EFECTIVO Y CAJA CHICA

Efectivo: se considera a todos aquellos activos que generalmente son aceptados como
medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a
ningn tipo de restriccin.

El efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento

determinado tales como monedas billetes cheques depsitos la vista y otros es una
cuenta real del balance que va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene
sald deudor.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin para
cubrir sus inmediatas obligaciones. Se considera como efectivo las partidas del activo
circulante que se mencionan a continuacin:

Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria

aceptacin en el pas, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo
especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones
Financieras.

Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la

Empresa.

Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de

gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegrficos y otros instrumentos de
crdito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la banca nacional

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar

conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como:
depsitos dados en garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva
legal, prestaciones sociales, depsitos bancarios congelados por intervencin de la
institucin financiera u otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta
de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales
en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de

monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando
la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

Divisin del trabajo

Delegacin de autoridad
 Asignacin de responsabilidades

Promocin de personal eficiente

Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depsitos de todo el dinero que se recibe, en

las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante
cheques, excepto los pagos de menor cuanta, que se pagan por Caja Chica.
Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados
encargados del mismo.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga
con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en
Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo,
cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le
hace una factura identificada con el 1ro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de
su cuenta corriente del Banco Caracas. El asiento en el Diario ser como sigue:

CAJA 160.000,00

VENTAS 160.000,00

El mismo da se deposita todo lo que ingres en CAJA, en una cuenta corriente que la
Empresa mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron otros cobros
en efectivo por Bs. 284.000. Se ingresar en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento
de Diarios ser:

BANCO 444.000,00

CAJA 444.000,00

Caja: es la cuenta a travs de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra

en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.

Efectivo en Caja:

Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.

Monedas y billetes de otras naciones (Divisas).

Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar.

Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

 Documentos de cobro inmediato o que puedan ser depositados en cuentas corrientes
bancarias tales como giros bancarios, telgrafos o postales, facturas de tarjetas de
crdito por depositar, etc.

Partidas que no forman parte del efectivo: existen algunos rubros, que aunque en
apariencia tiene caractersticas de efectivo, no cumplen con el requisito bsico de la
disponibilidad para liberacin de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En trminos generales no deber ser tratado como efectivo en caja lo siguiente:

Los vales de caja: con frecuencia se encontrara que con que el hacer un arqueo o
conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan
extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados mas bien
como cuentas por cobrar.

Cheques post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los
casos mas corrientes provienen de los siguientes hechos:

Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese
momento no tiene fondos lo emite con fecha posterior, pidindole al cajero que se lo
cambie por efectivo. Por su puesto tal cheque permanece en caja hasta tanto llegue la
fecha que permita cobrarlo o depositarlo en banco.

Un cliente paga una deuda con u cheque post fechado. Este es un caso similar la
anterior. El cajero deber mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda
ser cobrado o depositado. En ambos casos, esas partidas debern ser segregadas del
efectivo, y como se dijo anteriormente sen presentadas dentro del grupo de cuentas por
cobrar respectivas.

Cheques devueltos: en algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y

recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos despus de haber sido
depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto
a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo las causas por las
cuales el cheque haya sido devuelto.

Cheques devueltos por falta de fondos: en este caso, el cheque devuelto no debe ser
considerado como efectivo, ya que la disponibilidad de fondos en el banco as lo exige.

Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: en

oportunidades un cheque es devuelto por causas diferentes a las de no dispones de
fondos. Tales serian los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad
de cantidades, etc. En estos casos los cheques devueltos podran ser considerados como
efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto
pueda ser subsanada en corto tiempo.
 Estampillas fiscales y de correo: es obvio que tales estampillas no son aceptadas como
un medio comn de pagos, por ello, deben ser separados del efectivo y ser presentadas
en el balance general como existencia de estampilla, en la seccin de gastos prepagados
del activo circulante.

Cualquier movimiento del efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado
en la cuenta de caja. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe debe
ser presentada en el balance general encabezando el grupo de activo circulante.

Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta de
caja puede ser:

a) Caja Chica

b) Caja principal

Caja Chica: como se vera mas adelante una medida sana de control interno consiste en
que todo pago se har por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra
en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan
poco monto cada una de ellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposibles,
pagarlas con cheques. Refirindonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de
compra de peridicos, caf, taxi, gasolina para vehculos, etc.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamao de la
empresa y el numero de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual
se crea la caja chica y el limite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta
tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo circulante
disponible, el monto de la caja chica solo sufrir una variacin cuando este sea
aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a

una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales,
justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja
Chica.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indic anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza
par realizar pagos por sumas pequeas y que adems se cataloguen como urgentes.

De esta manera se puede apreciar que la implementacin de una caja chica en una
organizacin es vital para que sta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y
premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias
especiales no pueda ser cancelado mediante cheque.
Conceptualizacin Contable de la Caja Chica

Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a

una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales,
justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja
Chica.

Propsito

Solventar las necesidades urgentes de artculos y materiales en una forma gil y

oportuna, cuyo origen requiere del pago inmediato.

Procedimientos

A continuacin se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la

utilizacin adecuada de los fondos de caja chica.

Constitucin de la Caja Chica

Est constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que as lo
requieran, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el
desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede cancelarse
mediante cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creacin de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el

monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya
que debe hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo o el administrador de la
empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar
este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realizacin de Pagos.

Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente
cuando llegue al mnimo de efectivo establecido, para solicitar una reposicin o
reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la
relacin anexa

3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los comprobantes, y el
administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo
efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los
pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a travs de un cheque.
El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se
afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relacin hecha por el cajero y
se abona el total a la cuenta de banco.

Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del

fondo debe proceder a:

Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.

Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la
Jefatura Superior, previa comprobacin de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o
cuando se decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuanta o al
momento de decidirse su eliminacin.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca
ms se movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas

En todo caso, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones que se
harn por medio de esta caja durante un perodo determinado establecern el monto del
fondo fijo con el que operar dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr
erogar en cada caso.

Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin con
idoneidad, es necesario que se establezca el acuerdo de control interno. Para ello es
indispensable poner en prctica las siguientes normas:

1) se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.

2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese fondo.
Este funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.

3) El cheque e emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.

4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada por esa caja.

5) Todo pago se haga con caja chica deber ser respaldado por su respectivo
comprobante, representado por recibos prenumerados donde dar los detalles del
desembolso tales como: cantidad, autorizacin y firma.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados debern ser
inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.

7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.

8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya
alcanzado un mnimo establecido.

9) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de

constatar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su
ausencia.

Caja General: Es esta la cuenta a travs de la cual se controla la mayora del efectivo
que entra o sale permanece dentro de las instalaciones de la empresa O el rubro
efectivo.

A continuacin se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al

elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y
evitar que intervenga en operaciones de autorizacin y registro contable.

Depsitos diarios: o debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado
en caja excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser
depositados intactos e el banco en forma diaria.

Endoso de cheques recibidos: a todo el cheque recibido de terceros se les debe estampar
inmediatamente el reverso un sello que diga Solo Para Depositar En La cuenta Corriente
Nmero de esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado
indebidamente.

Ingresos por Cobranzas el ingreso por cobranza comienza desde el momento que se
entrega a los cobradores los documentos para que sean cobrados. El cajero por su parte
al finalizar el dia procede a elaborar la lanilla de deposito bancario el cual se har, a mas
tardar, el da siguiente. Una vez hecho el depsito el cajero enva a contabilidad la copia
del depsito junto con el triplicado del informe de cobranza, donde ser cotejada con la
copia del informe recibida del departamento de cobranza y procede a realizar los
registros pertinentes.

Control Interno El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las

fortalezas que contenga el control

Prcticamente todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en el
futuro el rubro efectivo.

A continuacin se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta a

elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:
Separacin de funciones las funciones del cajero

Arqueos de caja: las medidas que se adopten para que el control interno sea efectivo,
debe ser reforzadas con arqueos de caja. Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo,
cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero as
como cualesquiera documentos que respalden justificadamente la ausencia de l, tales
como facturas de gastos, vales, etc. Especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos sean positivos deben ser sorpresivos y Ens. Ejecucin, es
recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que estn sujetos a arqueo: deber ser contado absolutamente todo lo que se
encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.

2) Arqueos del fondo de caja chica: tratndose de un fondo fijo, deber contarse,
adems el efectivo cualquier documento que respalde la utilizacin del efectivo faltante.

3) Simultaneidad en los arqueos: cuando existan varias cajas, los aqueos debern ser
hechos de manera simultnea en la misma fecha y hora.

4) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras dure el conteo el

cajero este presente, y que por ninguna circunstancia se ausente.

5) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que haga el arqueo, debe dejar
evidencia de que fue efectuado, y debe ser firmada por el custodio.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comprara el total obtenido en el arqueo
con el con el saldo que tenga la cuenta caja para el mayor en ese momento. De no haber
ocurrido ningn tipo de anormalidad debe cuadrar.

Sin embrago, puede suceder que no cuadren y en tal caso, aparecera lo que en
contabilidad se denomina diferencias de caja.

El tratamiento de estas diferencias en caja reciben en contabilidad dependen del tipo d

error que ocasiona tal diferencia. Bsicamente lo errores pueden ser voluntarios e
involuntarios. Pueden ser errores cometidos por el cajero o por contabilidad.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creacin de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el

monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya
que debe hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo o el administrador de la
empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar
este fondo fijo de Caja Chica.
2. Realizacin de Pagos.

Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente
cuando llegue al mnimo de efectivo establecido, para solicitar una reposicin o
reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la
relacin anexa

3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los comprobantes, y el
administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo
efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los
pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a travs de un cheque.
El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se
afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relacin hecha por el cajero y
se abona el total a la cuenta de banco.

Caja y Banco - 1 Parte

Quiz a algunos les parecer tonto el tema que voy a tratar, pero en vista de que "he visto mucho muerto cargando
basura", me voy a aventurar. El tema en cuestin es sobre la cuenta "Caja Chica".

En la universidad, la mayora de los profesores de Contabilidad 1 (sip, la primerita que viste en la carrera), esos seres
que nunca han visto de verdad una contabilidad de una empresa, nos ensean algunos asientos de Caja Chica que no
existen en la realidad.
La cuenta Caja Chica es un FONDO, por lo que solo debe afectarse nica y exclusivamente de 3 maneras:
1) Cuando se apertura, o se crea.
2) Cuando se incremente.
3) Si se decide cerrarlo.
As que si usted; mi estimado amigo o amiga, ha realizado asientos contables que afecten la cuenta de Caja Chica y no
estn bajo las suposiciones arriba sealadas, usted la ha embarrado totalmente (para no decir la palabra correcta).
Para cultura general, veamos los asientos que se deben realizar bajo los supuestos arriba mencionados y tambin cual
es el famoso asiento de reposicin de caja chica.

1) Cuando se apertura, o se crea.

Caja Chica............... XXXXX
.....Banco.............................. XXXXX

2) Cuando se incremente.
Caja Chica............... XXXXX
.....Banco.............................. XXXXX

3) Si se decide cerrarlo
(el monto que haya en la caja al momento de se decida cerrar el fondo).
Caja Chica............... XXXXX

.....Banco.............................. XXXXX

Ahora bien, el asiento de reposicin es sencillsimo. Es ms sencillo que los que estn arriba, y es el siguiente:
4) Para reponer el Fondo de Caja Chica
Cuenta de Gastos...........XXXXX
.....Banco .........................................XXXXX

Las cuentas de gastos a afectar estarn relacionadas con el tipo de gasto incurrido. Me explico, si en la reposicin de
caja hay facturas de comida, se afectar la cuenta destinada a tales fines (por ejemplo viticos, etc.). Si hay facturas de
taxis, se afectar la cuenta de transporte. Y si hay muchas facturas de las dos cosas a nombre de una misma persona,
quizs algn pillo o pilla est afectando a la compaa (tranquilos, lo ltimo dicho fue un comentario a parte, yo me
entiendo).

Es importante registrar cada gasto donde corresponda.