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INSTITUTO TECNOLGICO DE ZACATECAS

Ingeniera en Gestin Empresarial

Sistemas de informacin de la mercadotecnia

Unidad 1
Componentes del sistema

Facilitador: Hctor Arenas Jurez

Grado: 6 Grupo: B
1. Componentes del sistema
Como tenemos conocimiento, todo Sistema de informacin se refiere a un
conjunto de elementos o partes que se relacionan unos con otros, para lograr un
objetivo que contribuir a la toma de decisiones.
Los Sistemas de informacin como se menciona tiene partes o componentes que
hacen que los procesos se desarrollen de mejor manera.
Los componentes de un sistema de Informacin son los siguientes:
1. Recursos humanos: constituidos por personas que interactan con el
Sistema de Informacin. stos pueden ser a su vez:
a. Operadores de computadoras: personas encargadas de conseguir la
informacin y llenarla al sistema.
b. Especialistas en Sistemas de Informacin: analistas y
programadores de sistemas que desarrollan y operan los Sistemas
de informacin.
c. Usuarios finales: llamados tambin clientes, que usan un sistema de
informacin ya generado. Pueden ser: trabajadores de oficina,
clientes o gerentes.
2. Hardware: constituidos por los dispositivos fsicos utilizados en el
procesamiento de informacin. Los equipos se subdividen en los siguientes
elementos:
a. Unidades Centrales de Proceso (CPU): conocidas como
procesadores centrales, contienen microprocesadores y se
constituyen en el cerebro de la computadora.
b. Memoria Principal: lugar donde se almacenan datos y programas
que luego sern procesados por el CPU. Se divide en dos tipos de
memoria:
c. La memoria RAM: espacio donde estn los programas y datos antes
de ejecutarse o procesarse.
d. La memoria ROM: rea donde la informacin guardada, contiene
informacin y programas ejecutados con frecuencia y cuyo contenido
no vara con el tiempo.
3. Dispositivos perifricos: elementos conectados al CPU y sirve como va de
comunicacin entre la computadora y el usuario. Se divide en tres
dispositivos:
a. Los dispositivos de entrada: usados para introducir datos y dar
rdenes a la computadora. Los ms comunes son el teclado, mouse,
escner y cmaras. Los dispositivos de almacenamiento: utilizados
para guardar informacin que no se pierde al apagar la computadora
y que se pueden eliminar de ser necesario. Los ms comunes son
los discos duros.
b. Los dispositivos de salida: usados para comunicar la informacin
obtenida hacia el exterior. Las unidades ms utilizadas los monitores
y las impresoras.
4. Software; clasificado en:
a. Software del sistema: son programas del sistema operativo
computacional. Por ejemplo, Windows MR.
b. Software de aplicacin: son programas de los usuarios finales.
Pueden ser planillas electrnicas, bases de datos, etc.
5. Datos: pueden ser de muchas formas, incluyendo datos alfanumricos
(compuesto de letras y nmeros); pueden tambin estar compuestos de
textos, oraciones o prrafos; imgenes (grficos y figuras); o audio y video.
a. Redes de comunicacin: permiten unir los equipos computacionales
y as compartir informacin. Los elementos de redes incluyen:
b. Medios de comunicacin, los cuales pueden ser:
a) Medios conductores: transmiten datos gracias a impulsos
elctricos (cables coaxiales) o de luz (fibra ptica).
b) Medios radiados: transmite datos por medio de frecuencias
(ondas de radio, microondas, satlite) o de luz (infrarrojos).
c) Soportes de redes: Incluye los recursos humanos, hardware
y software que ayudan a utilizar redes de comunicacin. Sus
componentes son: Los procesadores de comunicaciones:
los mdems y procesadores que permiten intercomunicar
redes.
d) El software de control de comunicaciones: sistemas
operacionales de redes y paquetes de navegadores para
Internet.

Existen cuatro actividades en un sistema de informacin que producen la


informacin que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar
operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas
actividades son:
Recopilacin: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la
organizacin como de su entorno externo.
Almacenamiento: guardar de forma estructurada la informacin recopilada.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma ms
significativa.
Distribucin: transfiere la informacin procesada a las personas o roles que
la usarn.
Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la salida
que se devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar
o corregir la etapa de entrada.
Los sistemas de informacin deben ser evaluados ya sea con base en su utilidad,
la cual se define como el grado en que un sistema de informacin mejora el
desempeo del individuo o analizando la calidad del sistema de informacin
(facilidad de uso, confiabilidad, flexibilidad) y la calidad de la informacin que
provee (relevante, comprensible, completa y a tiempo), mediado por el uso del
sistema de informacin y la satisfaccin del usuario.

Existen pautas bsicas para el desarrollo de un sistema de informacin para una


organizacin:
Codificacin: con el algoritmo ya diseado, se procede a su reescritura en
un lenguaje de programacin establecido (programacin) en la etapa
anterior, es decir, en cdigos que la mquina pueda interpretar y ejecutar.
Conocimiento de la organizacin: analizar y conocer todos los sistemas que
forman parte de la organizacin, as como los futuros usuarios del sistema
de informacin. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el
proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dar soporte
el SI.
Determinar las necesidades: este proceso tambin se denomina licitacin
de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a travs de algn
mtodo de recoleccin de informacin (el que ms se ajuste a cada caso) la
informacin relevante para el sistema de informacin que se propondr.
Diagnstico: en este paso se elabora un informe resaltando los aspectos
positivos y negativos de la organizacin. Este informe formar parte de la
propuesta del sistema de informacin y, tambin, ser tomado en cuenta a
la hora del diseo.
Diseo del sistema: una vez aprobado el proyecto, se comienza con la
elaboracin del diseo lgico del sistema de informacin; la misma incluye:
el diseo del flujo de la informacin dentro del sistema, los procesos que se
realizarn dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida,
etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyar
el SI y el lenguaje de programacin a utilizar.
Identificacin de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las
situaciones que tiene la organizacin y de las cuales se puede sacar una
ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado
en manejo informtico reduce el costo de capacitacin de los usuarios), as
como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o
que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta
con un espacio muy reducido y no permitir instalar ms de dos
computadoras).
Implementacin: este paso consta de todas las actividades requeridas para
la instalacin de los equipos informticos, redes y la instalacin de la
aplicacin(programa) generada en la etapa de Codificacin.
Mantenimiento: proceso de retroalimentacin, a travs del cual se puede
solicitar la correccin, el mejoramiento o la adaptacin del sistema de
informacin ya creado a otro entorno de trabajo o plataforma. Este paso
incluye el soporte tcnico acordado anteriormente.
Propuesta: contando ya con toda la informacin necesaria acerca de la
organizacin, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la
organizacin donde se detalle: el presupuesto, la relacin costo-beneficio y
la presentacin del proyecto de desarrollo del sistema de informacin.

1.1 Elementos del sistema


En teora de sistemas, un sistema de informacin es un sistema automatizado o
manual que involucra personas, mquinas y/o mtodos organizados de
recoleccin, procesos, transmisin, clasificacin y divulgacin de datos.
Un SI est compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se
muestran en la siguiente figura:

(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo
de informacin)
Ellos son:
Base de Datos: Es donde se almacena toda la informacin que se requiere
para la toma de decisiones. La informacin se organiza en registros
especficos e identificables.
Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que
permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro
especfico de Informacin.
Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los
cuales el usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo
estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin
definidos.
Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una
lgica predefinida, obtienen informacin de la base de datos y generan
nuevos registros de informacin. Los procesos slo son controlados por el
usuario (de ah que aparezca en lnea de puntos).
Usuario: Identifica a todas las personas que interactan con el sistema, esto
incluye desde el mximo nivel ejecutivo que recibe los informes de
estadsticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de
recolectar e ingresar la informacin al sistema.
Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y
polticas de la organizacin, que rigen el comportamiento de los usuarios
frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo
ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

1.1.1 Interconexiones de usuarios


El segundo componte del SIM, son las interconexiones de usuarios, se refiere a
los procesos y el equipo por medio de los cuales los gerentes utilizarn el sistema.
Los tipos de computadora que los usuarios debern utilizar, la presentacin de la
informacin fsica o digital, los tipos de conocimiento que se necesitan para utilizar
el sistema y otras modalidades tecnolgicas para la ptima utilizacin del sistema.
El sistema de interconexin del usuario debe disearse con cuidado, considerando
las necesidades y trayectoria de los gerentes, con el fin de que estn dispuestos a
usar el sistema como un bien de gran valor en su trabajo diario.
Son aquellos procesos y equipo a travs de los cuales se usar el SIM y estos
incluirn:
Tipos de computadoras a utilizar.
Presentacin de la informacin (Papel o en la pantalla)
Conocimientos requeridos para el uso del sistema.
Hardware adicional para la produccin de informes y documentos.
El diseo de la interconexin del usuario deber tener un diseo cuidadoso y
meticuloso considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes para que
estos lo vean como de gran valor para su desempeo diario.
Beneficios
Informacin rpida menos cara y ms completa para la toma de decisiones
Informacin ms frecuente y detallada para directivos
Las capacidades de almacenamiento y recuperacin del SIM permiten
reunir gran variedad de datos y hacer uso de ellos
La empresa cuenta con una importante herramienta del control. Se vigila
constantemente el desempeo del producto, mercados, vendedores y otras
unidades de marketing de manera ms detallada
Limitaciones
La informacin no siempre es evidente
Puede resultar costoso obtener, organizar y almacenar los datos
Un SIM no es adecuado para resolver problemas imprevistos

1.1.2 Bases de datos


Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades
de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar
fcilmente.
La base de datos es un conjunto organizado de archivos que pueden ser utilizados
entre s, considerando dos categoras de datos: internos y externo. Los datos
internos se refieren a la informacin que la empresa rene en forma regular como
parte rutinaria de sus actividades. Los datos externos se refieren a la informacin
provista por fuentes ajenas a la empresa.
Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de
datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una
parte de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla,
cada fila de la tabla conforma un registro.
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos
mencionar:
Independencia lgica y fsica de los datos.
Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

Ventajas de las bases de datos


Control sobre la redundancia de datos: Los sistemas de ficheros almacenan
varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se
desperdicie espacio de almacenamiento, adems de provocar la falta de
consistencia de datos.
Consistencia de datos: Eliminando o controlando las redundancias de datos
se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato
est almacenado una sola vez, cualquier actualizacin se debe realizar slo
una vez, y est disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un
dato est duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema
puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen
consistentes.
Compartir datos: En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las
personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de
bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser
compartida por todos los usuarios que estn autorizados.
Mantenimiento de estndares: Gracias a la integracin es ms fcil respetar
los estndares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa
como los nacionales e internacionales. Estos estndares pueden
establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio,
pueden ser estndares de documentacin, procedimientos de actualizacin
y tambin reglas de acceso.
Mejora en la integridad de datos: La integridad de la base de datos se
refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.
Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que
no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos,
como a sus relaciones, y es el SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE
DATOS quien se debe encargar de mantenerlas.
Mejora en la seguridad: La seguridad de la base de datos es la proteccin
de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas
medidas de seguridad, la integracin de datos en los sistemas de bases de
datos hace que stos sean ms vulnerables que en los sistemas de
ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos: Muchos SISTEMA DE GESTIN DE
BASE DE DATOS proporcionan lenguajes de consultas o generadores de
informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los
datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicacin
que realice tal tarea.
Mejora en la productividad: El SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE
DATOS proporciona muchas de las funciones estndar que el programador
necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel bsico, el SISTEMA DE
GESTIN DE BASE DE DATOS proporciona todas las rutinas de manejo
de ficheros tpicas de los programas de aplicacin.
Mejora en el mantenimiento: En los sistemas de ficheros, las descripciones
de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicacin que
los manejan.
Aumento de la concurrencia: En algunos sistemas de ficheros, si hay varios
usuarios que pueden acceder simultneamente a un mismo fichero, es
posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda
informacin o se pierda la integridad. La mayora de los SISTEMA DE
GESTIN DE BASE DE DATOS gestionan el acceso concurrente a la base
de datos y garantizan que no ocurran problemas de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad: Muchos sistemas de
ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias
para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los
usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada da, y si se produce
algn fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.

Desventajas de las bases de datos

Complejidad: Los SISTEMAS DE GESTIN DE BASE DE DATOS son


conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran
funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para
poder realizar un buen uso de ellos.
Coste del equipamiento adicional: Tanto el SISTEMA DE GESTIN DE
BASE DE DATOS, como la propia base de datos, pueden hacer que sea
necesario adquirir ms espacio de almacenamiento. Adems, para alcanzar
las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir una
mquina ms grande o una mquina que se dedique solamente al
SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS. Todo esto har que la
implantacin de un sistema de bases de datos sea ms cara.
Vulnerable a los fallos: El hecho de que todo est centralizado en el
SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS hace que el sistema sea
ms vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que
deben tenerse copias de seguridad.

Tipos de Campos
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares
o diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos
encontrar enteros sin decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o
calcular los das entre una fecha y otra.
Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada
(255 caracteres).
Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en
una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta:
Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

1.1.3 Software de aplicaciones


Se refiere a todos los programas que usan los gerentes de una empresa para el
acceso a datos en el sistema de informacin y as poder analizarlos con el objeto
de obtener informacin precisa para una adecuada toma de decisiones.
El Software de Aplicacin son los programas diseados para o por los usuarios
para facilitar la realizacin de tareas especficas en la computadora, como pueden
ser las aplicaciones ofimticas (procesador de texto, hoja de clculo, programa de
presentacin, sistema de gestin de base de datos...), u otros tipos de software
especializados como software mdico, software educativo, editores de msica,
programas de contabilidad, etc.
Existen diferentes tipos de software de aplicacin, los ms importantes son
mencionados a continuacin:
Software de procesamiento de textos: El propsito principal de este
software es la creacin y manipulacin de documentos. Ejemplos son
Microsoft Word, Word Pad, Bloc de notas.
Software de base de datos: El propsito de este tipo de aplicaciones
programa es organizar y administrar los datos de manera tal que se pueda
realizar anlisis de informacin. Ejemplos son: Microsoft Access, dBase,
FoxPro y Oracle.
Software de hojas de clculo: Se utilizan para mantener organizadamente
los datos generalmente numricos con el fin de obtener presupuestos,
estados financieros, promedio de notas, registros de ventas y ms clculos
o estadsticas. Ejemplos son Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 y Numbers
(Apple).
Software multimedia: Este tipo de software permite al usuario crear o
procesar audio y video. Ejemplos son los juegos, Microsoft media player y
otros.
Software de presentacin: Es de gran ayuda en las reuniones y
exposiciones, utilizado para mostrar grficos, texto y estadsticas en forma
de presentacin utilizando diapositivas. El mejor ejemplo de este tipo de
software de aplicacin es Microsoft PowerPoint.

Ejemplos de software de aplicacin


1. Software de Nmina
2. Software para registro contable
3. Software para el registro de alumnos
4. Software de gestin de inventario
5. Software para el Impuesto a la Renta
6. Reserva de pasajes en aerolneas
7. Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Caractersticas de software de aplicacin


1. Fcil de entender
2. Fcil de disear
3. Interactivo
4. Generalmente escrito en lenguaje de alto nivel
5. Fcil de manipular y usar

1.1.4 Apoyos administrativos


Los apoyos administrativos son aquellos que aportan las normas, procesos,
procedimientos y personal necesario para mantener la integridad del sistema y
brindar asistencia a todos los usuarios.
Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para
que el SIM pueda funcionar de forma correcta para la toma de decisiones de
mercadotecnia.
El proceso administrativo en el marketing se resume en 3 etapas.
Planeacin
Instrumentacin
Evaluacin del desempeo
Planeacin
Es la etapa que consiste en seleccionar los mercados meta como disear un plan
estratgico para satisfacer sus necesidades.
En esta etapa del proceso se definen: las metas y objetivos de mercadotecnia por
alcanzar, las estrategias y tcticas para alcanzar dichos objetivos y metas as
tambin la mezcla de marketing para los mercados que se pretende atender.
Instrumentacin
Es la etapa operacional en la que una organizacin trata de poner en prctica los
planes de mercadotecnia que se han establecido. Esta etapa abarca las siguientes
actividades:
a) La organizacin de toda la compaa; con respecto a la creacin del
departamento de mercadotecnia.
b) La integracin de personal de la organizacin.
c) La direccin de las actividades de mercadotecnia, en la cual intervienen
elementos como la delegacin, coordinacin, motivacin y comunicacin.
Evaluacin del desempeo
En esta etapa se determina la eficacia con la que se est obteniendo las metas
incluidas en el plan estratgico.
El proceso de evaluacin se consideran los siguientes pasos:
a) Averiguar lo que ocurri
b) Averiguar porque ocurri
c) Decidir qu hacer al respecto

1.2 Sistemas de informacin interna


El sistema de informacin interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la
parte administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las
operaciones de compra y venta que realiza la empresa de una forma segura,
confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de
vanguardia tecnolgica que permite una administracin y comercializacin
eficiente, adems de que se mantiene informado oportunamente de cada
operacin de la empresa. El uso de sistemas de informacin permite
que la informacin se encuentre actualizada en todo momento para que
cuando se requiera de tomar una decisin rpida se realiza correctamente y con
un mnimo de error, este sistema de informacin interna permite un mejor control
sobre el negocio y una reduccin muy significativa en el tiempo invertido, ya que
automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y tecnolgicos y
facilita la supervisin del estado real de la empresa en cualquier
momento.
Todas las organizaciones recopilan informacin interna, como parte de sus
operaciones normales. La informacin de las ventas y los costos se registra; los
informes de venta se elaboran; las actividades publicitarias y de promocin se
registran; los informes de investigacin y desarrollo y de fabricacin se elaboran;
estas son apenas algunas de las fuentes de informacin que puede conseguirse
con fines de investigacin, dentro de una organizacin moderna.
La informacin sobre ventas y costos recopilada con fines contables representa
una fuente particularmente prometedora, para los proyectos de investigacin.
Muchas organizaciones no recopilan, ni mantienen informacin suficientemente
detallada sobre ventas y costos, con el fin de utilizarla para fines de investigacin.
Los registros de ventas deberan permitir que se hiciera una clasificacin de
acuerdo con el tipo de cliente., con el procedimiento de pago, con la lnea del
producto, con el territorio de ventas, con el periodo de tiempo, etc. Con un simple
anlisis de este tipo de informacin, el investigador puede determinar el nivel y la
tendencia de las ventas, lo costos y las ganancias del cliente, el territorio, y el
producto. Con un anlisis ms sofisticado podra intentarse medir el efecto de los
cambios sobre el programa de mercado y/o las variables de situacin en las
ventas, los costos y las ganancias.
Todas las organizaciones recopilan informacin interna, como parte de sus
operaciones normales.
La informacin de las ventas y los costos se registra
Los informes de venta se elaboran
Las actividades publicitarias y de promocin se registran
Los informes de investigacin y desarrollo y de fabricacin se elaboran

Estas son apenas algunas de las fuentes de informacin que puede conseguirse
con fines de investigacin, dentro de una organizacin moderna.

1.2.1 Informacin de compras y cuentas por pagar


Para que los proveedores puedan brindar un servicio o entregar un producto que
satisfaga las necesidades de la organizacin, sta debe describir a detalle los
requisitos del producto y/o servicio mediante un medio formal.
Cuando sea pertinente, el proveedor debe conocer los procedimientos, procesos y
equipos utilizados para aprobar el producto o servicio en el momento de la
recepcin, los requisitos de evaluacin de la competencia del personal para los
proveedores que brindan servicios y los requisitos del sistema de gestin de
calidad aplicables al proceso de compras, a fin de que el proveedor conozca los
lineamientos a que debe dar cumplimiento.
En la actualidad, el Plan de Compras es la tcnica ms utilizada para llevar
eficientemente el control de las mismas, ya que contiene el programa de las
compras que se realizarn en un periodo determinado, ya sean materias primas,
materiales terminados o hasta servicios.
Este plan se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al
Presupuesto General de la empresa. Toda esta informacin se incluye en los
pagos que se realizarn a futuro, y se integra cada uno de los artculos que se
necesitan en la empresa para producir bienes o hacer ventas y atender el
mercado.
Los objetivos del Plan de Compras son los siguientes:
Establecer las cantidades de productos necesarios, para colocar las
rdenes de compra en su debida oportunidad
Evitar el desabastecimiento de productos
Negociar con la debida anticipacin los precios, las condiciones de pago y
el servicio de atencin que nos darn los proveedores
Notificar en tiempo a los proveedores, para evitar que se queden sin
inventario suficiente para atender nuestra demanda
Avisar al departamento de finanzas sobre las necesidades de efectivo para
pagar a los proveedores
Dar a conocer el manejo del inventario correcto

Cuentas por Pagar:


Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o
contratacin de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a
Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a
Largo plazo.
Cada cuenta por pagar suele tener una fecha de vencimiento. Luego de la fecha
de vencimiento, algunas deudas comienzan a generar intereses.
Desde el punto de vista contable, las cuentas por pagar forman parte del pasivo.
Las cuentas por pagar con plazos menores a un ao suelen clasificarse como
cuentas por pagar de corto plazo, mientras que las que tienen plazos mayores al
ao, se clasifican como cuentas por pagar de largo plazo.
Las cuentas por pagar de corto plazo se pueden clasificar en:
- Documentos por pagar de corto plazo
- Proveedores.
- Acreedores diversos
- Impuestos por pagar
- Dividendos
- Etc.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por
cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada
pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de
moras o indemnizaciones.
En su registro de cuentas por pagar deber registrar la siguiente informacin:
fecha de la factura, nmero de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago,
importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y direccin del proveedor.

MANEJO Y CONTROL DE PROVEEDORES


Saldo al momento global, por proveedor y por factura.
Antigedad de saldos.
Funcionamiento en red.
Adaptable a sus necesidades.
REGISTRO DE COMPRAS
Consecutivo de compras.
Compras de un producto.
Qu se le ha comprado a este proveedor?
Qu proveedor me ofrece este producto?
Generacin automtica de pliza de compras que puede imprimirse o
mandarse a ContaCAD.

1.2.2 Informacin de inventarios


Es un listado de concentracin de mercancas, donde se puede visualizar la
informacin de todos los movimientos.
Relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha
determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el
valor de las mercancas existentes en un almacn. En trminos generales, es la
relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona
o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una
relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual
debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la descripcin de los
artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln, las sumas parciales por
grupos y clasificaciones y el total del inventario.
Funcionan llevando un control peridicamente de las mercancas que se necesitan
en la empresa. Se actualizan cada vez que la empresa adquiere nueva mercanca
o vende. La administracin del inventario est dirigido a balancear la demanda y la
existencia de los productos.
El objetivo de este registro es la buena administracin para asegurar la mxima
ganancia posible. Sirve para tener un registro de las entradas y salidas de
mercancas, as como las devoluciones.
Es muy importante para la empresa ya que permite tener un control de todas las
mercancas que tiene la empresa y para tomar decisiones.
Es evidente que la demanda de productos o de mercanca no ser cubierta debido
a que la existencia no es suficiente.
El control del inventario tambin incluye determinar cuando los pedidos para
satisfacer la demanda de un determinado artculo. Abarca los procedimientos para
recibir en forma correcta las mercancas cuando llegan y ajustar los registros de tal
manera que indiquen la cantidad disponible en el almacn.
Las grandes organizaciones trabajan con muchos vendedores y los sistemas de
inventarios los detalles acerca de quienes proporcionan cada uno de los artculos.
Debido a que algunos artculos son ms populares que otros, y puesto que la
demanda para algunos artculos vara segn las condiciones de diversos
aspectos, una caracterstica muy importante de un sistema de inventarios es su
capacidad para acumular un registro de las demandas de ciertos artculos.
Las transacciones asociadas con la administracin del inventario, tiene los
siguientes aspectos:
Retiro del inventario: Registra las cantidades retiradas de la existencia en el
almacn, de tal manera que los registros indiquen el total de artculos que
an quedan en existencia.
Llegadas al inventario: Es un cambio en los registros de la cantidad de
existencia para anotar la llegada de mercanca.
Consulta por artculo: Es un examen del registro de un artculo en particular
para registrar la cantidad actual en existencia de este artculo.
Mantenimiento de artculos: Es la adicin o eliminacin de artculos que se
conservan en el inventario.
Cuando se agregan nuevos artculos a la lista de artculos nuevos en el inventario,
se deben proporcionar informacin completa para identificar y describir el artculo,
as como lo muestra el formato del registro del archivo maestro.
La razn fundamental por la que los inventarios son tan importantes es porque
resulta fsicamente imposible y econmicamente imprctico el que cada artculo
llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Aunque para un proveedor
le sea fsicamente posible suministrar materias primas con intervalos de unas
cuantas horas, por ejemplo, esto ser prohibitivo debido al costo involucrado.
Las existencias en inventario en la fabricacin de bienes se usan para satisfacer
las siguientes 5 necesidades:
Mantenimiento de independencia de las operaciones: Si un centro de
trabajo cuenta con un suministro de materiales, esto le permite algn grado
de flexibilidad para operar: Situacin similar ocurre con una lnea de
montaje, donde la alimentacin de materias primas y productos para el
trabajo se efecta a la velocidad de la lnea; sin embargo, en esta situacin
la independencia entre las lneas es bastante inferior, pues la unidad
terminada es una estacin de trabajo pasa a la siguiente.
Satisfacer las variaciones en la demanda de productos: Si se conoce con
exactitud la demanda del producto, se puede (aunque no siempre es
econmico) fabricar el producto para satisfacer slo la demanda. Sin
embargo, normalmente no se conoce con exactitud la demanda, en
consecuencia, hay que mantener existencias de seguridad para hacer
frente a esa eventual variacin en la demanda.
Flexibilizar los programas de produccin: El hecho de mantener existencias
en inventario disminuye la presin que tiene el sistema de produccin para
generar los productos. Esto determina que produccin disponga de un
mayor plazo de entrega, que le permite, eventualmente, planificar la
produccin para obtener flujos ms regulares, con un menor costo
operativo, al producir lotes ms grandes.
Dar un margen de seguridad para variaciones en la entrega de materias
primas: Un proveedor puede tener demoras en la entrega de materias
primas, originadas por varias razones: por variaciones normales en los
tiempos de envo escasez de materiales en la planta o centros de
distribucin del proveedor, pedidos extraviados, envo de materiales
defectuosos o incorrectos.
Aprovechar el tamao econmico de pedido: La elaboracin de un pedido
tiene su costo: Fuerza de trabajo, digitacin llamadas telefnicas, envos
postales, etc., en consecuencia, si se aumenta el tamao del pedido, ser
menor el nmero de pedidos que hay que elaborar. Por lo tanto, los Costos
de envo no presentan un comportamiento lineal, sino, que escalonado, en
consecuencia, a medida que aumenta el tamao del envo, menor es el
Costo por unidad.

1.2.3 Mercadotecnia
La mercadotecnia es un sistema total de actividades que incluye un conjunto de
procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos existentes
en el mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el
intercambio de productos y/o servicios de valor con los clientes, a cambio de una
utilidad o beneficio.
La mercadotecnia incluye diversas actividades, por ejemplo: la investigacin de
mercados, las decisiones sobre el producto, el precio, la distribucin y la
promocin, las actividades de venta, los servicios post-venta, entre otras muchas
actividades.
Incluye procesos, es decir, que de forma organizada se sigue una secuencia de
pasos, como ser (en trminos generales):
Anlisis de las oportunidades de mercadotecnia
Investigacin de mercados
Seleccin de estrategias de mercadotecnia
Seleccin de tcticas de mercadotecnia
Aplicacin
Control
Todo lo anterior se realiza para identificar las necesidades y deseos existentes en
el mercado, para luego, satisfacerlos de la mejor manera posible. Por ejemplo:
Con un producto que satisfaga las necesidades o deseos de los clientes; a un
precio que stos puedan pagar; ponindolo a su alcance en la cantidad correcta el
lugar correcto y en el momento correcto; y comunicndoles adecuada y
oportunamente la existencia del producto o servicio mediante las herramientas y
medios ms idneos. En pocas palabras, se promueve el intercambio de
productos o servicios de valor con los clientes.
Por supuesto que todo ese trabajo se realiza con la intencin de lograr una utilidad
o beneficio para la empresa u organizacin.
La mercadotecnia se puede identificar un conjunto de "elementos crticos" que
conforman la estructura bsica de la mercadotecnia, los cuales, revelan su
verdadero alcance, como se detalla a continuacin:
La mercadotecnia es un proceso social y administrativo: Se considera un proceso
social porque intervienen grupos de personas, con necesidades, deseos y
demandas. Adems, se considera un proceso administrativo, porque la
mercadotecnia necesita de sus elementos bsicos, como son: la planeacin, la
organizacin, la implementacin y el control, para el desarrollo de sus actividades.
La mercadotecnia promueve el intercambio de productos de valor con sus
semejantes: Intercambio es el acto en el que alguien obtiene algo entregando
alguna cosa a cambio.
La mercadotecnia es una funcin de la empresa: En un sentido amplio, una
empresa est compuesta por diferentes departamentos los cuales, realizan
diversas funciones, pero de una forma coordinada entre s.
La mercadotecnia, por su parte, es una funcin porque comprende una serie de
actividades con objetivos propios, pero que estn estrechamente interrelacionados
con los otros departamentos, para de esta manera servir a los objetivos globales
de la empresa.
La mercadotecnia est orientada a la identificacin y satisfaccin de necesidades
y deseos: Las necesidades estn relacionadas con los satisfactores bsicos
(alimento, abrigo, vivienda, seguridad), en cambio, los deseos tienen que ver con
los satisfactores especficos. Por tanto, una de las tareas ms importantes de la
mercadotecnia es identificar las necesidades y deseos que existen en el mercado,
para luego, satisfacerlos de la mejor manera posible con un producto o servicio,
lgicamente, a cambio de una utilidad o beneficio.
La mercadotecnia evala la capacidad productiva de la empresa: Segn John A.
Howard, una de las funciones de la mercadotecnia consiste en conceptualizar las
necesidades o deseos del mercado meta en productos o servicios de acuerdo a la
capacidad productiva de la empresa.
Para cumplir esta funcin, los mercadlogos necesitan evaluar las reales
capacidades productivas de la empresa por 3 razones fundamentales: Asegurar la
calidad, conocer el "tope" de su capacidad productiva y determinar los puntos de
equilibrio.
La mercadotecnia utiliza un sistema total de actividades comerciales: Un sistema
es un conjunto de elementos que actan e interactan entre s para lograr
objetivos determinados en un periodo de tiempo especfico.
Entonces, la mercadotecnia es un sistema porque tiene un conjunto de elementos
que actan e interactan entre s para coadyuvar al logro de los objetivos de la
empresa.
La mercadotecnia debe cumplir las metas de la empresa para mantenerla en
vigencia: Las actividades de mercadotecnia se realizan para coadyuvar al logro de
aquellos objetivos (a corto, mediano y largo plazo) que la empresa se ha
propuesto. Para ello, debe participar de forma sinrgica con todas las dems
actividades (financiera, administrativa, produccin, etc.).

1.2.4 Contabilidad
La Contabilidad es la Ciencia que proporciona informacin de hechos econmicos,
financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de tcnicas para
registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos de dinero,
transacciones y eventos, de forma continua, ordenada y sistemtica, de tal
manera que se obtenga informacin oportuna y veraz, sobre la marcha o
desenvolvimiento de la empresa u organizacin con relacin a sus metas y
objetivos trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus
resultados
La Contabilidad es una herramienta clave con la que contamos hoy en da para la
toma de decisiones en materia de inversin, en todo tiempo y lugar la humanidad
ha tenido y tiene la necesidad del orden en materia econmica.
Por lo tanto se reconoce que toda Organizacin con o sin fines de lucro necesita
encaminar su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos
enfatizar que toda organizacin fija metas y fines para alcanzarlos en el corto,
mediano y/o largo plazo, en este preciso momento la contabilidad se hace
imprescindible en proporcionar informacin; para obtener la misma nos vemos en
la necesidad de practicar registros (anotaciones) de las operaciones que se
susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o
anual, de dinero, mercaderas y/o servicios por muy pequeas o voluminosas que
sean estas.
La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros
contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y
registros sociales, control de inventarios y mtodo de valuacin, discos y cintas o
cualquier otro medio de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas
electrnicos de registro fiscal y sus registros, los documentos comprobatorios de
los asientos respectivos, as como toda la documentacin e informacin
relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus
ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.