Multimdia et Technologies de l'Information Management et Organisation 2005@Cyril Reinhard

Rappel dernier cours

Raisons, Pourquoi un runion ? Slides

07
Dfinir un Ordre du jour 'Prsentation' Comportement
Dcision : "programmer
une runion"

20
Bien dfinir l'objectif animation

Choix des participants

TI
convocation

Plan de la runion moyens

-M
Les grands points de
Memo "Organisation"
Participants la Prparation Budget

Type de runion

A
Bien commencer !
IT Exercices

Animation
Le Droulement runion
EP
Moyens

Synthse

compte rendu

Diffuser L'aprs runion

Archiver

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Prparation et animation de runion v3.mmap - 19/02/2007 -
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valider

prparer les actions faire

dcider Pourquoi ? (dcisions)

attribution de tche

07
rsoudre des problmes

20
piloter

suivi de projet Pourquoi ? (suivi)

Raisons, Pourquoi un runion ?

TI
suivi des activits, actions

Informer Dcision : "programmer

-M
communiquer une runion"
former
Pourquoi ? (information)

A
dbattre

s'informer
IT
changer des points de vue
EP

Dfinir un Ordre du jour

Bien dfinir l'objectif

Choix des participants

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07
minutez les diffrentes parties

Dure

20
Qui prpare quoi ?

Rsultats obtenir
Plan de la runion

TI
Critres de Contrle Identifiez les diffrentes tapes
Les grands points de

-M
Timing
la Prparation
Documents lire avant
Documents apporter

A
participants
IT
animateur
EP

intervenant(s) Participants

Disponibilit

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1- Organisez les prsentations si les participants ne

se connaissent pas ( )

3- Soulignez l'importance de l'objectif et l'importance

des participants

5-

07
Bien commencer !

6- Expliquez la qui va tre utilise et

ce que chacun doit faire.

20
7- Indiquez bien l'heure de fin de la runion et
les poses ventuelles.

8- Dsignez un de sances.

Le rle de l'animateur
TI
Respectez l'horaire de dbut et de fin de runion.
Consacrez le temps prvu chaque squence
Surveillez le temps ou demandez un participant
-M

de faire priodiquement l'horloge parlant Contrle du Le Droulement

Recentrer le groupe sur l'objectif en temps runion
cas de dviation
Coupez ceux qui parlent trop et invitez-les
tre plus concis. Animation
Montrez l'avancement du travail en cours de runion
Rappeler le plan et le temps restant
A

il faut donner des consignes

trs prcises pour la production
d'ides
IT

mthode de travail

Contrle des rsultats

support papier
EP

Prsentation powerpoint

Tableau Moyens

Dmos

des participants

Soulignez les points d'accord du groupe

Identifiez les points de dsaccord... Synthse
... (si possible)
Synthtiser les rsultats et les valider avec le groupe

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Rdiger et diffuser le
compte- rendu rapidement
(dans les 24 heures ;- ) )

07
Reprendre la structure et les
information de l'ordre du jour

20
Dcisions
Qui ?
synthtiser les rsultats

TI
Quoi ?
Actions de la runion
compte- rendu L'aprs runion

-M
quand ?
Comment ?
Solutions

A
Si ncssaire programmer la IT
prochaine runion
EP

Aux Participants

et aux personnes pouvant tre concernes Diffuser

Archiver

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un nombre rduit d'aides visuelles

un seul thme par visuel

de l'animation
Slides peu de texte sur chaque visuel de la couleur

des images, des dessins, des graphiques

complmentarit PAROLE / VISUEL

07
utilisez les diffrents supports

Eviter les notes papiers

20
Accrocher l'attention
(anecdote)

TI
Parlez assez fort

-M
'Prsentation' Evitez les mains dans les poches
Comportement Divers
Attention la tenue en fonction
de l'auditoire

A
IT J'annonce ce que je vais dire

Appliquez la rgle de 3 je le dis

EP
je rsume ce que j'ai dit

post- it

travail en groupe

tour de table
animation faire participer

questions

Quiz
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date

heure (et dure)

lieu
convocation
Participants

Objet de la runion et Agenda

vido projecteur

07
matriel tableau

papier, crayon

20
nombre de personnes

logistique salle

TI
moyens Transport

-M
Sondages
Memo "Organisation"
Forum
Technologies Blog
Intranet : Web Conf

A
GED : Gestion Electronique de Documents
IT
Budget
EP
Organiser une runion ne signifie pas
obligatoirement "se runir dans une
salle" !

Confrence tlphonique

Web Confrence Acrobat Connect

Type de runion WebEx

Dans un salle, classique

Il peut tre efficace et utile de combiner des solutions. Par exemple, avant
la runion vous pouvez mettre en place un forum de discussion permettant
de dbattre sur les sujets, aprs la runion vous pouvez mettre en place un
sondage pour vrifier que les messages sont bien passs, pour diffuser les
documents et le compte rendu....
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