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Linformatisation du traitement des informations comptables est gnralise dans les entreprises et
les administrations.
Pour comprendre lorganisation actuelle des travaux comptables avec les outils informatiques, il est
ncessaire de faire rfrence aux mthodes et rgles de base de toute comptabilit rgulirement
tenue.
Plusieurs systmes dorganisation sont distinguer :
- le systme classique,
- le systme centralisateur,
- le systme informatis,
- les systmes dinformations comptables.
2.1. Le journal.
2.1.1. Dfinition.
A partir des pices justificatives ou documents de base, les oprations sont enregistres dans lordre
chronologique, au jour le jour, dans un journal unique appel Journal Gnral.
Chaque opration fait lobjet dune criture encore appele article.
Cette prsentation traditionnelle est utilise essentiellement dans les formations en comptabilit
(livres, cours, ...) pour des raisons pdagogiques, de simplification et de clart.
2.1.2. Exemple.
Pour respecter le principe de la partie double, chaque criture doit tre quilibre :
Montant du dbit = Montant du crdit
Les critures enregistres dans le journal doivent tre reportes dans les comptes.
Lensemble des comptes constitue le grand livre de lentreprise.
Parmi les comptes, on distingue :
les comptes gnraux (caisse, banque, achats, ventes, TVA, clients, fournisseurs ...) ;
les comptes individuels des tiers pour chaque client et chaque fournisseur.
2.3.1. Dfinition.
Cest un tableau, prsent priodiquement, en fin danne, fin de semaine, le plus souvent en fin de
mois qui regroupe tous les comptes mouvements pendant la priode avec leur solde respectif.
La balance est un instrument de contrle dont les proprits sont les suivantes :
Total des dbits = Total des crdits
Total des soldes dbiteurs = Total des soldes crditeurs
2.3.2. Exemple.
2.5.1. Dfinition.
Ce compte, recense tous les comptes de charges et tous les comptes de produits mouvements
pendant lexercice comptable.
Les comptes sont classs selon leur caractre dexploitation, financier ou exceptionnel.
Le solde de ce compte indique le rsultat de lexercice :
bnfice comptable de lexercice,
ou perte comptable de lexercice.
2.5.2. Exemple.
2.6. Le bilan.
2.6.1. Dfinition.
3.1. Principes.
Ce systme permet :
la division du travail et la rpartition des taches comptables (saisie, suivi, contrle) en raison
de lexistence de plusieurs journaux spcialiss par catgorie doprations,
le regroupement des informations de mme nature.
Ainsi, il est possible dutiliser plusieurs journaux auxiliaires regroupant les oprations identiques :
journal des achats,
journal des ventes,
journal de banque,
journal de caisse,
journal des oprations diverses,
...
Pralablement lenregistrement des oprations dans les journaux auxiliaires, les documents de
base doivent tre tris par nature.
Chaque jour, les enregistrements sont saisis dans les diffrents journaux auxiliaires avec mise jour
des comptes individuels des clients et des fournisseurs.
Aprs totalisation des diffrents journaux auxiliaires, les totaux ainsi obtenus sont reports ou
transfrs, par centralisation, globalement dans un journal unique, en fin de mois : le journal
gnral.
Les comptes de tiers : clients et fournisseurs peuvent tre regroups en fin de mois sous forme :
de relevs nominatifs des clients ou balance des clients
de relevs nominatifs des fournisseurs ou balance des fournisseurs.
Avec la gnralisation de la tenue informatise des comptabilits, la mise jour permanente des
comptes et les performances des logiciels spcialiss permettent la connaissance en temps rel de la
situation de lensemble des comptes par simple consultation avec possibilit ddition.
La conception des logiciels de gestion et de comptabilit sinspire des principes dorganisation
traditionnelle.
Aprs imputation sur un bordereau de saisie ou sur le document comptable de base lui mme, les
informations sont saisies au clavier dans un journal provisoire ou brouillard de saisie.
Cependant, lexigence dun document crit devrait disparatre avec le dveloppement des changes
dinformations par la voie tlmatique.
Aprs contrle, les critures saisies font lobjet dune validation qui entrane la mise jour
automatique des comptes.
Par la suite, la base de donnes ainsi constitue est utilise pour :
les ditions des documents comptables : journaux, comptes, balances,
les consultations lcran des comptes,
les traitements comptables situs en aval : tableau de rsultat, bilan, prparation des
dclarations fiscales, tableau danalyse, ...
De plus en plus, les systmes sont intgrs les uns aux autres afin daccrotre la vitesse de traitement
et de transmission des donnes.
Les diffrentes comptabilits se trouvent ainsi regroupes : comptabilit gnrale, comptabilit
analytique, contrle de gestion, gestion financire, gestion prvisionnelle.
Lintrt essentiel de cette intgration rside dans la saisie unique des vnements quelle que soit
leur utilisation ultrieure.
Plusieurs possibilits existent en matire dintgration :
comptabilit analytique autonome de la comptabilit gnrale,
comptabilit analytique semi-intgre avec la comptabilit gnrale pour certaines
applications,
comptabilit analytique ou de gestion totalement intgre la comptabilit gnrale.
La comptabilit gnrale tient un rle central majeur do limprieuse ncessit de la qualit de sa
tenue afin dassurer la fiabilit des informations transmises au systme de dcision et de pilotage de
lentreprise.
La transmission des donnes comptables et financires connat actuellement un changement trs
important du fait de la dmatrialisation des supports dinformations, associs au large
dveloppement des changes de donnes informatiss par lintermdiaire des outils de la
tlmatique (exemple : Transferts des Donnes Fiscales Sociales et Comptables).
La comptabilit peut tre tenue par une entreprise de comptabilit, un Cabinet dExpertise
Comptable (CEC) ou un Centre de Gestion Agr (CGA).
Lentreprise na pas investir en matriels informatiques et logiciels comptables.
Le rapport qualit-cot du service est convenable en raison de la qualit de la prestation, mais
lentreprise reste cependant dpendante du prestataire cause des dlais ncessaires pour la
transmission des documents.
Ce traitement est de plus en plus frquent en raison de la baisse des cots des matriels et logiciels
de comptabilit-gestion ainsi que pour leur facilit dutilisation et leur convivialit.
Il ncessite cependant un personnel comptent, dot de qualits dadaptation aux volutions
permanentes des diffrents domaines de la gestion des entreprises et aussi des administrations.
4.5.1. Monnaie.
La tenue dun document dcrivant les procdures et lorganisation comptables est obligatoire pour
faciliter la comprhension du systme de traitement et la ralisation des contrles.
Le Plan Comptable 1999 prcise que chaque criture doit s'appuyer sur une pice justificative
date, tablie sur support papier ou sur un support assurant la fiabilit, la conservation et la
restitution en clair de son contenu pendant les dlais requis.
Le caractre dfinitif des enregistrements pour les comptabilits informatises est assur par une
procdure de validation interdisant toute modification ou suppression.
Une procdure de clture priodique doit figer la chronologie des oprations et tre applique aux
mouvements enregistrs jour par jour ou par rcapitulation mensuelle.
Pour les comptabilits informatises, lirrversibilit des enregistrements est garantie par la
production de documents crits, identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des
moyens offrant toute garantie en matire de preuve.