Organizacin de Sistemas

Contables
UNIDAD 3
Definicin de control interno

Instituto Americano de Contadores Pblicos Diplomados. 1948:El control interno

comprende le plan d organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas
dentro de una empresa, para salvaguardia de sus activos (lase bienes o patrimonio),
controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operativa y alentar la adhesin a las polticas gerenciales establecidas.
Instituto Americano de Contadores Pblicos.1958: El control interno comprende el plan de
organizacin, todos los mtodos de coordinacin y medidas adoptadas en la entidad para
proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas por la
gerencia.
George E. Bennett: Un sistema de control interno puede definirse como las coordinacin
del sistema de contabilidad y los procedimientos de oficina, de tal manera que el trabajo
de un empleado llevando a cabo sus labores delineadas en una forma independiente,
compruebe continuamente el trabajo de otro empleado, hasta determinado punto que
pueda involucrar la posibilidad de fraude.
Vctor H. Stempf: El sistema interno de comprobacin y control puede explicarse como la
distribucin apropiada de funciones del personal, de tal manera que el trabajo de cada
empleado pueda coordinarse y comprobarse independientemente del trabajo de otros
empleados.
Robert H. Montgomery: El control interno implica que los libros y mtodos de contabilidad,
as como la organizacin en general de un negocio, estn de tal manera establecidos, que
ninguna de las cuentas o procedimientos se encuentran bajo control independiente y
absoluto de una persona; sino por el contrario, el trabajo de un empleado, es
complementario del hecho por otro y que hace una auditoria continua de los detalles del
negocio.
Vctor Z. Brink: El control interno se refiere a los mtodos y prcticas de cualquier clase,
por medios de los cuales se coordinan y operan los registros y comprobantes de
contabilidad y los procedimientos, que afectan su uso, de manera que la administracin de
un negocio obtiene de la funcin contable la utilidad mxima para su objetivo de
informacin, proteccin y control.
Luis V. Manrara Galan: el control interno consiste en un plan coordinado entre la
contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos establecidos, mediante
el cual la contabilidad controla hasta donde sea posible, las operaciones principales del
negocio, y el trabajo de los empleadores se complementa en tal forma que ninguno tenga
el control absoluto sobre alguna operacin importante, de modo que no puedan existir
fraudes ni errores a menos que se confabulen dos o ms empleados para realizarlo.
Gmez Morfin: El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las
funciones de los empleadores y los procedimientos establecidos de tal manera que la
administracin de un negocio pueda depender de estos elementos para obtener una
informacin segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, as como
 promover la eficiencia de las operaciones y la adhesin a la poltica administrativa
prescripta.
R. F. Mautz: El control interno es una expresin utilizada para describir todas las medidas
tomadas por los propietarios y directores de empresa para dirigir y controlar a los
empleados.
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. 1957: En un sentido ms amplio, el control
interno es un sistema por el cual se da efecto a la administracin de una entidad
econmica. En ese sentido, el termino administracin se emplea para designar el conjunto
de actividades necesarias para lograr el objetivo de la entidad econmica. Abarca, por lo
tanto, las actividades de direccin, financiamiento, promocin, distribucin y consumo de
una empresa; sus relaciones pblicas y privadas y la vigilancia general sobre su
patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservacin y crecimiento.
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Comisin de Normas y Procedimientos de
Auditoria: El control interno de un negocio es su sistema de organizacin, los
procedimientos que tiene implementados y el personal con que cuenta, estructurados en
un todo para lograr tres objetivos fundamentales: a) obtener informacin financiera veraz,
confiable y oportuna, b) proteccin de los activos de la empresa y c) promover la eficiencia
en la operacin del negocio.
Daniel Chalupowics. 2005: El control interno es un proceso compuesto por una cadena de
acciones extendidas a todas las actividades inherentes a la gestin, integradas a los
procesos bsicos de la misma e incorporadas a la infractutura de la organizacin, bajo la
responsabilidad de su consejo de administracin y su mxima autoridad ejecutiva, llevada
a cabo por este y por todo el personal de la organizacin, diseado con el objeto de limitar
los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organizacin,
proporcionando un grado de seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos
de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de la informacin financiera y
de cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas, as como las iniciativas de calidad
establecidas.
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisin (COSO). 1992: El control
interno es un proceso efectuado por el consejo de la administracin, la direccin y el resto
del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto la consecuencia de objetivos dentro de las siguientes
categoras: # Eficacia y eficiencia de las operaciones, # Fiabilidad de la informacin
financiera, # Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
William L. Chapman. 1965: El control interno es el programa de organizacin y el conjunto
de mtodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para
salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de
confianza que suscitan a efectos de promover la eficiencia de la administracin y lograr el
cumplimiento de la poltica administrativa establecida por la direccin de la empresa.
1er Seminario de Auditoria Gubernamental. Viena, Austria. 1971: El Control Interno es el
plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una
entidad, para salvaguardar sus recursos y verificar la exactitud y veracidad de su
informacin financiera y administrativa, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar
la adhesin a la poltica prescripta.
E. Fowler Newton. Tratado de Auditoria. 1976: El Control Interno es el conjunto de
elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a travs de una efectiva
planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los
fines de la organizacin.
Segunda Convencin Nacional de Auditores Internos de la Repblica Argentina. Bs. As.
1975.: Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazadas entre s, desarrollados
dentro de una organizacin, con procedimientos que garanticen su estructura, un
 esquema humano adecuado a las labores asignadas y el cumplimiento de los planes de
accin, con el objeto de lograr:
o Razonable proteccin del patrimonio
o Cumplimiento de polticas prescriptas por la organizacin
o Informacin confiable y eficiente
o Eficiencia operativa
The Canadian Institute of Chartered Accountants: El control comprende aquellos elementos
de una organizacin (incluyendo sus recursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y
tareas) que, tomados en sus conjunto, respaldan al personal en el logro de los objetivos de
la organizacin. Esos objetivos pueden estar comprendidos en una o ms de las siguientes
categoras generales:
o La eficacia y eficiencia de las operaciones incluyen los objetivos relacionados con
las metas de la organizacin, tales como el servicio al cliente, la salvaguarda y el
uso eficiente de los recursos, la rentabilidad y el cumplimiento de las obligaciones
sociales. Esto comprende la salvaguarda de los recursos de la organizacin respecto
de su uso inapropiado o perdida, y el asegurarse que las responsabilidades se
identifican y controlan
o La confiabilidad de los informes internos y externos incluye objetivos relacionados
con temas tales como el mantenimiento de registros contables adecuados, la
confiabilidad de la informacin publicada por terceros. Tambin comprende la
proteccin de los registros contra dos tipos importantes de fraude: el encubrimiento
del robo y la distorsin de los resultados
o El cumplimiento de las leyes y reglamentaciones y las polticas internas aplicables
incluyen objetivos relacionados con el hecho de asegurar que los asuntos de la
organizacin se conducen de conformidad con las obligaciones legales regulatorias
y las polticas internas

REQUERIMIENTOS A SASTIFACER POR LA ORGANIZACIN CONTABLE

- Requerimiento: Es toda exteriorizacin que una persona fsica o jurdica formula respecto a la
necesidad de conocer algn determinado aspecto de la gestin del ente, y que se satisface
brindando informacin contable.
-Sujetos que pueden formular requerimientos: Son todas aquellas personas que tienen
relacin con la empresa. Pueden ser aquellas que integran su plantel humano por ejemplo: los
ejecutivos de la empresa. Tambin pueden formular requerimientos personas o instituciones que
se hayan establecido una comunidad de intereses con la empresa, por ejemplo: los bancos. Otros
que pueden formular requerimientos son las entidades que poseen facultades legales o
reglamentarias para fiscalizar la gestin del ente, por ejemplo: los organismos pblicos.
-Tipos de requerimientos:

Requerimientos de carcter general: Son los que se denominan Principios Bsicos y que
constituyen una gua certera para el trazado de mejores sistemas contables de
informacin: A saber:

1) Universalidad: En cualquier empresa, el sistema informativo debera incorporar todas

las tcnicas conocidas y utilizables para brindar toda la informacin cuantitativa que
puede ser til a la direccin.
2) Homogeneidad: Deben integrarse y coordinarse los diversos sistemas satelitales de
registracin, de modo que quede eliminada la posibilidad de contradicciones entre los
 informes originados en fuentes distintas y se asegure la homogeneidad de significado
entre dichos informes.
3) Flexibilidad: El sistema debe estar concebido de modo que pueda ser adaptado a los
futuros cambios de estructura de la empresa, y a las nuevas tcnicas y procedimientos de
procesamiento de datos.
4) Practibilidad: El sistema debe estar concebido de modo que este equilibrada la utilidad
de la informacin obtenida, con el costo de obtenerla, y que se halle dentro de las
posibilidades operativas del personal y los equipos disponibles.

Segn la fuente que los origina los requerimientos pueden ser:

Legales: Son aquellos que reconocen su origen en disposiciones legales o
reglamentarias, por lo tanto son de cumplimiento obligatorio, y su inobservancia
dar lugar a sanciones. Tales requerimientos provienen de:
Cdigo de Comercio y Leyes complementarias
Leyes Impositivas
Legislacin Laboral y Previsin Social
Reglamentarias de Organismos Profesionales
Gerenciales: Son aquellos requerimientos impuestos por los distintos niveles
jerrquicos del ente, segn sus necesidades de contar con informacin para
impulsar la gestin.

Requerimientos contenidos en el Cdigo de Comercio: Son disposiciones a travs de las

cuales se regula la actividad mercantil en un sentido gerencial, estableciendo los grandes
lineamientos a los que debern ajustarse quienes ejercen el comercio.
Principios legales de la tenedura de Libro: El cdigo de Comercio establece la sujecin de
los libros a principios materiales y formales.
Son principios materiales de una contabilidad regular:
a) La uniformidad (Art.33, 43, y 51)
b) La veracidad (Art. 43, 51 y 52)
c) La claridad (Art. 43, 44 y 52)
d) La exactitud (Art. 51)
Son principios formales:
a) Llevar los libros obligatorios
b) Cumplimentar las formalidades extrnsecas
c) Observar las formalidades intrnsecas
d) Complementar los libros con la documentacin respectiva
e) Conservar los libros, la documentacin y la correspondencia

Requerimientos de la Ley de Sociedades Comerciales, Ley N 19550: Esta ley habla de

agilizar los dispositivos legales de la ley mercantil. Mas precisamente en su Art. 61
autoriza a prescindir de las formalidades contenidas en el Art. 53 del Cdigo de Comercio,
permitiendo que el Juez de Comercio autorice la situacin de los libros de comercio
encuadernados por ordenadores y medios mecnicos, salvo el Libro de Inventario y
Balances. Para ello la peticin debe incluir una descripcin del sistema, con dictamen
tcnico y antecedentes de su utilizacin. Una vez autorizado el sistema, la peticin deber
transcribirse en el Libro de Inventarios y Balances. Estos pedidos de autorizacin se
consideran automticamente aprobados dentro de los treinta das de efectuados, si no
mediare observacin previa o rechazo fundado.
Respecto del Libro Diario, la ley de sociedades dispone que podr ser llevado con asientos
globales que no comprendan periodos mayores de un mes. El Art. 61 ratifica el empleo del
 mtodo de contabilizacin de la partida doble: El sistema de contabilizacin debe permitir
la individualizacin de las operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y
acreedoras y su posterior verificacin.
Asimismo, la ley de sociedades, se pronuncia sobre el derecho de informacin de los
socios de las S.R.L. y de los accionistas de las sociedades por acciones en concordancia
con el Art. 55.
Requerimientos contenidos en las leyes impositivas: La Ley de Procedimientos Tributarios
N 11683, dispone en su Art. 33: Con el fin de asegurar la verificacin oportuna de la
situacin impositiva de los contribuyentes y dems responsables, podr la AFIP exigir que
estos, y aun los terceros cuando fuere realmente necesario, lleven libros o registros
especiales de las negociaciones y operaciones propias y de terceros que se vinculen con
materia imponible, siempre que no se trate de comerciantes matriculados que lleven libros
rubricados en forma correcta, que a juicio de la AFIP haga fcil su fiscalizacin y registren
todas las operaciones que interese verificar. Todas las registraciones contables debern
estar respaldadas por los comprobantes correspondientes y solo de la fe que estos
merezcan surgir el valor probatorio de aquellas.
Podr tambin exigir que los responsables otorguen determinados comprobantes y
conserven sus duplicados, as como los dems documentos y comprobantes de sus
operaciones por un termino de diez aos o excepcionalmente por un plazo mayor, cuando
se refieran a operaciones o actos cuyo conocimiento sea indispensable para la
determinacin cierta de la materia imponible.
Sin perjuicio de lo indicado en los prrafos precedentes, todas las personas o entidades
que desarrollen algn tipo de actividad retribuida, que no sea en relacin de dependencia,
debern llevar registraciones con los comprobantes que las respalden y emitir
comprobantes por las prestaciones o enajenaciones que realicen, que permitan establecer
clara y fehacientenemente los gravmenes que deban tributar.

EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA

El control nace como una funcin gerencial, para asegurar y constatar que los planes y polticas
preestablecidas se cumplan tal como fueron fijados.
Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medicin, evaluacin, verificacin y correccin der las
funciones operativas de los individuos dependientes o subordinados, tendientes a determinar
que las actividades que ejecutan, contribuye en carcter efectivo y verdadero, al logro de los
objetivos prefijados por la Direccin Superior. Pero los componentes de dicho rgano directivo
deben tomar la responsabilidad de fijar o establecer las premisas fundamentales o pautas de
accin para el cumplimiento del desarrollo de la actividad econmica que realiza la organizacin.
Pero esa funcin no se ejecuta una sola vez en la vida de la empresa, sino que debe realizarse
una revisin peridica dentro de la evolucin del ente.
El control Interno esta profundamente vinculado con la administracin y organizacin de las
empresas.
La funcin de supervisin es parte integrante del Sistema de Control Interno vigente y es,
adems, censor y corrector del mismo.
El Control Interno nace y crece dentro del mbito de la organizacin y esta debe poseer los
mtodos, procedimientos y sistemas que conformen su lgica estructura y adems debe
contribuir con los medios necesarios para su funcionamiento de tipo tanto humano como
material o tecnolgico y fundamentalmente ideolgico, encuadrando dentro de una realizacin
consistente e idnea.
Naturaleza del control Interno
-Control: se entiende por control al conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de
las afirmaciones o la normalidad y/o regularidad de los actos que realizan otros individuos o
sistemas de procesamiento de informacin.
La idea general que se tiene de control, es que esta forma parte de la Teora de la
Administracin. Dentro de una institucin, ente o empresa, la administracin se subdivide en
cuatro fases:
1) Planificar: La planificacin consiste en determinar los objetivos y sub objetivos y establecer
cmo alcanzarlos o lograrlos, mediante el desarrollo de planes integrados y amplios. Trata
de evitar crisis dentro de la estructura de la empresa.
2) Organizar: es crear departamentos operativos, de servicios o staff, cuya base es la
especialidad. Es construir la estructura ideal o tipo que necesita el ente, mediante la
asignacin de las funciones y responsabilidades correspondientes a aclarar y solucionar las
diferencias que puedan existir entre los distintos sectores o individuos. La organizacin
tambin puede estar desarrollada en funcin de los procesos operativos, en vez de la
estructura departamental.
3) Dirigir y Coordinar: es dar instrucciones, normas o procedimientos, que deben ser lo
suficientemente claras para poder ser interpretadas por todos y correctamente cumplidas.
La coordinacin se logra dando coherencia a todas las fases de la administracin y
delimitando las funciones y responsabilidades de sectores e individuos.
4) Controlar: es unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo,
fijando puntos estratgicos donde vigilar su cumplimiento o rendimiento, en forma
espordica y concentrarse en los desvos o excepciones a lo predeterminado, para
evaluarlos en cuanto a magnitud e importancia y, en ltima instancia, realizar una accin
que tienda a corregir esas irregularidades.

Un Sistema de Control Interno eficiente, solo podr establecerse en una empresa que se
encuentre correctamente organizada.
El nivel superior de un ente, debe vivir y nutrirse de lo generado, produciendo y actuando en los
niveles intermedios e inferiores y debe confiar en el flujo de la informacin y hechos que en ellos
se generan y que tienen fundamental importancia dentro de la vida de la organizacin y que son
base informativa para la toma de decisiones. Por ello tiene suma relevancia la distribucin o
asignacin de funciones, ya que esta tiene por objeto lograr la mayor eficiencia operativa, en
cuanto a las tareas que deben realizar los individuos que componen la organizacin.
Cuando se efecta la asignacin de funciones, hay que tener presente que el trabajo que ejecuta
un individuo sea el complemento del realizado por otro, ya que el objetivo es que ninguna
persona debe poseer el control total o absoluto de una parte fundamental de las tareas u
operaciones de la empresa.
Pero la distribucin de funciones, debe ir acompaada por la responsabilidad, la cual nunca se
delega, y esta responsabilidad tiende a fijar lmites exactos dentro de los cuales el individuo
puede moverse y de los cuales no pueden ni debe sobrepasarse.
Todo lo dicho es conveniente que quede reflejado por escrito dentro de un Manual de
Organizaciones el cual contenga los lineamientos generales de la empresa.
El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el Sistema de Control Interno, pero es el
Evaluador del mismo. Pero como evaluador de dicho Sistema de Control Interno, el auditor
obtiene conclusiones que debe informar a la Direccin de la empresa y, a su vez, debe sugerir
cambios para su mejor funcionamiento.
Concepto de Control Interno
El alcance del Control Interno esta dado por todo el mbito de la empresa, y los problemas que
se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la
organizacin, segn las tareas que estos desarrollan.
El mtodo de control existente en las empresas, incluye la comparacin de una actuacin real,
contra una accin pronosticada.
En cada caso o situacin, el sistema, mtodo o procedimiento debe prever la posibilidad de
practicar un control o anlisis de lo que esta sucediendo y, en caso de encontrar diferencias,
desvos o errores, poder obtener la explicacin lgica por lo cual esos hechos ocurrieron y,
finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.
En cada rea funcional de la organizacin, existirn controles propios y Controles externos,
que tendern a medir y confrontar la actuacin o realidad de las operaciones realizadas contra
una norma, un procedimiento, una pauta o un estndar de actuacin predeterminado por la
Direccin del ente. Pero cada funcionario que tiene a su cargo tareas y responsabilidades en la
conduccin y registracin de distintos tipos de recursos (personales, materiales, financieros
tecnolgicos, etc.), es responsable del Control Interno en su mbito de actuacin.
La funcin de evaluacin del Sistema de Control Interno consiste en verificar la correcta
actuacin y efectividad de la operatoria del ente.
La creciente y destacada importancia que ha tenido el concepto de Control Interno en el mundo
de los negocios, puede explicarse como consecuencia de los siguientes hechos o factores
ocurridos a nivel mundial:
a) Estructura de las organizaciones: Debido al gran desarrollo que provoco la expansin de
las empresas en cuanto su tamao y distribucin geogrfica, la estructura de la
organizacin debi adaptarse al momento y medio ambiente y, por lo tanto, se trasformo
en compleja y ampla o desarrollada.
b) Proteccin del Patrimonio: Para proteger el patrimonio es indispensable poseer y mantener
un adecuado Sistema de Control Interno que permita salvaguardar los bienes que
confirman el patrimonio de la empresa y que, a su vez, contribuya a detectar errores o
fraudes en perjuicio de la organizacin.
c) Cambio tecnolgicos: Los cambios en el procesamiento de la informacin administrativa y
las comunicaciones, provocados por la introduccin de la electrnica y telefnica como
medio para la administracin de la informacin, en la cual pasan grandes volmenes de
datos a ser clasificados, procesados e informados, hace que sea necesario un adecuado
control sobre esa informacin, para que no genere errores de ningn tipo.

Definicin de Control Interno

El Control Interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos coordinado y medidas
adoptadas dentro de una empresa, pasa salvaguardia de sus activos (bienes o patrimonio),
controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y
alentar la adhesin a las polticas gerenciales establecidas. (Autor: Inst. Americano de
Contadores Pblicos Diplomados. 1948. IACPD- Comit de procedimientos de Auditoria. Regla
para procedimientos de Auditoria N 29)

Divisiones o clasificaciones del Control Interno

Contable: Se denomina al control de los movimientos patrimoniales y de resultados, que

modifican la situacin patrimonial, econmica y financiera de la empresa.
Operativo: Es el control que se practica dentro de las distintas areas, departamentos y
sectores que componen el ente, sin entrar a determinar si estos son productivos, de
servicio o staff.
 o Preventivo: Se utiliza para realizar una proteccin razonable y adecuada del patrimonio de
la organizacin.
o De la informacin: Es utilizado para la obtencin de informacin confiable y eficiente, y a
su vez oportuna, para la toma de decisiones.
o Administrativo: Tiende o trata de optimizar el rendimiento operativo a travs de la
eficiencia.
Continuo: Se practica en todos los casos u operaciones y tiene la caracterstica de ser
rutinario o sistemtico.
Espordico: Es un control que se practica irregularmente.
o Por sistema: Es cuando el control existe incorporado al sistema en que se acta.
o Externo al sistema: Es el que se realiza por la evaluacin que practica un elemento extrao
al proceso, comprando este con la realidad y aquello que debi haber sucedido.
Directo o deliberado: Es aquel control que se organiza con el propsito de llevar a cabo
una revisin interna.
Indirecto y simultneo: Es un procedimiento de revisin que acompaan a la ejecucin
misma de los actos administrativos o tcnicos y se basa principalmente en la divisin de
tareas, esencia de todo Control Interno eficaz cuando la unidad de trabajo es compleja y
este necesita ser realizado por varias personas o un nmero considerable de ellas.
o Administrativo y operativo: Busca promover la eficiencia operativa en las transacciones y
adhesin a las prcticas sanas emanadas de la Direccin Superior.
o Contable: Verificar la exactitud y confiabilidad de los datos y registros contables
Preventivo o disciplinado: proteger los bienes de la organizacin

Control Interno Administrativo u operativo

Los Controles Bsicos son aquellos controles que tienen efecto directo o simultaneo sobre la
situacin econmica, patrimonial y financiera de una empresa.
Se denominan controles Bsicos a aquellos mecanismos de control que aseguran y dan
confiabilidad a la registracin y sntesis de las operaciones o transacciones realizadas por la
organizacin.
Estos controles deben proporcionar confiabilidad de la informacin contable.
Hay tres tipos de controles:
1) Control de Validez
2) Control de Integridad
3) Control de Reproceso

Los controles deben asegurar:

1) Que solo se registren contablemente las operaciones solidas
2) Que la contabilidad contenga todos las transacciones validas ocurridas durante el ejercicio
3) Que se haya realizado correctamente el procesamiento matemtico de las operaciones
registradas en la contabilidad.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

El auditor debe conocer cules son los objetivos que persigue cada control, o que pretende cada
control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as poder determinar cuando ese control es efectivo
o simplemente no se cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.
El objetivo de un Sistema de Control Interno es proveer una razonable seguridad de que el
patrimonio este resguardado contra posibles prdidas o disminuciones originadas por los usos y
disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estn debidamente
autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar: a) la
preparacin de los Estados Contables de acuerdo a las Normas contables, b) Reportes o informes
de gestin de calidad aceptables.
Concepto de los Objetivos bsicos, condensados o resumidos y medidas a adoptar
para su funcionamiento
Los cuatros objetivos bsicos son:
1) Proteccin de los activos o razonable proteccin del patrimonio: La empresa, ente o
institucin, para alcanzar el logro de sus objetivos y metas, se ve en la necesidad de tener
un patrimonio, y est obligada a realizar o adoptar una serie de medidas que tiendan a su
conservacin con el fin de no tener que interrumpir su gestin o que se genere un
debilitamiento de ducho patrimonio y cause perjuicios en su normal desenvolvimiento o
desarrollo econmico institucional.
El responsable de la proteccin del patrimonio es la Direccin de la empresa, ya que esta
es una de sus funciones principales.
Para proteger el patrimonio, la Direccin de la empresa debe adoptar una serie de
medidas, las cuales son:
- Servicio de Vigilancia: prevenir robos y/o hurtos; Prevenir, alarmar y/o alarmar y/o
controlar incendios; Controlar la entrada-salida de: personal interno, visitas y transportes
de mercancas.
- Sistema de proteccin contra incendios: la red contra incendios tiene a proteger al
patrimonio cuando este es amenazado por el fuego.
- Mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo tiene a lograr la proteccin de
los bienes afectados a la produccin o generacin de ingresos, que por el transcurso del
tiempo o por el uso sufren un agotamiento tienen una vida limitada. Es conveniente que la
empresa cuente con Programa de Mantenimiento Preventivo y que el mismo se cumpla.
- Separacin de funciones y responsabilidades: Ningn individuo de la organizacin debe
realizar al mismo tiempo las funciones de: manejo, registro y custodia de bienes, ni
siquiera dos de ellas.
- Polticas de Seguros: Para proteger un bien se realiza un clculo actuarial entre el valor
que tiene un seguro, el patrimonio que se quiere proteger y el riesgo o probabilidad
que tiene frente a hechos inciertos, se elabora un Programa de Seguros ya que el costo
del seguro debe ser menor al valor del bien que se quiere proteger. Se trata de minimizar
el riesgo de perderlo parcial o totalmente, lo que se relaciona con el gasto de contratar un
seguro por un periodo de tiempo.
- Comprobantes o formularios pre numerados: mediante la pre numeracin se posibilita la
accin de controlar el flujo de informacin. Esta medida debe estar acompaada de los
siguientes conceptos o medidas:
* Formularios o comprobantes anulados: En el archivo deben quedar unidos todos los
ejemplares de formulario anulados.
* Formularios o comprobantes perdidos, sustrados, etc.: ante la perdida, sustraccin de
formularios o comprobantes que puedan causar perjuicios econmicos a la empresa, se
debe realizar la denuncia policial o judicial y publicar en los diarios el hecho, para delimitar
responsabilidades por el uso indebido de esos documentos.
* Formularios o comprobantes inutilizados o en desuso: Cuando formularios o
comprobantes son suprimidos o reemplazados por otros, debe practicarse un inventario de
los mismos, realizar un acta y destruirlos, para evitar su posterior utilizacin.
 * Identificacin de los usuarios de los formularios o comprobantes: Se debe conocer
quines son las personas que pueden utilizar o confeccionar los distintos formularios o
comprobantes de una empresa.
* Formularios electrnicos: se deben conocer cules son las claves de acceso de aquellos
que estn autorizados a la emisin de documentacin electrnica.
* Registros de Firmas y Rgimen de Autorizacin: Debe existir un Registro de Firmas de
todas las personas que conforman o autorizan operaciones relevantes en el
funcionamiento de la organizacin. Pero, a su vez, se debe conocer cules son las
facultades o lo que le est permitido ejecutar a cada de uno de los integrantes del ente,
esto debe estar en un Manual de Autorizaciones que es aprobado por la Direccin Superior.
Tanto el Registro de Firmas como el Manual de Autorizaciones deben estar
permanentemente actualizados.
* Depsito total de los ingresos monetarios: todos los fondos monetarios que ingresan a
la empresa deben ser depositados en su totalidad y en la misma forma en que han sido
percibidos dentro de un plazo establecido.
* Emisin de un cheque para cada egreso: Cada vez que la empresa hace una erogacin
monetaria, la misma debe quedar reflejada en un cheque realizado en forma normativa.
En aquellos gastos que se hacen por el fondo fijo o caja chica son los nicos admitidos
para ser pagados en efectivo. El cheque que repone el fondo fijo debe ser hecho a la orden
del tesorero de la Empresa quien se encargara de cobrarlo en efectivo en el banco.
* Cheque con ms de una firma: Para establecer un mejor control de los egresos
monetarios los cheques debe contar con ms de una forma, que se estampa en el
momento previo al pago. El manual de Autorizaciones debe indicar quienes puede firmar y
hasta que monto.
* Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros: Cuando la empresa se obligue
hacia terceros, debe estar acto conformado con la firma de ms de uno de los funcionarios
responsables del ente, los cuales constataran con los poderes legales que le permitan
realizar esa operacin. Esto tambin debe estar en el Manual de Autorizaciones.
* Archivos: Los archivos convienen conservan la historia de la organizacin, por lo tanto
su conservacin y cuidado es muy importante respecto de hechos que puedan
comprometer a la organizacin y los elementos de prueba que se encuentren
almacenados en ellos.
* Restricciones de acceso: reas fsicas (la existencia de reas fsicas o zonas operativas
de acceso restringido), Informacin confidencial (se debe limitar el acceso a informacin
de la empresa) y Conocimiento (El conocimiento es un patrimonio de la empresa que debe
protegerse. Para ello debe estar vedado el acceso al personal que pueda apropiarse del
mismo).
* Controles de Supervisin: Consiste en la presencia de un responsable cuya funcin es
confirmar y verificar que se haya cumplido todos los controles presentes en el sistema
hasta ese momento.
* Claves de acceso a informacin: deben existir claves de acceso para la informacin
contenida en la base de datos o archivos electrnicos de la empresa.
* Propiedad intelectual, investigacin y desarrollo: el conocimiento o desarrollo intelectual
por medio de la investigacin forman parte del patrimonio de una organizacin.

2) Obtencin de informacin adecuada o informacin confiable y eficiente: Ante la imperiosa

necesidad de tomar constantemente decisiones, tanto programadas como no
programadas, y, a posteriori, evaluar sus resultados o consecuencias, es necesario contar
con un sistema de informacin que tenga las caractersticas de ser confiable y, a su vez,
eficiente. Dicha informacin debe a su vez poseer las caractersticas de ser completa y
oportuna.
La informacin confiable y eficiente, acompaada de los aditamentos de completa y
 oportuna, debe ser una preocupacin de todos los sectores de la organizacin,
proporcionado, de esta manera, material para el anlisis de las variaciones o desvos que
ocurrieron al compararse los resultados previstos o predeterminados y los resultados
reales.
Situaciones donde se trata de cumplir con este objetivo de Control interno:
- Manual de cuentas Contables
- La sumatoria de la informacin analtica debe ser igual a la sinttica: se debe mantener
un constate estudio o conciliacin de la informacin analtica con la sinttica.
- Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad: el objetivo es lograr datos
comparables entre dos o ms periodos o situaciones. Por lo tanto, la informacin debe
contener la particularidad de ser homognea y consistente en cuanto a su preparacin y
presentacin.
- Fuente de informacin diversa con informacin cruzada
- Comparacin de datos actuales con datos histricos
- Comparacin de la informacin propia con la de terceros
- Informacin fluida, constante o regular: el flujo de la informacin debe ser constante, de
manera tal que no genere los denominados picos o cuellos de botella que alteran el
concepto de oportunidad. Cuando se trabaja en tiempo real se elimina este problema ya
que las transacciones se registran en el momento que se producen.
- Comparacin de la informacin real con la pronosticada
- Comprobantes y formularios pre numerados

3) Promocin de la eficiencia operativa o simplemente eficiencia operativa: la eficiencia

operativa no es privativa de un solo sector del ente, sino que abarca el total de funciones
que se desarrollan dentro de la empresa.
Las organizaciones econmicas estn constituidas de manera tal que tienden a ser cada
da ms efectivas y, a su vez, ms eficientes.
Para evaluar la efectividad se puede medir el grado de cumplimiento de los fines que tiene
la organizacin, es decir si esta alcanza, esta por alcanzar o no los fines que pretende
obtener.
La eficiencia de un ente la podemos medir o evaluar por el conjunto de los recursos
humanos, naturales, materiales, etc, que utiliza o emplea la empresa para alcanzar,
generar o producir una unidad o bien de cambio.
Para cumplir con los objetivos de la organizacin, deben existir una serie de disposiciones
prcticas. El resultados real o practico de dichas disposiciones en forma correcta, ideal,
positiva o idnea, es el que tiene a lograr lo que nominamos eficiencia operativa
Las medidas prcticas para cumplir el tercer objetivo del Control Interno son las
siguientes:
- Estructura humana: la mano de obra de una organizacin se encuentra entre los
elementos principales, fundamentales o constitutivos de la misma, y sin ella no podra
existir. Los recursos humanos se pueden clasificar dentro de los distintos niveles en base a
los conocimientos propios de cada individuo.
- Divisin del trabajo: la divisin del trabajo se basa en la participacin de una tarea
determinada en sus componentes ms sencillos.
Cuando ms especializada es la labor, el individuo que la prctica se transforma en ms
hbil y, por lo tanto, se logra una mayor eficiencia; pero existe un delicado problema, el
individuo tiende a enajenarse y pierde, como consecuencia, eficiencia operativa; entonces
es conveniente que el personal rote de puestos dentro de periodos razonables.
La divisin del trabajo va formando unidades de control. De esta manera se crea una
pirmide de control que llega hasta el mximo director de la organizacin.
 En resumen, la divisin del trabajo tiende a lograr la mayor eficiencia operativa, pero la
excesiva especializacin puede ser contraproducente como la mano de obra ociosa.
- Manuales de funciones o procedimientos: Todas las normas, sistemas, procedimientos,
instrucciones, rutinas, etc., deben estar contenidas dentro de los manuales de trabajo, de
modo que permitan tener procesos homogneos y, en caso de conflictos entre los
individuos o sectores, se neutralicen las opiniones subjetivas.
Las normas deben ser claras, precisas y concretas, no deben permitir ningn tipo de duda,
ni siquiera de tipo semntico, y cuando existan modificaciones, las mismas debe ser
incorporadas de inmediato y por todos conocidas a travs de eficientes medios de
comunicacin internos.
- Medios materiales y tecnolgicos: El mundo actual en que nos toca vivir, de cambios
constantes, rpidos e importantes hace que la organizacin deba ser lo suficientemente
permeable para absorber esos cambios o modificaciones del contexto y no perder la
eficiencia operativa.
La eficiencia operativa est en funcin directa con los cambios tecnolgicos. El estar
desactualizado implica perder conocimiento y en el mundo actual el conocimiento o la
inteligencia es el factor fundamental del xito.

4) Estimular la adhesin a las polticas de la direccin o el cumplimiento de las polticas

prescriptas en la organizacin: Las organizaciones socioeconmicas tienen maneras o
formas propias de ser tan particulares que las diferencian de las dems empresas que
habitan en el contexto.
Estas maneras de ser o particularidades propias estn cristalizadas en los objetivos y7o
metas que pretenden alcanzar y en un conjunto de polticas que los individuos que la
componen deben conocer y cumplir, para que las organizaciones puedan alcanzar sus
fines.
Las polticas son rdenes o lineamientos generales que emanan desde la cspide de la
organizacin.
Todas las polticas debern quedar reflejadas por escrito, ya sea en manuales,
instrucciones, memorandos, comunicaciones internas, etc., y ser difundidas para que los
individuos las conozcan, entiendan y las puedan acatar y cumplir.
Como las organizaciones actan en un medio ambiente dinmico, este ritmo hace que, a
su vez, las polticas de la organizacin tengan que adaptarse a las nuevas circunstancias y
verse obligadas a cambiar o modificarse total o parcialmente. Es decir que las
organizaciones deben prever, dentro de ella, la existencia de un mecanismo o dispositivo
que permita rever las polticas y, a su vez, adaptarlas al momento en que se vive.
La revisin de las polticas es una tarea permanente dentro de la empre y estos cambios
pueden provenir como sugerencia de los niveles inferiores a la Direccin Superior o por el
nivel staff o asesor de esta.
Todo cambio de poltica debe provenir de la autoridad que oportunamente la creo, y hasta
que la misma no sea cambiada o modificada, todos los integrantes deben acatar las
vigentes.
Las medidas prcticas destinadas a cumplir con este objetivo son:
- Manual de Organizacin: el Manual de organizacin rene los lineamientos generales del
ente, expresando los objetivos principales a seguir, definiendo los fines a alcanzar,
detallando los medios y estableciendo las polticas a cumplir.
En el manual de organizaciones se agrupan las funciones que de cumplir los integrantes
segn la estructura organizativa que se adopte y se determina cual es la responsabilidad
asignada o correspondiente a cada rea. Dentro de este manual tambin encontramos los
 procedimientos, los sistemas, las normas y las instrucciones vigentes para el movimiento
administrativo de la organizacin.
- Organigrama: determina las lneas formales de autoridad y dependencia de los distintos
sectores y de los individuos que lo ocupan.
El organigrama permite conocer de quien depende una unidad o individuo y, a su vez,
quienes dependen de este. Denota tambin los niveles y jerarquas dentro de la
organizacin y como es sumamente dinmico, debe ser constantemente actualizado para
no perder vigencia o significado.
- Manual de Funciones: El manual de funciones comprende una descripcin detallada de
las funciones que deben desarrollar los individuos en los distintos sectores de la
organizacin.
El Manual de Funciones debe expresar claramente y sin ambigedad, a que unidad o
individuo reporta la tarea que se est describiendo, y en caso inverso quienes son los
subordinados de ese sector o individuo.
Este Manual contiene las funciones propias a realizar y cules son las funciones a
supervisar y, por ltimo, cuales son las funciones de control que se deben realizar.
- Manual de Procedimientos: describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse
para ejecutar una funcin, cuales son los soportes documentales y que autorizacin
requiere.
- Manual de Autorizaciones: fija los lmites de actuacin de las personas, expresado en
valores monetarios o unidad de moneda.
Este manual expresa los limites de autoridad de los individuos, detallando que le est
permitido aprobar y comprometer a la organizacin. Tambin indica hasta que monto
puede una persona autorizar un gasto o compras o firmar un cheque o documentacin
comercial.

ELEMENTOS Y FINALIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de control Interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, con procedimientos o
formas preestablecidos que aseguren su estructura interna y comportamiento; adems debe
contar con un grupo humano idneo para las funciones a cumplir, el que debe estar equipado
con los medios o adelantos tecnolgicos adecuados, necesarios y convenientes al tipo de ente de
que se trata.
La finalidad del Control Interno es la de comprobar si la organizacin encuentra o cumple o
alcanza los objetivos que persigue.
Plan de la organizacin
Se necesita contar con una solida estructura de organizacin, entendiendo por esta al orden con
que se administra una institucin, sociedad o corporacin, mediante sus rganos de direccin,
los cuales son responsables de:
1. Establecimiento de las polticas, para lograr los fines u objetivos de la organizacin.
2. Decisiones que se adopten durante el transcurso de la vida de la organizacin
3. Realizar la divisin del trabajo
4. Separar y atribuir funciones
5. Asignar la autoridad y responsabilidad a cada funcin
6. Coordinacin intersectorial
7. La adaptacin al medio en que vive la empresa y el cumplimiento del marco jurdico
Este elemento del Control Interno tiene suma importancia desde el momento en que la tarea de
control y supervisin se va realizando en distintos niveles de la estructura organizativa, y esta
toma diferente matices en base a:
1. Tamao de la empresa
2. Por tipo de actividad que desarrolla
3. Por su ubicacin geogrfica
4. Por el grado de interaccin con el contexto
5. Por los productos o artculos que fabrica o vende o servicios que presta
6. Por el mercado en el que acta
7. Por su tipo de autonoma

Un plan de Organizaciones que satisfaga a las necesidades de un Control Interno debe ser:
1. Simple: en su estructura bsica, en su interpretacin y desde el punto de vista de su costo,
es decir, del factor econmico.
2. gil o flexible: que se adapte a los constante cambios que fluctan en la vida diaria de la
organizacin
3. Autoridad: el plan debe permitir la implantacin de lneas de autoridad, responsabilidad y
control

Es importante que exista, en cuanto a las operaciones de ejecucin, autorizacin y control, una
solida o adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los departamentos y las
gerencias.
Ninguna persona debe controlar las fases de una operacin, sin la intervencin de otro u otros
individuos que provean un control reciproco.
Quien tiene a su cargo la funcin de guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores
similares, o bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operacin y registracin.
Una vez lograda la separacin de funciones entro del ente, debemos continuar con la asignacin
de la responsabilidad a individuos y sectores, con el fin de que ambos acten de acuerdo con lo
prescripto en las polticas emanadas por la Direccin Superior.
Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesaria autoridad, proveniente o
delegada del rgano superior inmediato al que recibe la responsabilidad.
En resumen, un Plan de organizacin debe contener:
1. Definiciones de funciones, autoridad y responsabilidad
2. Segregacin de tareas
3. Comprobacin rutinarias
4. Independencia intersectorial
5. Nivel optimo de subordinados
6. Divisin del Trabajo
7. Auditora Interna y Operativa

Sistema de autorizacin y procedimiento

Cuando la direccin de un ente ha llegado a la determinacin de: los objetivos a alcanzar o
cumplir, un adecuado plan de organizacin y la delegacin de funciones, responsabilidades y
autoridad, debe tener o contar con los medios de control necesarios para que todo lo que ocurra
en la vida diaria de la organizacin tienda al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las
novedades, variaciones o alteraciones que sufra el patrimonio, queden debidamente reflejadas
dentro del sistema de informacin del ente.
Clasificacin de elementos del Control Interno:
 Manual de cuentas: El manual de cuentas contables contiene una explicacin con
referencia al uso o aplicacin que debe darse a cada apropiacin, cuando se trascribe un
hecho o acontecimiento o novedad, al lenguaje de la contabilidad que est reflejado en el
Plan de cuentas.
El manual de cuentas debe estar dividi en secciones tales como: Activo, Pasivo,
Patrimonio Neto, Resultados (perdidas o ganancias), Orden, Movimientos, etc. Cada una de
esas secciones, a su vez estar compuesta por tres partes
La primer parte ser la Codificada, ya sea en forma numrica, alfabtica o
alfanumrica, pero lo importante es que entre una cuenta y otra exista un espacio
abierto para incorporar una nueva o futura cuenta.
La segunda parte contiene el nombre o denominacin de la cuenta, el cual debe
expresar en forma clara y concisa el concepto que la misma almacena.
La tercer parte describe en forma detallada y exacta los hechos, acontecimientos y
operaciones que pueden ser imputados bajo el rotulo de esa cuenta.

La correcta determinacin de estas tres partes contribuir a evitar errores en cuanto a la

homogeneidad de la informacin y a la efectiva seleccin de la cuenta a utilizar, y por
tanto, facilitara la preparacin de los estados contables y de los informes econmicos,
patrimoniales, financieros y de gestin de la empresa.

Manual de procedimientos y sistemas: los mtodos, procedimientos, sistemas, etc.,

describen o detallan en forma secuencial como se realizan las distintas operaciones,
mediante las instrucciones escritas, formularios y registros a utilizar para lograr una
homogeneidad en la manera de:
a) Procesar los hechos
b) Actuacin de los individuos
c) Lograr informacin comprable

Las instrucciones deben ser escritas y, a su vez, claras y completas, pero para lograr que no sean
engorrosas o voluminosas deben tambin ser concisas o concretas.
En forma analtica, el sistema de autorizacin y procedimientos como elemento de control
interno puede contener, entre otras cosas:
1. Manual de cuentas o de contabilidad
2. Planes de cuentas
3. Cuentas de control o movimiento
4. Procesos de comparacin
5. Homogeneidad o uniformidad
6. Medios tecnolgicos
7. Instrucciones por escrito
8. Control operativo
9. Comprobantes y formularios
10.Archivos de informacin
11.Programas (Software) disponibles
12.Pantallas electrnicas
13.Acceso a los sistemas
14.Sistema de aprobacin de operaciones

Prcticas sanas o cumplimientos de los planes de accin

Dentro de un Sistema de Control Interno, la efectividad y eficiencia de las operaciones depende
del cumplimiento por parte de los distintos sectores e individuos de sus respectivas funciones y
responsabilidades, mediante la utilizacin de prcticas o medidas sanas en la ejecucin de sus
tareas.
Los trabajos que realizan los individuos, cualquiera fuera su escala jerrquica, estn sujetos a
una supervisin, constante o espordica en cuanto a su aplicacin. Para que exista una adecuada
supervisin se deben prever, en los procedimientos y sistemas aplicables controles que pueden
estar incorporados dentro de ellos y/o de afuera del contexto en que actan.
Pero lo importante de estos controles es verificar que los mismos acten, ya sea en cuanto a la
extensin, oportunidad o por excepcin.
Todo sistema de Control Interno pensado o elaborado en forma terica puede ser o parecer
correcto o idneo, pero la efectividad o eficiencia del mismo solo se podr conocer en el
momento de su relevamiento y evaluacin, es decir cuando funcione en la vida real de la
empresa; recin ah se podr determinar qu grado de seguridad brinda a la organizacin.
Las diferentes prcticas sanas las podemos detallar de la siguiente forma:
1. Separacin de funciones: se obtiene una comprobacin automtica de la exactitud en el
cumplimiento de las diferentes tareas y, a su vez, se acrecientan las posibilidades de
detectar errores y descubrir fraudes.
2. Sistema de Control Interno integrado: El sistema de control interno debe participar de la
idea de unidad organizacional integral y actuar como vaso comunicante de toda la
organizacin.
3. Identificacin de proveedores
4. Licitaciones o cotizaciones varias
5. Control de ingreso y egreso de productos
6. Control de documentacin: toda documentacin recibida en la empresa proveniente de
facturas, remitos notas de debito o crdito, comprobantes bancarios, etc., debe ser
controlada y aprobada o autorizada antes de su incorporacin a la contabilidad. De la
misma forma deben ser controlados y autorizados los distintos documentos antes de salir
de la organizacin por una persona responsable.
7. Hermeticidad de los depsitos: quien posea bajo su responsabilidad funciones de custodia,
debe estar provisto de elementos de seguridad que le permitan cumplir con su objetivo
con la garanta de que nadie puede introducirse y sacar bienes que estn bajo su custodia
o cargo.
8. Seguros de fidelidad
9. Licencias o vacaciones: deben ser tomadas por lo menos una vez en el ao, es decir, en
forma regular, por aquellos individuos que tienen funciones que permiten, por la ndole de
sus tareas, cometer adulteraciones o fraudes u otras irregularidades en perjuicio del
patrimonio de la empresa.
10.Rotacin de las tareas o funciones: la rotacin del trabajo de los individuos contribuye para
detectar errores o irregularidades.
11.Prioridad a lo importante en vez de a lo urgente: es necesario saber distinguir y dar
prioridad a lo importante y no atender siempre lo urgente, ya que esto no permite ver el
futuro por estar siempre atendiendo el problema presente.
12.Control de los servicios contratados
13.Lo ptimo como enemigo de lo prctico: buscar de resolver los problemas aplicando
siempre lo mejor para el caso, puede demorar acciones que de no practicarse causen un
mayor perjuicio a la organizacin. Lo importante es mejorar de a pasos.

Personal adecuado o dotacin de personal

De nada sirven los tres elementos antes tratados, si no contamos con los individuos idneos que
cumplan con dicho elementos para alcanzar los objetivos del Control interno.
Por eso es importante la dotacin del personal que debe tener una organizacin para cumplir con
sus fines. Se debe partir de una correcta seleccin de sus ejecutivos, funcionarios, jefes
empleados, etc., y para ello la Direccin Superior debe realizar un estudio o evaluacin de cada
puesto gerencial y qu condiciones personales, tcnicas y morales, debe reunir cada individuo
para ocuparlo.
Debe haber un Programa de Bsqueda y Seleccin de los individuos que permita conocer las
caractersticas personales, tcnicas, sociales, experiencia, habilidad, antigedad, conocimiento,
etc., que poseen.
A la Direccin Superior le interesa que exista un adecuado Programa de Entrenamiento para el
persona seleccionado y que exista, a su vez, un Programa de Capacitacin interna, que genere
mejores colaboradores, que sirvan como hombres de reemplazo y que ayude a estos subir en la
estructura de la organizacin, todo lo cual tendera a lograr que el individuo tome conciencia y, se
identifique con los objetivos perseguidos por el ente.
La adecuada seleccin, el entrenamiento oportuno y la apropiada capacitacin, permitirn
obtener una correcta evaluacin del desempeo de los individuos.
Las fases con las que cuenta son:
1. Seleccin
2. Entrenamiento: debe pasar por un periodo de adaptacin a la empresa, en el cual conozca
cules son sus funciones y como se ejecutan y como es el medio en que va a
interrelacionarse
3. Capacitacin: el individuo debe perfeccionarse mediante Programas de Capacitacin
4. Evaluacin: es necesario practicar una constante evaluacin de su actuacin y7o
desempeo, de la cual el individuo debe conocer su resultado.
5. Promocin: la organizacin debe contar con una poltica de promocin de los individuos
que la componen, lo que motivara a estos a mejorarse y, una vez promovidos, les brindara
una satisfaccin de tipo moral y material.
6. Remuneracin. La funcin y responsabilidad deben ser correctamente remuneradas y, en
lo posible acompaadas por incentivos, premios, gratificaciones.
7. Identificacin: es conveniente, para los fines de la organizacin, que los individuos que en
ella trabajan, se sientan plenamente identificados con los objetivos que esta persigue y, a
su vez, se sientan felices de pertenecer a la misma.
8. Rotacin: para que el individuo no se enajene y a su vez aprenda diferentes funciones
9. Licencias o paradas obligadas
10.Examen fsico: anualmente es conveniente hacer un examen mdico para evaluar sus
aptitudes fsicas y mentales y la presencia de enfermedades.
11.Incompatibilidad: en muchos casos los fines de la sociedad y los fines del individuo pueden
contraponerse y, entonces, es necesario que exista una decisin a tiempo, antes que un
conflicto de inters a posteriori.

mbito de aplicacin del Sistema de Control Interno

Un sistema de control interno debe contener como mnimo los siguientes factores o elementos
sobre los cuales debe operar:

Estructura organizativa: es la disposicin otorgada a los recursos del ente, con el objeto de
cumplir con las funciones que le fueron especificadas. Determina la disposicin funcional y
jerrquica de los recursos econmicos (fsicos y humanos).
Los requisitos bsicos del Sistema de Control interno para este caso son:
1. Que existan lneas de responsabilidad y autoridad claramente definidas
2. Que exista unidad de mando
3. Que se cumpla adecuadamente con el concepto de alcance de control
4. Que existan adecuados controles por oposicin
5. Que exista adecuada distribucin en las funciones de autorizacin, ejecucin y
control de las operaciones, as como adecuada custodia del patrimonio
 6. La organizacin deber contar con un organigrama y manuales de organizacin
7. Si existe la funcin de Auditora Interna (u Operativa esta debe depender del ms
alto nivel jerrquico
Sistema de generacin, ejecucin y control de operaciones y transacciones: conforma un
sistema de relaciones entre las distintas estructuras o subestructuras a los efectos de
lograr alcanzar los objetivos de la organizacin.
Este sistema queda definido:

Sistema Concepto
1 Directivo Fija objetivos principales y como lograrlos
2 Operativ Lo forman las polticas, procedimientos (fsicos y de registro) y el
o procesamiento de la informacin.
3 Informati Su funcin es recolectar, registrar, computar, controlar, analizar y
vo comunicar la informacin que surge de las transacciones.

Operadores de los sistemas: los sistemas son operados por la plana humana sobre la base
de la funcin y la dependencia jerrquica.
Los requisitos bsicos del Sistema de Control Interno son:
1. Que se definan y apliquen los procedimientos de contratacin de persona
tcnicamente idneo
2. Que se establezcan programas de capacitacin y entrenamiento
3. Que existan mtodos de evaluacin
4. Que existan planes de rotacin
5. Que se defina la poltica de incompatibilidades para el desempeo de las funciones

UNIDAD 4
LAS ACCIONES DEL PROCESO CONTABLE: LA CAPTACION DEL DATO
Todo acto o hecho econmico, para ser considerado como informacin til por parte de la
organizacin, debe estar vinculado o relacionado con esta.
Desde el punto de vista de su origen, los datos se pueden clasificar en:

Provenientes del contexto

Por transacciones con terceros
Por hechos internos de la organizacin

En algunos casos los datos tienen solo contenido cualitativo y lo tanto no son registrables o no
procesables y en otros casos los datos tienen contenido cualitativo y cuantitativo lo que permite
medir; a estos ltimos se los denomina informacin contable procesable por la posibilidad de ser
registrados.
Ambos, registrables y no registrables, informan respecto a determinada situacin que afecta a la
organizacin, siendo tiles para la toma de decisiones y el control de la gestin.
Todos los datos generados en actos o hechos econmicos producidos dentro o fuera de la
organizacin, procesables o no, llegan al sistema de informacin contable va oral o escrita.
La va oral tiene serias deficiencias ya que permite que cada trasmisor comunique un
determinado hecho en particular de manera distinta y adems no deja fsicamente documentado
o instrumentado el origen de cualquier acto o hecho econmico que sea susceptible de ser
captado por el proceso contable. Por lo tanto, el medio ms apto es por va escrita.
Sin embargo, esta va tambin tiene sus problemas, ya que quien tiene la responsabilidad de
escribir o trascribir el dato al papel puede hacerlo sin tener presente cuales conceptos son
relevantes para la organizacin, para el proceso contable o para la toma de decisiones y el
control y cules no. De all que es necesario estandarizar o uniformar la informacin. Esta
estandarizacin es un medio impreso predeterminado donde se vuelvan los datos que son
necesarios al proceso contable.
Este medio impreso predeterminado recibe el nombre de formulario.
EL FORMULARIO
Concepto
Es el medio impreso apto para contener y simplificar los datos que se originan en el curso de los
actos o hechos econmicos repetitivos, permitiendo que sean comunicados al sistema de
informacin contable de manera uniforme.
Diseo de los formularios
- Quien disea los formularios:Se sugiere que el diseo de los formularios se haga mediante
un traba coordinado entre las reas involucradas, supervisadas por un departamento o
rea que cumpla con los siguientes requisitos:
a. Tenga un conocimiento global de la organizacin de la empresa como as tambin
las reales necesidades de informacin de la estructura organizativa
b. Posea conocimientos bsicos sobre comunicacin, diseo, formas, impresin, etc.
- El manual de formularios: una vez acordado los datos a contener y el diseo de todos y
cada uno de los formularios, se debe poner en marcha el sistema de formularios e
instrucciones. Este sistema de formularios se describe y detalla en el manual de
formularios y consiste en:
a. El detalle del proceso o circuito a travs del cual circula el formulario, denominado
rutina
b. Un conjunto de instrucciones que establece:
En que o cuales hechos econmicos debe utilizarse
Como debe confeccionarse, elaborarse o completarse
Cuando debe confeccionarse o completarse
Quien debe confeccionar el formulario
Cantidad de copias y destino de cada formulario

Las ventajas de implementar un manual de formulario son:

Coordinacin y correlacin entre el juego de formularios disponibles, esto es a los efectos

de evitar:
o Superposiciones o repeticiones de informacin procesable captada
o Que haya ciertos hechos econmicos que queden sin captar, es decir sin volcar a los
formularios
Continuidad organizacional, en el sentido de que al existir un manual, diseo y aprobado
en forma consensuada por los distintos factores involucrados, este trasciende las propias
personas o individuos que integran la empresa y por lo tanto su uso y aplicacin no queda
supeditado a la existencia o permanencia de un funcionario, sino que va mas all de las
personas que integran dicha organizacin.

- Pautas a tener en cuenta para el diseo del formulario:

Las pautas ms importantes a tener presente son:
a. Nombre del formulario: lo importante es que el mismo permita identificarlo sin lugar
a equvocos para evitar confusiones. Adems, el formulario debe tener el mismo
nombre o designacin en todas las reas de la organizacin, es por eso que en el
 encabezamiento del formulario se debe colocar en forma visible el nombre del
mismo.
b. Informacin que se desea comunicar: la informacin producida por un hecho
econmico puede ser:
o Cualitativas, o sea, el relato y detalle del tipo de la operacin realizada, el
nombre y el domicilio de la o las partes intervinientes, etc.
o Cuantitativa, como ser precios unitarios de artculos, importes totales,
importes cobrados o pagados, etc.
c. Vas de comunicacin: es importante el conocimiento de la organizacin, su anlisis
departamental o reas de responsabilidad, a fin de determinar el circuito que
seguir cada formulario dentro de la organizacin y desde esta hacia terceros.
Tambin debe proponerse en el diseo alguna forma de dejar constancia de todas
las personas o reas que intervinieron tanto en su confeccin como en su
manipuleo, agregndole o no datos; generalmente estas constancias de los
intervinientes en el circuito se asientan en la denominada minuta de seguimiento.
d. Quien y donde se lo confecciona: es importante determinar el responsable o rea
encargado de llenar el formulario, esto es a los efectos de deslindar
responsabilidades, para evitar:
Que la confeccin o llenado del formulario se omita
Que algn hecho econmico realizado se omita
Fallos en la calidad de la informacin que se coloca

En cuanto a donde se confecciona, es tambin un aspecto a tener en cuenta por

quien disea el manual de formularios
e. Usuario o receptor de la informacin: el receptor de la informacin puede ser:
Un tercero a la organizacin, en este caso debe implementarse el diseo
dejando el espacio suficiente para su identificacin
La propia organizacin, en este caso el hecho econmico a ser comunicado
por el formulario nace y muere dentro de la misma, aqu corresponde
identificar a las reas que emiten y recepcionan la informacin.
f. Tipo de operaciones que realiza: cada organizacin, en funcin de su objeto o del
producto que comercializa, tiene una modalidad distinta de operar, sobre todo en
las operaciones de ventas y cobranzas.
g. Tipos de control es implementar: es importante que el diseo del formulario y, por
consiguiente, el sistema de formularios este coordinado con el sistema evaluativos
de control de gestin y su correspondiente proceso de control, con sus tipos de
control, puntos de control, reas de control, etc.
Tambin es importante dentro del proceso de control, la constancia de participacin
por parte de los responsables que intervienen en la confeccin del formulario,
clculo y autorizacin de la operacin. Tal constancia debe estar prevista en el
diseo.
h. Tipos de archivo: la necesidad de la guarda de la documentacin respaldatorio de
un hecho o acto econmico, impone implementar en el sistema de formularios una o
varias copias para archivo, determinndose a dems la forma en que se archivaran.

- Otras pautas para el diseo de formularios

Al disear un formulario se deber logrear que la informacin contenida en el este
distribuida en forma esttica, clara y armoniosa, ya que se pretende que, en la
 medida que cualquier persona necesitase obtener datos de l, los mismos surjan
con facilidad.
Hay que analizar el tamao del formulario a los efectos de lograr el fcil manipuleo
de los mismos
La eleccin del tipo de papel y el gramaje es fundamental, por cuanto si es un
documento que recorrer una rutina extensa, el mismo debe ser lo suficientemente
apto para soportar su manipuleo
En cuanto al color del papel, est estrechamente vinculado a la cantidad de copias a
realizar por formularios, aconsejndose a los efectos de su identificacin visual,
utilizar el original de un color, el duplicado de otro, el triplicado de otro y as
sucesivamente

Distribucin grafica del formulario

Una distribucin grafica adecuada de un formulario es aquella que lo divide en tres partes:
a. Encabezamiento: que a su vez puede dividir en dos partes:
1) Datos del emisor del comprobante: razn social, domicilio, nmero de telfono, su
condicin impositiva, etc., a esto tambin se lo denomina membrete y
generalmente esta pre impreso, por lo tanto no debe ser llenado por quien
confecciona el formulario
2) Datos referidos al formulario: nombre del formulario colocado con letras bien visible
a los efectos de su fcil identificacin, distintas referencias a inscripciones en
organismos estatales y de contralor y el nmero de orden correlativo del mismo.
Estos datos tambin estn pre impresos
Los datos que integran el encabezamiento, en general se denominan datos fijos del
formulario.
Este detalle del encabezamiento es utilizado cuando se trata de formularios de uso
externo, en caso de tratarse de formularios de circulacin interna, el encabezamiento se
reduce considerablemente, quedando el nombre identificatorio del formulario y la
numeracin correlativa.
b. Cuerpo: se puede dividir a su vez en tres partes:
1) Datos cualitativos subjetivos
Datos de identificacin del receptor o destinatario del formulario: nombre o
razn social, domicilio, nmeros de inscripcin ante los organismos de
contralor y cualquier otro dato que ayude a identificar al tercero.
Cuando se trata de formularios de uso interno se remplazara por el nombre
del rea hacia donde se destinara la informacin.
2) Datos cualitativos objetivos
Fecha de la operacin: esta puede colocarse simplemente dentro de tres
casilleros (da-mes-ao) o colocarse bajo la forma de redaccin el lugar y da
de la operacin.
Datos de la operacin: tales como el detalle o descripcin de la operacin
contenida, descripcin de los artculos vendidos, entregados, recibidos,
comprados, etc., valores recibidos o entregados, sus caractersticas (efectivo,
cheques, tarjeta de crditos, bonos, etc.). Es decir, toda redaccin que ayude
a identificar al hecho econmico o a la materia administrable de la operacin
econmico-financiera respectiva (compra, venta, pago, cobranza, etc.)
3) Datos cualitativos de la operacin
Precios unitarios, importes, impuestos, descuentos, cargos por fletes,
intereses, otros cargos, etc.
 Al cuerpo del formulario tambin se lo denomina texto. El diseo de un formulario
en la parte del texto puede variar:
Cuando el contenido de datos cualitativos es preponderante ya que el detalle
o descripcin de la operacin es extenso y la parte cuantitativa es solo un
importe, el diseo se lo puede hacer en forma horizontal o apaisado, tal cual
una redaccin de izquierda a derecha.
Cuando el contenido de datos cualitativos no es tan importante y esta
informacin puede escribirse en forma tabulada (o en columnas), el diseo se
llama vertical o por columnas, utilizando una columna por cada concepto a
detallas (tanto los datos cuantitativos como los cualitativos).
c. El pie: se divide tambin en dos partes:
1) Aclaraciones de hecho econmico a contener en el formulario: en general llevan
algunas leyendas fijas de carcter aclaratorio, espacios para la colocacin de firmas
en caso de que el hecho econmico en cuestin as lo requiera.
2) Minuta de seguimiento: es un conjunto de casilleros con espacio suficiente para
colocar un nombre o una inicial. Tiene por objeto dejar constancia de las personas
que intervienen en la rutina del formulario, desde su confeccin y llenado, pasando
por el control de las sumas y de los precios, hasta alguna autorizacin especial si
esta es requerida.

COMPROBANTES
Concepto y clasificacin
- Concepto: Cuando a un acto o hecho econmico se lo puede verificar objetivamente, ya
que se dispone de los datos cualitativos y cuantitativos emanados del mismo y, adems,
se cumple con la pauta de certeza en cuanto a la irreversibilidad de la ocurrencia de ese
hecho econmico, se proceden a volcar dichos datos (o informacin procesable) en el
formulario, transformndolo en comprobantes.
El comprobante es bsicamente una fuente de datos o documentacin fuente. La
caracterstica de fuente del comprobante est dada por el hecho de ser el instrumento
material que revela la existencia de un acto o hecho econmico que puede ser un hecho
registrable o un hecho no registrable.
Cuando el hecho es registrable, el comprobante acta como soporte de entrada al proceso
contable para el clculo, clasificacin y registracin de las operaciones econmico-
financieras.
Cuando el hecho es no registrable, el comprobante ser documentacin fuente para
aquellos actos o hechos econmicos de carcter meramente informativo o aclaratorio y
que es cuando la informacin no afecta cuantitativa ni cualitativamente la igualdad
contable.
Tanto los hechos registrables como los no registrables son tiles al proceso decisorio y el
control.
Clasificacin
Comprobantes propios:Confeccionados por la organizacin en formularios propios.A
su vez, estos puede ser:
Uso interno: son aquellos que comunican hechos ocurridos y concluidos
dentro de la misma.
Uso externo: trasciende su mbito y sirven para comunicar informacin tanto
al sistema de informacin de la organizacin como al sistema de informacin
del tercero.
 Comprobantes de terceros: confeccionados fuera de la organizacin en formularios
ajenos al mismo, pero referidos a hechos econmicos que vinculan a ambos, la
organizacin y los terceros.

Algunos ejemplos
- Funcin compras:
Pedido interno de Compras: preparado por los distintos departamentos para solicitar
la provisin de artculos
Solicitud de cotizacin: es en elcaso de solicitar precio, plazo de entrega y
financiacin a potenciales proveedores de un artculo que la organizacin necesita.
Se administra por departamentos de compras
Orden de compra: una vez seleccionado el proveedores, se le solicita el envidio de
articulo cotizado. Se administra por departamento de compras
Gua de recepcin: se confecciona en la organizacin para controlar los artculos
enviados por el proveedor. Se administra por departamentos almacenes, seccin
recepcin
Remito del proveedor: es el control que el proveedor tiene de que los artculos
enviados fueron recepcionados. Se administra por departamento almacenes y
contadura
Factura del proveedor: es por los artculos vendidos por el proveedor a la
organizacin. Se administra por departamento contadura
- Funcin Pagos:
Recibo de cancelacin factura: es el pago que se le realiza al proveedor. Se
administra por departamentos contadura y tesorera
- Funcin Ventas:
Nota de pedido de cliente: es cuando el cliente compra un determinado articulo
Remito del cliente: es la constancia y control que tiene la organizacin de que los
artculos fueron recepcionados por el cliente
Factura al cliente: es para constancia de la mercadera que se vendi
- Funcin Cobranzas:
Recibo de cobranzas: se confecciona cuando el cliente cancela su deuda con la
organizacin

Funcin de los comprobantes

La funcin de los comprobantes es la de documentacin fuente de datos.
Para los comprobantes registrables, automticamente se convierten en documentacin
respaldatoria de la informacin procesada y si son no registrables, se utilizan como respaldo del
hecho econmico informado.
Los comprobantes cumplen funciones de ndole legal e ndole jurdica, independientemente si
son registrables o no registrables.
- Funcin Contable
Registrables: comunican informacin procesable de manera uniforme y
estandarizada al proceso contable, es decir, actan como fuente de informacin del
proceso contable.
Una vez procesada la informacin, esta queda registrada en las cuentas y en los
registros, luego se informa a los usuarios de la contabilidad.
Por lo tanto la informacin procesada tiene su origen en el comprobante, por lo que
 se lo considera el instrumento valido para respaldar las registraciones efectuadas
que figuran almacenadas en los registros.
Tambin respaldan la informacin contenida en los soportes de salida de la
informacin, es decir, en los reportes de uso interno y en los estados contables.
No registrables:comunican informacin no procesable de manera uniforme y
estandarizada a todo el sistema integrado de informacin de la organizacin.
De esta manera permiten comunicar datos vinculados con la informacin procesable
y procesada, amplindola y muchas veces aclarndola. En otros casos es
simplemente para que la organizacin tome conocimiento y est informada de un
determinado hecho econmico.
- Funcin Legal: los comprobantes cumplen una funcin legal-jurdica, ya que la legislacin
vigente se orienta a dar validez plena a las constancias en los libros de comercio, siempre
que dichas anotaciones estn respaldadas por comprobantes fehacientes. (Ver: Art. 43, 44,
68 del Cdigo de Comercio).

ARCHIVOS
El comprobante para cumplir con su funcin respaldatoria de las registraciones o de los hechos
econmicos no registrables, debe ser conservado durante cierto periodo de tiempo. Esta
conservacin solo es posible si se dispone de un adecuado archivo.
Archivo es el lugar donde se guardan los comprobantes
Los archivos revisten especial importancia por cuanto, si en algunos casos existiese un principio
de duda respecto a cierta informacin contable contenida en los registros, esta podra ser
dilucidada recurriendo a la documentacin contenida en los archivos.
Para instrumentar un sistema de archivos se deben tener presente algunas pautas:
a. Que comprobantes deben ser conservados
b. Durante cunto tiempo debe ser conservados los distintos tipos de comprobantes
c. Como deber ser acomodados u ordenados los comprobantes para hacer ms fcil y
accesible su identificacin posterior
d. Analizar el espacio disponible para la guarda de los comprobantes, su ubicacin dentro de
la organizacin y los medios tcnicos que dispone la organizacin

Formas de archivar
Con respecto a que documentos deben ser conservados, la respuesta es: todo
aquellos que sirven como documentacin respaldatoria de hechos econmicos
cuantificables registrables y registrados (generadores de informacin contable
procesada) y de hechos econmicos no registrables.
Con respecto a cunto tiempo deben ser conservados los documentos:
Aquellos documentos que representan ttulos de propiedad (escrituras, ttulos
de propiedad automotor, etc.), o las facturas y recibos de activos fsicos y7o
inversiones a largo plazo, deben ser mantenidos indefinidamente para
proteger la propiedad
En cuanto al resto de los documentos, el Artculo 67 del Cdigo de Comercio,
modificado por la Ley 16478 dice en su parte pertinente: << que la
documentacin a que se refiere el artculo 44 debe conservarse durante diez
aos contados desde su fecha >>, se interpreta con un criterio practico que
los diez aos se cuentan a partir del cierre del ejercicio econmico en donde
esos comprobantes estn registrados.
 La forma de archivarlos se clasifica en dos criterios:
1) Criterio objetivo: consiste en tabular a los comprobantes en funcin del objeto,
hecho econmico o tipo de operacin que representan
2) Criterio subjetivo: consiste en agrupar la documentacin en funcin al sujeto
interviniente en la o las operaciones, sin importar que tipo de documentos se trate.
Lo fundamental es determinar o distinguir al sujeto que interviene en la operacin,
independientemente del tipo de comprobante.

Un sistema de archivo ideal es llevar una combinacin de ambos archivos, por

ejemplo, en contadura el archivo objetivo y en los departamentos de compra,
ventas, etc., el archivo subjetivo.
Tipos de archivos
Los archivos hasta ahora detallados, son los denominados archivos directos pues se conserva el
comprobante tal cual se emiti.
Sin embargo, existen otras tcnicas de archivo, por sobre todo aplicables en organizaciones que
manejan un elevado nmero de comprobantes, como por ejemplo la tcnica del microfilmado y/o
cualquier otro tipo de soporte electrnico (CDs, DVDs, etc.).
Estos tipos de tcnicas integran la clasificacin de archivos indirectos ya que el comprobante no
se archiva en el mismo estado en que se emiti.
LOS FORMULARIOS Y COMPROBANTES SEGN LAS NORMAS DE CONTRALOR Y
FISCALIZACION
Introduccin
La Resolucin General 1415/03 de la AFIP establece un rgimen de emisin de comprobantes,
registracin de operaciones e informacin
- Comprobantes que estn sujetos a esta resolucin: los comprobantes respaldatorios de las
siguientes operaciones:
Compraventa de cosas muebles
Locaciones y prestaciones de servicios
Locaciones de cosas
Locaciones de obras
Seas o anticipos que congelan precio
Traslado y entrega de productos primarios o manufacturados
Pesaje de productos agropecuarios

- Comprobantes que estn comprendidos

a. Comprobantes que respaldan la operacin realizada:
1) Facturas
2) Facturas de exportacin
3) Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales, emitido por el
comprador de dichos bienes
4) Recibos emitidos por profesionales universitarios y dems prestadores de servicios
5) Notas de dbitos y/o crdito
6) Tiques, facturas, tiques facturas, notas de debito y dems documentos fiscales
emitidos mediante la utilizacin del equipamiento electrnico denominado
controlador fiscal
7) Documentos equivalentes a los precedentes

b. Comprobantes que respaldan el traslado y entrega de bienes:

 1) Factura
2) Remito
3) Gua
4) Documentos equivalentes a los precedentes
c. Comprobantes que respaldan la operacin de pesaje de productos agropecuarios
1) Tiques de balanza
2) Documentos equivalentes a los precedentes
d. Comprobantes referidos a mandatos o consignacin en operaciones con rodados
usados, segn la RG (AFIP) N 1997/06
Se considera documento equivalente todo instrumento que, de acuerdo a los usos y
costumbres, sustituya el empleo de la factura o remito.

- Sujetos que no estn comprendidos en este rgimen

Organismos estatales
Prestadores de servicios de correos y encomiendas, exclusivamente por las ventas
de estampillas y cuando utilicen maquinas timbradoras
Empresas que presten servicios de telfono pblico directamente al usuario, cuando
se empleen fichas, cospeles, etc.
Entidades financieras
Empresas que presen servicios de trasporte pblico de pasajeros, agencias de
turismos o viajes, exclusivamente en lo referente a la venta de pasajes
Productores primarios por la actividad agropecuaria, caza, silvicultura, pesca,
recolectores de leche, etc. Es decir, productos tales como granos, cereales, ganado,
leche, etc.
Empresas de espectculos pblicos, parques de diversiones y bailes
Concesionarios autorizados para venta de billetes de loteras, prode y quiniela
Directores de sociedades annimas, sndicos, socios gerentes de sociedades de
responsabilidad limitada, consejeros de sociedades cooperativas, etc.
Abogados, peritos, etc., que perciban honorarios judiciales
Instituciones religiosas, asociaciones que no persigan fines de lucro, fundaciones,
mutuales y asociaciones deportivas y de cultura fsica.
Quienes vendan fichas o tarjetas para el estacionamiento en la va publica
Quienes desarrollen actividades en relacin de dependencia o realicen prestacin
del servicio domestico por hora
Emisoras de tarjetas de compra y/o de crdito
Locadores de un nico inmueble cuando el importe mensual no supere los $1500
Quienes utilicen, para sus operaciones de ventas de bienes, maquinas
expendedoras automticas accionadas por cospeles o moneda
Concesionarios del Sistema Nacional de Aeropuertos pro los servicios prestados por
el uso de aerostaciones correspondientes a vuelos de cabotaje e internacional

- Tipificaciones de sujetos que intervienen en este rgimen

Responsable inscriptos en el impuesto al valor agregado (RI)
Exentos del impuesto al valor agregado (E)
No responsables del impuesto al valor agregado (NR)
Consumidores finales (CF)
Sujetos no categorizados (NC)
Sujetos adheridos al rgimen simplificado- monotributo (MT)

Los comprobantes que emitan los diferentes tipos de sujetos tendrn distintitas:
identificaciones, cantidades de copias y destinos y caractersticas o datos.
Los comprobantes segn la RG (AFIP) 1415 y 1575
- Identificaciones

Emisor del Receptor del Tipo de letra

comprobante comprobante
- Responsables Responsable inscripto A
Inscriptos A CON LEYENDA
M
Exentos
No responsables B
Consumidores finales
Monotributistas
No categorizados
- Exento Cualquier sujeto
- No responsable C
- Monotributista
- Responsable Importador de exterior
inscripto E
- Exento
- No responsable
- Monotributista

- Cantidad de copias y destinos de los comprobantes

Se debe emitir como mnimo dos ejemplares, cada uno de ellos con el siguiente destino:
Original: se entrega al adquiriente, prestatario o locatario, o de corresponder al
destinatario del bien.
Duplicado: queda en poder del emisor para ser utilizado como documentacin fuete
y respladatoria.

Los sujetos responsables inscriptos o exentos ante el impuesto al valor agregado que
optaron por el rgimen especial de emisin y almacenamiento de duplicados
electrnicos emiten, en papel, el original del comprobante para ser entregado al
comprador, prestatario o locatario, en tanto el duplicado del mismo, queda almacenado
electrnicamente.
- Datos que deben tener los comprobantes:
Datos que deben incluirse en el diseo respecto del emisor y del comprobante
Datos Pre-Impresos:Son aquellos consignados en los comprobantes en oportunidad
de su impresin por imprenta
Apellido y nombre, denominacin y razn social
Domicilio comercial (lugar fsico donde se emite el comprobante)
Clave nica de identificacin tributaria (CUIT)
Numero de inscripcin en el impuesto sobre los ingresos brutos o convenio
multilateral, o su condicin de exento o contribuyente
La leyenda que identifique al emisor con alguna de las tipificaciones citadas
anteriormente. IVA Responsable Inscripto, IVA Exento, No Responsable IVA o
Responsable Monotributo (no incluye al consumidor final, por cuanto este no
emite comprobante) (no existe, disposiciones respecto al no categorizado)
Numeracin consecutiva y progresiva compuesta por doce dgitos:
 o Los cuatros primeros, de izquierda a derecha, identifican el lugar de
emisin del comprobante (Por ej., sucursal Tucumn, Sucursal Bs. As,
etc.)
o Los ocho restantes indican el numero de comprobante propiamente
dicho

Se debe asignar el cdigo a cada uno de los lugares o medios (por ej.: vendedores,
camiones, corredores, secciones, etc.) afectados a la emisin de los comprobantes,
con prescindencia del establecimiento o lugar fsico (inmueble).
Fecha de inicio de actividades precedida de la leyenda <<Inicio de
Actividades >>
Apellido y nombres, denominacin o razn social y CUIT de quien efectu la
impresin y fecha en que se realizo
Primero y ltimo de los nmeros de los documentos que comprende la
impresin efectuada
Numero de habilitacin del establecimiento impresor, otorgado por el
organismo de contralor
Cdigo de autorizacin de impresin, precedido de la leyenda <<CAI N ...
>> solo para comprobantes A, B o E
Fecha de vencimiento del comprobante, precedida de la leyenda <<Fecha de
Vto.:.. >>, solo para comprobantes A, B o E

Datos a completar en el momento de emisin

Letras A, B, C o E segn corresponda, en los trminos expresados
anteriormente
La palabra original o duplicado, segn corresponda
Fecha de emisin
Nmero del o los remitidos emitidos y vinculados con la operacin

Datos que deben incluirse en el diseo, respecto al receptor del comprobante:

comprador, locatario o prestatario
Apellido y nombres, denominacin o razn social
Domicilio comercial
CUIT
Leyenda que identifique al receptor del comprobante con alguna de las
tipificaciones citadas anteriormente: IVA Responsable Inscripto, No
responsable IVA, IVA exento, Responsable mono tributo, No
Categorizado o a Consumidor Fina

Cuando se trate de un consumidor final, el apellido y nombres, domicilio y CUIT

se colocara nicamente para operaciones iguales o superiores a los $1000
De tratarse de una operacin de exportacin, deber contener:Apellidos y
nombres, denominacin o razn social, domicilio comercial, clave de
identificacin tributaria otorgada por el fisco del pas en que se encuentra
domiciliado, radicado o constituido o, en su caso CUIT, leyenda IVA exento
operacin de exportacin
Datos relacionados a la operacin efectuada
Descripcin que permita identificar el bien vendido, el servicio prestado, la
cosa, obra o servicio locado o el trabajo efectuado. Se puede utilizar un
 sistema de cdigos, siempre que se encuentre incorporado al proceso de
emisin de los comprobantes utilizados y sea fehacientemente comprobable
Cantidad de los bienes enajenados
Precios unitarios y totales
Cuando la operacin se realice en moneda extranjera se debe consignar el
tipo de cambio utilizado
Todo otro concepto que incida cuantitativamente en el importe total de la
operacin, ej. Descuentos

Datos vinculados con el tratamientos a dispensar en el impuesto al valor agregado:

en tal caso el diseo deber considerar las tipificaciones de los sujetos,
mencionados con anterioridad

De RI a RI: alcuota del impuesto al valor agregado al que est sujeta la

operacin, monto del impuesto resultante, monto de otros tributos (ej.
Impuestos internos) que no integran el precio neto gravado, importe de las
percepciones que resulten procedentes.
De RI a NR, E, MT, o CF: no debe discriminarse el gravamen que recae sobre
la operacin, salvo casos excepcionales. En caso de ventas a NC, se efecta
una percepcin de IVA
De MT a otros: en ningn caso corresponde efectuar discriminacin alguna
del impuesto al valor agregado, con prescindencia de carcter que revista el
comprador, prestatario o locatario y del tipo de transaccin de que se trate
De NR o E, a otros: la operacin no lleva IVA

Medidas mnimas y ubicacin de los datos en los comprobantes: los comprobantes

incluidos en entes rgimen, as como los remitos tendrn que tener un tamao
mnimo de 15 cm de ancho y 20 cm de largo. Adems, debern ajustarse a
determinada ubicacin de sus datos de acuerdo al esquema que sigue:
Espacio superior izquierdo (recuadro de 7cm de ancho por 3 cm de largo, por
lo menos: nombre de fantasa, si lo dispone el emisor, apellidos y nombres,
denominacin o razn social, domicilio comercial.
Estos tres elementos conforman el membrete. Todos estos datos estn
referidos al emisor del comprobante
Espacio superior derecho (igual recuerdo que anterior): numeracin pre
impresa, fecha de emisin, CUIT, numero de inscripcin en el impuesto sobre
los ingresos brutos o convenio multilateral o su condicin de exento o no
contribuyente, fecha de inicio de actividades en el local o establecimiento
Espacio superior centro: se consignara en forma destacada las letras
identificatorias: A, B, C o E, segn corresponda.
Espacio medio-superior (abarca los tres sectores, izquierdo, derecho y
centro): destinado a la identificacin del receptor del comprobantes
(adquirente, locatario o prestatario)
Espacio medio: destinado a explicitar las condiciones de ventas (contado,
cuenta corriente, etc.)
Espacio medio inferior: se consigna los datos cualitativos de la operacin (en
caso de venta: articulo, tipo, cdigo, cantidad, etc.) (o en caso de locacin o
prestacin: la locacin y/o servicio prestado; datos cuantitativos de la
operacin (alcuota, importe neto gravado, impuesto resultante, tributos que
 no integran el precio neto gravado, eventuales percepciones y el total
facturado)
Espacio inferior izquierdo: apellido y nombres, denominacin o razn social y
CUIT de quien efectu la impresin de los comprobantes, fecha de impresin
de los comprobantes, primero y ltimo de los nmeros de los comprobantes
impresos, nmero de habilitacin del establecimiento impresor
Espacio inferior derecho: cdigo de autorizacin de impresin, precedido de la
leyenda <<CAI N>>, fecha de vencimiento de los comprobantes,
precedida de la leyenda <<Fecha de vto.: >>. Este dato debe ser
consignado en caracteres no inferiores al tamao de tipogrfico doce (12)

- Caractersticas de los comprobantes que respaldan el traslado y entrega de productos

Todo traslado o entrega de productos primarios o manufacturados debe ser documentado

mediante factura, remito, gua o documento equivalente, aun cuando se trate de traslados
o entregas que se realicen a ttulo distinto de la compraventa.
El remito, la gua o documento equivalente se debe emitir con anterioridad al traslado del
producto y lo debe acompaar hasta su destino.
Los datos que debe contener estos comprobantes son similares a los ya mencionados y
adems se debe consignar la leyenda documento no valido como factura. Los datos
vinculados a la imprenta y a la emisin solo son obligatorios en los remitos de clase R.
Asimismo debe contener los siguientes datos:
Relacionado a la operacin efectuada: descripcin, contenido y cantidad de bienes
trasportados
Relacionados con el trasportista: apellido y nombre, denominacin o razn social,
domicilio comercial y CUIT de la empresa trasportista, cuando corresponda

Cuando no se pueda identificar el destinatario de los productos al momento de a

salida, el comprobante de salida deber emitirse a nombre del trasportista, quien lo
mantendr en su poder junto con los duplicados de la documentacin que entregue
como constancia de descarga.
Respecto a comprobantes que respalden el traslado y entrega del producto estar
identificado con las letras.

Sistemas de emisin
Los comprobantes pueden emitirse:
Forma manual: se refiere a la emisin de comprobantes en forma manuscrita (talonario de
facturas), o cuando se utilicen computadoras nicamente como procesador de textos.
Mediante la utilizacin de sistemas no manuales:
1. Sistemas computarizados (auto-impresores), electromecnicos o mecnicos
2. Equipamiento electrnico denominado controlador fiscal si se trata de
documentos fiscales

Para la emisin de los comprobantes podr utilizarse, en forma complementaria o alternativa,

sistemas manuales y computarizados.
Cuando se opte por sistemas no manuales de emisin, adems se deber tener comprobantes
impresos por imprenta para su utilizacin cuando se encuentre inoperable el sistema.
- Que es un controlador fiscal y quienes deben utilizarlo
Es un equipamiento electrnico homologado por el fisco destinado a procesar, registrar,
emitir comprobantes y conservar datos de inters fiscal que se generan como
 consecuencias de las ventas, prestaciones de servicios y locaciones. Las caractersticas de
este equipo aseguran la inviolabilidad de la memoria, la cual recepta todos los datos
vinculados con la operacin.
Estn obligados a utilizar este equipo para emitir sus comprobantes fiscales:
1. Los responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado
2. Los monotributistas cuando: opten por emitir tiques por sus ventas a consumidores
finales o renueven o amplen el parque instalado de mquinas registradoras
3. Los sujetos que emitan tiques para respaldar sus operaciones con consumidores
finales, cuando inicien actividades o renueven o amplen el parque instalado de
mquinas registradoras

Vencimiento de los comprobantes:Los comprobantes impresos por imprenta tendrn una

validez de dos aos, excepto los recibos clase A y B, las facturas de exportacin, las notas de
dbito y de crdito por operaciones con el exterior, los que tendrn una validez de tres aos. Por
su parte los comprobantes impresos por los auto-impresores tendrn una validez mxima de dos
aos.
Momento de emisin y entrega del comprobante

OPERACIN FECHA LIMITE PARA SU PLAZO DE

EMISION ENTREGA
Compraventa de cosas Ultimo da del mes calendario
muebles en que se produjo la entrega de
la cosa mueble o de su puesta
a disposicin del comprador, lo
que fuera anterior
Locaciones y Da en que se concluya la Dentro de los
prestaciones de prestacin o ejecucin o en que diez das
servicios. se perciba, en forma total o corridos
Locaciones de obras parcial el precio, el que fuera contados a partir
anterior de la fecha de
emisin
Servicios continuos Ultimo da de cada mes
calendario, excepto que con
anterioridad se hubiera
percibido (en forma total o
parcial) el precio o concluido la
operacin
Locaciones de cosas Fecha de vencimiento fijada
para el pago del precio o
alquiler correspondiente a cada
periodo
Anticipos que fijan Da en que se perciba (en
precios forma total o parcial) el importe
del anticipo
Servicios varios (Luz, Fecha del primer vencimiento Hasta la fecha
agua, gas, internet, fijado para su pago del primer
cable y etc.) vencimiento
fijado para su
pago
Pesaje de productos Da en que se realice la En el acto de
agropecuario operacin de pesaje realizarse la
operacin de
pesaje
Casos especiales
Las notas de crdito y/o debito que se emitan en concepto de descuentos, bonificaciones,
quitas, devoluciones, rescisiones, intereses, etc. Debern ajustarse a los mismos requisitos
que deban cumplimentar con relacin al comprobante emitido por la operacin originaria
(adems podrn ser confeccionadas en los mismo talonarios de comprobantes o listados
continuos utilizados respecto de la operacin originaria).
Los profesionales y dems prestadores de servicios debern optar por utilizar solo facturas
o recibos como documentos equivalentes), no resultando valido en este caso la emisin
indistinta o alternada de recibos o facturas.
Los comprobantes recibos que se emitan e carcter de pago total o parcial de una
operacin que ha sido documentada mediante la emisin de una factura o documento
equivalente debern ser identificados con la letra X y con la leyenda documento no
valido como factura.

Plazos de conservacin
Las copias y/o originales de los comprobantes emitidos o recibidos debern conservarse en
archivo por un trmino que se extender hasta cinco aos despus de operada la prescripcin
del periodo fiscal a que se refieran.
El remito, gua o documento equivalente de ser conservado por un periodo no inferior a dos aos,
contados a partir de la fecha de emisin inclusive.

UNIDAD 5 Y 6
Captulo I: CUENTAS Y PLANES DE CUENTAS
Concepto Cuenta: Puede ser visto bajo 2 conceptos:

Como parte de la concepcin de la teora de las cuentas: Intenta dar explicacin a la razn
y funcionamiento del sistema de informacin contable. Se la entiende como un concepto
definitorio de la teora de la contabilidad.
Como pieza de orden prctico para la sistematizacin de los datos y su emisin en forma
de reportes: Dentro del proceso de informacin contable. Su uso es tcnico y responde a
reglas precisas.

DESARROLLO HISTRICO

Hendriksen: el objetivo de las cuentas es, por lo comn, suministrar un medio gracias
al cual todas las transacciones puedan registrarse fcilmente y sin construcciones
ficticias. Se utilizan para explicar el sistema de la partida doble y las caractersticas
bsicas del Activo, las participaciones, los ingresos, los gastos y las utilidades.
Manero: a partir del siglo XIX, la Contabilidad afronta trascendentes modificaciones de
Fondo y Forma, y entre las primeras menciona a las especulaciones sobre la naturaleza
de las cuentas, constituyendo varias escuelas: Personalista, Abstracta, Positivista, De
Valor y Jurdica.

TEORAS DE LAS CUENTAS

Teoras ms Antiguas:
 Teora de la Personificacin: toma a las cuentas como la representacin de
personas, es decir, seres humanos que han entregado o recibido algo del ente o
bien le deben a la empresa a las cuales ella les adeuda. El problema de este teora
es que no considera el sistema en su conjunto, ya que no explica el caso de aquellas
cuentas que sin representar a persona alguna, influyen sobre el patrimonio del ente
como las de ingresos o gastos de la entidad.

Teoras ms Modernas:

Teora de una Cuenta: permite apreciar el patrimonio en cuanto a su medida y

composicin, pero no da a conocer los motivos que lo generaron. Las cuentas se
dividen en dos grupos: POSITIVAS (Saldo Deudor: Activos) y NEGATIVAS (Saldo
Acreedor: Pasivas).
Teora de 2 cuentas o del Capital Neto: separa las cuentas inicialmente en dos
grupos: DE EXISTENCIAS (Positivas: Activos) y DE CAPITAL (Negativas: Pasivos). La
cuenta Capital Neto incorpora tanto los movimientos positivos como negativos.
Teora de 3 Cuentas: presenta la igualdad patrimonial fundamental:
ACTIVO=PASIVO+CAPITAL. Hay una independencia de las deudas con respecto al
capital.
Teora de las Prestaciones: se desarrollan permanentemente dos tipos de
movimientos o corrientes dentro de la empresa, una referida a los bienes
propiamente dichos, donde tambin deberamos incluir los derechos y las
obligaciones, y otras que se refiere al dinero y otros elementos similares, podra
resumirse en una econmica y otra financiera. El saldo de las cuentas econmicas o
de prestaciones ser equivalente pero de signo contrario al saldo de las cuentas
financieras.
Teora de las 4 Cuentas: la igualdad que surge de esta teora tiene en consideracin
tanto las cuentas del balance (activos y pasivos), como las cuentas de resultados
(ingresos y gastos) ACTIVO+GASTOS= PASIVO+INGRESOS. El Pasivos incluye
al Capital. DEBE ATIVO PRDIDAS / HABER PASIVO/incluye Capital)
GANANCIAS.

DEFINICIN DE CUENTA (Ostengo): es el medio adecuado para estandarizar los datos provistos al
proceso contable a travs de los comprobantes, los cuales contienen toda la informacin
cuantitativa y cualitativa, respecto a hechos econmicos registrables o no.
LAS CUENTAS Y EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE:
Variaciones Patrimoniales Cuentas Proceso de Informacin
Las cuentas constituyen el eslabn entre las operaciones que realiza el ente como as tambin
los hechos econmicos que afectan su patrimonio (variaciones patrimoniales) y el inicio del
proceso de registracin de los datos en el Sistema de Informacin.
OPERACIN: existencia de un hecho o acto con contenido econmico. Est compuesta por lo
menos por dos elementos que pueden ser bienes, derechos, obligaciones, beneficios o cargas,
los cuales van a ser identificados, individualmente y denominados de forma precisa. Si aparece
nuevamente, se lo mencionar en forma homognea.
REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LAS CUENTAS:
1. Primer momento a registrarse en una cuenta es siempre un incremento.
2. Las cuentas que representan el Activo y los R- producen un incremento llamado dbito.
 3. Las cuentas que representan el Pasivo, el Capital y los R+ producen un incremento
llamado crdito.
4. Las disminuciones de una cuenta deben ser registrados en el lado opuesto de la misma.
5. El saldo de una cuenta puede ser cero.
6. Las cuentas de Activa y R- pueden tener saldo cero o Deudor. Las cuentas de Pasivo,
Capital y R+ pueden tener saldo cero o Acreedor.

OTRAS REGLAS:

Las prdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Total de los aumentos= Total de las disminuciones (tomando en cuenta el conjunto de
las cuentas utilizadas).
Las cuentas que representan R- se generan por el uso y no por el pago. Se originan por:
la utilizacin de un servicio brindado por un 3 o el consumo de bienes propios.
Las cuentas que representan R+ se generan por la prestacin que hace la empresa y
no por el cobro. Se originan por: la utilizacin por parte de un 3 un bien propio de la
empresa, la venta de bienes que son propiedad de la empresa o la prestacin de
servicios por parte de la empresa.
Los saldos de las cuentas Patrimoniales se transmiten de un ejercicio a otro. Distinto es
el tratamiento de las cuentas de Resultados, las cuales se refunden a cierre de cada
ejercicio, cargndolos a la cuenta Patrimonial Resultados del Ejercicio. El saldo de
estas ltimas debe ser cero.

SECCIONES DE LA CUENTA:
Elementos Permanentes:

Ttulo, denominacin o nombre de la cuenta.

Cdigo o nmero de la cuenta: utilizado para la distincin de las cuentas. Puede ser
alfabtico o numrico.

Elementos que se agregan por su uso:

Fecha de los sucesos que originan registros en las cuentas, es decir, hechos y
operaciones econmicas.
Valores numricos: monto en moneda que afecta a cada uno de los movimientos
de las cuentas. La sumatoria de dichos montos determinarn el saldo de la
misma.

DIFERENTES SIRCUNSTANCIAS EN EL USO DE LAS CUENTAS:

Como parte de un asiento o registro: se transforma una modificacin en un elemento

econmico, en una registracin contable mediante una cuenta.
El detalle o la composicin de las partidas que integran los movimientos de la cuenta a lo
largo de un perodo: estado de la cuenta utilizada luego de haberse producido cierto
nmero de operaciones que la afectaron.

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS:

Por su incidencia Econmica y Patrimonial directa:
 Patrimoniales: ACTIVO/PASIVO/PN. Las cuentas bsicas del proceso de registracin
contable, con las que se puede contemplar el Estado de Sistema Patrimonial. Comienzan
con el mismo saldo que finalizan en el ejercicio.
De Resultado: R+/R-. Permiten apreciar la evolucin acaecida en la magnitud del
Patrimonio entre dos momentos determinados. Se refunden al finalizar cada ejercicio, por
lo tanto inician con un saldo cero.

De ajuste sobre los valores Econmicos y Patrimoniales:

Regularizadoras: del Activo, del Pasivo y del PN. Se utilizan con el propsito de reflejar
ajustes sobre el valor de los bienes, derechos y obligaciones.

Por su incidencia Econmica y Patrimonial Indirecta:

De Movimiento: del Patrimonio y de los Resultados. Tienen por objeto discriminar ciertas
operaciones cuyo conjunto se pretende conocer al cabo de un perodo determinado.
De Orden: por riesgos asumidos, por los bienes de 3. Tiene por objetivo producir algn
efecto recordatorio sobre alguna situacin que, si bien no afecta directamente al
Patrimonio del ente, puede tener alguna incidencia sobre el mismo en el futuro.

Por las que representan personas o bienes:

Personales: cuando hablamos, por ejemplo, de un Deudor o Acreedor, etc.

Objetivos: cuando se relacionan con Bienes y Derechos, por ejemplo, mercaderas,
derechos de autor, etc.

Por la amplitud de conceptos que incluyen:

Analticas: cuentas que influyen elementos nicos e indivisibles. Permiten una depurada
segregacin de los conceptos, por ejemplo, los que refieren a cada uno de los deudores o
acreedores, a cada una de las materias primas y materiales usados en la fabricacin, etc.
Sintticas: cuentas analticas que se agrupan con otras cuentas que resumen varios
elementos homogneos. Aglutinan componentes que se encuentran relacionados entre s
y que bien pueden mostrarse unificados.
Relacionados con las personas:
o Individuales: cuentas definidas como analticas y al mismo tiempo personales.
o Colectivas: cuentas sintticas relativas a personas.
Relacionadas con los bienes:
o Simples: definidas analticas y al mismo tiempo objetivas.
o Generales: pueden apreciar cuentas sintticas relativas a objetivos.

En funcin de la forma en que se compone el saldo:

Acumulativas: tiene movimientos en el lado opuesto de la cuenta, pero ello sucede

espaciadamente y no ms de una vez en un mismo ejercicio econmico. Ejemplo: R+, R- y
algunas Patrimoniales (correspondientes al Capital del ente).
Residuales: reciben tanto movimientos en al debe como al haber en forma habitual y su
saldo resultars de un neto entre unos y otros movimientos. Ejemplo: disponibilidades en
Moneda Extranjera, cuentas a cobrar o pagar, materias primas, etc.

En funcin del objetivo de su utilizacin:

 Cuentas utilizadas por razones operativas: Puente. Surgen de la forma en que se
encuentra organizado el ente y resultan necesarias para una correcta captacin de los
datos o para facilitar la tarea informativa. Adems para tener agrupados los movimientos y
as realizar una conciliacin rpida y segura; as como tambin el control al realizarse los
pases internos en la empresa. Ejemplo: en la fabricacin de productos, al ingresar al ente,
los recibir el sector de Recepcin, los derivar luego al Depsito, para pasar despus al
Taller de Fabricacin; en los dos ltimos pasos para uno significar una anotacin en el
haber y para otro en el debe simultneamente, deben coincidir permanentemente ya que
no pueden existir movimientos unilaterales. El que entrega y recibe debern tener la
misma cuenta Puente, y se cancelan entre s, ya que no representan alguna operacin
econmica para el ente.
Cuentas utilizadas para efectuar controles:
o De Control: su contenido est formado por los totales de uno o varios tipos de
operaciones, cuyo detalle analtico se muestra en un submayor. El saldo de esta
cuenta deber ser equivalente a la sumatoria de los saldos de las cuentas del
submayor.
o Presupuestarias: se nutren de las cifras que surgen del presupuesto de la empresa,
como de las operaciones que sta efecta y que influyen sobre los conceptos
presupuestados. Se utilizan para el control de los Activos No Corrientes, Bienes de
Uso e Inversiones y sobre los Ingresos y Gastos del ejercicio.

ETAPAS EN EL USO DE LAS CUENTAS:

Situacin durante el perodo de la contabilidad manual:
Las operaciones se describan mediante la confeccin de asientos contables transcriptos en
forma manual. Los elementos imprescindibles eran la fecha de la operacin que daba le origen al
registro (surgen de la documentacin respaldatoria), el nmero de asiento en el que se incluira
la anotacin (por orden correlativo), el nombre de la cuenta (correspondiente al concepto del
elemento interviniente en la operacin) y el importe del movimiento (aclarando si afectaba al
Debe o al Haber). Se incorporaba un nmero de cdigo para representar cada cuenta, facilitando
el agrupamiento de los movimientos; pero su contribucin al proceso poda ser limitado.
Situacin a partir del uso de sistemas mecnicos de procesamiento:
Al incorporarse mquinas, se redujo en parte la inclusin de aquellos datos relacionados con la
operacin, o por lo menos empezaron a ser anotados con muy poco detalle y, al mismo tiempo,
se comenz un proceso de revalorizacin del nmero de cdigo de cuenta. El nombre de la
cuenta dej de tener significacin para determinar su saldo y composicin, pasando a ser el
cdigo el que permitiera llevar a cabo esta tarea.
Situacin a partir del uso de sistemas electrnicos del procesamiento:
Se hizo ms hincapi en las tareas de anlisis de la informacin que fue captada y emitida. Las
cuentas siguen siendo preservadas, los cdigos que las identifican debieron hacerse ms
sofisticados para dar respuesta a un mayor nivel de interrogantes a resolver en la Contabilidad.
Se comenz a utilizar los Centros de Costos, es decir, la distribucin de los conceptos incluidos
en las cuentas, especialmente en aquellas que representan resultados del ejercicio, entre los
distintos sectores que generan los resultados. Adems se definieron agrupamientos dentro del
sistema de informacin, as resulta posible realizar combinaciones con los datos que surgen de
un movimiento Contable.
PLANES DE CUENTAS:
Estructura organizada de las cuentas disponibles. Es una herramienta fundamental en el proceso
de sistematizacin de la incorporacin de datos provenientes de las operaciones realizadas por el
ente y de los hechos econmicos que afectan su Patrimonio. Debe ordenarse de forma lgica y
apropiada, de modo tal que los usuarios puedan acceder en forma sencilla y elegir con menos
dificultad y alto grado de seguridad los cdigos a utilizar. Pertenece exclusivamente a la
empresa, y slo ella puede crearlo, modificarlo, adaptarlo, siguiendo polticas contable y
administrativas, y contando con el asesoramiento de un contador.
Tanto el plan de cuentas como sus modificaciones, deben ser aprobados por los niveles
superiores de la organizacin o los responsables de la misma; de esta manera se evitan
alteraciones en el contenido que no guarden relacin con las polticas generales de la compaa
o que perturben los procesos de registracin, extraccin de datos o comparacin de valores a lo
largo del tiempo.
Contenido:

Nombres de las cuentas: para identificarlas entre otras, dando claridad y seguridad sobre
su composicin y saldo al lector. Debe tener una relacin directa con su CONTENIDO de
modo que puedan relacionarse fcilmente.
Codificacin de las cuentas.

Otro concepto importante en este tema es el USO de la cuenta, es decir, la forma en que deben
anotarse los movimientos, describindolos, precisando en qu momento y en qu condiciones
deben ser registrados. La informacin referida al uso de las cuentas, debe estar contenida en un
Manual de Cuentas, el cual sirve de gua a la hora de imputar un cuenta, es decir, colocar el
cdigo de la cuenta a cada uno de los elementos integrantes de la operacin.
Aspectos previos a considerar para la definicin del plan de cuentas:

El conocimiento profundo del negocio, en sus aspectos tcnicos, jurdicos, administrativos,

econmicos-financieros,etc.
Las necesidades del ente de brindar informacin patrimonial, econmica, financiera y de
gestin.

Para llevar a cabo estas dos condiciones, es necesario mencionar:

La organizacin legal y/o la constitucin societaria de la entidad.

El tipo de negocio y la actividad que desarrollar.
La existencia de negocios diversificados geogrficamente.
La forma en que se ha diseado la estructura administrativa.
Las normas legales y profesionales vigentes.
Las necesidades informativas para cumplir con los requerimientos externos.
Las posibles necesidades de los niveles directivos de la organizacin.

Condiciones importantes para la codificacin de las cuentas:

Simplicidad: caractersticas bsicas y de fcil comprensin.

Ductibilidad: capacidad para incorporar, eliminar y modificar cuentas del plan.
Exactitud: cuentas deben estar definidas con minuciosidad, as no queda dudas con
respecto a su denominacin.
Brevedad: especialmente aquellos cdigos que se utilizan para la imputacin contable.
De fcil recordacin: mediante la aplicacin de reglas mnemotcnicas.
 Coherencia: agrupar las cuentas con criterios lgicos y adecuados a las necesidades
informativas.

Alternativas para la codificacin de las cuentas. Diversos ordenamientos posibles:

Alfabtica: facilita la bsqueda de la cuenta, pero no se puede aplicar el agrupamiento ni

la homogeneizacin de las mismas. Se puede ordenar las cuentas alfabticamente
(Accionistas, Acreedores Varios, Bancos, Deudores por Ventas, etc.) o mediante un cdigo,
pero para ellos primero se procede a definir el ordenamiento que se le dar al conjunto de
cuentas y luego incorporar las letras de codificacin. En ste ltimo caso, su desventaja es
de contar con un nmero reducido de letras, as como tambin, que no se pueden incluir
nuevas cuentas ya que no quedan espacios disponibles (A. Caja en Moneda Nacional; B.
Caja en Moneda Extranjera; C. Fondo Fijo; D. Depsitos a Plazo Fijo en Banco Ro; etc.).
Numrica:
o Correlativo: sigue las premisas del ordenamiento alfabtico, excepto que mientras
las letras son limitadas, los nmeros son infinitos.
o Por tramos: asigna conjuntos de nmeros disponibles para ser utilizados por grupos
de cuentas, de este modo cualquier cuenta que se quisiera aadir en un grupo
encontrar un nmero del conjunto disponible.
o Por tramos de mayor definicin: se definen los tramos en forma ms detallada. En
lugar de hacerlo sobre la base de los sectores de la igualdad contable bsica, es
posible realizar la apertura en funcin de los rubros que integran cada uno de esos
sectores. Pueden ser variables, es decir, de distinto tamao dependiendo de la
cantidad de cuentas que se espera incluir en cada uno; y cunto ms detalle
tengan, mayor ser la posibilidad de esta inclusin. La desventaja es que si se
completa un tremo e impide la apertura de nuevas cuentas, llevara a replantear
todo el plan de cuentas nuevamente.
o Decimal: define nmeros para cada uno de los sectores de la igualdad contable,
aadiendo luego uno o varios dgitos para identificar las cuentas de segundo nivel.
Este sistema permite la incorporacin de nuevas cuentas, aunque no infinitamente
ya que el nmero mximo de cuentas a incorporar est determinado por la cantidad
de dgitos asignados al mismo.
o Alfanumrica: se incluye letras en el caso en que el nmero de cuentas a incluir en
un tramo sea pequeo, mientras que utilizaramos nmeros para los tramos con
gran cantidad de cuentas.

LOS PLANES DE CUENTAS Y LA CADENA DE VALOR:

Segn Porter, la Infraestructura de la empresa abarca varias actividades, incluyendo la
administracin general, planeacin, finanzas, contabilidad, asuntos legales gubernamentales y
administracin de la calidad. Apoya normalmente a la cadena de valor completa y no a
actividades individuales.
Sin embargo, a ste carcter general sealado por Porter, puede ampliarse con que los nuevos
softwares administrativos integrados permiten captar y revelar informacin de alto impacto sobre
los sectores de Logstica Interna, Operaciones, Logstica Externa, Mercadotecnia y Ventas y
Servicio. Muchas empresas, de todo tamao, poseen en la actualidad innumerable cantidad de
programas de computacin que combinan, centralizan, organizan, vinculan y metodizan el
accionar de toda la organizacin y su efecto sobre las cadenas de valor individuales y sobre la
cadena de valor general.
Esta visin puede interesarle a los procesos de reingeniera, las reestructuraciones empresarias
de todo tipo y la implantacin de nuevas tecnologas informticas.
Sin embargo, otro punto de vista interesante es la necesidad de disear un sistema de cdigos
que permita captar fielmente los diversos aspectos de la vida econmica de la empresa.
La complejidad de hoy en da lleva a que no slo el sistema centralice informacin financiera,
sino que debe incluir tambin informacin no financiera. Esto facilita la consolidacin de tal
informacin, como as tambin la conciliacin de los movimientos y el control de la gestin en
tiempo casi real. Esta integracin se denomina horizontal.
El proceso de integracin vertical de la informacin consiste en lograr la reunin de datos
correspondientes a las operaciones y hechos econmicos reales, es decir, de los que provienen
del pasado, con los que el ente estima que se producirn en el futuro y que forman parte de sus
cuentas presupuestarias. El conjunto de cdigos utilizado simultneamente, permite organizar
en forma transparente y precisa el control y seguimiento del presupuesto y de los desvos que se
van produciendo con respecto al mismo.
La correcta y ms compleja codificacin del Plan de Cuentas, permite hoy confeccionar tanto los
Estados de Situacin Patrimonial y de Resultados, as como tambin el de Flujo de Efectivo.
MANUALES DE CUENTAS:
Herramienta que contiene informacin precisa sobre cada una de las cuentas incluidas en el
plan, y expone:

En qu situaciones y bajo qu condiciones se utiliza la cuenta.

Cundo y por qu debe debitarse.
Cundo y por qu debe acreditarse.
Qu representa el saldo de la cuenta.

NORMAS LEGALES:
El plan de cuentas pertenece a cada organizacin y, al tratarse de un recurso interno del ente,
debe ser diseado siguiendo las polticas individuales de cada empresa para mejorar la eficiencia
operativa y la capacidad de generar informacin de utilidad. Pero existen organismos externos a
la empresa cuyos procesos de normativizacin se vienen aplicando en el mundo, y en nuestro
pas en particular. Algunos de ellos son:

Plan General de Contabilidad- Espaa: contiene un cuadro de cuentas y una medicin y

exposicin de la informacin contable, es decir, un conjunto de normas de aplicacin para
la formulacin de Estados Contables. Es as que el Plan se encuentra compuesto por varias
secciones: un Marco Conceptual, los principios y criterios contables de valoracin, las
normas de registro y valoracin, las cuentas anuales, el cuadro de cuentas y las
definiciones y relaciones contables.
Banco Central de la Repblica Argentina: las entidades financieras al ocuparse de negocios
que fundamentalmente utilizan dinero de 3, debe asegurarse la transparencia de los
actos que realizan y de la informacin que brindan. En nuestro pas, es el Banco Central de
la Repblica Argentina quien lleva la actividad de control, emitiendo diversas
comunicaciones, entre ellas un Plan de Cuentas Mnimo a ser utilizado por las entidades
bancarias, el cual se clasifica en:
o Captulos
o Rubros
o Atributos
 o Imputacin

La denominacin de las cuentas en la contabilidad y la documentacin se encuentran

en el Plan, y las mismas estn dispuestas con un cdigo numrico de seis dgitos, al
cual debern ajustarse las entidades. Su utilizacin interna es optativa. Por otro lado, el
Banco Central emiti un Plan de Cuentas que autoriza las operaciones cambiarias.

Otros intentos de regulacin: diversos organismos de orden pblico, creados con el

propsito de regular el funcionamiento de empresas privatizadas han realizado esfuerzos
en la definicin de planes de cuentas contables que les ayuden a cumplir con su tarea de
superintendencia. Algunos de ellos son: ENRE (Ente Nacional Regulador de la Electricidad),
ENARGAS (Ente Nacional de Regulacin de Gas) y SAFJP (Superintendencia de
Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones).

Captulo II: EL PROCESO CONTABLE

LAS TAREAS CONTABLES:
Procedimiento de preparacin de la informacin contable:
1. Registracin.
2. Medicin: revisar y asignar los valores adecuados a todas las partidas.
3. Presentacin: ordenar y resumir las partidas, para luego realizar una presentacin final de
la informacin contable, entregada a los usuarios.
4. Auditora: revisar la calidad de la informacin contable, en funcin de las normas que en
cada caso correspondan.

Las tareas de registracin comprenden aquellas relacionadas con el:

1.1. Relevamiento de los hechos econmicos.
1.2. Anlisis de su evidencia y su convalidacin.
1.3. Anotacin cronolgica (Diario).
1.4. Anotacin conceptual (Mayor).
1.5. Resmenes previos para las tareas de medicin y presentacin.

Es importante considerar que uno de los requisitos de la informacin contable es la Integridad,

segn el cual se deben registrar todos los hechos econmicos que afecten el patrimonio del ente,
sin que falte alguno y no considerndose hechos en exceso. Se relaciona con los conceptos de
devengado, es decir, comprobar que se hayan registrado todas las operaciones y hechos
econmicos de un ejercicio y no registrar los que correspondan a otro.
El denominado cierre del proceso de registracin contable comprende todas las tareas necesarias
para comprobar que las registraciones estn adecuadamente efectuadas y en caso de ser
necesario, realizar los ajustes correspondientes. El objetivo es comprobar que todos los hechos
fueron registrados de acuerdo con las normas que corresponda aplicar, que no se registraron
hechos de ms, ni se dejaron de registrar y, adems, que estas registraciones fueron efectuadas,
imputadas y atribuidas.
Mediante este proceso debern lograrse:

Adecuado reconocimiento de las operaciones y hechos econmicos.

Archivo o almacenamiento de los datos aptos.
Rpido acceso y disposicin de los mismos.
El mtodo utilizado es el de la Partida Doble y sus conceptos relacionados, como la importante
definicin de la denominada Igualdad Contable.
LA PARTIDA DOBLE:
Mtodo contable mediante el cual las anotaciones se realizan con dos grupos de partidas, que
permanentemente deben estar equilibradas.Su creacin se ubica en la Edad Media y se le
atribuye a Luca Paccioli, quien se encarg de resumirla y publicarla, permitiendo que sea
conocida masivamente.
Con este mtodo, al registrarse todos los hechos, posibilita la preparacin de informacin
ntegra. Adems, toda operacin econmica implica tanto variaciones cualitativas como
cuantitativas, producindose en estas ltimas una diferencia o resultado.
Para su aplicacin, se deben considerar los siguientes grupos de cuentas:

Personales: representa la relacin del ente con terceros, reflejando activos como pasivos.
Objetivas o No Personales: todo tipo de objeto que pueda conformar el patrimonio.
De resultados del ejercicio: reflejan las variaciones patrimoniales cuantitativas o
resultados de ambos signos, tanto los negativos como los positivos.
De Capital: representan la participacin de los propietarios en el ente.

Principios de la Partida Doble:

1. Las prdidas se debitan y las ganancias se acreditan.
2. Todo lo que entre debe ser igual a lo que sale.
3. El debe ser igual al haber.
4. Todo lo que entra por una cuenta debe salir por la misma.
5. Todo lo que entra por un valor debe salir por el mismo.

El Debe se ubica grficamente a la izquierda y el Haber a la derecha, y el saldo surge de la

diferencia entre ambos, que ser Deudor si aquello consignado en el Debe supera al Haber y
Acreedor, en caso contrario.
LA IGUALDAD CONTABLE BSICA:
ACTIVO PASIVO = CAPITAL
A esta ecuacin, se le agregan algunos conceptos de la partida doble, se presenta de la siguiente
manera:
ACTIVO + PRDIDAS PASIVO = CAPITAL + GANANCIAS
Si se desea determinar el resultado:
ACTIVO PASIVO CAPITAL (inicial) = PRDIDAS + GANANCIAS
Que compensadas, representan el Resultado Neto del perodo.
Mediante la igualdad bsica se representa el patrimonio del ente y su evolucin, es decir, los
resultados que habitualmente generan.
Se podra considerar que la igualdad contable puede ser Esttica o Dinmica. Es Dinmica
porque cotidianamente se est perdiendo o ganando. Podra considerarse esttica slo en el caso
que se refiera al patrimonio a un momento dado, definido e inalterable.
El significado de cada uno de sus trminos:
 ACTIVO: conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario que son propiedad
de una empresa, institucin o individuo, y que se reflejan en su contabilidad (Diccionario
Real Academia Espaola). Un ente tiene un Activo cuando, debido a un hecho ocurrido,
controla los beneficios econmicos que produce un bien (segn Resolucin Tcnica 16-
FACPCE), es decir, bienes que poseen los entes, ya sean tangibles o intangibles,
cualesquiera sean sus caractersticas y sobre los cuales se ejerza control. Estos beneficios
antes mencionados, pueden surgir de:
o Su uso en la produccin de bienes y servicios a vender por la empresa.
o Su intercambio por otros activos.
o Su uso para satisfacer un pasivo.
o Su distribucin a los propietarios del ente.
o Activos, tangibles o intangibles.
o El concepto de control sobre los beneficios obtenidos predomina sobre el de la
propiedad legal.
o Los activos proceden de transacciones anteriores, aquellas que se espera ocurran
en el futuro, no dan lugar, por s mismos, a activos.
o No necesariamente tiene que originarse un desembolso para que surja un activo.
PASIVO: valor monetario total de las deudas y compromisos que gravan a una empresa,
institucin o individuo y que se reflejan en su contabilidad (Diccionario Real Academia
Espaola). Segn la Resolucin Tcnica 16-FACPCE, un ente tiene un Pasivo cuando:
o Debido a un hecho ya ocurrido est obligado a entregar activos o prestar servicios a
otras personas (fsicas o jurdicas) o es altamente probable que ello ocurra.
o La cancelacin de la obligacin: es ineludible o altamente probable y deber
efectuarse en una fecha determinada o determinable o debido a la ocurrencia de
cierto hecho o requerimiento del acreedor.

El total del Pasivo se calcula con la suma de las Obligaciones Ciertas (deudas) y
Contingentes (previsiones), y su cancelacin puede llevarse a cabo mediante.
o Pago de una suma de dinero
o Transferencia de otros activos
o Prestacin de servicios
o Sustitucin de ese pasivo por otra deuda
o Conversin del pasivo en patrimonio neto
o Por la renuncia o prdida de derechos por parte del acreedor
PATRIMONIO NETO: capital perteneciente a/los propietarios representado por el aporte de
los propietarios y junto con la acumulacin de los resultados. Los aportes son los montos
que ingresan o se comprometieron a ingresar los propietarios del ente; la acumulacin de
los resultados surgir del efecto neto algebraico de todos aquellos que se generaron y que
no fueron distribuidos.
Ese efecto neto es denominado resultado y si es prdida origina una disminucin del PN, si
es ganancia un incremento.
ALGUNOS ASPECTOS A CONSIDERAR AL DISEAR UN SISTEMA CONTABLE:
El contexto econmico es cada vez ms dinmico y diverso. Los negocios y la actividad
econmica adoptan diferentes formas, las organizaciones diversifican sus actividades, la
globalizacin orienta a las mismas a decidir en funcin del mundo, los productos y las formas de
comercializar y relacionarse econmicamente cambian constantemente, y la tecnologa tiene
avances muy significativos.
Este contexto genera la necesidad de tomar decisiones cotidianamente, contando as con
informacin contable distinta y particular. Para ello, resultan necesarios los estados contables
bsicos obligatorios, as como tambin inventarios de distintos tipos y detalles de otros por
rendimiento y/o rotacin, presupuestos de inversin con recupero financiero y su costo de
oportunidad y otros actuales, segn el tipo de hecho econmico, circunstancias y decisiones que
se presentan. Requiere, a su vez, que el procesamiento contable sea rpido y preciso y, adems,
que los datos estn guardados de un modo que sean rpida y directamente accesibles.
Las organizaciones: medio idneo para el intento de lograr los objetivos de sus miembros. Tipos
de organizaciones:

Sin fines de lucro: ejemplo, ONG, asociaciones civiles y fundaciones. Su objetivo es el de

realizar alguna actividad social o de beneficencia no definida directamente en trminos
econmicos, una forma de lograr el bienestar propio, ajeno, grupal o social.
Con fines de lucro: empresas. Su objetivo es netamente econmico, y segn la legislacin
de cada pas pueden ser sociedades annimas, sociedades de responsabilidad limitada,
entre otras formas jurdicas.
Estatales o para estatales: cumplen algn papel o funcin del Estado, pero ocn
administracin independiente. Ejemplo, los Consejos Profesionales, estas organizaciones
deben administrar su hacienda y realizar las gestiones para el logro de los resultados
buscados, sea cual fuera la acepcin del mismo y para ellos constantemente deben tomar
decisiones, por lo que resultar necesario contar con informacin contable.

Algunas consideraciones de los hechos econmicos: los hechos econmicos que definen la
realidad del ente son muy diversos y un buen conocimiento de los mismos ser importante
para facilitar un adecuado proceso de registracin. Tambin es fundamental el tipo de
informes a preparar en oportunidad de disear el mencionado proceso de registracin.
La forma de los archivos y el almacenamiento de los datos adquieren importancia y se
constituyen en otro objetivo importante para el proceso de registracin, porque de esto
depende poder disponer de un rpido y adecuado acceso a los mismos y as poder preparar
en tiempo y forma cualquier tipo de informe que se requiera, para atender las nuevas
decisiones que se deban tomar.
El concepto de Integridad es un requisito de la informacin contable, teniendo como base o
fundamento algn tipo de evidencia de respaldo. Las operaciones se formalizan mediante
distintos instrumentos, que pueden ser comprobantes de diversos tipos, por ejemplo,
documentos legales, pero tambin pueden presentarse situaciones no formalizadas, que
surgen de las relaciones econmicas y del contexto, que el sistema contable deber captar,
ejemplo, facturas o recibos.
En los casos de acontecimiento externo a la organizacin, se puede utilizar como evidencia la
informacin pblica que resulte confiable.
Las variaciones patrimoniales: efectos de las operaciones y hechos econmicos que modifican
el patrimonio neto. Se pueden clasificar en dos grupos:

Cualitativas: modifican la composicin del patrimonio del ente, pero no el monto del
Patrimonio Neto. Ejemplo, la compra de materia prima al contado, que modifica la
composicin del activo, pero no origina resultados.
Cuantitativas: modifican el monto del Patrimonio Neto como consecuencia del hecho
que gener un resultado, ya sea negativo o positivo o bien de una operacin con los
propietarios. Ejemplo, la venta de un bien de uso en efectivo, por un importe superior a
 su valor contable, donde cambia la composicin del activo: aumenta el monto del
dinero y disminuyen los bienes de uso por un valor inferior, reconocindose una
ganancia.

ESTADOS CONTABLES (Segn Resolucin Tcnica 1, fecha 28/3/2008):

Objetivos:

Proveer informacin sobre el patrimonio del ente emisor y su evolucin econmica y

financiera a una fecha dada.
Posibilitar el control sobre el cumplimiento del mandato otorgado.
Servir para la rendicin de cuentas.
Informar a la ciudadana y sus representantes la generacin y el destino de los recursos.
Garantizar la objetividad que el Estado debe brindar sobre la informacin del empleo de
los recursos pblicos.
Proporcionar al Poder Ejecutivo datos aptos para permitir la elaboracin de los programas
de Gobierno, el Presupuesto y la Cuenta de Inversin o Cuenta General del ejercicio.
Suministrar al Poder Legislativo informacin suficiente para el estudio, anlisis y sancin
del Presupuesto, la aprobacin o rechazo de la Cuenta de Inversin o Cuenta General
del Ejercicio y los dems controles sobre la Administracin Pblica necesaria.
Permitir a los rganos de control de la Administracin Pblica el cumplimiento de sus
funciones, brindndoles informacin til.
Brindar informacin para el anlisis de la gestin, facilitando la elaboracin de indicadores
que permitan la medicin de la eficiencia, eficacia y economa en la generacin de bienes
y servicios que brinda el Estado.
Proveer informacin al sistema de cuentas nacionales.

Usuarios:

Los rganos volitivos y ejecutivos de la Administracin Pblica.

Los rganos de control de la Administracin Pblica.
Los ciudadanos.
Los inversores y acreedores actuales y potenciales.
Los empleados, individualmente o a travs de representaciones gremiales.
Los usuarios de los servicios.

INSTRUMENTOS DEL PROCESO CONTABLE:

El Sistema Contable.
El Plan de Cuentas.
El medio de procesamiento (Manual, Mecnicos y Electrnicos).
El mtodo de registracin:
o Directo: partiendo de la documentacin, directamente se registra en el Diario el
hecho econmico y las operaciones, anotando posteriormente en el Mayor o registro
temtico el movimiento de cada cuenta. No hay un paso intermedio o clasificacin
previa de los hechos.
o Indirecto: la documentacin se clasifica considerando el ciclo operativo: compras,
ventas, pagos, cobros y luego se transcribe en un Diario Auxiliar o Subdiario cuyo
total recin se registrar en el Diario, mediante un asiento global peridico, que en
general es mensual. La ventaja es que permite una registracin y acceso veloz a la
informacin diaria detallada de los registros cronolgicos auxiliares y facilita la
 registracin en los mayores auxiliares de las cuentas particulares. Requiere de
Subdiarios diseados especialmente para anotar cada operacin en forma
particular, conjuntamente con los dems, as tipificadas. Adems, facilitan las
registraciones en los mayores auxiliares, debido a que no se necesita recurrir al
Diario ni al Mayor general para cada anotacin.

REGISTROS CONTABLES:
Medios fsicos, donde se realizan anotaciones contables. El trmino asiento se lo puede definir
como cada anotacin en un registro contable, tanto como en el Diario como en el Mayor.
Requisitos legales: los organismos de control y de recaudacin, tienen facultad para sancionar
disposiciones respecto de los registros contables. La legislacin obliga a que cada organizacin
ofrezca informacin y un estndar mnimo de prueba de todos sus actos. La caracterstica flexible
de la normativa permite, directa o indirectamente, que cada organizacin decida el tipo de
registros a utilizar, la informacin a preparar y su diseo, pero slo a efectos de dar
cumplimiento a los requerimientos mnimos fijados.
Entre los requisitos legales, se pueden citar:

Registros contables obligatorios: Diario e Inventario y Balances (este ltimo copia la

informacin contable de presentacin obligatoria y un detalle pormenorizado de los
Activos y Pasivos, para ser utilizado como fuente de informacin resumida y como prueba).
Registracin cronolgica de las operaciones: se evolucion la anotacin detallada de
operacin por operacin, permitindose la registracin de los hechos en asientos globales
mensuales (Subdiarios o Diarios Auxiliares).
Rubricacin: los registros de uso obligatorio deben estar encuadernados, foliados y
rubricados, requisitos legales que se fijaron con la intencin de asignar una
individualizacin y logar si inviolabilidad. La rbrica es un proceso administrativo a cargo,
en general, de la Inspeccin General de Justicia o Direcciones de Personas Jurdicas, quien
sella o marca de alguna manera el registro y sus folios. Los requisitos de seguridad, deben
aplicarse a todos aquellos que puedan servir de fuente o de prueba.
El reconocimiento de las ventajas de la informtica, debera incorporarse a la legislacin
para que, el uso de esta tecnologa, represente un derecho del ente y no dependa del
criterio de los organismos de control, de recaudacin o de sus funcionarios, la aceptacin
de este tipo de proceso y sus registros. En la actualidad, en pericias judiciales y
procedimientos de fiscalizacin se aceptan como prueba archivos y registros digitales,
pero en la medida en que no se agregue a la legislacin, las organizaciones quedan
expuestas a que en determinadas situaciones, se opine en contra de las operaciones o
hechos asentados al no ser aceptados esos registros.
Clasificacin de los registros:
o Objetivo de anotacin: Cronolgico (Diario) o Temtico (Mayor).
o Su relacin con el proceso de registracin: Principales (Diario/Mayor) o Auxiliares
(Subdiario de Ventas).
o La normativa vigente: Obligatorios (Diario) u Optativos (Subdiario de Ventas).
o Medios de registracin: manuales, mecnicos y electrnicos digitales.
Registro Diario: registro cronolgico obligatorio en el que se anotan ordenadamente todas
las operaciones y hechos econmicos. Sus anotaciones son globales, con datos resmenes
obtenidos de los Subdiarios (si se utilizan), agregndose aquellos no utilizados en los
mismos. Se deben realizar segn el mtodo elegido y al aplicarse la partida doble, las
anotaciones efectuadas en el debe igualar al haber. Los datos a registrar son:
o Nmero de asiento o anotacin.
 o Nombre y cdigo de las cuentas utilizadas.
o Importes imputables a cada cuenta.
o En su caso, se indica la correlacin con el subdiario del que se obtienen los datos o
con el comprobante que origina el asiento.
o Comentario sobre la operacin realizada (Ventas del mes).

Debe estar encuadernado, foliado, no debe tener borrones, ni espacios en blanco, y si

hubiera algn error, aclarar la situacin para evitar que se pase inadvertido. Esto se
realiza para evitar intercalaciones de asientos o correcciones de datos, buscando
credibilidad en las anotaciones, as se utilizar como medio de prueba tanto
judicialmente como no.

Subdiario: registros auxiliares del Diario, sus anotaciones son cronolgicas y se realizan a
partir de la documentacin respaldatoria. Tambin deben estar rubricados. Se pueden
disear tantos Subdiarios como se deseen y estos deben ser coherentes con el sistema
contable y con el mtodo de registracin.
La creacin de Subdiarios facilita el diseo de un sistema contable mucho ms prctico,
donde ser necesario clasificar las operaciones tpicas y habituales de la organizacin y
crear un subdario para cada uno de los grupos importantes de ellas.
Registro Mayor: no es obligatorio, pero representa el paso intermedio indispensable entre
las registraciones en el Diario y la elaboracin de informacin contable. Se debe considerar
que este registro:
o Depende de las registraciones del Diario
o No guarda relacin directa con la documentacin de respaldo
o Se deben incluir todos los movimientos
o Los montos o totales de crditos y dbitos se presentan, en general, en los informes
contables
o Debe crearse un Mayor para cada cuenta del plan de cuentas de la organizacin
o Ese anotan los datos del asiento del Diario de donde se capta el dbito y crdito de
la cuenta, como tambin el nmero, fecha y la contrapartida de la operacin o
hecho econmico
o El saldo surge como diferencia entre dbitos y crditos
Submayores o Mayores Auxiliares: conserva las mismas caractersticas del Mayor principal.
Para cada cuenta general o sinttica del plan de cuentas se debera asociar una detallada,
por cada artculo o persona relacionada con la organizacin.

LAS TAREAS DE REGISTRACIN CONTABLE:

Al momento de efectuarse las registraciones deben estar considerados los aspectos
considerados para el diseo e instrumentacin del sistema contable, como el mtodo y medio
de registracin y tambin debern estar disponibles todos los instrumentos necesarios para el
procesamiento y as poder realizar las tareas de regitracin.

Relevamiento de los hechos: se inician las tareas de registracin y se debe asegurar:

o La toma de conocimiento en forma completa, de todas las operaciones y hechos
econmicos a efectos de sus reconocimiento contable
o Que se pueda reunir la evidencia de cada uno de los hechos y as facilitar su
ordenamiento, clasificacin y posterior anlisis
o Rapidez para reunir la evidencia
o El posterior almacenamiento de los datos y la evidencia
Anlisis de la evidencia respaldatoria y su convalidacin: las operaciones deben contar
con algn tipo de expresin formal con el que se pueda dar respaldo para llevar
 adelante la registracin respectiva. Esta documentacin puede estar emitida con
distintas formas, como por ejemplo:
o Comprobantes o documentos comerciales
o Contratos pblicos y privados
o Informes especiales, como: la opinin de un abogado, la evaluacin interna o
externa de los saldos adeudados, estimacin de un Contador Pblico, informe del
mercado de valores.

La documentacin puede haber sido emitida por:

o La misma organizacin
o Terceros
o Terceros y la misma organizacin en forma conjunta
o Entidades pblicas
o Responsables de los registros pblicos

Entre los objetivos del anlisis de la evidencia, se encuentran:

o Validez del comprobante: se verifica que la documentacin cumpla con los
requisitos legales
o Facultades del emisor-emisores: verificar, en el caso de una factura, si tiene la
autorizacin de la AFIP para emitir ese comprobante y si se trata de un
contrato de locacin, si los suscriptores de ambas partes tenan facultades
para suscribir este acto
o Cumplimiento de las disposiciones legales: se debe revisar que el acto est
permitido y/o que no est prohibido
o Los valores del hecho: se deben revisar los clculos aritmticos y si se emiti
algn documento previo relacionado
o Definir la imputacin y el valor del ingreso: las normas contables vigentes
prescriben la cuantificacin para el reconocimiento inicial del hecho
econmico. La imputacin de un hecho significa asignarle el adecuado
reconocimiento contable al impacto econmico que provoca, considerando
todos sus efectos. La valuacin consiste en asignarle valor a una partida. Se
deben considerar las normas contables y el plan de cuentas, ello permitir
cumplir con las normas contables vigentes, asignndole al hecho una
adecuada imputacin
La registracin: queda slo la simple tarea de anotacin, teniendo en cuenta:
o El plan de cuentas, para su imputacin
o Las normas contables vigentes para determinar razonablemente el valor de la
incorporacin del patrimonio

De esta manera se da comienzo a la anotacin y almacenamiento de los datos.

Captulo III: ANLISIS Y REGISRO DE OPERACIONES ESPECFICAS-ELEMENTOS DE VINCULACIN
La Contabilidad vuelca en Cuentas toda la informacin referida a los hechos y operaciones que
afectan el patrimonio del ente.
EL PROCESO CONTABLE:
En el Libro Diario se vuelca a informacin en anotaciones denominadas asientos.
Medicin (valuacin):
La contabilidad expresa numricamente en moneda de cuenta, los valores asignados a los
elementos patrimoniales y a las causas de sus variaciones. El valor esencial no es nico y
depende del momento de la medicin. En el momento de la incorporacin al patrimonio, el valor
que corresponde asignar a los bienes es el costo, es decir, el sacrificio que debe afrontarse para
adquirir o producir un bien; y corresponde considerar con qu fin se incorpora el bien. Cuando el
bien se incorpora sin que se incurra en costo alguno (donacin), el valor aplicable sera el costo
que hubiera demandado su adquisicin. Para determinar el costo de incorporacin de un bien,
existen dos situaciones: la adquisicin o compra a terceros de bienes o servicios y la produccin
propia; otro momento es el de cierre de ejercicio, segn el modelo contable que se aplique, el
criterio de valuacin puede ser el de valores corrientes que se comparar con el valor lmite.
Este concepto se lo identifica como el valor recuperable.

Compras y ventas de bienes y servicios:

Compras:

Costo de adquisicin: el precio de compra y el valor de costo no son sinnimos, ya que el

costo puede incluir otros conceptos segn las caractersticas y destino de los diferentes
bienes (fletes, seguros, comisiones de compra, etc.)
Precio de compra:
o Componentes comerciales: el precio de compra se entiende neto de bonificaciones o
descuentos comerciales, esto implica que se deduzca el precio de los descuentos
por volumen de compra o que se prorratee el precio cuando se recibe mayor
cantidad de bienes si cargo como bonificacin.
o Componentes financieros: se deducen del precio de lista de los descuentos por
pronto pago a los intereses implcitos (la diferencia entre el precio de lista o
financiado y el valor de contado corresponde a intereses, que por no estar pactados
explcitamente se califican como implcitos. Estos se devengan en el plazo previsto
para la operacin, de igual forma que aquellos pactados explcitamente). No se
agregan al costo los intereses que pudieran pactarse por la financiacin de la
compra.

A los fines de determinacin del costo, el precio de compra es el valor de contado del bien, neto
de bonificaciones o descuentos.

Otros conceptos que conforman el costo: el costo as determinado que se incorpora la

patrimonio est conformado por el precio de compra al contado, neto de bonificaciones
ms los sacrificios adicionales necesarios para que el bien se encuentre en condiciones de
ser utilizado para su destino previsto.
Momento de incorporacin al patrimonio: se determina por el devengamiento. La entrega
del bien suele producirse en el local o depsito del comprador, pero no siempre es as
dando lugar a diversas clusulas originadas en el comercio internacional y luego
generalizadas, para determinar cundo se transmite la propiedad. Se utilizan dos
situaciones a modo de ejemplo:
o Clusula CIF: el vendedor transfiere la propiedad de los bienes al desembarcar, y el
precio facturado incluye los conceptosya mencionados hasta dicho momento.
 o Clusula FOB: propiedad que se transfiere en el momento de embarcar los bienes,
siendo el comprador responsable de los mismos y de los gastos que se requieran a
partir de ese momento.
Cuentas a utilizar: los bienes deben encontrarse correctamente expuestos, de manera que
la informacin que se provee pueda puntualizar:
o Que ya se termin de conformar el costo del bien indicado o que todava existen
otras erogaciones a incorporar.
o Que el bien se encuentra, o no, disponible para el fin previsto.
Variacin patrimonial: una operacin de compra siempre produce una variacin
patrimonial permutativa, puesto que se incorpora un activo y la contrapartida la
disminucin de otro o el aumento de un pasivo por igual importe.
Devoluciones de compras: disminuye o anula el total de la compra por lo que en principio
revierte la incorporacin al patrimonio de los bienes, generando un cobro o crdito como
contrapartida, en este caso se tratara de una variacin permutativa. Los bienes que se
devuelven se dan de baja por el valor de incorporacin o costo. En caso de que el mismo
incluya erogaciones que no estn reintegradas por el proveedor, stas constituirn un
resultado relacionado con la operacin.

Compras de Bienes de Cambio: conjunto de bienes tangibles que el ente posee con la intencin
de su comercializacin en el curso ordinario de su actividad. Incluye aquellos adquiridos para su
reventa como los producidos por el propio ente, los que sern vendidos en el estado en que se
encuentren y los que sern transformados durante el proceso de produccin en un nuevo bien a
comercializar; los productos terminados de ese proceso y los que se encuentran en etapas
intermedias de produccin; aquellos que se encuentren radicados en diferentes localizaciones.
Pueden ser:
o Adquiridos para su venta en el mismo estado.
o Producidos por la propia empresa, quien compra materias primas, materiales de
produccin y partes semielaboradas y los transforma primero en productos en proceso y
luego en productos terminados.

En las empresas comerciales e industriales, los bienes de cambio comprenden las de:
o Materias primas
o Materiales a ser consumidos en el proceso productivo
o Partes semielaboradas
o Mercaderas de reventa
Consignaciones: las mercaderas de terceros recibidas en consignacin para su venta no
son propiedad de la empresa, por lo tanto no corresponde incluirlas en el patrimonio. En
cuanto a las entregadas en consignacin a terceros, continan siendo de propiedad de la
empresa hasta que se informe su vena, por lo que corresponde adoptar el mismo
tratamiento que para el resto de los bienes incluidos en el rubro, debiendo agregarse
entregadas en consignacin.
Documentacin respaldatoria: factura y remito, a las que se agregarn aquellas por
erogaciones vinculadas con la adquisicin de los bienes que deban incorporarse al costo.
Mtodo de registracin: cuenta Mercaderas u Otros Bienes de Cambio. La incorporacin al
patrimonio puede producirse por adquisicin o produccin, por lo que podrn exponerse:
o Mercaderas
o Compras
o Materias Primas
o Productos en Proceso
 o Productos Terminados
Mercaderas como cuenta desdoblada: se desdobl la cuenta nica en varias, agrupando
conceptos y logrando obtener informacin adecuada, que segrega patrimonio y resultados.
Con ste mtodo, la cuenta Mercaderas refleja el valor del inventario inicial hasta el cierre
del ejercicio, cuando se realiza un inventario y se ajusta el saldo para mostrar la existencia
final. As, a fecha de balance muestra la realidad patrimonial. Entre ambos cierres la
cuenta Compras acumula estadsticamente las incorporaciones del perodo, puede llevarse
otra cuenta para Devoluciones de Compras, de lo contrario se acreditarn en la misma.
Los saldos de las cuentas Compras y Devoluciones no representan patrimonio ni
resultados, ya que se tratan de cuentas de Movimiento. En consecuencia, al momento del
balance, su saldo debe volcarse a las cuentas Costo de Ventas (para las mercaderas que
ya no integran el stock por haber sido vendidas), y/o Mercaderas (para las compras que se
mantengan en existencia).
Con los datos del inventario inicial, el final y las compras, se puede determinar el costo de
lo vendido el cual se vuelca en la cuenta de resultados, siendo esta una alternativa para
los que no llevan inventario permanente. La informacin sobre las ventas se acumular en
una cuenta de resultados y, conociendo los ingresos por ventas y los costos, se podr
determinar el resultado bruto de las ventas y tambin evaluarlos en relacin con esos
ingresos y costos.
Mercaderas con Inventario permanente: permite registrar las bajas de las mercaderas a
su costo, de esta manera el saldo de la cuenta Mercaderas refleja siempre las existencias.
Segn el mtodo que aplique el ente, las cuentas que se utilicen para mostrar la
incorporacin sern: compras, si se llevan cuentas desdobladas y Mercaderas, en los
dems casos.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA): impuesto al valor agregado a los bienes y servicios
que se aplica en las distintas etapas de produccin. Al ser un impuesto generalizado a los
consumos, es soportado econmicamente por los consumidores finales, pero su tcnica de
liquidacin obliga a los entes a actuar como responsables en la determinacin ante el
Fisco, bajo la categora de Responsables Inscriptos. Existen otras categoras: Exento, No
Responsable y Monotributista, para los cuales la incidencia del impuesto es similar a la del
Consumidor Final. Desde el punto de vista de la determinacin del costo interesa
diferenciar y analizar:

Vendedor Comprador Comproban Carcter

te del IVA
para el
comprador
Responsabl Responsable Factura A Crdito Fiscal
e Inscripto Inscripto (IVA (no integra el
discriminado) costo)
Exento Factura B Costo
(IVA no
discriminado)
No
 Responsable
Monotributist
a
Consumidor
Final
Situaciones Tique emitido Costo
Especiales mediante
controlador
fiscal
(reemplaza
factura B)
Ventas
masivas con
consumidor
final
No Responsable Factura C Costo
Responsabl Inscripto (IVA no
e, discriminado)
Monotribut
ista o
Exento
Exento
No
Responsable
Monotributist
a
Consumidor
Final
Costo de produccin: la actividad del ente consiste en la produccin, el sacrificio que
demande este proceso integrar el costo del nuevo bien, ya sea que su destino fuera el
propio uso o venta, como producto intermedio o final. Los procesos de produccin pueden
ser industriales de productos intermedios o finales, tratndose de transformacin
(perfumes, plsticos) o ensamble (automvil, computadoras). Factores que integran el
costo de productos elaborados son:
o Costos directos: cuya participacin en el costo se individualiza sin dificultad:
materias primas, mano de obra directa, otros costos directos.
o Sacrificios adicionales o costos indirectos: mano de obra indirecta, depreciacin del
edificio de fbrica, materiales utilizados o consumidos en el proceso y otros
necesarios para desarrollar y concluir el proceso de produccin.

El momento de determinacin del costo puede ser el de finalizacin de un proceso de

produccin, pero ellos son continuos, a la fecha de los cierres mensuales siempre habr
bienes que se encuentren en distintas etapas del proceso de produccin. Si pudieran
individualizarse los costos correspondientes a cada unidad o a partidas determinadas,
stas se asignarn de manera directa.
Los costos indirectos se acumularn en una cuenta de movimiento Costos de
Fabricacin y se deben asignar a la produccin por el mtodo llamado costeo integral
o por absorcin
Por contraposicin, el mtodo costo variable slo incorpora al activo los costos
variables, considerando a los fijos como resultados del perodo. No cumple con el
concepto de costo abarcativo de todos los sacrificios necesarios para disponer del bien,
 afecta la determinacin del resultado de venta y el devengamiento de resultados entre
perodos, por lo que no es aceptado como pauta de elaboracin y emisin de
informacin contable patrimonial. Cuando no fuera posible llevar un inventario
permanente, la determinacin deber efectuarse por diferencia de inventario.

Documentacin respaldatoria: corresponder agregar la documentacin interna que

indique las materias primas y materiales consumidos en el proceso, as como los dems
costos de produccin.

Costo de Incorporacin al Patrimonio:

Costo de adquisicin: Precio de compra al contado Bonificaciones + Otros sacrificios

necesarios= COSTO DEL BIEN O SERVICIO ADQUIRIDO.
Costo de produccin: Costo de los insumos + Costos de fabricacin= COSTO DEL BIEN O
SERVICIO PRODUCIDO.

Ventas:

Ingreso por ventas: el concepto ingreso se utiliza en sentido econmico, y no financiero y

es independiente del importe de la operacin. En el momento de tradicin de la cosa se
produce la perfeccionamiento jurdico de la operacin y, por consiguiente el
devengamiento, tanto del ingreso como del costo correspondiente a la misma.
Costo de venta: sacrificio necesario para poder obtener el ingreso, se consume para
generarlo y por lo tanto se devenga, en el momento de transmisin de propiedad. Los
bienes a vender son activos consumibles, se agotan con el primer uso, es decir, con la
entrega del bien o prestacin de servicio, y ya no producirn otros ingresos futuros. Los
bienes no consumibles pierden su calidad de tales al decidirse su venta, transformndose
en consumibles. El costo de la venta se devenga la generar el ingreso, es decir, en el
momento de la entrega de la cosa o prestacin del servicio.
(RESUMIDO HASTA PGINA 143 DEL CAPTULO 3, UNIDADES 5Y6)