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Acadmie de Lille Novembre 2000
-----------
BIEN COMMUNIQUER PAR CRIT
Jai certes apprci leffort de chacun

pour rendre plus cordiales nos relations
avec les clients, comme je vous lavais
demand. Cependant, certaines
formules ne sont peut-tre pas utilises
dans leur vritable contexte Ainsi, il
ne me parat pas indispensable de
terminer vos lettres par Salut Loulou,
grosses bises et la prochaine , surtout
lorsque Loulou est Monsieur Louis
Giraud, lun de nos plus importants
clients
Tout ce que vous avez toujours voulu savoir (ou presque.) sur
la communication crite
Sommaire
1 La langue commerciale.... p. 1
2 La lettre commerciale p. 5
3 La note p. 10
4 Le compte rendu. p. 14
5 Le rapport. p. 18
---oOo---
1 - LA LANGUE COMMERCIALE
1.1 La langue commerciale a volu dans le temps p. 2
1.2. Les tendances actuelles en matire de rdaction p. 3
1.3. Les piges viter p. 4

1.1 - La langue commerciale a volu dans le temps
Sous leffet
du changement des rapports de lmergence dune volont

interpersonnels dans la de simplifier la communication
socit pour se faire mieux comprendre
de lapparition de techniques
et/ou doutils de communication
nouveaux incitant ladoption dun
style rdactionnel plus convivial, plus
direct (tlcopie. messagerie lectronique)
Un exemple ?
Voici une lettre de rappel de rglement
En 1850.. De nos jours
Objet :
N/facture n 2087 du 12.09.2.
Monsieur, PJ
Copie de la facture
Messieurs,
Je vous ai fait, le 18 avril
En procdant la vrification de nos cri-
dernier, un envoi tures, nous constatons que votre compte
slevant la somme de affiche un solde dbiteur de 6 748,43 F. Cette
somme correspond la facture cite en objet
180 F. Depuis ce temps, je dont vous trouverez ci-joint photocopie.
suis priv de vos Nous sommes persuads quil sagit dun sim-
ple oubli de votre part et que nous ne tarde-
nouvelles. rons pas enregistrer votre rglement.
Nous vous en remercions par avance et vous

Veuillez avoir la bont de prions de croire, Messieurs, en nos senti-
ments dvous.
me faire tenir le montant
PS
de cette facture qui tait Si votre rglement tait intervenu entre-
temps, il y aurait lieu de considrer cette
payable au comptant. relance comme sans objet.
Alors, faisons le point sur
Acadmie de Lille - Nov. 2000 - Formation BTS CGO - La communication crite 2/20
1.2. - Les tendances actuelles en matire de rdaction
1 Rdiger des phrases courtes (pas plus de 25 mots par phrase), en limitant lemploi :
- des participes prsents (surtout en dbut de phrase),

- des pronoms relatifs,
- des conjonctions de subordination.
NB : limiter ne signifie pas proscrire absolument !
2 Sexprimer positivement !
Les formules ngatives ou restrictives (ne pas, ne plus, ne que) rptes dans un mme
courrier donnent une impression de fatalit, de soumission aux vnements. Par exemple :
vitons dcrire crivons plutt
En consquence, je ne peux que En consquence, je vous conseille ou

vous conseiller je vous suggre
Nous pourrons peut-tre alors donner Nous pourrons sans doute alors
3 Sadresser directement au correspondant, limpliquer
Comme on le ferait au tlphone en recourant, chaque fois que possible, au sujet vous et
ladjectif possessif votre ou vos , plutt que nous et notre ou nos . Par exemple
vitons dcrire crivons plutt

(bien que ce soit correct)
Nous vous prions de nous retourner Vous voudrez bien nous retourner
cette lettre de change accepte. cette lettre de change accepte.
Nous avons tudi votre proposition Votre proposition a retenu toute notre
avec attention . attention.
1.3. - Les piges viter
1 Les archasmes
Ce sont les expressions strotypes, vestiges du 19e sicle, qui ont perdu toute signification de nos
jours, quand elles ne sont pas tout simplement ridicules. Par exemple :
Nous avons lhonneur de ) Notons que ces expressions sont encore en usage
Nous avons lavantage de ) dans le courrier chang entre fonctionnaires
Nous sommes dvous Imagine-t-on un fournisseur qui ne le serait pas ?

vos ordres
Ces formules sont la correspondance actuelle ce que seraient des manches de lustrine un cadre
dentreprise !!
2 Le vocabulaire affectif
Certaines expressions, certains mots nont pas leur place en rdaction commerciale parce quils
expriment dune faon trop intense limpression ressentie, la raction suscite, lmotion prouve.
Par exemple
vitons crivons plutt
Votre offre nous a sduits Votre offre nous a vivement intresss
Nous sommes absolument navrs Nous regrettons vivement ce ou

de ce Nous dplorons ce
3 Le style recherch ou les effets de style
La langue commerciale nest pas la langue littraire. La tendance est la simplicit, lutilisation
dun style direct, proche du langage parl. Le souci est de se faire comprendre, en privilgiant le
vocabulaire et les constructions de phrases propres au registre professionnel courant.
4 La recherche tout prix de synonymes
Encore une fois, la langue commerciale nest pas la langue littraire et il vaut mieux rpter un
mot dj utilis que de rechercher tout prix (et nimporte quel prix) un synonyme, au risque de se
faire mal comprendre ou de se rendre ridicule ! Dautant quil nexiste pas, en franais, de synonyme
absolu. Ainsi :
- le mot facture na pas de synonyme courant et actuel ;

- le mot lettre peut la rigueur tre remplac par courrier (terme gnrique) mais certaine-
ment pas par missive ou ptre qui sont pourtant des synonymes littraires !
2 - LA LETTRE COMMERCIALE
2.1. La lettre commerciale : caractres et typologie p. 6
2.2. Prsentation de la lettre commerciale p. 7
2.3. La lettre commerciale... document normalis ou non ? p. 8
2.4. Structure et rdaction de la lettre commerciale p. 9
2.1. La lettre commerciale : caractres et typologie
La lettre commerciale participe la diffusion de limage de lentreprise. Elle obit donc des rgles de
prsentation, de structure et dexpression. A la diffrence de la lettre prive, elle se caractrise par :
y un objet : ce qui motive la rdaction ;
y un contexte contraignant : lentreprise (son intrt, sa politique), le type de relations qui sest
instaur entre elle et le correspondant, lhistorique de ces relations ;
y un (ou des) objectif(s) : informer, proposer, confirmer un accord
On distingue
y Elle traite les situations caractre non rptitif.

1 La lettre individualise
y Elle fait lobjet dune rdaction spcifique, adapte la situation.
y Elle traite les situations qui, dans lorganisation, ont un caractre

frquent ou rptitif.
y Exemples : les lettres de relance de rglement, les lettres daccom-

pagnement de chques.
y Principe : le corps de la lettre, invariable, prvoit linsertion dinfor-

mations caractre variable, propres au destinataire. Ces informa-
2 La lettre type tions sont gnralement introduites au clavier. (Autrefois, elles
personnaliser taient ajoutes la main ou la machine crire ; aujourdhui, une
fonction de traitement de texte permet de raliser cette opration de
faon absolument transparente pour le destinataire.) La suscription
(nom et adresse du destinataire) constitue galement une zone de
variables.
NB : pour les lettres de relance, certains logiciels comptables

prvoient linsertion automatique des variables relatives au dbiteur
concern partir dinformations extraites de sa situation comptable.
(La rdaction est souvent revoir)
y Envoi de nombreux correspondants dune lettre identique dans

sa rdaction mais personnalise dans sa prsentation. Ce type de
lettre tait appel autrefois lettre-circulaire .
y Exemples : lettre daccompagnement dun nouveau tarif, avis de

changement dadresse, avis de modification de conditions de
3 Le publipostage rglement
caractre non
publicitaire y Principe : le corps de la lettre appel canevas est identique
pour tous les destinataires. Il peut comporter quelques lments
variables (peu nombreux). La suscription est dfinie elle aussi comme
une zone de variables. Linsertion de ces variables qui vont
personnaliser la lettre pour chaque destinataire seffectue
automatiquement (sans saisie au clavier) par fusion du
canevas avec un fichier de variables cr pour la circonstance
ou dj existant. Lopration est rendue possible grce au traitement
de texte.
2.2. - Prsentation de la lettre commerciale
En-tte : nom et adresse de lexpditeur

Et mentions obligatoires : RCS, type de
socit
RHNE-POULENC CHIMIE DE BASE
SA au capital de 375 000 000 F RCS Nanterre B 322 346 628

Sige social 25 quai Paul Doumer 92408 Courbevoie Tl. 01 76 81 23 46
Agence de Lille
261 rue Jean-Jaurs Nom et adresse du
59650 VILLENEUVE DASCQ destinataire (sus-
Tl. 03 20 98 92 18
Rectorat cription). Lusage
20 rue Saint-Jacques franais la situe en
59000 LILLE haut et droite de
la page
Lobjet prcise Nos rf. : A lattention de Monsieur XXXXX
le motif de la XA/DF
lettre Objet : Villeneuve dAscq, Nom de la personne
Accueil de stagiaires trangers le 6 octobre 2xxx concerne. NB :
lattention de (et
non lintention de)
Monsieur,
Nous accusons rception de votre courrier du 15 septembre concernant Lieu et date de la

laccueil de deux stagiaires marocains du 11 au 16 dcembre prochain et lettre (mois crit en
vous confirmons notre accord de principe. lettres)
Comme nous en sommes convenus par tlphone, vous trouverez ci-joint
deux formulaires propres notre socit ainsi quun questionnaire relatif
au risque accident.
Pour la bonne rgle, nous vous remercions de bien vouloir nous

retourner ces documents remplis, ds que vous connatrez les noms de
ces deux personnes.
Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.
Nom et qualit du
PJ signataire, aligns
PJ : indique la pr- 2 formulaires X. Alambert gnralement sur la
sence de docu- 1 questionnaire Responsable dagence suscription
ments annexs
(pices jointes)
y La suscription scrit sur 3 lignes au minimum et sur 6 lignes au maximum. Aucune ponctuation dans les
lignes de ladresse (rue et code postal) ; pas despace dans lcriture du code postal, tous les chiffres sont
accols (il sagit dune norme postale dont le but est de faciliter le tri automatique)
y La lettre est compose en caractres de corps 10, 11 ou 12 (jamais moins de 10 et jamais plus de 12). La
police est classique : times roman ou arial. Linterligne normal est linterligne simple.
y Les paragraphes sont spars par un double interligne (deux fois la touche enter ). Il nest pas utile de
commencer le paragraphe par un retrait supplmentaire.
y La marge de gauche est au minimum de 2 cm (pour laisser la place aux perforations ncessaires larchi-
vage du document dans un classeur). Elle nest jamais suprieure 4,5 cm. La marge de droite est au moins
de 0,7 cm, le plus souvent elle est de 2 cm.
2.3. - La lettre commerciale... document normalis ou non ?
Il existe une norme de prsentation de la lettre commerciale (rf. NF Z 11-001 de juillet 1982) mais, comme
toutes les normes administratives, cette dernire na quun caractre indicatif et nest pratiquement pas
utilise en entreprise. Elle prsente cependant lavantage de citer tous les lments quil est souhaitable ou
obligatoire de faire figurer.
Les entreprises respectent en gnral leur propre "norme" appele "charte graphique".
La charte graphique est un document qui prcise o et comment sont imprims les mentions obligatoires
(police, corps, couleur, graphisme...) et le logotype (taille, emplacement, couleurs...), le type, la couleur, le
grammage du papier utiliser.
Cette charte s'applique tous les supports externes (courriers, documents commerciaux...) et internes (notes,
imprims divers) manant de l'entreprise ou utiliss dans l'entreprise.
Il est donc important d'obliger l'tudiant se rfrer et tenir compte de rgles d'criture de disposition
prcises qui constituent, en classe, donc en formation, la "charte graphique" dfinie par le professeur... Une
fois dans l'entreprise, il s'adaptera la charte graphique en usage dans l'organisation qui l'emploie..
2.4. - Structure et rdaction de la lettre commerciale
RHNE-POULENC CHIMIE DE BASE
SA au capital de 375 000 000 F RCS Nanterre B 322 346 628

Sige social 25 quai Paul Doumer 92408 Courbevoie Tl. 01 76 81 23 46
Agence de Lille
261 rue Jean-Jaurs
59650 VILLENEUVE DASCQ
Tl. 03 20 98 92 18
Rectorat
20 rue Saint-Jacques
59000 LILLE
Nos rf. : A lattention de Monsieur XXXXX

XA/DF Selon le cas, le 1er
Objet : Villeneuve dAscq, paragraphe est :
Accueil de stagiaires trangers le 6 octobre 2xxx
Titre de civilit - soit un accus de
(ou de politesse) rception
Monsieur,
- soit un expos di-
Nous accusons rception de votre courrier du 15 septembre concernant rect des faits qui
laccueil de deux stagiaires marocains du 11 au 16 dcembre prochain et motivent la lettre
vous confirmons notre accord de principe.
toujours repris Comme nous en sommes convenus par tlphone, vous trouverez ci-joint
dans deux formulaires propres notre socit ainsi quun questionnaire relatif
au risque accident.
Le dernier paragra-
Pour la bonne rgle, nous vous remercions de bien vouloir nous
retourner ces documents remplis, ds que vous connatrez les noms de phe est toujours
ces deux personnes. une formule de
politesse
la formule de Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.
politesse Dans la pratique,
APRS LE cette formule est
VERBE agrer PS toujours la mme,
ou croire 2 formulaires X. Alambert quel que soit le des-
1 questionnaire Responsable dagence
tinataire.
y On croit en des sentiments et on agre (signification : accepter) des salutations. Ne pas uti-
liser un autre verbe que croire ou agrer .
y Les phrases sont courtes : pas plus de 25 mots. Pas deffets de style ! Pas de manifestations dhumeur
ni dhumour ! Pas de phrases interrogatives (difficiles enchaner).
y Leur construction est simple : sujet + verbe + complment(s). Le style est direct : chaque fois que pos-
sible, on sadresse au correspondant, comme on le ferait au tlphone (vous trouverez ci-joint vous avez
souhait)
y Les principaux modes et temps de conjugaison utiliss sont
- le prsent, le pass compos et limparfait (parfois le plus que parfait) et le futur de lindicatif,
- le prsent du conditionnel et le prsent du subjonctif (en fonction de la syntaxe)
Limpratif nest utilis que sous la forme veuillez . Le pass simple de lindicatif nest jamais utilis.
y Le sujet est gnralement nous : on sexprime au nom dune collectivit, lentreprise
3 - LA NOTE
3.1. Les notes : caractres et typologie p. 11
3.2. La note dinstructions P. 12
3.3. La note dinformation p. 13
3.1. - Les notes : caractres et typologie
Les notes sont des crits caractre interne. On peut les classer en deux catgories :
- les notes dites de service qui circulent verticalement, de faon descendante (dun chelon
hirarchique suprieur vers des chelons hirarchiques infrieurs) ou horizontalement (metteur et desti-
nataires sont au mme niveau hirarchique).
- les autres notes qui circulent verticalement elles aussi mais souvent de faon ascendante (dun
chelon subalterne vers un chelon suprieur).
La note dinstructions
y communique des ordres, des consignes.

y a un caractre impratif.
y a gnralement plusieurs destinataires
y traite un seul objet
y est courte.
Les notes de
service
La note dinformation
y communique des dcisions, des vnements, des informations

(comme son nom lindique).
y traite un seul objet.
y a gnralement plusieurs destinataires
y est courte
La note de synthse
y fait le point sur un sujet prcis afin dviter au cadre destinataire

davoir lire et dpouiller une documentation abondante.
y na quun seul destinataire
y est rdige sur demande du destinataire
y peut occuper plusieurs pages
Les autres y porte le nom de rapport de synthse lorsque le rdacteur
notes met un avis personnel
La note (sans autre prcision) ou le mmo *
y se situe mi-chemin entre la note dinformation et la note de

synthse.
y rend compte dune activit, informe dun fait, rappelle un fait
y na gnralement quun seul destinataire
y traite un seul sujet
y est souvent trs courte.
* mmo : abrg de mmorandum
3.2. - La note dinstructions

Indication du service
metteur (en-tte souvent
simplifi) : indispensable
Date de la note
indispensable
Nordtex & Cie
Direction comptable
------------- Le 4 janvier XXXX
Mot note : la Note n 234 Noms et qualits

prsence du nu- des destinataires
mro indique quil principaux
sagit dune note Pour action indispensable
dinstruction Mr X.., Directeur des achats
indispensable Mr Y., Directeur des ventes
Mme Z., DRH tion
Noms et qualits
paux (pour action)
Pour information des destinataires
Destinataire
Mr A., Directeur secon-
administratif secondaires (le
Objet : Objet : cas chant)
indispensable Procdure de remboursement de frais
Pas de titre Dans le but de rationaliser le traitement des tats de frais et autres
de civilit dpenses, je vous prie de bien vouloir prendre note de la procdure
suivante :
- transmettre les tats de frais mensuels mes services au plus tard

pour le 20 de chaque mois, pour un remboursement effectif dans les
10 jours (les tats remis aprs cette date seront traits le mois
suivant) ;
- joindre obligatoirement ces tats les justificatifs des dpenses

engages : notes de restaurant, dhtel, de page classs dans
lordre chronologique. Une dpense non justifie ne sera pas rem-
bourse.
Titre, nom et
Cette procdure entre en application compter du 1er mars XXXX ; signature de
elle sapplique vous-mme ainsi qu lensemble de vos lmetteur
collaborateurs. Vous voudrez bien les en informer. indispensable
Pas de formule Le Directeur comptable

de politesse D. Leroux
y La note dinstructions circule verticalement de haut en bas (vers des destinataires de niveau
hirarchique infrieur celui de lmetteur) ou horizontalement (destinataires de mme niveau
hirarchique).
y Sa prsentation nest pas normalise. Les expressions pour action , pour information sont
facultatives. La prsence du mot note est indispensable.
y Comme toutes les notes, la note dinstructions ne comporte ni titre de civilit, ni formule de po-
litesse. Lobjet est ncessaire. Il peut tre remplac par un titre gnral voquant le sujet trait.
y Elle est souvent numrote (le numro est un identifiant qui peut servir pour le classement).
y Le ton gnral est neutre, en principe impratif (vous voudrez bien, veuillez) mais jamais
autoritaire. La rdaction est courte (rarement plus dune page). Elle peut tre complte par une
ou des annexes.
y Le style nest pas obligatoirement impersonnel : le pronom personnel je peut tre utilis, car le
signataire engage sa responsabilit propre. Le choix du vocabulaire est adapt au niveau de res-
ponsabilit des destinataires (il sagit de se faire comprendre par tous)
3.3. - La note dinformation
Indication du service
metteur (en-tte souvent
simplifi) Indispensable
Date de la note
indispensable
Nordtex & Cie

Direction des Ressources Humaines
------------- Le 4 avril XXXX
Titre du document.
indispensable
(pas de numro) Note dinformation Liste des desti-
nataires
indispensable
tion
Mmes et Mrs les directrices et directeurs
paux (pour action)
Mmes et Mrs les chefs de service
Objet de la note
indispensable Objet :
Ftes du mois de mai
Pas de titre de Pour permettre chacun de bnficier au moins dun week-

civilit end prolong loccasion des ftes du travail et de
lAscension, chaque salari disposera dun jour de cong,
prendre :
- soit le lundi 30 avril (week-end du 1er mai)

- soit le vendredi 25 mai (week-end de lAscension).
Il vous appartient de veiller ce que la moiti des effectifs soit prsent

pour chacune de ces deux journes.
Titre, nom et
signature de
La Directrice des Ressources Humaines
Pas de formule lmetteur
F. Zeimler
de politesse indispensable
y La note dinformation circule verticalement de faon descendante (vers des destinataires de

niveau hirarchique infrieur celui de lmetteur) ou horizontalement (destinataires de mme
niveau hirarchique que l'metteur).
y Comme toutes les notes, la note dinformation ne comporte ni titre de civilit, ni formule de
politesse. Lobjet est ncessaire. Il peut tre remplac par un titre gnral voquant le sujet trait.
y La note dinformation nest pas numrote. La prsence du titre du document note dinformation
est indispensable. sa prsentation nest pas normalise.
y Le ton gnral est neutre. La rdaction est courte (rarement plus dune page). Elle peut tre
complte par une ou des annexe(s).
y Le style est toujours impersonnel et/ou indirect : le signataire ne simplique pas dans la rdaction
pour respecter la neutralit de linformation (donc pas de pronom sujet je ou nous )
- Le style impersonnel se caractrise par lemploi du pronom il dpersonnalis. Par exemple, il

vous appartient de, il est indispensable que ou dun sujet collectif : la direction estime que
- Le style indirect recourt gnralement la forme passive. Par exemple, il a t port notre
connaissance, il a t souhait (sous-entendu par )
4 - LE COMPTE RENDU
4.1. Le compte rendu : caractres et typologie p. 15
4.2. Structure du compte rendu de runion analytique p. 16
4.3. Structure du compte rendu de runion synthtique p. 17
4.1. - Le compte rendu : caractres et typologie
Le compte rendu est un document interne une organisation ou un groupe de personnes. Il peut avoir un
ou plusieurs destinataires. Le rdacteur du compte rendu nexprime jamais son avis personnel ou ses prises
de position.
On distingue
y Il relate avec exactitude et objectivit les dbats, les changes

auxquels le rdacteur a assist, les dcisions qui ont ventuelle-
ment t prises. Il doit tre clair, complet et comprhensible par tous
les destinataires
y Il vise conserver la mmoire de ce qui sest dit et informer

les personnes qui nont pas pu participer la runion.
1 Le compte rendu
de runion y Il peut tre analytique ou intgral (les interventions de chacun
sont reprises dans lordre chronologique) ou synthtique (les
interventions sont regroupes et rsumes par thme abord, en
fonction des points de lordre du jour).
y Il a plusieurs destinataires et circule de faon horizontale entre les

membres du groupe.
y Il est rdig par un collaborateur qui sest vu confier une mission

prcise remplir, un dossier dtermin suivre.
y Il expose les conditions dans lesquelles cette mission sest droule

et fait le point sur la situation la date de rdaction.
y La rdaction ncessite souvent plusieurs pages.

2 Le compte rendu
dactivit y Le plan suivi peut tre chronologique (lordre des tapes) ou
thmatique (les points abords dans le traitement du dossier ou le
droulement de la mission).
y Il na quun seul destinataire et circule verticalement, de bas en haut

(dun collaborateur vers un suprieur hirarchique.
y Il a essentiellement pour but dinformer un suprieur hirarchique

des conditions dans lesquelles sest ralise la visite, des points
abords au cours de l'entretien, des propositions mises et des
dcisions ventuellement prises.
3 Le compte rendu (ou
le rapport) de visite y La rdaction doit tre courte, prcise et complte. Le rdacteur peut
de clientle mettre un avis personnel (on parle alors de rapport de visite ).
y Il na gnralement quun seul destinataire et circule verticalement,

de bas en haut (dun collaborateur vers un suprieur hirarchique).
4.2. Structure dun compte rendu de runion analytique
Titre du document, date

et objet de la runion
Noms et qualits
des personnes dont
Noms et qualits des COMPTE RENDU DE LA REUNION 12 DECEMBRE 20.. labsence est cons-
personnes prsentes SUR .. tate
y taient prsents y taient absents

- Mme A. - Mr C. Noms et qualits
- Mr B. Mr F des personnes qui
- Mr D.. ont inform de leur
- Mr E y tait excuse absence
- Mme G.. Mme F
Ouverture de la
sance avec rappel
de lordre du jour Aprs un rapide tour de table, il est 10 h lorsque Monsieur D,
prsident, rappelle lordre du jour, savoir :
- ..
- ..
et propose daborder le premier sujet.

Rsum chronolo-
Monsieur B prsente alors laction de la socit en matire de
gique des prises de Rappe des
parole avec indica-
.. et commente un certain nombre de tableaux statistiques. dcisions prises
tion des noms des
intervenants Madame A ouvre le dbat en suggrant que.
Madame G intervient en faisant remarquer..

..
En conclusion, Monsieur D fait le point sur les dcisions prises

la majorit du groupe, savoir
Clture de la
.. sance (heure
de fin)
Lordre du jour tant puis, la sance est leve 11 h 30. La
prochaine runion du groupe est fixe au 25 janvier 20
Date de rdaction
Le 14 dcembre 20 du compte rendu et
H. B.. nom du rdacteur
Secrtaire de sance
y La prsentation du compte rendu de runion nest pas normalise mais les informations indiques
ci-dessus comme indispensables doivent absolument figurer.
y Le compte rendu sera diffus aux personnes prsentes, absentes et excuses.
y Pour les runions caractre institutionnel, telles que les runions de dlgus du personnel, de
reprsentants syndicaux, etc., les participants peuvent exiger que leurs propos soient cits
textuellement, au lieu dtre reformuls et rsums comme dans lexemple ci-dessus.
y Si des dcisions ont fait lobjet dun vote, il est ncessaire de le prciser et dindiquer le nombre de
voix pour , contre ainsi que le nombre d'abstentions.
y La signature du rdacteur nest pas ncessaire.

4.3. Structure dun compte rendu de runion synthtique
Titre du document, et
date de la runion
Titre ou COMPTE RENDU DE LA REUNION 12 DECEMBRE 20..

rappel de
lordre du jour Ordre du jour : Le point sur
y Prsents y Absents
- Mme A. - Mr C.
- Mr B. Mr F
- Mr D..
- Mr E y Excuse
- Mme G.. Mme F
Aprs un rapide tour de table, il est 10 h lorsque Monsieur D,

prsident, propose daborder directement le thme de la runion.
I Notre politique aujourdhui en matire de .
Structuration du Il ressort de ltude statistique effectue par le service

compte rendu en dadministration du personnel que la situation
fonction des
points abords II Quelle politique pour demain ?
Le dbat soriente alors sur les modalits de contrle de labsen-

tisme. Certains sinquitent de penser que

En conclusion, Monsieur D fait le point sur les propositions qui

ont recueilli ladhsion de la majorit du groupe, savoir
dune ventuelle pro-

Clture : heure de fin
.. de sance et date
dune ventuelle pro-
Lordre du jour tant puis, la sance est leve 11 h 30. La chaine runion
prochaine runion du groupe est fixe au 25 janvier 20
Le 14 dcembre 20 Date de rdaction

H. B.. du compte rendu et
Secrtaire de sance nom du rdacteur
y Dans ce type de compte rendu, les intervenants ne sont pas cits (ou rarement) et les
dbats sont rorganiss autour des thmes traits ; il ny a donc pas de citations.
y Le compte rendu synthtique est plus structur (par des sous-titres) que le compte rendu analytique
donc plus facile lire mais il est aussi moins prcis et rigoureux. Sa prsentation nest pas
normalise.
y Ici encore, si des dcisions ont fait lobjet dun vote, il est ncessaire dindiquer le nombre de voix
pour , contre et celui des abstentions
y La signature du rdacteur nest pas ncessaire.
5 - LE RAPPORT
5.1. Le rapport : caractres et typologie p. 19
5.2. Le rapport : exemples de prsentation p. 20
5.1. - Le rapport : caractres et typologie
Le rapport est un document usage interne qui circule verticalement, de faon ascendante, cest--dire
dun chelon subalterne vers une autorit hirarchique. Il na gnralement quun seul destinataire.
Il rend compte de la ralisation dune tude ou dune mission demande par un suprieur hirarchique mais,
la diffrence du compte rendu, le rdacteur met un ou des avis, propose des solutions ou des orientations
susceptibles dinfluencer le jugement et la dcision du destinataire.
Quel que soit le type de rapport, la prsentation nest pas normalise.
On distingue
Il rend compte de lanalyse dune situation comptable, financire,

administrative, commerciale et dbouche sur des propositions
de solutions.
1 Le rapport dtude
Il se dveloppe souvent sur plusieurs pages et peut mme cons-
tituer un dossier (rapport proprement dit plus annexes). Il est
rdig la demande de la personne qui a confi ltude ou la mission
considre
Il justifie une demande importante (investissement, cration de

poste)
2 Le rapport dopportunit
Il est souvent rdig spontanment, lappui de cette demande.
Il est gnralement court (deux ou trois pages au maximum)
Rdig la demande dune autorit hirarchique, il fait le point sur un

sujet dtermin.
3 Le rapport de synthse
Il sapparente la note de synthse mais, la diffrence de celle-ci, il
dbouche sur un avis, sur une ou des propositions dorientation.
5.2. Le rapport : exemples de prsentation
y Une lettre daccompagnement (rapport joint)
Yves Lebrun Date de remise

Nom et qualit Responsable XXXXXXX Le 23 mai 20.. du rapport
du rapporteur
Monsieur R. Roussel
Directeur gnral
Objet :
Rapport dtude sur
Nom et qualit
Objet du destinataire
Monsieur le Directeur gnral,
Vous mavez demand par lettre du dtudier

Rappel de la lvolution de et de vous proposer des
demande mesures susceptibles de permettre de faire face
cette situation.
Je vous prie de trouver ci-joint le rapport que jai tabli en

conclusion de cette tude. Ce rapport aborde les points
suivants :
Annonce du rapport et
nonc du plan 1 La situation actuelle : rappel
2 Les causes possibles
3 - .Les solutions envisager
Je reste votre disposition pour toute information

complmentaire et je vous prie dagrer, Monsieur le
Directeur gnral, lexpression de mes sentiments dvous.
PJ Le responsable de
Rapport Yves Lebrun
La premire page du rapport reprendra le nom et la qualit du rapporteur, la date de rdaction, le mot
rapport et lobjet (lobjet peut tre remplac par un titre comme dans lexemple suivant).
y Un rapport avec introduction annonant le plan (pas de lettre daccompagnement)

Nom et qualit Yves Lebrun
du rapporteur Responsable de Le 23 mai 20..
Date de
rdaction
Monsieur R Roussel
Directeur gnral
Destinataire du
Titre ou objet du rapport rapport
Rapport sur lvolution de.
Je vous prie de trouver ci-aprs le rapport que vous mavez

Introduction avec demand sur lvolution de .. Jaborde dans cette tude
rappel de la demande les points suivants ::
et nonc du plan
1 Rappel de la situation actuelle
La numrotation des parties 2 Recherche des causes possibles 1er sous-titre
indique comment le rapport 3 Proposition de solutions
sera structur
Le rapporteur
1 Rappel de la situation actuelle signe son rapport
en dernire page,

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Acadmie de Lille Novembre 2000

BIEN COMMUNIQUER PAR CRIT

Jai certes apprci leffort de chacun

1.1 La langue commerciale a volu dans le temps p. 2

1.2. Les tendances actuelles en matire de rdaction p. 3

1.3. Les piges viter p. 4

du changement des rapports de lmergence dune volont

Voici une lettre de rappel de rglement

En 1850.. De nos jours

Nous vous en remercions par avance et vous

Alors, faisons le point sur

- des participes prsents (surtout en dbut de phrase),

NB : limiter ne signifie pas proscrire absolument !

vitons dcrire crivons plutt

En consquence, je ne peux que En consquence, je vous conseille ou

3 Sadresser directement au correspondant, limpliquer

vitons dcrire crivons plutt

Nous sommes dvous Imagine-t-on un fournisseur qui ne le serait pas ?

vitons crivons plutt

Votre offre nous a sduits Votre offre nous a vivement intresss

Nous sommes absolument navrs Nous regrettons vivement ce ou

3 Le style recherch ou les effets de style

4 La recherche tout prix de synonymes

- le mot facture na pas de synonyme courant et actuel ;

2.1. La lettre commerciale : caractres et typologie p. 6

2.2. Prsentation de la lettre commerciale p. 7

2.3. La lettre commerciale... document normalis ou non ? p. 8

2.4. Structure et rdaction de la lettre commerciale p. 9

y un objet : ce qui motive la rdaction ;

y un (ou des) objectif(s) : informer, proposer, confirmer un accord

y Elle traite les situations caractre non rptitif.

y Elle traite les situations qui, dans lorganisation, ont un caractre

y Exemples : les lettres de relance de rglement, les lettres daccom-

y Principe : le corps de la lettre, invariable, prvoit linsertion dinfor-

NB : pour les lettres de relance, certains logiciels comptables

y Envoi de nombreux correspondants dune lettre identique dans

y Exemples : lettre daccompagnement dun nouveau tarif, avis de

En-tte : nom et adresse de lexpditeur

RHNE-POULENC CHIMIE DE BASE

SA au capital de 375 000 000 F RCS Nanterre B 322 346 628

Nous accusons rception de votre courrier du 15 septembre concernant Lieu et date de la

Pour la bonne rgle, nous vous remercions de bien vouloir nous

Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues.

RHNE-POULENC CHIMIE DE BASE

SA au capital de 375 000 000 F RCS Nanterre B 322 346 628

Nos rf. : A lattention de Monsieur XXXXX

y Les principaux modes et temps de conjugaison utiliss sont

y Le sujet est gnralement nous : on sexprime au nom dune collectivit, lentreprise

3.1. Les notes : caractres et typologie p. 11

3.2. La note dinstructions P. 12

3.3. La note dinformation p. 13

y communique des ordres, des consignes.

y communique des dcisions, des vnements, des informations

y fait le point sur un sujet prcis afin dviter au cadre destinataire

La note (sans autre prcision) ou le mmo *

y se situe mi-chemin entre la note dinformation et la note de

* mmo : abrg de mmorandum

3.2. - La note dinstructions

Mot note : la Note n 234 Noms et qualits

- transmettre les tats de frais mensuels mes services au plus tard

- joindre obligatoirement ces tats les justificatifs des dpenses

Pas de formule Le Directeur comptable

Nordtex & Cie