Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manual Audit Phare PDF
Manual Audit Phare PDF
Miinniisstteerruull IInntteeggrrrriiii E
Euurrooppeennee ((M
MIIE
E))
D
Diirreecciiaa A
Auuddiitt
privind programele
finanate din fonduri PHARE
Versiunea 3
30 iunie 2006
1
CUPRINS:
ABREVIERI ___________________________________________________________________ 6
INTRODUCERE________________________________________________________________ 7
GLOSAR ______________________________________________________________________ 8
1. Organizarea sistemului de audit public intern n Romnia ___________________________ 12
1.1. Structura organizaional a auditului intern din cadrul MIE___________________________ 13
1.1.1. Organigrama auditului intern pentru EDIS n Romnia _______________________________________ 16
1.1.2. Diagrama inter - instituional___________________________________________________________ 17
1.1.3. Relaia Direciei Audit (MIE) cu ministrul integrrii europene __________________________________ 18
1.1.4. Relaia Direciei Audit (MIE) cu Responsabilul cu Autorizarea Programului (PAO) _________________ 18
1.1.5. Relaia Direciei Audit (MIE) cu Responsabilul Naional pentru Autorizarea Finanrii (NAO) ________ 18
1.1.6. Relaia Direciei Audit (MIE) cu auditul extern ______________________________________________ 18
1.2. Autoritate i responsabiliti _______________________________________________________ 19
1.2.1. Baza legal __________________________________________________________________________ 19
1.2.2. Autoritatea __________________________________________________________________________ 20
1.2.3. Limitarea autoritii i responsabilitii____________________________________________________ 20
1.3. Scop____________________________________________________________________________ 21
1.3.1. Misiunea Direciei Audit________________________________________________________________ 21
1.3.2. Obiective ____________________________________________________________________________ 21
1.3.3. Valori ______________________________________________________________________________ 22
1.4. Standardele de audit intern ________________________________________________________ 22
1.5. Codul privind conduita etic a auditorului intern______________________________________ 22
1.6. Amendamente la Manualul/procedurile de audit intern ________________________________ 25
2. Aria de cuprindere a auditului intern ____________________________________________ 26
2.1. Controlul intern i pista de audit____________________________________________________ 27
2.1.1. Controlul intern ______________________________________________________________________ 27
2.1.2. Criterii _____________________________________________________________________________ 27
2.1.3. Pista de audit ________________________________________________________________________ 28
2.2. Tipuri de audit intern _____________________________________________________________ 28
2.3. Audit ad-hoc_____________________________________________________________________ 28
2.4. Consiliere managerial ____________________________________________________________ 29
3. Personal i instruire __________________________________________________________ 30
3.1. Competena _____________________________________________________________________ 30
3.2. Resurse _________________________________________________________________________ 30
3.3. Instruire i dezvoltare personal ____________________________________________________ 32
3.3.1. Instruire i planuri de dezvoltare profesional_______________________________________________ 32
3.3.2. Educaiei profesional continu __________________________________________________________ 32
3.3.3. Personalul nou angajat_________________________________________________________________ 32
4. Administrarea auditului intern__________________________________________________ 33
4.1. Rolul efului auditului intern _______________________________________________________ 33
4.2. Repartizarea misiunilor de audit intern ______________________________________________ 33
4.4. Examinri ad-hoc i testri ale sistemelor de management i control______________________ 34
4.5. Controlul auditului _______________________________________________________________ 34
2
5. Planificarea auditului intern ___________________________________________________ 35
5.1. Evaluarea riscurilor ______________________________________________________________ 35
5.1.1. Riscul inerent ________________________________________________________________________ 35
5.1.2. Riscul de control ______________________________________________________________________ 36
5.1.3. Auditurile anterioare/iregulariti ________________________________________________________ 37
5.1.4. Evaluarea riscurilor ___________________________________________________________________ 37
5.1.5. Selectarea misiunilor de audit pe baza analizei riscurilor ______________________________________ 38
5.1.6. Factori de risc specifici misiunilor de audit privind fondurile europene ___________________________ 38
5.2. Planul strategic de audit ___________________________________________________________ 38
5.2.1. Raionament _________________________________________________________________________ 38
5.2.1.1. Viziune de ansamblu _____________________________________________________________ 39
5.2.1.2. Abordarea participativ ___________________________________________________________ 40
5.2.2. Procesul de planificare strategic a auditului _______________________________________________ 40
5.2.2.1. Fazele elaborrii planului strategic de audit intern ____________________________________ 40
5.3. Planul anual de audit intern________________________________________________________ 47
5.3.1. Scop i cuprins _______________________________________________________________________ 47
5.3.2. Resursele de audit_____________________________________________________________________ 48
5.4. Programul de audit intern (Agenda de audit) _________________________________________ 49
5.4.1. Scopul Programului misiunii de audit intern ________________________________________________ 49
5.4.3. Cuprinsul Programului misiunii de audit intern______________________________________________ 49
5.5. Analize i edine _________________________________________________________________ 50
5.6. Timpul auditorului _______________________________________________________________ 50
6. Metodologia de audit_______________________________________________________ 51
6.1. Introducere _____________________________________________________________________ 51
6.2. Fazele auditului __________________________________________________________________ 51
6.3. Iniierea procesului de audit _______________________________________________________ 54
6.3.1. Repartizarea auditorilor ________________________________________________________________ 54
6.3.2. Notificarea entitii auditate_____________________________________________________________ 54
6.3.3. Notificarea prilor interesate ___________________________________________________________ 54
6.4. Analiza preliminar _____________________________________________________________ 54
6.4.1. Obiectivele analizei preliminare__________________________________________________________ 54
6.4.2. Colectarea informaiilor ________________________________________________________________ 55
6.4.3. Prelucrarea informaiilor _______________________________________________________________ 55
6.4.4. Identificarea obiectelor auditabile ________________________________________________________ 56
6.4.5. Analiza riscurilor _____________________________________________________________________ 56
6.5. Elaborarea programului misiunii de audit intern (Agenda de audit) ______________________ 61
6.5.1. Programul de audit (agenda de audit) _____________________________________________________ 61
6.5.2. Programul preliminar al interveniilor la faa locului _________________________________________ 61
6.6. edina de deschidere (edina iniial)_______________________________________________ 61
6.6.1. Minuta edinei de deschidere ___________________________________________________________ 62
6.7. Confirmarea ariei i obiectivelor auditului ___________________________________________ 62
6.8. Intervenia la faa locului (Munca de teren) _________________________________________ 62
6.8.1. Definire i etapele muncii de teren ________________________________________________________ 62
6.8.2. Obiectivele muncii de teren _____________________________________________________________ 63
6.8.3. Documentaia muncii de teren ___________________________________________________________ 63
6.8.4. Eantionarea_________________________________________________________________________ 64
6.8.4.1. Definiie ________________________________________________________________________ 64
6.8.4.2. Obiectivele eantionrii___________________________________________________________ 64
6.8.4.3. Metode de selectare a eantionului ________________________________________________ 65
6.8.4.4. Procesul de eantionare __________________________________________________________ 65
6.8.4.5. Testarea managementului riscurilor, a controalelor interne i testarea de detaliu _________ 66
6.9. Constatrile auditului _____________________________________________________________ 68
6.9.1. Fia de identificare i analiz a problemei (FIAP - uri)________________________________________ 68
3
6.9.2. Constatarea iregularitilor _____________________________________________________________ 69
6.9.3. Revizuirea documentelor de lucru ________________________________________________________ 69
6.10. edina de nchidere _____________________________________________________________ 69
6.11. Proiectul Raportului de audit intern________________________________________________ 70
6.12. Revizuirea proiectului de Raport de audit public intern _______________________________ 71
6.13. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la structura auditat ________________ 71
6.14. Reuniunea de conciliere __________________________________________________________ 72
6.15. Raportul de audit public intern (final) ______________________________________________ 72
6.16. Difuzarea Raportului de audit public intern_________________________________________ 72
6.17. Urmrirea recomandrilor _______________________________________________________ 73
6.17.1. Procesul de urmrire a implementrii recomandrilor _______________________________________ 73
6.17.2. Raportul privind stadiul implementrii recomandrilor auditului intern__________________________ 74
6.18. Feed-back ul din partea structurii auditate ________________________________________ 74
7. Documentaia de audit ________________________________________________________ 75
7.1. Introducere _____________________________________________________________________ 75
7.2. Cerine _________________________________________________________________________ 76
7.3. Referina ncruciat______________________________________________________________ 76
7.4. Politica de arhivare _______________________________________________________________ 76
7.5. Dosarele de audit _________________________________________________________________ 77
7.5.1. Dosarul permanent ____________________________________________________________________ 77
7.5.2. Dosarul documentelor de lucru __________________________________________________________ 80
7.6. Controlul i administrarea documentelor ____________________________________________ 81
7.7. Codificarea documentelor _________________________________________________________ 81
8. Probleme generale de securitate_________________________________________________ 82
8.1. Securitatea informaiei n cadrul Direciei Audit ______________________________________ 82
9. Controlul calitii ____________________________________________________________ 83
9.1. Criterii generale de calitate a auditului ______________________________________________ 83
9.2. Programul de asigurare a calitii___________________________________________________ 83
9.2.1. Evaluarea intern _____________________________________________________________________ 83
9.2.2. Evaluarea extern_____________________________________________________________________ 84
9.2.3. Supervizarea activitii de audit intern ____________________________________________________ 84
9.3. Raportarea activitii Direciei Audit ________________________________________________ 85
10. Relaia dintre Direcia Audit - MIE i Ageniile de Dezvoltare Regional_______________ 86
10.1. O abordare de colaborare ________________________________________________________ 86
10.2. Clauze referitoare la audit intern __________________________________________________ 86
11. Principii i linii directoare eseniale pentru procesul de audit ________________________ 90
11.1. Principii aplicabile relaiilor umane n procesul de audit_______________________________ 90
11.2. Alte principii ___________________________________________________________________ 90
11.2.1. Generale ___________________________________________________________________________ 90
11.2.2. Obinerea de informaii________________________________________________________________ 90
11.2.3. nregistrarea informaiilor _____________________________________________________________ 91
11.2.4. Natura testelor de conformitate _________________________________________________________ 91
11.2.5. Perioada de timp_____________________________________________________________________ 91
11.2.6. Mrimea testelor_____________________________________________________________________ 91
4
11.2.7. Eficacitatea sistemelor de control________________________________________________________ 92
11.2.8. Eficiena sistemelor de control __________________________________________________________ 92
12. Proceduri operaionale _______________________________________________________ 93
12.1. Introducere ____________________________________________________________________ 93
12.2. Lista de proceduri operaionale____________________________________________________ 93
13. Revizuirea Manualului de audit intern __________________________________________ 94
13.1. nregistrarea amendamentelor ____________________________________________________ 94
13.2. Distribuia Manualului de audit intern______________________________________________ 94
5
ABREVIERI
AI Agenii de Implementare
CAPI Comitetul de Audit Public Intern
CE Comisia Europeana
DGFP Direcia General pentru Finane Publice
DIS Sistemul de Implementare Descentralizat
DL Document de Lucru
EDIS Sistemul Extins de Implementare Descentralizat
EU Uniunea European
FN Fondul Naional
IAI Insitutul Auditorilor Interni
TIC Tehnologia Informaiei i Comunicrii
IT Tehnologia Informaiei
MIE Ministerul Integrrii Europene
MoU Memorandumul de nelegere
NAC Coordonatorul Naional al Asistenei
NAO Responsabilul Naional cu Autorizarea Finanrii
PAO Responsabilul cu Autorizarea Programului
PHARE Polonia Ungaria Ajutor pentru Restructurarea Economiei
PO Procedura Operaional
PRAG Ghidul Practic de Proceduri de Contractare pentru proiectele
finanate din bugetul general al Comunitilor Europene
RP Responsabilul de Program
SIA Standardele Internaionale de Audit
SIC Standardele Internaionale de Contabilitate
DA Direcia Audit din MIE
UCAAPI Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern
6
INTRODUCERE
Acest Manual de Audit Intern este proiectat s ofere un ghid pentru Direcia Audit din
Ministerul Integrrii Europene.
In contextul Manualului prezent de Audit Intern pentru Direcia Audit din cadrul MIE:
7
GLOSAR
8
conformitate le includ pe cele stabilite,
Autorizarea impuse sau agreate n scopul protejrii
nseamn iniierea sau oferirea activelor organizaiei, inclusiv prevenirea
permisiunii de a desfura activiti sau i/sau detectare de achiziii, folosire sau
tranzacii. dispunere neautorizat de resurse.
9
atingerea obiectivelor primare ale Controale directive
sistemului de control intern. Mediul de Aciuni ntreprinse pentru a cauza sau a
control include urmtoarele elemente: ncuraja ca un eveniment dorit s aib
Integritatea i valorile etice loc.
Filozofia i stilul de operare al
conducerii
Structura organizaional Performana economic
Repartizarea de autoritate i Atingerea obiectivelor i scopurilor n
responsabilitate condiii de eficien, eficacitate i
Politicile i practicile n domeniul economicitate.
resurselor umane
Competena personalului Efect
Managementul informaiei Riscul sau expunerea pe care entitatea
auditat, organizaia i/sau altele le
Managemeentul riscului
ntmpin datorit faptului c condiiile nu
Comunicarea i monitorizarea
sunt aceleai cu criteriile.
Relaia cost - beneficiu
Control eficace
nseamn c orice pierdere potenial
Este prezent atunci cnd managementul
asociat cu orice expunere sau risc este
conduce sistemele ntr-o manier ce
msurat pe baza costului implicat pentru
ofer o asigurare rezonabil c
a o controla.
obiectivele i scopurile organizaiei vor fi
atinse.
Procesele de control
Politicile, procedurile i activitile ce fac
Performana eficient
parte dintr-un cadru de control, proiectat
Atingerea obiectivelor i scopurilor ntr-o
pentru a se asigura c riscurile sunt
manier corect i la timp cu minimum de
pstrate n limitele tolerate ale riscurilor,
resurse.
stabilite n cadrul procesului de
management al riscurilor.
Angajament
O activitate, sarcina specific auditului
Criterii
intern precum o analiz a auditului intern,
Standardele, msurile sau ateptrile
auto-evaluarea, examinarea fraudei sau
folosite n realizarea unei evaluri i/sau
consultan. Un angajament poate
verificri (ce ar trebui s existe).
include sarcini sau activiti multiple
proiectate s ndeplineasc un set
Controale de detectare
specific de obiective.
Aciuni ntreprinse pentru a detecta
evenimente nedorite ce au avut loc.
Obiectivele angajamentelor
Declaraii generale elaborate de auditorii
Sistemul descentralizat de
interni ce definesc sarcinile planificate ale
implementare (DIS)
angajamentelor.
Sistem de implementare al programelor
cu finanare UE unde o parte din
Eroare
management i responsabiliti au fost
n ceea ce privete rapoartele de audit
transferate rii beneficiare n timp ce
intern, este o declaraie greit sau
Comisia European deine
omisiune a unei informaii importante n
responsabilitatea final, conform
mod involuntar ntr-un raport de audit
tratatelor Consiliului Europei.
final.
10
Sistemul extins de implementare abilitile i experiena specific ntr-o
descentralizata (EDIS) anumit disciplin.
Sistem de implementare a programelor
finanate de UE unde ntreg Constatri
managementul i toate responsabilitile Declaraii pertinente ale faptelor.
au fost transferate rii beneficiare, iar Constatrile auditului reies dintr-un
Comisia European realizeaz doar proces de comparare a ceea ce este cu
controlul ex-post. ceea ce trebuie s fie.
11
1. Organizarea sistemului de audit public intern n Romnia
Structurile de Audit Intern din cadrul instituiilor administraiei publice au fost stabilite n
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern i includ:
12
b) conductorul entitii publice subordonate poate stabili i menine un
compartiment funcional de audit public intern, cu acordul entitii publice de la
nivelul ierarhic imediat superior, iar dac acest compartiment nu se nfiineaz,
auditul entitii respective se efectueaz de ctre compartimentul de audit public
intern al entitii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.
Activitatea de audit intern din cadrul MIE este organizat la nivel de direcie Direcia
Audit, structur funcional independent, aflat n subordinea direct a ministrului
integrrii europene.
13
este interzis n mod expres ca acelai auditor s dea consultan ntr-un
domeniu i ulterior s-l auditeze,
atunci cnd este necesar utilizarea mai eficient a resurselor din domeniul
auditului, auditorii din cadrul MIE pot efectua misiuni de audit mpreun cu alte
instituii publice (M.F.P., U.C.A.A.P.I., D.L.A.F. etc.),
auditorii din cadrul MIE mpreun cu cei din ADR-uri pot efectua misiuni comune de
audit n ceea ce privete gestionarea fondurilor europene, conform prevederilor
contractuale,
auditorii interni din cadrul Direciei Audit nu vor fi desemnai s efectueze misiuni de
audit intern la aceeai structur mai mult de 5 ani consecutiv,
Structura i procedurile de audit intern din cadrul ADR - rilor n ceea ce privete
administrarea fondurilor PHARE sunt supuse acelorai prevederi legale ca acelea ce sunt
aplicabile auditului public intern dac sunt stipulate n acordurile contractuale dintre MIE i
ADR.
14
Diagrama 1 - Organigrama Direciei Audit
FP se refer la existena
fiei de post. Se bifeaz cu
FP DIRECIA AUDIT Pers. necesar 1
X cmpul Da sau Nu,
Da/Nu Nume i prenume Director: Lenuta Bancila Pers. incadrat 1 funcie de situaia real.
Numit prin (Baza legal) Ordinul MIE 144/06.03.2006. Post. libere 0
X
UCAAPI CAPI
Minister of European
Integration
Management Management
Auditor - Auditee Audit Reporting Methodological
Reporting contract for RD Relationship Guidance
Relationship funds
Contracted IA
services based on 16
Mgmt contract
1.1.2. Diagrama inter - instituional
Direcia Audit din MIE funcioneaz conform schemei descrise n Diagrama 2 (vezi
sectiunea 1.1.1):
Pornind din partea de jos a organigramei, auditorul intern din ADR auditeaz att
activitile interne ale ADR ct i activitile referitoare la derularea fondurilor PHARE de
dezvoltare regional.
UAI din ADR i Direcia Audit din MIE (linia punctat roz) colaboreaz n auditarea
activitilor interne ale ADR i a fondurilor de dezvoltare regional; termenii i condiiile
acestei relaii de colaborare, ct i aria de acoperire i nivelul activitilor implicate n
activitatea de audit comun, sunt definite n contractul de management/protocolul ncheiat
ntre ADR i MIE (care este indicat n organigrama cu o linie roz continu); Acest contract
de management definete, de asemenea, i fluxul de informaii privind activitatea de audit
intern ntre UAI din ADR i Direcia Audit din MIE (ce poate fi sau nu formalizat ca un
schimb de informaii oficiale, depinznd de clauzele specifice din contractul de
management). Comunicarea continu ntre UAI din ADR i Direcia Audit din MIE este o
component esenial a unui proces coordonat de planificare strategic i anual a
auditului.
Sgeile roii indic faptul c subiectului auditului, entitatea auditat, este ADR. n mod
similar, n partea de sus a diagramei, Direcia Audit auditeaz ntregul proces MIE de
implementare a fondurilor PHARE. Rapoartele de audit elaborate sunt transmise spre
avizare ministrului integrarii europene.
Relaiile de management sunt indicate cu verde, i sunt ntre ADR - uri i CDR n cazul
ageniilor regionale, i ntre direciile MIE i ministrul integrrii europene.
n ceea ce privete metodologia de Audit Intern utilizat, aceasta este avizat de ctre
U.C.A.A.P.I., care ofer o coordonare i ndrumare pe linie de audit ct i instruire n
domeniu tuturor compartimentelor de audit.
17
1.1.3. Relaia Direciei Audit (MIE) cu ministrul integrrii europene
Direcia Audit va avea cel puin o ntlnire trimestrial cu ministrul integrrii europene.
Direcia Audit trebuie s transmit ctre PAO modificrile aduse manualului de audit n
vederea trimiterii acestuia ctre NAO.
Direcia Audit raporteaz ctre PAO problemele majore descoperite ca urmare a misiunilor
de audit efectuate asupra modului de gestionare a fondurilor PHARE.
18
Direcia Audit se va concentra n special pentru:
a fundamenta planul anual i ca urmare a solicitrilor auditoruui extern facilita;
a primi copii ale rapoartelor elaborate de auditul extern;
a fi informat despre programul de audit extern i metodologia specific aplicat de
acesta;
a facilita comunicarea, unde este necesar, ntre auditul extern i conducerea MIE.
Legea nr.315/2004 stabilete cerinele pentru activitatea de audit intern din fiecare Agenie
de Dezvoltare Regional. Art.8 lit.9 din Legea nr.315/2004 privind dezvoltarea regional
19
stipuleaz faptul c capacitatea instituional i administrativ a Ageniilor de Dezvoltare
Regional de a ntreprinde activiti de audit intern este verificat de Unitatea de Audit
Intern a autoritii naionale responsabile pentru administrarea unui program anume. Acest
lucru nseamn c Direcia Audit din MIE are responsabilitatea i autoritatea de a verifica
dac ADR-urile au capaciti adecvate de audit intern.
1.2.2. Autoritatea
Auditorii interni au acces la toate datele i informaiile, inclusiv la cele existente n format
electronic, pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n ordinul
de serviciu.
Auditorii interni pot solicita date, informaii, precum i copii ale documentelor, certificate
pentru conformitate, de la persoanele fizice i juridice aflate n legtur cu structura
auditat, iar acestea au obligaia de a le pune la dispoziie la data solicitat. Totodat
auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice i juridice orice fel de reverificri
financiare i contabile legate de activitile de control intern la care acestea au fost
supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalitii i a regularitii activitii
respective.
Personalul din cadrul MIE va oferi orice asistenta rezonabila auditorilor interni n timpul
misiunilor lor de audit.
Auditorii interni nu vor elabora sau institui proceduri, nu vor lua decizii de management i
nu se vor implica n nicio activitate care ar putea compromite independenta lor. De
asemenea, auditorul implicat ntr-o misiune de consiliere nu va putea audita tot el
activitatea n care a oferit consilierea.
20
Evalurile auditului intern nu pot substitui sau elibera alte persoane din MIE/ADR de alte
responsabiliti ce le sunt desemnate.
1.3. Scop
Scopul auditului intern este s contribuie la realizarea obiectivelor MIE oferind o evaluare
independent a sistemelor de control intern ale MIE.
Auditul public intern ajut MIE s menin un sistem de control adecvat prin evaluarea
eficacitii i eficienei acestuia, contribuind la mbunatirea lui continu.
1.3.2. Obiective
21
b) sprijinirea ndeplinirii obiectivelor entitii publice printr-o abordare sistematic i
metodic, prin care se evalueaz i se mbuntete eficacitatea sistemului de conducere
bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii.
1.3.3. Valori
Direcia Audit din MIE se ghideaz i dup Declaraia Responsabilitilor Auditorului Intern
i dup Standardele pentru Practica Profesionist ale Auditului Intern.
Codul privind conduita etic a auditorului intern a fost elaborat de U.C.A.A.P.I. i aprobat
prin O.M.F.P. nr.252/2004.
22
global a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etic a auditorului intern
cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie s le respecte n exercitarea atribuiilor.
Scopul Codului privind conduita etic a auditorului intern este crearea cadrului etic
necesar desfurrii profesiei de auditor intern, astfel nct acesta s i ndeplineasc cu
profesionalism, loialitate, corectitudine i n mod contiincios ndatoririle de serviciu i s
se abin de la orice fapt care ar putea s aduc prejudicii instituiei sau autoritii publice
n care i desfoar activitatea.
Realizarea scopului prezentului cod privind conduita etic a auditorului intern presupune
ndeplinirea urmtoarelor obiective:
a) performana - profesia de auditor intern presupune desfurarea unei activiti la cei
mai ridicai parametri, n scopul ndeplinirii cerinelor interesului public, n condiii de
economicitate, eficacitate i eficien;
b) profesionalismul - profesia de auditor intern presupune existena unor capaciti
intelectuale i experiene dobndite prin pregtire i educaie i printr-un cod de valori
i conduit comun tuturor auditorilor interni;
c) calitatea serviciilor - const n competena auditorilor interni de a-i realiza sarcinile
ce le revin cu obiectivitate, responsabilitate, srguin i onestitate;
d) ncrederea - n ndeplinirea sarcinilor de serviciu, auditorii interni trebuie s
promoveze cooperarea i bunele relaii cu ceilali auditori interni i n cadrul
profesiunii, iar sprijinul i cooperarea profesional, echilibrul i corectitudinea sunt
elemente eseniale ale profesiei de auditor intern, deoarece ncrederea public i
respectul de care se bucur un auditor intern reprezint rezultatul realizrilor
cumulative ale tuturor auditorilor interni;
e) conduita - auditorii interni trebuie s aib o conduit ireproabil att pe plan
profesional, ct i personal;
f) credibilitatea - informaiile furnizate de rapoartele i opiniile auditorilor interni trebuie
s fie fidele realitii i de ncredere.
Codul privind conduita etic a auditorului intern este structurat n dou componente
eseniale:
a) principiile fundamentale pentru profesia i practica de audit public intern;
b) regulile de conduit care impun normele de comportament pentru auditorii interni.
n desfurarea activitii lor auditorii interni din MIE vor aplica i susine urmtoarele
principii fundamentale:
A. Integritatea
Conform acestui principiu, auditorul intern trebuie s fie corect, onest i incoruptibil,
integritatea fiind suportul ncrederii i credibilitii acordate raionamentului auditorului
intern.
B. Independena i obiectivitatea
1. Independena. Independena fa de entitatea auditat i oricare alte grupuri de
interese este indispensabil; auditorii interni trebuie s depun toate eforturile pentru a fi
independeni n tratarea problemelor aflate n analiz; auditorii interni trebuie s fie
23
independeni i impariali att n teorie, ct i n practic; n toate problemele legate de
munca de audit independena auditorilor interni nu trebuie s fie afectat de interese
personale sau exterioare; auditorii interni au obligaia de a nu se implica n acele activiti
n care au un interes legitim/ntemeiat.
2. Obiectivitatea. n activitatea lor auditorii interni trebuie s manifeste obiectivitate i
imparialitate n redactarea rapoartelor, care trebuie s fie precise i obiective; concluziile
i opiniile formulate n rapoarte trebuie s se bazeze exclusiv pe documentele obinute i
analizate conform standardelor de audit; auditorii interni trebuie s foloseasc toate
informaiile utile primite de la entitatea auditat i din alte surse. De aceste informaii
trebuie s se in seama n opiniile exprimate de auditorii interni n mod imparial.
Auditorii interni trebuie, de asemenea, s analizeze punctele de vedere exprimate de
entitatea auditat i, n funcie de pertinena acestora, s formuleze opiniile i
recomandrile proprii; auditorii interni trebuie s fac o evaluare echilibrat a tuturor
circumstanelor relevante i s nu fie influenai de propriile interese sau de interesele
altora n formarea propriei opinii.
C. Confidenialitatea
1. Auditorii interni sunt obligai s pstreze confidenialitatea n legtur cu faptele,
informaiile sau documentele despre care iau cunotin n exercitarea atribuiilor lor; este
interzis ca auditorii interni s utilizeze n interes personal sau n beneficiul unui ter
informaiile dobndite n exercitarea atribuiilor de serviciu.
2. n cazuri excepionale auditorii interni pot furniza aceste informaii numai n condiiile
expres prevzute de normele legale n vigoare.
D. Competena profesional
Auditorii interni sunt obligai s i ndeplineasc atribuiile de serviciu cu
profesionalism, competen, imparialitate i la standarde internaionale, aplicnd
cunotinele, aptitudinile i experiena dobndite.
E. Neutralitatea politic
1. Auditorii interni trebuie s fie neutri din punct de vedere politic, n scopul ndeplinirii
n mod imparial a activitilor; n acest sens ei trebuie s i menin independena fa
de orice influene politice.
2. Auditorii interni au obligaia ca n exercitarea atribuiilor ce le revin s se abin de la
exprimarea sau manifestarea convingerilor lor politice.
Reguli de conduit
24
de audit i consultan;
c) se interzice auditorilor interni, n timpul misiunii lor, s primeasc din partea celui
auditat avantaje de natur material sau personal care ar putea s afecteze
obiectivitatea evalurii lor;
d) auditorii interni sunt obligai s prezinte n rapoartele lor orice documente sau fapte
cunoscute de ei, care n caz contrar ar afecta activitatea structurii auditate.
3. Confidenialitatea: se interzice folosirea de ctre auditorii interni a informaiilor
obinute n cursul activitii lor n scop personal sau ntr-o manier care poate fi contrar
legii ori n detrimentul obiectivelor legitime i etice ale entitii auditate.
4. Competena:
a) auditorii interni trebuie s se comporte ntr-o manier profesional n toate
activitile pe care le desfoar, s aplice standarde i norme profesionale i s
manifeste imparialitate n ndeplinirea atribuiilor de serviciu;
b) auditorii interni trebuie s se angajeze numai n acele misiuni pentru care au
cunotinele, aptitudinile i experiena necesare;
c) auditorii interni trebuie s utilizeze metode i practici de cea mai bun calitate n
activitile pe care le realizeaz; n desfurarea auditului i n elaborarea rapoartelor
auditorii interni au datoria de a adera la postulatele de baz i la standardele de audit
general acceptate;
d) auditorii interni trebuie s i mbunteasc n mod continuu cunotinele, eficiena
i calitatea activitii lor; eful compartimentului de audit public intern, respectiv
conductorul entitii publice, trebuie s asigure condiiile necesare pregtirii profesionale
a auditorilor interni, perioada alocat n acest scop fiind de minimum 15 zile lucrtoare pe
an;
e) auditorii interni trebuie s aib un nivel corespunztor de studii de specialitate,
pregtire i experien profesionale elocvente;
f) auditorii interni trebuie s cunoasc legislaia de specialitate i s se preocupe n
mod continuu de creterea nivelului de pregtire, conform standardelor internaionale;
g) se interzice auditorilor interni s i depeasc atribuiile de serviciu.
Carta auditului intern definete obiectivele, drepturile i obligaiile auditului intern i este
elaborat de ctre fiecare ef al structurii de audit public intern i aprobat de
conductorul entitii publice. Carta auditului intern informeaz despre obiectivele i
metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz regulile de lucru ntre auditor i
auditat i promoveaz regulile de conduit.
25
2. Aria de cuprindere a auditului intern
Aria de acoperire a funciei de audit intern include auditarea tuturor activitilor Ministerului
Integrrii Europene.
n conformitate cu art.13 din Legea nr.6723/2002 privind auditul public intern auditul
public intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public,
inclusiv asupra activitilor entitilor subordonate, cu privire la formarea i utilizarea
fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public.
Aria de cuprindere acoper, de asemnea, orice entiti din subordinea sau autoritatea MIE
sau care se afl ntr-o relaie juridic cu acesta.
n cazurile n care o funcie de audit intern este operaional n cadrul entitii auditate, aria
de cuprindere a funciei de audit intern a MIE referitor la acea entitate va lua n
considerare responsabilitatea sa de coordonare n ceea ce privete asigurarea c NAO i
ministrul s fie informai asupra rezultatelor auditului n mod periodic.
26
Aria de cuprindere a auditului intern nu include:
exercitarea unor funcii executive sau manageriale, cu excepia celor care au
legatur cu funcia de audit intern;
implicarea n orice fel de activiti/operaiuni ale MIE sau n funciile sale curente de
control intern.
Atentie !
Auditorului intern i este interzis participarea la activiti de design, dezvoltare i
implementare de sisteme.
Cheia unui control intern eficace i semnificativ este de a obine o nelegere complet a
operaiunilor MIE. Acea nelegere trebuie s fie suficient de complet astfel nct auditorul
s poat identifica i nelege fluxurile principalelor tranzacii, procedurile, responsabilitile
personalului i ariile majore de risc. Fr acest fundament de baz, evaluarea controlului
intern nu poate avea loc.
2.1.2. Criterii
27
de baz al executrii unei operaii. Permanent cineva trebuie s efectueze o
activitate, cum ar fi analiza i semnarea unui document, pregtirea unei reconcilieri.
Acestea sunt controale de baza i trebuie s existe o disciplina astfel nct ele s fie
eficace.
Aceste misiuni de audit nu sunt planificate din timp dar sunt iniiate, de la caz la caz, ca
rspuns la cererile din partea conducerii sau la informaii ce ajung la auditori i care pot
justifica iniierea unei misiuni. Entitile auditate sunt ntiinate n acest caz cu cel puin 3
zile n avans.
28
2.4. Consiliere managerial
Tipuri de consiliere
Este interzis, n mod expres, ca acelai auditor s ofere servicii de consultan ntr-
un domeniu iar ulterior s-l auditeze.
29
3. Personal i instruire
3.1. Competena
eful auditului intern este responsabil pentru meninerea unei echipe ce mpreun au
cunotinele, deprinderile i disciplina necesare pentru atingerea obiectivelor auditului
intern. n special, eful auditului intern trebuie:
s se asigure c personalul posed calificrile i experiena necesare;
s ncurajeze i s faciliteze dezvoltarea profesional continu a personalului.
Fie de post detaliate cuprinznd toate activitile Direciei Audit, repartizarea de roluri i
responsabiliti poziiilor de ef al auditului intern i auditorilor interni, sunt pregatite de
ctre directorul Direciei Audit mpreun cu Direcia Resurse Umane, meninute i revizuite
de ctre aceasta din urm pe baza procedurilor din acest manual.
Ori de cte ori n efectuarea auditului public intern sunt necesare cunotine de strict
specialitate, conductorul compartimentului de audit public intern poate decide asupra
oportunitii contractrii de servicii de expertiz/consultan din afara entitii.
3.2. Resurse
Directorul Direciei Audit din MIE trebuie s elaboreze un necesar de for de munc i un
plan de pregtire profesional care s acopere nevoile muncii de audit intern necesare
pentru auditul fondurilor PHARE derulate de MIE. Acesta trebuie s in cont i de
30
necesitatea efecturii unor aciuni n comun cu ADR-urile i/sau de activitatea de evaluare
a capacitilor de audit din autoritile de implementare PHARE.
n condiii normale, activitatea de audit intern trebuie s fie desfurat de ctre personalul
Direciei Audit. Se pot ivi situaii n care resursele de personal din cadrul Direiei Audit s
necesite o suplimentare, prin contractarea de servicii de consultan.
Direcia Audit poate folosi serviciile unui furnizor de servicii de audit pentru:
Acordul formal i scris ntre MIE i furnizorul de servicii de audit trebuie s descrie n
detaliu drepturile i obligaiile furnizorului de servicii (adic cine ce trebuie s fac, cnd i
unde).
Conform prevederilor art.16 din Legea nr.672/2002: ori de cte ori n efectuarea auditului
public intern sunt necesare cunotine de strict specialitate, conductorul
compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunitii contractrii de
servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice.
31
3.3. Instruire i dezvoltare personal
Fiecare auditor este responsabil pentru continuarea pregtirii sale profesionale i trebuie:
- s aib un set de cunotine specializate,
- s menin un proces recunoscut i continuu de educaie pentru a susine o
cretere profesional continu n domeniul auditului intern.
Membrii personalului sunt ncurajati s se pregteasc i s ia parte la examene pentru
obinerea calificrile profesionale din domeniul auditului (mastere, certificari IIA, doctorate
etc).
Auditorul intern va participa la seminarii i la instruiri atunci cnd se consider c este
necesar i n concordan cu nevoile personale de pregtire. Directorul Direciei Audit,
respectiv conducerea ministerului, va asigura conditiile necesare pregtirii profesionale,
perioada destinat n acest scop fiind de minim 15 zile pe an.
Toi noii membri ai personalului vor primi o sesiune de introducere de la directorul Direciei
Audit care le va prezenta:
- rolul MIE/ADR (funcii, structuri, mediu);
- regulamentele romneti i ale UE relevante privind auditul intern;
- regulamentul de organizare i funcionare al MIE;
- codul (urile) de etic aplicabile;
- manualele de proceduri ale MIE, inclusiv Manualul de audit intern;
- procedurile de raportare;
- sistemul de arhivare;
- sistemele IT;
- politicile de dezvoltare a personalului/instruire.
32
4. Administrarea auditului intern
4.1. Rolul efului auditului intern
Auditorul ce conduce un audit anume trebuie s fie specificat n planul anual de audit.
33
Directorul Direciei Audit repartizeaz misiunile de audit i sarcinile unui auditor intern pe
baza naturii i complexitii misiunii de audit i experienei i pregtirii speciale ale
auditorului intern.
Directorul Direciei Audit trebuie s se asigure c auditorul (auditorii) interni din cadrul MIE
desfoar misiuni de audit conform standardelor de audit acceptate la nivel naional
folosind programele, tehnicile i procedurile stabilite.
Procedurile descrise n acest Manual de audit intern pentru realizarea funciei de audit
intern sunt elaborate pe baza urmtoarelor:
Standardele pentru Practica Profesionist de Audit Intern (Institutul Auditorilor
Interni din SUA).
Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile
ulterioare.
O.M.F.P. nr.38/2003 privind aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern.
O.M.F.P. nr.252/2004 privind aprobarea Codului privind conduita auditorilor interni.
Testarea funcionrii sistemelor este realizat prin examinarea unui eantion de tranzacii.
O testare suficient ar trebui realizat pentru a permite extragerea unor concluzii relevante
privind eficacitatea sistemelor examinate.
34
5. Planificarea auditului intern
Riscul inerent apare atunci cnd exist fore externe ce pot afecta performana unei
organizaii sau poate s fac nvechite sau ineficace alegerile sale privind strategiile,
operaiunile, relaiile externe, structura organizaional sau finanarea.
3. Riscul tehnologic
- Riscuri legate de implementare/operarea software-ului.
36
- Lipsa unui plan de recrutare/rezerv privind resursele umane,
- Lipsa instruirii,
- Fluctuaia personalului.
8. Riscul fraudei
- Frauda din partea conducerii,
- Complicitate ntre angajai,
- Segregarea necorespunztoare a sarcinilor,
- Folosirea neautorizat a resurselor,
- Conflict de interese,
- Meninerea necorespunztoare a dosarelor/informaiilor confideniale.
Riscurile sunt evaluate ca fiind ridicate, medii sau sczute. Produsul final al evalurii
riscurilor va fi o list de procese/domenii de activitate cu numrul corespunztor de puncte
(scorul riscului care este raportat n planurile de audit strategice i anuale), care va
permite stabilirea prioritilor.
37
5.1.5. Selectarea misiunilor de audit pe baza analizei riscurilor
5.2.1. Raionament
Funcia primar a auditului intern trebuie s fie cea de a adauga valoare eficienei i
eficacitii globale a organizaiei, i n cele din urm capacitii sale de a-i atinge
obiectivele.
n faza de planificare a auditului, Direcia Audit Intern va realiza aceast funcie prin:
38
adoptarea unei viziuni cuprinztoare i a unei perspective strategice asupra
riscurilor i oportunitilor mediului n care organizaia opereaz;
asigurarea c exist o abordare participativ auditor entitate auditat n procesul
de planificare a auditului intern prin implicarea factorilor superiori de decizie ai
organizaiei n exerciiul de planificare strategic.
Entitatea auditat se ateapt ca Direcia Audit Intern s adauge valoare, s aib rol de
consultant n a o asista la mbuntirea activitii i nu n a fi un controlor intern.
Pentru a-i ndeplini rolul, auditorii interni trebuie s evalueze nu numai riscurile cu care
organizaia se confrunt ci i oportunitile ce pot fi exploatate.
Riscul i oportunitatea sunt ambele variaii de la plan. Riscul este potenialul de rezultate
negative (mai puin dect era anticipat), iar oportunitate este potenialul pentru rezultate
pozitive (mai mult dect era anticipat).
Pe termen scurt, riscul este ridicat datorit deficienelor de sistem, cum ar fi erorile,
omisiunile, ntrzierile i frauda care mpiedic organizaia s i ating scopurile. n
schimb, oportunitatea pe termen scurt este minor deoarece nu exist suficient timp
pentru a exploata ntregul potenial pentru rezultatele pozitive ce pot exista.
Pe termen lung, riscul se diminueaz deoarece organizaia are mai mult timp s i
ajusteze sistemul de control. Pe de alt parte, numrul i valoarea oportunitilor crete n
mod semnificativ.
Datorit efectului diferit al timpului asupra celor dou variabile (risc versus oportunitate),
rezult c auditorii interni trebuie s ia n considerare riscurile i oportunitile nu numai pe
termen scurt, dar i pe termen mediu i lung.
Cu o perspectiv pe termen scurt, oportunitatea este prea mic pentru a avea un efect, n
timp ce riscul este ridicat. Rezultatul unei asemenea abordri este planul de audit care se
concentreaza pe domeniile cu cel mai ridicat risc imediat.
n concluzie, dac auditorii interni vor sprijini n mod real obiectivele i scopurile
organizaiei, ei trebuie s aib o gndire strategic, adic s adopte o perspectiv larg
care s cuprind att riscurile i oportunitile pe perioade mai mari de timp. De aici reiese
nevoia unei abordri strategice n procesul de planificare a auditului intern.
39
4. Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice: deficiene constatate
anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n
urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii
i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti,
experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem;
analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului;
evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul
auditat;
5. Principiul oportunitii, potrivit cruia obiectivele prevzute n plan sunt stabilite prin
analiza i evaluarea riscului asociat.
Managerii la diferite nivele n cadrul organizaiei pot sprijini procesul de audit intern oferind
cunotine valoroase n ceea ce privete gestionarea riscurilor de zi cu zi.
Managerii de nivel superior trebuie s aplice cunotinele lor strategice despre riscurile i
oportunitile pe termen mediu i scurt pentru a oferi sprijin echipei de audit intern n
efortul lor de a ntreprinde planificarea strategic.
Dei planul strategic de audit acoper un termen mediu (de obicei 3 ani), este o activitate
ce trebuie realizat anual. Mediul organizaiei se schimb n permanen, i tot aa i
riscurile i oportunitile, iar acest lucru face necesar o revizuire a prezumiilor pe care s-a
bazat iniial planul strategic. Fiecare Plan strategic de audit pe 3 ani analizeaz domeniile
auditabile i aloc resursele de audit intern.
40
Diagrama 3 Ciclul planificrii strategice de audit pe 3 ani
Strategic
3 Year SAP
Planning
Internal Audit 05-07
Process
Report
(see Diag 2)
Strategic
3 Year SAP
Planning
Internal Audit 06-08
Process
Report
(see Diag 2)
Strategic
3 Year SAP
Planning
Internal Audit 07-09
Process
Report
(see Diag 2)
41
Aceast linie directoare propune un proces de Planificare strategic de audit, aa cum
este descris n Diagrama 4, de mai jos, defalcat n trei faze:
a) Faza de cercetare
b) Faza de analiza
c) Faza de elaborare a planului strategic de audit
Table of average
3. Calculate theaverage percentage split of
budget expenditure for expenditure across all
each auditablearea for the auditable areas: Box B
past 3 years
Summary 3-Year
Internal Audit Report
:
Box C
Time Resources of
6. Calculate the number of Internal Audit Unit
:
auditor-days available over Box F
the coming 3 years
42
a. Faza de cercetare
b. Analiza riscului
43
Criteriile utilizate n msurarea impactului pentru structurile MIE
Exemple
1. Impact financiar 0 - 50.000 mii RON 50.001 - 100.000 mii RON Peste 100.000 mii RON 35%
2. Complexitatea cadrului Cadrul normativ naional Cadrul normativ naional Cadrul normativ naional i
normativ cu aplicabilitate redus cu aplicabilitate mare internaional cu aplicabilitate 10%
6. Eficiena aciunilor corective Aciunile corective au fost Aciunile corective au fost Aciunile corective nu au fost 10%
implementate i au adus implementate parial sau implementate, nu au adus
un plus de valoare cu ntrziere niciun plus de valoare
Etc..
44
Criteriile utilizate n msurarea impactului pentru programele PHARE - exemple
Nr. Nivel
crt. Criterii Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Pondere
1. Impact financiar 1 - 3 mil. Euro 3 - 30 mil. Euro peste 30 mil. Euro 40%
2. Complexitatea cadrului Cadrul normativ naional Cadrul normativ naional cu Cadrul normativ naional i
normativ cu aplicabilitate redus aplicabilitate mare internaional cu aplicabilitate 10%
3. Numrul nivelelor de 1 nivel 2 - 3 nivele peste 3 nivele 10%
gestiune implicate
6. Eficiena aciunilor corective Aciunile corective au fost Actiunile corective au fost Aciunile corective nu au fost 5%
implementate i au adus un implementate parial sau implementate, nu au adus
plus de valoare cu ntrziere niciun plus de valoare
7. Tipul de beneficiari Instuii publice sau organizaii Instituii publice sau Instituii publice sau 10%
private cu experien organizaii private cu organizaii private nou
n derularea fondurilor comunitare experien medie n nfiinate, fr experien n
i sistemelor de gestiune i derularea fondurilor n derularea fondurilor
control adecvate comunitare i comunitare i
sistemelor de gestiune i sistemelor de gestiune i
control funcionale control
8. Complexitatea proiectului Buget mic, durat de Buget mediu, mai multe Buget mare, mai multe 10%
implementare componente, durata medie componente,
redus, 1-2 componente de derulare mai multi factori implicai,
durat de derulare mare
45
Planul strategic de audit public intern pentru perioada 200N 200N+2
Exemplu
CRITERII SEMNAL Anul
Nr. DOMENIUL DE Nivel L M H Ultimul SOLICITRI
crt. AUDIT/PROCESUL/ risc audit
PROGRAMUL MINISTRU NAO U.C.A.A.P.I. Schimbri N N+1 N+2
46
5.3. Planul anual de audit intern
Planul anual de audit al Direciei Audit din MIE este elaborat de ctre Direcia Audit i
trebuie aprobat de ctre ministrul MIE i de ctre NAO.
Proiectul planului anual de audit public intern este ntocmit pn la data de 30 noiembrie a
anului precedent anului pentru care se elaboreaz.
Conductorul entitii publice aprob proiectul planului anual de audit public intern pn la
20 decembrie a anului precedent.
Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva
instituiei publice mpreun cu referatul de justificare, n conformitate cu prevederile Legii
Arhivelor Naionale.
Referatul de justificare
Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a
modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan.
Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern,
rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte
elemente de fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective.
47
Structura planului de audit public intern
Planul anual de audit intern are urmtoarea structur:
- scopul aciunii de auditare;
- obiectivele aciunii de auditare;
- identificarea/descrierea activitii/operaiunii supuse auditului public intern;
- identificarea/descrierea entitii/entitilor sau a structurilor organizatorice la care se va
desfura aciunea de auditare;
- durata aciunii de auditare;
- perioada supus auditrii;
- numrul de auditori proprii antrenai n aciunea de auditare;
- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum
i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de
servicii de expertiz/consultan (dac este cazul);
- numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit public intern din
cadrul structurilor descentralizate.
Un plan anual de audit trebuie s cuprind i alte activiti ale Direciei Audit, cum ar fi
instruiri i seminarii pentru auditori, elaborarea raportului de activitate al direciei etc.
Aproximativ 10-20% din timpul fiecrui auditor poate fi lsat nedistribuit n planul anual
pentru a permite o flexibilitate i pentru a asigura executarea altor activiti ale Direciei
Audit.
48
5.4. Programul de audit intern (Agenda de audit)
Asigur directorul Direciei Audit c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare
la obiectivele misiunii de audit public intern.
Programul de audit public intern este un document intern de lucru al Direciei Audit, care
se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica
detaliat aciunile concrete de efectuat, necesare atingerii obiectivului, precum i
repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Cadrul general
La nceputul auditului, se ofer o privire general asupra operaiunilor entitii auditate.
Planificarea
Programul planificrii trebuie s fie scris nainte de munca de teren.
Obiectivele auditului
Obiectivele trebuie s se ncadreze n cadrul ariei de acoperire globale a auditului. Fiecare
procedur de audit trebuie s rspund la unul dintre obiective i fiecare obiectiv trebuie
abordat n proceduri sau n pai. Toate obiectivele declarate trebuie s fie sprijinite de
munca de testare, cu referire la Programele de audit elaborate de auditori.
49
Vezi Procedura operaional PO 06
Administrativ i finalizare
Directorul Direciei Audit trebuie s ofere ministrului MIE rapoarte scrise sau orale
periodice privind progresul n ceea ce privete planurile de audit anuale i strategice.
Auditul intern trebuie s nregistreze timpul de audit petrecut pentru realizarea misiunilor
de audit, planificarea viitoarelor misiuni de audit i proiecte, precum i evaluarea
personalului de audit.
50
6. Metodologia de audit
6.1. Introducere
Aceast seciune a manualului explic etapele pentru desfurarea unei misiuni de audit
de la activitatea iniial pn la raportul final.
- partea din dreapta a diagramei indic ieirea (output) din proces cu o referin la o
procedur operaional i documentul corespunztor, cu referin la un document de
lucru.
Procesul de audit este similar pentru majoritatea angajamentelor i n mod normal const
n 4 faze:
Pregtirea misiunii de audit
Intervenia la faa locului (munca de teren)
Raportul de audit public intern
Urmrirea recomandrilor.
Misiunile de audit adhoc i alte activiti speciale (investigaii) pot necesita o abordare
diferit ce trebuie s fie definit de la caz la caz.
51
Etapele auditului - Proceduri operaionale Documente anexe
problemei (FIAP)
A04-4 23. Lista de verificare/chestionar
PO 10 Constatarea i A06-1 24. Formular de constatare i raportare a
raportarea iregularitilor
iregularitilor
PO 11 Revizuirea D01-1 25. Nota centralizatoare a documentelor de
documentelor de lucru
lucru D01-2 26. Fisa de analiza a documentelor de lucru
PO 12 edinta de D01-2 27. Minuta edintei de nchidere
nchidere
PO 13 Elaborarea A07-1 28. Proiectul raportului de audit public
Raportul
de audit
public
proiectului de intern
raport de audit
i
public intern
52
PO 14 Revizuirea D01-3 29. Fia de revizuire a proiectului de raport
proiectului de de audit public intern
raport de audit
public intern
PO 15 Transmiterea - - Nu exist formular standard
proiectului de
raport de audit
public intern la
structura auditata
PO 16 Reuniunea de B07 30. Minuta reuniunii de conciliere
conciliere
PO 17 Raportul de audit A07-2 31. Raportul de audit public intern
public intern
PO 18 Difuzarea - - Nu exist formular standard
raportului de audit
public intern
PO 19 Urmrirea A08 32. Fia de urmrire a implementrii
recomandrilor recomandrilor
recomandrilor
Urmrirea
53
6.3. Iniierea procesului de audit
Pe baza Planului anual de audit public intern, aprobat, directorul Direciei Audit va
repartiza misiuni de audit auditorilor, astfel nct s poat ncepe analiza preliminar. Se
ntocmete un Ordin de serviciu (Anexa 05 - ref. A01).
Direcia Audit va ntiina entitatea auditat printr-o notificare (Anexa 07 - ref. B01-1) c o
misiune de audit a fost programat a se efectua.
Direcia Audit notific entitatea/structura auditat cu 15 zile nainte de declanarea misiunii
de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i
despre faptul c pe parcursul misiunii vor avea loc intervenii la faa locului al cror
program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
54
Obiectele auditabile, aria de cuprindere i bugetul de timp al auditului trebuie s fie re-
evaluate n mod constant pe parcursul procesului de audit pentru a asigura o folosire
eficient a resurselor de audit (de ex. dac restul etapelor din procesul de audit sunt
eliminate, dac obiectele auditabile sau aria de cuprindere trebuie limitate sau extinse,
dac au fost identificate proceduri mai eficiente sau dac au fost alocate ore
suplimentare). Dac prin aceasta reevaluare constant se produc schimbri
semnificative obiectivului sau/i ariei de curpindere convenit iniial cu ministrul MIE,
atunci ele trebuie comunicate ministrului MIE.
2. Elaborarea Programului de Audit (Agendei de Audit) i determinarea aciunilor
necesare pentru a colecta dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare pentru
a realiza obiectivele stabilite.
n aceast etap auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre
entitatea/structura auditat. Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile pentru a
atinge urmtoarele scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n
care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea;
b) cunoaterea organizrii entitii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a
diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
c) identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii/structurii auditate i ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
d) identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
e) identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor
controlului i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
55
6.4.4. Identificarea obiectelor auditabile
Obiectul auditabil
Obiectul auditabil reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei
caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic.
Definiie
Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact
nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele.
Componentele riscului
Componentele riscului sunt:
a. probabilitatea de apariie;
b. nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinelor i durata acestora.
56
O abordare global privind analiza riscurilor implic identificarea riscurilor asociate cu
principalele procese derulate pentru implementarea fondurilor, complexitatea
regulamentelor, legilor, procedurilor i valoarea finanrii acordate de ctre UE.
Prile din program identificate ca fiind cu nivel ridicat de risc, trebuie introduse cu
prioritate n planul de audit iar selectarea operaiunilor trebuie facut alegnd metoda de
eantionare cea mai potrivit. Dac se efectueaz o eantionare n timpul derulrii unui
program, la finalul programului trebuie extins eantionarea pentru a se asigura o
acoperire adecvat i pentru a se ndeplini cerinele de reprezentativitate ale eantionului.
Analiza riscurilor efectuat periodic trebuie s in cont de rezultatele verificrilor
anterioare.
Msurarea riscurilor
Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de msurare, criteriile
de apreciere.
Cel mai adesea pentru evaluarea riscurilor se utilizeaz matricea pe trei nivele. Nu exist
un standard absolut pentru matricea riscurilor.
Scale analitice mai detaliate pot fi utilizate mai ales dac o evaluare cantitativ clar poate
fi aplicat unui anumit risc.
Nu valoarea absolut a riscului evaluat este important, ci mai degrab dac riscul este
sau nu perceput ca tolerabil sau ct de mult deviaz de la nivelul tolerabil.
57
Probabilitate Consecine (impact) Control intern
Nivel 3 = mare Nivel 3 = ridicat Nivel 3 = corespunztor
Nivel 2 = medie Nivel 2 = moderat Nivel 2 = mediu
Nivel 1 = mic Nivel 1 = sczut Nivel 1 = cu lipsuri grave
Vulnerabilitate mare Acest punctaj va fi acordat n cazul n care resursele umane nu ar fi suficiente,
(Nivel 3) complexitatea operaiunilor ar fi ridicat i mijloacele tehnice existente necesare
desfurrii activitii sunt insuficiente.
Vulnerabilitate medie Acest punctaj va fi acordat n cazul n care resursele umane nu ar fi suficiente,
(Nivel 2) ori complexitatea operaiunilor ar fi ridicat, ori mijloacele tehnice existente
necesare desfurrii activitii sunt insuficiente;
Vulnerabilitate redus Acest punctaj va fi acordat n cazul n care resursele umane ar fi suficiente,
(Nivel 1) complexitatea operaiunilor ar fi redus, iar mijloacele tehnice existente necesare
desfurrii activitii sunt suficiente;
58
conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe;
auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme,
dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la
recomandrile auditului;
analiza arat c sunt n funciune tehnici de control insuficiente.
corespunztor (Nivel 1) conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd
preocuparea de a anticipa i nltura problemele;
auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit probleme
semnificative;
analiza arat c sunt n funciune tehnici de control intern eficiente;
procedurile sunt bine susinute de documente.
Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se poate exprima
pe o scar valoric pe trei nivele:
- impact sczut;
- impact moderat;
- impact ridicat.
Probabilitate
mare
medie
mic
Impact
0
sczut moderat ridicat
59
d1) pentru aprecierea controlului intern:
- control intern CORESPUNZTOR - nivel 1;
- control intern de nivel MEDIU - nivel 2;
- control intern CU LIPSURI GRAVE - nivel 3;
d2) pentru aprecierea cantitativ:
- impact financiar slab - nivel 1;
- impact financiar potrivit - nivel 2;
- impact financiar puternic - nivel 3;
d3) pentru aprecierea calitativ:
- vulnerabilitate redus - nivel 1;
- vulnerabilitate medie - nivel 2;
- vulnerabilitate mare - nivel 3.
e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate i un
nivel de risc fiecrui criteriu. Produsul acestor doi factori d punctajul pentru criteriul
respectiv iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la
determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al
riscului se obine utiliznd formulele:
n
__
T = \ Pi x Ni
/__
i=1
Unde:
Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;
Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mare, risc mediu,
risc mic;
g) ierarhizarea operaiunilor/activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea
Tabelului puncte tari i puncte slabe. Tabelul puncte tari - puncte slabe prezint
sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite
ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit public intern, respectiv
stabilirea tematicii n detaliu. Tabelul prezint n partea stng rezultatele analizei riscurilor
(domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori i indici), iar n
partea dreapt opinia i comentariile auditorului intern. Tabelul puncte tari - puncte slabe
conine i informaiile din lista centralizatoare a obiectelor auditabile.
La tabelul Puncte tari i puncte slabe semnificaia T = punct tare, va fi stabilit n funcie
de aprecierea riscului. Dac auditorii apreciaz c vulnerabilitatea i impactul sunt relativ
sczute iar controlul intern asigur meninerea riscului la un prag acceptabil, se constituie
un punct tare.
60
sczut cu privire la faptul dac aspectul analizat constituie ntr-adevr un punct tare sau
un punct slab. Ori de cte ori auditorul exprim un grad de ncredere sczut n punctul tare
sau slab analizat, este obligatorie proiectarea de teste care s asigure verificarea
concluziilor etapei de analiz a riscurilor. Din punct de vedere formal, rubrica grad de
ncredere din cadrul tabelului puncte tari i puncte slabe va fi completat cu meniunile
sczut sau ridicat.
Dup etapa interveniei la faa locului, auditorii vor revedea rezultatele iniiale din tabelul
puncte tari i puncte slabe n corelaie cu rezultatul testelor aplicate i cu meniunile din
fiele de identificare i analiz a problemelor, identificnd cauzele care au condus ca un
element considerat, pe baza datelor iniiale, ca fiind un punct tare, s constituie, n final, un
punct slab.
Programul de audit public intern este un document intern de lucru al structurii de audit
public intern, care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv
din tematica detaliat aciunile concrete ce trebuie efectuate n scopul atingerii obiectivului
auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul de audit public intern (Anexa 16 ref.A03-1) are drept scop:
a) asigur eful structurii de audit public intern c au fost luate n considerare toate
aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;
b) asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, de ctre supervizor.
61
Ordinea de zi a edinei de deschidere trebuie s cuprind:
a) prezentarea auditorilor interni;
b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor;
d) prezentarea tematicii n detaliu;
e) acceptarea calendarului ntlnirilor;
f) asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern.
Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate (interese
speciale, lipsa de timp, alte circumstane). Amnarea trebuie discutat cu compartimentul
de audit public intern i notificat la conducatorul entitii publice.
n aceast faz este necesar s se ofere entitii auditate explicaii sau linii directoare
scrise pentru a accelera procesul de audit, astfel minimaliznd ntreruperile n operaiunile
de zi cu zi ale departamentelor.
62
opiniile, concluziile i recomandrile auditului. Munca de teren se finalizeaz cu o list de
constatri semnificative, din care auditorul va pregati o form final a raportului de audit.
Munca de teren include:
Obinerea unei nelegeri a activitii, sistemului sau procesului ce este analizat i a
procedurilor i politicilor stabilite.
Observarea condiiilor sau a operaiunilor.
Intervievarea personalului.
Examinarea operaiilor contabile i a altor nregistrri operaionale.
Analizarea datelor i informaiilor.
Analizarea sistemelor de control intern i identificarea punctelor de control intern.
Evaluarea deciziilor, evaluarea sistemelor de control intern din punct de vedere al
adecvrii acestora (eficacitate i eficien).
Realizarea de teste de conformitate.
Realizarea de teste de detaliu.
S determine dac observaiile i recomandrile raportate n misiunile de audit
anterioare au fost corectate i/sau implementate.
Toat activitatea de audit realizat trebuie documentat. Aceasta este o cerin absolut
pentru administrarea fondurilor PHARE sub EDIS i pentru programele cu finanare de la
bugetul naional.
6.8.4. Eantionarea
6.8.4.1. Definiie
Atunci cnd realizeaz eantionarea, auditorii i pot propune unul din urmtoarele
obiective strategice, fr a se limita ns la acestea:
- validarea managementului riscului i testarea eficacitii proceselor (evaluarea i
selectarea proiectelor, contractarea proiectelor, aprobarea cererilor de plat, avizarea
achiziiilor, monitorizarea proiectelor i programelor, evalurile intermediare i ex-post
ale proiectelor i programelor etc.),
- determinarea conformitii cu procedurile i normele interne, standardele de evaluare,
legislaia romneasc i european,
- identificarea slbiciunilor administrative,
- calitatea i pregtirea personalului implicat n derularea fondurilor finanate de la
bugetul de stat i din bugetul UE.
64
6.8.4.3. Metode de selectare a eantionului
65
Eantionul trebuie s reprezinte minim 15% din valoarea total a cheltuielilor
eligibile pe fiecare program n parte.
Cnd n cadrul unui program exist doar cteva proiecte cu o valoare mare, pentru a se
asigura reprezentativitatea n limita unui minim de 15%, eantionarea nu trebuie s se
focalizeze numai pe cteva proiecte care vor fi subiectul unei verificri a tranzaciilor de
100%, ci trebuie verificate trane mai mici de tranzacii de la mai multe proiecte.
Proiectele pot fi auditate de mai multe ori, asigurndu-se astfel acoperirea adecvat a
acestora pe ntreaga perioad a derulrii lor, iar n cazul n care sunt detectate probleme
permit s se ia msuri corective i astfel s poata fi reverificate ulterior.
Un element cheie al auditului activitilor care intr n sfera gestionrii fondurilor europene
i de la bugetul de stat l reprezint examinarea sistemelor de control i a managementului
riscurilor i de a da asigurri c acestea opereaz eficace la toate nivelele relevante.
Aceast examinare implic documentarea sistemelor relevante mpreun cu testarea
(testarea controalelor interne) pentru a examina dac sistemele operez n mod practic
i eficace.
66
motivele fiecrei erori sau omisiuni identificate, care pot indica slbiciuni n sistemele de
control i de management.
Toate slbiciunile i erorile trebuie discutate cu cei auditati. Documentele de lucru, inclusiv
analiza problemelor, a efectelor i a soluiilor trebuie folosite n pregtirea raportului de
audit. Orice slbiciuni identificate n timpul misiunii de audit, mpreun cu recomandrile
aferente, trebuie notificate ctre cel/cei auditai.
Testarea poate include i reconcilierile dintre cheltuielile declarate de ctre cel auditat
ctre o autoritate superioar i documentele financiare inute de ctre cel auditat. Mai
mult, pentru verificarea cererilor de plat, asemenea verificri pot fi un indicator folositor
asupra eficacitii auditurilor desfurate de ctre o autoritate superioar i asupra
funcionrii corespunztoare a pistei de audit.
67
6.9. Constatrile auditului
68
6.9.2. Constatarea iregularitilor
edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei
auditorilor interni, a constatrilor i a recomandrilor preliminare. La aceast edin
conducerea entitii auditate face comentarii privind constatrile i concluziile preliminare
prezentate, colaboreaz pentru a ajunge la o nelegere i la un acord cu privire la
constatrile auditului.
Se ntocmete o Minut a edinei de nchidere (Anexa 27 ref.B05).
69
6.11. Proiectul Raportului de audit intern
Scopul Raportului de audit intern este s ofere singurul mijloc acceptabil de comunicare a
ntregii activiti de audit entitii auditate.
Proiectul Raportului de audit public intern care urmeaz a fi transmis entitii auditate
trebuie s fie ct mai complet posibil, constatrile trebuie s fac referire la fapte care pot fi
dovedite i susinute cu documente justificative, concluziile i recomandrile trebuie s fie
pertinente i fezabile.
Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditat, iar aceasta
poate trimite n maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere
primite trebuie analizate de ctre auditorii interni.
Rspunsul entitii auditate poate fi inclus sau ataat raportului final. Totui, dac entitatea
auditat decide s rspund dup ce raportul final a fost emis, la raportul final se va
anexa adresa prin care a fost solicitat punctul de vedere al entitii auditate.
n rspuns, entitatea auditat poate s explice cum constatrile raportului de audit intern
pot fi soluionate i poate include un orar de implementare. n unele cazuri, managerii pot
alege s rspund cu decizia de a nu implementa o recomandare a auditului i s accepte
riscurile asociate unei constatri ale auditului.
71
6.14. Reuniunea de conciliere
Un raport scris de audit intern trebuie elaborat i aprobat de ctre directorul Direciei Audit
la finalizarea fiecrei misiuni de audit, folosind formularul standard de Raport de audit
intern (Anexa 31 ref. A07 2).
La redactarea versiunii finale a Raportului de audit intern trebuie s se ia n considerare
toate modificrile discutate i convenite n cadrul reuniunii de conciliere cu structura
auditat.
Raportul de audit public va fi nsoit de o sintez a principalelor constatri i recomandri.
eful auditului intern trebuie s analizeze versiunea final a Raportului de audit intern i
documentele de lucru conexe nainte de emiterea acestuia. Dup ce schimbrile au fost
analizate de ctre conducerea Direciei Audit, se emite Raportul de audit public interns.
Directorul Direciei Audit trebuie s informeze U.C.A.A.P.I. sau organul ierarhic imediat
superior, dac este cazul, despre recomandrile care nu au fost avizate de conductorul
entitii publice. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere.
Directorul Direciei Audit transmite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu
rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate conductorului
entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare.
Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern acestea vor fi
comunicate structurii auditate.
Curtea de Conturi are acces la Rapoartele de audit public intern n timpul verificrilor pe
care le efectueaz.
Direcia Audit listeaz i distribuie Raportul de audit public intern final ctre:
- ministrul MIE,
- entitatea auditat la nivel de conducere superioar (eful structurii)
- PAO i NAO n ceea ce privete gestionarea fondurilor europene.
n cazul n care mai trziu se detecteaz erori n Raportul de audit final, auditorul intern
trebuie s emit o not care s corecteze raportul de audit intern. Dup aprobarea de
ctre directorul Direciei Audit aceast not trebuie s fie distribuit tuturor celor care au
primit raportul final.
72
Pe lng beneficiarii formali ai rapoartelor de audit intern, poate exista o decizie din partea
conducerii entitii auditate prin care s se prevad faptul c rapoartele de audit intern pot
fi puse la dispoziia tuturor sau doar pentru anumite persoane.
Obiectivul procesului de urmrire este de a determina dac tema misiunii de audit a fost
abordat n mod adecvat. Urmrirea realizat de ctre auditorii interni este definit ca un
proces prin care ei determin ct de adecvate, eficace i la timp sunt aciunile ntreprinse
de conducere cu privire la recomandrile auditului. Auditorii interni trebuie s se asigure ca
aciunile ntreprinse remediaz slbiciunile n mod fundamental.
73
problema nu mai exist datorit modificrilor n procese,
aciunea corectiv a fost iniiat dar nu este complet,
problema nu a fost abordat.
74
7. Documentaia de audit
7.1. Introducere
Pe masur ce fiecare etap de audit din Programul de audit este realizat, auditorul
trebuie s revizuiasc documentele de lucru aferente. Documentele de lucru trebuie, de
asemenea, s fie o baz pentru evaluarea programului de asigurare a calitii auditului
intern i s demonstreze conformitatea auditului intern cu procedurile menionate n acest
Manual.
Dei cantitatea, tipul i cuprinsul documentelor de lucru vor varia de la o misiune la alta,
ele trebui s fie suficient de dezvoltate pentru:
a asista auditorii n activitatea lor,
a oferi un sprijin adecvat pentru opinia auditorului,
ca activitatea desfurat s poat fi analizat independent,
s ncurajeze o abordare metodologic fa de activitatea desfurat.
Accesul la documentele de lucru ale Direciei Audit, pentru persoanele ce nu fac parte din
Direcia Audit, poate fi permis doar de ctre directorul direciei n baza unei cereri scrise
sau orale aprobate anterior de ministrul MIE.
n cazurile n care alte persoane, care nu sunt angajai MIE, doresc s foloseasc
documentele de lucru ale auditului intern este necesar permisiunea n scris a ministrului
MIE.
75
7.2. Cerine
Auditorii trebuie s includ n documentele lor de lucru numai ceea ce este esenial i
trebuie s se asigure c fiecare document de lucru inclus are un scop ce are o legtur cu
procedura de audit.
Referina ncruciat trebuie s fie folosit pentru a face referina la informaia folositoare
n mai multe locuri sau la alte informaii relevante, inclusiv sursa informaiei sau alte
documente i exemple de tranzacii. Documentele/informaiile trebuie s se regseasc n
documentul de lucru numai o singur dat.
Toate documentele de lucru trebuie s fie pstrate de ctre Direcia Audit pe baza
cerinelor de arhivare de mai jos:
documentele de lucru ale auditului sunt pstrate n cadrul Direciei Audit pn la
sfritul anului financiar n care toate recomandrile sunt implementate,
76
la sfritul anului financiar n care toate recomandrile sunt implementate,
documentele de lucru vor fi transferate la arhiva ministrului, fiind arhivate la anul
financiar n care au fost create,
documentele de lucru de investigaie ce sunt finalizate vor fi mutate ntr-un fiier
din arhiv dac un proces sau un posibil proces nu mai este activ. Altfel,
documentele de lucru vor fi pstrate n arhiva direciei pn cnd procesul nu
mai este de actualitate i apoi vor fi mutate n arhiva ministerului,
dosarele privind misiunile de audit intern, precum i cele referitoare la proiecte
de twinning sau asisten tehnic gestionate de Direcia Audit vor fi pstrate 10
ani,
dosarele privind activitatea de consiliere vor fi pstrate 5 ani,
toate celelalte dosare, registre, lucrri vor fi pstrate o perioad de 5 ani.
Dosarele de audit public intern prin informaiile coninute asigur legtura ntre munca de
audit, intervenia la faa locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza
formularii concluziilor auditorilor interni.
Scopul dosarului permanent este de a oferi auditorilor o surs de informaii privind cadrul
general al seciunilor ce sunt auditate permindu-le astfel s obin o nelegere mai vasta
asupra sistemelor.
Dosarul permanent trebuie s fie actualizat n fiecare an i astfel va oferi auditorului
informaia actualizat.
77
SECIUNEA A Seciunea Raportului
Vol. .
78
SECIUNEA B Seciunea administrativ
Vol. .
79
SECIUNEA D Seciune verificrii interne
Vol. ..
*Fie de identificare i analiz a problemei (FIAP), Foi de Lucru (FL) i Teste de Control (TC)
Vol. ..
80
SECIUNEA F Seciunea cuprinde documentele justificative aferente Obiectivului
nr.2 al misiunii de audit
Vol. ..
Dosarul de audit poate fi nchis cnd ministrul MIE a aprobat raportul final de audit.
81
8. Probleme generale de securitate
8.1. Securitatea informaiei n cadrul Direciei Audit
Urmtoarele informaii legate de liniile directoare ale politicii de securitate trebuie luate n
considerare:
informaii restricionate: toate informaiile analizate pe parcursul unei misiuni de
audit i informaiile la care auditorii au acces trebuie s fie considerate
confideniale.
Aceste proceduri sunt proiectate s permit accesul eficient la informaie celor care au un
motiv de a o folosi, dar n acelai timp s protejeze integritatea dosarelor originale.
82
9. Controlul calitii
Pe lng aceasta, la finalul fiecarei misiuni de audit intern, un feedback scris referitor la
eficacitatea auditului va fi solicitat entitii auditate, folosind formularul standard Fia de
evaluare a performanei auditului (Anexa 33 ref.D02-1).
Aceste evaluri trebuie s fie realizate de ctre persoane calificate care sunt independente
fa de organizaie i care nu au vreun conflict de interese real sau aparent.
Direcia Audit trebuie s se bazeze pe un raport scris care trebuie s exprime o opinie n
ceea ce privete conformitatea activitii de audit intern Standardele de Practic
Profesionist a Auditului Intern i s includ recomandri pentru mbuntire.
84
d) verific dac redactarea raportului de audit public intern, att cel intermediar ct i
cel final, este exact, clar, concis i se efectueaz n termenele fixate.
n cazul n care directorul Direciei Audit este implicat n misiunea de audit, supervizarea
este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta.
Supervizorul ntocmete Lista de supervizare a documentelor de audit (Anexa 35
ref.D01-4).
85
10. Relaia dintre Direcia Audit - MIE i Ageniile de Dezvoltare
Regional
Procedurile pentru auditul intern ale UAI din cadrul ADR-urilor vor fi similare cu cele ale
Direciei Audit din MIE n ceea ce privete abordarea auditului intern al fondurilor PHARE.
Toi auditorii interni din sistem (MIE i ADR-uri) pot propune revizii ale manualului.
Coordonarea tuturor actualizrilor i reviziilor Manualului va fi asigurat de ctre directorul
Direciei Audit din MIE.
n ceea ce privete relaia dintre Direcia Audit din cadrul MIE i Unitatea de Audit Intern
din fiecare ADR cu referire la auditul programelor PHARE de dezvoltare regional,
principiile sale fundamentale sunt cele definite n seciunea 10.2 a acestui Manual.
Aceast relaie este reglementat de clauze specifice referitoare la auditul intern, incluse
n Contractul de Management/Acordul de Implementare semnat ntre MIE i fiecare ADR.
86
ANEXA
87
auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului,
- sugestiile U.C.A.A.P.I. / Autoritii de Audit / auditorilor C.E.,
- dispoziiile conductorului ADR pentru efectuarea unuor misiuni de audit intern ad-
hoc cu caracter deosebit,
- alte elemente fundamentale (riscuri nou aparute) etc.
Unitatea de Audit Intern (ADR) va informa Direcia Audit (MIE) n legtur cu modificrile
care se aduc Planului anual de audit intern aprobat n termen de 5 zile de la aprobarea
modificrii.
88
Totodat, Direcia Audit (MIE) va ntreprinde demersurile necesare pe lng
Direcia General de Dezvoltare Regional (MIE) pentru a asigura includerea auditorilor
interni, n limita locurilor disponibile, n formele de pregtire profesional proprii.
De asemenea, Direcia Audit (MIE) va asigura difuzarea informaiilor, materialelor i
va contribui la generalizarea celor mai bune practici n domeniul auditului intern ctre
Unitatea de Audit Intern (ADR).
89
11. Principii i linii directoare eseniale pentru procesul de audit
Mai jos sunt prezentate linii directoare i sugestii ce trebuie luate n considerare cnd se
desfoar misiuni de audit.
11.2.1. Generale
Metode pentru obinerea de informaii privind activitatea, sistemul de control sau procesul
analizat sunt:
Intervievarea personalului,
Analizarea manualelor de proceduri, dac sunt disponibile,
Analizarea fielor de post, dac sunt disponibile,
Completarea chestionarelor de control intern,
Observarea operatiunilor.
90
11.2.3. nregistrarea informaiilor
91
n cazul n care exist slbiciuni de control intern grave, nu este practic s se realizeze
teste de fond, n acest caz fiind necesar ca auditorul s emita un raport negativ cu privire
la operaiunile departamentului auditat.
Dei eforturile auditorului intern pot fi direcionate mai mult spre sistemele de control intern
ale MIE dect spre declaraiile financiare ce rezult, care sunt de fapt preocuparea
primar a unui auditor independent extern, abordarea de baz pentru ambii este aceeai
se bazeaz pe un sistem eficace de control intern.
Evaluarea controlului intern este realizat prin testarea de fond i cea a conformitii.
Testele de conformitate sunt utilizate pentru a determina masura n care testarea de fond
este utilizat. Asemenea teste sunt necesare dac ne bazm pe proceduri n determinarea
naturii, perioadei de timp sau mrimii testelor de fond a claselor de tranzacii sau balane
specifice. Auditorul poate decide s nu se bazeze pe procedurile stabilite deoarece ajunge
la concluzia c:
1). Procedurile nu sunt adecvate pentru acest scop.
2). Efortul de audit necesar pentru a testa conformitatea cu procedurile, pentru a
justifica bazarea pe ele n desfurarea de teste de fond, trebuie s depeasc
reducerea n efort care ar putea fi fcut printr-o asemenea bazare.
92
12. Proceduri operaionale
12.1. Introducere
93
13. Revizuirea Manualului de audit intern
Auditorii interni nainteaz directorului Direciei Audit din cadrul MIE propunerile de
revizuire/amendare a Manualului de audit intern folosind Formularul de revizuire a
Manualului de audit intern (Anexa nr.37).
Instruciunea nr.
Copii ale Manualul de audit public intern i ale revizuirilor/amendamentelor ulterioare vor fi
elaborate att n format electronic, ct i n format hrtie. Varianta n format electronic va fi
postat pe site-ul MIE.
94
Copia n Nume prenume Poziie Data Semnatura
1 BNCIL LENUA Director Direcia Audit
2 BURDEANCA NICOLAE Auditor intern
3 CRISTEA DELIA Auditor intern
4 ENACHE GEORGETTA Auditor intern
5 GUNE OCTAVIAN Auditor intern
6 IFTODE AURA Auditor intern
7 PIRONESCU VICTOR Auditor intern
8 SARIVAN ADRIAN Auditor intern
9 TRANDAFIR DANIEL Auditor intern
10 VYTHOULKAS GINA Euro consilier
95