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ACCESS
En las hojas guiadas anteriores se ha explicado como disear una base de datos.
Disear una base de datos consiste en organizar la informacin, en cierta manera catica,
que nos proporciona el cliente que nos encarga el programa.
Para organizar dicha informacin usamos una representacin grfica denominada Modelo
Entidad Relacin en la que representamos cada uno de los elementos que participan en la
base de datos (entidades), sus caractersticas principales (atributos) y las relaciones que
existen entre ellos.
Una vez finalizado el esquema Entidad Relacin de la base de datos, se realiza una
representacin en forma de tablas a partir de l.
As pues, disear una base de datos consiste en tomar la informacin catica proporcionada
por el cliente y organizar esta informacin en tablas.
Un programa gestor de base de datos permite crear una base de datos a partir de sus
tablas. Y adems permite el mantenimiento de dichas tablas (aadir datos, eliminar datos,
modificar datos, realizar consultas, etc)
Microsoft Access
Existen mltiples programas gestores de bases de datos que se pueden usar para crear las
bases de datos de sus aplicaciones.
En los ejercicios guiados que vendrn a continuacin se usar el gestor Microsoft Access, el
cual permitir la creacin de forma sencilla de bases de datos adecuadas para las
aplicaciones de base de datos que se realizarn en java.
Por otro lado facilita mucho el manejo de la base de datos, la instalacin de sta en el
ordenador del cliente y las modificaciones posteriores, adems de ser un gestor de base de
datos muy extendido y conocido.
En los ejemplos que vendrn a continuacin, se usar la versin 2003 de Microsoft Access.
EJERCICIO GUIADO N 1
Tabla Coches
Tabla Trabajadores
Tabla Servicios
Tabla Clientes
En este ejercicio guiado se crear la base de datos MANEMPSA formada por las tablas
anteriores usando el programa Access.
3. Lo primero que tendr que hacer es decidir el lugar donde guardar la base de datos
y el nombre que le dar al fichero. Para nuestro ejemplo, elija la carpeta Mis
Documentos para guardar la base de datos y el nombre que le asignaremos ser
MANEMPSA.
4. La Base de Datos MANEMPSA debe contener cuatro tablas, las cuales crearemos a
continuacin. Para crear una tabla active la opcin Crear Tabla en Vista Diseo en la
ventana principal de Access:
5. La ventana que aparece a continuacin nos permitir definir los campos de la tabla
que vamos a crear. Empezaremos creando la tabla Coches (que se muestra a
continuacin).
Tabla Coches
El tipo de datos Texto define un dato que contendr letras o caracteres no numricos,
como espacios, guiones, etc. Una matrcula es texto ya que contendr letras, y puede
ser representada con guiones, espacios, etc.
7. En la parte inferior puede indicar el tamao que asignar para introducir una
matrcula. Por defecto aparece un valor de 50, pero este tamao es exageradamente
grande para una matrcula que no suele tener ms de 10 caracteres, segn la
representemos.
8. El siguiente campo de la tabla es la Marca. Este campo ser de tipo Texto, ya que
contiene letras y como tamao dejaremos 50.
9. El siguiente campo es Modelo. Igualmente este campo ser de tipo Texto debido a
que contiene letras y dejaremos como tamao 50.
10. El siguiente campo es Ao. Este campo hace referencia al ao de compra del
coche, por lo que es un nmero. As pues, elige en el tipo de datos la opcin Nmero,
que define aquellos campos que contendrn nmeros vlidos desde un punto de
vista matemtico.
En la parte inferior estar definido el tipo Entero largo, que indica que los nmeros
que se introduzcan en este campo sern de tipo entero y no tendrn decimales.
11. El siguiente campo es el DNI. Se recuerda que este campo es una clave fornea, y
hace referencia al DNI del trabajador que conduce este coche.
No ponga DNI con puntos, ya que los nombres de campos en Access no admiten
puntos.
13. El diseo de la tabla Coches est casi terminado, solo hay que darle el nombre y
guardarla. Para ello, cierra la ventana de diseo de la tabla e indica que quieres
guardar los cambios.
16. Incluso, puedes hacer doble clic sobre la tabla para ver su contenido. Por supuesto,
ahora est vaca, ya que acaba de ser creada. No introduzcas nada en la tabla.
17. Cierra la ventana que muestra el contenido de la tabla para volver a la ventana
principal.
18. Ahora crearemos la siguiente tabla de la base de datos: Trabajadores, cuyo diseo
se muestra a continuacin:
Tabla Trabajadores
20. Introduzca el campo DNI. Su tipo de datos ser Texto y pondremos un tamao de 15:
21. Introduzca los campos Nombre y Apellidos. El tipo de datos ser claramente Texto y
el tamao de cada uno lo dejaremos en 50.
22. Introduzca el campo Sueldo. El tipo de datos que usaremos para este campo ser
Nmero, pero cambiaremos en la parte inferior el tipo de nmero de Entero Largo a
Doble. El tipo de nmero Doble permitir representar nmeros con decimales:
Nota: Existe en Access un tipo de datos propio de aquellos campos que almacenarn
cantidades monetarias. Este tipo de datos se denomina Moneda, pero no ser usado en
los ejemplos. En sustitucin, se usar el tipo Nmero que cumple perfectamente con el
mismo cometido.
23. Aade ahora el campo Fecha, el cual hace referencia a la fecha de entrada en la
empresa del trabajador.
Para los campos que indiquen fecha, existe un tipo de datos llamado Fecha / Hora.
Ser interesante poner un comentario a este campo para indicar que se refiere a la
fecha de entrada en la empresa y no a la fecha de nacimiento del trabajador, por
ejemplo:
24. Aade ahora el campo Matrcula.
Se recuerda que este campo es una clave fornea y hace referencia a la matrcula
del coche que conduce el trabajador. Este campo tambin se encuentra en la tabla
Coches (es el campo clave de la tabla Coches), as pues se definir aqu de la misma
forma que est definido en la tabla Coches: tipo texto y 10 de tamao:
Tabla Clientes
30. Aade el campo CIF. Su tipo de datos ser Texto (recuerda que lleva una letra) y
asignaremos un tamao de 15.
31. Aade los campos Nombre y Direccin. Ambos campos sern claramente de tipo
Texto. Asignaremos a ambos un tamao de 100 caracteres.
32. Aade el campo Tfno1 y asgnale el tipo de datos Texto y un tamao de 15. Haz lo
mismo con el campo Tfno2:
Nota: Los campos Telfonos suelen causar mucha confusin, ya que se pueden definir con
el tipo de datos Nmero o Texto.
956 30 30 30
o de esta otra:
(956) 30-30-30
Tendra que definirlo como Texto, ya que contiene caracteres no numricos (los espacios, los
parntesis, los guiones)
Si, en cambio, define el telfono como Nmero, solo podr almacenar nmeros as:
956303030
Sin poder usar ni espacios, ni guiones, ni otro carcter que no sea un dgito.
En el ejemplo se han definido como Texto para permitir el uso de caracteres no numricos.
33. Defina como campo clave el CIF:
34. Cierre y guarde la tabla con el nombre Clientes. Ya tiene tres de las cuatro tablas de
la base de datos.
35. Queda por aadir la tabla Servicios a la base de datos. Se muestra esta tabla a
continuacin:
Tabla Servicios
El tipo de datos Autonumrico hace que cada elemento que se aada a la tabla tenga
un nmero correlativo.
Este tipo de datos nos ahorra el tener que estar asignando un nmero cada vez que
se aada un servicio, ya que el nmero es asignado automticamente.
38. Aade el campo Fecha. Su tipo de datos ser Fecha / Hora, evidentemente.
39. Aade el campo Tipo. El tipo de la reparacin es un texto, as que asigna el tipo de
datos Texto. Su tamao ser de 50.
40. Aade el campo Cantidad. Este campo hace referencia al coste de la reparacin.
Ser un campo Numrico de tipo Doble, ya que puede llevar decimales.
41. El campo Comentario contendr un texto donde se explicar el servicio realizado.
Debes tener en cuenta aqu que no se puede asignar una longitud mayor de 255
caracteres a un campo de tipo Texto. Por lo tanto, si est previsto que se escriba
mucho texto en el campo Comentario, este tipo de datos no ser el adecuado.
Existe otro tipo de datos mucho mejor para aquellos campos que vayan a contener
grandes cantidades de texto. Este tipo de datos se denomina Memo, y ser as como
definamos el campo Comentario:
42. Ahora hay que aadir los dos ltimos campos, los cuales son claves forneas que
permitirn relacionar la tabla Servicios con las tablas Clientes y Trabajadores. Estos
campos son el DNI y el CIF.
43. Aade el DNI. Tendr que ser de tipo Texto y un tamao de 15:
44. Ahora aade el CIF. Ser tambin de tipo Texto y tendr un tamao de 15:
45. Los campos estn ya definidos. Ahora activa la opcin campo clave para el campo
Numero.
46. Finalmente cierre y guarde la tabla con el nombre Servicios. Y ya tendr creadas las
cuatro tablas de la base de datos.
47. Como prueba, se pueden introducir algunos datos en las tablas de esta base de
datos directamente desde aqu. Introduciremos dos trabajadores. Haz doble clic
sobre la tabla Trabajadores, e introduce los siguientes datos:
48. Ahora introduciremos los coches de la empresa. Para ello haz doble clic sobre la
tabla Coches e introduce en ella los siguientes datos de los coches:
Despus de introducir los datos de los clientes cierra la ventana de la tabla Clientes.
50. Finalmente introduzca los datos de algunos de los servicios prestados. Abra para ello
la tabla Servicios e introduzca los siguientes datos (observa como los nmeros
aparecen de forma automtica en el campo Nmero, esto es debido al tipo de datos
Autonumrico)
51. Los datos que se introducen en una tabla se denominan registros, as pues, si la
tabla Servicios contiene la informacin de 4 servicios, se dice que la tabla Servicios
contiene 4 registros.
52. Ya tenemos terminada la base de datos MANEMPSA. Hemos creado las tablas que
contiene e incluso hemos introducidos algunos registros en las tablas para no
dejarlas vacas. Ya puede cerrar el programa Access.
54. A la hora de programar una aplicacin java de bases de datos, se har que nuestro
programa acceda al fichero de base de datos que acaba de crear con Access. As
pues no pierda de vista el fichero de base de datos que acaba de crear, ya que se
usar en posteriores hojas guiadas.
La base de datos hay que introducirla en un programa gestor de bases de datos, como
por ejemplo Access.
Es necesario indicar el tipo de datos que tiene cada campo de una tabla. Puedes usar
los siguientes tipos de datos segn necesites:
- Texto.
Campos que almacenarn todo tipo de caracteres, sobre todo letras.
- Nmero.
Campos que almacenarn solo dgitos numricos.
Son nmeros con un formato correcto desde el punto de vista matemtico.
- Fecha / Hora.
Campos para almacenar fechas.
- Memo.
Campos para almacenar grandes cantidades de texto.
- Autonumrico.
Campo que contendr nmeros correlativos.
El fichero de base de datos creado desde Access ser usado por la aplicacin java de
base de datos.