2016 Modelo PGD EL

Modelo de poltica de gestin de
documentos electrnicos para

Entidades Locales
(PGD-eL)
TTULO: Modelo de poltica de gestin de documentos electrnicos para Entidades Locales (PGD-eL)
Elaborado por:
Grupo de Trabajo PGD-eL (Grupo de trabajo sobre la propuesta del Cuadro de clasificacin del archivo municipal,
el ndice de series documentales y Modelo de poltica de gestin documental municipal)
Coordinacin de contenidos:
Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (DTIC)
Responsable edicin digital:

Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
Edicin electrnica, septiembre de 2016
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):

http://administracionelectronica.gob.es/
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
NIPO: 630-16-002-0
El presente documento est bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir Igual versin 4.0
Espaa.
Usted es libre de:

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Bajo las condiciones siguientes:

- Reconocimiento. Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador
(pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).
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distribuir la obra generada bajo una licencia idntica a sta.
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PGD-eL
Se presenta el documento Modelo de poltica de gestin de documentos electrnicos para

entidades locales (PGD-eL). La publicacin del documento es el resultado del trabajo
desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y
Tesoreros de la Administracin Local (COSITAL), Asociacin de tcnicos de Informtica de la
Administracin Local (ATIAL) y grupo de archiveros y tcnicos especializados en gestin
documental.
El documento consensuado por estas organizaciones contiene el modelo de poltica de gestin

documental local, cuadro de clasificacin funcional e ndice de series documentales que
permitirn la gestin de los documentos electrnicos de los ayuntamientos, en el marco del
esquema nacional de interoperabilidad, (ENI). Este documento se pone al servicio de las
entidades locales, especialmente de aqullas ms pequeas y con ms dificultades para
elaborar una poltica de gestin de documentos electrnicos. Supone el punto de partida de la
administracin electrnica que servir de referencia en Espaa.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comn de las

Administraciones Pblicas regula el procedimiento administrativo, ntegramente electrnico,
tanto para dictar actos administrativos como para elaboracin de normas. La norma impone la
tramitacin electrnica de los procedimientos administrativos, derogando y asumiendo en gran
parte el contenido de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos
a los servicios pblicos.
El Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas publica el documento para facilitar su

difusin y puesta a disposicin entre las entidades locales. Asimismo, est versin ser
utilizada como borrador inicial en el Grupo de Trabajo de Documento, Expediente y Archivo-e
del Comit Sectorial de Administracin Electrnica, que tiene entre sus objetivos la elaboracin
de un modelo de poltica de gestin de documentos electrnicos para entidades locales.
Del contenido de este documento son responsables las entidades que lo han elaborado.
Modelo de Poltica de gestin de documentos Electrnicos para Entidades Locales (PGD-el) Pgina 3 de 76
PGD-eL
Contenido
0. INTRODUCCIN ................................................................................... 6
1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .......... 7
1.1. Referencias ......................................................................................................................7
1.2. Alcance de la Poltica....................................................................................................7
1.3. Datos identificativos la Poltica..................................................................................8
1.3.1. Perodo de validez ..................................................................................................8
1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica ...............................................................8
1.4. Roles y responsabilidades ..........................................................................................8
1.4.1. Actores ......................................................................................................................8
1.4.2. Responsabilidades .................................................................................................9
1.5. Procesos de gestin documental ..............................................................................9
1.5.1. Captura ....................................................................................................................11
1.5.1.1. Fecha de captura ...............................................................................................12
1.5.2. Registro ...................................................................................................................15
1.5.2.1. Documentacin en soporte papel .................................................................17
1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos .18
1.5.3. Clasificacin ..........................................................................................................19
1.5.4. Descripcin ............................................................................................................21
1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de
un esquema de metadatos ............................................................................................21
1.5.5 Copia autntica ......................................................................................................24
1.5.6. Acceso .....................................................................................................................25
1.5.7. Calificacin.............................................................................................................26
1.5.8. Gestin ....................................................................................................................26
1.5.9. Valoracin...............................................................................................................26
1.5.10. Dictamen ...............................................................................................................27
1.5.11. Conservacin ......................................................................................................27
1.5.12. Transferencia.......................................................................................................27
1.5.13. Destruccin o eliminacin ...............................................................................28
1.6. Asignacin de metadatos ..........................................................................................30
1.7. Documentacin.............................................................................................................31
1.8. Formacin ......................................................................................................................31
1.9. Supervisin y auditora ..............................................................................................31
1.10. Gestin de la Poltica ................................................................................................31
PGD-eL
ANEXO 1: Cuadro de clasificacin e ndice de series

documentales ......................................................................................... 33
ANEXO 2: Recomendacin para inscribir en el metadato <rgano>;
el metadato <ID_PRO_especfico> y otras consideraciones sobre
firma electrnica y fe pblica administrativa ....................................... 46
ANEXO 3: Perfil de aplicacin del ayuntamiento (subconjunto del
e-EMGDE) ............................................................................................... 49
ANEXO 4: Correspondencia de los metadatos con el e-EMGDE ........ 70
ANEXO 5: Legislacin, documentos de trabajo y referencias ............ 73
Nombre del documento Poltica de gestin de documentos electrnicos

Versin 1.0
Identificador de la Poltica Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina
extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y
Oficinas (DIR3). Los dos ltimos dgitos de este
identificador correspondern con la versin de la poltica de
gestin de documentos electrnicos.
URI de referencia de la
Poltica
Fecha de expedicin
mbito de aplicacin Gestin de los documentos y expedientes producidos y o
bien custodiados por la organizacin
Histrico de versiones del documento

Versin Nombre del documento Fecha Descripcin
1.0 Poltica de gestin de documentos electrnicos
14/9/2016 Primera versin
del Ayuntamiento de __
PGD-eL
0. INTRODUCCIN
0. La Estrategia TIC AGE 2015-2020 contempla, en la lnea de accin 5, la necesidad de
facilitar la creacin de equipos interdisciplinares para el diseo de los servicios digitales.
En el subsector local se han de buscar espacios de convergencia entre Archiveros,
Informticos y Secretarios municipales, desde una aproximacin multidisciplinar que facilite
una visin completa de los aspectos de la tcnica archivstica y documental, de las TIC y de
los aspectos jurdicos de cualquier poltica pblica encaminada a la implantacin efectiva de la
Administracin digital. Desde ese convencimiento, el pasado 28 de abril de 2016 se constituy
en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna (Valencia) un equipo multidisciplinar que ha
redactado el presente documento, junto con un modelo de Cuadro de Clasificacin, con el fin
de ponerlos a disposicin de todos los municipios espaoles a los que pueda resultar de
utilidad y, al tiempo, recibir aportaciones que lo mejoren. En este sentido, el equipo solicita que
las aportaciones se dirijan a la siguiente direccin de correo electrnico: a001@tavernes.org.
Hay que resaltar el consenso alcanzado por los tres sectores profesionales implicados
(Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administracin Local de la provincia de
Valencia, Asociacin de Tcnicos de Informtica de Administracin Local y Asociacin de
Archiveros y Gestores de Documentos Valencianos) respecto a la centralidad de la gestin
documental en la Administracin digital.
1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del

artculo 156 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del Sector Pblico como
el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y
normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos
en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecnolgicas que
garanticen la interoperabilidad.
2. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de gestin de documentos electrnicos, publicada en

el BOE nmero 178, de 26 de julio de 2012, establece los conceptos relacionados con el
desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de las
Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica, incluyendo los
aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los requisitos de la
gestin de los documentos electrnicos necesarios para la recuperacin y conservacin de los
mismos, as como los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida. El
presente documento plasma la Poltica de Gestin de documentos electrnicos de este
Ayuntamiento, conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en
la Norma Tcnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Gua de Aplicacin.
PGD-eL
1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

1.1. Referencias
3. Para el desarrollo del contenido de esta Poltica, se han tenido en cuenta las siguientes
normas y buenas prcticas:
- Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local.
- Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de
Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales.
- Modelo de Poltica de gestin de documentos electrnicos. Direccin General de
Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica.
(http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad
_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#POLITICAGESTION)
- ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.
- UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.
- UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
- UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.
- UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo
para la gestin de documentos.
- UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.
4. Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:
- Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
- Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.
- Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MinHap.
- Esquema de metadatos para la Gestin del Documento Electrnico.
1.2. Alcance de la Poltica
5. La presente Poltica de Gestin de Documentos electrnicos est integrada en el contexto

de la entidad junto al resto de las polticas implantadas para el desempeo de sus actividades.
En particular, esta poltica est integrada en el marco general de gestin de documentos de la
entidad, con independencia del soporte en el que puedan estar materializados dichos
documentos.
6. Esta Poltica de Gestin de Documentos electrnicos tiene por objeto establecer el conjunto
de criterios comunes asumidos por el Ayuntamiento, as como documentar los mismos, en
relacin con la gestin de los documentos y expedientes producidos o custodiados por ste.
7. Esta Poltica persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mnimos
obligatorios y, en su caso, los complementarios o necesarios (metadatos de contenido,
contexto y estructura) para asegurar la gestin, recuperacin y conservacin de los
documentos y expedientes electrnicos del Ayuntamiento manteniendo permanentemente su
relacin.
PGD-eL
8. En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema Nacional

de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero), puesto que los documentos electrnicos
se van a manejar mediante sistemas a los que les es aplicable lo previsto en dicho Esquema.
Esta Poltica es de aplicacin a los documentos analgicos que conviven con los documentos
electrnicos en la organizacin. Segn el Esquema Nacional de Seguridad, toda informacin
en soporte no electrnico, que haya sido causa o consecuencia directa de la informacin
electrnica a la que se refiere el presente real decreto, deber estar protegida con el mismo
grado de seguridad que sta. Para ello se aplicarn las medidas que correspondan a la
naturaleza del soporte en que se encuentren, de conformidad con las normas de aplicacin a
la seguridad de los mismos.
1.3. Datos identificativos la Poltica
9. Los datos identificativos principales son:
Nombre del documento Poltica de gestin de documentos electrnicos

Versin 1.0
Identificador de la Poltica Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina
Oficinas (DIR3). Los dos ltimos dgitos de este
identificador correspondern con la versin de la poltica de
URI de referencia de la
Poltica
Fecha de expedicin
mbito de aplicacin Gestin de los documentos y expedientes producidos y o
bien custodiados por la organizacin
1.3.1. Perodo de validez

10. La presente Poltica de Gestin de Documentos electrnicos entrar en vigor en la fecha
de expedicin y ser vlida hasta que no sea sustituida o derogada por una poltica posterior
pudindose facilitar un periodo de tiempo transitorio, en el cual convivan las dos versiones, que
permita adecuar los diferentes sistemas de gestin de documentos electrnicos utilizados por
el Ayuntamiento a las especificaciones de la nueva versin.
11. Este periodo de tiempo transitorio deber indicarse en la nueva versin, pasado el cual
slo ser vlida la versin actualizada.
1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica
Nombre del gestor El titular del rgano con competencia y funcin especficas
en la gestin de documentos y archivos de la entidad
Direccin de contacto
Identificador del gestor Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina
Oficinas (DIR3)
1.4. Roles y responsabilidades

1.4.1. Actores
12. Los actores involucrados en los procesos de gestin documental contemplados en la
presente poltica sern como mnimo los siguientes:
PGD-eL
- 1. La Alcalda/Presidencia, que aprobar e impulsar la poltica.

- 2. Los jefes de las estructuras organizativas (unidades, secciones, equipos, actividades y
negociados) responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de
los procesos de gestin a su cargo.
- 3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa
de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en
gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y
actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.
- 4. El personal implicado en tareas de tratamiento de documentos electrnicos, que
aplicar lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.
1.4.2. Responsabilidades
13. A continuacin se describen los roles y responsabilidades de los actores antes
mencionados.
- Aprobacin e impulso de la Poltica: Alcalde/Presidente.
- Aplicacin de la poltica: responsables de procesos de gestin de la entidad. Los titulares
de aquellas unidades o centros directivos que tengan asignadas por norma las funciones
de las que se derivan los diferentes procesos de gestin. Jefes de las estructuras
organizativas (unidades, secciones, equipos, actividades y negociados) en el mbito de
los procesos de gestin de su competencia.
- Planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos
electrnicos: personal responsable, cualificado, dedicado e instruido en gestin y
conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin
de los sistemas de gestin y conservacin documental.
Servicio de archivo y gestin de documentos del organismo o entidad.
Secretara General.
Servicios informticos para el tratamiento de los documentos; en particular, el
responsable del sistema.
Equipo de coordinacin del Plan de Implantacin de la Administracin Electrnica
(PIAE).
- Ejecucin: personal implicado en tareas de tratamiento de documentos, es decir, personal
que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria.
- Formacin de usuarios en materia de gestin de documentos: profesionales de la gestin
de archivos y documentos y Secretario General.
1.5. Procesos de gestin documental
14. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la entidad
deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos electrnicos de que se
disponga, que garantice su materializacin. Las caractersticas y funcionalidades de los
sistemas de gestin de documentos se definen a continuacin, aclarando previamente que la
gestin de documentos electrnicos debe comprender dos momentos:
- Un primer momento, en el que los documentos todava no han alcanzado su estado
definitivo. En esta etapa, los documentos son objetos dinmicos de informacin, creados
mediante diversas aplicaciones, admiten versiones y cambios y est previsto que su
PGD-eL
informacin sea compartida. Se controlan y gestionan mediante Sistemas de Gestin de

Documentos Electrnicos (SGDE), si bien estas funciones tambin pueden llevarse a
cabo, en la prctica, por las propias aplicaciones de gestin de procedimientos.
- En un segundo momento, los documentos han alcanzado ya su forma definitiva, se han
integrado en sus respectivos expedientes o agregaciones documentales, han sido
provistos de mecanismos que aseguran su autenticidad e integridad, de manera que son
inalterables, salvo, en un caso, para aadirles metadatos de gestin y conservacin o para
corregir errores, y se gestionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo (SGDEA).
Se recogen a continuacin las caractersticas y funcionalidades bsicas que deben tener los
sistemas de gestin de documentos.
1. SGDE. Siguiendo las especificaciones de MoReq-2, un SGDE est orientado
bsicamente al control, almacenamiento y gestin de la documentacin de los
archivos de oficina y tiene las siguientes caractersticas:
Permite la modificacin de los documentos
Permite la existencia de varias versiones de los documentos
Puede permitir el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
Puede incluir controles de retencin de los documentos
Puede incluir estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control
de los usuarios.
Est orientado primariamente a dar soporte a la gestin diaria de los
documentos para el desarrollo de los procesos de negocio.
2. SGDEA. Un SGDEA, por el contrario, se caracteriza por lo siguiente:
Impide que los documentos de archivo sean modificados
Slo permite la existencia de una versin final de los documentos
Impide el borrado de los documentos salvo en determinadas circunstancias
estrictamente controladas
Debe incluir controles de retencin rigurosos
Debe incluir una estructura de organizacin de los documentos rigurosa, el
cuadro de clasificacin, mantenida por un administrador.
Puede dar soporte al trabajo diario, pero est dirigida primariamente a
proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de
negocio.
16. Adems, un SGDEA debe poder gestionar calendarios de conservacin, seleccionar de
modo automtico expedientes y documentos para llevar a cabo las acciones dictaminadas
para su serie documental, as como detectar aquellos documentos que, por sus circunstancias,
deban ser objeto de acciones especficas de conservacin. Asimismo, debe poder gestionar el
acceso a los expedientes y documentos mediante listas y perfiles de usuario, as como
disponer de sistemas de seguimiento y control de las acciones que se realicen sobre los
documentos y expedientes.
17. De las caractersticas mencionadas anteriormente se desprende que un SGDE se
correspondera ms con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergara documentos
y expedientes en sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central. Partiendo de la
PGD-eL
normativa vigente, deben determinarse las condiciones en que debe producirse la

transferencia de documentos entre ambos sistemas.
18. Sin embargo, en el momento actual se dan algunas peculiaridades que han de tenerse en
cuenta:
- No es posible establecer una frontera ntida entre los distintos sistemas de gestin de los
documentos existentes en el Ayuntamiento, ya que un mismo sistema alberga documentos
de archivo y documentos an no definitivos.
- Es frecuente que los controles propios de un SGDEA de cara a la integridad y control de
acceso a los documentos no los proporcione un sistema de gestin, sino las propias
aplicaciones de gestin.
- Los documentos no cumplen en muchas ocasiones los requisitos del ENI, ya que se
considera que stos nicamente deben implementarse en el momento de una
transferencia y no mientras permanezcan bajo el control de los rganos gestores.
Pero dado que el momento de la transferencia o traspaso puede suceder en cualquier
momento, se propone que el sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo
(SGDEA) no comience en la fase de Archivo Central, sino con anterioridad para que los
expedientes y documentos que en el mismo se incluyan puedan tener implementados, al
menos, los metadatos obligatorios para intercambio del ENI, as como los complemetarios que
se establezcan en el esquema institucional de metadatos del Ayuntamiento.
Esto no obsta para que determinadas aplicaciones de gestin o SGDE puedan necesitar
implementar utilidades de SGDEA (resellado, cambios de formato, etc), debido a que los
expedientes resultantes de los procedimientos que se tramitan puedan tener un perodo de
vida activa que haga necesaria la aplicacin de polticas de conservacin a medio o largo
plazo.
19. El programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las etapas o
periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que se
garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad;
permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su
contexto.
20. Se debe tender en la medida de lo posible al uso de las mismas aplicaciones de gestin
documental, en funcin de la que se determine de mxima utilidad para los objetivos
pretendidos y de mayor grado de interoperabilidad.
1.5.1. Captura
21. Es necesario precisar el significado del trmino captura de acuerdo con la documentacin
oficial existente. Para ello, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:
- El trmino captura se define en el vocabulario de la Gua de aplicacin de la NTI de
expediente electrnico como: Proceso de gestin de documentos que seala la
incorporacin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento
de captura se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se
origin, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.
- Asimismo, la NTI de Poltica de gestin de documentos aplica este trmino para identificar
uno de los procesos de gestin documental a que hace referencia su apartado VI,
indicando que este proceso incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios
definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
PGD-eL
- La Gua de aplicacin de esta Norma Tcnica identifica diversas fases en la gestin de los
documentos electrnicos que constituyen su ciclo de vida. La captura es la primera de
ellas y se describe en estos trminos:
Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su
incorporacin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin
incluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de
gestin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia,
incluira la asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte
de la organizacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en
un Registro de Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una
digitalizacin (segn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un
proceso de conversin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en
caso necesario.
Esta misma gua de aplicacin, al entrar a detallar los procesos de gestin de documentos
explica la naturaleza del proceso de captura de los mismos, cuya funcionalidad radica en
dotarlos de un identificador nico y sealar su entrada en el SGDE, a la vez que se establece
una relacin entre el documento, su productor o creador y el contexto en que se origin. Esto
se consigue mediante la asignacin de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI
de Documento Electrnico.
La captura de un documento electrnico, adems, y siguiendo esta misma gua de aplicacin,
se completa con otros procesos y operaciones de gestin de documentos, tales como el
registro, la clasificacin o su inclusin en un expediente electrnico, tal y como se indica en la
NTI de Expediente Electrnico.
- Las definiciones vertidas hasta aqu acerca del proceso de captura de documentos
parecen claras en tanto, de forma resumida, apuntan al momento en que el SGDE de una
organizacin incorpora un documento para su gestin, esto es, ste empieza a existir, es
identificado de forma unvoca y lleva aparejados los metadatos que lo dotan de contexto
de creacin y gestin.
- Se mencionan, adems, otros procesos y operaciones conexos, que pueden darse o no, y
que completaran este proceso de captura, tales como el registro y la clasificacin de los
documentos, o su vinculacin con un expediente electrnico.
- Este concepto de captura da por sentado que el proceso tiene lugar en un escenario en el
que:
La organizacin tiene operativo un SGDE
Este SGDE da cobertura a toda la organizacin
La operacin de registro es independiente de la captura, ya que puede darse o
no.
Si la operacin de registro del documento se da, se produce en el propio seno
de la organizacin que lo va a gestionar mediante su SGDE.
1.5.1.1. Fecha de captura
22. Se debe definir con precisin el concepto de captura, que va ms all de la mera discusin
terminolgica, sobre todo desde el momento en que se tiene que concretar al asignar uno de
los metadatos obligatorios del documento electrnico: FechaCaptura.
PGD-eL
23. Al hablar de captura, por tanto, debera determinarse, en primer lugar, si se est hablando
de un proceso, como as parece, o de una accin u operacin (se habla de punto de captura).
24. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la operacin de registro puede:
- Tener o no lugar, es decir, no todos los documentos administrativos que se capturan son o
tienen que ser registrados.
- Tener lugar con carcter previo a la captura del documento (registro de entrada).
- Tener lugar con carcter sucesivo a la captura del documento (registro de salida).
25. Razones por las que las operaciones de captura y registro administrativo de documentos, a
nuestro juicio, deberan desligarse.
26. Esto nos lleva de nuevo a la discusin de los valores a asignar en los metadatos de
documento-e rgano (crea o captura el documento) y FechaCaptura.
Nuestra propuesta es que la captura tecnolgica o instrumental del documento (digitalizacin
del mismo) es diferente de su captura documental por el SGDE (entrada en el SGDE de una
organizacin) y se puede dar en la misma fecha o en fecha diferente, siendo FechaCaptura la
de incorporacin al SGDE.
27. Consecuentemente con este enfoque, el rgano que captura no tiene por qu ser
necesariamente el que digitaliza y registra, sino que lo es el titular del SGDE que lo va a
identificar de forma unvoca, a incorporar a sus procesos de gestin y a proporcionarle todas
las garantas jurdicas necesarias a lo largo de las fases de su ciclo de vida en que se va a
responsabilizar de su conservacin.
28. Los documentos electrnicos capturados, generados por la propia entidad o procedentes
de otras entidades, seguirn la siguiente codificacin:
El identificador nico asignado a los documentos electrnicos capturados se ajustar a lo
siguiente:
<IDIOMA>_<RGANO>_<AO>_<ID_ESPECFICO>
<IDIOMA> Cdigo del idioma o lengua cooficial del documento:
- ES: espaol
- CA: cataln
- GL: gallego
- EU: vasco
- VA: valenciano
<RGANO> Siguiendo lo establecido en el Directorio Comn (DIR3):
En el caso de documentos del Ayuntamiento L01XXYYY, segn la
definicin prevista en el esquema de metadatos.
<AO> El de captura del documento
<ID_ESPECFICO> Cdigo secuencial asignado automticamente para todos y cada uno
de los documentos del ayuntamiento, que se reiniciar cada 1 de
enero.
Definiremos la codificacin en el esquema de metadatos.
Se sealan a continuacin aquellos metadatos mnimos obligatorios definidos por la NTI del
Documento Electrnico que deben completarse en el momento de la captura del documento,
cuyos valores sera difcil o imposible recuperar en fases posteriores de la gestin documental:
PGD-eL
Metadato Asignacin en punto de Asignacin en cualquier

captura momento
Identificador X
rgano X
Fecha captura X
Origen X
Estado de elaboracin X
Formato X
Tipo documental X
Tipo de firma X
Origen de la copia X
Nmero de Registro X
Respecto al metadato <Nmero de Registro>, si el documento es producido por el

Ayuntamiento, se asignar en el momento de la captura. Si el documento no es producido por
el Ayuntamiento, se asignar en el momento en que se conozca.
Como todo documento electrnico debe tener un identificador unvoco, en los casos en que la
oficina que lo captura desconozca el identificador completo derivado del expediente electrnico
al que se incorpore, se asignar un identificador provisional hasta el momento de la asignacin
del definitivo por la unidad gestora.
En cuanto al metadato <Organo>, ver Anexo 3.
29. Igualmente, tambin se recomienda a ttulo orientativo, cumplimentar los metadatos
mnimos obligatorios de los expedientes electrnicos en el momento de su creacin, ya que
con respecto al expediente electrnico no se puede hablar en sentido estricto de fase de
captura:
captura momento
Identificador X
rgano X
Fecha apertura expediente X
Clasificacin X
Estado X
Interesado X
Tipo de firma X
Para identificar el expediente (metadato <ID_PRO_especfico>), ver el Anexo 3 .

30. Los documentos electrnicos debern ser firmados conforme a la Poltica de firma
electrnica y de certificados en la Administracin General del Estado, a la que este
Ayuntamiento se ha adherido o tiene previsto adherirse, disponible en
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/politicafirma, empleando el sistema de firma
adecuado a cada tipo documental en el momento de su captura. Se recomienda que, adems
de la adhesin en bloque a la poltica de firma de la Administracin General del Estado, se
regulen los procesos de creacin de firma de los rganos y empleados pblicos del
Ayuntamiento, regulando los derechos y obligaciones derivados del uso y custodia de la firma
corporativa.
Los supuestos de uso obligatorio de firma son los previstos por la Ley 39/2015.
Respecto al ejercicio electrnico de las funciones reservadas a los puestos de Secretara,
Intervencin y Tesorera, se les asignar, cuando ello sea legalmente posible, un sello de
PGD-eL
rgano que permita la realizacin de actuaciones administrativas automatizadas con las

debidas garantas.
1.5.2. Registro
31. El registro electrnico del Ayuntamiento tiene la siguiente descripcin: [descriptor del
Registro electrnico].
Su regulacin se establece en el art. 16 de la Ley 39/2015 dice que cada Administracin
dispondr de un Registro Electrnico General, en el que se har el correspondiente asiento
de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier rgano
administrativo, entidad u organismo dependiente o vinculado a stos. Tambin se podrn
anotar en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros
rganos o particulares.
En el mbito local, se debe tener en cuenta lo que establece el RD 2568/1986, de 28 de
noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen
Jurdico de las Entidades Locales (ROF), cuyo artculo 151 dice que en todas las entidades
locales habr un Registro General para que conste con claridad la entrada de los documentos
que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente. Permanecer
abierto al pblico todos los das hbiles durante las horas prevenidas en la legislacin de
procedimiento administrativo comn.
La existencia de un nico Registro General se entender sin perjuicio de su organizacin
desconcentrada, adaptndolo a las caractersticas de la organizacin de los servicios de la
entidad local. Esto obliga a que cualquier registro auxiliar debe estar integrado en el General,
sin excepcin. As se establece en el propio artculo 16: los Organismos dependientes de cada
Administracin podrn disponer de su propio registro electrnico plenamente interoperable e
interconectado con el Registro Electrnico de la Administracin de la que depende. Hay que
reparar en que la norma habla de <<organismos>>, lo que parece excluir de esta habilitacin a
las unidades administrativas tales como la Polica Local o similares. El concepto de plena
interoperabilidad nos conduce, inexorablemente, al Esquema Nacional de Interoperabilidad y
al cumplimiento de sus prolijos requerimientos tecnolgicos y jurdicos.
El artculo 24 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (ENI), en la misma
lnea, impone a todas las AAPP la obligacin de crear registros electrnicos para la recepcin
y remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones, que podrn admitir:
a) Documentos electrnicos normalizados correspondientes a los servicios,
procedimientos y trmites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de
creacin del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
b) Cualquier solicitud, escrito o comunicacin distinta de los mencionados en el apartado
anterior dirigido a cualquier rgano o entidad del mbito de la administracin titular del
registro.
En cada Administracin Pblica existir, al menos, un sistema de registros electrnicos
suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha
Administracin Pblica.
Este artculo 16 aade, recogiendo lo que ya estableca el 25 del ENI, que las disposiciones de
creacin de los registros electrnicos se publicarn en el diario oficial correspondiente y su
texto ntegro deber estar disponible para consulta en la sede electrnica de acceso al
registro. En todo caso, las disposiciones de creacin de registros electrnicos especificarn el
rgano o unidad responsable de su gestin, as como la fecha y hora oficial y los das
declarados como inhbiles. Esta previsin normativa parece exigir la aprobacin de un
PGD-eL
Reglamento en el que se concreten estas previsiones, lo que impide entender que el ROF
cumpla los requisitos de especificar la unidad responsable de su gestin, la fecha y hora oficial
que lo regir y los das inhbiles.
En la sede electrnica de acceso a cada registro figurar la relacin actualizada de trmites
que pueden realizarse en el mismo.
32. Procedimiento de registro.
Segn el artculo 16.2, los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o
salida de los escritos y comunicaciones, e indicarn la fecha del da de la recepcin o salida.
Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados sin dilacin a
sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que
hubieran sido recibidas.
El artculo 153 del ROF concreta estos requisitos de la siguiente forma:
Los asientos del Registro contendrn referencia exacta de cada uno de los documentos que se
remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban.
Los asientos de entrada debern hacer constar los siguientes extremos:
a) Nmero de orden correlativo.
b) Fecha del documento, con expresin del da, mes y ao.
c) Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro.
d) Procedencia del documento, con indicacin de la autoridad, Corporacin o persona
que lo suscribe.
e) Extracto, resea o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito
registrado.
f) Negociado, Seccin o dependencia a que corresponde su conocimiento.
g) Resolucin del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado, y
h) Observaciones para cualquier anotacin que en caso determinado pudiera convenir.
Los asientos de salida se referirn a estos conceptos:
a) Nmero de orden.
b) Fecha del documento.
c) Fecha de salida.
d) Autoridad, Negociado, Seccin o dependencia de donde procede.
e) Autoridad, Corporacin o particular a quien se dirige.
f) Extracto de su contenido.
g) Referencia, en su caso, al asiento de entrada, y
h) Observaciones.
Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras que, si
existieren, sern salvadas. En el registro electrnico, esta norma supone la imposibilidad de
borrar los errores, que habrn de ser salvados con un asiento inverso que recoja la incidencia.
PGD-eL
En cuanto al registro de salida, no est de ms recordar que el artculo 192 del ROF dice que
las comunicaciones que se dirijan a las autoridades sern firmadas por los Presidentes de las
Corporaciones, y las dems que den traslado de acuerdos o resoluciones, por el responsable
de la Secretara. Esta norma refuerza la necesidad de atribuirle un sello de rgano con el fin de
automatizar las notificaciones.
El artculo 16.3 reproduce, ms o menos, lo dispuesto en el 153 del ROF: el registro
electrnico de cada Administracin u organismo garantizar la constancia, en cada asiento que
se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y
hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo remitente, si
procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al
contenido del escrito o comunicacin que se registra. Para ello, se emitir automticamente un
recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicacin de que se
trate, incluyendo la fecha y hora de presentacin y el nmero de entrada de registro, as como
un recibo acreditativo de los documentos que, en su caso, acompaan a la solicitud, escrito o
comunicacin que garanticen la integridad y el no repudio de los mismos.
Segn el artculo 16.4, las solicitudes, escritos y comunicaciones que los interesados dirijan a
los rganos de las Administraciones Pblicas podrn presentarse:
a) En el registro electrnico de cualquier Administracin u Organismo, as como en los
registros electrnicos de los sujetos a los que se refiere el artculo 2 de esta Ley. Este
artculo remite, a su vez, al artculo 2 de la Ley de Rgimen Jurdico del Sector Pblico,
que son los siguientes:
- La Administracin General del Estado.
- Las Administraciones de las Comunidades Autnomas.
- Las Entidades que integran la Administracin Local.
- El sector pblico institucional, integrado por los organismos pblicos y entidades de
derecho pblico vinculados o dependientes de las Administraciones Pblicas; las
entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones y las
Universidades pblicas.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el
extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Por tanto, el registro electrnico del Ayuntamiento deber posibilitar esta intercomunicacin.
1.5.2.1. Documentacin en soporte papel
33. Todo documento en soporte papel que se presente en las Oficinas de Registro del
Ayuntamiento deber producir un asiento registral y la copia a devolver al interesado deber
llevar el correspondiente acuse de recibo que acredite la presentacin del mismo, salvo que no
pudiera obtenerse en el momento, en cuyo caso se deber estampar en dicha copia un sello
de registro en el que figure la fecha de entrada del documento.
La digitalizacin de documentos aportados por los ciudadanos y su copia autntica se harn
de acuerdo con lo previsto en los apartados 52 y 53.
Recibida la documentacin se proceder a realizar el asiento registral, cumplimentando los
datos solicitados por la aplicacin informtica de acuerdo con la informacin disponible en las
oficinas de registro.
PGD-eL
Salvo en los supuestos previstos en el ordenamiento jurdico, de acuerdo con lo dispuesto en

el artculo 27.4 del R.D. 1671/2009, los dispositivos de recepcin de fax no tendrn la
consideracin de registro electrnico. No obstante, los documentos recibidos va fax podrn
ser digitalizados a los meros efectos de obtener una imagen de los mismos que incorporar, en
su caso, al expediente electrnico.
Todos los documentos en soporte papel presentados en las oficinas de registro podrn ser
digitalizados con el fin de obtener una copia electrnica, de acuerdo con lo previsto en el
artculo 16.5 de la Ley 39/2015 y 50 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
Se exceptan de lo previsto en el prrafo anterior los siguientes supuestos:
- Los sobres cerrados presentados en las oficinas de Registro en el marco de licitaciones
pblicas, ya sean enajenaciones forzosas en procedimientos de recaudacin o en
procedimientos de contratacin pblica, que no se abrirn ni escanearn, as como, en
general, los procesos concurrenciales cuyas bases prevean la presentacin de
documentos en sobre cerrado.
- Otras excepciones especficas que puedan existir de acuerdo con la normativa aplicable.
En estos casos, los documentos debern ser remitidos inmediatamente a sus destinatarios, en
sobre cerrado.
El procedimiento de digitalizacin se llevar a cabo en cualquier caso cumpliendo las
especificaciones de las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Digitalizacin y de
Documento Electrnico, y en particular, el protocolo de digitalizacin a que se refiere esta
Poltica.
34. En los casos de digitalizacin de documentos en papel con carcter previo a su registro en
la entidad, se debern transponer determinados metadatos del asiento registral al documento
ENI conformado segn la NTI de documento electrnico. Se muestra el mapeo entre los
esquemas de valores del metadato Valor del documento de SICRES 3.0 y el metadato
Estado de elaboracin de la NTI de Documento electrnico:
Validez de documento (SICRES 3.0) Estado de elaboracin (NTI Documento

Electrnico)
01 Copia Otros
02 Copia compulsada Otros
03 Copia original Copia electrnica autntica de documento papel
04 Original Original
1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos

35. La metainformacin descriptiva referente al asiento registral que debe ser introducida de
modo automtico o manual en el mbito de la Unidad de Registro es la que se contempla en el
artculo 16.3 de la Ley 39/2015. Cada metainformacin del asiento registral deber
almacenarse en el sistema informtico de entrada en un formato compatible con el del campo
equivalente del mensaje de datos de intercambio definido en el Apartado IV.2 Estructura y
contenido del mensaje de datos de intercambio, de la NTI de Modelo de Datos de Intercambio
de asientos registrales entre unidades (SICRES 3.0).
En caso de incluirse como anexos documentos digitalizados conforme a la NTI de
Digitalizacin de Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la
Secretara de Estado para la Funcin Pblica, la metainformacin referente a estos ltimos
(segn Apartado III.1.b de la mencionada Norma) ser la definida como mnima obligatoria en
PGD-eL
el Anexo I de la NTI de Documento Electrnico, aprobada por Resolucin de la misma fecha

de dicha Secretara de Estado.
Podrn asociarse, adems, de forma complementaria metadatos relacionados con el proceso
de digitalizacin que reflejan las caractersticas tcnicas de la imagen electrnica capturada.
1.5.3. Clasificacin
36. La clasificacin funcional de los documentos y o bien expedientes atender al cuadro de
clasificacin e ndice de series documentales del Ayuntamiento. A efectos orientativos, se
incluye un Anexo 1 con una propuesta de Cuadro de Clasificacin Funcional e ndice de Series
Documentales.
37. Los expedientes electrnicos y agregaciones de documentos electrnicos producidos por
la entidad atendern a los siguientes criterios de formacin y patrones
a) Expedientes:
(Se ha eliminado el adjetivo electrnico, ya que segn la Ley, el expediente es, por definicin,
electrnico).
Segn el artculo 70 de la Ley 39/2015 es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones
que sirven de antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as como las
diligencias encaminadas a ejecutarla. Se formarn mediante la agregacin ordenada de
cuantos documentos, pruebas, dictmenes, informes, acuerdos, notificaciones y dems
diligencias deban integrarlos, as como un ndice numerado de todos los documentos que
contenga cuando se remita. Asimismo, deber constar en el expediente copia electrnica
certificada de la resolucin adoptada.
Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrnico, se har de
acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes
Normas Tcnicas de Interoperabilidad, y se enviar completo, foliado, autentificado y
acompaado de un ndice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La
autenticacin del citado ndice garantizar la integridad e inmutabilidad del expediente
electrnico generado desde el momento de su firma y permitir su recuperacin siempre que
sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes
electrnicos.
No formar parte del expediente administrativo la informacin que tenga carcter auxiliar o de
apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informticas, notas,
borradores, opiniones, resmenes, comunicaciones e informes internos o entre rganos o
entidades administrativas, as como los juicios de valor emitidos por las Administraciones
Pblicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la
resolucin administrativa que ponga fin al procedimiento.
Segn el artculo 26.2 de la Ley 39/2015 y el Apartado IV de la NTI de documento electrnico,
para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos administrativos debern:
a) Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrnico
segn un formato determinado susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificacin que permitan su individualizacin, sin perjuicio
de su posible incorporacin a un expediente electrnico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mnimos exigidos.
PGD-eL
e) Incorporar las firmas electrnicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la

normativa aplicable.
En el expediente electrnico se integran aquellos documentos, administrativos o no, que deban
formar parte del mismo por ser el resultado de las actuaciones de la Administracin
encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto. No se integrarn en el expediente
las versiones de documentos salvo que deban figurar por razn de su normativa especfica, en
cuyo caso debern firmarse electrnicamente.
En el caso de documentos con anexos, se tratarn, a efectos de validacin, como un nico
documento, o como documentos independientes vinculados entre s.
El expediente electrnico quedar foliado mediante un ndice electrnico en el que quedarn
reflejados todos los documentos que lo componen. Dicho ndice ser firmado por el Secretario,
como titular en exclusiva de la fe pblica administrativa, que garantiza as la integridad del
expediente.
El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar al menos:
- Fecha de generacin del ndice (ya que muestra el estado del expediente en un
determinado momento).
- Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen y,
opcionalmente, la fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento (este
ltimo, porque se puede suponer que el orden est implcito en el XML).
- La fecha de incorporacin al expediente es opcional porque en algunos casos se
desconoce; en la mayora, importa ms la fecha de firma o publicacin del documento,
cuando empieza el plazo legal; el orden del documento es de tipo string (cualquier
cadena que se decida). Se puede considerar, tambin, que el orden est implcito en el
XML, sin necesidad de numerar; si es el caso, la disposicin de los documentos en
carpetas y expedientes electrnicos anidados; la firma del ndice electrnico por la
Secretara municipal.
b) Agrupaciones documentales
Se entiende por agrupaciones documentales los conjuntos de documentos electrnicos que,
habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante
agregacin, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un
resultado especfico.
Dado que no son consecuencia de un procedimiento, carecern, presumiblemente, de valor
jurdico y por ello su formalizacin como documentos administrativos electrnicos (con
contenido, firma y metadatos) seguramente ser excepcional.
No obstante, su tratamiento a efectos de tratamiento documental debera ser anlogo al de los
expedientes procedimentalizados, lo que exigira que reunieran las siguientes caractersticas:
- Slo deberan integrarse en la agrupacin documentos finales (no borradores de
documentos).
- Los documentos deberan estar dotados de un identificador nico.
- Todos los documentos deberan estar fechados.
- La agrupacin documental debera considerarse cerrada en un momento determinado, sin
admitir nuevos documentos.
- Los documentos deberan researse tambin en un ndice electrnico.
PGD-eL
- Aunque no tengan firma, los documentos pueden tratarse mediante un hash, que
garantizara, al menos, su integridad.
- El ndice electrnico recogera el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el
orden dentro de la agrupacin
- La agrupacin debera de tener asignados metadatos anlogos a los obligatorios de
expediente electrnico.
1.5.4. Descripcin
38. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin de
los mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema de metadatos.
1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de un esquema de

metadatos
39. De acuerdo con la NTI de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos:
- Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus
documentos electrnicos.
- La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para su
tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a sus
necesidades, criterios y normativa especfica.
- Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en esquemas de
metadatos que respondern a las particularidades y necesidades especficas de gestin
de cada organizacin.
- El e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, podr ser utilizado
como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia de
gestin documental.
- El e-EMGDE incluye los metadatos mnimos obligatorios, definidos en las NTI de
Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos
complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos
electrnico
40. En concordancia con las directrices de la ISO, es mejor y ms sencillo para una
organizacin adoptar un esquema normalizado de metadatos (como e-EMGDE) que ya existe,
que est bien diseado y est apoyado globalmente, que construir un esquema especfico. Si
se construyera un esquema nuevo, eso implicara la necesidad de gestionarlo y mantenerlo
durante el tiempo de vida de los documentos. Esto incluye la actualizacin del esquema y el
aseguramiento de la compatibilidad en el pasado y en el futuro, la aparicin de metadatos
sobre el esquema de metadatos, su catalogacin y el resto de la infraestructura necesaria para
mantener la implementacin, etc.
41. Por los motivos expuestos, y dado que el esquema de metadatos recomendado por el ENI
es el e-EMGDE, partiremos del mismo para establecer un esquema institucional de metadatos
para el Ayuntamiento, que permita cumplir simultneamente dos objetivos:
- soportar todas las transacciones que tienen lugar en los procesos de gestin documental
identificados en la NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.
- permitir la adecuacin al Esquema Nacional de Interoperabilidad con un esfuerzo de
desarrollo moderado.
PGD-eL
42. Siempre que sea posible, se deber evitar introducir ningn elemento nuevo, porque
reduce la interoperabilidad.
En consecuencia, si fuera necesario introducir algn cambio, se limitaran a introducir:
- mejoras especficas (subelementos adicionales).
- esquemas codificados especficos, por ejemplo listas controladas de trminos, reglas
sobre como introducir nombres, fechas, etc.
1.5.4.2. Consideraciones sobre el esquema institucional de metadatos
43. Una vez que se ha llegado al consenso de adoptar el e-EMGDE como esquema de
metadatos del que extraer aqullos que va a implementar el Ayuntamiento para sostener el
conjunto de procesos de gestin de documentos electrnicos. Para ello, habra que hacer una
serie de consideraciones:
- Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificacin que cada metadato
reciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementacin
(obligatorio, condicional, opcional), todos ellos, a excepcin de los recogidos como
obligatorios en las NTI de documento y expediente electrnicos, son
COMPLEMENTARIOS a efectos de intercambio, lo que significa que ninguna organizacin
est obligada a adoptarlos ni a procesarlos y que pueden ser modificados en el tiempo.
- A pesar de ello, se ha considerado dentro del grupo de trabajo de la PGD-eL que se debe
adoptar un acuerdo de metadatos complementarios mnimos necesarios para la gestin de
documentos y expedientes electrnicos durante la parte del ciclo de vida que se desarrolle
dentro de la entidad, esto es, en sus fases activa y semiactiva. La relacin de metadatos
que se proponga para complementar este conjunto de metadatos imprescindibles para la
gestin de documentos quedar como recomendacin a partir de la cual cada unidad
administradora de sistemas deber adoptar las soluciones que estime ms operativas.
- En este sentido, nos movemos en una franja difcil, ya que, en rigor, el e-EMGDE
establece que las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben
implementar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas [] y
con las condiciones de uso que se indican [], mientras que, como se ver a
continuacin, a lo largo de esta propuesta se pondrn de manifiesto algunas discrepancias
con alguno de los planteamientos del propio esquema.
- Otro aspecto crucial a valorar dentro del grupo de trabajo, y que ha determinado en parte
los metadatos que conforman el esquema institucional as como sus condiciones de
aplicacin, es la adopcin de una aproximacin mono-entidad o multi-entidad.
- Aunque es incuestionable que para la correcta y completa gestin de documentos y
expedientes electrnicos cualquier desarrollo se va a tener que realizar en un escenario
multi-entidad (documento/expediente, rgano, procedimiento, clasificacin-calificacin), de
eso no se deriva necesariamente que los atributos (no metadatos) que describan esas
entidades lgicas deban extraerse del e-EMGDE, si bien el uso de metadatos
normalizados en un esquema multi-entidad permitira garantizar la integridad de la
informacin, as como la ausencia de informacin repetida en la base de datos. En
cambio, a nuestro juicio una aproximacin multi-entidad exige un mayor esfuerzo de
desarrollo, y puede no ser viable en todos los organismos. Asimismo, se debe procurar
minimizar el impacto de la implantacin del esquema institucional de metadatos en las
actividades que conforman los procesos de gestin de documentos desde su fase de
creacin hasta su fase semiactiva, mediante la adopcin de un esquema de metadatos
que posibilite en la medida de lo posible la automatizacin de los mismos.
PGD-eL
44. Todo esquema de metadatos debe tender a una orientacin multi-entidad, puesto que los
documentos se producen en un contexto determinado, el de los procesos de gestin, sobre los
que interactan las restantes entidades:
Agentes (las unidades administrativas que intervienen en la tramitacin, sus
responsables, los interesados, otras organizaciones).
Actividades (incluyendo tanto los diferentes procesos de gestin en los que se
insertan los documentos como los propios procesos necesarios para una correcta
gestin documental: captura, clasificacin, descripcin y calificacin).
Regulaciones (esto es, el marco normativo que habilita para que una determinada
actuacin administrativa tenga lugar).
No obstante, a pesar de su clara orientacin multi-entidad, el e-EMGE permite una
implementacin mono-entidad, al objeto de minimizar el esfuerzo de desarrollo, sin exigir
necesariamente la implementacin de las 5 entidades de e-EMGDE. Esta ha sido nuestra
opcin, centrndonos en la entidad documento sin renunciar por ello a fijar las relaciones con
otras entidades cuyo control se llevar mediante algunos metadatos u otros instrumentos de
descripcin ajenos a este esquema.
El esquema se aplica a la entidad documento entendida como toda informacin estructurada
en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organizacin o
persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestin. Las
categoras que se contemplan para este tipo de entidad son:
Categora Descripcin
Conjunto de fondos que estn vinculados por pertenecer a una jurisdiccin o
Grupo de fondos sector especfico, por realizar unas funciones similares o por razones de
custodia.
Conjunto de documentos producidos o recibidos por un Agente en el ejercicio
Fondo
de sus funciones o actividades.
Conjunto de documentos producidos o recibidos por uno o varios agentes, que
Serie
son testimonio continuado de una o varias actividades.
Conjunto de documentos creado al margen de un procedimiento reglado, que
Agregacin ha sido formado mediante agregacin como secuencia de actuaciones
coherentes que conducen a un resultado especfico
Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento
Expediente
administrativo cualquiera que sea el tipo de informacin que contenga.
Documento
Unidad mnima de la entidad Documento.
simple
La herencia automatizada de metadatos entre las diferentes categoras de la entidad

documento, son unas relaciones bsicas a la hora de hacer viable la implantacin de la
cumplimentacin de los metadatos.
45. En este sentido, habra que tener en cuenta que en el enfoque mono-entidad no se puede
hacer una correlacin exacta entre los metadatos mnimos obligatorios de las NTI de
documentos y de expedientes electrnicos, y los de la entidad Documento de e-EMGDE.
En el caso de documento electrnico, rgano y origen, por ejemplo. Y en el caso del
expediente electrnico, rgano e interesado.
46. En el Anexo 3: Perfil de aplicacin del ayuntamiento (subconjunto del e-EMGDE) se recoge
el perfil de aplicacin del Ayuntamiento, basado en el perfil de aplicacin del MINHAP
PGD-eL
(subconjunto del e-EMGDE), incluyendo nuevos elementos y modificaciones que se han

considerado oportunas para la gestin documentos en el mbito del Ayuntamiento.
Este perfil de aplicacin del Ayuntamiento contiene tres bloques diferenciados de metadatos:
- Obligatorios de acuerdo con las NTI del documento y expediente electrnicos, a las que
esta Poltica se remite en bloque.
- Complementarios mnimos necesarios para el acceso, calificacin y conservacin de
documentos y expedientes electrnicos.
- Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos y expedientes
electrnicos.
1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos

En el anexo 4 de este documento aparece el Resumen del Esquema institucional de metadatos
aplicado por el Ayuntamiento.
47. Para la descripcin de los documentos y expedientes se tendrn en cuenta los siguientes
recursos:
- Tesauros.
- Vocabularios.
- ndices de materias
- Otros.
48. A medida que se desarrollen este tipo de recursos y se utilicen para la gestin documental,
se aadirn como anexo al documento, de manera que su actualizacin o alteracin no
supondr modificacin del documento de poltica de gestin de documentos electrnicos.
49. Para mayor claridad, en el Anexo 3: Perfil de aplicacin del ayuntamiento (subconjunto
dele-EMGDE), se detallan los metadatos mnimos obligatorios en la NTI de documento
electrnico y expediente electrnico.
50. Metadatos complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos

electrnicos y expedientes electrnicos entre repositorios con cambio de custodia. Se tomar
como esquema el definido por el MINHAP (subconjunto de metadatos del e_EMGDE) en su
Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.
1.5.5 Copia autntica

51. A los efectos de cumplir lo previsto por el art. 27.1 de la LPAC, que obliga a cada
Administracin Pblica a determinar los rganos que tengan atribuidas las competencias de
expedicin de copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o privados y,
teniendo en cuenta lo dispuesto por el art. 92.bis de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora
de las Bases de Rgimen Local, que dice que son funciones pblicas necesarias en todas las
Corporaciones locales, cuya responsabilidad administrativa est reservada a funcionarios de
administracin local con habilitacin de carcter nacional, entre otras, la de Secretara,
comprensiva de la fe pblica y el asesoramiento legal preceptivo, el rgano que tiene
atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de los documentos pblicos
administrativos o privados en el Ayuntamiento es el titular del puesto de Secretara, o
funcionario en quien delegue esta facultad, mediante resolucin del Alcalde-presidente dictada
a propuesta suya.
PGD-eL
52. Se podrn realizar copias autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin
administrativa automatizada, con el sello de rgano asignado al Secretario municipal. Las
copias se efectuarn cumpliendo lo previsto por la Norma Tcnica de Interoperabilidad de de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos, aprobada
por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
publicada en el BOE nmero 182, de 30 de julio de 2011, que establece las reglas para la
generacin de copias electrnicas autnticas, copias papel autnticas de documentos pblicos
administrativos electrnicos y para la conversin de formato de documentos electrnicos.
53. A los efectos de efectuar copias autnticas digitales, en funcin del estado de los recursos
tecnolgicos disponibles en el Ayuntamiento, se podr optar por la digitalizacin y copia
autntica inmediata, con devolucin del original al interesado, o por reservar el original para su
digitalizacin y copia autntica, con devolucin posterior al interesado. Cuando la devolucin
del original no sea inmediata, se debern adoptar medidas para la custodia de la
documentacin original, identificndola provisionalmente mediante un sistema de cartulas o
separadores, en tanto se sustancia el proceso de copiado autntico.
El copiado autntico no slo se producir en el registro de entrada, sino tambin (siguiendo el
mismo protocolo) en determinados momentos de tramitacin (fase de ordenacin), cuando sea
preciso convertir un original o copia papel a documento electrnico.
En coherencia con ello, la asignacin de metadatos responder al siguiente esquema:

captura momento
Identificador X
rgano X
Fecha captura X
Origen X
Estado de elaboracin X
Formato X
Tipo documental X
Tipo de firma X
Origen de la copia X
1.5.6. Acceso
54. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son aplicables
las medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del Esquema Nacional de
Seguridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1] y Calificacin de la
informacin [mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese captulo que puedan ser de
aplicacin a la luz de la categorizacin del sistema y de la calificacin de la informacin, y de
las medidas relativas al control de acceso [op.acc]. En consecuencia el acceso a los
documentos y expedientes electrnicos estar sometido a un control de acceso en funcin de
la calificacin de la informacin y de los permisos y responsabilidades del actor en cuestin y
contemplar la trazabilidad de las acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos
y expedientes electrnicos y sus metadatos asociados, siguiendo lo establecido en la poltica
de seguridad de la entidad (aplicacin el RD 3/2010 ENS) y en particular a lo previsto sobre
control de acceso.
PGD-eL
1.5.7. Calificacin
55. Confluyen aqu dos acepciones de calificacin; una desde la perspectiva archivstica y
otra desde la perspectiva de seguridad (ENS).
Siempre que se trate de la calificacin de la informacin desde la perspectiva de la seguridad
se incluir la referencia a la medida [mp.info.2].
56. Documentos esenciales. Se entiende por documentos esenciales aqullos que resultan
indispensables para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones
diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La
categorizacin del sistema (ENS, Anexo I), el Anlisis de riesgos [op.pl.1] y la Calificacin de
la informacin [mp.info.2] aportarn criterios para identificar documentos esenciales y las
medidas de seguridad y nivel requerido aplicables. Los documentos electrnicos que cumplan
las siguientes caractersticas sern calificados como esenciales:
- Libros de Actas, de Resoluciones, de Inventarios, de Contabilidad, de Tesorera y
Recaudacin, Registros de Intereses y similares.
- Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificacin de la entidad. En
particular, Presupuesto General, Instrumentos de planeamiento urbanstico, Planes de
Ordenacin de RRHH, Relacin de Puestos de Trabajo y similares.
- Ttulos de carcter jurdico de la entidad: documentos que recogen derechos legales y
econmicos y patrimoniales tanto de la propia entidad como de cada uno de sus
trabajadores: ttulos de propiedad, nminas, documentos de la seguridad social.
- Planos del edificio e instalaciones y documentacin sobre el funcionamiento de sus
sistemas.
- Inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.
- Inventario de todos los sistemas electrnicos de informacin de la entidad.
- Convenios y acuerdos.
1.5.8. Gestin
57. La gestin de los documentos calificados como esenciales pasar por:
- El sistema de realizacin de copias de seguridad permitir, en cualquier momento, la
obtencin de una copia electrnica autntica segn lo dispuesto en el procedimiento de
copiado autntico de la entidad.
- Tratamiento y conservacin, en su caso de original y copia, segn lo establecido en el
procedimiento de conservacin. No siempre se conservar el documento en soporte
papel, puesto que se prev que el ciudadano pueda presentarlo y retirarlo.
- Con esta finalidad, se debe prever la posibilidad de una nube especfica para el
almacenamiento de copias de seguridad de los documentos calificados como esenciales.
Lgicamente, dicha nube habr de ser corporativa, tendr que alojarse en un Centro de
Proceso de Datos bajo el exclusivo control del Ayuntameinto y con todas las medidas de
seguridad requeridas por el apartado 5.7.7 Copias de seguridad (backup) [mp.info.9] del
ENS.
1.5.9. Valoracin
58. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos
producidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos,
y que dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y
PGD-eL
acceso de las series documentales estudiadas, de acuerdo con las Tablas de Valoracin
Documental elaboradas por la Comunidad Autnoma.
La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos
producidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos,
y que dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y
acceso de las series documentales estudiadas.
La serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores
primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de
disposicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para
documentos o expedientes individualmente considerados.
VALORES PRIMARIOS
Administrativo Sirve como testimonio de los procedimientos y actividades de la
administracin que los ha producido
Jurdico/Legal Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados
por el derecho comn y que sirve de testimonio ante la Ley
Fiscal Es el que sirve de testimonio de obligaciones tributarias
Contable El que puede servir de explicacin o justificacin de operaciones
destinadas al control presupuestario
VALORES SECUNDARIOS
Informativo Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de
cualquier actividad de la Administracin y que tambin puede ser
testimonio de la memoria colectiva
Histrico El que posee un documento como fuente primaria para la Historia
1.5.10. Dictamen
59. La Junta Calificadora de Documentacin Administrativa de la Comunidad Autnoma, como
autoridad calificadora emite, en funcin de los plazos de conservacin propuestos o
resultantes del proceso de valoracin documental, un dictamen favorable o desfavorable
referido a la transferencia, eliminacin o acceso de las series documentales que queda
recogido en el Calendario de Conservacin de documentos de la entidad.
1.5.11. Conservacin
60. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos
legales y en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a lo
dispuesto en la estrategia de conservacin implantada: Atendiendo a lo dispuesto en el
Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y proporcionalmente a los riesgos a los que estn
expuestos los documentos, la entidad elaborar un plan de continuidad para preservar los
documentos y expedientes electrnicos conservados, as como sus metadatos asociados, que
incluir lo previsto sobre Copias de seguridad (backup) [mp.info.9]; junto con las medidas de
proteccin de la informacin [mp.info], de proteccin de los soportes de informacin [mp.si], y,
en cualquier caso, de proteccin de datos de carcter personal segn lo dispuesto en la Ley
Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y normativa de desarrollo.
1.5.12. Transferencia
61. La transferencia de documentos y expedientes electrnicos dentro del Ayuntamiento ser
una mera transferencia de las responsabilidades en cuanto a su custodia, puesto que el SGDE
es nico. El cambio de custodia se realizar del siguiente modo, teniendo presente las
medidas de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] previstas en el ENS, en
PGD-eL
particular, los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad implementados, y dems

normativa que pueda ser de aplicacin:
La transferencia se producir con traspaso de responsabilidad de la custodia (de la unidad
gestora al Archivo) sin que implique necesariamente un cambio en el repositorio, de acuerdo
con el calendario establecido por el servicio de Archivo.
La documentacin se transferir convenientemente ordenada y descrita, sin copias ni elementos
que no guarden relacin, previa eliminacin de los elementos materiales que la puedan
deteriorar. Sin el cumplimiento de estas condiciones, no podr ser aceptada la transferencia.
La documentacin se transferir mediante su descripcin en el formulario de transferencia que
las unidades remitentes rellenarn de acuerdo con las indicaciones del servicio de Archivo.
La documentacin transferida ser siempre original, salvo casos convenientemente motivados.
Al igual que en el caso de archivos fsicos, se recomienda el siguiente protocolo de
transferencia de documentos y expedientes electrnicos:
- Adaptar los documentos que vayan a enviarse, preferiblemente, a un formato longevo,
como PDF-A y, en todo caso, a formatos recogidos en la NTI de Catlogo de Estndares.
- Aadir las firmas que pudieran faltar as como la informacin necesaria para la verificacin
y validacin y los sellos de tiempo que garanticen la conservacin a largo plazo de las
mismas, a no ser que la transferencia se produzca a un sistema que garantice la
conservacin de las firmas por otros medios.
- Conformar los documentos y expedientes segn las estructuras establecidas en las NTIs
de Documento electrnico y Expediente electrnico.
- Revisar la documentacin y actualizar y completar los metadatos mnimos necesarios para la
transferencia de documentos-e y expedientes-e entre repositorios con cambio de custodia.
En cuanto a la conservacin a largo plazo de los correos electrnicos que se decida conservar,
se garantizar la accesibilidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los mismos con
la siguiente estrategia de conservacin:
- Cada unidad definir qu mensajes debern ser conservados a largo plazo.
- Establecer distinciones entre correos personales, oficiales a conservar a largo plazo y
resto de correos oficiales.
- Establecer el tratamiento a aplicar a cada uno de estos grupos.
- Determinar el valor de los correos desde el momento de su creacin o recepcin e
indicar los metadatos necesarios para asegurar su conservacin y su contextualizacin.
- Fijar los sistemas de firma electrnica y cifrado de datos necesarios para asegurar su
integridad y autenticidad.
1.5.13. Destruccin o eliminacin
62. La eliminacin de documentos se realizar, segn lo previsto en la medida Borrado y
destruccin [mp.si.5] del ENS y conforme al siguiente proceso:
Tras el dictamen preceptivo de la autoridad calificadora, la eliminacin de documentos
requerir la autorizacin administrativa por del Alcalde y su comunicacin posterior a la
autoridad calificadora.
Se entiende por borrado, el procedimiento de eliminacin de los datos o ficheros de un
soporte o conjunto de soportes, permitiendo su reutilizacin, y por destruccin, el proceso de
destruccin fsica de un soporte de almacenamiento que contenga documentos electrnicos,
PGD-eL
de manera que se garantice la imposibilidad de la reconstruccin de los documentos y la

posterior utilizacin del soporte.
La eliminacin de un conjunto de documentos electrnicos puede ser el resultado de una serie
de circunstancias, eventualmente concurrentes entre s, entre las que destacan las siguientes:
- Por un acuerdo de eliminacin.
- Por cambio de formato.
- Por fallo en el soporte de almacenamiento y su sustitucin.
- Por transferencia entre archivos.
- Por cambio de soporte de almacenamiento, por obsolescencia o por migracin entre
sistemas.
La eliminacin de documentos se realizar, segn lo previsto en la medida Borrado y
destruccin [mp.si.5] del ENS y conforme al siguiente proceso:
- A iniciativa propia o de los rganos responsables de los documentos o series
documentales concernidos, la correspondiente Comisin Calificadora de Documentos
Administrativos podr acordar la iniciacin de un procedimiento de eliminacin de
documentos.
- El rgano responsable de la custodia de la documentacin, una vez obtenido el dictamen
favorable y que sea ejecutiva la autorizacin del rgano competente para ello proceder a
la eliminacin de los mismos, para lo cual abrir un expediente de eliminacin de los
documentos o series documentales de que se trate, que comprender los documentos que
se especifican en el artculo 7 del Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre.
Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de
carcter personal deber procederse a su destruccin o borrado, mediante la adopcin de
medidas dirigidas a evitar el acceso a la informacin contenida en el mismo o su recuperacin
posterior.
Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro, o cuando as lo requiera el
procedimiento asociado al tipo de informacin contenida, deber procederse a la destruccin
segura del soporte.
Los procedimientos de borrado o destruccin deben incluir no solamente los soportes de
almacenamiento en red (ya sea accesible mediante protocolos para compartir ficheros, como
CIFS o NFS; redes SAN; almacenamiento en la nube; etc.) sino tambin los dispositivos de
almacenamiento local (puestos de usuario, dispositivos mviles, dispositivos removibles como
discos duros externos, memorias USB, tarjetas de memorias, etc.), puesto que todos ellos son
susceptibles de contener informacin que deba ser destruida.
Dado que las utilidades comunes de los sistemas operativos son generalmente insuficientes
para garantizar que no pueda recuperarse la informacin, una vez borrada, empleando
tcnicas especficas, lo que pondra en peligro la necesaria confidencialidad de la informacin,
deben establecerse controles para salvaguardar los soportes que contienen la informacin de
la que son responsables, tales como: identificar las tcnicas de borrado apropiadas para cada
soporte y tipo de informacin, dejar constancia de los procedimientos de borrado realizados y
seguir todos los requisitos legales y trmites establecidos.
En la determinacin de los procedimientos de borrado de documentos electrnicos es de
aplicacin la siguiente terminologa:
PGD-eL
Borrado de nivel 0: remocin de los documentos empleando comandos estndar del sistema
operativo. Este procedimiento no proporciona ninguna garanta frente a la revelacin no
autorizada de la informacin.
Borrado de nivel 1: es la remocin de los datos o documentos sensibles de un soporte de
almacenamiento de tal manera que hay seguridad de que los datos no podrn ser
reconstruidos utilizando las funciones normales del sistema o programas de recuperacin de
archivos. Los datos an podran ser recuperables, pero ello requerira tcnicas especiales de
laboratorio o utilidades avanzadas. Una de las formas ms conocidas para realizar un borrado
de nivel 1 es la sobreescritura de datos.
Borrado de nivel 2: es la remocin de datos o documentos sensibles de un dispositivo de
almacenamiento con el objeto de que los datos no puedan ser reconstruidos utilizando alguna
de las tcnicas conocidas. Ejemplos de borrado de nivel 2 seran: desmagnetizar un disco,
ejecutar el comando de borrado seguro del firmware de algunos dispositivos, o cifrar un
soporte de almacenamiento con criptografa fuerte.
Destruccin: El soporte de almacenamiento es fsicamente destruido, lo que impide su
reutilizacin.
Los procedimientos de borrado de documentos electrnicos y el tipo concreto de borrado para
cada tipo de soporte se determinarn teniendo en cuenta los siguientes factores:
1. Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el Documento (Alto,
Medio o Bajo)
2. Nivel LOPD (Alto, Medio o Bajo)
3. Nivel de clasificacin de la informacin (Secreto, Reservado, Confidencial,
Difusin limitada, No restringida).
4. Los soportes de almacenamiento, en funcin de la naturaleza del soporte, el tipo
de acceso al mismo, el uso de tcnicas de duplicacin, la portabilidad, la existencia
de copias o rplicas y la posterior reutilizacin del soporte.
5. Tipo de gestin de los sistemas de informacin (interna o externa).
6. Alcance de la eliminacin (total o parcial).
No se eliminar ningn documento o expediente bajo estos supuestos:
- Est calificado como de valor histrico o de investigacin de acuerdo con lo previsto en
la legislacin vigente al respecto.
- No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacin, durante el cual pueda
subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas fsicas o jurdicas.
- No exista dictamen previo de la autoridad calificadora competente.
1.6. Asignacin de metadatos
63. Se asignarn los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, de los metadatos

complementarios a los documentos y expedientes electrnicos, segn se recoge en el
apartado 1.5.4.
64. Se garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos
electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada documento y sus
metadatos.
PGD-eL
1.7. Documentacin
65. Los procesos expuestos en esta pltica deben estar documentados. Se tendrn en cuenta
las directrices que puedan establecer las autoridades calificadoras y archivsticas
competentes, de acuerdo con la legislacin de archivos que se de aplicacin en cada caso.
Se podr incorporar los anexos necesarios para la implementacin de esta PGD-eL bajo el
epgrafe Procesos instrumentales de aplicacin de la PGD-eL, siempre dentro del marco de
sus directrices e instrucciones. Los anexos documentarn los procesos documentales
concretos que lo requieran, de acuerdo con el avance de las nuevas metodologas y
tecnologas y la experiencia aportada.
Concretamente, se sugiere la incorporacin de un anexo de procedimiento instrumental de
digitalizacin y copia autntica en Registro Entrada (especialmente en la devolucin diferida de
originales) y de procedimiento instrumental de asistencia (medios tcnicos) al interesado en la
fase presencial de inicio del procedimiento.
1.8. Formacin
66. El Ayuntamiento elaborar un plan de formacin continua y capacitacin del personal

responsable tanto de la ejecucin y del control de la gestin de los documentos electrnicos,
como de su tratamiento y conservacin en repositorios o archivos electrnicos.
1.9. Supervisin y auditora
67. Los procesos de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento de

documentos electrnicos y la presente poltica sern objeto de auditoras con una periodicidad
bianual. Estas auditoras podrn ser abordadas en el contexto de las auditoras del ENS.
1.10. Gestin de la Poltica
68. El mantenimiento, actualizacin y publicacin electrnica del presente documento

corresponder a la Alcalda [Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina
extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3)]
Tavernes de la Valldigna, 7 de julio de 2016
PGD-eL
COMPOSICIN DEL GRUPO DE TRABAJO PGD-eL

Archiveros - Francisco Sanchis Moreno, Archivero en la Diputacin de Valencia
- Juan P. Galiana Chacn, Archivero en el Ayuntamiento de La Vall
dUix (Castelln)
Informticos - Fernando Torregrosa Navarro, Presidente de ATIAL. Jefe del
Departamento de Informtica en el Ayuntamiento de Xirivella
(Valencia)
- Amparo Cabo Lluesma, miembro de ATIAL. Responsable Sistemas
de Informacin y Nuevas Tecnologas en el Ayuntamiento de
Moncada (Valencia)
- Teresa Martnez Ao, miembro de ATIAL. Jefa del rea de
Modernizacin en el Ayuntamiento de Paterna (Valencia)
- Manuel D. Serrat Olmos, miembro de ATIAL. Responsable de la
Unidad de Sistemas e Innovacin Tecnolgica en el Consorcio
Provincial de Bomberos (Valencia)
Secretarios/Jurdicos - Borja Coln de Carvajal Fibla, Jefe del Servicio de Administracin e
Innovacin Pblica de la Diputacin de Castelln.
- Ylenia Daz Moran, miembro de COSITAL Valencia. Secretaria del
Ayuntamiento de Moncada (Valencia)
- Miguel H. Javaloyes Ducha, miembro de COSITAL Valencia.
Secretario del Ayuntamiento de Xirivella.
- Santiago Pons Sala, Departamento de Informtica y Modernizacin
en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.
- Csar Herrero Pombo, miembro de COSITAL Valencia. Integrante
del FORO XTIVA (Grupo de trabajo comisionado por COSITAL
Valencia para la Administracin electrnica). Secretario del
Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.
AGRADECIMIENTOS
El equipo de trabajo manifiesta su agradecimiento por el apoyo, confianza y ayuda prestados

en el proceso de elaboracin de este documento a:
El Sr. Gerardo Bustos Pretel, Subdirector General de Informacin, Documentacin y

Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas.
El Sr. Miguel ngel Amutio Gmez, Subdirector Adjunto de Coordinacin de Unidades

TIC del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas.
El Sr. Alfonso Daz Rodrguez, Jefe de Coordinacin de Archivos del Gobierno del
Principado de Asturias.
PGD-eL
ANEXO 1: Cuadro de clasificacin e ndice de series documentales

CUADRO DE CLASIFICACIN DE LAS SERIES DOCUMENTALES DEL SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL DEL AYUNTAMIENTO DE
El cuadro de clasificacin que se presenta pretende mostrar una estructuracin lgica y jerrquica
del conjunto documental producido y recibido por los Ayuntamientos en el cumplimiento de sus
competencias, a partir de las funciones y actividades que tiene encomendadas.
Se trata, por tanto, de establecer en primer lugar cuales son las funciones que se reconocen a
los Ayuntamientos. De la Ley 7/1985 de Bases del Rgimen Local se desprenden las
siguientes:
NIVEL 1. FUNCIONES
GOBERNAR EL MUNICIPIO
ORGANIZAR Y ADMINISTRAR LA GESTION MUNICIPAL
GESTIONAR EL TERRITORIO
GESTINAR LA ACCIN CIUDADANA Y LA PRESTACIN DE SERVICIOS
Luego se establece un segundo nivel que corresponde a las actividades que se siguen para
alcanzar las mencionadas funciones
NIVEL 2. Funciones + Actividades
GOBERNAR EL MUNICIPIO
ACCIN DE GOBIERNO
COMUNICACIN E INFORMACIN
PROTOCOLO
ORGANIZAR Y ADMINISTRAR LA GESTION MUNICIPAL

PLANIFICACIN
ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS ECONMICOS
GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
REGISTROS Y CONTROL DE PROCEDIMIENTOS, DOCUMENTOS E INFORMACIN
CONTRATACIN DE SUMINISTROS, OBRAS Y SERVICIOS
GESTIN DEL PATRIMONIO Y BIENES MUNICIPALES
REPRESENTACIN Y DEFENSA EN JUICIO
GESTIONAR EL TERRITORIO
FIJACIN DEL TRMINO MUNICIPAL
ORDENACIN DEL TERRITORIO Y PLANEAMIENTO
GESTIN URBANSTICA
GESTIN DE INFRAESTRUCTURAS URBANSTICAS Y TERRITORIALES
GESTINAR LA ACCIN CIUDADANA Y LA PRESTACIN DE SERVICIOS

PLANIFICACIN DE LOS SERVICIOS Y ACTUACIONES
REGISTRO DE LA POBLACIN
FOMENTO DE LA PARTICIPACIN Y ACCIN CIUDADANA
PROTECCIN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA
REALIZACIN DE PROCESOS ELECTORALES
MANTENIMIENTO DEL ORDEN PBLICO
PROTECCIN DE LA SALUD PBLICA Y CONTROL SANITARIO
FOMENTO, ORGANIZACIN Y GESTIN DE LA EDUCACIN
PROTECCIN Y DACIN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
PGD-eL
FOMENTO DE LA ECONOMA
PROTECCIN Y DIFUSIN DE LA CULTURA
ORGANIZACIN Y GESTIN DE LAS FIESTAS POPULARES Y ACTOS PBLICOS
ORGANIZACIN Y GESTIN DEL DEPORTE Y OCIO
CONCESIN DE LICENCIAS DE ACTIVIDADES
RECAUDACIN DE TRIBUTOS, TASAS Y PRECIOS PBLICOS
Llegados a este punto se trata de poner el foco en los procedimientos administrativos y en su

plasmacin documental para asociar los procedimientos administrativos a series
documentales, trabajo que excede por su volumen este informe, y estas a las actividades
reconocidas. Frecuentemente ha sido necesario emplear el concepto de grupo de series para
reunir a algunas intrnsecamente relacionadas.
Tras estos cuatro pasos tenemos formado nuestro cuadro de clasificacin funcional, el cual ha
de entenderse como una herramienta viva, al igual que las funciones, actividades y
procedimientos que corresponden a los Ayuntamientos tras cada cambio legislativo y
normativo. Por ello son imprescindibles las actualizaciones y modificaciones.
Este cuadro que se presenta reconoce de forma explcita el trabajo que previamente han
realizado muchos profesionales, sin el cual no podra haberse planteado y espera ser una
aportacin a considerar y criticar para el progreso de nuestra adaptacin a la Administracin
Electrnica. Especial reconocimiento debe esta propuesta a los trabajos del Grupo de
Archiveros Municipales de la Comunidad de Madrid, del Archivo Administrativo de Ganda, del
Archivo Municipal de Sant Bo de Llobregat y del de Terrassa.
F030 GOBERNAR EL MUNICIPIO

A411 ACCIN DE GOBIERNO
S018 Fijacin de los smbolos y denominacin del municipio
S447 Libro registro de decretos y resoluciones
S102 Declaracin de zona catastrfica
S311 Constitucin y organizacin de la Corporacin
G897 Sesiones del pleno
S903 Libro de actas del pleno
S551 Expedientes del pleno
S828 Grabaciones del pleno
G564 Acuerdos del pleno
S357 Extractos y comunicaciones de los acuerdos del pleno
S387 Exposicin pblica de acuerdos del pleno
S251 Elecciones de cargos municipales
G431 Sesiones de la junta de gobierno
S689 Libro de actas de la junta de gobierno
S605 Expedientes de la junta de gobierno
S520 Extractos y comunicaciones de los acuerdos de la junta de gobierno
G390 Sesiones de las comisiones
S391 Actas de comisiones permanentes
S078 Expedientes de las comisiones permanentes
S418 Actas de comisiones especiales
S427 Expedientes de las comisiones especiales
G111 Sesiones de la junta de portavoces
S393 Libro de actas de la junta de portavoces
S109 Expedientes de la junta de portavoces
G345 Sesiones de organismos y juntas de mbito municipal
S002 Libros de actas de organismos y juntas de mbito municipal
PGD-eL
S743 Expedientes de organismos y juntas de mbito municipal

G542 Actas de las juntas municipales de distrito
S714 Libro de actas juntas municipales de distrito
S713 Expedientes juntas municipales de distrito
G023 Actuacin de los grupos municipales y concejales
S885 Propuestas (incluye mociones, proposiciones, votos particulares y enmiendas)
S832 Ruegos y preguntas
S702 Comparecencias
S800 Solicitudes de informacin
G678 Expedientes personales de los miembros de la Corporacin
S742 Declaraciones de actividades y bienes
S947 Declaraciones de incompatibilidad de los miembros de la Corporacin
A766 COMUNICACIN E INFORMACIN

G940 Transparencia
S466 Transparencia activa
S179 Transparencia pasiva (expedientes de acceso a la informacin)
S767 Informes sobre transparencia
S698 Reclamaciones y sanciones en materia de transparencia
S333 Publicaciones municipales
S025 Web municipal
S587 Bandos municipales
G490 Registro de ciudadanos para informacin a travs de SMS y otros canales
S015 Altas en el registro de ciudadanos para informacin a travs de SMS y otros
canales
S778 Bajas en el registro de ciudadanos para informacin a travs de SMS y otros
canales
S916 Modificaciones en el registro de ciudadanos para informacin a travs de SMS y
otros canales
S315 Campaas publicitarias y de sensibilizacin
S708 Medios audiovisuales propios (radio, tv)
S673 Quejas y sugerencias
S943 Solicitudes de reuniones y entrevistas
S625 Agenda de actividades
S812 Dosieres e informacin cedida a los medios de comunicacin
A649 PROTOCOLO
G765 Concesin de honores y distinciones
S700 Expedientes de concesin de honores y distinciones
S042 Libro de honor
S527 Discursos y conferencias
S107 Hermanamientos con otras localidades
S786 Dosieres
S890 Expedientes de actos protocolarios
S148 Saludas y correspondencia
F006 ORGANIZAR Y ADMINISTRAR LA GESTION MUNICIPAL

A390 PLANIFICACIN
G893 Normativa municipal
S380 Estatutos y reglamentos
S062 Ordenanzas municipales (incluye fiscales, de precios pblicos)
S331 Instrucciones y circulares
PGD-eL
S741 Planes y polticas municipales de organizacin de la gestin municipal

S113 Programas y campaas de organizacin y administracin de la gestin municipal
S414 Creaciones y supresiones de organismos
S051 Expedientes de Secretara
S952 Delegaciones
G902 Convenios
S446 Expedientes de convenios
S017 Registro de convenios
S275 Informes y estudios tcnicos relativos a la organizacin y gestin municipal
S100 Memorias (tanto las de Secretara como las de las distintas reas)
S706 Subvenciones solicitadas a otras Administraciones o instituciones (por cualquier objeto)
A564 ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS ECONMICOS
G200 Gestin presupuestaria
S173 Lneas y planes presupuestarios
S339 Elaboracin y aprobacin del Presupuesto General
S830 Modificaciones del presupuesto
S273 Prrrogas del presupuesto
S158 Cuentas generales del presupuesto
S146 Liquidacin del presupuesto
S991 Modificaciones crediticias (incluye incorporacin de remanentes)
S402 Marco presupuestario
S383 Reducciones de deuda
S644 Acogimientos a fondos estatales de financiacin
G350 Control y fiscalizacin
S528 Libros mayores
S070 Libros diarios
S990 Otros libros de control
S523 Observaciones y reparos
G011 Administracin de los recursos econmico-financieros
S344 Actas de arqueo
S176 Libros de caja
S652 Cuentas generales de recaudacin
S371 Operaciones de Tesorera
S609 Informes de morosidad
S585 Mandamientos de ingreso
S441 Mandamientos de pago
S336 Registro de facturas
S253 Aprobacin de facturas
S622 Prescripcin de obligaciones
S061 Compensaciones
S105 Devoluciones de ingresos duplicados
S853 Aprobacin del pago de la recaudacin de impuestos
S011 Gestin de la caja fija
S257 Embargos
S882 Conciliaciones
S764 Provisiones de fondos
S279 Apertura y cierre de cuentas bancarias
S201 Movimientos bancarios
S913 Gestin de tarjetas de crdito, cheques y talones
S388 Contrataciones de productos bancarios
S012 Avales
A054 GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
PGD-eL
G987 Planificacin y ordenacin de recursos humanos

S608 Plantilla municipal
S269 Relacin de puestos de trabajo (RPT)
S346 Expedientes de Creacin/ Modificacin RPT
S590 Planes de empleo y ordenacin de los recursos humanos
G600 Seleccin y provisin de personal
S715 Oferta de empleo pblico
S712 Bolsas de trabajo
S019 Procesos selectivos de personal funcionario de carrera
S443 Procesos selectivos de personal laboral (indefinido y temporal)
S110 Procesos de provisin definitiva de puestos de trabajo que suponen movilidad del
personal (concurso y libre designacin)
S667 Procesos de provisin no definitiva de puestos de trabajo (comisiones de servicio,
mejora de empleo, permutas)
S027 Becarios y personal en prcticas
G630 Situaciones administrativas
S775 Servicios especiales
S525 Servicio en otras Administraciones Pblicas
S258 Incapacidad temporal
S599 Excedencias y reingresos
S298 Suspensin de funciones
S873 Situaciones del personal laboral
G793 Prdida de la relacin de servicio
S112 Renuncias a la condicin de funcionario
S678 Prdidas de la nacionalidad
S994 Jubilaciones
G780 Documentacin del personal
S092 Registro de personal
S946 Expedientes de personal funcionario
S190 Expedientes de personal laboral Indefinido
S728 Expedientes de personal laboral temporal
S337 Expedientes de personal funcionario interino
G290 Remuneracin y cotizaciones laborales
S274 Nminas
S009 Gratificaciones por razn del servicio (incluye dietas, productividad, horas
extraordinarias, asistencia a tribunales)
S214 Anticipos
S259 Embargos de retribuciones
S232 Liquidaciones TC1 Y TC2
S654 Retenciones IRPF
S835 Derechos pasivos, MUFACE y MUNPAL
S659 Requerimientos de la Seguridad Social
S352 Altas y modificaciones a la Seguridad Social
S834 Altas y modificaciones en Mutua de Accidentes
S439 Libro visitas de inspeccin
S359 Expedientes de compatibilidad
G243 Control de personal
S296 Rgimen horario y calendario laboral
S156 Jornada de trabajo
S262 Control horario
S638 Licencias, permisos y vacaciones
G035 Rgimen disciplinario
PGD-eL
S369 Expedientes disciplinarios y sancionadores

S440 Expedientes de despidos
G090 Oferta de servicios al personal
S222 Planes de formacin
S539 Actividades de formacin (convocatorias de programas y cursos)
S901 Autorizaciones de asistencia a formacin externa
S776 Revisiones y visitas mdicas
S335 Uniformes y prendas de trabajo
S468 Planes de prevencin y de emergencia
S833 Evaluaciones de riesgos laborales y propuestas de mejora
S219 Denuncias y accidentes laborales
S216 Ayudas sociales
G984 Relaciones laborales
S647 Elecciones sindicales
S235 Mesa General de Negociacin
S348 Expedientes de huelgas y paro
S264 Convenios, pactos y acuerdos laborales
A781 REGISTROS Y CONTROL DE PROCEDIMIENTOS, DOCUMENTOS E INFORMACIN
S671 Registro general de entrada
S309 Registro general de salida
S404 Registros auxiliares
S808 Certificaciones (incluye las expedidas por secretara, intervencin)
S419 Prstamos y consultas del Archivo Municipal
S301 Transferencias de documentacin al Archivo Municipal
S287 Valoraciones y eliminaciones de documentacin administrativa
S434 Instrumentos de control y descripcin del Archivo Municipal
S287 Administracin de recursos y sistemas informticos
S449 Soporte a usuarios de informtica
S090 Elaboracin, implantacin, mantenimiento de aplicaciones informticas
S367 Certificados digitales
S302 Manuales de procedimiento
S467 Gestin de ficheros con datos personales
S083 Registro de usuarios y control de accesos a los sistemas de informacin y depsitos
S423 Sede electrnica
S288 Administracin de recursos y sistemas informticos
A908 CONTRATACIN DE SUMINISTROS, OBRAS Y SERVICIOS
S842 Contratos menores de obras
S444 Contratos de obras negociados (con y sin publicidad) y restringidos
S245 Contratos de obras abiertos
S198 Contratos menores de suministros y servicios
S923 Contratos de suministros negociados (con y sin publicidad) y restringidos
S252 Contratos de suministros abiertos
S950 Contratos de servicios negociados (con y sin publicidad) y restringidos
S218 Contratos de servicios abiertos
S263 Contratos de concesin de obras pblicas
S123 Contratos de gestin de servicios pblicos
S023 Encomiendas de gestin
S068 Contratos administrativos especiales
S277 Contratos privados
S618 Registro y expediente de contratistas
S937 Registro de plicas
S919 Mesa de contratacin
PGD-eL
S115 Central de contratacin

S039 Sistemas dinmicos de contratacin
A678 GESTIN DEL PATRIMONIO Y BIENES MUNICIPALES
S566 Inventario General de Bienes
S016 Rectificaciones y comprobaciones del Inventario General de Bienes
S159 Alteraciones de calificacin jurdica de los bienes
S326 Adquisiciones de bienes
S574 Permutas de bienes
S846 Expropiaciones de bienes
S261 Enajenaciones de bienes
S886 Cesiones de bienes
S351 Ventas de bienes
S500 Utilizaciones de bienes
S544 Arrendamientos de bienes
S486 Aseguraciones de bienes
S632 Patrimonio municipal del suelo
S150 Reparaciones y mantenimiento de inmuebles municipales
S774 Seguridad, vigilancia y control de bienes inmuebles
S703 Construccin de inmuebles municipales
S888 Edificios singulares y bienes de inters cultural
A435 REPRESENTACIN Y DEFENSA EN JUICIO
S382 Informes jurdicos
S650 Otorgamiento de poderes para representacin
S727 Citaciones y solicitudes de informacin desde los juzgados
S716 Conflictos de competencias interadministrativos
S900 Expedientes de jurisdiccin civil
S459 Expedientes de jurisdiccin contencioso-administrativo
S077 Expedientes de jurisdiccin econmico-administrativo
S556 Expedientes de jurisdiccin social
S604 Expedientes de jurisdiccin penal
G100 Procedimientos de responsabilidad patrimonial
S878 Reclamaciones patrimoniales
S013 Reclamaciones de daos al patrimonio municipal
F012 GESTIONAR EL TERRITORIO

A189 FIJACIN DEL TRMINO MUNICIPAL
S845 Delimitaciones del trmino (incluye alteraciones, amojonamientos)
S268 Divisiones del trmino municipal (distritos, secciones, zonas escolares)
A599 ORDENACIN DEL TERRITORIO Y PLANEAMIENTO
S871 Plan de Ordenacin Urbanstica Municipal y sus modificaciones
S666 Planes parciales y sus modificaciones
S733 Planes especiales y sus modificaciones
S069 Planes de reforma interior y sus modificaciones
S488 Informes de accin territorial
S327 Convenios urbansticos de planeamiento
S455 Estudios de detalle
A282 GESTIN URBANSTICA
S779 Programas de actuacin urbanstica (integrada y aislada)
S124 Proyectos tcnicos de urbanizacin
S661 Convenios urbansticos de gestin
S563 Delimitaciones de polgonos
S501 Reparcelaciones
PGD-eL
S709 Reservas y transferencias de aprovechamiento

S534 Solares sin edificar
S209 Catastros y censos
S717 Rotulaciones de calles, fincas y nmeros de polica
A221 GESTIN DE INFRAESTRUCTURAS URBANSTICAS Y TERRITORIALES
G530 Infraestructura territorial
S663 Carreteras y caminos
S267 Obras hidrulicas
S966 Alumbrado pblico
G443 Concesin de licencias urbansticas
S349 Licencias de edificacin-obra mayor
S103 Licencias de obra menor
S598 Declaraciones responsables de obras
S649 Demoliciones
S395 Transmisiones de titularidad de las licencias de obras
S720 Devoluciones de fianzas de obras
S074 Declaraciones de primera ocupacin (incluye edificios, viviendas, almacenes)
S513 Declaraciones de segunda ocupacin
S760 Parcelaciones o segregaciones
S721 Divisin horizontal y complejo inmobiliario
G330 Gestin de la disciplina urbanstica
S448 Alineaciones y rasantes
S656 rdenes de ejecucin
S192 Declaraciones de ruina
S270 Reclamaciones de vas pblicas, solares, edificios y parcelas
S230 Paralizaciones de obras
S677 Restituciones de la legalidad urbanstica
G450 Gestin de la va pblica
S762 Planes de movilidad y seguridad viaria
S401 Autorizaciones de publicidad
S165 Sealizacin viaria y semafrica
S798 Estacionamientos reservados y zona azul
S819 Autorizaciones de carga y descarga
S806 Autorizaciones temporales de uso y ocupacin de la va pblica
S948 Registro del depsito de vehculos retirados
S690 Servicio de bicicletas municipal
S945 Transporte municipal
S744 Atestados de circulacin
S557 Libro registro de atestados
S071 Accidentes de trfico
G119 Conservacin y gestin del entorno agrario, urbano y natural
S914 Declaraciones de inters comunitario
S084 Licencias y autorizaciones (de quema, acceso a zonas protegidas, de
aprovechamiento forestal, de caza, vertidos, usos recreativos)
S334 rboles monumentales
S299 Mantenimiento, vigilancia y sealizacin del entorno agrario y natural
S239 Caminos rurales y forestales
S304 Censos agrcolas
S101 Gestin forestal
S580 Proteccin de la flora y fauna
S272 Gestin de parques no urbanos
S313 Expedientes de disciplina medioambiental
PGD-eL
S911 Explotacin de huertos, arbolado y parques urbanos

S049 Reparaciones y mantenimiento de vas pblicas
S838 Controles de calidad del agua y el aire
S769 Aguas residuales
S164 Abastecimiento agua potable
S476 Limpieza de espacios pblicos
S548 Recogidas selectivas
F028 GESTINAR LA ACCIN CIUDADANA Y LA PRESTACIN DE SERVICIOS

A089 PLANIFICACIN DE LOS SERVICIOS Y ACTUACIONES
S065 Planes y polticas sobre servicios y actividades municipales (mediambientales, impulso
del comercio local)
S030 Programas y campaas sobre servicios y actividades municipales (tursticas,
culturales)
S905 Estadsticas y memorias
S781 Estudios, anlisis e informes tcnicos (culturales, sanitarios, comerciales.)
G653 Proyectos europeos
S010 Expedientes de proyectos europeos
S091 Gestin de la oficina de informacin de proyectos europeos
S809 Gestin de proyectos singulares
A215 REGISTRO DE LA POBLACIN
G764 Padrn municipal de habitantes
S458 Altas en el padrn municipal de habitantes
S593 Bajas en el padrn municipal de habitantes
S891 Modificaciones en el padrn municipal de habitantes
S040 Renovaciones de la inscripcin en el padrn municipal de habitantes
S803 Confirmaciones de la inscripcin en el padrn municipal de habitantes
S323 Expedientes de aprobacin de la cifra de habitantes
S662 Notificaciones de caducidad de la inscripcin padronal
S936 Estadsticas de poblacin
S324 Encuestas de poblacin
S619 Informes tcnicos (de insercin y arraigo social, de reagrupamiento familiar)
S973 Ficheros de intercambio de datos con el Instituto Nacional de Estadstica
G876 Registro de parejas de hecho
S606 Altas en el Registro de parejas de hecho
S529 Bajas en el Registro de parejas de hecho
S596 Modificaciones en el Registro de parejas de hecho
G763 Registro de voluntades anticipadas
S724 Altas en el Registro de voluntades anticipadas
S126 Bajas en el Registro de voluntades anticipadas
S377 Modificaciones en el Registro de voluntades anticipadas
S912 Expedientes de matrimonios civiles
S007 Registro de asociaciones
A156 FOMENTO DE LA PARTICIPACIN Y ACCIN CIUDADANA
S921 Cesiones de uso de espacios y equipamientos (culturales, sociales)
S999 Subvenciones a terceros (culturales, deportivas, sociales)
S934 Instrumentos de participacin ciudadana (encuestas, mesas, foros)
A099 PROTECCIN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA
S445 Actas de inspeccin (sanitarias, de consumo)
S389 Expedientes sancionadores (ambientales, de consumo, urbansticos)
A126 REALIZACIN DE PROCESOS ELECTORALES
S469 Expedientes de organizacin de procesos electorales
PGD-eL
S958 Expedientes de elecciones municipales

S750 Expedientes de elecciones autonmicas
S665 Expedientes de elecciones estatales
S098 Expedientes de elecciones europeas
S494 Expedientes de plebiscitos y referndums
A879 MANTENIMIENTO DEL ORDEN PBLICO
S612 Registro de detenciones
S136 Expedientes de reclusos
S572 Permisos de armas
S840 Actuaciones policiales (convivencia, decomisos)
S701 Denuncias
A890 PROTECCIN DE LA SALUD PBLICA Y CONTROL SANITARIO
S977 Gestin de centros sanitarios, asistenciales y de salud pblica
G134 Registros de la poblacin de animales
S350 Censos de animales
S697 Licencias para la tenencia de animales peligrosos
S777 Recogida de animales y control de plagas
S303 Libro registro de la perrera municipal.
G666 Control sanitario
S884 Partes de desinfeccin de aguas para consumo pblico
S759 Autorizaciones sanitarias
G568 Enterramientos y gestin del cementerio
S938 Solicitudes de sepultura e incineracin
S020 Transmisiones de derechos de sepultura
S232 Desalojos de sepulturas en propiedad
S491 Reversiones voluntarias de sepulturas
S059 Exhumaciones de restos por traslado (incluye expedientes derivados de la ley de
Memoria histrica)
S410 Enterramientos e incineraciones por falta de recursos
S817 Registro General de Sepulturas
S200 Registro de Inhumaciones de Restos
A621 FOMENTO, ORGANIZACIN Y GESTIN DE LA EDUCACIN
S542 Actas del Consejo Escolar Municipal
S291 Actas de la Comisin de Escolarizacin
S693 Actas de la Junta de Directores de Centros de Educacin Infantil y Primaria
S681 Actas de la Comisin de Absentismo
S292 Matriculaciones de alumnos
S266 Mapa escolar
S518 Proyectos educativos e informes tcnicos
S170 Actividades educativas y pedaggicas
S879 Ayudas y becas
S639 Gestin de centros escolares
S014 Inspecciones de centros educativos
G915 Gestin de la universidad popular
S026 Programaciones, actividades y cursos de la universidad popular
S375 Matriculaciones en la universidad popular
G888 Gestin de otros centros educativos
S033 Programaciones, actividades y cursos de otros centros educativos
S968 Matriculaciones en otros centros educativos
A367 PROTECCIN Y DACIN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
G538 Consejo Municipal de Bienestar Social
S008 Actas del Consejo Municipal de Bienestar Social
PGD-eL
S130 Dictmenes del Consejo Municipal de Bienestar Social

G210 Proteccin a las personas dependientes y de la Tercera Edad
S992 Determinaciones del grado de dependencia
S207 Solicitudes de intrprete de Lengua de Signos
S692 Teleasistencia
S210 Ayudas a domicilio (servicio de comidas, limpieza)
S310 Admisiones en centros de rehabilitacin e integracin (incluye bajas)
S748 Admisiones en aulas de mayores
S047 Admisiones temporales o definitivas en residencias municipales o centros de da
(incluye bajas)
S472 Incapacitaciones y curatelas
S480 Prestaciones econmicas para la eliminacin de barreras arquitectnicas
S205 Pensiones no contributivas
S003 Solicitudes de tarjetas o carnets con ventajas sociales
G099 Proteccin a la familia y a menores
S839 Ayudas a la insercin sociolaboral
S615 Prestaciones econmicas de emergencia
S208 Pobreza energtica
S378 Proteccin de menores
S993 Violencia de gnero
S804 Servicios o Centros de atencin a menores en riesgo o bajo proteccin y a sus
familias
S305 Lucha contra las adicciones
S793 Viviendas sociales
S610 Erradicacin de vivienda precaria
S024 Fomento del alquiler
G932 Lucha contra las discriminaciones
S735 Integracin de inmigrantes
S329 Reagrupaciones familiares
S067 Fomento de la igualdad (de gnero, orientacin sexual)
G946 Centros sociales y voluntariado
S265 Personal voluntario
S521 Actividades de voluntariado
S249 Gestin y actividades de centros sociales
A745 FOMENTO DE LA ECONOMA
G857 Mercados municipales estables
S093 Gestin de mercados municipales
S924 Concesiones de locales o puestos en mercados municipales
G301 Ferias y mercados efmeros
S231 Gestin de ferias y mercados efmeros
S243 Concesiones de locales o puestos en ferias y mercados ambulantes
G679 Comercio local y consumo
S909 Promocin del asociacionismo
S899 Quejas y reclamaciones ante la oficina municipal de consumo
S510 Junta arbitral de consumo
S202 Formacin al consumidor
A444 PROTECCIN Y DIFUSIN DE LA CULTURA
G315 Gestin de centros culturales
S591 Gestin y actividades de la/s biblioteca/s municipal/es
S691 Gestin y actividades del archivo municipal
S642 Gestin y actividades de museo/s municipal/es
S066 Gestin y actividades de teatro/s o centro/s cultural/es municipal/es
PGD-eL
G701 Fomento, difusin y preservacin

S204 Organizacin y gestin de conciertos y festivales
S503 Organizacin y gestin de exposiciones y muestras
S345 Organizacin y gestin de otras actividades culturales (conferencias, ferias)
S512 Excavaciones y memorias arqueolgicas
S384 Instrumentos de descripcin y control de las colecciones y fondos de los centros
culturales municipales (inventarios, catlogos, libros registro de entrada de fondos)
S437 Convocatorias y concesiones de premios
S416 Publicaciones municipales cientficas, tcnicas o literarias
S908 Donacin, conservacin y proteccin del patrimonio (incluye donaciones,
declaraciones de BIC)
G096 Instituciones o sociedades culturales municipales
S561 Actas de instituciones o sociedades culturales municipales
S426 Gestin y actividades instituciones o sociedades culturales municipales
S658 Publicaciones de instituciones o sociedades culturales municipales
A902 ORGANIZACIN Y GESTIN DE LAS FIESTAS POPULARES Y ACTOS PBLICOS
S211 Autorizaciones de festejos y espectculos
S223 Servicios sanitarios y de prevencin
S034 Seguros para festejos y espectculos
A815 ORGANIZACIN Y GESTIN DEL DEPORTE Y OCIO (INCLUYE ACTIVIDADES DE
JUVENTUD SIEMPRE QUE NO SEAN PROPIAMENTE CULTURALES)
S385 Actividades deportivas y de ocio fuera de instalaciones
S451 Inscripciones en actividades deportivas y de ocio
S942 Gestin y actividades de instalaciones deportivas
A590 CONCESIN DE LICENCIAS DE ACTIVIDADES
S117 Licencias ambientales
S037 Comunicaciones ambientales
S473 Declaraciones responsables ambientales
S939 Declaraciones responsables para apertura de comercios
S655 Declaraciones responsables de espectculos
S545 Autorizaciones ambientales integradas
S203 Apertura de espectculos
S490 Taxis
S212 Cambios de titular de actividades
S880 Expedientes de reclamacin de actividades
S844 Otros instrumentos de intervencin
A287 RECAUDACIN DE TRIBUTOS, TASAS Y PRECIOS PBLICOS
G777 Impuesto de Bienes Inmuebles
S560 Padrn del IBI urbana
S087 Padrn del IBI rstica
S167 Padrn del IBI caractersticas especiales
S368 Liquidaciones IBI
S773 Exenciones y bonificaciones del IBI
S470 Modificaciones del IBI
S499 Recursos y devoluciones del IBI
G065 Impuesto de Actividades Econmicas
S280 Padrn del IAE
S669 Liquidaciones IAE
S898 Exenciones y bonificaciones del IAE
S983 Recursos y devoluciones del IAE
G374 Impuesto de Vehculos de Traccin Mecnica
S768 Padrn del IVTM
PGD-eL
S670 Liquidaciones IVTM

S111 Modificaciones del IVTM
S189 Exenciones y bonificaciones del IVTM
G110 Impuesto de Plusvala (Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana)
S415 Registro de Plusvalas
S985 Liquidaciones y autoliquidaciones de Plusvala
S221 Exenciones y bonificaciones de Plusvala
S185 Recursos y devoluciones de Plusvala
G213 Tasas por prestacin de servicios o realizacin de actividades
S328 Padrones de tasas por prestacin de servicios o realizacin de actividades
S233 Autorizaciones de servicios o realizacin de actividades
S282 Exenciones y bonificaciones por tasas por prestacin de servicios o realizacin de
actividades
S056 Modificaciones de tasas por prestacin de servicios o realizacin de actividades
S782 Recursos y devoluciones de tasas por prestacin de servicios o realizacin de
actividades
G494 Precios pblicos por prestacin de servicios o realizacin de actividades
S271 Aprobacin y modificaciones de precios pblicos
S178 Exenciones y bonificaciones de precios pblicos
S984 Recursos y devoluciones de precios pblicos
G903 Tasas por utilizacin privativa o aprovechamiento especial del dominio pblico
S106 Padrones de tasas por utilizacin privativa o aprovechamiento especial del
dominio pblico
S562 Autorizaciones de utilizacin privativa o aprovechamiento especial del dominio
pblico
S188 Exenciones y bonificaciones por utilizacin privativa o aprovechamiento especial
del dominio pblico
S729 Modificaciones de tasas por utilizacin privativa o aprovechamiento especial del
dominio pblico
S028 Recursos y devoluciones de tasas por utilizacin privativa o aprovechamiento
especial del dominio pblico
G579 Contribuciones especiales
S588 Padrn de contribuciones especiales
S745 Modificaciones de contribuciones especiales
S400 Exenciones y bonificaciones de contribuciones especiales
S564 Recursos y devoluciones de contribuciones especiales
G367 Cuotas de urbanizacin
S672 Aprobacin y modificaciones de cuotas de urbanizacin
S199 Exenciones y bonificaciones de cuotas de urbanizacin
S456 Recursos y devoluciones de cuotas de urbanizacin
G895 Sanciones de trfico
S478 Expedientes sancionadores de trfico
S933 Recursos y devoluciones por sanciones de trfico
S457 Apremios y embargos
S386 Fraccionamientos y aplazamientos
S362 rdenes de domiciliacin
PGD-eL
ANEXO 2: Recomendacin para inscribir en el metadato <rgano>; el

metadato <ID_PRO_especfico> y otras consideraciones sobre firma
electrnica y fe pblica administrativa
Metadato <rgano>
El metadato rgano es un identificador normalizado de la Administracin, integrado por una

cadena de caracteres constituida por un cdigo alfanumrico nico para cada rgano, unidad u
oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3).
En el Manual de Atributos de DIR3

http://administracionelectronica.gob.es/ctt/resources/Soluciones/238/Area%20descargas/Manual%20de%
20Atributos.pdf?idIniciativa=238&idElemento=420 se explica cmo se compone el cdigo de
DIR3 para la raz (Ayuntamiento).
En el punto 3.3.1.1. Ayuntamientos, dispone lo siguiente:
Para el caso de las unidades que definen ayuntamientos, el cdigo que identifica en el
Directorio Comn se compondr de la siguiente forma:
L EG PROV CAY
Dnde:
- L: es el primer carcter del cdigo, denota que la unidad tiene como nivel de
administracin, Administracin Local.
- EG: cdigo de 2 dgitos del tipo de entidad geogrfica segn el catlogo de
CAT_ENTIDAD_GEOGRAFICA de DIR3, en este caso tendr valor 01.
- PROV: cdigo de 2 dgitos de la provincia en la que se encuentra la unidad segn el
catlogo de CAT_PROVINCIA de DIR3.
- CAY: cdigo de 4 dgitos del ayuntamiento segn la fuente de provisin de EELL.
Ayuntamiento de ejemplo
L01451685 Ayuntamiento de Toledo
El cdigo de la Raz de los Ayuntamientos embebe el cdigo municipal del INE : 2 dgitos de la
provincia+ 3 dgitos de municipio ms dgito de control; esto es muy til para la
interoperabilidad con las otras aplicaciones y compatible con el Registro de EELL y la BD de
Administracin Local de la que se nutre DIR3. Los dems cdigos por debajo de la raz se
generan automticamente y son secuenciales.
Metadato <ID_PRO_especifico>
Para identificar el expediente, el metadato mnimo es el siguiente:

<ID_PRO_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al expediente dentro
de los generados por el Ayuntamiento. Cada ayuntamiento puede disear el proceso de
generacin segn sus necesidades, asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto,
este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID utilizado a nivel
interno. (Longitud: 30 caracteres).
PGD-eL
Dado el entorno de estandarizacin de codificaciones del SIA, la identificacin del expediente

vendr determinada por la conjuncin de los metadatos <rgano> e <ID_PRO_especifico>
<rgano>: ver apartado anterior.
Dado que habr ocasiones en que no se conozcan los datos en el momento de la captura, se
recomienda que este ID_especfico se configure como condicional, de manera que:
1. Cuando se conozca el dato se recomienda que sea una rplica del utilizado a nivel interno,
con la siguiente estructura:
ES_L01451685 _2016_DOC_DDDEEEESsss.001 ---> para el documento

ES_L01451685 _2016_EXP_DDDEEEESsss ---> para el expediente
DDD: Cdigo identificativo del departamento/negociado que produce, captura

gestiona el documento/expediente.
EEEE: Expediente, cdigo identificativo del nmero de expediente. Puede
establecerse manualmente o por medio de un contador secuencial asignado
automticamente por el sistema, que se reiniciar cada 1 de enero.
S: Carcter fijo, indica serie documental
sss: nmero de serie documental
001: n de orden del documento dentro del expediente. Puede establecerse
manualmente o por medio de un contador secuencial asignado automticamente por
el sistema
Otras consideraciones sobre firma electrnica y la fe pblica en el sector local
La firma del secretario en las resoluciones de rganos unipersonales, con independencia del
ejercicio electrnico de la fe pblica administrativa, servir tambin para verificar el
cumplimiento de lo previsto por el art. 177.1 del RD 2568/1986, de 28 de noviembre, de
La captura se refiere a la entrada en un sistema de gestin de documentos electrnicos que
bien pueden ser generados por la entidad o bien pueden proceder de otras entidades. La
descripcin del proceso de captura dentro de la entidad debe contemplar la identificacin de
los documentos y expedientes, el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios y, en su
caso, de los metadatos complementarios y el procedimiento de entrada en el sistema de
gestin de documentos.
Los documentos electrnicos debern ser firmados conforme a la Poltica de firma electrnica
y de certificados en la Administracin General del Estado, a la que este Ayuntamiento se ha
adherido, disponible en http://administracionelectronica.gob.es/ctt/politicafirma, empleando el
sistema de firma adecuado a cada tipo documental en el momento de su captura en el
programa de tratamiento.
Requerir el uso obligatorio de firma por parte de los interesados (art. 11.2 Ley 39/2015):
a) Formular solicitudes.
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos.
PGD-eL
En estos casos, la firma deber ser cualificada y se admitirn los formatos PAdES, XAdES y
CAdES o los que se incluyan en la Poltica de Firma y Certificados de la AGE.
Los documentos elaborados por el Ayuntamiento requerirn firma electrnica con carcter
general (art. 26.2 Ley 39/2015 y 43 de la Ley 40/2015), salvo que se trate de documentos
electrnicos con carcter meramente informativo, as como aquellos que no formen parte de
un expediente administrativo. En todo caso, ser necesario identificar el origen de estos
documentos (art. 26.3 Ley 39/2015).
En particular, se recomienda el estndar PAdES para la firma de Resoluciones de rganos
unipersonales, emisin de certificados por el Secretario y, en general, para documentos en
formato PDF.
Se utilizar el estndar XAdES para el resto de documentos.
Respecto al ejercicio electrnico de las funciones reservadas a los puestos de Secretara,

Intervencin y Tesorera, se les asignar un sello de rgano que permita la realizacin de
actuaciones administrativas automatizadas con las debidas garantas, en el momento en que
se disponga de cobertura normativa para ello (la Disposicin Adicional 9 del borrador de
Reglamento por el que se desarrolla el rgimen jurdico de la escala de funcionarios de
Administracin local con habilitacin de carcter nacional, dispone lo siguiente: A los solos
efectos del ejercicio en soporte electrnico de las funciones reservadas a los funcionarios regulados en
el presente Real Decreto, los puestos a ellos reservados tendrn la consideracin de rganos, sin
perjuicio de lo dispuesto en el Ttulo X de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de
Rgimen Local.)
En cuanto a las notificaciones de actos y acuerdos, podrn notificarse mediante

comparecencia en la sede electrnica del Ayuntamiento, con aviso previo al interesado para
que acceda a dicha sede y reciba dicha notificacin. Se procurar adjuntar a los avisos de
notificacin una copia de la notificacin con CSV. En la comparecencia en la sede para recibir
la notificacin, se ofrecer a los interesados la opcin de verificar el documento mediante el
CSV o descargar un original de la notificacin en formato PDF/A.
Se procurar utilizar firma electrnica cualificada, con estndar PAdES y, en su caso, sello de
rgano del Secretario para las notificaciones automatizadas.
PGD-eL
ANEXO 3: Perfil de aplicacin del ayuntamiento (subconjunto del e-

EMGDE)
El apartado 1.5.4 Esquema institucional de metadatos recoge el esquema institucional
aprobado para el ayuntamiento. Este esquema se ha elaborado como un subconjunto del e-
EMGDE, que constituye el perfil de aplicacin del ayuntamiento.
Conviene puntualizar lo siguiente:
- Las tablas aparecen tal y como estn en el e-EMGDE, pero dado que se ha consensuado
aplicar el esquema en modo mono-entidad, se ha borrado todo lo que no era de aplicacin
a ese modo.
- Asimismo, se acuerda que, siguiendo la terminologa de la ISO (International Standards
Organization) en el mbito de la gestin documental, el conjunto de elementos del
esquema de metadatos e-EMGDE que sean seleccionados, as como las reglas o
directrices que se establezcan para su uso, constituirn el perfil de aplicacin del
AYUNTAMIENTO.
De acuerdo con el documento ISO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo a orientaciones sobre la
elaboracin de un esquema de metadatos, y que constituye un desarrollo de la norma ISO
23081, un perfil de aplicacin define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un
conjunto de elementos. Mientras que un conjunto de elementos establece conceptos,
expresados por los propios elementos de metadatos, y se enfoca sobre la semntica o los
significados de aquellos elementos, un perfil de aplicacin va ms lejos y aade las reglas
de la organizacin y las directrices en el uso de los elementos. Identifica las obligaciones y
limitaciones de los elementos, y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la
compresin de los elementos. Los perfiles de aplicacin pueden incluir elementos
integrados procedentes de uno o ms conjuntos de elementos, permitiendo de este modo a
una aplicacin determinada cumplir sus requisitos funcionales.
Este perfil de aplicacin del AYUNTAMIENTO al subconjunto del e-EMGDE contiene tres
bloques diferenciados de metadatos:
- Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento y expediente electrnicos.

- Complementarios mnimos necesarios para el acceso, calificacin y conservacin de
documentos y expedientes electrnicos
- Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos y expedientes
electrnicos.
PGD-eL
METADATOS OBLIGATORIOS NTI

DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e
Se adoptan los siguientes metadatos recogidos en la versin 2.0 de la EMGDE, pero teniendo en cuenta
la aplicacin del esquema en modo monoentidad.
METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e
eEMGDE2 IDENTIFICADOR
eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

eEMGDE4 - FECHAS
eEMGDE4.1 - FECHA INICIO

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS
eEMGDE14.1 FORMATO
eEMGDE14.1.1 NOMBRE DEL FORMATO
eEMGDE14.1.2 EXTENSIN DEL FICHERO
eEMGDE17 FIRMA
eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA
eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV
eEMGDE17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV
eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL
eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN
eEMGDE22 CLASIFICACIN
eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

eEMGDE.23 - VERSIN NTI
eEMGDE.24 - RGANO
eEMGDE.25 - ORIGEN DEL DOCUMENTO
eEMGDE.26 - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO
ORIGEN eEMGDE.27 - ESTADO DEL EXPEDIENTE
eEMGDE.28 - INTERESADO
METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE
PGD-eL
DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e
eEMGDE2 - IDENTIFICADOR
Nombre formal eEMGDE.Identificador
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador nico asignado a una entidad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
- Identificar de manera nica la entidad dentro de un dominio

Finalidad
- Hacer posible la localizacin de las entidades.
sese este elemento para identificar la entidad dentro de un dominio especfico,

local o global, o ambos, si procede.
En algunos casos el identificador ser asignado por el sistema, adoptando la forma
probablemente de un contador previamente configurado.
Comentarios
En condiciones ideales, el identificador debera ser nico de manera global, es decir,
entre dominios. En cualquier caso, con independencia de que en un dominio existan
varios identificadores para una entidad, a efectos de interoperabilidad y entre
dominios, debe seleccionarse un solo identificador nico.
Ejemplos -
PGD-eL
eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

Nombre formal eEMGDE.Identificador.SecuenciaIdentificador
Sub-elemento de eEMGDE2 - Identificador
Definicin Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global.
Obligacin Obligatorio ENI y condicional si se conoce el identificador en el momento de captura.
Sub-elementos No
Documento: ES_<rgano>_<AAAA>_DOC_<ID_especfico>
Expediente: ES_<rganoUU>_<AAAA>_EXP_<ID_especfico>
Siendo <ID_especfico> , longitud 30:
Para documento:
- Cdigo secuencial asignado automticamente para todos y
cada uno de los expedientes del ayuntamiento, que se reiniciar
cada 1 de enero.
- Nmero de registro de entrada.
Para expediente:
Cdigo secuencial asignado automticamente para todos y cada
Esquema uno de los expedientes del ayuntamiento, que se reiniciar cada
Valores 1 de enero.
Serie: <rgano>_PRO_<ID_PRO_especfico> o clasificacin SIA

Siendo <ID_PRO_especifico> Cdigo SIA o si el procedimiento
no se encuentra en SIA:
<rgano>_PRO_<ID_PRO_Especifico> siendo
<ID_PRO_Especifico>, cdigo del procedimiento que identifica de
forma unca el procedimiento dentro de los propios de la
administracin. (Longitud 30 caracteres), serie documental
Valor por defecto Sin definir.

Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
Finalidad Identificar la entidad dentro de un dominio.
Comentarios
Para Documento: ES_L01462384_2016_DOC_Ssss.001

Ejemplos Para Expediente: ES_L01462384_2016_EXP_Ssss.001
Para Serie: ES_E04072803 _PRO_0000000000000000000SF02.02.101
PGD-eL
eEMGDE4 FECHAS
Nombre formal eEMGDE.Fechas
Definicin Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe.

eEMGDE4.1 - Fecha inicio

Sub-elementos
Esquema Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS <ISO 8601>

Valores
11
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin .
Finalidad
Comentarios
Ejemplos -
eEMGDE4.1 - FECHA INICIO

Nombre formal eEMGDE.Fechas.FechaInicio
Sub-elemento de eEMGDE4 - Fechas
Fecha de captura (Documento-e); FechaAperturaExpediente (Expediente-e);

Definicin
Fecha inicio de la serie documental
Obligacin Obligatorio ENI.

Sub-elementos No
Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.

Valores
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha del inicio de la existencia de una

Finalidad
entidad.
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una
Comentarios
hora. Puede aadirse una zona horaria, si procede.
Ejemplos 20110227, 20110227T131805.
PGD-eL
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas
Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y

Definicin
fsicas de un documento digital o digitalizado.
Aplicabilidad Documento.
eEMGDE14.1 Formato
(Obligatorio ENI)
eEMGDE14.2 - Versin de
formato
Sub-elementos eEMGDE14.3 Resolucin
eEMGDE14.4 Tamao
eEMGDE14.5
Profundidad de color
Esquema Sin definir.

Valores
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden

adoptarse en relacin al almacenamiento, la conservacin y la representacin de
los documentos.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de
gestin o de localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o
localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que
Finalidad los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse
al mismo tiempo, etc.
- Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un
documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un documento
digital o digitalizado.
- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes
de un proceso de digitalizacin.
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las
estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms
Comentarios completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se identifican con
exactitud.
Ejemplos -
PGD-eL
eEMGDE14.1 - FORMATO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa
Obligacin
uno o los dos subelementos que componen este metadato.
eEMGDE14.1.1
Nombre del formato
Sub-elementos
eEMGDE14.1.2
Extensin
Esquema Sin definir
Valores
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a
efectos de gestin o de localizacin de recursos.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o
los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse
Comentarios -
Ejemplos -
eEMGDE14.1.1 NOMBRE DEL FORMATO

Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.NombreFormato
Sub-elemento de eEMGDE14.1 - Formato
Definicin Denominacin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Obligacin uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 - Formato

Sub-elementos No
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad
Esquema de Catlogo de Estndares en la columna Nombre
Valores Comn de la tabla recogida en su anexo.
PGD-eL

Comentarios -
Strict
Open
Ejemplos XML
ISO/I
EC
eEMGDE14.1.2 EXTENSIN DEL FICHERO

Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.ExtensionFichero
Sub-elemento de eEMGDE14.1 - Formato
Definicin Extensin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Obligacin
uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 - Formato
Sub-elementos No
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad
Esquema
Valores de Catlogo de Estndares en la columna Extensin de la
tabla recogida en su anexo.
Comentarios -
Ejemplos .docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv
PGD-eL
eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma
Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.1 - Tipo de firma
(Obligatorio ENI) eEMGDE17.2
Sub-elementos
Valor CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV
Esquema Sin definir
Valores
- Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de su
creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para
ello.
Finalidad - Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de
garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.
Comentarios -
Ejemplos -
eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

Nombre formal eEMGDE.Firma.TipoFirma
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Definicin Denominacin normalizada del formato de firma utilizado.
Sub-elementos eEMGDE17.1.1. Perfil de firma
TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signature),
TF03 (XAdES enveloped signature), TF04 (CAdES
Valores Esquema
detached/explicit signature), TF05 (CAdES
attached/implicit signature), TF06 (PAdES)
Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del
Finalidad
documento simple, expediente o agregacin.
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos TF01, TF05.
PGD-eL
eEMGDE17.3 VALOR DEL CSV

Nombre formal eEMGDE.Firma.FormatoFirma.ValorCSV
Definicin Valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar el documento o expediente.
Obligacin Condicional: De aplicacin si el elemento eEMGDE17.1Tipo de firma contiene el valor
TF01 (CSV)
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Finalidad Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada
Comentarios -
Ejemplos -
eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV

Nombre formal eEMGDE.DefinicionGeneracionCSV
Definicin Referencia a la orden, resolucin o documento que define la creacin del CSV
Aplicabilidad di t
Documento/Expediente
Sub-elementos No
Esquema Si AGE, Referencia BOE: BOE A-YYYY-XXXXX

Valores En otro caso, referencia correspondiente
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad
Finalidad Indicar la disposicin que crea y regula el CSV correspondiente
Comentarios -
BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema de

Ejemplos
cdigo seguro de verificacin por la Direccin General del Catastro)
PGD-eL
eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL

Nombre formal eEMGDE.TipoDocumental
Modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de
Definicin una competencia concreta, en base a una regulacin y cuyo formato, contenido
informativo o soporte son homogneos.
Sub-elementos No
TD01 (Resolucin), TD02 (Acuerdo), TD03 (Contrato), TD04
(Convenio), TD05 (Declaracin), TD06 (Comunicacin), TD07
(Notificacin), TD08 (Publicacin), TD09 (Acuse de recibo),
Esquema TD10 (Acta), TD11 (Certificado), TD12 (Diligencia), TD13
Valores (Informe), TD14 (Solicitud), TD15 (Denuncia), TD16 (Alegacin),
TD17 (Recursos), TD18 (Comunicacin ciudadano), TD19
(Factura), TD20 (Otros incautados), TD99 (Otros).
12
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin .
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
- Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un
Finalidad documento.
- Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.
Comentarios
Ejemplos - TD0, TD02, TD03
eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN

Nombre formal eEMGDE.EstadoElaboracion
Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber,
Definicin
original o los distintos tipos identificados de copia.
Aplicabilidad Documento.
Sub-elementos No
EE01 (Original)
EE02 (Copia electrnica autntica con
cambio de formato)
Esquema EE03 (Copia electrnica autntica de
Valores documento papel)
EE04 (Copia electrnica parcial autntica)
EE99 (Otros)
PGD-eL
Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en

Finalidad atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor
probatorio.
Comentarios
Ejemplos EE01, EE03, EE99
En cuanto al estado de elaboracin, debe tenerse en cuenta el siguiente mapeo:
eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion
Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un
Definicin
sistema de gestin de documentos
Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE22.1 - Cdigo
de clasificacin
Sub-elementos eEMGDE22.2 -
Denominacin de clase
eEMGDE22.3 - Tipo de clasificacin (SIA / FUNCIONAL)
Esquema SIA/Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.
Valores
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Adscribir la entidad a una categora dentro de un plan de clasificacin, de manera que
Finalidad todos los integrantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban un
tratamiento semejante en virtud de ellos.
La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus sub-
Comentarios
elementos en la descripcin del documento.
Ejemplos -
PGD-eL
eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion
Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin
Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de
Definicin
clasificacin o en el SIA.
Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Sub-elementos No
Cdigo SIA o si el procedimiento no se encuentra en SIA
Cdigo de Serie Documental: Ssss
Esquema S=carcter identificador de la serie documental
Valores
Sss=cdigo numrico identificador de la serie documental

Compatibilidad ISO 23081 Descripcin
Finalidad
Comentarios
Ejemplos S309 Registro general de entradas; S817 Registro general de sepulturas
eEMGDE.23 - VERSIN NTI

Nombre formal eEMGDE.VersionNTI
Definicin Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

de Documento electrnico conforme a la cual se estructura el documento
Sub-elementos No
Para Documento simple:
http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Esquema Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-
e
Valores Para Documento simple:
http://administracionelectronica.gob. es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Valor por defecto Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el

documento o expediente electrnico
Comentarios Tipo de datos URI
Ejemplos -
PGD-eL
eEMGDE.24 - RGANO
Nombre formal eEMGDE.Organo
Para el Documento simple: identificador normalizado de la administracin generadora
del documento o que realiza la captura del mismo.
Definicin Para el Expediente y Serie: Identificador normalizado de la administracin
responsable de la tramitacin del procedimiento.
Sub-elementos No
Esquema Cdigo/s procedentes del DIR3 (*)
Valores
Finalidad Identificar el rgano que crea o captura el documento o el rgano responsable de la

tramitacin del procedimiento
Comentarios Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio
Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.
Ejemplos E04072803 (S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones)
eEMGDE.25 - ORIGEN DEL DOCUMENTO

Nombre formal eEMGDE.OrigenDocumento
Definicin Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una
d i i t i
Sub-elementos No tiene
Esquema Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administracin
Valores
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -
PGD-eL
eEMGDE.26 - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN

Nombre formal eEMGDE.IdentificadorDocumentoOrigen
Definicin Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia
Obligacin Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 Estado de

elaboracin, contenga los valores EE02, EE03 o EE04
Sub-elementos No
Si el documento origen es un
documento electrnico:
Esquema ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
Valores Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000

Finalidad Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que se
obtiene la copia autntica que captura el sistema de gestin documental.
Comentarios -
Ejemplos -
eEMGDE.27 - ESTADO DEL EXPEDIENTE

Nombre formal eEMGDE.EstadoExpediente
Definicin Estado del expediente en el momento del intercambio
Aplicabilidad Expediente
Sub-elementos No
Esquema E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (ndice para remisin
cerrado)
Valores
Finalidad Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista del
mismo con la estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
Comentarios -
Ejemplos E01, E02, E03
PGD-eL
eEMGDE.28 - INTERESADO
Nombre formal eEMGDE.Interesado
Definicin Identificador del interesado.
Aplicabilidad Expediente
Sub-elementos No
a) Si ciudadano o persona jurdica: DNI, NIE, NIF

Esquema
Valores b) Si administracin: <rgano> (DIR3)
Finalidad Identificar de forma unvoca el/los interesados en un procedimiento determinado,

bien sean personas fsica, jurdicas u rganos de la Administracin
Comentarios -
Ejemplos -
PGD-eL
METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA

EL ACCESO, CALIFICACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS-e
Y EXPEDIENTES-e
Se adoptan los siguientes metadatos recogidos en la versin 2.0 de la EMGDE, pero
teniendo en cuenta la aplicacin del esquema en modo monoentidad.
PGD-eL
METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA EL ACCESO,

CALIFICACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e
eEMGDE1 CATEGORIA
eEMGDE4.2 - FECHA FIN
eEMGDE8 SEGURIDAD
eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL
eEMGDE8.6 - NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN
eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO
eEMGDE9.1.1 CDIGO CAUSA LIMITACIN
eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN
eEMGDE9.2 CONDICIONES DE REUTILIZACIN
eEMGDE13 CALIFICACIN
eEMGDE13.1 VALORACIN
eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO
eEMGDE13.1.1.1. TIPO DE VALOR
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO
eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
eEMGDE13.2 DICTAMEN
eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA
eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN
DICTAMINADA eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO
eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA
eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL
eEMGDE22.2 DENOMINACIN DE CLASE
eEGMDE22.3 TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)
PGD-eL
METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA

GESTIN PTIMA DEDOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e
Se adoptan los siguientes metadatos como medatatos complementarios
recomendados para la gestin ptima de documento-e y expediente-e, recogidos en
la versin 2.0 de la EMGDE, pero teniendo en cuenta la aplicacin del esquema en
modo monoentidad.
PGD-eL
METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN OPTIMA DE

DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e
eEMGDE. 29 ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE.29.1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE.29.2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO
eEMGDE.29.3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE.29.4 N ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE3 - NOMBRE
eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL
eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO
eEMGDE5 DESCRIPCION
eEMGDE11 IDIOMA
eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO
eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO
eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO
eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO
eEMGDE14.2 VERSIN DE FORMATO
eEMGDE14.3 RESOLUCIN
eEMGDE14.4 TAMAO
eEMGDE14.4.2 TAMAO LGICO
eEMGDE14.4.4 UNIDADES
eEMGDE14.5 PROFUNDIDAD DE COLOR
eEMGDE15 UBICACIN
eEMGDE15.1 SOPORTE
eEMGDE15.2 LOCALIZACIN
eEMGDE16 VERIFICACIN DE INTEGRIDAD
eEMGDE16.1 ALGORITMO
eEMGDE16.2 VALOR
eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA
eEMGDE17.5 FIRMANTE
eEMGDE17.5.1 NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL
eEMGDE17.5.2 NUMERO DE IDENTIFICACIN DEL/DE LOS FIRMANTE/S
eEMGDE17.5.3 EN CALIDAD DE
eEMGDE17.5.4 NIVEL DE FIRMA
eEMGDE17.5.5 INFORMACIN ADICIONAL
eEMGDE21 TRAZABILIDAD
eEMGDE21.1 ACCIN
eEMGDE21.1.1 FECHA DE LA ACCIN
eEMGDE21.1.2 ENTIDAD DE LA ACCIN
eEMGDE21.2 MOTIVO REGLADO
eEMGDE21.3 USUARIO DE LA ACCIN
eEMGDE21.6 HISTORIA DEL CAMBIO
eEMGDE21.6.1 NOMBRE DEL ELEMENTO
eEMGDE21.6.2 VALOR ANTERIOR
PGD-eL
Y se propone el estudio y definicin de nuevos metadatos para la gestin como por

ejemplo:
Aplicable a expediente: Referencia catastral

Aplicable a documento: DNI / NIF
Aplicable a documento tipo decreto, el nmero de decreto
PGD-eL
ANEXO 4: Correspondencia de los metadatos con el e-EMGDE

Como aclaracin se aade la correspondencia entre los metadatos definidos en las diferentes
NTI y el esquema e-EMGDE
DOCUMENTO ELECTRNICO
Metadato Elemento / Sub-elemento e-EMGDE

eEMGDE23-Versin NTI(URI) de la Norma Tcnica de Interoperabilidad
Versin NTI
de Documento electrnico.
eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.
Identificador Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del Documento
= ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
rgano eEMGDE24 - rgano
Fecha de captura eEMGDE4.1 - Fecha de inicio del Documento.
eEMGDE25 - Origen. Elemento lgico que indicar el tipo de Agente que
a travs de una Relacin de tipo crea est relacionado con el documento:
0: Si es un ciudadano, el Agente ser de tipo Persona con su
Origen
identificador normalizado (DNI, NIF, CIF, NIE o similar).
1: Si es una Administracin, el Agente ser de tipo Organizacin con
su identificador normalizado (<rgano>).
Elemento que indicar el estado de elaboracin del documento, siendo sus
posibles valores:
Estado de -Si Original: eEMGDE20 - Estado de elaboracin= EE01.
elaboracin -Si existe una Relacin de tipo copia entre el Documento y otro
Documento que acta de Original eEMGDE20 - Estado de elaboracin=
EE02|EE03|EE04.
Nombre de formato eEMGDE14.1.1 - Nombre de formato lgico de cada fichero de contenido.
Tipo documental eEMGDE18 - Tipo documental del Documento.
Si CSV, eEMGDE17.1.1 - Formato de firma=TF01.
Tipo de firma Si Firma Electrnica basada en certificados:
eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = TF02|TF03|TF04|TF05|TF06.
Valor CSV eEMGDE17.3 - Valor del CSV =Valor CSV.
eEMGDE17.4 - Definicin generacin CSV de la "Actividad" que,
Definicin
mediante la "Relacin" correspondiente, aplica a la generacin del CSV del
generacin CSV
Documento.
Correspondencia de los metadatos mnimos obligatorios de Documento electrnico con el e-EMGDE.
PGD-eL
EXPEDIENTE ELECTRNICO

eEMGDE23 - Versin NTI (URI) de la Norma Tcnica de Interoperabilidad
Versin NTI
de Expediente electrnico.
eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador
Identificador Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del
Expediente= ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
rgano eEMGDE24 - rgano
Fecha apertura del eEMGDE4.1 - Fecha de inicio del Expediente.
expediente
Clasificacin eEMGDE22 - Clasificacin
eEMGDE27- Estado del expediente. Elemento que indicar el estado del

expediente, siendo sus posibles valores:
Estado
- Abierto: Si no existe eEMGDE4.2 - Fecha de fin del expediente.
- Cerrado: Si existe eEMGDE4.2 - Fecha de fin del expediente.
Interesado eEMGDE28 - Interesado
Funcin resumen eEMGDE16.1 - Algoritmo empleado para la generacin de las huellas de

foliado los documentos incluidos en el expediente.
Elemento que indicar el tipo de firma del ndice del expediente
electrnico, siendo sus posibles valores:
Tipo de firma - Si CSV: eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = TF01.
- Si Firma electrnica basada en certificados: eEMGDE17.1.1 - Formato
de firma = TF02|TF03|TF04|TF05|TF06.
Si eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = TF01:
Valor CSV
eEMGDE17.3 - Valor del CSV =Valor CSV.
eEMGDE17.4 - Definicin generacin CSV de la "Actividad" que,
Definicin mediante la "Relacin" correspondiente, aplica a la generacin del CSV del
generacin CSV Expediente.
Nota: Siendo el eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = TF01.
Correspondencia de los metadatos mnimos obligatorios de Expediente electrnico con el e-EMGDE.
PGD-eL
DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

Resolucin eEMGDE14.3 - Resolucin.
eEMGDE14.4.2 - Tamao Lgico.
Tamao
eEMGDE14.4.4 - Unidades.
Idioma eEMGDE11 - Idioma.
Correspondencia de metadatos complementarios de Digitalizacin de documentos con el e-EMGDE.
CONVERSIN ENTRE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador del "Documento" que, a
travs de una "Relacin" tipo "convierte" indica el documento origen de la
Identificador del copia.
documento origen
Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del Documento
origen= ES_<rgano_responsable>_<AAAA>_<ID_especfico>
eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador que identifique la Poltica,
tratada como una Regulacin que se relaciona con tipo "Conversin"
Poltica de con el Documento.
conversin
Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador de la
Regulacion = <Esquema_regulaciones_organizacion>
Correspondencia de metadatos complementarios de Conversin entre documentos

electrnicos con el e-EMGDE.
PGD-eL
ANEXO 5: Legislacin, documentos de trabajo y referencias
Legislacin
i. Cdigo de Administracin Electrnica (publicado por la Agencia Estatal Boletn Oficial del
Estado)
Cdigo de administracin electrnica
ii. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las

Administraciones Pblicas.
BOE-A-2015-10565
iii. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del Sector Pblico.

BOE-A-2015-10566
iv. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
BOE-A-2009-18358
v. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Seguridad en el mbito de la administracin electrnica.
BOE-A-2010-1330
vi. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la administracin electrnica.
BOE-A-2010-1331
vii. Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local

BOE-A-1985-5392
viii. Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de

BOE-A-1986-33252
ix. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones

Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
BOE-A-2012-10048
x. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por

la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
BOE-A-2011-13170
PGD-eL
xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
BOE-A-2011-13169
xii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de
Documentos.
BOE-A-2011-13168
xiii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
autntico y conversin entre documentos electrnicos.
BOE-A-2011-13172
xiv. Resolucin de 27 de octubre de 2016, de la Secretara de Estado de Administraciones

Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma y
Sello Electrnicos y de Certificados de la Administracin.
BOE-A-2016-10146
xv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la
Red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas ( red SARA).
BOE-A-2011-13173
xvi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales.
BOE-A-2011-13174
PGD-eL
Documentos de trabajo y referencias
i. Plan de Transformacin Digital de la Administracin General del Estado y sus Organismos

Pblicos. Estrategia TIC 2015-2020
En: Portal de Administracin electrnica (PAe)
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Organizacion/DTIC/estrategia.html
ii. Publicacin oficial del MINHAP: Plan de Transformacin Digital de la Administracin

General del Estado y sus Organismos Pblicos. Estrategia TIC 2015-2020
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategia
s/Estrategia_TIC/20151002-Plan-transformacion-digital-age-oopp.pdf
iii. Implantacin de la Ley 39/2015 y Ley 40/2015 en el mbito TIC

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Leyes-39-y-40-2015.html
iv. DIGITALZA-T! Gua para facilitar a las Entidades Locales el cumplimiento de las
obligaciones digitales de las Leyes 39 y 40/2015. Uso de las herramientas tecnolgicas de
la Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (DTIC).
s/Leyes-39-40/GUIA-PARA-EELL-PARA-EL-CUMPLIMIENTO-DIGITAL-DE-LAS-
NUEVAS-LEYES-ADMINISTRATIVAS0/GUIA-PARA-EELL-PARA-EL-CUMPLIMIENTO-
DIGITAL-DE-LAS-NUEVAS-LEYES-ADMINISTRATIVAS.pdf
v. Catlogo de servicios de administracin digital

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/Rac
ionaliza_y_comparte/catalogo/CATALOGO-SERVICIOS-ADMINISTRACION-DIGITAL-V1-0.pdf
vi. Normas Tcnicas de Interoperabilidad y documentacin de apoyo

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_
Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
vii. Modelo de Poltica de gestin de documentos electrnicos

http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION
viii. Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.

s/pae_Interoperabilidad_Inicio/Normas_tecnicas/Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PD
F_2ed_2016.pdf
PGD-eL
ix. Esquema de metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE).

s/pae_Interoperabilidad_Inicio/Esquema_de_metadatos_e-EMGDE-Publicacion_oficial-
2012/Esquema_Metadatos_e-EMGDE_2016.pdf
x. Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del Ministerio de Hacienda y

Administraciones Pblicas.
En: Portal de Administracin electrnica (PAe): Estrategias-Archivo electrnico-Poltica de
http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GESTION%
20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20documentos
%20electronicos%20MINHAP.pdf
xi. UNE- ISO 15489-1:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte 1.

Generalidades
En: Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin (AENOR)
http://www.aenor.es/
xii. UNE- ISO 15489-2:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte 2.

Directrices
xiii. UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en

documentos.
xiv. UNE-ISO 30300:2011. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los

documentos. Fundamentos y vocabulario
xv. UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.

Metadatos para la gestin de documentos.
xvi. UNE-ISO TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo para
la gestin de documentos.
xvii. UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.


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Modelo de poltica de gestin de

documentos electrnicos para

Responsable edicin digital:

Edicin electrnica, septiembre de 2016

Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):

Coleccin: administracin electrnica

Usted es libre de:

Bajo las condiciones siguientes:

Se presenta el documento Modelo de poltica de gestin de documentos electrnicos para

El documento consensuado por estas organizaciones contiene el modelo de poltica de gestin

La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Comn de las

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas publica el documento para facilitar su

ANEXO 1: Cuadro de clasificacin e ndice de series

Nombre del documento Poltica de gestin de documentos electrnicos

Histrico de versiones del documento

1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del

2. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de gestin de documentos electrnicos, publicada en

1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

1.2. Alcance de la Poltica

5. La presente Poltica de Gestin de Documentos electrnicos est integrada en el contexto

8. En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema Nacional

1.3. Datos identificativos la Poltica

9. Los datos identificativos principales son:

Nombre del documento Poltica de gestin de documentos electrnicos

1.3.1. Perodo de validez

1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

1.4. Roles y responsabilidades

- 1. La Alcalda/Presidencia, que aprobar e impulsar la poltica.

1.5. Procesos de gestin documental

informacin sea compartida. Se controlan y gestionan mediante Sistemas de Gestin de

normativa vigente, deben determinarse las condiciones en que debe producirse la

Metadato Asignacin en punto de Asignacin en cualquier

Respecto al metadato <Nmero de Registro>, si el documento es producido por el

Para identificar el expediente (metadato <ID_PRO_especfico>), ver el Anexo 3 .

rgano que permita la realizacin de actuaciones administrativas automatizadas con las

Salvo en los supuestos previstos en el ordenamiento jurdico, de acuerdo con lo dispuesto en

Validez de documento (SICRES 3.0) Estado de elaboracin (NTI Documento

1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos

el Anexo I de la NTI de Documento Electrnico, aprobada por Resolucin de la misma fecha

e) Incorporar las firmas electrnicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la

1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de un esquema de

La herencia automatizada de metadatos entre las diferentes categoras de la entidad

(subconjunto del e-EMGDE), incluyendo nuevos elementos y modificaciones que se han

1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos

50. Metadatos complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos

1.5.5 Copia autntica

Metadato Asignacin en punto de Asignacin en cualquier

particular, los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad implementados, y dems

de manera que se garantice la imposibilidad de la reconstruccin de los documentos y la

1.6. Asignacin de metadatos

63. Se asignarn los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, de los metadatos

66. El Ayuntamiento elaborar un plan de formacin continua y capacitacin del personal

67. Los procesos de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento de

68. El mantenimiento, actualizacin y publicacin electrnica del presente documento

Tavernes de la Valldigna, 7 de julio de 2016

COMPOSICIN DEL GRUPO DE TRABAJO PGD-eL

El equipo de trabajo manifiesta su agradecimiento por el apoyo, confianza y ayuda prestados

El Sr. Gerardo Bustos Pretel, Subdirector General de Informacin, Documentacin y

El Sr. Miguel ngel Amutio Gmez, Subdirector Adjunto de Coordinacin de Unidades

ANEXO 1: Cuadro de clasificacin e ndice de series documentales

ORGANIZAR Y ADMINISTRAR LA GESTION MUNICIPAL

GESTINAR LA ACCIN CIUDADANA Y LA PRESTACIN DE SERVICIOS

Llegados a este punto se trata de poner el foco en los procedimientos administrativos y en su

F030 GOBERNAR EL MUNICIPIO