Explorați Cărți electronice
Categorii
Explorați Cărți audio
Categorii
Explorați Reviste
Categorii
Explorați Documente
Categorii
3
Ca i n viaa de zi cu zi, i n comunicarea organizaional ne referim la cele dou categorii
de baz :
- comunicarea verbal (scris, oral i mai nou, electronic, cu meniunea c exist autori care
consider c acest tip de comunicare trebuie luat separat ; punctul comun cu celelalte dou
rmne folosirea cuvntului ca instrument de baz) ;
- comunicarea non-verbal (care deine de fapt o proporie covritoare din cantitatea de mesaje
transmise, aproximativ 70% i care mbrac forme cunoscute precum gesturi, mimic, tonul
vocii, inuta sau punctualitatea)
Procesul de comunicare inten din cadrul organizaiilor, privit n ansamblu, poate fi
mprit n urmtoarele categorii:
1. Comunicarea operaional include ntreg ansamblul de mesaje ce-i leag pe angajaii
organizaiei n aciunile de nfptuire a planului ei operaional, respectiv totalitatea procedurilor
concepute pentru realizarea obiectului specific de activitate. Comunicarea operaional intern
cuprinde: ordine i instruciuni date de supraveghetori lucrtorilor; dialogul oral ntre lucrtori pe
probleme de munc; situaii ntocmite de personalul operativ n diferite domenii - producie,
vnzari, finane, stocuri, ntreinere etc, prin care se raporteaz ndeplinirea sarcinilor de munc.
2. Comunicarea instituional se definete preciznd modalitatea optim de funcionare a
sistemului de comunicare : ntre cine se realizeaz comunicarea, care structuri ocup un loc
central i care sunt marginale n procesul de comunicare.
Prin comunicare formal se neleg toate schimburile de informaie care au loc prin
canalele formale, oficiale de comunicare, n ambele direcii: vertical ascendent i vertical
descendent.
Comunicarea descendent (sau ierarhic)
Ca i direcie, se refer la informaia cel mai mult pus n practic. Mesajele pleac de la
un anumit nivel ierarhic i sunt destinate ealoanelor inferioare. Ca i mijloace, se refer la:
- mijloace de comunicare scrise: jurnalul/ziarul intern (newsletter), afie, nota de serviciu,
e-mail-ul, manuale de perfecionare, directive de politic intern a companiei, documente interne
care reglementeaz practici de munc i de comportament;
- mijloace de comunicare orale: telefonul, conversaii, interviuri formale, discursuri,
ntlniri formale de informare sau instruire, grupuri de lucru etc.
Ca i funcie, comunicarea descendent este un instrument clasic al managementului, ea
fiind utilizat pentru a forma, informa i direciona personalul.
Comunicarea ascendent (sau salarial)
Ca i direcie, comunicarea are loc de jos n sus, de la nivelurile ierarhice cele mai joase
ctre cele mai nalte. Ca i mijloace, comunicarea ascendent se exprim prin: ntlniri de grup,
4
interviuri, sisteme de sugestii (de exemplu, cutii de sugestii care pstreaz anonimatul celor care
fac sugestii), recompense pentru sugestii eficiente, sondaje, afie. Ca i funcie, acest tip de
comunicare este fundamental pentru cunoaterea aspiraiilor personalului i pentru dezamorsarea
eventualelor conflicte i tensiuni. Factor al unui climat social bun, este i un mijloc de a ameliora
performaele ntreprinderii prin oferirea permanent de feedback real asupra situaiei existente.
Comunicarea orizontal (sau lateral)
Ca i direcie, n acest caz nu exist nici o noiune ierarhic; este un schimb de la egal la
egal, ntre sectoare diferite, servicii sau departamente. Ca i mijloace, comunicarea orizontal se
realizeaz natural n structuri mici: toat lumea se cunoate, ocaziile de dialog sunt multiple,
trebuie totui s se bazeze pe o organizare mai serioas la structurile nalte: ntlniri ntre servicii,
diverse mijloace de informare deschis (reviste, panou de afiaj etc.) i bineneles cel mai des
folosit mijloc n zilele noastre: comunicarea electronic prin intermediul intranetului.
Sistemul de comunicare formal este completat de reeaua de comunicare informal,
sistemul neoficial de comunicare compus din toate mesajele transmise fr un scop oficial, de
exemplu conversaii ntre colegi n timpul pauzelor sau ocazii informale precum aniversri ale
companiei, petreceri, picnicuri etc
Scopul comunicrii manageriale n orice organizaie este acela al realizrii unei informri
corecte, eficiente i eficace att pe vertical, ct i pe orizontal, n vederea realizrii n condiii
optime a solicitrilor interne i externe i n concordan cu obiectivele manageriale i
organizaionale stabilite.
O parte important a comunicrii manageriale este comunicarea direct dintre superior i
subordonat. Pentru a vedea ct de bun este comunicarea dintre ef i subordonat trebuie evaluat
gradul n care eful i subordonatul cad de acord n chestiuni de serviciu i fiecare este sensibil la
punctul celuilalt de vedere. Problemele apar atunci cnd diferenele de percepie sunt extreme i
persistente, nu atunci cnd exist mici dezacorduri. Cercetrile arat, c efii i subordonaii
percep diferit urmtoarele aspecte :
Procesul de comunicare const din patru elemente:
6
5. Crearea de imagine-asigurerea informaiilor necesare crerii de imagine personal i
organizaional; formarea unei cunotinte de apartenen la organizatie.
6. Motivarea angajaiilor -furnizarea informaiilor menite s consolideze interesul i
participarea angajailor la realizarea sarcinilor; recunoaterea realizrilor performane;
evaluarea corect a angajailor; ntretinerea unui climat favorabil de munc;stimularea
ncrederii n sine.
7. Promovarea culturii organizaionale -transmiterea elemntelor culturii organizaionale
(sloganuri, norme, sisteme de valori); lrgirea orizontului cultural al angajailor;
dezvoltarea imaginaiei i creativitii; stimularea nevoilor etice i estetice.
- S fie ateni (managerii, orict de ocupai ar fi, trebuie s acorde atenie tuturor mesajelor pe
care le primesc);
- S fie buni asculttori (s se abin din a-i ntrerupe pe ceilali, s menin contactul vizual, s
pun ntrebri dup primirea mesajului pentru clarificarea elementelor confuze, s parafrazeze
sau s refrazeze punctele importante ca i form de feedback);
- S manifeste empatie;
- S neleag stilurile lingvistice prin contientizarea diferenelor culturale.
Director
Director Comercial
Contabil ef
Director adjunct
Director Financiar
Contabil
Clieni
9
cu privire la comunicarea cu managerii, precum i rolul comunicrii manageriale in relaia cu
angajaii.
n urma aplicrii chestionarelor celor zece angajai din diferite departamente, rezultatele
obinute s-au studiat din punct de vedere cantitativ, dar i calitativ.
1. Exista o buna comunicare n cadrul ntreprinderi dmv.?
La acest ntrebare 7 persoane au rspuns pozitiv i 3 negativ. Din analiza rspunsurilor
la ntrebarea de mai sus, reiese faptul c 70% dintre angajaii intervievai consider c exist o
bun comunicare in cadrul organizaiei .
2. Considerai c managerul v ofer informaiile necesare pentru a va putea desfura
activitatea eficient?
Astfel 8 din angajai intervievai au rspuns pozitiv, unul negatin i unul- nustiu. n
general acetia consider c managerul le ofer informaiile necesare pentru a-i putea desfura
activitatea in mod eficient.
3. Considerai c avei o relaie de comunicare deschis cu managerul dumneavoastr?
Referitor la relaia de comunicare dintre manageri i angajai, cei din urm
consider c exist o relaie bun de comunicare. Att cei care au rspuns afirmativ, ct i cei care
au rspuns negativ au fost n numr egal de 4. De asemenea restul angajailor nu au tiut s ofere
un rspuns concret.
4. Este important pentru dumneavoastr relaia dict de comunicare cu managerul?
La aceast ntrebare toi cei intervievai au rspuns la fel, adic afirmativ la aceast
ntrebare. Pentru toi angajaii este important relaia de comunicare cu eful direct.
5. Considerai c ar trebui mbuntit comunicarea cu managerul dumneavoastr?
La aceast ultim ntrebare, 6 dintre respondeni au considerat c ar trebui mbuntit
comunicarea cu managerul. 2 nu stiu , pe cnd doar 2 spun c nu ar fi necesar o mbuntire a
relaiei de comunicare nu eful direct.
6. n cadrul firmei n care lucrai considerai c exist accesibilitate i disponibilitate din
partea managerilor sde a asculta opiniile angajailor?
Din analiza rspunsurilor acestei ntrebri, reiese faptul c 5 dintre cei ntrebai au spus c
exist accesibilitate i disponibilitate din partea managerilor superiori de a le asculta opiniile, 3
consider c nu exist disponibilitate din partea managerilor lor, iar 2 refuz s ofere un rspuns.
2.2 Analiza SWOT a ntreprinderi SRL Rincom-Grup
Procesul de comunicare n cadrul intreprinderii date are att puncte forte ct i slabe, astfel
n continuare sunt indentificate unele dintre ele pentru a ne crea o situaie mai clar asupra
modului de desfurare a procesului de comunicare. Tot aici vom indentifica unele oportuniti i
10
desigur ameninri care ar putea influena att pozitiv ct i negativ asupra modului de
comunicare n ntreprindere.
11
Exist o serie de condiii care pot determina nereuita procesului de comunicare. De
obicei managerii comunic personal prin contact direct, interpersonal, dar i ntr-un mod mai
formal, prin memo-uri, directive, discursuri sau alte metode.
Una din problem majore de comunicare cu care s-s confruntat ntreprinderea n ultima
vreme a fost cea a utilizri utilajului nvechit, i anume a gadgeturilor utilizate de agen i de
vnzri, prin intermediul crora se plasa comanda. Astfel precesul de comunicare ntre ageni de
vnzri i operatori era adesea ntrerupt din motive tehnice.
Pentru rezolvarea problemei date, managerul a recurs la schimbarea acestor gadgeturi, cu
unele mai noi, cu ajutorul crora nu doar s-a eficientizat procesul de comunicare ntre agen i de
vnzri i operatori, dar i piermite transmiterea informaiei ctre poteniali clien i ct mai
eficient.
Pentru mbuntirea procesului de comunicare se propun urmtoarele recomandri:
Concluzii
12
grupurilor sub aspect afectiv(emoional, sentimental) i motivaional (opinii, interese, convingeri,
atitudini).
Comunicarea face parte din infrastructura organizaiei. Orice efort de dezvoltare a unei
organizaii trebuie s aib n vedere cu prioritate latura uman a dezvoltrii ei, iar comunicarea
eficace i eficient este singura cale prin care oamenii i pot corela n mod sinergetic eforturile.
Comunicarea este un factor foarte important n luarea deciziilor, n promovarea imaginii
organizaiei i n asigurarea stabilitii ei. Decizia presupune acordarea unei atenii sporite
elaborrii mesajelor i retroaciunii acestora.
Indiferent de sistemul social, de modul sau de organizare comunicarea ndeplinete
unele funcii cum ar fi: informarea, socializarea, motivaia, dialogul, educaia, promovarea
culturii, integrarea resurselor umane, etc.
Existena unei comunicri ample, deschise asupra muncii i semnificaiei sale permite
nelegerea i destinderea atmosferei de munca din firma. Arta de a comunica bazata pe respectul
fata de ceilali i pe evitarea conflictelor este eficienta pentru firma. Pentru climatul de munc,
pentru reactivitatea i creativitatea sa, este important ca firma s dezvolte prin cultura sa proprie
o veritabila arta de a comunica. Atitudinea managerului, exemplul pe care acesta l d
subordonailor, judecile dup care se conduce sunt decisive in progresul firmei.
O comunicare eficace n interiorul organizaiei contribuie la crearea unui climat
organizaional motivant, iar barierele care apar (bariere de limbaj, perceptuale, contextuale) pot
fi depite prin luarea de msuri care s conduc la mbuntirea calitii comunicrii (un stil
managerial deschis, stabilirea clar de reguli de comunicare, desemnarea unui responsabil de
comunicare i elaborarea unei strategii, includerea programelor de training pentru dezvoltarea
abilitilor de comunicare.)
Bibliografie
14