Proceso Documentar y Controlar Entregable (Correccionfinal)

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00-1
MANUAL DOCUMENTAR Y
CONTROLAR
Fecha:
MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
BOGOT
2017
TABLA DE CONTENIDO
ELABORAPO POR: Grupo REVISADO POR: Instructor APROBADO POR:

Asesores-Ofc-69181 Walter Alexandor Pardo
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Fecha:
Y1. INTRODUCCIN................................................................................................3
2. JUSTIFICACIN.................................................................................................4
3. OBJETIVOS........................................................................................................5
3.1 OBJETIVO GENERAL..................................................................................5
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS........................................................................5
4. APLICACIN.......................................................................................................6
5. ALCANCE...........................................................................................................7
6. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................8
7. PLANEACIN ESTRATGICA.........................................................................10
7.1 MISIN.......................................................................................................10
7.2 VISION......................................................................................................10
7.3 POLITICAS..............................................................................................10
7.5 VALORES CORPORATIVOS.....................................................................11
8. ORGANIGRAMA.............................................................................................12
9. MAPA DE PROCESOS.....................................................................................13
10. CARACTERIZACIN DE PROCESOS.........................................................14
11. COMPETENCIAS A REALIZAR ........................................................................15
13. INDICADORES..............................................................................................35
14. TABLA RETENCIN DOCUMENTAL............................................................35
ANEXOS..................................................................................................................35
TABLA CODIFICACIN:..........................................................................................35
1. INTRODUCCIN

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Fecha:
El presente manual dar a conocer los formatos que componen los procesos de la
organizacin INGEGRAF S.A.S, teniendo como objeto principal, generar un
documento donde se evidencie, documentos, formatos y todo lo que tenga que
relacin con la informacin tanto fsica como virtual de la organizacin.
De la misma manera se dar conocer un manual de procesos y procedimientos en

las reas de gestin de talento humano como manual de funciones, preseleccin-
seleccin de candidatos, servicio al cliente, salud ocupacional, bienestar social
laboral e integrar a los nuevos trabajadores; cada uno de estos formatos con su
correspondiente manera de archivar y tener la informacin al alcance, cumpliendo
con los parmetros requeridos por la organizacin, puesto que de esta manera se
realizara el proceso de manera objetiva llegando a la correcta ejecucin de las
funciones en cada uno de los procesos mencionados anteriormente mediante su
documentacin.

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Fecha:
2. JUSTIFICACIN
El siguiente Manual tiene como fin brindarle a la organizacin INGEGRAF S.A.S

un proceso de Documentacin y Control de archivos, documentos y formatos, con
el propsito de mejorar la administracin de la informacin en los procesos de la
organizacin; ya que del buen manejo de los archivos se podr obtener resultados
favorables en cada una de las reas en el almacenamiento elaboracin y
ejecucin de nuevos documentos.
El beneficio al momento de la implementacin de este manual ser la mejora de la

organizacin en cuanto a las pautas y lineamientos para el control y desarrollo de
cada proceso.
De igual manera el proceso de Documentar y Controlar es de total importancia ya

que este proceso traer a la organizacin tanto a empleadores como
colaboradores el conocimiento y desempeo del buen funcionamiento de archivos,
adems de estar en un nivel ms alto de competitividad que permita mayores
beneficios a la organizacin, como la venta de ms productos o a la obtencin de
ms clientes

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Fecha:
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL:
Dar a conocer a la empresa INGEGRAF S.A.S un manual de procesos y

procedimientos en las reas de Gestin de Talento Humano, como: bienestar
social laboral, servicio al cliente, estructurar cargos, pre seleccin, seleccin de
candidatos e integrar, manual de funciones y salud ocupacional; permitiendo
as llevar a cabo los procesos con normatividades vigentes de calidad.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Generar la documentacin de los diferentes procesos y procedimientos

teniendo en cuenta las necesidades de la organizacin.
Indicar los procedimientos que contienen los formatos de manera detallada

para mejorar la calidad de la empresa INGEGRAF S.A.S.
Proponer a la organizacin INGEGRAF S.A.S, la implementacin de dicha

documentacin para cada uno de los programa.

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Fecha:
4. APLICACIN
Este manual aplica para todos los procesos referentes a Talento Humano, pues en
el encontramos el manejo adecuado que se debe dar a la documentacin;
teniendo en cuenta que la documentacin que en estos procesos se manejan
muchos documentos y todos con un carcter especial, importante e imprescindible
en algunos casos.

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Fecha:
5. ALCANCE
La realizacin de este trabajo comienza con la organizacin y conservacin de los

documentos y la informacin de la empresa INGEGRAF S.A.S en los procesos de
gestin humana, conformando la caracterizacin de cada uno de los procesos que
permitan una mejor ejecucin y desarrollo de las actividades de cada proceso,
obteniendo una mejora en la calidad de control y documentacin, todo esto dirigido
a el empleador y colaboradores que conforman INGEGRAF S.A.S.

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Fecha:
6. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
1 Pg. 00-1 3
DOCUMENTACIN
PROCESO INDUCCIN
4
Fecha:
1. LOGO: Diligenciar en el cuadro superior izquierdo el logo de la empresa.

2. TITULO: Diligenciar cuadro central con el ttulo del proceso o formato.
3. PAGINACION: Diligenciar cuadro superior derecho con numero de pgina o
automatizarse.
4. FECHA: Diligenciar en el cuadro inferior derecho con la fecha de creacin
de documento
CONTROL DE DOCUMENTO. (PIE DE PGINA)

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Fecha:
ELABORAPO POR: REVISADO POR: Instructor APROBADO

1 Grupo Asesores- Walter Alexandor Pardo POR: 3
Ofc-69181
1. ELABORADO POR: En este primer cuadro se diligencia el nombre de la

persona o grupo que elabora el documento.
2. REVISADO POR: En este cuadro se diligencia el nombre de la persona que
ha llevado el revisado continuo del documento.
3. APROBADO POR:

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Fecha:
7. PLANEACIN ESTRATEGICA
7.1 MISION:
INGEGRAF S.A.S es una empresa dedicada a las artes grficas que satisface
necesidades de diseo y publicidad empresarial, ofreciendo nuestros productos
para los clientes a nivel Bogot D.C, dando garanta y eficacia en la elaboracin y
entrega.
7.2 VISIN:
Seremos en el 2020 una empresa lder en la elaboracin y entrega de diseos

publicitarios, esforzndonos para la satisfaccin de nuestros clientes con una
cobertura a nivel regional.

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Fecha:
7.3 POLTICAS:
POLTICA DE CALIDAD: INGEGRAF S.A.S es una empresa comprometida con la

elaboracin de productos con materiales de alta calidad para as garantizar la
satisfaccin de nuestros clientes. Apoyndonos en nuestra maquinaria, y con el
mantenimiento que requiera para su excelente funcionamiento
POLTICA DE BIENESTAR: INGEGRAF S.A.S est comprometida con la

seguridad y el bienestar de nuestros empleados, promoviendo y realizando un
programa de bienestar con diferentes actividades encaminadas a mantener al
personal motivado y permitiendo un adecuado clima organizacional, para obtener
resultados beneficiosos para la organizacin.
POLTICA AMBIENTAL: INGEGRAF S.A.S es una empresa comprometida con el

medio ambiente y con la ptima utilizacin de los recursos, ya que promovemos
campaas de reciclaje y re utilizacin de nuestros productos para as incentivar a
la sociedad y a las prximas generaciones de tener un planeta sano, habitable y
con suficientes recursos.
POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: INGEGRAF S.A.S. est

comprometida a la implementacin, desarrollo y cumplimiento de acuerdo a lo que

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Fecha:
establece el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST)

adoptando mecanismos para la prevencin de riesgos y peligros donde nuestros
trabajadores estn expuestos en las labores que desempean, y as mismo
mejorar las condiciones estructurales de nuestra organizacin. Para esto nos
enfocamos en:
Mejorar el mbito laboral y condiciones de nuestra empresa realizando

auditorias y revisiones frecuentemente.
Promover al personal por medio de capacitaciones, orientndose en la

seguridad y salud en el trabajo.
Cumplir con las normas sobre las polticas de seguridad y salud en el

trabajo.

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Fecha:
7.4 VALORES CORPORATIVOS
RESPETO: En nuestra organizacin se muestra respeto Hacia las personas de

nuestra organizacin y a nuestros clientes.
LEALTAD: En nuestra organizacin se obtiene lealtad Por parte de todos los

colaboradores hacia INGEGRAF, as mismo generando lealtad a nuestros clientes.
HONESTIDAD: Ser honesto con el pago de nuestros empleados incluyendo en

este todo lo pactado en la firma del contrato.
RESPONSABILIDAD: Ser responsable con nuestros productos en los tiempos

pactados entre las partes.
CONFIANZA: Cumplimos al ofrecer nuestros productos de alta calidad para

nuestros clientes.

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Fecha:
8. ORGANIGRAMA

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Fecha:
9. MAPA DE PROCESOS
10. CARACTERIZACIN DE PROCESOS

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Fecha:
caracterizacion de
procesos.xlsx

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Fecha:
11. COMPETENCIAS A REALIZAR
SERVICIO AL CLIENTE
RESPONSABLE: G.T.H
OBJETIVO: Brindar la atencin adecuada a los clientes externos con la ayuda de

los colaboradores de la organizacin con el fin de garantizar la satisfaccin de los
clientes.
ALCANCE: Inicia con portafolio de servicios y finaliza con la encuesta de

satisfaccin diligenciada por los clientes.
ACTIVIDAD ECONMICA: accin realizada por una persona, negocio, empresa o

establecimiento, con la finalidad de producir bienes y servicios para el mercado.
file:///C:/Users/krisn/Downloads/Glosario cpv2010.pdf
AGENDA: es esencial para cualquier persona que quiera organizar sus tiempos
eficazmente, permite planificar, organizar, priorizar y recordar.
http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/
CADENA DE SUMINISTROS: la gestin efectiva de la cadena de suministros

permite una mejor prestacin del servicio al cliente y de la cadena de valor, a
travs de la gestin de flujos de informacin, de producto y monetario.
http://www.upct.es/~gio/cadena%20de%20suministro.htm
CLIENTE: un individuo, sujeto entidad que accede a recursos, productos o

servicios brindados por otra. http://www.definicionabc.com/general/cliente.php

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Fecha:
COMPETENCIA: el concepto de competencia es multidimensional e incluye

distintos niveles como saber (datos, conceptos, conocimientos), saber hacer
(habilidades, destrezas, mtodos de actuacin), saber ser (actitudes y valores que
guan el comportamiento), y saber estar (capacidades relacionadas con la
comunicacin interpersonal y el trabajo cooperativo).
http://hadoc.azc.uam.mx/enfoques/competencia.htm
COMUNICACIN: La buena comunicacin es de suma importancia para el

mejoramiento del ambiente de trabajo de una organizacin. Una empresa en un
equipo y por lo tanto sus miembros necesitan saber lo que hace la gente para
poder trabajar mejor.
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/107010/107010/las_comunicaciones_en_el
_trabajo.html
COMUNICACIN NO VERBAL: se realiza travs de multitud de signos de gran

variedad: imgenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas), sonidos, gestos,
movimientos corporales, etc.
http://www.profesorenlinea.cl/castellano/ComunicacionVerbalyNoVerbal.htm
COMUNICACIN VERBAL: Es el uso de las palabras para la interaccin entre los

seres humanos, el lenguaje propiamente dicho, expresado de manera hablada o
escrita. Constituye un nivel primario de comunicacin y se centra en "lo que se
dice". La base de este tipo de comunicacin est en la utilizacin de conceptos.
CONDUCTA: Manera de comportarse una persona en una situacin determinada

o en general.

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Fecha:
CORRESPONDENCIA: toda organizacin entiende entre el servicio al cliente y la

lealtad del mismo. Una porcin vital del servicio al cliente es la rapidez con la que
una empresa puede responder a la correspondencia entrante (contractos firmados,
formularios de solicitud, formularios de reclamo, cartas de cambio de direccin,
quejas, etc.) http://www.services.xerox.com/xerox-marketing-services-marketing-
solutions/custumer-correspondence/esmx.html
CULTURA ORGANIZACIONAL: Se ha definido como la coleccin especfica de

las normas y valores que son compartidos por personas y grupos en una
organizacin y que controlan la forma en que interactan entre s dentro de la
organizacin y con el exterior.
http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/cultura-
organizacional.htm
EMPRESA: una empresa es una unidad econmico-social, integrada por

elementos humanos, materiales y tcnicos, que tiene el objetivo de obtener
utilidades a travs de su participacin en el mercado de bienes y servicios.
http://definicion.de/empresa/
ETIQUETA: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite

desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y
solemne que se observa en palacios y sitios pblicos.
http://gruposerviciocliente.blogspot.com.co/p/protocolo-y-etiqueta.html

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Fecha:
LIDERAZGO: es un conjunto de habilidades que tiene una persona para guiar a

otras e influenciarlas para que trabajen con entusiasmo y logren de este modo su
objetivo. http://www.gestion.org/recursos-humanos/liderazgo/
PERSONALIDAD: Conjunto de rasgos y cualidades que configuran la manera de

ser de una persona y la diferencian de las dems. http://www.wikipedia.org
PORTAFOLIO DE SERVICIOS: es un documento en el cual se contempla la

informacin bsica y precisa de la empresa, en el cual se concluye: resea
histrica de la empresa, visin, misin, objetivos, productos, servicios, garantas,
socios, proveedores, respaldos, clientes de la empresa y datos de contacto.
http://www.wikipedia.org
PROCEDIMIENTO: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar

una labor de manera eficaz. http://definicion.de/procedimiento/#ixzz4EL9ZRWZ3
SALUD OCUPACIONAL
RESPONSABLE: G.T.H Coordinador de salud ocupacional

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Fecha:
OBJETIVO: Administrar la salud ocupacional de acuerdo a la normatividad legal

vigente todo en pro de la seguridad y salud de los colaboradores.
Alcance: Inicia con la deteccin de riegos y finaliza con acciones de eliminacin,

prevencin y mejora de los riegos hallados.
ACCIDENTES: un accidente de trabajo es toda lesin corporal que el trabajador

sufra con ocasin o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena
(art. 115 LGSS)
ACOSO LABORAL: De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del art.

2 del Cdigo del Trabajo, modificado por la ley N 20.607 (publicada en el Diario
Oficial de fecha 08.08.12), el acoso laboral es toda conducta que constituya
agresin u hostigamiento reiterados, ejercida por el empleador o por uno o ms
trabajadores, en contra de otro u otros trabajadores, por cualquier medio, y que
tenga como resultado para el o los afectados su menoscabo, maltrato o
humillacin, o bien que amenace o perjudique su situacin laboral o sus
oportunidades en el empleo.
ADMINISTRACIN: es una agencia de United States Department of Labor. El

congreso estableci la agencia bajo la Ley de la seguridad y salud ocupacional, la
cual fue firmada como ley por el presidente Richard M. Nixon el 29 de diciembre
de 1970. La misin de OSHA es "asegurar condiciones de trabajo seguras y
saludables para los hombres y mujeres de trabajo mediante el establecimiento y
aplicacin de normas, y mediante la capacitacin, divulgacin, educacin y
asistencia".

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Fecha:
ADMINISTRADOR DE RIESGOS PROFESIONALES: Previene, atiende y protege

a los trabajadores de las empresas de los efectos causados por accidentes y
enfermedades ocurridas en el desarrollo de su trabajo.
(https://www.grupohelm.com/empresas/seguros/linea-vida-y-
beneficios/administradora-de-riesgos-profesionales)
AFILIACIN: Es un acto administrativo mediante el cual la Tesorera General de

la Seguridad Social reconoce la condicin de incluida en el Sistema de Seguridad
Social a la persona fsica que por primera vez realiza una actividad determinante
de su inclusin en el mbito de aplicacin del mismo. (http://www.seg-
social.es/Internet_1/Trabajadores/Afiliacion/Afiliaciondetrabaja7332/index.htm)
ALTO RIESGO: peligro considerable (http://diccionario.babylon-

software.com/alto_riesgo/)
AMBIENTE DE TRABAJO: ambiente de trabajo, que est asociado a las

condiciones que se viven dentro del entorno laboral. El ambiente de trabajo se
compone de todas las circunstancias que inciden en la actividad dentro de una
oficina, una fbrica, etc. (Autores: Julin Prez Porto y Mara Merino. Publicado:
2010. Actualizado: 2014.)
http://definicion.de/ambiente-de-trabajo/
AMONESTACIN: La amonestacin es una de las sanciones que se pueden

imponer al trabajador que incumple con las obligaciones pactadas en el contrato
de trabajo o en el reglamento interno de trabajo. (2012)

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Fecha:
http://www.gerencie.com/amonestacion-como-sancion-disciplinaria-al-
trabajador.html
ARL: Es el conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos,

destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasin o como
consecuencia del trabajo que desarrollan.
https://www.positiva.gov.co/ARL/Promocion-Prevencion/Sistema-General-
Riesgos/Paginas/Definiciones-Importantes.aspx
ASEGURADORA: Entidad autorizada para el ejercicio de la actividad aseguradora

que, mediante un contrato de seguro, se compromete a la cobertura del riesgo
objeto de dicho contrato.
https://segurosypensionesparatodos.fundacionmapfre.org/syp/es/glosario/asegura
dor-aseguradora.jsp
ASESORAS: La asesora es un servicio que consiste en bridar informacin a una

persona real o jurdica. Mdiate la misma se busca dar un respaldo en un tema
que se conoce con gran detalle, respaldo que tiene una contrapartida en el hecho
de garantizar un manejo eficiente de una situacin determinada.
http://definicion.mx/asesoria/
AUTORIZACIONES SANITARIAS: Es el acto por el medio del cual la Autoridad

Sanitaria Regional (Secretario Regional Ministerial de Salud) permite el
funcionamiento de los Prestadores Institucionales de Salud, verificando que ellos
cumplen con los requisitos de estructura y organizacin, expresados en

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Fecha:
reglamentos. (Artigas Mara, 2008)

http://www.minsal.cl/portal/url/item/b64310d5aaef070ce04001016401488f.pdf
AUXILIO DE TRANSPORTE: El auxilio de transporte es un subsidio que da el

empleador al trabajador con el fin de ayudarle en la movilizacin a su trabajo. Se
pagar en perodos regulares como los salarios. http://www.lexdir.co/guia/que-es-
el-auxilio-de-transporte-2538/
AUXILIO FUNERARIO: El Auxilio funerario en Colombia es una remuneracin

econmica que es pagada a la persona que sufrago los gastos de entierro de un
afiliado o de un pensionado.

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Fecha:
PRESELECCION SELECCIN
RESPONSABLE: G.T.H
OBJETIVO: Preseleccionar y seleccionar a los candidatos aptos e idneos segn

lo requiere la organizacin para desempear un cargo
ALCANCE: Inicia con la identificacin de la vacante de un rea y finaliza con la

lista de candidatos seleccionados.
FORMATO: Es una herramienta Tic la cual se puede utilizar para hacer diferentes
trabajos
SELECCIN: Acto de elegir a una persona candidata entre varias para un puesto
de trabajo.
PRESELECCIN: Seleccin previa general.
http://www.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/glosario/
INFORME: El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en

un texto o una declaracin que describe las cualidades de un hecho y de los
eventos que lo rodean.
Disponible en: Definicin de informe - Qu es, Significado y Concepto

http://de:finicion.de/informe/#ixzz4PXvtF3tD
ACCIONES DE MEJORA: actividad es un concepto con varios usos. En su

sentido ms amplio, una actividad es una accin que lleva adelante una persona o

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Fecha:
una compaa. Disponible en: accin de mejora Resultados de la bsqueda

http://definicion.de/?s=accion+de+mejora#ixzz4PXw3MViA
CANDIDATOS: La persona que aspira a acceder a determinado cargo, honor o

dignidad. Disponible en: Definicin de candidato - Qu es, Significado y Concepto
http://definicion.de/candidato/#ixzz4PXwNkCtk
HOJA DE VIDA: Es un resumen escrito y ordenado de su capacitacin profesional

y de su experiencia laboral. De su correcta elaboracin y presentacin, depender
el xito en su bsqueda de empleo. Disponible en http://es.ccm.net/forum/affich-
290276-cual-es-la-definicion-de-una-hoja-de-vida
ENCUESTA: Es una herramienta la cual permite recolectar informacin
MANUAL: Instrumento el cual da unas instrucciones para la ejecucin de un

trabajo en especifico
PROVEEDOR: Persona que se dedica a abastecer una necesidad
PRESUPUESTO: Es un clculo anticipado
COSTEO: Define los costos y gastos de una preseleccin y seleccin de una

organizacin
RECURSOS: Una serie de elementos para cubrir una necesidad
PROPUESTA DE MEJORA: son aportes que se dan a conocer para el crecimiento

de la organizacin

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Fecha:
PERFIL LABORAL: descripcin de una serie de capacidades y tareas que define

la profesin de un candidato
CARGO: Funcin que cumple una persona dentro de una organizacin
VACANTE: Puesto de trabajo libre, que no est cubierto. Disponible en:

RECLUTAMIENTO: Es una actividad de la empresa que se ocupa de buscar a las

personas adecuadas para un determinado puesto de trabajo. Disponible en:
BASE DE DATOS: recoleccin de informacin que rene algunos datos en

especficos
REQUISICIN: es requerir un personal en especfico para una funcin
INTEGRAR
RESPONSABLE: G.T.H
OBJETIVO: Dar a conocer a la empresa el Paso a paso para el proceso de

induccin a los nuevos trabajadores
ALCANCE: El proceso se inicia en el momento en que se planea el programa de

induccin, se finaliza el proceso cuando se genera las propuestas de mejora
basadas en los resultados que arroja la encuesta de satisfaccin.

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Fecha:
PROCESO DE INTEGRAR: Es un proceso mediante el cual el individuo alcanza a

apreciar los valores, las competencias, los comportamientos esperables, los
conocimientos sociales que son esenciales para asumir un determinado rol
laboral, y las actitudes precisas para participar como miembro en las actividades
de una organizacin.
https://prezi.com/j2yl-fy6r-bp/1-proceso-de-integrar-personas/
COLABORADORES: Persona que presta un servicio a una organizacin para

llegar a un mismo fin.
http://www.wordreference.com/definicion/colaborador
PROGRAMA DE INDUCCIN: Es un proceso mediante el cual el individuo

alcanza a apreciar los valores, las competencias, los comportamientos esperables,
los conocimientos sociales que son esenciales para asumir un determinado rol
laboral, y las actitudes precisas para participar como miembro en las actividades
de una organizacin.
http://programadeinduccionn.blogspot.com.co/p/definicion.htm
CARTA DE BIENVENIDA: documento que se enva con intencin de acoger de

manera amistosa a una persona o grupo de personas que llegan por primera vez a
un trabajo.
http://modelo-carta.com/bienvenida/
INDUCCIN ESPECIFICA: fase de la induccin a un nuevo colaborador donde se

le da a conocer toda la informacin relacionada con su puesto de trabajo.

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Fecha:
EVALUACION DE CONOCIMIENTOS: Busca evaluar conocimientos y

habilidades adquiridas en la induccin al nuevo colaborador.
PRESUPUESTO: Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un

determinado Proceso en este caso integrar a los trabajadores.
MANUAL DE FUNCIONES: Es un instrumento o herramienta de trabajo que

contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus
actividades.
https://es.scribd.com/doc/16644083/Definicion-Pruebas-de-Conocimiento
INDUCCIN CORPORATIVA: fase de la induccin a un nuevo trabajador donde
se le dar a conocer el direccionamiento estratgico de la organizacin.
PLAN DE TRABAJO: Es una herramienta que permite ordenar y sistematizar

informacin relevante para ejecutar una serie de actividades, para un determinado
proceso.
https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-
instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=definicion+plan+de+trabajo&*
FLUJOGRAMA: tambin denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de

una lnea de pasos de acciones que implican un proceso determinado.
http://www.definicionabc.com/general/flujograma.php

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MANUAL DOCUMENTAR Y
CONTROLAR
Fecha:
INFORME: es un estudio sobre un tema. Su extensin es indeterminada, pudiendo

ser muy breve o de una gran amplitud. Cada informe responde a unas
necesidades y se encuentra dentro de un sector o actividad.
ACCIONES DE MEJORA: Una Serie de actividades que permitan establecer un

mtodo unificado de trabajo para eliminar las causas de las no conformidades
reales.
AGENDA DE TRABAJO: el recurso utilizado por talento humano para gestionar

actividades cotidianas con un orden temporal determinado.
PLAN DE ACCIN: es un tipo de plan que prioriza las iniciativas ms importantes

para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de accin se
constituye como una especie de gua que brinda un marco o una estructura a la
hora de llevar a cabo un proyecto.

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Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES.
RESPONSABLE: GTH
OBJETIVO: Brindar informacin de las funciones, habilidades, conocimientos,

responsabilidades y subordinacin que conforman los cargos correspondientes a
la organizacin.
ALCANCE: Inicia con la identificacin de los cargos y finaliza con el manual de

funciones
POLITICAS COORPORATIVAS: Las Polticas desarrollan los principios sobre los

que se sustenta el Sistema de gobierno corporativo y contienen las pautas que
rigen la actuacin de la Sociedad y de las sociedades integradas.
ORGANIGRAMA: Un organigrama es un esquema de la organizacin de una

empresa, entidad o de una actividad.
FLUJO GRAMA: Un flujo grama, tambin denominado diagrama de flujo, es una

muestra visual de una lnea de pasos de acciones que implican un proceso
determinado
MAPA DE PROCESOS: El mapa de procesos es una representacin grfica que

nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su
interrelacin entre ellos

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Fecha:
PROCESOS MISIONALES: Los procesos misionales son los esenciales de una

institucin de educacin superior docencia, investigacin y apoyo al sector externo
REINGENIERIA: Reingeniera en un concepto simple es el rediseo de un

proceso en un negocio o un cambio drstico de un proceso.
MATRIZ DOFA: La sigla FODA, es un acrstico de Fortalezas factores crticos

positivos con los que se cuenta Oportunidades, aspectos positivos que podemos
aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades.
ESTRUCTURAR: Es fundamental en todas las empresas, define muchas

caractersticas de cmo se va a organizar, tiene la funcin principal de establecer
autoridad.
NIVELES OCUPACIONALES: Es el nivel del trabajador de acuerdo con la

jerarqua de la organizacin (directivos, empleados, obreros especializados,
obreros generales).
CARGOS: Un cargo es la denominacin funcional que se asigna a una persona,

con el fin de establecer las lneas de autoridad y subordinacin, y que de hecho,
se encuentra descrito en el Organigrama Funcional de cada empresa.
FUNCIONES: Son Funciones bsicas de la empresa. Lo que hace una empresa

con el fin de lograr sus objetivos; Mercadotecnia y Ventas, Operaciones.

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Fecha:
CAPACITACIN: La capacitacin es un proceso continuo de enseanza-

aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los
servidores, que les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales.
COMPETENCIAS: El concepto de competencias est slidamente implantado en

la gestin de recursos humanos de las compaas.
MANUAL: Son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una

serie de elementos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes
de la empresa.
ROLES: En toda empresa se acaban asignando roles entre el equipo de trabajo,

ya sea de manera directa o de manera inconsciente, ya que debido a las
competencias de cada persona se va creando una estructura interna que identifica
a la propia empresa en todos los aspectos relacionados con ella.
PERFILES: Una descripcin de la historia de las empresas, recursos, estructura,

funcionamiento, y reputacin.
MEJORA CONTINUA: El proceso de mejora continua es un concepto del siglo XX

que pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

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Fecha:
12. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
CUADRO DE
RETENCION INGEGRAF S.A.S (1)

Pg. 00-1
MANUAL DOCUMENTAR Y
CONTROLAR
Fecha:
13. ANEXOS
CUADRO DE
RETENCION INGEGRAF S.A (OK).xlsm

Pg. 00-1
MANUAL DOCUMENTAR Y
CONTROLAR
Fecha:
14. TABLA DE CODIFICACIN
tabla de
codificacion.xlsx


Proceso Documentar y Controlar Entregable (Correccionfinal)

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El siguiente Manual tiene como fin brindarle a la organizacin INGEGRAF S.A.S

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De igual manera el proceso de Documentar y Controlar es de total importancia ya

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3.1 OBJETIVO GENERAL:

Dar a conocer a la empresa INGEGRAF S.A.S un manual de procesos y

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Generar la documentacin de los diferentes procesos y procedimientos

Indicar los procedimientos que contienen los formatos de manera detallada

Proponer a la organizacin INGEGRAF S.A.S, la implementacin de dicha

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La realizacin de este trabajo comienza con la organizacin y conservacin de los

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6. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO

1. LOGO: Diligenciar en el cuadro superior izquierdo el logo de la empresa.

CONTROL DE DOCUMENTO. (PIE DE PGINA)

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1. ELABORADO POR: En este primer cuadro se diligencia el nombre de la

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Seremos en el 2020 una empresa lder en la elaboracin y entrega de diseos

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POLTICA DE CALIDAD: INGEGRAF S.A.S es una empresa comprometida con la

POLTICA DE BIENESTAR: INGEGRAF S.A.S est comprometida con la

POLTICA AMBIENTAL: INGEGRAF S.A.S es una empresa comprometida con el

POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: INGEGRAF S.A.S. est

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establece el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST)

Mejorar el mbito laboral y condiciones de nuestra empresa realizando

Promover al personal por medio de capacitaciones, orientndose en la

Cumplir con las normas sobre las polticas de seguridad y salud en el

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7.4 VALORES CORPORATIVOS

RESPETO: En nuestra organizacin se muestra respeto Hacia las personas de

LEALTAD: En nuestra organizacin se obtiene lealtad Por parte de todos los

HONESTIDAD: Ser honesto con el pago de nuestros empleados incluyendo en

RESPONSABILIDAD: Ser responsable con nuestros productos en los tiempos

CONFIANZA: Cumplimos al ofrecer nuestros productos de alta calidad para

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10. CARACTERIZACIN DE PROCESOS

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11. COMPETENCIAS A REALIZAR

OBJETIVO: Brindar la atencin adecuada a los clientes externos con la ayuda de

ALCANCE: Inicia con portafolio de servicios y finaliza con la encuesta de

ACTIVIDAD ECONMICA: accin realizada por una persona, negocio, empresa o

CADENA DE SUMINISTROS: la gestin efectiva de la cadena de suministros

CLIENTE: un individuo, sujeto entidad que accede a recursos, productos o

ELABORAPO POR: Grupo REVISADO POR: Instructor APROBADO POR:

COMPETENCIA: el concepto de competencia es multidimensional e incluye

COMUNICACIN: La buena comunicacin es de suma importancia para el

COMUNICACIN NO VERBAL: se realiza travs de multitud de signos de gran

COMUNICACIN VERBAL: Es el uso de las palabras para la interaccin entre los

CONDUCTA: Manera de comportarse una persona en una situacin determinada

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CORRESPONDENCIA: toda organizacin entiende entre el servicio al cliente y la

CULTURA ORGANIZACIONAL: Se ha definido como la coleccin especfica de