MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la

realizacin de las funciones de una unidad administrativa, de dos ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla

cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborada tcnicamente basados en los
respectivos procedimientos, sistema y normas que resumen el establecimiento de guas y
orientaciones para desarrollar las rutinas laborales cotidianas.

Toda empresa debe tener un manual de funciones sobre todo aquellas que son de grandes
dimensiones, ya que as se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que
conforma la compaa. Este es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la
estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuacin de cada
rea y puesto de trabajo. Con el fin de representar de forma ordenada los aspectos de la
organizacin necesarios para la buena ejecucin laboral

FUNCIONES BSICAS

Es un punto en donde se debe incluir brevemente cada una de las funciones bsicas y
responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los lmites y la esencia del cargo

Se debe tener en cuenta que en la descripcin de las funciones bsicas no se debe entrar en
detalles, ya que esto se trata especficamente en el manual de procedimientos establecidos
por la empresa

IDENTIFICACIN DEL CARGO

En esta parte se describe el nombre del cargo, la dependencia a la que pertenece el nmero
de cargos y el cargo de su jefe inmediato

REQUISITOS

En este punto de la descripcin del cargo se describe cual seran los requisitos de perfil para
cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripcin del perfil de cargo que
este se requiere para poder realizar una adecuada seleccin de personal. (Estudios,
experiencia, conocimientos)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una
informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organizacin

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

Definir el contenido:

Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa

CONSECUENCIAS DEL NO USO DE LOS MANUALES DE PROCESOS,

PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

En una empresa en donde la aplicacin de los manuales sea incorrecta o nula, se

presentarn uno o varios de los siguientes problemas:
A) Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y delimitacin clara de
las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso
de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores.
B) No habr normas establecidas: lo cual representa una grave desventaja en el uso de la
autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores.
C) No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite
controlar de manera gil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la
empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla.
D) No hay un procedimiento establecido: Al no existir un procedimiento pre-establecido,
habr un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarn demasiados y otros muy
pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos mtodos utilizados por
cada trabajador pueden no ser los ms efectivos).