UNIDAD - 4 Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

UNIDAD 4
Recepcin y almacenamiento de medicamentos y

dispositivos mdicos
Introduccin
La implementacin de las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), se convierte en un medio

para controlar y evaluar las condiciones y prcticas del personal involucrado en el almacenamiento,
el cumplimiento de las normas, mantener y garantizar la calidad, la conservacin y el cuidado de los
medicamentos y dispositivos mdicos durante su permanencia en el almacn, bodega o farmacia,
conservando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas por el fabricante, incluso hasta
cuando el medicamento es entregado al usuario final.
Para su cumplimiento deben estar definidos cuatro componentes: La infraestructura, el recurso

humano, el ordenamiento y la gestin administrativa.
As mismo en esta unidad se abordar el tema relacionado con el proceso de recepcin, para lo
cual la institucin o establecimiento realiza una comparacin entre lo pactado con el proveedor,
lo establecido por la legislacin vigente y lo que el producto muestra (aspectos tcnicos). Es el
momento en que se apropian realmente de los medicamentos y dispositivos mdicos comprados.
Propsitos de formacin
A partir del estudio de esta unidad, usted podr:
gg Recepcionar y verificar que los medicamentos y dispositivos mdicos recibidos cumplan con
las condiciones de calidad y correspondan a los adquiridos por la entidad.

gg Identificar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos
segn la normatividad vigente y las especificaciones tcnicas del fabricante.
Criterios de evaluacin:
Para un adecuado desempeo en esta unidad se espera que Usted:
gg Verifique las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos

segn la normatividad vigente.

gg Identifique las actividades correspondientes a la recepcin tcnica y administrativa de los
medicamentos y dispositivos mdicos.

57 MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

gg Identifique los recursos fsicos necesarios que garanticen un adecuado almacenamiento de
los medicamentos y dispositivos mdicos.

gg Verifique los controles de higiene y factores ambientales que permitan la adecuada conservacin
de los medicamentos y dispositivos mdicos.

gg Identifique los mtodos utilizados en la gestin de inventarios, necesarios en el control de los
medicamentos y dispositivos mdicos.
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Sesin No. 13 Condiciones que se deben cumplir para un adecuado
almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdico.
Para una mejor comprensin del tema a tratar en esta unidad, es necesario que usted conozca las
siguientes definiciones:
Definiciones:
Almacenamiento Medicamentos de control especial
Es el conjunto de actividades que tiene por objeto Son los preparados farmacuticos obtenidos a
el cuidado y la conservacin de las condiciones partir de uno o ms principios activos de control
tcnicas con las que fueron elaborados los especial, catalogados por las convenciones
medicamentos y dispositivos mdicos. de estupefacientes como precursores y
psicotrpicos o por el gobierno nacional, con
Gas medicinal o sin sustancias auxiliares presentados bajo
forma farmacutica definida.
Todo producto constituido por uno o ms
componentes gaseosos, destinado a estar en Humedad relativa
contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en Es la cantidad de vapor de agua que contiene
terapia de inhalacin, diagnstico in vivo o el aire.
para conservar y transportar tejidos y clulas
destinadas a la prctica mdica.
Medicamentos fotosensibles
Son los que se degradan rpidamente en

presencia de luz.
Medicamentos termolbiles
Son los que se alteran o se descomponen por

accin del calor.
Medicamentos higroscpicos
Son los que son sensibles a la humedad,

generando un deterioro en su forma farmacutica
como ablandamiento, cambio de color (tableta).

1. Infraestructura
Las reas de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos mdicos deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
zz Lo que va a almacenarse y distribuirse: la cantidad o volumen, el recorrido: el proceso y

orden de las operaciones y el tiempo: para qu periodo se debe prever el almacenamiento.

zz Productos de gran rotacin y volumen deben estar dispuestos en un lugar accesible y con
recorridos internos cortos (catteres, jeringas, lquidos parenterales, etc.).

zz El rea de recepcin depender del tamao de los pedidos y de una adecuada programacin
de entregas parciales, dependiendo de las polticas de la institucin, establecimiento o de las
negociaciones con los proveedores.

zz El nmero y volumen de los elementos almacenados dependen directamente del perfil
epidemiolgico de la poblacin.

zz El tamao del inventario depende de la poltica de compras que tenga la institucin.
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El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
gg Seleccin del sitio.

gg reas
gg Pisos
gg Paredes
gg Techos y cielo raso
gg Iluminacin
gg Ventilacin
gg Condiciones ambientales
1.1 Seleccin del sitio
La seleccin del sitio para el almacenamiento de medicamentos (establecimientos farmacuticos,

IPS) debe cumplir con unas condiciones de acceso, tamao y localizacin especial:
zz Estar alejadas de sitios de alta contaminacin
Las reas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminacin para conservar
adecuadamente los dispositivos mdicos y la estabilidad de los medicamentos que puedan
resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la temperatura, las
radiaciones, la luz, contaminantes del aire y la humedad.
Debe descartarse la ubicacin cerca de las calderas (por alta temperatura), central de esterilizacin
(por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminacin cruzada), estacionamiento (por
contaminacin cruzada) y depsito de basuras (por contaminacin cruzada).
zz Facilitar la circulacin de personas y objetos
Las reas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer piso o en un mismo
piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite la circulacin de
personas y materiales.
Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al almacn debe
tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la atencin. El almacn central debe
estar ubicado en el primer piso y debe ser equidistante a los servicios que atiendan.
1.2 reas.
Para lograr un servicio eficiente, un almacn debe contar con las siguientes reas:

gg rea de recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos.
gg rea de cuarentena de medicamentos.
gg rea adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que se van a
distribuir y/o dispensar.
gg rea independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de control especial.
gg rea para el despacho de medicamentos y dispositivos y mdicos.
gg rea debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser

destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.
gg rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del

mercado.
gg rea para el manejo y disposicin de residuos, de acuerdo con la reglamentacin vigente.
Adicionalmente, se debe contar con espacios para el rea administrativa, servicios pblicos, vestier,
gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para
material de riesgo (lquidos inflamables, txicos, corrosivos, etc.)
Para una adecuada sealizacin de las reas estn deben ser demarcadas con los siguientes
colores.
REA COLOR
rea de recepcin Verde
rea de revisin Rojo
rea de almacenamiento Amarillo
rea de cuarentena No. 1 Naranja
rea de cuarentena No. 2 Negra
rea de medicamentos de control Violeta
rea de reciclaje Rojo Rayado
rea de cadena de frio Azul
rea de preparados magistrales Azul Rayado
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1.3 Pisos.
Los pisos deben ser impermeables, slidos, resistentes, antideslizantes, de fcil limpieza y uniformes,
de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de material que
no trasmita ruido ni vibracin.
No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de
ratas a travs de las alcantarillas de desage. Si esta situacin no se puede evitar, se deben instalar
mallas o rejillas seguras.
Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben estar en contacto directo con el piso. Se
ubicarn en estibas o estanteras de material sanitario, impermeable y fcil de limpiar.
1.4 Paredes
Las paredes deben ser impermeables, slidas, resistentes a factores ambientales, de superficie
lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener sustancias
txicas, irritantes o inflamables.
Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo para su manejo, se

requerir eliminar riesgos a las personas y a la edificacin.
1.5 Techos y cielo raso
Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, slidos, resistentes a factores ambientales, de
superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener
sustancias txicas, irritantes o inflamables.
1.6 Iluminacin
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin adecuada e identificacin de los
medicamentos y dispositivos mdicos y el buen manejo de la documentacin.
1.7 Ventilacin
Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que garantice la conservacin adecuada de
los medicamentos y dispositivos mdicos. No debe entenderse por ventilacin natural las ventanas
y/o puertas abiertas que podran permitir la contaminacin de los medicamentos y dispositivos
mdicos con polvo y suciedad del exterior.
La contaminacin cruzada puede presentarse cuando existen gases contaminantes y poca

ventilacin. Los principales gases contaminantes son el CO2 (gas carbnico), el CO (monxido de
carbono) y el vapor de agua, entre otros.
1.8 Condiciones ambientales
zz Rayos solares
Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
mdicos dentro de las reas de almacenamiento, porque la radiacin ultravioleta de la luz solar,
adems de aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro
tipo de productos.
zz Condiciones de temperatura y humedad
En las reas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones
de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarn registros diarios de
control de estas variables con un termmetro adecuado y un higrmetro calibrado.
La siguiente tabla corresponde a los rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo

especificado por los fabricantes de medicamentos y dispositivos mdicos.
CONDICIN TEMPERATURA
Temperatura ambiente controlada 15 a 25 C
Guardar en refrigerador 2 a 8 C
Guardar en congelador -20 a 0 C

8 a 15 C
Si la temperatura ambiente del lugar de
almacenamiento es muy alta y la etiqueta recomienda
Consrvese en lugar fresco
que se deba almacenar en lugar fresco, el producto
puede guardarse en un refrigerador, ajustando el
rango mediante un termostato.
Si no especifica una temperatura de almacenamiento
o en la etiqueta no aparece ninguna de las
recomendaciones anteriores, la temperatura
Sin indicacin del lugar debe mantenerse hasta un mximo de
25 C. Temperaturas superiores deterioran los
medicamentos pues alteran la estabilidad y, por
ende, la calidad de los mismos.
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zz Mantenimiento de cadena de fro
Los medicamentos que requieran refrigeracin sern almacenados en cuartos fros, neveras,
refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de cadena de fro, en caso de interrupciones de la energa elctrica. Adicionalmente,
deber disponerse de un termmetro que registre la temperatura y llevar un registro diario varias
veces al da. La cantidad de medios de refrigeracin ser determinada por las necesidades de
almacenamiento.
2. Medidas de seguridad.
Un buen manejo administrativo del almacn elimina problemas de ndole legal. Sin embargo, algunas
condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado manejo del almacn.
Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepcin, y con horarios y fechas
determinadas, lo que facilita un control del personal que ingresa al rea.
Establecer reas restringidas, sealizarlas, implantar el uso de distintivos a personas visitantes e

impedir el ingreso a terceros.
Instalar sistemas que protejan las reas donde se ubican la documentacin y los productos.
Establecer, mediante instructivos de almacn, procedimientos escritos en los que quede definido
quin entra y qu funcin cumple al entrar.
3. Recurso humano y dotacin
El recurso humano es una herramienta fundamental para crear organizacin, estructura y

planificacin de la carga de trabajo.
De acuerdo a la complejidad de la institucin y al volumen de productos manejados se puede

calcular la cantidad de personas vinculadas al almacn.
Se recomienda que los operarios y personal que maneje el krdex tengan informacin bsica
sobre medicamentos y dispositivos mdicos, criterios tcnicos en su manejo y claridad frente a las
implicaciones de manejar productos destinados al servicio de la salud.
Sin excepcin, el personal debe contar con dotacin adecuada para el desempeo de sus funciones
(blusa, overol, guantes, etc.).
Documentacin
Para una buena administracin del almacn se requiere en lo posible sistematizar la informacin,

para lo cual se debe disponer de los siguientes elementos:
zz Krdex o software
En la actualidad el krdex se maneja mediante diversos programas o software. Manual o automatizado

lo importante es que la informacin sea unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que
los procedimientos para su manejo estn estandarizados (entregas, descargues, recepcin, etc.) y
sean conocidos por todo el personal del almacn.
zz Formatos
Los formatos diseados para el manejo del almacn deben ayudar a manejar la informacin y
consolidarla (pedidos, despachos, recepcin tcnica por tipo de producto y recepcin administrativa).
zz Informes contables
La elaboracin de los informes contables a los organismos de control o a los departamentos

internos que los requieran. Para ello es importante contar con una forma nica o normalizada de
denominacin de los productos y de codificacin y clasificacin de los mismos.
zz Dotacin
El rea debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes, estibas, neveras, termmetros e higrmetros,
gabinetes de seguridad para medicamentos de control especial, escritorios, sillas, extinguidores,
computadores, software, carretillas para traslado de embalajes, calculadora, papelera, utensilios de
escritorio, lnea telefnica, papeleras, canecas, y textos de consulta, entre otros.
Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
mantenimiento.
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Sesin No. 14 Ubicacin y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos
mdicos
Organizar sistemticamente los insumos dentro del servicio permite ubicacin fcil, lo que
contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el espacio disponible. Los
medicamentos se sitan a un principio de organizacin especfico, forma farmacutica, clasificacin
farmacolgica, orden alfabtico o nivel de atencin, acorde con los criterios de almacenamiento, en
los que bsicamente deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de vencimiento.
Ninguno de ellos es el ideal, lo ms conveniente es utilizar la combinacin de varios mtodos con el

objetivo de agilizar la bsqueda de los medicamentos, optimizar al mximo el espacio y que el tipo
de mtodo elegido se mantenga en el tiempo
Una alternativa para el ordenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos es por orden
alfabtico del nombre genrico.
Con la utilizacin de tecnologas como lectores inalmbricos para cdigo de barras, el almacenamiento
de embalajes se puede realizar por lneas, pero dentro de estas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa de su ubicacin en el momento de
requerirlo. Este es utilizado en el almacenamiento de grandes volmenes.
Deben ubicarse en la estantera atendiendo al movimiento (rotacin), al tamao, a las fechas de

vencimiento y al mtodo FEFO (sigla en ingles), cuyo significado en espaol es: primero en expirar,
primero en salir. Que adems permite el control de inventarios y es requisito obligatorio en toda la
cadena de almacenamiento de medicamento y dispositivo mdico.
Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto del mismo lote y
fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su ubicacin
en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga
su cdigo, nombre del producto, concentracin, forma farmacutica.
1. Control durante el proceso de almacenamiento
El almacn y el servicio farmacutico contarn con criterios, tcnicas y mtodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos mdicos, de conformidad con el artculo 13 del Decreto 2200 de 2005,
modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolucin nmero 1403 y las dems
normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
zz Control de factores ambientales
Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de medicamentos

y dispositivos mdicos se tendrn en cuenta algunas caractersticas relacionadas con la luz, la
temperatura, cadena de fro y humedad.

La luz: Los medicamentos que se deterioran desde el punto de vista fsico-qumico por estar en contacto directo
con la luz, ya sea natural o artificial, se denominan medicamentos fotosensibles, deben conservarse siempre en sus
empaques, envases originales y bien cerrados.
Es deber de los fabricantes de medicamentos y otros productos que aparezca en la etiqueta las condiciones
adecuadas de almacenamiento.
Los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color mbar y papel aluminio o estao, corresponden
a los medicamentos fotosensibles.
Ej: Clozapina, Ranitidina, azitromicina, ibuprofeno, mebendazol, entre otros.
Cadena de fro
Para el control de la cadena de fro, en el
mantenimiento de los refrigeradores deben estar a la
sombra y lejos de fuente de calor, separados de techos y
paredes mnimos 15 cm, bien nivelados y conectados
La humedad: Es
La Temperatura: Es directamente a la pared. un factor que afecta
un factor crtico que es considerablemente la
necesario controlar para evitar estabilidad de los medicamentos,
el deterioro en la potencia de los adems de ser un medio propicio para
el crecimiento de bacterias y hongos, reacciones
productos o su estructura molecular afectando
de oxidacin de los componentes de los medicamentos que se
directamente la efectividad del medicamento. Para manifiestan con el ablandamiento de tabletas, cambio de color y
un control adecuado, los termmetros calibrados se en algunos materiales mdico-quirrgicos disminuye el poder de
deben colocar en los lugares ms crticos como son adhesin, entre otros deterioros.
el refrigerador y el sitio del rea de almacenamiento La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que
donde la temperatura es ms alta y llevar los contiene el aire. Se expresa como un porcentaje del volumen
respectivos registros diarios de estas temperaturas. total de aire (en peso o en volumen). Se mide con un instrumento
llamado higrmetro. Se debe ubicar, al igual que el termmetro,
Para disminuir la temperatura ambiental del rea en sitios crticos del almacn y llevar registros diarios varias
veces al da o elaborar grficas de temperatura y humedad. La
de almacenamiento se deben tener en cuenta las
humedad relativa recomendada debe estar entre 60% y 70%.
siguientes recomendaciones: Fortalecer la ventilacin Para disminuir la humedad en el almacenamiento se recomienda:
del rea con la utilizacin de ventiladores, aire aire acondicionado, no sacar los medicamentos y dispositivos
acondicionado, extractores, adecuacin de techos mdicos de las cajas primarias y, en lo posible, del embalaje,
aislantes como: fibra de vidrio, pinturas especializadas utilizar estantera con puerta, los productos higroscpicos
que disminuyen el calor y dejar libre los corredores deben llevar en su empaque original una bolsita de slica gel,
para circulacin del aire.Ejemplo de medicamentos la cual debe ser cambiada cuando cambie de color y garantizar
que se alteran con temperaturas mayores a 30 C: la rotacin de los medicamentos y dispositivos, buscando un
Acetaminofn tabletas , acido acetil saliclico tabletas, menor tiempo de almacenamiento.
El almacn y el servicio farmacutico contarn con criterios,
antibiticos, sueros en diferentes formas, entre otros.
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias
necesarias, para un periodo determinado, los niveles ptimos
de inventario, los niveles mnimo y mximo de existencias,
punto de reposicin o punto de pedido y presupuesto necesario
para cumplir con la prestacin oportuna del servicio y que
permitan realizar un exacto control de existencias, evitando
as deterioro y alteracin de los medicamentos. Ejemplos de
medicamento que se alteran con la humedad: Dapsona tabletas,
metronidazol tabletas, preparados oftlmicos sulfaidicos, sales
de rehidratacin y tinidazol tabletas, entre otros.
Ver anexo 1: Formato control de temperatura, humedad y red
de frio.
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zz Control de las condiciones de higiene
De las condiciones higinicas depende en gran medida la estabilidad microbiolgica de los

medicamentos y otros insumos almacenados.
Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilacin libre de gases
contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fcil aseo y limpieza.
Las uniones de paredes y pisos no deben formar ngulos rectos, sino curvas que eviten la acumulacin
de polvo. Buen aseo en todas las reas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos
limpios, estantes y estibas libres de polvo, control y sanitizacion del ambiente, fumigaciones
peridicas (mnimo cada 6 meses) con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.
Nevera limpia y libre de alimentos, no comer y no fumar en las reas de almacenamiento.
Se debe elaborar un cronograma de limpieza y de desinfeccin, especificando reas, fechas

programadas de la actividad y firma del funcionario responsable.
2. Devolucin de medicamentos
Las devoluciones de medicamentos se sometern al siguiente procedimiento:
zz rea especial
Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la venta y/o dispensacin y se debe
prevenir su distribucin hasta que se decida que estn disponibles.
zz Condiciones para la reubicacin
Los productos devueltos slo podrn reubicarse en el rea de disponibles para su distribucin o
dispensacin, si cumplen con las siguientes condiciones:
gg Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

gg Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas
por el fabricante.
gg El periodo de vida til restante es superior al mnimo establecido.
gg Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o servicio farmacutico
para autorizar su devolucin. Esta evaluacin debe tener en cuenta la naturaleza del producto,
condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa
fabricante.
gg Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores debe ser destruido
o desnaturalizado.

Actividad de aprendizaje No. 5
Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad

de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envo de la actividad.
Muchos xitos con la realizacin de esta actividad!!
Anotaciones:
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Sesin No. 15 Control de inventarios
El almacn y servicio farmacutico contarn con criterios, procedimientos y recursos que permitan
efectuar el control de inventarios. Este control se har especialmente mediante la evaluacin de
la rotacin de inventario y del conteo fsico comparado con el registro de existencias. Se deber
realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.
zz Toma de inventarios
Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los
medicamentos y dispositivos mdicos almacenados requieren un control frecuente de existencias,
con el objetivo primordial de comparar las existencias fsicas contra el movimiento (entradas y
salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, as como tambin
alimentar el sistema de informacin que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto
a la programacin de necesidades, compras, rotacin de inventarios, devolucin a proveedores,
elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averas.
zz Planeacin del inventario
Se efecta la programacin de los inventarios fijando fechas y hora de realizacin del inventario.
gg Se programar la fecha y la hora de corte del inventario.
gg El responsable de almacn o servicio farmacutico alista el material requerido, coordina la

elaboracin de los listados o tarjetas con el cdigo, nombre del medicamento, unidad de medida y
cantidad total, para registrar los conteos.
gg Los auxiliares asignados por el responsable de almacn o servicio farmacutico identifican

todos los suministros y dems elementos a inventariar en cada uno de los estantes.
gg El responsable de almacn o servicio farmacutico emitir los listados de medicamentos

valorizados el da de la fecha de corte del inventario.
gg El responsable de almacn o servicio farmacutico revisa uno a uno los productos a inventariar
y verifica valorizaciones en el sistema.
gg El responsable de almacn o servicio farmacutico verifica que se hayan realizado la totalidad

de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario.
zz Realizacin del inventario fsico
gg El responsable de almacn o servicio farmacutico provee de los elementos necesarios a los

participantes como: esferos, planillas, etc. y da las ltimas instrucciones.

gg El inventario comienza a la hora fijada.
gg El programa para registrar el inventario debe incluir la informacin del saldo a la fecha de corte,
registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario.
gg Los encargados de la veedura efectuarn los controles correspondientes.
gg Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el
conteo.

gg El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en la casilla
correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo
una vez se ha terminado el diligenciamiento.
El responsable de almacn o servicio farmacutico y veedores revisan las diferencias existentes:
gg Cantidades arrojadas del inventario fsico contra el sistema.
gg Se determinan faltantes y sobrantes.
gg Valores arrojados del total por tem de los elementos contados contra los registrados por el
sistema o kardex.
gg Anlisis de los productos de nula, baja y alta rotacin.
gg Se realizarn los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
gg Se elaborar el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los sobrantes y

faltantes hallados en el conteo.
gg El responsable del almacn o servicio farmacutico elabora los informes correspondientes y

definirn la toma de decisiones para las diferencias encontradas y los productos de nula, baja o
alta rotacin.
zz Control fechas de vencimiento
El servicio farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar
continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos mdicos, para que sean
distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelacin la
devolucin o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociacin.
Se debe tomar como factor de anlisis bsico el mtodo FEFO (primeros en vencer primeros
en salir) y el respectivo control peridico de los productos prximos a vencerse (mnimo con tres
meses de antelacin) identificando nmero de lote, fecha de vencimiento y proveedor..
72
Sesin No. 16 Recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos
1. Definiciones:
Recepcin tcnica: Es una inspeccin visual donde se determina y se registra en el acta de

recepcin todo lo relacionado con los aspectos tcnicos del medicamento y dispositivos mdicos.
Recepcin administrativa: Es verificar que los medicamentos y dispositivos mdicos solicitados

correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente confirmar las condiciones
durante el tiempo de transporte, embalaje, envase, producto, cantidad y precio.
2. Responsable de la recepcin
El jefe de almacn o quien haga sus veces efectuar la recepcin administrativa y el director
del servicio farmacutico o la persona que ste delegue, realizar la recepcin tcnica de los
medicamentos y dispositivos mdicos adquiridos.
3. Transporte de medicamentos y dispositivos mdicos
El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos mdicos estn sometidos a las disposiciones
tcnicas establecidas en la Resolucin 1403/07, en el Cdigo de Comercio y dems normas que
reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con medicamentos.
El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deber indicar al transportador los
aspectos sealados en la legislacin vigente, las caractersticas y condiciones especiales de los
medicamentos.
Las normas anteriormente mencionadas se pueden consultar en:

Http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad

Veamos ahora todos los aspectos relacionados con el transporte de medicamentos y dispositivos
mdicos:
zz Embalaje
Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen una adecuada proteccin contra los agentes externos.
Debern ser elaborados con materiales apropiados para su conservacin.
Los documentos que acompaan el envo deben ser de fcil acceso y conservacin, en los cuales
se debe indicar por lo menos: fecha de envo, nombre y direccin del remitente, nombre y direccin
del cliente, descripcin del medicamento y dispositivo mdico, la cantidad y nmero de lote.
zz Condiciones de transporte
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las condiciones
de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificacin, se evite la
contaminacin o confusin con otros productos. Se deber cumplir con las siguientes condiciones
especficas:
gg Almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se mantenga la cadena de

fro y la integridad del producto.
gg Cuando se use hielo seco en la cadena de fro se deben observar las precauciones de seguridad
y verificar que los medicamentos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya que se podran
congelar
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gg Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de almacenamiento deben existir
registros y controles que demuestren que se cumplen estas exigencias durante el transporte.
El transportador responder por la conservacin de la calidad de los medicamentos durante el

transporte de los mismos.
4. Procedimiento para la recepcin
La recepcin de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos y tcnicos de
verificacin para su ingreso al sistema contable del almacn o servicio farmacutico.
El proceso tiene dos momentos importantes: la recepcin administrativa y la tcnica.
4.1 Recepcin administrativa - Estudio de la documentacin
Se estudiar previamente la documentacin que permita establecer las siguientes condiciones:
La entrada al almacn desde el punto de vista contable contiene tres informaciones: Qu producto
ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del
inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar al almacn o servicio
farmacutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la
compra.
zz Recepcin y estudio de la documentacin que entrega el proveedor
El jefe de almacn verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la
orden de compra. Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el
producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.
gg Nombre genrico (o denominacin comn internacional) del producto solicitado vs. el

despachado.
gg Concentracin y forma farmacutica en el caso de medicamentos.
gg Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
gg Fecha y hora de entrega.
gg Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

4.2 Recepcin tcnica - Inspeccin de los productos recibidos
Se proceder por el director del servicio farmacutico, o la persona que delegue, a realizar una
inspeccin de los medicamentos y dispositivos mdicos para verificar las condiciones tcnicas,
la cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulacin, embalaje, material
de empaque y envase y las condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin.
Para tal efecto se escoger una muestra al azar del total del lote recibido.
Es importante que durante la recepcin se cuente con la ficha tcnica del medicamento y/o dispositivo
mdico, sobre la informacin de las especificaciones del producto, tiempo de vida til, condiciones
de almacenamiento y la informacin que la institucin considere necesaria. Esta informacin es
brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos.
Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en el servicio farmacutico o almacn.
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se realice la respectiva
recepcin tcnica, debern almacenarse bajo seguridad y en un sitio independiente de los dems
medicamentos.
Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones tcnicas se comunicar al proveedor
y al jefe de compras o quien gaga sus veces.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificaciones tcnicas y
las establecidas en el momento de la compra.
gg Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente al
solicitado, en la forma farmacutica y concentracin estipulada.
gg Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de dos terceras partes
de su vida til, o por lo menos, un ao para su vencimiento.
gg Nmero de lote: El nmero de lote es importante porque en caso de presentarse un problema

de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no se debe aceptar ms de dos lotes en un mismo
pedido de un producto.
gg Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de compra as lo estipula,

debe entregarse con el pedido ciertos documentos que acrediten aspectos de calidad, como el
registro sanitario INVIMA y el protocolo de calidad.
76
Se revisan adems otras caractersticas para los medicamentos:
gg Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
gg Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
gg Tapas: Presencia de banda de seguridad.
gg Etiqueta: Impresin firme y clara.
gg Blster: Sellados, llenos, con informacin bsica.
Otros aspectos a tener en cuenta:
gg Anlisis organolptico: Se refiere al anlisis de las caractersticas que se pueden percibir por
los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del almacn.
gg Inspeccin visual: Examina caractersticas de uniformidad en el color, acabado, etc.
gg Control de pasa, no pasa: Evala si una caracterstica est por debajo o por encima de un
lmite fijado.
gg Defecto: Cualquier desviacin del producto a las especificaciones previamente establecidas.

Se clasifica en:
gg Defecto crtico: El que puede llegar a impedir la utilizacin del producto.
gg Defecto Mayor: Sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.
gg Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.
Con el objetivo de poder tomar la decisin de aceptacin o rechazo de un lote de recepcin, se

definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos crticos, 6.5% para defectos
mayores y 15% para defectos menores.
La clasificacin de los defectos encontrados durante la inspeccin se cruza con el NAC y el resultado
de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepcin. Ello se acepta si el nmero de
defectuosos es igual o inferior al establecido por el NAC respectivo. Si es superior al establecido en
la tabla se rechaza. Ver anexo 2 Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material
de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacutica en los medicamentos.

Anlisis organolptico para inspeccin de productos
Productos Observaciones
Se observar que no tengan manchas, que no estn
decoloradas, que no estn quebradas ni pegajosas,
Tabletas
que no tengan polvo adherido a la superficie; igual
tamao, color y apariencia.
No deben estar abiertas o vacas, no deben tener

Cpsulas polvo adherido, no deben estar deformadas, sin
trazas de humedad, igual color y apariencia.
Que no se observen materiales extraos, ni turbidez
ni presencia de gas.
Soluciones
Contenido completo, que estn en frascos cerrados
hermticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que sean homogneas, sin gas ni materiales
extraos.
Emulsiones
Que al agitarlas se redispersen adecuadamente.
Suspensiones
Que no tengan partculas en suspensin. Que no

Lquidos inyectables
tengan turbidez. Que el contenido est completo.
No deben estar apelmazados. Los polvos para

inyeccin deben desprenderse fcilmente del
Polvos para reconstruir
frasco y deben tener color uniforme. Que disuelvan
fcilmente.
Polvos o granulados para reconstruir a solucin Que dispersen fcilmente. Color granulado
oral uniforme.
Que los tubos no estn colapsados ni con
Cremas y ungentos perforaciones o rupturas. Que el cierre est
hermtico.
78
Equipo para la administracin de soluciones Advertir si los sellos no estn intactos o si los
parenterales protectores no estn en su sitio.
Nota de advertencia: NO USAR CON SANGRE O

CON COMPONENTES SANGUINEOS.
Equipo para transfusin de sangre Advertir si los sellos no estn intactos o si los
protectores no estn en su sitio.
Guantes quirrgicos Si estn empolvados, se debe colocar aviso de
que el polvo de la superficie debe ser removido
aspticamente antes de iniciar los procesos de
operacin.
Si son estriles, verificar que el paquete no est

abierto o daado.
zz Acta de recepcin
Se elaborar un acta que recoja detalladamente la informacin que arroje el procedimiento de

recepcin, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su denominacin genrica y comercial,
cantidad de unidades, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de
transporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas
y tcnicas establecidas en la negociacin y la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada. El acta ser firmada por la persona que realiza la recepcin tcnica para su archivo en el
almacn y copia del acta para el servicio farmacutico. Anexo 3 Formato recepcin tcnica
zz Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos
Una vez autorizada la recepcin del producto, se produce su incorporacin al sistema contable del
almacn.
El almacn o servicio farmacutico registrar en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los medicamentos
y dispositivos mdicos recibidos.
5. Control del proceso de recepcin y de almacenamiento
Porcentaje de cumplimiento de entregas por parte del proveedor:
Nmero de entregas efectuadas en trminos pactados x 100

Nmero total de entregas pactadas.
Porcentaje de cumplimiento de las buenas practicas de almacenamiento:
Nmero de medicamentos vencidos, deteriorados y averiados x 100

Total de medicamentos almacenados.

Anexo 1. Formato control de temperatura, humedad y red de frio.
80
Anexo 2. Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material de acondicionamiento,
en los productos y en la forma farmacutica en los medicamentos.
Categora del defecto

Defecto
Crtico Mayor Menor
Rotulacin
Ausencia de nombre genrico, nmero del registro sanitario, laboratorio
fabricante, nmero de lote, fecha de expiracin, formulacin del producto,
cantidad o volumen.
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el
producto as lo requiera. (Ejemplo. Conservarse bajo refrigeracin).
Ausencia de la va de administracin para soluciones y polvos parenterales
Rotulacin del envase: individual
Ausencia del nombre genrico, nmero de lote o fecha de expiracin.
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones
parenterales
Ausencia de la formulacin del producto por unidad posolgica sin
necesidad de especificar excipientes
Cuando se utilizan etiquetas
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas.
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos para
reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse est marcado en la
etiqueta)
Envase de vidrio
Frasco sin contenido o sin indicacin del contenido
Color del envase (debe ser el que requiere el medicamento con fines de
proteccin)
Ausencia de bandas de seguridad
Manchas o suciedad en su interior
Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con excepcin de
envases de inyectables en los cuales se considera crtico.
Envase plstico
Presencia de olor objetable
Envase sin contenido
Ausencia de bandas de seguridad

Envase abombado
Suciedad interior
Presencia de poros o grietas que afectan su utilizacin
Deficiente hermeticidad del cierre
Suciedad exterior
Superficie defectuosa (rebajas, burbujas, hendiduras que afecten su
apariencia).
Deformaciones que afectan su apariencia
Tubos colapsibles
Perforaciones, grietas o roturas
Hermeticidad del cierre
Tubos deformados
Suciedad exterior
Materiales laminados (blister)
Blister roto
Blister vaco
Blister mal sellado
Superficie arrugada, rayada o defectuosa
Cierres (tapas y agrafes)
Ausencia de agrafes cuando se requiera
Agrafe roto
Carencia de perforaciones (cuando se requiera)
Agrafes flojos
Formas farmacuticas lquidas estriles
Turbidez (en soluciones)
Presencia de partculas extraas
Color no apropiado
Floculacin (en soluciones)
Color no uniforme: En caso de degradacin
Mala distribucin del colorante
Aspecto del polvo: Apelmazamiento que sugiere humedad
Mala dispersin en caso de polvo para suspensin
Formas farmacuticas lquidas no estriles
Falta de homogeneidad en emulsiones
82
Presencia de gas
Presencia de materiales extraos
No redispersin en suspensiones
Formas farmacuticas lquidas no estriles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraos
No redispersin en suspensiones
Preparaciones slidas no estriles: polvos y granulados
No se dispersan fcilmente (polvo para suspensin)
Color no uniforme
Presencia de material extrao
Granulado no uniforme en color y tamao
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
Polvo adherido a la superficie

Anexo 3. Formato recepcin tcnica
Acta de Recepcin Tcnica de Medicamentos No_______
Proveedor__________________ Factura No ___________Fecha ________Orden de compra/Contrato No___________ Fecha_________
Fecha de llegada_____________ Fecha de la inspeccin ________________ No de cajas ________
Nombre Concentracin Nombre Laboratorio Forma Unidad Presentacin Nmero Nmero Fecha de Cantidad Cantidad Cumple Se
genrico comercial Fabricante farmacutica de de lote de vencimiento recibida de la especificaciones acepta
manejo registro muestra
Advas Tcnicas si no
Observaciones:
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Responsable de la recepcin tcnica: _____________________________________

Firma
84
Actividad de aprendizaje No. 6
Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad

de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envo de la actividad.
Muchos xitos con la realizacin de esta actividad!!
Anotaciones:
Actividad Evaluativa No. 3
Cuestionario de evaluacin - Unidad 4
Anotaciones:

UNIDAD - 4 Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

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UNIDAD - 4 Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

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UNIDAD 4

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A partir del estudio de esta unidad, usted podr:

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57 MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

Almacenamiento Medicamentos de control especial

Son los que se degradan rpidamente en

Son los que se alteran o se descomponen por

Son los que son sensibles a la humedad,

59 MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

zz Lo que va a almacenarse y distribuirse: la cantidad o volumen, el recorrido: el proceso y

gg Seleccin del sitio.

1.1 Seleccin del sitio

La seleccin del sitio para el almacenamiento de medicamentos (establecimientos farmacuticos,

zz Estar alejadas de sitios de alta contaminacin

zz Facilitar la circulacin de personas y objetos

61 MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

gg rea de cuarentena de medicamentos.

gg rea independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de control especial.

gg rea para el despacho de medicamentos y dispositivos y mdicos.

gg rea debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser

gg rea destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del

gg rea para el manejo y disposicin de residuos, de acuerdo con la reglamentacin vigente.

Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo para su manejo, se

1.5 Techos y cielo raso

La contaminacin cruzada puede presentarse cuando existen gases contaminantes y poca

63 MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

1.8 Condiciones ambientales

zz Condiciones de temperatura y humedad

La siguiente tabla corresponde a los rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo

Guardar en congelador -20 a 0 C

Establecer reas restringidas, sealizarlas, implantar el uso de distintivos a personas visitantes e

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De acuerdo a la complejidad de la institucin y al volumen de productos manejados se puede

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zz Condiciones para la reubicacin

gg Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

69 MDULO ADMINISTRACIN DE SERVICIOS FARMACUTICOS

Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad

Muchos xitos con la realizacin de esta actividad!!

zz Planeacin del inventario

gg Se programar la fecha y la hora de corte del inventario.

gg El responsable de almacn o servicio farmacutico alista el material requerido, coordina la

gg Los auxiliares asignados por el responsable de almacn o servicio farmacutico identifican

gg El responsable de almacn o servicio farmacutico emitir los listados de medicamentos

gg El responsable de almacn o servicio farmacutico verifica que se hayan realizado la totalidad

zz Realizacin del inventario fsico

Proveedor____________ Factura No _Fecha Orden de compra/Contrato No_ Fecha___

Fecha de llegada_____ Fecha de la inspeccin No de cajas