Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Actividades propuestas
1. Explica con tus palabras las ventajas que tiene la correspondencia frente al uso del
telfono.
La correspondencia, a diferencia de una comunicacin telefnica, deja prueba del
contenido del mensaje, por lo que dicha informacin puede tener un uso posterior.
Adems, la correspondencia posibilita el envo de documentacin adjunta de mayor
extensin.
4. Realiza una primera clasificacin de los siguientes envos, segn los criterios que
hemos estudiado:
a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque.
b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currculum vitae.
c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente.
d) Carta a la atencin de Antonio Nez, gerente de la empresa.
a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque: correo certificado.
b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currculum vitae: documentacin personal o
confidencial.
c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente: documentacin
personal confidencial y urgente.
d) Carta a la atencin de Antonio Nez, gerente de la empresa: correo ordinario.
Registro de entrada
Remitente
N
Fecha Clase envo Anexos Asunto Dpto. destino
registro
Nombre Localidad
Reciclados Feria de
124 24 sept. Alicante Carta Invitaciones Direccin
Verde, S.A muestras
Cargo en
127 10 oct. Banco Meridiano Valencia Carta Recibo luz Administracin
cuenta
Publicaciones Suscripcin
128 14 oct. A Corua Publicaciones Revista Comercial
Lastre revista
Pruebas de
Laboratorio Prxima
129 19 oct. Alicante Paquete los carteles Comercial
Fama campaa
publicitarios
Registro de salida
Destinatario
Clase
N registro Fecha Anexos Asunto Observaciones
envo
Nombre Direccin
D. Lus Convocatoria de
259 5 oct. Alicante Fax
Garca entrevista
12. Correos establece unos requisitos para los envos en cuanto a formato, color del
sobre, tipo de letra, dimensiones y pesos, que se pueden consultar en su web. Averigua
cules son.
1. Dimensiones mximas de carta, carta certificada, carta certificada urgente, notificacin,
publicorreo, publibuzn, libros y publicaciones peridicas.
Sobre o caja: largo + alto + ancho = 90 cm, sin que la mayor dimensin exceda de 60 cm.
Rollo/tubo: largo + 2 veces el dimetro = 104 cm, sin que la mayor exceda de 90 cm.
2. Dimensiones mximas de carta urgente.
235 x 120 mm. Espesor 10 mm (medidas recomendadas).
3. Condiciones de normalizacin de carta, tarjeta postal, carta Certificada, carta
certificada urgente, notificacin, publicorreo y publibuzn.
Si sus envos permiten la manipulacin automtica, se beneficiarn de unas tarifas ms
reducidas. Para ello debern cumplir los requisitos siguientes:
- Formato rectangular. En sobre o en forma de tarjeta.
- Color del sobre: blanco o colores claros (excepto azul).
- Formato de letra: altura de los caracteres entre 2 y 8 mm (evitar superposicin o
contacto entre caracteres), fuente de tipos comerciales en uso, evitando fuentes
artsticas, cursiva, subrayados y espesores muy finos o muy gruesos (impresin en
negro o color oscuro, evitando tintas fluorescentes).
- Sobres con ventanilla: las dimensiones de la ventanilla y la holgura interna entre
sobre y carta permitirn, en cualquier caso, la lectura completa del bloque de
direccin.
- Dimensiones: comprendidas entre mnimas de 14 x 9 cm y mximas de 23,5 x 12cm.
Espesor mximo 5 mm.
- Peso mximo unitario: 20 gr.
4. Dimensiones mximas. Paquete azul, paquete postal y paq 48, la nueva marca de Postal
Exprs.
- Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 100 cm.
- Rollo/tubo: largo = 100 cm; dimetro = 15 cm.
5. Dimensiones mximas. Paquete internacional econmico y paquetera internacional
prisma (EPG). Paquete internacional prioritario.
- Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 105 cm.
- Rollo/tubo: largo = 100 cm; dimetro = 15 cm.
15. Calcula, con ayuda de Internet, las tarifas que se aplicarn a cada uno de los envos
que se han de gestionar y elige el servicio que resulte ms adecuado para cada caso.
Completa la tabla en tu cuaderno.
Carta certificada y urgente de 28 gramos de peso, con destino Alemania, con
aviso de recibo y entrega en mano.
Paquete con destino Santa Cruz de Tenerife (CP 38009), que tiene que llegar en
48 horas. Mide 25 cm de ancho, 30 de largo y 15 de alto. Pesa 15 kg.
Envo de un contrato a Valencia (CP 46018), que requiere garanta de entrega.
Pesa 15 gramos y va en un sobre que mide 14 x 9 cm. Debe estar en su destino
antes de tres das hbiles.
Carta ordinaria de cinco pginas en color, escrita desde nuestro ordenador y
con destino Sevilla (CP 41006).
19. Explica con tus palabras en qu consiste, para un tcnico en gestin administrativa,
el deber de respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la
correspondencia.
Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la correspondencia quiere decir
que no se debe leer el contenido de cartas o documentos que, a causa de nuestro trabajo,
no sean de nuestra competencia. El trabajador debe ser especialmente cuidadoso en
documentacin de carcter confidencial, ya que un mal uso de la misma podra ocasionar
consecuencias irreparables para terceros.
20. Tras leer el Caso prctico 7, cmo crees que debera proceder la empresa
respecto a la correspondencia postal que reciban sus empleados?
La normativa vigente establece el secreto de los envos postales y la inviolabilidad de los
mismos. Por ello, hay que tener en cuenta que nunca se debe abrir la correspondencia
personal, debiendo tener cuidado de no perder una carta o entregrsela a una persona
distinta de su destinatario. Cuando comprobemos si un envo contiene todos los anexos que
se citan, no debemos leer el contenido de la carta o el de otros documentos.
En lo relativo al posible uso de la direccin postal para recibir correspondencia de carcter
personal, la empresa debe ser consensuar dicho tema con los trabajadores o sus
representantes.
9. Para realizar el envo de los siguientes documentos y paquetes, calcula, con ayuda
de Internet, las tarifas y plazos de entrega que se aplicarn a cada uno de los
siguientes envos y elige el que resulte ms adecuado.
Envo de documentacin urgente a un estudio de arquitectura de Barcelona (CP
08014). El sobre mide 30 cm de largo, 25 cm de ancho y 2 cm de alto. Pesa 0,5
kg.
La documentacin tiene que ser recogida en nuestras oficinas en Barcelona (CP
08021) y entregada hoy.
Mensaje urgente de 25 palabras que tiene que ser entregado, con acuse de
recibo, maana por la maana en Sydney (Australia).
Fardo de catlogos de productos de 16 kg de peso con origen en Madrid (CP
28013) que hay que entregar en Cdiz (CP 11130) antes de las 15 horas de
maana, a domicilio y con confirmacin escrita de la entrega. El fardo es
cuadrado de 25 cm de lado.
Esta prctica final es una continuacin de las que se propusieron en las unidades
anteriores y consiste en la realizacin de algunas de las actividades propias de un
tcnico en gestin administrativa encargado del puesto de atencin al cliente en la
recepcin de una empresa. En concreto, en esta prctica final, tendrs que transmitir,
recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas de la empresa.
Para comenzar, vamos a suponer que acabas de llegar a tu puesto de trabajo por la
maana y tienes que realizar el tratamiento de la correspondencia y paquetera de
entrada que tienes encima del mostrador de recepcin:
Un escrito del departamento tcnico de nuestra empresa en Frankfurt,
remitido por fax y dirigido al mismo departamento de nuestra sede.
Una carta urgente a la atencin de Clara Fernndez Lagos, directora
general de la empresa.
Un paquete de nuestro proveedor Investy S.A., de Madrid, con una
inscripcin que pone muestra comercial.
Una carta del Banco Mediterrneo para Francisca de la Hoz. En nuestra
empresa no trabaja nadie con ese nombre.
Una carta de MicroInfo, S.L., de Valladolid, enviando su factura n
789/00.
Una carta del ayuntamiento de nuestra ciudad, adjuntando licencia de
apertura de un nuevo local.
Un folleto de publicidad de un nuevo proveedor de Alicante, llamado
Comercial Feria.
Para realizar el tratamiento de la correspondencia de entrada:
1. Determina la correspondencia que debes abrir y la que no. Cmo debes actuar con
la correspondencia que no debes abrir?
Se debe abrir el escrito del departamento tcnico, el paquete de Investy S.A, la carta de
MicroInfo, la carta del ayuntamiento y el folleto de publicidad de Comercial Feria. No se
debe abrir la carta urgente a la atencin de Clara Fernndez Lago y la carta del Banco
Mediterrneo a nombre de Francisca de la Hoz.
La carta urgente debe entregarse sin abrir a Clara Fernndez Lago. La carta del Banco
Mediterrneo a nombre de Francisca de la Hoz debe ser devuelta a Correos.