DETALLE Relacin de los diferentes conceptos

que originaron el pago.
VALOR Costo de las unidades adquiridas.
FECHA Elaboracin comprobante.
CODIGO Nmero asignado en l catalogo de cuentas.

Pgina 42 de 42
CAJERO Firma del funcionario responsable de la caja

menor.
RECIBI Firma de la persona que recibe el pago.
C.C. o NIT El nmero de la cdula o del Nit del beneficiario.


Manualdeprocedimientosadministrativosyoperativosdetesoreria 131013205459 Phpapp02 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manualdeprocedimientosadministrativosyoperativosdetesoreria 131013205459 Phpapp02 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CARLOS BERNATE LEN

BUCARAMANGA, ENERO DEL 2000

7.2 RUTA CRTICA 30

Carlos Bernate Len, MBA

Este manual es el resultado de nuestra ya larga experiencia en la tarea de racionalizar y

Carlos Bernate Len 1 , MBA

Carlos Bernate Len, MBA