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50.03.013 1/26
NORMA PROCEDIMENTAL Resoluo
N 007/12
GESTO DE DOCUMENTOS DATA
01/10/2012
1. FINALIDADE
2. MBITO DE APLICAO
3. FUNDAMENTAO LEGAL
4. CONCEITOS BSICOS
- Correspondncia
toda espcie de comunicao escrita, que circula entre rgos e unidades,
exceo dos processos.
- Desapensao
a separao fsica de processos apensados.
- Desentranhamento de peas
a retirada de peas de um processo, quando houver interesse da Administrao
ou a pedido do interessado.
- Desmembramento de peas
a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao
de um novo processo.
- Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento
ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo.
Pode ocorrer tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro. O
despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto
mais longo.
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- Diligncia
uma providncia pela qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades ou de cumprir alguma disposio legal ou normativa, devolvido
unidade que o originou para que se faam as correes ou sanar as falhas
apontadas, ou ainda complementar o contedo do processo.
- Documento
Toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta, estudo,
prova e pesquisa, capaz de comprovar fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos em uma determinada poca e/ou lugar.
- Documentos Ostensivos
So aqueles cuja divulgao no prejudica os interesses da Administrao.
- Documentos Sigilosos
So aqueles de conhecimento restrito que requerem medidas especiais para
divulgao e custdia. De acordo com o grau de sigilo, se classificam em:
- Juntada
a unio de um processo a outro ou de um documento a um processo.
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- Memorando e memorando-circular
Comunicao interna que veicula entre as unidades administrativas de um
mesmo rgo, de nveis hierrquicos iguais ou distintos. circular quando o de
mesmo contedo e mesmo nmero de controle endereado a mais de um
destinatrio.
- Ofcio e ofcio-circular
Correspondncia oficial, de veiculao externa, que expedida exclusivamente
para tratar assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares. circular quando o de mesmo contedo e mesmo nmero de
controle endereado a mais de um destinatrio.
- Parecer
uma opinio fundamentada sobre determinado assunto ou anlise tcnica,
acompanhado de assinatura.
- Pea
Cada uma das folhas ou documentos de um processo.
- Processo
o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado
e demanda providncias administrativas, tcnicas ou jurdicas, por meio de
despachos, notas, pareceres, cotas, instrues ou outro(s) documento(s).
- Requerimento
um instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitaes s
autoridades, unidades ou rgos, em carter formal.
5. NORMAS
5.1.1 Todo documento ou correspondncia oficial expedido na UFTM dever conter, para
sua identificao, a espcie do documento (memorando, ofcio, convite, etc), sua
numerao de controle interno, o ano de emisso, a sigla da unidade e a sigla do
rgo. Dever trazer ainda o destinatrio, o assunto e a data de emisso, obedecendo
os requisitos e formatao padro elencada na Norma Procedimental 50.01.004
Comunicaes Escritas.
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5.2.2 Os documentos internos, sendo despachados conforme itens 5.1.1 e 5.1.2, devero
ser entregues diretamente no setor ou unidade destinatria.
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5.3.1 Formalizao
5.3.1.4 A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser feita
mediante Requerimento de Abertura de Processo (Anexo I). O documento
principal (ou inicial) do processo dever acompanh-lo.
5.3.1.5 Os processos devero ser encapados em pasta padro, na cor branca (no caso da
UFTM) ou cinza (no caso do Hospital de Clnicas), timbrada (com o braso da
Repblica e o nome da Universidade, por extenso), especfica a esse fim.
Nota: A tramitao eletrnica do processo, caso possvel, se dar apenas por sua
movimentao, ou seja, onde se encontra e o teor do despacho (para anlise, para
parecer, para publicao, etc.). O contedo completo somente estar disponvel em
meio fsico.
5.3.1.6 O processo dever permanecer sempre com a capa original, sendo vedada a
substituio da capa do processo por qualquer outra forma de identificao.
5.3.1.7 O processo classificado como sigiloso, de circulao interna, dever tramitar dentro
de envelope lacrado contendo o nmero do processo, a unidade/setor de destino e o
grau de sigilo.
5.3.1.8 Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental e para que possa ser aceita como documento original, necessrio
existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. Portanto, no se recomenda anexar mensagem de correio eletrnico em
processo sem a devida certificao digital.
5.3.2 Numerao
5.3.2.1 Todo processo autuado dever conter um nmero de identificao, que dever
constar na capa do mesmo, bem como na primeira folha/pea do processo, no canto
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superior direito.
5.3.2.4 Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo
permitido diferenciar por ordem alfabtica. Cada folha recebe um nmero.
5.3.2.5 As peas devem ser numeradas por folha e no por pgina, devendo o verso, quando
em branco, ser carimbado com a informao EM BRANCO.
5.3.2.7 No caso de erro na numerao das peas do processo, dever ser aposto um X
sobre o carimbo que necessita de correo e renumerar as folhas.
5.3.2.8 Documentos pequenos (por exemplo, guias de depsito bancrio, DARF, GRU)
sero colados no centro da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo
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5.3.2.11 Aps a devida numerao das peas, o processo retornar ao Setor de Protocolo, que
providenciar os despachos.
Nota: pertmitido ainda que o despacho seja feito na ltima pea do processo,
sucintamente, sob rubrica e carimbo do solicitante, devendo o Setor de Protocolo
efetuar seu registro.
5.3.3.4 A tramitao do processo ou documento dever ser objeto de rigoroso controle por
parte do Setor de Protocolo, responsabilizando-se pelo eventual extravio.
5.3.3.5 Todo processo protocolado em trmite dever ter suas folhas numeradas e rubricadas
e os espaos em branco devidamente inutilizados.
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5.3.4 Diligncia
5.3.5 Juntada
5.3.5.1 A juno no processo de um outro processo dever ser feito no Setor de Protocolo,
mediante requisio da autoridade competente, por despacho, e sob necessidade da
tramitao do processo. A juntada de processos poder ocorrer:
5.3.5.2 Sempre que houver juntada de processos, dever ser emitido o Termo de Juntada
por Anexao, ou o Termo de Juntada por Apensao, dependendo do tipo de
ajuntamento.
5.3.5.3 Os termos devem ser inseridos como ltima pea do processo principal.
5.3.5.4 O(s) nmero(s) do(s) processo(s) anexado(s) ou apensado(s) devero ser anotados
tambm na capa do processo principal, fazendo meno ao tipo de ajuntamento.
5.3.5.5 Na juntada por anexao, as peas do processo acessrio devero ser renumeradas e
rubricadas, obedecendo numerao j existente no principal.
5.3.5.6 Em se tratando de juntada por apensao, cada processo permanecer com o seu
respectivo nmero e quantitativo de peas, continuando a numerao das suas peas
independente, um do outro, nos vrios processos.
5.3.6 Desapensao
5.3.6.1 A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo Setor de
Protocolo, mediante determinao, por despacho, do dirigente ou responsvel.
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5.3.7.1 O desentranhamento ser executado apenas pelo Setor de Protocolo e somente nas
seguintes situaes:
b) a razo do desentranhamento;
5.3.7.4 Quando se tratar de unidade ou setor da UFTM e estando o processo em seu poder, o
requerimento poder ser formalizado atravs de despacho na ltima folha, dirigido ao
Setor de Protocolo.
5.3.7.7 O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas
folhas ou peas, permanecendo vago o nmero da(s) folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento no lado superior
esquerdo da pea subseqente que foi retirada, conforme modelo a seguir:
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Processo n_____________________
Desentranhamento
Em ____/____/____, fez-se a retirada
da(s) pea(s) n_________________
Por motivo de __________________
______________________________
____________________
Servidor
5.3.8.1 Deve-se manter uma cpia das peas retiradas do processo original, apondo carimbo
atestando sua autenticidade, sob a expresso CPIA POR DESMEMBRAMENTO
CONFERE COM O ORIGINAL.
5.3.8.4 Quando desmembrada qualquer pea do processo, esta jamais poder voltar com o
mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne ao processo,
dever ser colocada no final deste, com outra numerao.
5.3.8.5 O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas
folhas ou peas, permanecendo vago o nmero da(s) folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o carimbo de desmembramento no lado superior
esquerdo da primeira cpia que foi retirada, conforme modelo abaixo:
Processo n_____________________
Desmembramento
Em ____/____/____, fez-se a retirada
da(s) pea(s) n_________________
por solicitao de desmembramento e
anexadas ao processo_____________
____________________
Servidor
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5.3.9.3 Uma vez localizada a 1 via, a 2 via dever ser extinta, efetuando-se a juntada
somente dos documentos que no constam do processo original.
5.3.10.1 O encerramento do volume se dar quando este ultrapassar 200 (duzentes) folhas.
Neste caso, quando os autos se aproximarem deste limite, abrira-se- um novo
volume.
5.3.10.3 Ao novo volume criado, constar como primeira pgina, logo aps a capa, o Termo
de Abertura de Volume, obedecendo-se a numerao do volume anterior em suas
demais peas.
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5.3.11.3 Todo processo ser arquivado somente com o despacho da autoridade competente.
5.3.11.8 A critrio do(s) interessado(s), o processo poder ser arquivado no Arquivo Central
da Universidade ou no Setor de Protocolo.
5.3.12 Desarquivamento
a) para consultas;
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5.3.12.6 O Setor de Protocolo da UFTM est autorizado a requisitar qualquer tipo de processo
para juntada de documento, com exceo dos mencionados no item 5.3.12.3.
5.3.13 Eliminao
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6 PROCEDIMENTOS GERAIS
Memorando n 01/2012/PROTOCOLO/DINFRO/UFTM
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a) receber a correspondncia;
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50.03.013 16/26
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50.03.013 17/26
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6.6.2 Alcanado o efeito que levou-se apensao dos processos, o Protocolo dever:
a) separar os processos;
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50.03.013 18/26
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6.7 ANEXAO
6.8 DESENTRANHAMENTO
6.9 DESMEMBRAMENTO
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50.03.013 19/26
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d) apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo,
constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras
informaes julgadas necessrias;
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50.03.013 20/26
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6.12.1 Caso haja necessidade de desarquivar qualquer processo, o interessado dever emitir
requisio formal, evidenciando os motivos e a completa identificao do processo.
7 CONSIDERAES FINAIS
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ANEXO I
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50.03.013 22/26
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ANEXO II
Uberaba, ____/____/____
_____________________________________
Assinatura e carimbo
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50.03.013 23/26
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ANEXO III
Uberaba, ____/____/____
_____________________________________
Assinatura e carimbo
PROPLAN O&M
NMERO: FOLHA
50.03.013 24/26
NORMA PROCEDIMENTAL Resoluo
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01/10/2012
ANEXO IV
Termo de Desapensao
TERMO DE DESAPENSAO
Uberaba, ____/____/____
_____________________________________
Assinatura e carimbo
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NMERO: FOLHA
50.03.013 25/26
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ANEXO V
Uberaba, ____/____/____
_____________________________________
Assinatura e carimbo
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NMERO: FOLHA
50.03.013 26/26
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ANEXO VI
Uberaba, ____/____/____
_____________________________________
Assinatura e carimbo
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