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Controles de Contadura
Contadura debe verificar el importe total cobrado que sea igual a la disminucin de
crdito de las cuentas corrientes de los clientes, e igual al importe depositado en el banco
mas los cheques diferidos que quedaron en custodia de la empresa.
La suma de cheques en cartera ms la cantidad de depsitos bancarios debe coincidir con
el total de cobranzas efectuadas y ser igual al monto total en que disminuy la deuda de
los clientes.
Contadura har arqueos sorpresivos para verificar la existencia y el monto total de los
cheques.
Al recibir la factura, cuentas a pagar controla la misma con la documentacin que avale la recepcin,
controlando que se estn facturando solo productos comprados por la empresa, que se facturen solo productos
que ya recibimos, que los productos sean cobrados segn la cotizacin.
Una vez recibida la factura se aumenta el saldo de la cuenta corriente con el proveedor.
Control de contadura
Se encarga del control por oposicin. Verifica que el importe en que aument el saldo de las cuentas a pagar
corresponda con el aumento monetario de stock (inventario), y que las facturas recibidas coincidan con la
descripcin de artculos y cantidades que figuran en el parte de recepcin. Tambin controla que exista
autorizacin de finanzas.
Medios de pago
Para evitar errores o fraudes, los pagos se realizan con cheques. Para ciertos montos, es
obligatorio utilizar cheques (AFIP).
La norma citada en el punto anterior, evita prcticas de pago en efectivo, que implica
riesgo de robo, perdida o extravi, costos de traslado de dinero. Se puede hacer el pago a
proveedores va banco.
Se aconseja no utilizar valores provenientes de cobranzas para realizar pagos, para reducir
riesgos financieros y mejorar el control interno (siempre que se pueda).
La compensacin de operaciones de cobranza con pagos a realizar no debe efectuarse y
no esta autorizada. No se pueden compensar importes.
Emisin de cheques
Antes de emitir el cheque, debe contar con autorizacin de Finanzas, que regula el flujo de
egresos.
De ser posible, se usan cheques propios con pagos nominativos, no a la orden, y cruzados
para que sean cobrados solo por la persona a cuya orden se emiti y mediante el depsito
en cuenta.
Se aconseja crear o implementar sistemas de Fondo Fijo o caja chica para el pago de
gastos y otras erogaciones que por su pequeez, no justifican la emisin de cheques.
Al momento que se firma el cheque, se debe presentar la documentacin que respalde el
mismo.
Los cheques confeccionados se deben registrar en el Registro de cheques, aun los
anulados.
Al confeccionar un cheque, debe disminuirse el saldo de la cuenta corriente bancaria.
Cuando se emite un cheque, automticamente se debe cancelar la acreencia sin esperar
la recepcin del recibo extendido por el proveedor.
Documentacin
Emitida la orden de pago correspondiente, se recomienda realizar la disminucin en
cuenta cte. Para evitar pagos duplicados.
Efectuado el pago (aunque no hayamos recibido el recibo) se cancela la deuda existente.
Control de Contadura
Se deben controlar los importes que disminuyen los saldos de las cuentas a pagar por la
emisin de rdenes de pago, representan una cifra igual a la baja que se produce en el
saldo del libro bancos, e idntica a la suma de cheques emitidos comparando los
movimientos de baja de cuentas a pagar con cheques emitidos, y cuando haya, extractos
bancarios (o via homebanking)
Baja de saldo cuentas a pagar = Baja del Libro Bancos = Sumatoria de Cheques emitidos