Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL

Ediia/revizia 2/0
Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

PROCEDURA GENERAL

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Procedura PS-02: CONTROLUL NREGISTRRILOR corespunde

clauzei 4.2.4 din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referin
pentru implementarea sistemului de management al calitii n cadrul
PRIMRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE

Nr. exemplar: _____

Copie controlat Copie necontrolat

Elaborat Avizat Aprobat

R.M.C.: Viceprimari: PRIMAR,

Natalia Covaci, Marcela Papici, Dr. Coica Costel Dorel

Dr. Radu Roca

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ si este proprietatea PRIMARIEI SATU MARE
Este interzis multiplicarea i transmiterea documentului fr acordul elaboratorului, copiile fiind controlate i numerotate.

Pagina 1 / 6
Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL
Ediia/revizia 2/0
Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

CUPRINS

1 SCOP ........................................................................................................................... Pag. 3

2 DOMENIU DE APLICARE ............................................................................................. Pag. 3
3 DOCUMENTE DE REFERIN .................................................................................... Pag. 3
4 TERMINOLOGIE I ABREVIERI .............................................................................. Pag. 3
4.1 Terminologie .................................................................................................. Pag. 3
4.2 Abrevieri ............................................................................................................ Pag. 3
5 DESCRIEREA PROCESULUI .................................................................................... Pag. 3
5.1 Cerine generale................................................................................................. Pag. 3
5.2 Colectarea, indexarea si arhivarea inregistrarilor calitatii ....................... Pag. 4
5.3 Accesul la inregistrarile calitatii ..................................................................... Pag. 5
5.4 Distrugerea inregistrarilor calitatii ............................................................... Pag. 5
5.5 Monitorizarea procesului................................................................................. Pag. 5
6 RESPONSABILITI ................................................................................................... .. Pag. 6
7 NREGISTRRI ............................................................................................................ Pag. 6
8 ANEXE ..................... Pag. 6

Pagina 2 / 6
Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL
Ediia/revizia 2/0
Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

1. SCOP
Prezenta procedur stabilete cerinele privind identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, durata de
pstrare a nregistrrilor.
2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplic tuturor funciilor care gestioneaz nregistrri necesare pentru operarea i controlul
eficace al proceselor sistemului de management al calitii n cadrul Primriei municipiului SATU MARE.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine
SR ISO/TR 1013: 2001 Linii directoare pentru documentarea sistemului de management al calitii
MSMC-01 - Manualul SMC
Procedura PS-01 - Controlul documentelor
4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI
4.1. Terminologie
nregistrare Document completat, datat si semnat, prin care se declar rezultate obinute sau se
furnizeaz dovezi ale activitilor realizate.
NOTA 1 nregistrrile pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta
trasabilitatea i pentru a furniza dovada verificrii, aciunii preventive i a aciunii
corective.
NOTA 2 nregistrrile nu trebuie supuse controlului reviziilor.

Dovad Date care susin c ceva exist sau este adevrat.

obiectiv NOT Dovada obiectiv poate fi obinut prin observare, msurare, ncercare sau
prin alte mijloace.
4.2. Abrevieri
SMC Sistem de management al calitii
ROF Regulament de organizare si functionare
ROI Regulament de ordine interioara
RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calitii
RA Responsabil de activitate

5. DESCRIEREA PROCEDURII
5.1. Cerine generale:
nregistrrile calitii, sunt documente ntocmite pe timpul desfurrii proceselor SMC, pstrate i
inute sub control de instituie, pentru a demonstra conformitatea serviciilor prestate cu condiiile
specificate i funcionarea eficient a sistemului de management al calitii.
nregistrrile calitii stabilite i meninute de PRIMRIA MUNICIPIULUI SATU MARE sunt
constituite n principal din :
- declaraii ale managementului societii privind politica i obiectivele n domeniul calitii;
- liste cu documente difuzate/retrase;
- liste cu documente n vigoare;
- rapoarte, procese verbale i planuri de msuri ntocmite pe timpul analizelor efectuate de
managementul societii;
- documente referitoare la auditurile interne desfurate;
- documente referitoare la auditurile externe, efectuate de alte organisme de certificare si/sau
control;

Pagina 3 / 6
Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL
Ediia/revizia 2/0
Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

- documente referitoare la neconformitile depistate, reclamaiile cetatenilor, aciunile corective i

preventive ntreprinse ;
- rezultate ale msurrii i monitorizrii proceselor;
- documente referitoare la instruirea personalului;
- documente prin care se confirm identificarea serviciului prestat;
- documente de eviden contracte, coresponden cu furnizorii;
- aprobri, avize, autorizaii, dispoziii, etc.
Necesarul de nregistrri elaborate intern i forma acestora se stabilesc, dupa cum urmeaza:
- prin prevederi legale si/sau alte acte normative
- prin prevederile fiecarei proceduri elaborate in cadrul SMC
- la nivelul fiecrui compartiment, in cadrul IL
astfel nct nregistrrile s fie complete, suficiente i adecvate pentru a demonstra conformitatea
proceselor cu cerinele specificate i funcionarea eficace a SMC.
Formatul nregistrrilor:
Inregistrrile pot fi prezentate pe suport de hrtie sau magnetic, cu condiia s respecte cerinele
precizate in PS-01 Controlul documentelor i s fie:
- Unic identificabile i regsibile cu usurinta,
- Stabilite corelat cu necesitile reale, complete i meninute la zi,
- Depozitate corespunztor i protejate impotriva deteriorarii acestora pe perioada de
pstrare sau utilizare,
- Eliminate prompt i asigurate mpotriva utilizrii intenionate sau neintenionate, n timpul
pstrrii,
- Emise de personal competent,
- Semnate si datate de funcia care efectueaz nregistrarea si de funcia care verific sau
aprob nregistrarea, atunci cnd este aplicabil.
Atunci cnd nregistrrile calitatii se redacteaz pe formulare interne, modul in care acestea sunt
meninute sub control este stabilit n procedura/instruciunea care le introduce.
Principalele documente emise de instituie care - prin completare devin nregistrri ale calitii sunt
menionate n capitolul 7 din PS si PO, i sunt centralizate n Lista de evidenta a documentelor cod
PS- 01/ F2 (rubrica formulare). Se impune obligativitatea actualizrii si meninerii la zi a listei, astfel
nct in cadrul institutiei s se utilizeze numai ediiile n vigoare ale formularelor.
Anumite activitati specifice compartimentelor, cat si prevederile legale aplicabile, pot stabili cerine
suplimentare de meninere sub control a nregistrrilor, care nu trebuie s contravin prezentei proceduri.
Persoanele care emit documente, ce constituie nregistrri ale calitii, au obligaia s urmreasc dac
acestea sunt redactate corespunztor ( simplu, corect, clar, fr ambiguiti, lizibile completate la toate
rubricile) i dac sunt semnate, datate i stampilate - dup caz.
nregistrrile calitii sunt meninute i pstrate n forma n care au fost emise iniial, pn la distrugerea
lor controlat.
Nu se fac revizii la nregistrrile calitii. Este interzis efectuarea de modificri asupra nregistrrilor
calitii, dup colectarea i arhivarea acestora.
5.2 Colectarea, indexarea i arhivarea nregistrrilor calitii
Persoanele responsabile cu colectarea nregistrrilor calitii au obligaia, ca nainte de a le indexa,
ndosaria i depozita, s verifice dac sunt corect identificate i dac sunt lizibile.
nregistrrile se redacteaz astfel nct s fie lizibile i s conin toate datele, semnturile i tampilele
specificate in documentele SMC, ROF si/sau alte prevederi aplicabile.

Pagina 4 / 6
Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL
Ediia/revizia 2/0
Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

nregistrrile calitii, prevzute n documentele SMC, sunt identificate prin codurile aplicate pe ele,
conform prevederilor PS-01.
Formularele utilizate pentru nregistrri circul astfel:
- formularele elaborate intern de Primria SATU MARE sunt anexate la proceduri/instruciuni i au
un sistem de identificare cu cod inscripionat cod/revizie pe formular;
- formularele tipizate la nivel naional si formularele impuse prin legislatia in vigoare nu sunt
anexate la proceduri (sunt doar centralizate in lista de evidenta a documentelor pe grupe de
documente) si nu se impune codificarea lor.
- pentru documentele ce nu influeneaz direct calitatea serviciilor, se utilizeaz formatul general
pentru formulare (portret i/sau landscape), fr atribuire de cod.
nregistrrile calitii sunt arhivate n mod ordonat, de ctre fiecare responsabil de activitate, asigurndu-
se regsirea lor prompt.
nregistrrile calitii sunt pstrate conform cap 7 din proceduri. Excepie fac acele nregistrri pentru
care timpul de pstrare este prevzut prin lege (conform nomenclatorului arhivistic al instituiei) sau prin
anumite cerinte ale altor parti interesate (organele de control), dar nu mai putin de 2 ani de la data
completarii.
Arhivarea i pstrarea nregistrrilor calitii se face n incinte care s asigure un mediu adecvat, n
scopul minimalizrii riscurilor distrugerii, deteriorrii sau pierderii lor (Arhiva Primriei Municipiului
SATU MARE).
5.3 Accesul la nregistrrile calitii
Accesul la nregistrri l au persoanele care le redacteaz, precum i cele cu responsabiliti de verificare
a activitilor la care fac referire nregistrrile.
Accesul prilor externe la nregistrri (inclusiv prin transmitere de date prin mail) este permis, n funcie
de caz:
- n conformitate cu prevederile legale i de reglementare aplicabile i/sau cu ROF;
- cu aprobarea efilor de servicii/birouri i, atunci cnd este cazul, cu aprobarea Primarului.
5.4 Distrugerea nregistrrilor calitii
Distrugerea nregistrrilor calitii (acele inregistrari care au devenit perimate sau au termenul de
pstrare depit) se face controlat, pentru a se asigura continuitate n urmrirea evoluiei eficacitii
sistemului de management al calitii i pentru a se elimina posibilitatea de distrugere accidental a
acestora.
Distrugerea nregistrrilor calitii este aprobat de RMC, la propunerea responsabilului de activitate
dup expirarea perioadei de arhivare.
Distrugerea nregistrrilor calitii se face prin orice metod (tocare, topire, etc.), n condiii de siguran.
5.5 Monitorizarea procesului
Monitorizarea procesului se realizeaz prin intermediul verificrilor prin sondaj, efectuate de efii de
servicii/birouri i prin audituri interne, conform PS-03-Audit intern, verificndu-se dac nregistrrile:
- sunt complete, lizibile i n conformitate cu prevederile procedurilor/instruciunilor;
- conin informaii clare i precise cu privire la calitatea activitilor;
- conin date de identificare, care le confer o identificare unic i uor de urmrit (prin
codificare i ndosariere)
- sunt ntocmite, verificate i aprobate de personal autorizat aa cum prevd procedurile
si/sau prevederile legale in vigoare.

Pagina 5 / 6
Cod PS-02 PROCEDURA GENERAL
Ediia/revizia 2/0
Data 01.12.2013 CONTROLUL NREGISTRRILOR

n cazul corecturilor sau modificrilor minore n nregistrrile calitii, se accept ca mod de operare
modificrile de mn, daca acestea sunt semnate i datate de emitent, att pe original ct i pe copie.
Datele referitoare la controlul nregistrrilor, prelucrate statistic sau nu, sunt analizate i prezentate la
analiza efectuat de management conform procedurii Analiza efectuat de management, cod PO-02.
6. RESPONSABILITI
6.1. RMC
pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrul SMC
al Primriei municipiului SATU MARE;
verific / avizeaz modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;
se asigur de difuzarea formularelor SMC catre toate functiile implicate in functionarea proceselor
monitorizeaza permanent modul in care sunt mentinute inregistrarile calitatii, pentru a se asigura
de functionarea corespunzatoare a proceselor SMC
6.2. Sefii de departamente
pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrul
departamentelor din subordine;
verific / avizeaz, dup caz, modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;
se asigur de difuzarea formularelor SMC ctre toate funciile implicate n funcionarea proceselor
din subordine
monitorizeaz permanent modul in care sunt meninute nregistrrile calitii, n cadrul
departamentelor pe care le conduc;
informeaz operativ RMC cu privire la modificrile aduse n nregistrrile SMC
6.3. Responsabilii de activitate
menin, actualizeaz, pstreaz, arhiveaz si, dup caz, distrug toate nregistrrile calitii, n
conformitate cu prevederile legale / procedurile / instruciunile care reglementeaz modul de
desfurare a activitii pe care o presteaz.

7. NREGISTRRI

Gestionare
Nr. Perioada de Mod
Observaii
anex nregistrare Cod Funcia pstrare de
pstrare
Lista de eviden a RMC Format
1. PS-01/F2 3 ani Formular intern
documentelor RA electronic
ndosariat +
Formulare utilizate RMC
- - 3 ani format
pentru nregistrri RA
electronic
ndosariat +
nregistrri ale RMC
- - min. 2 ani format
SMC RA
electronic

8. ANEXE
Formularele utilizate pentru nregistrri reprezint anexe la prezenta procedur.

Pagina 6 / 6