DEPARTAMENTO DE EDUCACION OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES MANUAL DE PROCEDIMIENTO \djudicacién de Fondos Federales ENMENDADO: JULIO 2008 P.O, BOK 190759, SAN JUAN, PUERTO RICO 00918.0769 TEL (787) 750-6910, FAX. 751.6192 Departamento de Educacin no dscimina por razon de rar, eon, sex, acim, eigen nacional, condi soil, ideas pales o elgoses, edad o impoxieno en sus acvdads, servos educalvos yopounidades de eenMANUAL. DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina | Tabla de Contenido _ _ Parte 1 | Introduccion p2 Parte 2 | Principios que quian los procesos de adjudicacion de fondos federales | p2 Parte 3 | Definiciones: = ae im Parte4 | Aplicablidad i i pd Parte 5 | Fondos federales que se llevan a competencia o planes de trabajo pd Parle 6 | Proceso de adjudicacién de fondos federales mediante planes de trabajo ps | Calendario sugerido para la preadjudicacion de fondos federales p6 |e Diagrama del proceso de adjudicacién de fondos federales mediante planes | p11 de trabajo Parle 7 | Proceso de adjudicaciin de fondos federales mediante competencia p 2 © Diagrama del proceso competfivo mediante la adjudicacién de fondos | p 12 | federales © Publicacion de las convocatorias| jp [2 Orientaciones a los proponentes [pid | © Registro de las propuestas recibidas 7 pis © Cemimiento p18 © Evaluacién de las propuestas p14 © Informe de los resultados de la evaluacion pid | © Noticacin a Tos proponentes : . pw) © Apelacion p15 ‘© Disponibilidad de Fondos = : |p 15 | Parte 8 | Proceso de adjudicacion de fondos federales para proyectos de continuacin p15 Parte9 | Efectividad ees p iS Para propésitos de caracir legal en relacin con la Ley de Derechos Civiles de 1984, el uso de los términos secrotario, suibsectetari, rector, coordinador, proponente, encaigedo, funcionato, empleado, persona, padres, estudianie, maesto y NOTA ACLARATORIA cualquier olfo que pueda hacer reterencia a ambos géneros,incluye tanto el masculino como el FemeninoMANUAL DE PROCEDIIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 2 Parte |. Introduccion El Departamento de Educacién de Puerto Rico (DEPR) administra, a través de la Oficina de Asuntos Federales (OAF), fondos del gobierno federal diigidos @ aumentar el aprovechamiento académico de los estudiantes. La OAF tiene la responsabilidad de establecer los procedimientos requeridos por las leyes federales y estalales para olorgar los fondos, mediante frmula, presentacion de solicitudes por medio de planes de trabajo o de forma competiiva. Ademas, es responsable de implementar todos los procesos relacionados con la seleccién de propuestas 0 planes de trabajo que representen las metas del DEPR y garanticen el mejor valor y que cumpla con los requisitos de las leyes y reglamentaciones aplicables Este manual establece el proceso de adjudicacion de fondos federales, tanto para planes de trabajo como para programas que requieran competencia Tendré vigencia hasta tanto sea enmendado o derogado por el secretario del Departamento de Educacién de Puerto Rico La distribucién de fondos esta sujeta a su disponibilidad, por lo que el Departamento de Educacién se reserva el derecho de cancelar cualquier convocatoria, por falta de fondos federales, en cualquier momento. Parte 2. Principios que guian los procesos de adjudicacién de fondos federales Los procesos de adjudicacién de fondos federales dei DEPR descansen en seis principios fundamentales, para asegurar la efectividad y la crecibilidad del proceso Estos principios rectores son. © Pertinencia y calidad — Los planes de trabajo y las propuestas competitivas contribuiran a los objetivos de aprovechamiento académico y organizacionales establecidos por el Departamento de Educacin y estarén enmarcados en las leyes aplcables © Transparencia — El proceso para la adjudicacion de fondos a través de los planes de trabajo y las propuestas compettivas del DEPR sera descrito y divulgado para conocimiento de todas las personas interesadas Copia del mismo estaré disponible en la Unidad de Propuestas Competitivas o la Unidad de Planes de Trabajo, segin aplique, y en la pagina electronica del DEPR Las personas interesadas pueden soliciterlo a las Unidades correspondientes personalmente, por teléfono o por correo electronico Los proponentes tendran derecho a conocer el resultado de la evaluacién de su proyecto © Igualdad — Todos los planes de trabajo y las propuestas competivas seran evaluados bajo los mmismos criteros o procedimientos, independientemente del origen del mismo o de la identidad de los proponentes © Imparcialidad — Los planes de trabejo y las propuestas compelitvas elegibles seran evaluados en sus méritos, de forma objetiva e imparcialMANUAL DE PROCEDIMNENTO PARA ADJUDICAGION DE FONDOS FEDERALES Pagina 3 Eficiencia y rapidez — Los procedimientos de evaluacion se desarrllaran siguiendo un calendario establecido, para asegurar la notificacién de los resultados de la evaluacién en el menor tiempo posible y dentro del marco legal apicable Efectividad — El procedimiento de distribucién de fondos promoverd la continuidad de los proyectos y de los servicios, a estudiantes, maestros, escuelas y todas las unidades del sistema de educacion pablica Parte 3. Definiciones Circulares de Office of Management and Budget (OMB) ~ Reglamentos fiscales establecidos por la Oficina de Gerencia y Presupuesto de los Estados Unidos que regulan el uso de fondos federales (e| OMB A-87, OMB A-133) Proyecto de Continuacién - Son definidos segiin dispone la ley o los reglamentos para programas competitivos. Contratista - Es un negocio 0 individuo que no es empleado por el Departamento de Educacion del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, por lo tanto, no tiene acuerdos colectivas de empleo con el Departamento EDGAR ~ Education Department Generel Administrative Regulation: documento que recoge el conjunto de reglas, politics y procedimientos generales de administracion de fondos federales, segiin dispone el Gobierno Federal Guia para la seleccién de servicios profesionales que son sufragados con fondos federales ~ Procedimiento establecido por el Departamento de Educacién de Puerto Rico para la seleccion de proveedores de servicios profesionales LEA - Local Education Agency agencia local de educacién a la cual la State Education Agency (SEA) asigna fondos federales. En Puerto Rico, e! Departamento de Educacion es considerado la linica LEA Mejor Valor - Significa la mejor oferta de precio hecha al Departamento de Educacion del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, basada en factores objetivos que incluyen— pero no se limitan a— precio, calidad, disefio, mano de obra y desempefio en el pasado Notificacién - Procedimiento mediante el cual se informa de forma escrita o verbal la disponibilidad de fondos federales. Plan de trabajo - Documento que recoge una iniciativa estructurada con el propésito de solicitar fondos federales para programas o subvenciones para los cuales la ley no establece la necesidad de competenciaMANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 4 @ Proponentes -Persona o entidad que solicta fondos federales mediante un plan de trabajo o propuesta © Propuesta - Documento que recoge una inicativa estructurada con el propésito de s federales para programas o subvenciones para los cuales la ley requiere compstencia fat fondos © Proveedor de Servicio — Persona o entidad a quien se le aprueba una propuesta © Reglamento de Compras - Procedimiento aprobado por el Departamento de Estado mediante el cual se establecen los pasos a seguir para efectuar compras de bienes y servicios no personales en el Departamento de Educacién de Puerto Rico. ‘® SEA - Stale Education Agency. agencia estatal de educacién a la cual el Departamento de Educacion de los Estados Unidos asigna fondos federales. En Puerto Rico, el Departamento de Educacién es considerado la SEA ‘© Servicio Profesional - Es el producto de un trabejo intelectual, creativo o artistico, 0 el manejo de asuntos altamente especializados 0 tcnicos, que no puede ser provisto por ninguno de los empleados de la Agencia Esta definicin no incluye ninguno de los servicios cubiertos en la Regulacién Nim. 5430 de la Agencia, tales como seguridad, transportacién o servicios de mantenimiento © Secretario o su representante autorizado - Se refiere al secretario de Educacién y a la persona ‘que éste designe como su representante ‘© Sistema Unitario ~ Entidad que funge como LEA y SEA. El Departamento de Educacién de Puerto Rico se considera un sistema unitario debido a que tiene ambas responsabilidades. como LEA y SEA Parte 4. Aplicabilidad Este manual aplicara a la adjudicacion de fondos federales que estén bajo el control de la Oficina de ‘Asuntos Federales como un sistema unificado de SEA y LEA. Parte 5. Fondos federales que se llevan a competencia o planes de trabajo Laley No Child Left Behind establece qué fondos requleren competencia y cudles pueden ser adjudicados por medio de planes de trabajo. El DEPR es un sistema unitario, lo que impone sobre el sistema educativo la responsabilidad tanto de SEA como de LEA de establecer como se regiran los procesos, Los programas en los cuales se adjudican fondos federales por medio de planes de trabajo son: ¥ Titulo | Parte A, co (Seocion 1118) Partcipacitn de Padres © (Seociin 1116) Escuelas en MejramientoMANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 5 © (Seccién 1119) Certfcacion de Magstros © [Seccion 1117) Esoveas Distinguidas Titulo | Parte D, Neglected & Delinquent Titulo tl Parte A, Teacher and Principal Training and Recruitment Fund Titulo Il Parte B, Reading First Titulo Il Parte D, Enhancing Education Through Technology (seccién del programa que aplique) Titulo Ill Parte A, Spanish Language Acquisition, Language Enhancement and Academic Achievement Titulo lV Parte A, Seccion 4114, Safe and Drug Free Schoo! Titulo V, Parte A, Innovative Programs Homeless SAK NRA Los programas en los cuales se adjudican fondos federales por medio de competencia son: Titulo | Parte B, Subparte 3 Even Start Family Literacy Programs (Wiliam F. Gooding) V Titulo | Parte F, Comprehensive Schoo! Reform ¥_ Titulo I Parte A, Teacher and Principal Training and Recruitment Fund Y Titulo |! Parte B, Mathematics & Science Partnership ¥ Titulo l Parte D, Secci6n 2414, Enhancing Education Through Technology ¥’ Titulo IV Parte A, Seccién 4112, Governors’ Grant Y Titulo IV Parte B, 21% Century Community Learning Centers Sujeto a cambios segiin enmiendas a fa Ley NCLB o reglamentaciones aplicables Parte 6. Proceso de adjudicacién de fondos federales mediante planes de trabajo La Oficina de Asuntos Federale ulliza el procedimiento de adjudicacién de fondos por medio de planes de trabajo con el propésito de agilizar la implementacion de proyectos suplementarios que estan drigidos a aumentar el aprovechamiento académico de los estudiantes y, al mismo tiempo, cumplir con los requisttos de la Ley NCLB. Adem, si son necesatias y permisibles, contempla la ulilizacion de servicios de apoyo que faciiten fa implementacién de las iniciatvas. Con el propésito de ser mas eficiente, la OAF ha implementado el procedimiento de preadjudicacién, mediante ef cual se comienza la planicacion de! uso de fondos federales aproximadamente cuatro (4) meses antes de que sean adjucicados oficialmente por el Gobierno Federal La OAF aceptaré planes de trabajo avalados por las prioridades académicas del Secretatio del DEPR en dos ciclos: mayo para comenzar a implantarse en el préximo afio escolar y febrero para el verano. Para atender las necesidades y prioridades especificas del sistema se recibiran a través de todo el aio, siempre y cuando sean solitados por ! Secretario de Educacién. Igualmente, el Secretario del DEPR podra solctar que los fondos asignados para ser adjudicados mediante planes de trabajo se olorguen mediante propuestas compatitivas. Las propuestas compelitvas y los planes de trabajo seran evaluados siguiendo el proceso que se explica a continuacién, y seran aprobados siempre y cuando cumplan con los requisitos y existen fondos para sustentarios.[MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Paginas El proceso de preadjudicacién y adjudicacién que aplca a la aprobacién de todo plan de trabajo entregado se explica a continuacion. Fecha de Ciclos cierte Comentarios Tos planes podran ser enviados durante los Ajio Académico meses de marzo, abril y mayo, siendo mayo. Agosto a Mayo Mayo | la fecha de cierre, para ser considerados para (Preadjudicacién) su implantacién en el primer semestte del proximo aio escolar. | Los planes podran ser enviados durante Tos | meses de diciembre, enero y febrero, siendo Verano Febrero | febrero la fecha de cierre, para ser| considerados para implantacion durante los meses de verano ** Determinacion del Todo el afio segin Io esiime necesario el Secretario NIA | Secretario para tender necesidades especiticas del Sistema. El Apéndice 1 contiene los documentos y formulatios asociados a los planes de trabajo El formulario de planes de trabajo esta en el Apéndice 11. Las instrucciones para preparar un plan de trabajo se encuentran en el Apéndice 1.2. El formulario de evaluacién en el Apéndice 13 El formulario de revision de cumplimiento con la NCLB en el Apéndice 1.4. El modelo de carta de aprobacion, denegacion aprabacién condicionada se encuentra en el Apéndice 1.5, y el Apéndice 1.6 tiene el formulario para el endoso a planes de trabajo Interagenciales CALENDARIO SUGERIDO PARA LA PREADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES: EI calendatio presenta un desglose del proceso de preadjudicacin de fondos Las fechas son las recomendadas para que el proceso termine antes del comienzo del proximo afio escolar. Todo plan de trabajo debe ser sometido por el Secretario, Subsecretaria para Asuntos Académicos 0 el Subsecretario de ‘Administracion ylo representantes autorizados y sera tramitado en el orden en que se recibio. Nota, La preadjudicacion y la adjudicacién de fondos comparten procesos en comin a partir de las actividades descritas del mes de abril en adelanteMANUAL DE PROCEDINIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 7 CALENDARIO SUGERIDO PARA ACTIVIDADES A IMPLANTARSE DURANTE EL ANO ESCOLAR Fecha Sugerida Marzo ACTIVIDADES. (Proceso de preadjudicacion) -4 La Unidad de Preadjudicacién (Pre-Award) de la OAF «© vetiicard las adjudicaciones de fondos més recientes, segin establece el Gobierno Federal, ¢ utlizando estos estimados y los requisitos de ley de cada programa, prepararé un comunicado para el subsecretario para Asuntos Académicos con el propésito de informar la disponibilidad de fondos y los requisitos por tema (ie . dentro det programa de Titulo |, el requisito de participacién de padres), y ¢ realizeré una reunion con la Oficina de Asuntos Académicos y ls coordinadores de la OAF con el propésito de discuti a informacin emit por la Unidad de Preadjudicacién (Pre-Award) de la OAF para aclarar cualquier duda sobre el proceso. Abril {Proceso de adjudicacién) 4 La Oficina del Secretario, de Asuntos Académicos y de Administracion y/o representantes aulorizados estardn evaluando los planes de trabajo que le hayan sido sometidos durante los meses de marzo, abril y mayo, utlizando los formularios del Apéndice 1 Abrily Mayo T Ta Oficina de Ta Subsecretaria para Asunios Académicos y la Oficina del Subsecretario de Administracién ylo representantes autorizados someteran a la Unidad de Planes de Trabajo de ta OAF los planes de trabajo para el proximo aio escolar utiizando el formato eslablecido por a Secretaria Auxliar de Pianificacién y aseguréndose de que cumplan ‘con los requerimientos de ley del (0 de los) programa(s) bajo el (los) cual(es) presentan el plan de trabajo. Junio y Julio La Unidad de Planes de Trabajo de la OAF tendra un maximo de 12 dias laborables para: + realizar un cernimiento para reviser en los planes de trabajo el cumplimiento con la inlencién de ley , con el propésito de determinar bajo que programa podria ser sufragado el plan de trabajo, referir al coordinador de programa correspondiente los planes de trabajo, y + dar seguimiento al coordinador de programa correspondiente sobre la tarea a | realizar. +4. Elcoordinador del programa correspondiente revisaré el plan de trabajo para asegurarse de que cumple con las leyes y regulaciones que apliquen (ver Apéndice 1.4), Ademés,[MANUAL DE PROCEDINIENTO PARA ADJUDICAGION DE FONDOS FEDERALES Pagina 8 Fecha Sugerida ACTIVIDADES Agosto validaré que el presupuesto cumple con los requisitos de razonabildad, permisibiidad y necesidad. El coordinador tendra un maximo de 15 dias laborables para evaiuar los planes de trabajo, El coordinador del programa correspondiente le entregara a la Unidad de Planes de Trabajo la recomendacién del programa para la determinacién final del Director de la CAF sugiriendo que el plan de trabajo sea aprobado, aprobado con condiciones 0 denegada La Unidad de Planes de Trabajo sometera las recomendaciones del programa ante la consideracion del Director de la OAF para la determinacion final y la firma. La Unidad de Planes de Trabajo remit al coordinador de programa la determinacion final frmada para noticaria al proponente. Para este proceso se dispone un maximo de 3 dias laborales Er coordinador del programa correspondiente le remitira al proponente la determinacion final firmada por el Director de la OAF. La determinacién final debe ser remitida al proponente no mas tarde de 30 dias laborables, contados a partir de la fecha en que el plan de trabajo fue sometido a la OAF El coordinador del programa correspondiente har& la asignacién de fondos correspondiente a fos planes aprobados y referiré al Oficial Fiscal para la creacién del proyecto en el Sistema de Informacién Financiera del Departamento de Educacion (SIFDE) basado en la asignacisn de fondos aprobada El proponente resometera el o los planes de trabajo corregidos no mas tarde de 10 dias luego de recibir la carta de aprobacién condicionada al o a los programas que le hayan solcitado las modificaciones. De no cumplir con lo establecido, el plan se denegara y se reasignaran los fondos El coordinador evaluard el plan corregido de acuerdo a las modificaciones solicitadas y realizara la recomendaci6n final del programa para la determinacion del Director de la OAF La Unidad de Servicios Profesionales de la OAF orientard al encargado del proyecto en tomo a los procedimientos relacionados con la contratacién de servicios profesionales aprobados en el plan de trabajo. Se tomara en cuenta el actual Reglamento de Compras de Bienes y Servicios No Personales, la Guia para la Selecciin de Servicios Profesionales que son Sufragados con Fondos Federales, EDGAR, ciculares de OMB que sean pertinentes y otros documentos que apliquen. El encargado del proyecto realizaré los tramites correspondientes para garaniizar el comienzo de la implementacion del plan de trabajo durante el inicio del ciclo correspondiente _{ie_ procesos competitvos de servicios profesionales, contrataciones,MANUAL. DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 9 Fecha Sugerida ACTIVIDADES ‘compras, ete) + La Unidad de Contratos de la OAF llevara a cabo el procedimiento de contratacion en coordinacién con la Unidad de Servicios Profesionales y la persona encargada del proyecto. CALENDARIO SUGERIDO PARA ACTIVIDADES A IMPLANTARSE DURANTE EL VERANO. Fecha Sugerida ACTIVIDADES (Ciclo de Verano) {Proceso de adjudicacién) 4 La Oficina del Seoretario, del Subsecretario para Asuntos Académicos y del Febrero | Subsecretario de Adminisracién ylo sus representantes autorizados estarén evaluando los planes de trabajo que le hayan sido sometidos durante los meses de diciembre, ‘enero y febrero, utliizando los formularios del Apéndice 1 + La Oficina del Subsecretario para Asuntos Académicos y la Oficina del Subsecretario de Administracion yio sus representantes aulorizados someteran a la Unidad de Planes de Eneroy | Trabajo de la OAF los planes de trabajo para el ciclo de verano ulilizando el formato Febrero | _establecido por la Secretaria Auxiiar de Planificacién, asegurandose de que cumplan con los requerimientos de ley del (los) program(s) bajo el (Ios) cual (es) presentan el plan de trabajo. + La Unidad de Planes de Trabajo de la OAF tendra un maximo de 12 dias laborables para: «realizar un cemimionta para revisar en los planes de trabajo, el cumpliiento con la intencién de ia ley, con el propdsito de determinar bajo qué programa podria ser sufragadd el plan de trabajo, 4 referral coordinador de programa correspondiente los planes de trabajo, y Eneroy Febrero + dar seguimiento al coordinador de programa correspondiente sobre la tarea a realizar, + El coordinador del programa correspondiente revisard el plan de trabajo para asegurarse de que cumple con las leyes y regulaciones que apliquen (ver Apéndice 1 4). Ademés, validara que el presupuesto cumple con los requisitos de razonabilidad, permisiblidad y necesidad. El coordinador tendré un maximo de 15 dias laborables para evaluar los planes de trabajo El coordinador del programa _comespondiente Ie _entregara a la Unidad de Planes deMANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 10 Fecha Sugerida ACTIVIDADES Abril TTrabejo Ta recomendacion del programa para la determinacion final del Direcior de fa OAF sugiiendo que el pian de trabajo see aprobado, aprobado con condiciones 0 denegada La Unidad de Panes de Trabajo sometera las recomendaciones del programa ante la consideracién del Director de ta OAF para la determinacion finaly firma. La Unidad de Planes de Trabajo remitiré al coordinador de programa la determinacion final firmada para notificarla al proponente Para este proceso se dispone un maximo de 3 dias, laborables El coordinador del programa correspondiente fe remiiré al proponente fa determinacion final firmada por el Director de la OAF La determinacion final debe ser remitida al proponente no mas tarde de 30 dias laborables, contados a partir de [a fecha en que el plan de trabajo fue sometido a la OAF EI coordinador del programa correspondiente haré la asignacién de fondos correspondiente a los planes aprobados y la referira al Oficial Fiscal para la creacion del proyecto en el Sistema de Informacion Financiera del Departamento de Educacion (SIFDE) basado en la asignacion de fondos aprobada El proponente resometerd el o os planes de trabajo corregidos no mas tarde de 10 dias, luego de recibir la carta de aprobacién condicionada al o a fos programas que le hayan solicitado las modificaciones El coordinador del programa correspondiente evaluard el plan corregido de acuerto a las, modificaciones solicitadas y realizara la recomendacién final del programa para la determinacion del Director de la OAF La Unidad de Servicios Profesionales de la OAF orientaré al encargado del proyecto en tomo a los procedimientos relacionados con la contratacién de servicios profesionales aprobados en el plan de trabajo. Se tomard en cuenta el actual Reglamento de Compras de Bienes y Servicios No Personales, fa Guia para la Seleociin de Servicios Profesionales que son Suftagadas con Fondos Federales, EDGAR, circulares de OMB que sean pertinentes y otros documentos que apliquen, EI encargado del proyecto realizara los lamites correspondientes para garanlizar el comienzo de la implementacion del plan de trabajo durante el inicio del ciclo ‘correspondiente (ie. procesos competitives de servicios profesionales, contrataciones, ‘compres, etc) La Unidad de Contratos de la OAF Ilevara a cabo el procedimiento de contratacion en coordinacién con I Unidad de Servicios Profesionales y la persona encargada del proyecto,[MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FOHDOS FEDERALES Pagina 11 Nota: Si el programa no dispone de fos fondos necesarios para subvencionar el o los planes de trabajo recibidos, el coordinador enviaré un comunicado al suscribiente indicando las razones por las cuales no sera evaluado dicho plan Aquellos proponentes que no cumplan con las actividades ylo gastos aprobados en un término no mayor de 120 dias calendario deberan notificarlo al Programa 0 a los programas correspondientes para, de esta manera, poder desobligar y recistibuir nuevamente estos fondos DIAGRAMA DEL PROCESO DE ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES. MEDIANTE PLANES DE TRABAJO Evaluacién académica del (los) plan(es) de trabajo : i Revision del plan de trabajo por la Unidad de Planes de Trabajo y el (los) | | coordinador(es) correspondiente(s) | ‘Aprobacién o Aprobacién condicionada Denegacién del (los) plan(es) de trabajo det (los) plan(es) de trabajo. i | Proponente re-somete plan de trabajo corregido (0 dias) | Revision del olan de trabalo correaido bor el (los) coor is Aprobacién del (los) plan{es) de trabajo. | 8 | Implantacién del (ls) Plan(es) de Trabajo j Parte 7. Proceso de adjudicacion de fondos federales mediante competencia La Ley NCLB establece que los fondos federales tienen que ser adjudicados por medio de competencia Debido a que el DEPR es un sistema unitario, la competencia no es entre varias LEA sino entre entidades elegibles, tales como instituciones publicas y privadas, universidades, instituciones de educacién superior, corganizaciones con o sin fines de lucro, distritos escolares, consorcios de éstos, y escuelas pblicas que solicitan fondos federales segin las disposiciones de ley aplicables por el programa Los criterios de elegibilidad y competencia de cada programa son distintos. Este manual establece los parametros en que concuerdan y luego remite al formulario o guia correspondiente de cada programa[MANUAL DE PROCEDIMENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 12 DIAGRAMA DEL PROCESO COMPETITIVO MEDIANTE LA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Publicacién de convocatorias fi Orientacién a proponentes fl | Registro de propuestas recibidas | | Cernimiento , | | Evaluacién de las, ae i ae | Informe de los resultados de la evaluacién i Notificacién a los proponentes: Aprobacién de las propuestas Preparacién y firma de contratos, convenios 0 acuerdos PUBLICACION DE LAS CONVOCATORIAS La Unidad de Preadjudicacién de la OAF, en consulta con el coordinador del programa, realzara las convocatorias para la presentacién de propuestas mediante uno o varios de los medios de divulgacion pablca, tales como anuncios en la prensa, pagina de Internet, correo elecronico, cartas, memorandos, etc La convocaloria includ la fecha limite para la entrega de propuestas, una sinopsis det (ios) programa(s) federal(es) que estan) abierto(s) a competencia, las organizaciones y entidades que son elegibles para solicitar fondos consignados en cada uno de los programas, la fecha y el lugar de la sesién de orientacion ‘Ademés, se anunciard a las escuelas del sistema la disponibilidad de fondos conforme a los cuales son elegibles para partcipar, y la fecha y el lugar de la sesin de orientacion[MANUAL DE PROCEDINIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES. Pagina 13 ORIENTACION A LOS PROPONENTES: Los coortinadores de programa y de la Unidad de Preadjudicacién (Pre-Award), offeceran las orientaciones, mediante reuniones 0 cualquier otro medio disponible, segin se establece en la guia correspondiente al programa Cada programa tendré un formulario espectico y las propuestas serdn evaluadas conforme a los criterias de la ley correspondiente REGISTRO DE LAS PROPUESTAS RECIBIDAS Los formularios de solcitud de fondos para propuestas competiivas, debidamente completados, deberan ser entregados en la direccién fisica de la OAF no mas tarde de la fecha limite establecida en la convocatoria. En el caso de las propuestas enviadas por correo, deberan estar en la OAF en la fecha limite establecida en la convocatoria Se notiicara a los proponentes cuyas propuestas sean entregadas fuera del periodo establecido Se sellaré la propuesta original y las copias como evidencia de la fecha de entrega. La Unidad de Evaluacion de Propuestas Compatitivas establecera un registro de las propuestas que se reciban y les asignara un numero Este serd e! numero de identiicacién de la propuesta para propdsitos de seguimiento durante el resto dl proceso. No se aceptaran cambios, enmiendas ni documentacién adicional, salvo aquella que esté relacionada a nombres, informacién de contacto o cualquier dato aclaratorio, si fuesen solicitados por la Oficina de Asuntos Federales. CERNIMIENTO Cadla propuesta sera sometida a un proceso de cernimiento para verificar. © el cumplimiento con los propésitos y requisitos de la ley, © que la propuesta contenga todas las partes solcitadas en el Formulario de Solicitud De la propuesta no cumplir con los propésitos y requisitos de ley o de no tener todas las partes solicitadas no pasara al proceso de evaluacién. EVALUACION DE LAS PROPUESTAS Los criterios y procedimientos relacionados con la evaluacién de la propuesta aparecen en la gula de cada programa Programa Titulo |, Parte B- Even Start Programa Titulo Il, Parte A - Teacher and Principal Training and Recruiting Funds Programa Titulo ll, Parte B - Math & Science Partnership Programa Titulo ll, Parte D, Seccidn 2414 ~ Enhancing Education Through TechnologyMANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Pagina 14 Programa Titulo IV, Parte A, Seccién 4112 - Governors'Grant Programa Titulo IV, Parte B- 21st Century Community Learning Centers INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACION El coordinador de la Unidad de Evaluacién de Propuestas Competitivas de la OAF preparara el Informe de los Resultados de fa Evaluacién otorgada a cada propuesta, con la puntuacion obtenida en orden descendente y se someterd a la Oficina del Secretario de Educacion Ei Secretario de Educacién o el Director de la Oficina de Asuntos Federales podran cancelar fa aprobacién de una propuesta o una propuesta que esta siendo considerada si surge alguna de las siguientes circunstancias i Luego de recomendada fa propuesta, el proponente aparece en la lista de proveedores vetados de hacer negocios con el Estado Libre Asociado ii, Hay evidencia de confcto de interés 0 errores en el proceso de evaluacién de la propuesta ii. Se descubre informacion falsa en la propuesta 0 los documentos sometides por el proponente iv. Iregularidades previstes por ley, por reglamento estatal o federal o en las guias del Departamento de Educacion Federal | Departamento de Educacién, mantendré evidencia del proceso y documentos relacionados Cada proponente sera informado de los resultados de su propuesta NOTIFICACION A LOS PROPONENTES La OAF notificaré a todos los proponentes la determinacién sobre la aprobacién o denegacion de las Propuestas ‘APELACION La denegacion de fondos para proyectos no esta sujela a apelacién, salvo en aquellos casos en que la ley, ola reglamentacién aplicable, expresamente reconozca este derecho DISPONIBILIDAD DE FONDOS La contratacién 0 asignacién presupuestaria estara sujeta a la notificacion oficial de disponibilidad de los fondos det Departamento de Educacién Federal (USDE} Parte 8 Proceso de adjudicacién de fondos federales para proyectos de continuacion Los critrios y procedimientos de evaiuacién de la propuesta de continuacién aparecen en la guia de cada programa[MANUAL DE PROCEDINIENTO PARA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES. Pagina 15 Programa Titulo |, parte B ~ Even Start Programa Titulo! parte 8 - Math & Science Partnership Programa Titulo i, parte D, seccién 2414 ~ Enhancing Education Through Technology Programa Titulo 'V, parte A, seccion 4112 ~ Governors'Grant Programa Titulo IV, parte B - 21st Century Community Learning Centers Parte 9, Efectividad El presente Manual es efectivo de inmediato, con excepcidn a lo concerniente a los ciclos de presentacion de planes de trabajo, segiin contenido en la Parte 6 del Manual. Se establece que la efectividad de los ciclos de presentacion de planes de trabajo ser el tro de diciembre de 2008, en cuya fecha se comenzara con las fechas programadas para el ciclo de verano 18 JUL 2008 En San Juan, Puerto Rico a