UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

EZEQUIEL ZAMORA

VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO SOCIAL

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES

SUBPROGRAMA CONTADURIA PBLICA

SUBPROYECTO AUDITORIA BASICA

CUENTAS Y EFECTOS POR

COBRAR EN AUDITORA BASICA

(MODULO V)

Paredes Wiliam C.I. 9.346.697

Valero Jhonathan C.I. 16.191.133

Garrido Karla C.I. 18.906.900

Pacheco Leydi C.I. 15.037.124

Barinas, Marzo 2017

 INDICE PG.

INTRODUCCION............1

CUENTAS POR COBRAR, CONCEPTO...........4

IMPORTANCIA, RESPONSABILIDAD, CLASIFICACION...........5

OBJETIVOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR...........6

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR.7

PROCEDIMIENTOS..............8

PRINCIPALES PRUEBAS EN CUENTAS POR COBRAR...11

CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES.......14

CONTROL INTERNO, AUDITORIA Y MANEJO DEL DISPONIBLE....15

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO.......16

PRUEBAS SUSTANTIVAS.18

OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS POR ANTICIPADO..21

AUDITORIA, PRUEBAS SUSTANTIVAS Y DE CUMPLIMIENTO.22

EFECTIVO.......24
DEFINICION, MANEJO, CUMPLIMIENTO,VERIFICACION....25

ASPECTOS CONCEPTUALES SEGN AUTORES......27

CONTROL INTERNO Y ADMINISTRATIVO SEGN AUTORES.....29

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SEGN AUTORES......31

CONTROL INTERNO SEGN AUTORES33

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO..34

OBJETIVOS, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS....39

POLITICAS DE COBRO Y SOPORTES CONTABLES........40

CONTROL INTERNO DE CTAS. POR COBRAR SEGN F.C.C.P.V.41

CONCLUSIONES.44

REFERENCIAS46

ANEXOS...48
 PG. 1

INTRODUCCION

Las cuentas por cobrar es un concepto de contabilidad donde se registran los aumentos y

las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancas o prestacin de

servicios, nica y exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de

cambio y pagars) a favor de la empresa y llevados a cabo en las operaciones, las cuentas

por cobrar son los bienes que cada individuo decidi adquirir a travs del prstamo por

concepto de cobranza a travs de una entidad y a un plazo definido, la entidad recupera la

inversin con su respectiva ganancia incluyendo intereses o no dependiendo de la poltica

de cobro aplicada en cada entidad.

Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de

exigir a los suscriptores de los ttulos de crdito el pago de su adeudo (documentado)

derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancas o la prestacin de servicios a

crdito; es decir, presenta un beneficio futuro fundamentalmente esperado.

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata es decir a corto

plazo y a largo plazo.

Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de

un ao.

Largo plazo: Su disponibilidad es a ms de un ao.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situacin

Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse

fuera del activo corriente, es decir como activo no corriente. Las cuentas por cobrar

representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones

comerciales de ventas de bienes o servicios.

 PG. 2

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos

referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar

que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ah la importancia de

controlar y de auditar las cuentas por cobrar, el auditor establece los objetivos y

procedimientos para realizar el examen previsto en la planeacin de la auditora a estas

cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que

se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al

departamento que corresponda. Entre los objetivos ms importantes de la auditora de

cuentas por cobrar tenemos:

Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en

operaciones de ventas.

Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva

(cobrables en pesos).

Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen

devoluciones, descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes-

del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.

En control interno el anlisis del auditor se dedica a la recopilacin y evaluacin de

informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los

estndares de crdito de la empresa, verifica la existencia y aplicacin de una poltica para

el manejo de las cuentas por cobrar y determina la eficiencia de la poltica para el cobro.
 PG. 3

En el caso de deudores incobrables el auditor deber verificar la ubicacin fsica de

documentos incobrables, revisar los documentos o antecedentes de los documentos

incobrables para constatar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos,

tambin debe comprobar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la estimacin

de deudores incobrables y determinar si la base para la estimacin se ajusta a las

disposiciones legales.

El objetivo del auditor, cuando usa procedimientos de confirmacin externa, es disear y

ejecutar estos procedimientos para obtener evidencia de auditora adecuada y confiable, la

confirmacin externa no es ms que la evidencia de auditora que se obtiene como una

respuesta escrita directa al auditor de parte de un tercero (la parte confirmante), en papel,

medio electrnico u otro.

Los procedimientos de confirmaciones externas normalmente se llevan a cabo para

confirmar o solicitar informacin respecto a saldos de cuentas y sus elementos (cuentas

por cobrar y por pagar, bancos y otros depsitos de terceras partes, pasivos,

inversiones, inventarios, garantas, contingentes y operaciones con partes

relacionadas), con el objeto de obtener evidencia de auditora sobre las aseveraciones de

los estados financieros, tambin pueden usarse para confirmar los trminos de acuerdos,

contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o para confirmar la ausencia de

ciertas condiciones como convenios separados.

Dependiendo de la auditora, la evidencia de confirmaciones externas que recibe el

auditor de las partes confirmantes puede ser ms confiable y aumentar la seguridad que se

obtiene de la evidencia existente dentro de los registros contables o de las declaraciones

hechas por la administracin.

 PG. 4

CUENTAS POR COBRAR, CONCEPTO

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a travs de

letras, pagars u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales

de ventas de bienes o servicios y tambin no provenientes de ventas de bienes o servicios,

la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos

documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que stos no

pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

De ah la importancia de controlar y de auditar las cuentas por cobrar, el auditor

financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la

planeacin de la auditora a estas cuentas. La partida de Cuentas por Cobrar, se refiere a

todos los derechos sobre otros convertibles en dinero, mercanca (Depsitos

correspondientes a compras.) y servicios, es decir pagados previamente. Las Cuentas por

Cobrar se definen correctamente como aquellas peticiones que pueden cobrarse en efectivo.

Las Cuentas por Cobrar, concretamente las Cuentas de Clientes y los efectos,

constituyen los tipos de cuentas a cobrar ms corrientes. Las Cuentas por Cobrar

representan los activos adquiridos por la empresa a travs de letras, pagars u otros

documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales. Por lo tanto, la empresa

debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos

documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que stos no

pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

Las Cuentas por Cobrar son derechos legtimamente adquiridos por la empresa que,

llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo o

cualquier otra clase de bienes y servicios.

 PG. 5

IMPORTANCIA

Las Cuentas por Cobrar represen-tan una de las partidas del activo ms importantes en la

entidad. Las cuentas a cobrar a clientes vencidas correspondientes productos vendidos o

servicios prestados constituyen las ms significativas. No es de extraar que las cuentas de

clientes representen entre el 30 y el 50 % de los activos circulantes de la empresa.

De todas las partidas del activo, nicamente de la caja y bancos ofrece mayor liquidez,

por lo tanto, no es de extraar que lo auditores independientes deban dedicar una parte

considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas. Para el auditor tanto interno como

independiente, las cuentas por cobrar representan un reto constante, no solamente debido a

su importancia y liquidez sino tambin al cambio continuo de su composicin bsica.

RESPONSABILIDAD

En el rea de cuentas por cobrar al igual que en muchas otras en la auditoria, el auditor

mantiene siempre la responsabilidad global de asegurar una eficacia del control contable

interno y la fiabilidad de los registros del cliente. El auditor tiene dos funciones principales

al efectuar el examen de las cuentas por cobrar. La primera es verificarlas, en este aspecto

persigue los mismos objetivos que el auditor independiente y lleva a cabo los

procedimientos similares realizados por este, generalmente con mayor grado de detalle.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

Provenientes de ventas de bienes o servicios.

No provenientes de venta de bienes o servicios.

El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen

previsto en la planeacin de la auditora a estas cuentas:

 PG. 6

a) Documentos por Cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar

documentadas a travs de letras, pagars u otros documentos, proveniente

exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada

de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no

devengados por la sociedad.

b) Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no

provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas

corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos, la estimacin de

deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentacin en el balance.

c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Son aquellos una

vez descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones

comerciales y cuyo plazo de recuperacin no excede de un ao a contar de la fecha

de los estados financieros.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR

Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en

operaciones de ventas.

Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva

(cobrables en pesos).

Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen

devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y

reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

Verificar deudores incobrables y el mtodo contable de cobro.

 PG. 7

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito

de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la

empresa, este se encarga de ejecutar los siguientes aspectos:

1) Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por

cobrar.

2) Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar.

3) Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de

acuerdo a las disposiciones legales.

4) Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

5) Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar,

actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6) Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente

autorizadas por quien corresponda.

7) Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas.

8) Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de seguridad

se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)

9) Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del

manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de

ste por parte de los clientes y deudores.

10) Controlar el efectivo recibido de proveedores.

11) Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.

12) Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc.)
 PG. 8

13) Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

PROCEDIMIENTOS

1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los

documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por

cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.

4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en

Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las

utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas

relacionadas.

6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio

particular y laboral, etc.

7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn

legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.

8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc.

9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los

documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a

notara, a bancos e instituciones financieras.

11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente o no.

12. Examinar las autorizaciones de venta que originan el documento por cobrar.
 PG. 9

13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar, chequear que

correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.

14. Examinar las facturas de clientes y documentos justificativos de las cuentas por

cobrar.

15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y otros deudores y

comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.

16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por

Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas

relacionadas.

17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios

trabajadores de la empresa.

18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la

empresa.

19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido

debidamente calculados.

20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo

respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.

21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros, verificar

las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.

22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que,

despus de haber realizado una compra de mercaderas y haberla pagado, tal

mercanca result defectuosa o lleg con algn faltante, y el proveedor atender el

reclamo mediante una nota de crdito.

 PG. 10

23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los

documentos que respalden la devolucin.

24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por

ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un

determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depsito garantizado

que el objetivo de tal contrato ser cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el punto

anterior.

26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta

cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos

diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.

27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa

se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento

de mercadera o de la prestacin del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto,

un derecho que ser cobrado en el momento en que sea recibida la mercadera o el

servicio que ha comprado.

28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores

corresponda con los documentos que respalden esta situacin.

RESPECTO A DEUDORES INCOBRABLES

1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para

verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos.

3. Verificar el uso del mtodo adecuado en el clculo de la estimacin.

 PG. 11

4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones legales.

5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimacin de Deudores Incobrables.

6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de

inflacin y/o correccin monetaria sean calculados y registrados.

7. Verificar los deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una

deuda.

8. Comprobar que esta situacin aparezca en los registros contables

PRINCIPALES PRUEBAS DE AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

Estupian (2004), seala que las pruebas de control se desarrollan para obtener

evidencias en la auditora sobre la efectividad del diseo de los sistemas de contabilidad y

de control interno, es decir, si estn diseados adecuadamente para prevenir o encontrar y

corregir manifestaciones errneas de importancia relativa; y la operacin de los controles

internos a lo largo del perodo. Algunos procedimientos para obtener la comprensin de los

sistemas de contabilidad y de control interno pueden no haber sido especficamente

planeados como pruebas de control pero pueden proporcionar evidencias en la auditora

sobre la efectividad del diseo y operacin de los controles internos relevantes a algunas

afirmaciones y, consecuentemente, servir como pruebas de control. Segn la Federacin

Latinoamericana de Auditores Internos (2010), las pruebas de auditoras para el rubro

cuentas por cobrar, especficamente las de cumplimiento se enfocan en lo siguiente:

1. Obtener conocimiento del control interno sobre los efectos por cobrar y las

ventas.

2. Evaluar el riesgo de control y disear pruebas de cumplimiento adicionales

para las cuentas por cobrar y las ventas.

 PG. 12

3. Realizar pruebas adicionales para aquellos controles que los auditores

piensan considerar para soportar su nivel evaluado y planificado del riesgo

de control, como:

Examinar aspectos significativos de una muestra de transacciones de ventas.

Comparar una muestra de documentos de despacho con las facturas de

ventas respectivas.

Revisar el uso y autorizacin de las notas de crdito.

Conciliar las cintas de las cajas registradoras y los tickets de ventas

seleccionados con los diarios de ventas.

4. Reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas para las

cuentas por cobrar y las ventas.

En cuanto a las Pruebas Sustantivas de las cuentas por cobrar es necesario:

Obtener balance de prueba de la cartera por edades de las cuentas por cobrar

comerciales y anlisis de otras cuentas por cobrar y conciliar con mayores.

Obtener anlisis de documentos por cobrar e inters respectivo.

Inspeccionar documentos disponibles y confirmar aqullos que no estn

disponibles

Confirmar cuentas por cobrar con deudores.

Revisar el corte al fin de ao de las transacciones de ventas, documentos

por cobrar y recaudo de intereses.

Realizar procedimientos analticos sobre los documentos por cobrar y

recaudo de intereses, comprobando el inters ganado sobre documentos por

cobrar e intereses acumulados por cobrar.

 PG. 13

Evaluar la propiedad del cliente sobre cuentas por cobrar y las ventas

contabilizadas.

Determinar si la provisin para cuentas incobrables es adecuada.

investigar los documentos o cuentas por cobrar con partes relacionadas.

Evaluar la presentacin y revelacin en los estados financieros de las

cuentas por cobrar y las ventas.

Por su parte, Rey (2012), indica que los objetivos de las pruebas que se realizan en la

auditora interna de las cuentas por cobrar son las siguientes:

1. Estn registradas en los libros, y representan adeudos vlidos a cargo del deudor.

2. Estn debidamente clasificadas.

3. Se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad definidos en las NIFF y

aplicados sobre las bases de las NIAS.

4. Son propiedad de la empresa.

5. Estn libres de gravmenes, no estn dadas en garanta, y en caso de ser as estn

debidamente reflejadas en los estados financieros.

6. Las cuentas contingentes (efectos descontados pendientes de vencimiento) estn

debidamente reflejadas en los estados financieros.

A nivel del control interno es preciso verificar:

La segregacin de las funciones

El nivel de autorizacin de los pagos de los saldos acreedores de clientes.

Validacin de las conciliaciones mensuales.

Control numrico de documentos (facturas, notas de abono, etc.)

 PG. 14

Cancelacin de saldos incobrables.

Los criterios utilizados para la conversin de los crditos en moneda extranjera.

El procedimiento seguido en la estimacin de las provisiones para los crditos de

dudoso cobro.

De acuerdo a lo expuesto, en lnea general, el auditor debera obtener evidencia en la

auditora por medio de pruebas de control para soportar cualquier evaluacin del riesgo de

control que sea menos que alto.

Mientras ms baja la evaluacin del riesgo de control, ms soporte debera obtener el

auditor de que los sistemas de contabilidad y de control interno estn adecuadamente

diseados y operando en forma efectiva.

Basado en los resultados de las pruebas de control, el auditor debera evaluar si los

controles internos estn diseados y operando segn se contempl en la evaluacin

preliminar de riesgos de control.

La evaluacin de desviaciones puede dar como resultados que el auditor concluya que el

nivel evaluado de riesgo de control necesita ser revisado, en tales casos el auditor

modificara la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos

planeados.

CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES

En cada empresa los programas de control interno y auditora pueden variar, la forma de

aplicarlos dentro de las organizaciones y la utilidad que prestan para el anlisis de gestin y

la toma de decisiones es competencia de los altos mandos y la gerencia.

 PG. 15

PROGRAMA DE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA PARA LA EMPRESA

Para validar la informacin que la empresa ha suministrado con respecto al rubro

disponible, se fija el programa de auditora y control interno desarrollando los puntos que

se describen a continuacin:

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluacin: Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la

extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a

las circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones

alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control

interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados

para la carta de recomendaciones.

Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados

financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

CEONCEPTO DE DISPONIBLE

El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los

recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y puede

utilizar para fines generales o especficos, ejemplo: caja, Bancos etc.

MANEJO DEL DISPONIBLE

Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal

que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de pagos previos.

 PG. 16

En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja

determinar una suma mxima para pagos individuales.

Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja.

Realizar contratos respaldados con plizas de garanta para el resguardo de efectivo.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que

el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si estn siendo aplicados

en la forma establecida. El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la

efectividad con la que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido

aplicados continuamente durante todo el periodo.

TIPO DE TRANSACCION

Se verificara la entrada del efectivo a travs de:

1. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan segn lo planeado y

observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de

recibo de efectivo.

2. Observacin de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las

cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de

efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de polticas de la empresa

preestablecidas con anterioridad.

3. Realizacin de entrevistas con el personal de la Compaa para determinar si

concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los

determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.

 PG. 17

4. Repeticin de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el

proceso de manejo de efectivo pas por los controles respectivos que permitan total

veracidad y responsabilidad del encargado de manejar la caja general y la caja

menor o caja chica.

5. Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones al

interior de la organizacin.

6. Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el pago

de una cuenta y el cajero.

7. Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo

como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando

cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.

8. Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorera para

determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo

de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas

menores.

9. Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han

recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las

diferentes cuentas.

10. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible.

Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa.

11. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren

en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

12. Observar si los abonos en cuenta del disponible se registran adecuadamente.

 PG. 18

13. Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para identificar

fallas y aplicar las correcciones necesarias.

14. Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente

actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados

dentro de la compaa.

15. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las

cuentas de disponible y el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los

empleados, deben existir medios mecnicos y electrnicos, talonarios con firmas

autorizadas, sistemas de seguridad, etc.

PRUEBAS DE SUSTANTIVAS

A. Correccin Aritmtica al sumar las relaciones que presenta la empresa y que

pudieran ser incluidas dentro de los papeles de trabajo de auditoria, as como

conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.

B. Establecer la existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin,

recuento del efectivo en caja

C. Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa hasta

que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este

presente durante el arqueo.

D. Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le

fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad.

E. Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estn librados a la

orden del cliente ya sea en forma directa o a travs de endoso.

 PG. 19

F. Confirmacin de los saldos bancarios: Se acostumbra confirmar los saldos en

depsito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se

elabora un modelo de confirmacin bancaria, solicitada como parte de las pruebas

de saldo en bancos.

G. Correccin e Inclusin: Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas

que deban estar incluidas estn y eliminar aquellas partidas que no deben estar

incluidas, al final del ao se considera indispensable que exista un corte de las

transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo correcto

del efectivo en el balance general y que los estados financieros revelen

razonablemente la informacin financiera y los resultados de la operacin.

H. Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias: Cotejar los saldos bancarios con las

respuestas de confirmaciones bancarias.

I. Verificar la validez de las partidas que componen la conciliacin: tal como los

depsitos en trnsito y cheques expedidos por la empresa y an pendientes de pago

por el banco a veces denominados cheques en trnsito, examinar los estados

bancarios en bsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras. Cuando el control

interno sea deficiente, el auditor podr personalmente proceder a efectuar la

conciliacin bancaria.

J. Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al

cierre: La empresa deber solicitar a su banco que le enven los estados de cuenta,

que debern ser remitidos directamente al auditor, al recibir el estado de cuenta

bancario de fecha posterior al cierre y los cheques pagados en ese intervalo, los

avisos de cargos y crditos.

 PG. 20

K. Se comparan todos los cheques expedidos en el ao anterior con el listado de

cheques pendientes de pago: segn conste en la conciliacin de fin de periodo.

Tambin se asegura que los depsitos en trnsito en la conciliacin bancaria de fin

de periodo hayan sido acreditados por el banco como depsitos en el estado

posterior al cierre, adems se examinara el estado de cuenta bancario y dems

comprobantes en busca de partidas sospechosas.

L. Rastrear transferencias bancarias: Cuando ocurre una transferencia bancaria,

varios das transcurrirn antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el

cual se expidi, el efectivo depositado segn los registros contables estar

sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluir dentro del saldo

en el cual se deposit y no aparecer restado del banco sobre el cual se libr. La

evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobacin de

errores o irregularidades se verifica mediante una cdula de los cheques a una fecha

cercana al cierre en la fecha del cierre.

M. Preparar pruebas del Efectivo: Obtener los totales bancarios y en libros del estado

de cuenta bancario y de la cuenta de efectivo en bancos, respectivamente. Obtener

las partidas motivo de conciliacin tanto de las conciliaciones iniciales de los saldos

como de las finales de los saldos. Determinar las partidas de conciliacin.

N. Realizar revisiones Analticas: Se debern comparar los saldos en caja con las

expectativas de lo presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones

en el presupuesto mensual de efectivo.

O. Investigar, inspeccionar documentacin para la restriccin de efectivo, considerar la

presentacin de estados y la revelacin con los principios de las NIAS.

 PG. 21

OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS PAGOS POR ANTICIPADO

A. GENERALES: Obtener suficiente evidencia acerca de:

Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser

recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha

contrado una obligacin o desembolsado fondos.

Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e

ntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos estn

registradas o atribuidas al periodo adecuado.

Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la

naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables que reflejan todos

los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de acuerdo a las normas

contables.

B. ESPECFICOS:

Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han

expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos

saldos y transacciones que afectan la cuenta.

Verificar que los plazos de amortizacin (seguros, arrendamientos, honorarios,

servicios, bodegajes, comisiones, gastos diferidos, intereses) reflejen la

REALIDAD de la entidad.
 PG. 22

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA VALIDAR LA INFORMACION QUE LA

EMPRESA SUMINISTRA CON RESPECTO A LOS GASTOS DIFERIDOS

Se debe fijar el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que

describimos a continuacin:

PRUEBAS SUSTANTIVAS

a) Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluacin:

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de

los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones

alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control

interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados

para nuestra carta de recomendaciones.

b) Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados

financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

c) Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo de

amortizacin de los cargos diferidos.

d) Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga

aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y transacciones.

e) Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren

en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

f) Observar el uso de procedimientos para revisar la correcta erogacin de los gastos.

 PG. 23

g) Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan polticas

para la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos

que afecten considerablemente a la empresa.

h) Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los

cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina, al igual que el

conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados, la cuenta diferida

est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de

fondos en ejercicios futuros. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA

GASTOS DIFERIDOS

i) Preparar un anlisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando

la base y determinando la correccin de los costos de las acumulaciones y las

cancelaciones.

j) Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

inusuales o significativas.

k) Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.

l) Examinar los asientos del registro de seguros en el ao comprobarlos contra las

facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

m) Examinar las plizas de seguros en vigor al fin de ao; anotar quien, qu y por

cuanto est asegurado y la importancia de cualquier clusula especial; comparar las

partidas pendientes con el registro.

n) Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el

desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

 PG. 24

o) Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estn de acuerdo al saldo

registrado en libros.

p) Buscar activos de esta categora no registrados: Examinando documentos no

anotados, examinando documentos posteriores a la fecha del balance, examinando

los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre y preparando la cdula de

diferidos.

q) Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos.

r) Investigar la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo

EFECTIVO

Para validar la informacin que la empresa ha suministrado con respecto al rubro

disponible, se fija el programa de auditora y control interno desarrollando los puntos que

se describen a continuacin:

a) Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluacin.

b) Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de

los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.

c) Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones

alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control

interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados

para la carta de recomendaciones.

d) Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados

financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

 PG. 25

DEFINICION

El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los

recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y puede

utilizar para fines generales o especficos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja,

los depsitos en bancos y otras entidades financieras.

MANEJO DEL DISPONIBLE

Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal

que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de pagos previos

En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja

determinar una suma mxima para pagos individuales

Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja.

Realizar contratos respaldados con plizas de garanta para el resguardo de efectivo.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que

el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si estn siendo aplicados

en la forma establecida. El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la

efectividad con la que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido

aplicados continuamente durante todo el periodo.

VERIFICACION DE ENTRADA DE EFECTIVO

A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan segn lo planeado y

observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de

recibo de efectivo.
 PG. 26

B. Observacin de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las

cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de

efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de polticas de la empresa

preestablecidas con anterioridad.

C. Realizacin de entrevistas con el personal de la Compaa para determinar si

concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los

determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.

D. Repeticin de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el

proceso de manejo de efectivo pas por los controles respectivos que permitan total

veracidad y responsabilidad del encargado de manejar la caja general y menor, a

travs de:

Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones al

interior de la organizacin.

Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el pago

de una cuenta y el cajero.

Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo

como un medio de control de las entradas y salidas de este.

Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorera para

determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo

de caja general.

Tambin el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores.
 PG. 27

Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han

recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las

diferentes cuentas.

Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible.

Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa.

Verificar los soportes de cuentas registradas como disponible estn correctos.

Observar si los abonos en cuenta del disponible se registran adecuadamente.

Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para identificar

fallas y aplicar las correcciones necesarias.

Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente

actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los encargados

dentro de la compaa.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las

cuentas de disponible, al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte

de los empleados.

Se debe mantener en unos medios mecnicos, como importantes como talonarios

con las firmas autorizadas seguridad, etc.

ASPECTOS CONCEPTUALES SEGN AUTORES

En el mbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo a

si stas provienen de la venta de bienes o servicios estando respaldadas por una factura; y

aquellas que no se originan como resultado de una venta a crdito, son empleadas por

entidades, siendo el activo ms importante de las organizaciones y entidades financieras.

 PG. 28

Las cuentas por cobrar segn lo plantea Redondo (2004, p. 194) abarcan los

crditos comerciales a favor de la empresa originados por la venta de mercancas o

servicios e incluyen los garantizados por facturas, notas de entrega, documentos

similares.

En este sentido, lo plantean Meigs et al (2005) al considerar que las cuentas por cobrar

representan el activo financiero de mayor relevancia de muchas organizaciones, en gran

parte las comerciales; ya que stas representan activos lquidos capaces de convertirse en

efectivo dentro de un periodo de 30 a 60 das en su mayora.

Segn Chillida (2003) un aspecto que caracteriza las cuentas por cobrar es el hecho de

que el cobro del bien o servicio est diferido, de manera que la empresa concede a sus

clientes un plazo para su cancelacin a partir de la entrega del mismo. Sin embargo, este

aspecto en ocasiones debe ser tratado con sumo cuidado ya que de la presencia de mayores

o menores cantidades de ventas a crdito pendientes de cobro se derivan el incremento de

los riesgos para la empresa desencadenando diversas consecuencias financieras, como

mayores gastos de cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia

por parte del cliente.

En cuanto a los efectos financieros, y como resultado de la facilidad crediticia el ciclo

financiero que cumple el activo circulante es ms largo, por lo que se requiere un empleo

de mayor capital de trabajo bruto y neto, retrasando el ciclo de exigibilidad del pasivo

circulante, obteniendo mayores plazos de los proveedores y en ocasiones haciendo uso del

financiamiento externo, de all se desprende la importancia de la cobranza de este

importante rubro, ya que con frecuencia representa la mayor y ms consistente fuente de

entradas de efectivo de una compaa.

 PG. 29

En la mayora de los casos la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario

que le permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida del

valor, de la recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.

De ah, lo esencial del establecimiento y cumplimiento de controles que aseguren una

adecuada administracin de las cuentas por cobrar, de manera que la organizacin pueda

disponer de la liquidez necesaria para cumplir sus compromisos a corto plazo sin que se vea

afectada la solvencia y capacidad de pago; soportndose en una eficiente y oportuna gestin

de crdito y cobranza.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR

COBRAR SEGN AUTORES

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar

Defliese et al (2005) consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables

diseados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorizacin previa

de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de

aprobacin, procesamiento y autorizacin de las operaciones de venta. De igual manera,

Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SEGN AUTORES

Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno

aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentacin de

las cuentas por cobrar.

Las polticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en

consideracin el establecimiento de giles sistemas de cobranza.

 PG. 30

Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya

canceladas.

Las notas de crdito siempre deben estar apoyadas por la documentacin

correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.

Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de slidas

polticas escritas.

Debe prepararse mensualmente un reporte de antigedad de saldos que muestren el

comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:

Establecer el principio de separacin de funciones, en especial las labores de ventas,

registro de la cuenta por cobrar y recepcin del efectivo. De manera que el personal

que maneja por ejemplo el rea de ingresos no intervengan en las labores de

elaboracin de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar,

manejo de documentos base para factura, manejo y autorizacin de notas de crdito

y documentacin soporte, aprobacin de rebajas y devoluciones en ventas,

preparacin, comprobacin de los registros en el diario general, Intervencin en el

registro final, es decir, el libro mayor.

En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al rea de cobranza, pueden

mencionarse:

El departamento de ventas es el encargado de la aprobacin de las condiciones de la

venta y de crditos para lo referente al riesgo de la misma.

 PG. 31

El departamento de facturacin debe ser independiente del de despachos y del

registro en las cuentas de los clientes.

Se procurar que las facturas estn pre numeradas.

Una persona diferente a la que prepar las facturas las chequear con las

condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a

precios, rebajas, descuentos, entre otros.

De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos administrativos

dirigidos a las cuentas por cobrar estn dirigidos a regular y controlar el adecuado

desenvolvimiento del proceso de ventas desde el momento en que se establecen las

polticas de crdito, se genera la venta del bien o prestacin del servicio, se factura, y se

llevan a cabo las labores de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado

cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES SEGN AUTORES

Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las

cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:

Cualquier gravamen o condicin que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser

claramente explicado en los estados financieros.

Cualquier cancelacin de venta debe estar basada en la factura original

correspondiente y la documentacin soporte.

Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta

administracin; adems, se debe tratar de que cubran los requisitos de deducibilidad

fiscal.
 PG. 32

Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como procedimientos

contables los siguientes:

Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor

auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso

de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.

Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y chequeados

peridicamente.

Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de

cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean

reconocidas por los deudores.

Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas

por cobrar.

En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los

clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el

cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una

relacin de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmar y se quedar con una

copia.

El cobrador diariamente relacionar las facturas cobradas y entregar su monto al

cajero, firmar dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas

entregar al departamento de cobranzas; el cual enviar al de contabilidad una copia

de la relacin de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los

clientes.
 PG. 33

Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de

transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la

correspondiente nota de abono le acreditar en la cuenta del cliente.

Todo lo anterior respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativo

y contable que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados

correctamente, desde el momento del otorgamiento del crdito hasta la cancelacin del

servicio por parte del cliente.

Estos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la informacin registrada,

generando informacin financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro

y fuera de la organizacin como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a

la misma.

CONTROL INTERNO SEGN AUTORES

Catacora, F. (1998) expresa que el control interno: Es la base sobre el cual descansa

la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una

seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una

debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco

confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable. (Pg. 238)

Se puede decir que el control interno consiste en todas las medidas utilizadas por la

empresa, con el fin de:

Proteger sus activos y recursos contra el fraude, prdidas o ineficiencias.

Promover la eficiencia de las operaciones en todas las reas de la empresa.

Promover la exactitud y veracidad de los informes contables y de operacin.

 PG. 34

Abarcar todos los departamentos y actividades de una empresa.

No existe un sistema nico de control interno contable que sea vlido para todas las

organizaciones, sin embargo, existen un conjunto de factores o principios que son

esenciales para que el control funcione de forma satisfactoria en una organizacin

empresarial.

Uno de los principios ms importantes es la separacin o segregacin de funciones,

que indica que ninguna persona o departamento debe manejar todos los aspectos o

fases de una misma transaccin desde el comienzo hasta el final.

Toda transaccin debe ser realizada en cuatro etapas: Aprobacin, Autorizacin,

Ejecucin y Registro, cuyo control debe correr a cargo de empleado de

departamentos relativamente independiente.

Esta segregacin de funciones se hace con la finalidad de poder detectar errores

involuntarios, y para que ninguna persona se halle en posicin de poder cometer un

desfalco y ocultar su accin por medio de la falsificacin de documentos si se confabula

con otros miembros de la organizacin, comprender esto puede ayudar a cualquier entidad

pblica o privada a obtener logros significativos en su desempeo con eficiencia, eficacia y

economa, indicadores indispensables para el anlisis, toma de decisiones y cumplimiento

de metas.

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

Control interno administrativo: Es el plan de organizacin, y todos los mtodos que

facilitan la planeacin y control de la empresa (planes y presupuestos).

Control interno contable: Comprende mtodos y procedimientos relacionados con la

autorizacin de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables.

 PG. 35

Catacora, (1998), seala que: Un sistema de control interno se establece bajo la

premisa del concepto de costo/ beneficio. El postulado principal al establecer el

control interno disea pautas de control cuyo beneficio supere el costo para

implementar los mismos. (Pg.238)

Para que el control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil,

flexible, adaptable eficaz objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la

clasificacin del mismo puede ser preventiva o de deteccin para que sea originaria:

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la

confiabilidad de un sistema contable.

Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la

confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados

financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los procesos

contables y administrativos.

El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores o

irregularidades, las diferencias entre estos es la intencionalidad del hecho; el

termino error se refiere a omisiones no intencionales, y el termino irregular se

refiere a errores intencionales.

Los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados

financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la

probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.

El control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier

irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o corrupcin.

 PG. 36

No debe importar que los montos sean significativos o no con respecto a los

estados financieros.

Es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen

implicaciones sobre la correcta conduccin del negocio.

Los principales elementos que contribuyen al control interno son los siguientes:

A. Organizacin: es el elemento del control interno, que identifica y determina las

funciones y las responsabilidades de las unidades; asigna la autoridad de los

niveles jerrquicos, fijando las responsabilidades a los recursos humanos que

integran la organizacin para el logro de los objetivos.

B. Procedimientos: Estos son los elementos de control interno que representan la

formulacin y aplicacin de principios y mtodos uniformes, en la realizacin de

una actividad, es decir, describen la forma de hacer las cosas.

C. Personal: Este es uno de los elementos de control interno mas importantes, esta

constituido por lo que se conoce con el nombre de recurso humano y es tal su

importancia que se requiere hacer estudios y evaluaciones constantes, a fin de

colocar a cada persona en el puesto adecuado logrando as el mayor rendimiento

posible. La calidad del personal depende de las polticas de seleccin, contratacin,

a veces, de la ubicacin de la persona en el cargo de acuerdo a sus habilidades

personales.

D. Supervisin: El objetivo es asegurarse que el control interno funciona

adecuadamente, a travs de dos modalidades de supervisin actividades continuas o

evaluaciones puntuales.
 PG. 37

E. Actividades continuas: Son aquellas incorporadas a las actividades normales y

recurrentes que, ejecutndose en tiempo real y arraigadas a la gestin, generan

respuestas dinmicas a las circunstancias sobrevinientes.

Las valuaciones puntuales corresponden a las siguientes consideraciones:

Su alcance y frecuencia estn determinados por la naturaleza e importancia de los

cambios y riesgos que estos conllevan, la competencia y experiencia de quienes

aplican los controles, y los resultados de la supervisin continua.

Son ejecutados por los propios responsables de las reas de gestin (auto

evaluacin), la auditoria interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas

especialmente por la direccin), y los auditores externos.

Responden a una determinada metodologa, con tcnicas y herramientas para medir

la eficacia directamente o a travs de la comparacin con otros sistemas de control

probadamente buenos y eficientes.

El nivel de documentacin de los controles vara segn la dimensin y complejidad

de la entidad.

Debe confeccionarse un plan de accin que contemple:

El alcance de la evaluacin.

Las actividades de supervisin continuas.

La tarea de los auditores internos y externos.

reas o asuntos de mayor riesgo.

Programa de evaluaciones.

Evaluadores, metodologa, y herramientas de control.

 PG. 38

Presentacin de conclusiones y documentacin de soporte.

Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado, entre ellas se encuentran las

siguientes:

Cuentas por cobrar a trabajadores.

Intereses por cobrar.

Alquileres por cobrar

Reclamaciones por cobrar.

Reclamaciones por cobrar a compaas de seguros.

Reclamaciones por cobrar a proveedores.

Reclamaciones judiciales por cobrar.

Depsitos en garanta de cumplimiento de contratos.

Regalas por cobrar.

Cuentas por cobrar accionistas Dividendos pasivos por cobrar.

Dividendos por cobrar sobre inversiones

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que sern cobradas en bienes

diferentes de efectivo: Pertenecen a este grupo aquellos derechos por cobrar que al

ejecutar su cobro, este se producir por medio de cualquier bien o servicio diferente

al efectivo. Entre ellos se puede mencionar:

Reclamaciones a proveedores

Anticipos a proveedores.

Anticipos a contratistas.
 PG. 39

OBJETIVOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar se originan de acuerdo a la actividad econmica que realiza la

empresa, entre ellas tenemos las siguientes:

Venta de bienes y servicios.

Prestamos hechos a personas fsicas o a otras entidades.

Arrendamientos de propiedades a terceros.

Transacciones generadoras de ingresos varios.

Depsitos de distintas clases para garantizar el cumplimiento de ejecucin o de

pago.

Reclamaciones de seguro, impuestos, litigios y otros procesos.

Suscripciones de inversionistas por compra de acciones.

PROCEDIMIENTOS DE LAS POLITICAS DE CUENTAS POR COBRAR

Establecimiento de polticas de crditos.

Se debe efectuar una revisin detallada del potencial de la solidez del cliente antes

de extender el crdito.

A medida que cambia la situacin financiera de un cliente se deben realizar los

lmites del crdito.

Se deben tomar en cuenta los patrones del mercado.

Se debe determinar la cantidad y los plazos del crdito que se otorga a los clientes.

ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS DE FACTURACION

Las ventas grandes deben facturarse inmediatamente.

Se debe facturar las mercancas al procesar el pedido y no cuando se despacha.

 PG. 40

La facturacin por servicio se debe hacer en forma provisional o inmediatamente

antes de prestar el servicio.

ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS DE COBRO

Identificar las cuentas morosas y los clientes de alto riesgo.

Se deben intentar esfuerzos de cobro al primer signo de falta de solidez financiera

del cliente.

Descuento por pronto pago.

Descuento cuando los pagos sean en efectivo.

Estas polticas estn sujetas a cambios e incorporacin de alguna u otra segn los

requerimientos bsicos considerando ciertas variables tales como su magnitud, naturaleza y

estructura de la empresa.

SOPORTES CONTABLES DE LAS CUENTAS POR COBRAR

El trmino soporte viene del latn apoyo, se refieren a todos aquellos documentos

que evidencian la existencia y movimiento de una venta a crdito, entre los soportes

contables ms comnmente utilizados en estos casos tenemos:

Facturas originales,

Facturas rectificadas,

Estado de cuenta,

Histrico de consumo,

Notas de dbito,

Notas crdito,

Comprobantes y otros.
 PG. 41

Ante tantos adelantos tecnolgicos, muchas operaciones relativas a la prestacin de

servicio de la empresa, se realizan a travs de Internet: cobro, solicitudes, verificacin del

consumo y otras operaciones adicionales que no deja ningn documento que respalde tal

operacin.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR SEGN F.C.C.P.V.

En la bibliografa de Holmes (1999) La Federacin del Colegio de Contadores

Pblicos de Venezuela (1999), define al control de la siguiente manera:

El control interno comprende el plan de organizacin, todos los mtodos

coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos,

verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia en

las operaciones y estimular la adhesin a las practicas ordenadas por la

gerencia.(Pg.310).

Una caracterstica bsica del control interno es subdividir o segregar funciones es decir,

aquellos empleados que custodien el efectivo o las cuentas por cobrar no deben llevar los

registros contables, ya que esta situacin se presta para cometer actos fraudulentos.

Medina (2000) Pg.346 347 expresa que: Para evitar dificultades, son necesarios

controles adecuados y confiables sobre las ventas a crdito. Generalmente el control interno

sobre las ventas acredito se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los

diferentes departamentos o individuos son responsables por:

La preparacin o toma del pedido de ventas.

La aprobacin del crdito.

La entrega de la mercanca de las existencias.

Los despachos.
 PG. 42

La facturacin.

La verificacin de la factura.

El manejo de la cuenta control.

El manejo de los libros mayores de los clientes.

Las aprobaciones de las devoluciones y rebajas en venta.

La autorizacin de castigos de cuentas incobrables.

Cuando el grado de funciones subdividido es factible, existe la probabilidad de

detectarla rpidamente los errores accidntales o cualquier otra ndole sean, a travs del

control interno se detecta cules son las debilidades y fortalezas de la empresa, y determina

si realmente se est cumpliendo con los patrones o polticas de crdito establecidas.

Los controles ineficaces pueden generar unos costos elevados, Segn Besley Brigham

(2001) Pg. 650 651 expresa: Una vez que una empresa establece su poltica de

crdito, desea operar desde dentro de los lmites de la misma. Por lo tanto es

importante que las empresas examinen sus cuentas por cobrar en forma peridica

para determinar si los patrones de pago de los clientes han cambiado a tal grado que

las operaciones de crdito se encuentran fuera de los lmites de la poltica

establecida.

El control de las cuentas por cobrar se refiere al proceso que se aplica para evaluar las

polticas de crdito a efectos de determinar si ha ocurrido un cambio en los patrones segn

el tipo de clientes, tradicionalmente, las empresas han controlado las cuentas por cobrar por

medio de mtodos que miden el tiempo que el crdito permanece pendiente de cobro, tales

mtodos son:
 PG. 43

Los das de venta pendiente de cobro (DVPC).

El reporte de antigedad de las cuentas por cobrar.

Das de venta pendiente de cobro (DVPC): Plazo promedio requerido para

solicitar el pago de las cuentas por cobrar, tambin se conoce como periodo

promedio de cobranza. Se calcula dividiendo las ventas anuales entre las ventas

diarias a crdito.

Reporte de antigedad de las cuentas por cobrar: Reporte que muestra el tiempo

que las cuentas por cobrar han estado pendiente de cobro; el reporte divide las

cuentas por cobrar en periodos especficos, lo cual suministra informacin acerca de

la proporcin de cuentas por cobra al corriente y atrasadas, con base en plazos

determinados.
 PG. 44

CONCLUSIONES

Las organizaciones empresariales son y seguirn siendo factores primordiales en la

economa de los pueblos; son creadoras permanentes de fuentes de trabajo, productoras de

riquezas y generadoras de ingresos para el fisco nacional, lo cual refleja la importancia de

contar con una adecuada gestin empresarial que contribuya a mantener un control

adecuado sobre las operaciones financieras y administrativas de las mismas.

La auditora se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero; adems,

se pone de manifiesto en una empresa a medida que sta aumenta en volumen y se hace

imposible el control directo de las operaciones por parte de la direccin. Por lo tanto, el

objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y

todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.

Ahora bien, las cuentas por cobrar son una de las fuentes proveedora de ingresos por

excelencia de toda empresa, la cual genera recursos financieros para el cumplimiento de sus

compromisos con terceras personas y, adems, poder realizar inversiones, si se requiere, a

corto o a largo plazo, segn como se adecue a los requerimientos exigencias de la

empresa. Para ello, la gerencia de la organizacin establece normas, polticas y

procedimientos para un eficiente otorgamiento de crditos, basndose en el anlisis, tanto

de la capacidad de compra del cliente como de la capacidad de pago, entre otros aspectos.

Segn Holmes (2001), las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la

empresa a travs de letras, pagars u otros documentos por cobrar, proveniente de las

operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios.

 PG. 45

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos

referidos a estos documentos, si se considera que constituyen parte de su activo en manos

de terceros, y sobre todo controlan a stos a que no pierdan su formalidad para convertirse

en dinero.

Se aprecia que las cuentas por cobrar tienen su origen en las ventas a crdito en las

empresas comerciales e industriales, o en la prestacin de servicios en las empresas de

servicios y constituyen derechos exigibles para la empresa. Por medio de stas, el cliente

adquiere compromisos legales con la organizacin, lo cual le otorga un carcter de

exigibilidad a ese activo.

Una de las posibles causas de la disminucin de la utilidad en beneficio de una

empresa puede ser el incumplimiento, por parte de sus deudores , en las cuentas por cobrar,

ya que, por una parte se ver afectada la capacidad de operacin del inventario debido a un

incremento en los costos operativos generados por la prestacin del servicio, lo cual se

debe tener presente a la hora de establecer controles interno, as como la capacidad de

pago debido a la imposibilidad de recuperacin del efectivo.

Para las empresas es importante adoptar una actitud de mantenimiento y actualizacin

de los controles internos de las cuentas por cobrar, que le permitan establecer niveles

referenciales para el estudio de la situacin financiera y econmica de los clientes y, de esta

manera, verificar si se encuentra en capacidad para hacerle frente a tales compromisos.

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