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ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

La Alcalda Municipal de Pasto, organiza sus archivos de acuerdo al

ciclo vital de los documentos, teniendo en cuenta el principio de
procedencia, orden original de los documentos y la Tabla de
Retencin Documental y/o Asunto Homogneo.

Principio de Procedencia

Teora archivstica formulada por Natalis de Wally que establece que

los documentos producidos por una institucin u organismo no deben
mezclarse con los otros. Es decir que los documentos deben ser
situados y conservados dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen.
Cada documento en la dependencia que pertenece. Integridad e
independencia de cada Serie

Figura 1. Principio de Procedencia.

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Principio de Orden Original

Ordenacin interna que conserva los documentos de cada serie de

acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden que se
dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias
encaminadas a la razn administrativa de un asunto determinado. Se
debe respetar el orden de los documentos ya que son producidos en
una relacin causa efecto.
Teora de Muller, Freith y Fruin.

Figura 2. Principio de Orden original

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Figura 3. Ejemplos Series Documentales y Subseries Documentales. (Archivo General de la Nacion).

Archivo de Gestin

Corresponde a los archivos de la oficina productora que rene su

documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa.
La organizacin de los Archivos de gestin estarn a cargo y
responsabilidad de los funcionarios productores de la documentacin
de cada dependencia, de acuerdo con lo establecido por el Archivo
General de la Nacin en el acuerdo 042 de 2002, artculo tercero.
Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes
de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales
de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retencin
Documental y/o Asunto Homogneo, velar por la conformacin,
organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el

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ciclo vital de los Documentos y la normatividad archivstica. El

respectivo Jefe de la oficina ser el responsable de velar por la
organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin
de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el
numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

La conformacin de grupos documentales estar basada en la Tabla

de Retencin Documental y/o Asunto Homogneo de la Alcalda
Municipal y por ningn motivo debern abrirse Series y Subseries
documentales al azar, es decir que todos los documentos que se
produzcan en la dependencia debern estar incluidos en las Series y
Subseries que figuran en la Tabla de Retencin Documental y/o Asunto
Homogneo. Determinados por conceptos de valoracin, clasificacin
y organizacin.

Figura 4. Organizacin (Sena)

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Para la organizacin fsica de estos archivos se explica en la presente

capacitacin y se dar una orientacin personalizada a todos los
productores de la documentacin en cada una de las dependencias
que los soliciten, aplicando el proceso archivstico emanado por el
AGN; es decir el proceso de organizacin, seleccin, foliacin y
recuperacin de documentos, esto con el fin de unificar la primera
fase de creacin de un archivo en La Alcalda Municipal de Pasto.

Organizacin Archivo de Gestin

De conformidad con los lineamientos trazados por el Archivo General

de la Nacin, y segn los requerimientos para satisfacer necesidades
en materia de archivo y estableciendo pautas para una correcta
organizacin, La Alcalda Municipal de Pasto, ha tomado medidas
encaminadas a lograr un eficiente desarrollo del trabajo para tenerse
en cuenta en la produccin, trmite, organizacin y archivo de los
documentos.

Figura 5. Organizacin de series y subseries.

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Produccin y Trmite de Documentos

Utilizar las normas tcnicas ICONTEC para el aseguramiento de la

calidad en el trabajo documental.
Utilizar los lineamientos para elaboracin de documentos,
adoptados mediante el Sistema de Gestin de Calidad y Archivo
Municipal de La Alcalda Municipal de Pasto.
Seleccionar aquellos documentos que no se consideran como
material de archivo tales como: libros, revistas, peridicos, tarjetas
de invitacin, plegables, circulares informativas sobres, documentos
personales, documentos de apoyo (leyes, decretos, acuerdos,
resoluciones etc.), que hayan perdido vigencia o que no sean
responsabilidad de la dependencia.
Reemplazar por fotocopias la documentacin que se reciba por
fax en atencin a que con el tiempo la informacin se vuelve
ilegible.
Evitar la duplicidad y conservacin de documentos innecesarios.
Tener cuidado con las copias ya que algunas se constituyen en
originales cuando stas salen de la Entidad Territorial. Este es el
caso de la correspondencia enviada; por esta razn, es importante
firmar el original y la copia en estos documentos.
Ante la prdida de un original, la copia adquiere el valor de ste y
debe recibir el tratamiento de original.
La impresin de sellos en los documentos debe ser legible utilizando
tinta reciente, de buena calidad y de color negro.
No utilizar ningn tipo de fondos y marcaciones con resaltador
oscuro en los documentos, en razn a que esta informacin al
momento de llegar a ser escaneada se convierte en ilegible. Se
recomienda subrayar la informacin que se considera relevante.

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Proceda a conformar fsicamente las respectivas Series y Subseries de

acuerdo con lo establecido en la TRD. Empiece a conformar los
expedientes por carpetas, teniendo en cuenta que los documentos
que all se van a conservar corresponden al contenido de la Serie o
Subserie documental.

Ejemplo:
Serie Documental: INFORMES
Subserie Documental: Informe de Gestin
Tipos Documentales: - Informe
- Memorandos
- Solicitudes
- Soportes

Figura 6. Carpeta organizada con Principio de Procedencia Orden Original Foliada y Rotulada.

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Preparacin Fsica De La Documentacin

Figura 7. Preparacin Fsica del Documento.

Figura 8. Debida ordenacin y ubicacin de expedientes.

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a) Limpieza de la documentacin: Se requiere utilizar aspiradora

para la parte externa de los libros, tomos o cuadernillos y para la
parte interna una bayetilla.
b) Eliminacin de material metlico: Es importante eliminar el
material metlico como clips, ganchos de cosedora, procurando
no ocasionar deterioros de tipo fsico a los documentos. As
mismo, reemplazar las carpetas tradicionales por materiales
descalificados.
c) Revisin y Foliacin:
Utilice lpiz mina negra HB para numerar desde uno (1) en
adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de
manera legible y sin enmendaduras.
La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta
algn error en ella debe numerarse nuevamente, tachando el
anterior.
Los planos o cualquier documento que est doblado, se
numerarn como un solo folio.
Los folios totalmente en blanco (es decir que no contengan
informacin por ninguna de las dos caras de la hoja) y que
estn sueltos, no se deben enviar a la transferencia.
Aquellos folios que estn cosidos o adheridos al legajo, no
deben separarse y se foliarn en su orden., La ubicacin fsica
de los documentos responder, a la conformacin de los
expedientes. Los tipos documentales se ordenarn de tal
manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites;
es decir, el documento con la fecha ms antigua de
produccin ser el primer documento que se encontrar al
abrir la carpeta, y la fecha ms reciente se encontrar al final
de la misma (Acuerdo AGN No. 042 de 2002 artculo 4
numeral 3)
Los documentos que estn en tamao inferior a carta deben
pegarse en papel reciclable tamao carta, esto para unificar
el tamao del expediente.
La numeracin tiene que abarcar todos los folios incluyendo
recibos, peridicos, planos etc.

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Archive los documentos en cada expediente utilizando una

carpeta para cada Serie y Subserie. En caso que se requiera
ms de una carpeta, abra las que sean necesarias,
identificndolas y cuidando que su contenido no sobrepase
los 200 folios.
Ubicar correctamente el documento en el folder
correspondiente, para evitar que se archiven documentos
equivocadamente.
La documentacin archivada en los Flderes y/o (AZ) debe
estar organizada en forma Cronolgica Ascendente y
debidamente foliada, realice la foliacin en el orden en que
van llegando los documentos.
En el caso de expedientes contenidos en ms de una Unidad
documental, la foliacin de la segunda ser continuacin de
la primera. Ej.: Un contrato de obra est constituido en dos
unidades de conservacin y el ltimo folio de la primera
termina en 200, la segunda carpeta inicia con el folio 201.
Utilizar los materiales de archivo (carpetas, ganchos
legajadores y cajas de archivo), establecidas por La Alcalda
Municipal de Pasto, para la organizacin de los documentos
Las transferencias documentales (envo de documentos) del
archivo de gestin al archivo central, debe ser realizada
nicamente por el responsable del archivo de los
documentos de cada dependencia.
Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario
en el que se relacionan las Series, Subseries y unidades
documentales, consignando las fechas extremas y el nmero
de folios.

A partir de la implementacin de las tablas de retencin documental,

stas se convertirn en gua obligatoria para la organizacin y
clasificacin de las series y Subseries de los archivos de gestin de
cada una de las dependencias.

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TRANSFERENCIA DOCUMENTALES

El Archivo Central, realizar el calendario de transferencias

documentales, el cual indica la fecha en que deben transferir los
grupos documentales que han cumplido su ciclo en el archivo de
gestin de cada dependencia, teniendo en cuenta las tablas de
retencin y el Formato nico de Inventario documental del Archivo
General de la Nacin Acuerdo 038 de 2002. Artculo 3. La entrega y
recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artculo anterior se har de
conformidad con la Tabla de Retencin Documental y/o Asunto Homogneo. Para
tal efecto, se diligenciar el formato nico de inventario, en concordancia con su
instructivo, la transferencia documental se realizara de acuerdo a la valoracin
documental y la clasificacin asignada segn las Tablas de Retencin Documental.

Figura 8. Ciclo Vital del Documento.

Toda transferencia al archivo central, deber ir acompaado de un

inventario documental para lo cual se utilizar el FORMATO UNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL, en el que se describirn las Series,
Subseries, fechas extremas y el nmero de folios.

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Formato nico de Inventario Documental

Figura 9. Formato nico de Inventario Documental

Para hacer una transferencia documental deber haberse agotado el

ciclo de permanencia del documento en el respectivo archivo. Para
realizar esta transferencia cada unidad administrativa deber hacer
una preparacin fsica de los documentos a transferir, es decir, deber
tener en cuenta los pasos para un procesos archivstico, socializados
a travs de capacitaciones personalizadas a cada productor de
documentacin. De igual forma estos documentos debern estar
clasificados por Series, Subseries y tipos documentales de conformidad
con las Tablas de Retencin.

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Instructivo para el diligenciamiento del formato nico de inventario

documental

1. ENTIDAD REMITENTE: Se debe colocar el nombre de la entidad

responsable de la documentacin que se va a transferir EJ: Alcalda
Municipal de Pasto Secretaria General.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o
razn social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la
dependencia o Unidad administrativa de Mayor jerarqua de la
cual depende la oficina productora
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse nombre de la Unidad
administrativa que produce y conserva la documentacin
tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede
ser: transferencias primarias (Archivo central), transferencias
secundarias (Archivo histrico), Valoracin de fondos acumulados,
fusin y supresin de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin. EJ.
Transferencia documental al Archivo Histrico.
6. HOJA No.____DE _____: Se numerar cada hoja del inventario
consecutivamente. El segundo espacio corresponde al nmero
total de hojas diligenciadas.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia slo para transferencias
primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres
primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la
entrada de la transferencia (ao-mes-da). En NT se anotar el
nmero consecutivo de remisin de documentos de la
transferencia.
8. NUMERO DE RADICACION: Dejar espacio en blanco. Nmero de
radicacin que asignar el Archivo Central o Histrico para
ubicacin de los documentos. Este nmero se deber tener en
cuenta para la solicitud de consultas.

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9. NUMERO DE CAJA: Corresponde al consecutivo interno que lleva

cada dependencia para el control de remisin de documentos.
10. NUMERO DE EXPEDIENTE. Corresponde al nmero que se le da al
expediente del archivo depositado en carpetas.
11. CODIGO: Sistema convencional establecido por la Entidad que
identifica las oficinas productoras y cada una de las series y
subseries o asunto relacionados.
12. NOMBRE SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL (ASUNTO) debe anotarse
asignando al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenidos homogneos emanados de un mismo rgano o sujeto.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma
funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de
fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo
posible, en orden alfabtico.
13. FECHAS EXTREMAS : Deben consignarse la fecha inicial y final de
cada unidad descrita. Deben colocarse los cuatro dgitos
correspondientes al ao Ejemplo 2003-2007. En el caso de una sola
fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha
se anotar SF.
14. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignar el nmero asignado a
cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se
registrarn las unidades de conservacin diferentes escribiendo el
nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero
correspondiente.
15. No. DE FOLIOS: Se anotar el nmero total de folios contenido en
cada unidad de conservacin descrita.
16. SOPORTE: se utilizar esta columna para anotar los soporte
diferentes al papel, anexos a la documentacin: microfilmes (M),
videos (V), casetes (C), soportes electrnicos (CD;DK;DVD) etc.
17. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe citar si la documentacin
registra un alto, medio, bajo o ninguno ndice de consulta; para tal
efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y
consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta

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columna se diligenciar especialmente para el inventario de

fondos acumulados.
18. NOTAS: Se consignar los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin
ordenada numricamente como actas, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes,
saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero
consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes
deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografas o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal. De estos debe sealarse, en primer lugar, el
nmero de unidades anexas de cada tipio: Ej. Una hoja con 5
fotografas sueltas: luego el nmero consecutivo (si lo tiene),
ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos
legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la
informacin. Especificar programas de sistematizacin de la
informacin. A los impresos se le asignar un nmero de folio y se
registrar el nmero de pginas que lo componen, As mismo, se
anotar informacin sobre el estado de conservacin de la
documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes),
qumico (oxidacin de tintas, soporte dbil) y/o biolgico (ataque
de hongos, insectos, roedores).
19. ELABORADO POR: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar
y la fecha en que se realiza la elaboracin del mismo.
20. ENTREGADO POR: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de
la persona responsable de entregar la transferencia, as como el
lugar y la fecha en que se realizara dicha entrega.
21. RECIBIDO POR: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la
fecha en que se recibi.

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Ventajas De Las Transferencias Documentales

Descongestionan las dependencias donde se ha producido el

documento
Al hacer la transferencia, el documento pasa por un tratamiento
documental archivstico que asegura y facilita tanto la
conservacin como la consulta de los expedientes.
Crea un enlace entre las diferentes fases del archivo.

Normas Para Transferir

Identificar la documentacin de la respectiva dependencia, con

las series documentales y de conformidad con las Tablas de
Retencin.
Slo se recibiran grupos documentales de la misma dependencia.
No se admitir documentacin suelta o fragmentada.
No se aceptarn expedientes con denominacin Varios o diversos
etc.

Unidades de conservacin y de almacenamiento

Las siguientes son las unidades de conservacin ms comunes. Para la

transferencia de documentos, es importante tenerlas en cuenta
puesto que en el formato nico de inventario documental se debe
identificar exactamente como se conservarn los documentos.

Paquetes Legajos Tomos

Libros Cajas Carpetas

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Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de

conservacin, debern prepararse para su transferencia de la siguiente
manera:

a) La documentacin empastada o encuadernada, cuyos lomos

estn desprendidos o deteriorados debern someterse al proceso
de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y
procedimientos adecuados.
b) La documentacin que no est encuadernada ni empastada
deber almacenarse en cajas y carpetas. Estas unidades de
conservacin son las recomendadas por el Archivo General de la
Nacin, no slo para la transferencia, sino tambin para almacenar
la documentacin en archivos centrales o histricos.

Las unidades de conservacin para el Archivo de La Alcalda

Municipal de Pasto tendrn las siguientes especificaciones:

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Cajas

Materiales: elaboradas en cartn corrugado con dos fuelles

elaborados en el mismo cartn, los que se usarn para evitar el
movimiento de los documentos que all se guardan.
Tamao: 39 x26 x 20
Capacidad: se recomienda introducir el nmero de carpetas
necesario para que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas
(Entre 06 y 08).
Identificacin: Las cajas deben ser marcadas en su tapa frontal
teniendo en cuenta el siguiente rotulo:

Figura 5. Rotulo para marcacin de Cajas

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL FORMATO:

ROTULO PARA CAJA
VIGENCIA VERSIN CDIGO CAJA No.
01-Mar-11 03 GD-F-011

SECCION:

SUBSECCION:

SERIE:

SUBSERIE:

No. CONSECUTIVO: No. CARPETAS:

FECHAS EXTREMAS:

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Carpetas:

Materiales: Cartulina libre de acidez, resistente al doblez y al rasgado de color

marrn claro.
Diseo: Consta de una cubierta anterior y otra posterior con solapas laterales en
tela, que se doblan al interior. La capacidad debe adaptarse al volumen y tamao
de la documentacin procurando no sobrepasarse de los 150 folios por carpeta,
garantizando la adecuada proteccin de los bordes
Tamao: Pastas de Archivo No. 12, de 25 x 33 incluyendo la solapa en tela.
Identificacin: Para la identificacin de los archivos de gestin, los cuales
aunque no recomendados, son llevados generalmente en AZ deben rotularse, y
para los archivos Central e histrico se tendr en cuenta los formatos pre impresos
por la empresa los cuales tendrn el siguiente rotulo:

Figura 6. Rotulo para marcacin de Carpetas

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL FORMATO:

ROTULO PARA CARPETA
VIGENCIA VERSIN CDIGO CARPETA No.
01-Mar-11 03 GD-F-012

SECCION:

SUBSECCION:
SERIE:

SUBSERIE:

No. CONSECUTIVO: FOLIOS:

FECHAS EXTREMAS:
No. CAJA:

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Glosario

Esta elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos autores,

o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos
son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin.

A
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la
informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos
consagrados por la Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos
de archivo mediante los instrumentos de consulta de la informacin.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo
(Vase adems: FONDO).
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas
relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control,
evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de
una institucin.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en
estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y
con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
ARCHIVO ACTIVO. (Vase Archivo de Gestin).
ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Vase Archivo de Gestin).
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en
trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las
soliciten.
ARCHIVO DE OFICINA. (Vase Archivo de Gestin).
ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y
aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los
organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.

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ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales

producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en
custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en
custodia.
ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Vase Archivo del Orden Departamental).
ARCHIVO DISTRITAL. (Vase Archivo del Orden Distrital).
ARCHIVO EN CUSTODIA. (Vase Custodia de Documentos).
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de
acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico
encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel
nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional
de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del
archivo central o del archivo de gestin que por decisin del
correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales
referidos a pocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y
nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histrico de Antioquia,
Archivo Regional de Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico
de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del
Magdalena Grande.
ARCHIVO INTERMEDIO. (Vase Archivo Central).
ARCHIVO MUNICIPAL. (Vase Archivo del Orden Municipal).
ARCHIVO NACIONAL. (Vase Archivo del Orden Nacional).
ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.
ARCHIVO PERMANENTE. (Vase Archivo Histrico).
ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PBLICO. Aquel que por su valor para la
historia, la investigacin, la ciencia y la cultura es de inters pblico y es
declarado como tal.
ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por
entidades privadas, as como los archivos privados, declarados de inters
pblico.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los
documentos. Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital.
Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento,
preservacin y disposicin final.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
ASISTENCIA TECNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en
diferentes reas del quehacer archivstico.
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AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de

documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de
ciertas formas y solemnidades, segn lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACION. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de
almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.

C
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su
conservacin.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos
seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio
determinado.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su
conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.
CLASIFICACION. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento
segn un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin
de fondos en el interior de un depsito de archivo. Clasificacin de piezas en
el interior de un fondo. Clasificacin de documentos individuales en el
interior de una pieza.
CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupacin
documental (fondo, seccin y Subseccion), de acuerdo a la estructura
orgnico-funcional de la entidad.
CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los
cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
COLECCION DE ARCHIVO. Reunin artificial de documentos, formada por un
individuo, familia o institucin.
COLECCION DOCUMENTAL. (Vase Coleccin de Archivo).
COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la
archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y
procesos tanto administrativos como tcnicos.
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. rgano asesor del Archivo General
de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor
secundario de los documentos.

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COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO.

rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de
estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la
normalizacin de terminologa, instrumentos y procesos tcnicos
ARCHIVSTICOS.
CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para
garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervencin directa.
Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos,
por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad
productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de
los mismos.
COPIA. Reproduccin puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento, refrendada por
el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades
segn lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurdica del
original.
COTACION. (Vase Cdigo).
CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte
de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de
los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

D
DEPURACION. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen
valor permanente de los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los
documentos en una institucin archivstica.
DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin
para la gestin o la investigacin.
DESCRIPTOR. Trmino al cual se asigna un significado especfico y que se
utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de la
informacin.
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Vase Eliminacin de Documentos).
DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y
autnticos.
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 Secretaria General

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal,
permanente o a su eliminacin.
DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio
utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por
una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines
administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del
mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la
reconstruccin de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTORICO. Documento nico que por su significado jurdico,
autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la
direccin del Estado, la Soberana Nacional, las relaciones internacionales,
las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte
del patrimonio histrico y especialmente valioso para el
Pas.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines
administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas,
entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es
ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el
primero. Puede ser simple o autenticado.

E
ELIMINACION. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico
o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados,
en forma de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en
sus respectivas unidades de conservacin.

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EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que

constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Vase Seleccin Documental).

F
FACSIMIL. Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un
medio mecnico, fotogrfico o electrnico.
FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un
expediente.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que
pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden
dos pginas.
Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto,
revista.
FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica
solamente a sta.
FOLIO VERSO. (Vase Folio Vuelto).
FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe
numeracin.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o
parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por
el mismo archivo, una institucin o persona.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Informacin original no abreviada ni
traducida; se llama tambin fuente de primera mano.
FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento
hasta su eliminacin o conservacin permanente.

G
GESTION DE ARCHIVOS. (Vase Administracin de Archivos).
GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y
utilizacin.
GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de
uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los
mismos. Organismos que los originan, secciones y series que los forman,
fechas extremas y volumen de la documentacin.
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H
HERALDICA. Tcnica que estudia los escudos de armas o blasones,
analizando su origen, rasgos simblicos, evolucin y significado socio jurdico.

I
IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y
archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos,
cronolgicos y temticos, contenidos tanto en los propios documentos
como en los instrumentos de descripcin.
INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas.
INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.
INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores.
INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado
o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con
el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los
mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin.
Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los
Documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir.
Instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos
de referencia (fases de descripcin y difusin).
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de
identificacin y valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control,
entre otros, en la fase de identificacin los siguientes. Ficheros de
organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de
clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin. Relaciones,
tablas de retencin documental, registros generales de entrada y Salida,
relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes
de muestreo.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Vase Instrumento de Consulta).
INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Vase Instrumento de Consulta).
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las
series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.

L
LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman
una unidad documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la
conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en
un pas.
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M
MANUSCRITO. Documento escrito a mano.
MAPA. Representacin grfica -con convenciones- de un espacio.
MARCA DE AGUA. Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o
mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula.
MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros,
utilizada en reproduccin de documentos.
MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de
carcter representativo o especial. Se efecta durante la seleccin hecha
con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos,
entre otros.

N
NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un
modelo, tipo, patrn o criterio dado.

O
ORDENACION. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden
establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern
los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series.
ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de
las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn
tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades
administrativas que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones tcnicas y
administrativa cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en
forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su
contenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivstico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y
signar los documentos de una entidad.
ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

P
PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y
que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e
histrico.

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PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su

valor sustantivo, histrico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas
necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas
documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
PRESERVACION DOCUMENTAL. (Vase Conservacin de Documentos).
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL . Ordenacin interna de un fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del
fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental
de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por
una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos
notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el
tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y
descripcin de una determinada unidad archivstica, con el fin de obtener
instrumentos de consulta normalizados para la investigacin con base en
fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de
requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir,
Unidades archivsticas, evaluacin de criterios para determinacin de
trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a tener en cuenta
y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin
archivstica.
PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

R
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los
modelos de control.
REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de cada una de las unidades de
conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y
tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Vase Depsito de Archivo).
REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin
fototcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la
fotografa, la fotocopia y el microfilm.

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RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo
central, tal como se consigna en la Tabla de Retencin Documental y/o
Asunto Homogneo.

S
SECCION. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de
documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional.
SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino
final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin
parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de
los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin.
SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeracin correlativa por la que se identifican
todas las unidades de conservacin de un depsito.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de
la cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y
programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidacin
del sector archivstico, coordinado por el Archivo General de la Nacin.

T
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de
acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a
documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas
hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos
que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas.
TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios
documentos en forma separada y con paginacin propia.
TOPONIMIA. Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un
sitio o lugar.

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TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un

documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo
de gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de
retencin documental adoptadas.

U
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad tcnico-operativa de una institucin.
UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser
unidad archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente).
UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una
unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras una
caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple
cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo
constituyen varios formando un expediente.

V
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la
administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio
de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
econmicos de una entidad pblica o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el
tesoro o hacienda pblica.
VALOR HISTORICO. (Vase Valor Secundario).
VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales
regulados por el derecho comn.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del
documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.

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