Sunteți pe pagina 1din 9

COALA CU CLASELE I VIII ORLETI

COMISIA PENTRU EVALUARE I ASIGURAREA CALITII

PROCEDURA DATA COD


ELABORRII

Completarea registrului 06.09.2011 PO CRM - 27

matricol

PROCEDURA PRIVIND
COMPLETAREA REGISTRULUI MATRICOL

Exemplar nr.1

Data intrrii n vigoare: 06.09.2011

Nr. pagini: 8

Revizuire Data Persoana responsabil Semntura

1.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau dup caz,


revizia din cadrul ediiei procedurii operationale

Scopul Ex.n Compartim Funcia Numele Data Semn


difuzrii r. ent i primirii tura
prenumel
e
1 2 3 4 5 6 7 8
1.1 aplicare 1 Secretariat Secret Rada 06.09.20
Pers.didacti ar Iulian 11
c Inv.diri
g
1.2 informar 2 Pers.didacti Inv.diri - 06.09.20
e c g 11
1.3 verificar 3 conducere directo Bulacu 06.09.20
e r Daniela 11

1
1.4 eviden 4 secretariat secreta Rada 06.09.20
r Iulian 11
1.5 arhivare 5 secretariat secreta Rada 06.09.20 1
r Iulian 11

2.SCOPUL PROCEDURII :

*completarea corect i n termen a situaiei colare a elevilor la


sfritul anului colar (iunie) i dupa sesiunea exsamenelor de
corigen(septembrie);

* stabilete modul de realizare a activittii, compartimentele i


persoanele implicate;
*d asigurri cu privire la existena documentelor adecvate derulrii
activitilor;
*asigur continuitatea activittii, , stabilete sarcini privind circuitul
documentelor necesare (cataloage, registre matricole);
*alte scopuri specifice procedurii operaionale
3.DOMENIUL DE APLICARE
3.1-Precizarea activittii la care se refer PO(completarea registrelor
matricole cu situaia colar a elevilor.
3.2-Delimitarea activitatii n cadrul portofolliului de activitati
desfurate(toate etapele ce vor fi parcurse privind vericifarea ncheierii
corecte a situaiei colare n cataloagele claselor(note medii semestriale,
media anual)informaiile cerute prind identitatea elevilor trecui n
cataloage i registrele matricole,
3.3.-Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor :
*secretariat ,
*nvatori
*dirigini
*toate cadrele didactice
b)de aceast activitate depind urmtoarele compartimente :
*secretariat
*conducere
3.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau
beneficiare de rezultate ale activitii procedurale, listarea
compartimentelor implicate n procesul activitaii.
a)activitatea depinde de furnizarea datelor :
* secretariat
*nvtori, dirigini
b)de aceast activitate depind compartimentele :
*secretariat
*nvatori, dirigini
*conducere 2

2
4.DOCUMENTE DE REFERINTA

*Ordin nr.3502/03.03.2005 pentru aprobarea Regulamentului privind


actele de studii i documentele colare din nvamntul preuniversitar;
*Regulamentul privind actele de studii i documentele colare din
nvatamntul preuniversitar(publ.n MO nr.342/22.04.2005);
*Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvamnt
preuniversitar referitor la actele de studii;
*Legea nr.84/1995. Legea Invmntului;
c)alte documente :
*circuitul documentelor;
*Regulamentul intern al institutiei de nvamnt;

5.Definiii i abrevieri :
a) definiii :
*procedur operaional :prezentarea formalizat, n scris a tutror
pailor ce trebuie urmai, a metodelor i procedelor cu privire la aspectul
procesual;
*Ediie : forma iniial sau actualizat a unei procedure operaionale
*Revizie n cadrul unei ediiiactiune de modificare a uneia sau mai
multor componente ale PO.
b) abrevieri ale temenilor:
*PO procedur operaional
*MO-Monitorul Oficial
*MECT-Ministerul Educaiei Cercetarii si Tineretului
*LI Legea nvamntului
*CNP-codul numeric personal
*RM- registru matricol
*FM foaie matricol
*CC-catalogul clasei
6.Descrierea procedurii
a) documente utilizate :
1.Registrul matricol
1-Cataloagele pentru formaiunile de studiu constituite pentru
anul colar n curs; 3
2-Situaiile colare primite s-au expediate n timpul anului colar
privind micarea elevilor i situaia lor la nvtur(foile matricole);
3.Copiile certificatelor de natere ale elevilor
b)Coninutul i rolul documentelor
1.Registrul matricol
a)servete ca document obligatoriu pentru evidena situaiei colare a
tuturor elevilor unitii de nvamnt;
b) se gestioneaz de compartimentul secretariat

3
c)se arhiveaz de ctre compartimentul resurse umane, departamentul
secretariat din cadrul instituiei;
d)conine minimum obligatoriu : denumirea instituiei, nivelul de
nvmnt (dup caz);n interior se vor scrie obligatoriu :numrul matricol/
nr.volulmului matricol, numele iniiala tatlui ,prenumele elevului , data i
locul naterii, numele i prenumele prinilor,CNP (codul numeric
personal),meniuni privind transferurile elevului, data efecturii , unitarea
coalr la/de la care se transfer, data , situaia colar pe fiecare an de
studiu i pe fiecare disciplin cu meniunea unitii colare unde a fost
nmatriculat elevul, semntura prof.diriginte, secretarului, directorului,
stampila rotund a unitii;se completeaz cu situaia la nvtur la
sfritul fiecrui an colar (iunie) i dup examenele de
corigena(septembrie);
e) dup completare devine document colar cu regim special.
2.Cataloagele formaiunilor de studiu(claselor)
a) documente de baz i servesc la nscrierea situaiei colare a
elevilorde ctre personalul didactic al unittii, pe parcursul anului colar
(toate notele , la toate disciplinele, medii semestriale,meniuni privind
micarea elevilor (plecat la, venit de la ), la elaborarea unei statistici privind
situaia la nvatur a elevilor la sf.semestrelor, anului colar.
b) circula : cadre didactice, director, secretar
c) se arhiveaz de ctre comparimentul secretariat, pe baza unui
proces verbal de predare primire tipizat ,ntocmit la sfritul fiecrui catalog
de ctre profesorul diriginte sub semnatura acestuia, a directorului i
secretarului.
3.Foile matricole : a)documente tipizate care conin situaia colar a
elevilor i folosite n urmtoarele situaii : miscarea elevilor la / de la unitaile
colare , pe parcursul anului colar i sunt formate din dou pri distincte :
1.date de identificare a unitii colare,a elevului :numele ,iniala
tatlui, prenumele elevului, CNP, data i locul naterii, numele i prenumele
prinilor, domiciliul elevului/prinilor, unitatea colar de unde vine/pleac
elevul, anii de studiu/unitate colar
2.siuaia scolar a elevului (conine mediile la toate disciplinele pe
fiecare an de studiu);cnd transferul are loc n timpul unui semestru n
dreptul obiectului respectiv se scriu 4 notele obinute, folosindu-se formula
din catalog ex:10/25x, semntura directorului i secretarului;
b)circul : ntre unitile colare, se elibereaz la cererea persoanelor
n cauz;
c) se arhiveaz de ctre compatimentul secretariat
Resurse materiale cf.listei de inventar
Resurse umane-cf.recensmntului elevilor, dinamicii populaiei colare

Planificarea operaiunilor:

-procurarea RM
-nregistrarea n evidena uniii

4
-numerotarea volumului 1,2,3 sau I,II,III..
-numerotarea filelor ( nr.filei este nr.matricol al elevului)
-ntocmirea procesului verbal pe ultima fil a RM
-nscrierea elevilor
-consemnarea situaiei la nvatur pentru fiecare elev n parte
-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM
-desemnarea prin decizie a Comisiei care rspunde de completarea RM

IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE


UMANE

OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE


AUDITABILE
1 2
1.Procurarea RM Inexistena RM n cadrul nstituiei
2.Inregistrarea n Omiterea nregistrrii i numerotrii
unitate, ca volume 1,2,3
sau I,II,III i numerotarea
filelor
3.Intocmirea provesului Nentocmirea procesului verbal
verbal pe ultima fil RM
4. Stabilirea a prin Nedesemnarea prin decizie a persoanei
decizie a persoanei responsabile cu RM
responsabile cu
gestionarea RM
(secretarul colii)
5,Desemnarea prin Neemiterea deciziei
decizie a Comisiei 5
responsabile cu
completarea , alturi de
persoana desemnat a
situaiei colare n RM
6.Verificarea de ctre Neverificarea i neaplicarea tampilei pe filele
conductorul unitii RM
colare a modului de
completare a RM,
aplicarea stampilei
7.Verificarea de ctre Neefectuarea verificrilor
conductorul unitii prin
sondaj , a veridicittii
situaiei colare
consemnate n
RM(cataloage, foi
matricole)

5
Derularea operaiunilor activitii

OBIECTE AUDITABILE Operaiuni desfurate


1 2
1.Procurarea RM Achiziionarea RM tipizat pt.fiecare nivel de
nvmnt unde este cazul
2.Inregistrarea n nregistrarea i numerotarea filelor
unitate ca vol.1,2,3 sau
ImII,III, numerotarea
filelor
3.Intocmirea procesului ntocmirea procesului verbal
verbal pe ultima fil
4.Desemnarea prin Se emite decizie din partea conductorului unitatii
decizie a persoanei i nmnat persoanei n cauz
responsabile cu
gestionarea RM
5.Desemnarea prin Se emite o decizie privind comisia responsabil de
decizie a Comisiei completarea RM mpreun cu persoana desemnat
responsabile cu
completarea alturi de
persoana stabilit , a
situaiei colare n RM
6.Verificarea de ctre Se verific de catre conductorul unitii modul de
conductorul unitii a completare a RM i a veridicittii datelor
modului de completare nscrise( cataloge, foi matricole)
a RM i a veridicitii
datelor nscrise
6
7.Semnarea filelor RM Semnarea filelor RM dup consemnarea situaiei
colare de ctre :diriginte, nvtor, secretar,
director
Valorificarea rezultatelor activitii

*mbuntirea cunoaterii legislaiei privind completarea RM


6

*cunoaterea modului de derulare a pailor privind gestionarea si


completarea RM

7.RESPONSABILITATI

1.Directorul unittii de nvamnt :

*verific modul de completare a RM, referitor la :

6
-corectitudinea datelor nscrise conforme cu cataloagele claselor i FM
primite, eliberate n timpul anului colar, semneaz pentru verificare, aplic
tampila unitii
2. Diriginii i nvtorii colii completeaz situaia colar n RM
3.Secretarul -completeaz RM mpreun cu diriginii i nvtorii, dup CC
i foile matricole primite n timpul anului colar ,urmrete ca situaia
scolar s fie nceheiat corect n catalog,face meniunile necesare micrii
populaiei colare sau a situaiei de repetenie.
-elibereaz acte de studii(adevereine, diploma, certificate)pe baza
nscrisurilor din RM -rspunde de gestionarea RM;
4.COMISIA, verific mpreun cu directorul unitii , modul de completare a
situaiei colare n RM;

8. Anexe , nregistrri, arhivri

Nr. Denumire Elaborat Aprob Num Difuza Arhivare Alt


ane anex or at r re Loc P e
x exem er el
pl
1. Circuitul secretar direct 1 perso secret
documentel iat or nal ar
or
2. Evidena Invt. i direct 1 Pers.d secret
elevilor dirigini or id. ar
i
3 Lista de secretar direct 1 - secret
inventar iat or ar 7

11 Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagin


CUPRINS operationale a
Numarulcompo
nentei
in cadrul
procedurii
operationale
Coperta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si


aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale
2. Situaia ediiilor si a reviziilor n cadrul ediiilor
procedurii operaionale
3. Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz
ediia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei
procedurii operaionale

7
4. Scopul procedurii operaionale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

6. Documentele de referinta aplicabile activitatii


procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n
procedura operaional
8. Descrierea procedurii operaionale

9. Responsabiliti si rspunderi n derularea


activittii
10. Anexe, nregistrri, arhivri(diagrama operatiunilor)

11. Cuprins

8
9