Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
TABELE PIVOT ........................................................................ 5-1
Crearea tabelului pivot
Modificarea tabelului pivot
Grafice pivot (Pivot Charts)
Optiunea Slicer- pentru a filtra datele dintr-un tabel pivot
Exerciii
2
Capitolul 1 _______________________________________
GRAFICE
Ghidul studentului
3
Crearea Graficelor
Graficele din Excel 2010 difer foarte mult de cele din versiunile anterioare de excel.
n primul rnd, noul Ribbon v permite formatarea i personalizarea graficelor cu doar
cteva apsri de mouse i cu cteva casete de dialog. Deasemenea, deoarece Excel 2010
utilizeaz n comun graficele cu celelalte aplicaii ale pachetului Office, importul acestora
in Microsoft Word 2010 sau Microsoft Power Point 2010 se poate face mult mai simplu.
Dup ce ai selectat datele, trebuie s alegei tipul graficului. Pentru a vedea modelele
disponibile activai tab-ul Insert de pe ribbon. Grupul ce conine tipurile de grafic se
numete Charts:
Fiecare tip de grafic standard din grupul Charts are la rndul lui o galerie de subtipuri.
Pentru a vizualiza o galerie a unui tip de grafic, doar dai click pe modelul preferat i se
va afia lista de opiuni.
4
Odat creat graficul pe Ribbon vor aprea nc trei tab-uri, sub Chart Tools , i anume:
Design, Layout i Format.
Caseta de dialog care apare include toate tipurile de grafice din Excel, inclusiv
subtipurile acestora.
5
Schimbnd Rndurile i Coloanele
Ar fi foarte bine dac Excel ar ti ntotdeauna s v creeze un grafic din prima ncercare
care s corespund dorinelor dumneavoastr. Din nefericire, dei programul este
inteligent, nu este clarvztor. Una din problemele pe care nu le prevede reprezint seriile
i datele. De exemplu, presupunem c avem tabelul de valori din imagine:
Folosind acest tabel de valori dorii s creai un grafic de tip coloane n dou dimensiuni.
Dac urmai primii doi pai descrii mai sus pentru a crea acest grafic, acesta o s arate ca
n imaginea de mai jos:
6
Acest grafic reprezint vnzarile celor trei ani pe cele dou orae. Dac doreai de fapt s
reprezentai Vnzrile realizate de cele dou orae pe cei trei ani, atunci:
Selectai graficul, dnd click pe orice parte din grafic
De pe tab-ul Design , din grupul Data, dai click pe butonul Switch
Row/Column
7
Alegerea formatului pentru grafic(Chart Layout)
Avnd graficul selectat, putei vedea layout-urile accesibile dnd click pe butonul
Design, sub tab-ul Chart Tools de pe Ribbon, i apoi deschiznd galeria Chart Layout.
n imaginea de mai jos putei vedea galeria de layout pentru tipul de grafic linie:
8
Mutarea graficului pe o foaie separat
Dac nu avei nevoie ca datele i graficul fcut pe baza datelor s fie pe aceeai foaie
de calcul, mai avei i varianta de a avea graficul pe o foaie de calcul separat. Aceast
foaie de calcul pentru grafic are un format special, astfel nct tot spaiul foii este destinat
doar graficului.
Pentru a muta graficul pe o alt foaie de calcul:
Dai click-drepata pe grafic i alegei opiunea MoveChart
Apare caseta de dialog de mai jos, i alegei opiunea New sheet
Sau
Selectai graficul, i da click pe butonul Move Chart, de pe tab-ul Design
9
Apare aceeai caset de dialog de mai sus, Move Chart
Selectai opiunea NewSheet, eventual schimbai numele foii i acionai butonul
OK
Plot Area
Vertical (Value)
Axis Horizontal
(Category) Axis
10
Pentru a deschide lista obiectelor graficului selectai mai nti un obiect al acestuia
apoi dai clic n tab-ul Layout sau Format de pe Ribbon. Lista obiectelor graficului apare
sub forma unei liste derulante imediat sub butonul Microsoft Office n colul din stnga
sus al ferestei Excel. Iniial apare numele obiectului pe care l-ai selectat iniial. Pentru a
vedea ntreaga lista de obiecte dai clic pe sgeata din dreptul casetei. Putei alege oricare
element din lista pentru a-l formata.
Dup ce ai selectat un element din lista putei deschide caseta de dialog pentru
formatarea acestuia printr-un clic pe opiunea Format Selection situat imediat sub lista
derulant a obiectelor din partea stng a Ribbon-ului.
11
- alegei opiunea Format Selection (spre exemplu Format Axis)
- din lista de opiuni alegei Line Color sau Line Style n funcie de ceea ce dorii s
modificai
n acelai mod, selectnd din list putei modifica fundalul diverselor obiecte aplicnd
o culoare, o combinaie de culori (gradient), o textur sau o imagine salvat ntr-un fiier
alegnd opiunea Fill.
12
Lucrul cu axele
Pe lng aspectul liniilor putei modifica n aceast situaie i alte elemente componente
ale axelor cum ar fi:
- marcatorii de linie (liniile care mpart axele n intervale regulate i care pentru axa
valorilor determin scala valorilor iar pentru axa categoriilor separ categoriile)
- formatul numerelor (din fereastra Format Axis alegei opiunea Number)
- scala (din fereastra Format Axis alegei Axis Options i avei posibilitatea de a
seta valoarea minim, maxim a scalei, lungimea intervalelor n care va fi
mprit aceasta i tipul scalei: liniar sau logaritmic)
13
n cazul graficelor tridimensionale se utilizeaz o a treia ax numita axa de
perspectiv (depth) care conine numele seriilor i care de asemenea poate fi formatat.
14
Utilizarea axei secundare este necesar n cazul n care seriile de date conin date ce nu
pot fi reprezentate cu aceelai tip de date (de exemplu: cantitate vndut i valoarea
vnzrilor) sau cnd valorile unei serii sunt foarte mari (tendina vanzarilor anuale
comparativ cu vnzrile lunare pe produse)
$100,000
$90,000
$80,000
$70,000
$60,000
$50,000
$40,000 Total
$30,000 Jan
$20,000
$10,000
$0
Prin introducerea axei secundare pentru seria Jan i alegerea unui alt tip de grafic, se
poate urmri mult mai uor variaia valorilor.
Pentru introducerea axei secundare se selecteaz seria pentru care dorim sa aplicm
formatarea fie din lista obiectelor graficului fie cu un clic pe una din coloanele (data
point) corespunztoare acestei serii. Un al doilea clic va selecta numai un element al
seriei de date. Dup selectarea ntregii serii (apare un mic punct n dreptul fiecrei
coloane) i alegerea opiunii Format Selection apare fereastra format Data Series i din
Series Options alegem opiunea Secondary Axis.
Dac schimbm i tipul graficului pentru una din serii (clic dreapta, chart type i
alegem un alt tip de grafic), graficul nostru va arta astfel:
15
$100,000 $12,000
$90,000
$80,000 $10,000
$70,000 $8,000
$60,000
$50,000 $6,000
$40,000 Jan
$4,000
$30,000 Total
$20,000
$2,000
$10,000
$0 $0
Liniile de tendin sunt utilizate pentru a afia grafic tendinele n date i pentru a
analiza probleme de prognoz. Astfel de analize sunt intitulate de asemenea i analize de
regresie. Utiliznd analize de regresie, se poate extinde o linie de tendin ntr-o diagram
peste datele actuale pentru a prognoza valori viitoare( prin utilizarea opiunii forward sau
backward din seciunea Forecast din fereastra Format Trendline, Trendline Options).
Pentru adugarea unei linii de tendin:
-selectai o serie de date
- clic dreapta i selectai Add Trendline.
-Se deschide fereastra Format Trendline n care se alege tipul liniei (exponenial,
liniar, polinomial,logaritmic, polinomial, putere sau medie mobil) n funcie de
repartizarea datelor
16
- se poate denumi linia de tendin, se poate prelungi pentru a prognoza valori viitoare
- de asemenea, prin alegerea opiunii de afiare a coeficientului de determinare (R-
squared) a abaterii medii ptratice se poate gsi cea mai bun alegere a tipului de linie( cu
ct valoarea acestuia este mai apropiat de 1 cu att aproximarea este mai exact)
17
18
Exerciii
Total Nr.
salarii Angajati
Resurse umane 15850 5
Marketing 118550 35
IT 149350 42
Contabilitate 87600 26
19
repartiia datelor bifnd i opiunea de afiare a coeficientului de
determinare (R-squared) a abaterii medii ptratice.
Analizai diversele tipuri de linii de tendin i alegei-o pe cea mai
potrivit
Pentru a afia pe axa orizontal valorile care reprezint anul, dai clic
dreapta pe zona graficului i alegei opiunea Select Data Source. Se
deschide fereastra cu acelai nume i n zona Horizontal (Category) Axis
Labels dai clic pe butonul Edit i alegei apoi din table domeniul care
conine anii.
20
Capitolul 2 _______________________________________
BAZE DE DATE
Ghidul studentului
21
Gestiunea informaiilor n tabele
n Excel 2010 s-au introdus o serie de faciliti pentru manipularea datelor cum ar fi:
- Referine structurate. n formulele care adreseaz elemente ale unui tabel se pot
folosi nume de coloane sau alte etichete n locul obinuitei adresri de celule i
domenii
22
Sortarea datelor
Pentru a sorta rndurile unui tabel dup o coloan (Nume, spre exemplu) se
selecteaz o celul de pe acea coloan dup care se d clic pe butonul Sort A to Z din
grupul Sort & Filter din fila Data, sau Sort Z To A pentru ordine invers. Sortarea se
poate realiza de asemenea cu clic dreapta n celula selectat i alegerea opiunii dorite din
meniul Sort.
Putei sorta dup mai multe coloane utiliznd butonul Add Level din caseta de dialog
Sort pe care o deschidei apelnd comanda sort din grupul Sort & Filter al filei Data.
23
Putei sorta de asemenea i coloanele unui tabel dup valorile unui rnd. Pentru
aceasta este necesar renunarea la formatul de tip tabel, altfel opiunile suplimentare din
fereastra sort sunt inactive. Dup reconversie opiunea Sort left to right devine activ.
24
Filtrarea datelor
Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaz cu liste mari. Filtrele permit s se afieze
numai datele cu care se dorete s se lucreze.
Cnd creai un tabel, Excel adaug automat filtre pentru capul de tabel. Pentru a
activa sau pentru a renuna la aceste filtre, dai clic ntr-o celul oarecare a tabelului i
apoi pe butonul Filter din grupul Sort & Filter din fila Data.
Cnd sunt active un clic pe sageata din dreptul numelui coloanei afieaz o list cu
valorile acelei coloane scrise o singur dat. Se poate aplica astfel un filtru de afiare a
tuturor nregistrrilor.
Avei posibilitatea s utilizai filtrarea dup mai multe coloane. Filtrele sunt aditive,
adic fiecare filtru suplimentar se bazeaz pe filtrul curent i restrnge mai departe
subsetul de date.
Utiliznd Filtrare automat, avei posibilitatea s creai trei tipuri de filtre: dup o list
de valori, dup format sau dup criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe
celelalte pentru fiecare zon de celule sau etichet de coloan. De exemplu, avei
posibilitatea s filtrai dup o culoare de celul sau dup o list de numere, dar nu dup
ambele; avei posibilitatea s filtrai dup pictograme sau dup un filtru particularizat, dar
nu dup ambele.
Toate aceste opiuni pe care le ofer filtrarea automat se aplic datelor de pe coloana
pe care se selecteaz filtrul. n cazul n care datele dintr-o coloan trebuie s
25
ndeplineasc o condiie care s in cont i de valorile dintr-o alt coloan exist
posibilitatea utilizrii unui filtru avansat. Pentru aceasta activai comanda Advanced din
grupul Sort & Filter al filei Data.
n mod normal, zona criteriilor de selecie va fi compus dintr-o serie de linii sub
baza de date (list)
26
Rezultatul cutrii poate rmne n acelai loc, ca i n cazul AutoFilter, sau se poate
copia n alt zon.
Dac se dorete copierea n alt zon, va fi uor dac se vor defini cmpurile exact ca
cele din lista iniial. (Atenie, s nu se suprapun datele).
Se apas butonul OK pentru efectuarea operaiei.
Exemple de criterii:
1. Pentru a gsi rndurile care satisfac unul din dou seturi de condiii, unde fiecare
set include condiii pentru mai mult de o coloan, tastai criteriile n rnduri
separate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin i
Popescu Ioana i valorile vnzrilor mai mari de 3.000 LEI i afieaz, de
asemenea, rndurile pentru vnztorul Goga David cu valorile vnzrilor mai
mari de 1.500 LEI.
2. Dac dorim pentru un anumit cmp s afim valori dintr-un interval numeric (de
exemplu: s se afieze vnzrile cuprinse n intervalul 1500-2500) se mai scrie
odat numele coloanei creia i aplicm o a doua limit i criteriul nostru va arta
astfel:
Vanzari Vanzari
>1500 <2500
=''=intrare''
27
Nu utilizai etichete de coloan drept etichete de criterii; fie lsai etichetele
de criterii necompletate, fie utilizai o etichet care nu este o etichet de
coloan din zon.
Dac utilizai n formul o etichet de coloan n locul referinei relative la
celule sau n locul numelui unei zone, Excel afieaz n celula care conine
criteriul o valoare de eroare, cum ar fi #NAME? sau #VALUE!. Aceast
eroare se poate ignora deoarece nu afecteaz modul de filtrare a zonei.
Formula utilizat pentru criterii trebuie s utilizeze o referin relativ
pentru a face referire la celula corespunztoare din primul rnd (n
exemplele de mai jos, C7 i A7).
Toate celelalte referine din formul trebuie s fie referine absolute.
La introducerea(selectarea) zonei de criterii se precizeaz i celula vid de
deasupra formulelor din criterii (face parte din logica realizrii condiiilor
din criterii).
=MONTH(tabel_angajati!C2)=MONTH(TODAY())
28
Orice modificare adus tabelului surs nu se va reflecta i n tabelul rezultat n urma
interogrii. Pentru a se vedea modificrile fcute n tabelul de baz i n tabelul rezultat
trebuie s refacei filtrarea.
Acum este mult mai uor de realizat acest lucru prin acionarea unei simple comenzi
din grupul Data tools a filei Data.
Pentru a terge complet duplicatele, selectai o celul din list sau din tabel i apoi
acionai comanda Remove Duplicates. n caseta de dialog care apare lsai bifate toate
casetele corespunztoare coloanelor.
29
Excel v va afia cte duplicate a gsit i cte rnduri au rmas.
Pentru a terge dublurile pariale se recomand salvarea unei copii a tabelului (dac
este cazul) apoi se sorteaz coloanele n care nu dorii valori duble. Sortarea dup
coloanele care conin dubluri permite ca dup eliminarea duplicatelor s se pstreze
prima nregistrare din lista dublurilor.
Spre exemplu, dorii s afiai decanul de vrsta pentru fiecare nivel de salarizare.
Sortai nti cmpul salariu descresctor i apoi Vrsta descresctor. n fereastra Remove
Duplicates clic pe butonul Unselect All, apoi selectai coloana pentru care dorii s
eliminai duplicatele, n cazul nostru, Salariul.
Vor fi eliminate rndurile cu nregistrrile care au aceeai valoare pe cmpul
Salariul i rmn doar primele din fiecare grup.
30
de detaliu apsnd pe semnul plus, semnul minus i pe numerele 1, 2, 3 sau 4, indicnd
nivelul de detaliere) afieaz datele de detalii . Pentru subtotaluri automate i schie dintr-
o foaie de lucru, rndurile sau coloanele subtotal care sunt totalizate de datele rezumat.
Datele detaliu sunt n mod tipic adiacente datelor rezumat i sunt situate deasupra sau la
stnga lor. Utilizai o schi pentru a afia rapid rezumate de rnduri sau coloane ori
pentru a afia datele de detalii pentru fiecare grup. Avei posibilitatea s creai o schi de
rnduri, o schi de coloane sau o schi de rnduri i coloane.
Comenzile de grupare pe nivele ierarhice sunt disponibile n grupul Outline din fila
Data.
Pentru gruparea manual a liniilor sau coloanelor se sorteaz linia (coloana) dup care
dorii s se fac gruparea, se selecteaz cele care formeaz un grup dup care apsai
butonul Group. Degruparea se realizeaz cu butonul Ungroup.
Din caseta de dialog care apare selectai rnduri sau coloane n funcie de ce anume
dorii s grupai; (dac selectai un rnd sau o coloan ntreag, nu va apare aceast caset
de dialog)
Dac sintetizarea dumneavoastr arat altfel dect se ateapt Excel, utilizai comanda
Settings pentru a comunica programului Excel cum sunt organizate datele i s creai
sintetizarea.
Selectai direcia n care sunt organizate datele, dac dorii s aplicai stiluri, validai
caseta ; alegei .
31
Subtotaluri
Excel poate foarte uor s genereze subtotaluri dintr-o list numeric de date (de ex.
Coloana Quantity din fiierul ExExcel2010 , foaia de calcul Comenzi)
32
o Dup ce se fac subtotalurile se poate utiliza AutoFormat pentru a modifica
nfiarea listei finale.
o Opiunea Add Subtotal to: permite definirea cmpurilor numerice pentru care
se fac subtotaluri
o Dac se selecteaz opiunea Replace Current Subtotals, vor fi afiate numele
noii linii de subtotaluri. Pentru a le aduga la liniile existente (de ex. se dorete
afiarea sumei i numrului de nregistrri), se dezactiveaz aceast opiune.
o Se selecteaz opiunea Check the Page Break Between Groups, dac se dorete
ca fiecare grup s fie afiat la imprimant pe o pagin nou.
o Dac se selecteaz Summary Below Data, (opiune implicit) liniile de totaluri
apar sub liniile de detaliu.
33
Sintetizarea foii de calcul pe rnduri (Outline)
Sintetizarea v ofer posibilitatea s extindei sau s micorai foile de calcul sau
rapoartele, astfel nct s le vedei mai mult sau mai puin detaliat. n funcie de
persoana creia i este adresat raportul, este nevoie s avei nevoie doar de 2 niveluri
de detaliu sau de mai multe detalii.
Figura de mai jos arat un raport cu vnzri de produse pe tip de produs i pe luni.
Acestui raport i s-a aplicat o sintetizare automat. Raportul necesit un efort de derulare
pentru a vedea cumulul pe rnduri pentru fiecare regiune sau cumulul pe coloane pentru
fiecare trimestru.
34
Pentru eliminarea subtotalurilor i a gruprii coloanelor, ordinea este aceeai (nti
subtotalurile i apoi, dac este cazul opiunea Clear Outline din lista Ungroup din grupul
Outline al filei Data.
Exerciii
35
Copiai rezultatul filtrrii ntr-o alt locaie pe foaia Outline
5. n aceeai foaie de calcul, eliminai nregistrrile duplicate.
6. S se afieze numele, prenumele i vrsta angajailor care sunt nscui n luna
urmtoare celei curente.
Se folosete criteriul tip formul i opiunea Copy to another location. Se va
utiliza formula =MONTH(tabel_angajati!D2)=MONTH(TODAY())+1
36
Capitolul 3 _________________________________________
FORMULE I FUNCII
Ghidul studentului
37
Utilizarea referinelor structurate n tabele
Formulele n Excel sunt extrem de folositoare dar nu de puine ori i greu de decriptat.
Spre exemplu o formul de genul =TODAY()-D2 nu putem spune ntotdeauna la ce
anume se refer dar o formul de genul = TODAY()-[Data nasterii] putem spune c
returneaz vrsta, evident exprimat n zile ca orice alt diferen de date calendaristice .
Referina structurat uureaz i face mai intuitiv lucrul cu datele din tabel atunci cnd
utilizai formule care fac referire la un tabel, fie c este vorba de o parte dintr-un tabel sau
de un tabel ntreg. Referina structurat este util mai ales deoarece zonele de date dintr-
un tabel se modific deseori, iar referinele la celule pentru referinele structurate se
modific automat. Astfel, se minimizeaz nevoia de a rescrie formulele atunci cnd se
adaug sau se terg rnduri i coloane ntr-un tabel sau cnd sunt remprosptate datele
externe.
De fiecare dat cnd inserai un tabel, Microsoft Office Excel creeaz un nume
implicit de tabel (Tabel1, Tabel2, etc.) la nivelul sau domeniul global al registrului de
lucru. Numele poate fi modificat cu uurin pentru a fi mai semnificativ pentru
dumneavoastr. De exemplu, pentru a modifica Table1 la Angajai, utilizai caseta de
dialog Table name. (n fila Design, n grupul Properties, editai numele tabelului n caseta
Table name).
Un nume de tabel se refer la toat zona de date din tabel, cu excepia rndurilor de
anteturi i totaluri.
n exemplul tabelului Angajai, numele tabelului se refer la zona de celule A2:G109.
38
Angajati[[#This Row],[Data nasterii]] reprezint celula de pe rndul curent i
coloana Data nasterii din tabelul
Angajati
Se refer
Se refer la: Utiliznd:
Aceast referin structurat: la:
=Angajati[[Salariul]:[Varsta]] Toate celulele din operatorul de F2:G109
dou sau mai zon : (dou
multe coloane puncte)
adiacente
=Angajati[Salariul],Angajati[Nume] O combinaie de operatorul de A2:A109,
dou sau mai uniune , (virgul) F2:F109
multe coloane
neadiacente
=Angajati[[Nume]:[Data angajarii]] Intersecia a dou Operatorul de B2:C109
Angajati[[Prenume]:[Data nasterii]] domenii, n cazul uniune este
nostru A2:C109 pauza (Space)
cu Domeniul
B2:D109
39
implicit de intersecie pentru referin sau pentru a nlocui
comportamentul implicit de intersecie i a face referire la
valori individuale pentru o coloan.
Funcii uzuale
Funcii logice
IF
Funcia IF ntoarce o valoare specificat dac testul logic este adevrat - TRUE i alta
dac testul este fals - FALSE.
logical_test este o expresie care poate fi evaluat cu adevrat - TRUE sau fals -
testul logic FALSE.
value_if_true este o valoare obinut dac testul logic este adevrat - logical_test
valoarea dac is TRUE. Dac value_if_true este omis i logical_test este TRUE,
testul este rezultatul este TRUE
adevrat
value_if_false este o valoare obinut dac testul logic este fals - logical_test is
valoarea dac FALSE. Dac value_if_false este omis i logical_test este FALSE,
testul este fals rezultatul este - FALSE
40
o Pot fi imbricate pn la 64 de funcii IF ca argumente value_if_true i
value_if_false pentru a construi teste mai elaborate.
o Cnd sunt evaluate argumentele value_if_true i value_if_false, IF ntoarce
valoarea returnat de acele instruciuni.
o Dac un argument pentru IF este matrice, fiecare element al matricei este evaluat
n timpul executrii instruciunii IF.
Microsoft Excel furnizeaz funcii suplimentare care pot fi utilizate pentru a analiza
datele pe baza unei condiii. De exemplu, pentru a contoriza numrul de apariii pentru un
ir de text sau pentru un numr dintr-o zon de celule, se utilizeaz funciile foii de lucru
COUNTIF i COUNTIFS. Pentru a calcula o sum pe baza unui ir de text sau a unui
numr dintr-o zon, se utilizeaz funciile foii de lucru SUMIF i SUMIFS.
ntr-o macroinstruciune valoarea dac testul este adevrat sau fals poate fi nlocuit de
o instruciune GOTO sau alt funcie activ.
AND
ntoarce TRUE dac toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE dac unul sau
mai multe argumente sunt FALSE.
AND(logical1;logical2; ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi
TRUE sau FALSE.
41
o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, AND ntoarce valoarea de
eroare #VALUE!.
OR
ntoarce TRUE dac cel puin un argument este TRUE; ntoarce FALSE dac toate
argumentele sunt FALSE.
OR(logical1;logical2; ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi
TRUE sau FALSE.
o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori
sunt ignorate.
o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, OR ntoarce valoarea de
eroare #VALUE!.
NOT
Schimb valoarea argumentului ntr-o valoare opus. Utilizai NOT atunci cnd vrei s
v asigurai c o valoare nu este egal cu o valoare particular.
NOT(logical)
Logical este o valoare sau o expresie care poate fi evaluat ca TRUE sau FALSE.
o Dac logical este FALSE, NOT ntoarce TRUE; dac logical este TRUE, NOT
ntoarce FALSE.
IFERROR
Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o eroare; altfel,
returneaz rezultatul formulei. Utilizai funcia IFERROR pentru a gsi i gestiona erorile
ntr-o formul.
42
Sintaxa funciei este:
IFERROR(value,value_if_error)
Funcii de cutare
n exemplul de mai jos funcia VLOOKUP determin dac cifra de afaceri este mare,
medie sau mic.
43
n aceast situaie argumentul range_lookup este setat pe opiunea true astfel nct
funcia VLOOKUP s returneze aceeai valoare (Small) pentru toate valorile
argumentului lookup_value cuprinse n intervalul [100 000, 250 000)
LOOKUP
Aceast funcie a fost inclus n Excel numai pentru compatibilitate cu alte programe
de foi de calcul. Posibilitatea de eroare este mai mare dect la VLOOKUP sau
HLOOKUP, drept pentru care se recomand utilizarea ultimelor funcii.
MATCH
ntoarce poziia relativ a unui element dintr-o matrice care corespunde unei valori
specificate ntr-o ordine specificat. Utilizai funcia MATCH n locul uneia din funciile
LOOKUP atunci cnd avei nevoie de poziia unui element dintr-o zon i nu de
elementul nsui.
44
MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type)
Lookup_value este valoarea utilizat pentru a gsi valoarea dorit ntr-un tabel.
Lookup_array este o zon de celule care conin valori posibil de cutat. Lookup_array
trebuie s fie o matrice sau o referin de matrice.
Match_type este numrul -1, 0 sau 1. Match_type specific modul n care Microsoft
Excel va potrivi valoarea din lookup_value cu valorile din matricea lookup_array.
Dac match_type este 1, MATCH gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau
egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine cresctoare: ...-2, -1, 0, 1,
2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.
Dac match_type este 0, MATCH gsete prima valoare care este egal cu
lookup_value. Lookup_array poate fi n orice ordine.
Dac match_type este -1, MATCH gsete cea mai mic valoare care este mai mare
sau egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine descresctoare:
TRUE, FALSE, Z-A,...2, 1, 0, -1, -2,... i aa mai departe.
Dac match_type este omis, se consider egal cu 1.
o MATCH nu face deosebire ntre litere mari i litere mici atunci cnd potrivete
valori text.
INDEX
45
Returneaz coninutul unei celule dintr-un domeniu. Se utilizeaz frecvent n
combinaie cu funcia MATCH.
INDEX(array;row_num;column_num)
Row_num numrul liniei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat rspunsul.
Column_num numrul coloanei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat
rspunsul.
Modul de construire al criteriilor pentru funciile din aceast categorie este acelai cu
cel de la filtrarea avansat. Deosebirea const n faptul c o funcie i schimb valoarea
n momentul modificrii unuia dintre argumente.
46
DAVERAGE (database, field, criteria)
47
DMAX ntoarce valoarea maxim a unui cmp specificat pentru
nregistrri care coincid cu un criteriu
DMIN() ntoarce valoarea minim a unui cmp specificat pentru
nregistrri care coincid cu un criteriu
DPRODUCT() ntoarce produsul valorilor unui cmp specificat pentru
nregistrri care coincid cu un criteriu
DSUM() ntoarce suma valorilor unui cmp specificat pentru nregistrri
care coincid cu un criteriu
o Median (funcia MEDIAN) care este numrul din mijloc al unui grup de
numere; adic jumtate dintre numere au valori mai mari dect medianul i
jumtate au valori mai mici. De exemplu, medianul pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este
4.
o Mod (funcia MODE) care este cel mai ntlnit numr dintr-un grup de numere.
De exemplu, mod pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este 3.
n cazul unei distribuii simetrice a unui grup de numere, aceste trei msuri de tendin
central sunt identice. n cazul unei distribuii asimetrice a unui grup de numere, pot fi
diferite.
48
Median
Returneaz numrul median al numerelor date. Prin median se n-elege numrul din
mijlocul unui set de numere.
MEDIAN(number1;number2;...)
o Dac n set este un numr par de numere, atunci MEDIAN calculeaz media a
dou numere din mijlocul setului. Vezi a doua valoare din exemplu.
o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin
numere.
o Valorile logice i reprezentrile text ale numerelor pe care le tastai direct n lista
de argumente sunt numrate.
o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule
goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n
calcule.
o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzeaz erori.
Mode
Returneaz valoarea care apare cel mai frecvent sau se repet, ntr-o matrice sau ntr-un
interval de date.
MODE(number1;number2;...)
o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin
numere.
o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule
goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n
calcule.
49
o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzeaz erori.
o Dac setul de date nu conine nicio valoare duplicat, MODE returneaz valoarea
de eroare #N/A.
Sfera de aplicabilitate este mare, deoarece se pot modela scenarii din lumea real n
domenii diverse. Funcia Forecast estimeaz valorile viitoare bazndu-se pe o relaie
liniar ntre cele dou iruri de date X i Y. Prin urmare, dac observai c un model de
cretere liniar se potrivete cu datele dumneavoastr reale, utilizai aceast funcie.
De exemplu,: pentru lunile ianuarie mai 2005( reprezentate n tabel la adresele B3:B8)
vnzrile realizate apar trecute n tabelul de mai jos (C3:C8):
Plecnd de la aceste date concrete, se pot estima vnzrile pe urmtoarea lun utiliznd
funcia forecast ca n imaginea de mai sus.
50
Funcia Growth calculeaz, estimeaz mai multe valori viitoare avnd la baz un
eantion de valori cunoscute, pe modelul unei creteri exponeniale. Dac funcia
Forecast modela o cretere liniar, n cazul Funciei Growth avem cu un ritm de cretere
mult mai rapid, cel exponenial. Dac acest model se potrivete cu datele dumneavostr
reale, utilizarea lui este similar cu funcia Forecast.
GROWTH(known_y's,known_x's,new_x's,const)
Funcii condiionale
n funcie de tipul operaiei efectuate, aceste funcii sunt cuprinse n categorii diferite
(AVERAGEIF, AVERAGEIFS,SUMIF i SUMIFS n categoria funciilor matematice,
COUNTIF i COUNTIFS n categoria funciilor statistice) ns toate returneaz rezultatul
operaiei respective doar pentru nregistrrile corespunztoare unui criteriu.
V prezentm mai jos funciile COUNTIF i COUNTIFS, pentru toate celelalte metoda
de lucru este similar.
COUNTIF
Funcia COUNTIF socotete numrul celulelor nevide dintr-un domeniu, care respect
un criteriu dat.
51
COUNTIF (range, criteria)
n exemplul de mai jos funcia COUNTIF este utilizat pentru numrarea celulelor nevide
care ndeplinesc criteriul ca cifra de afaceri s fie >300,000.
COUNTIFS
Contorizeaz numrul de celule dintr-un interval care ntrunesc mai multe criterii.
52
"32", ">32", "mere" sau B4.
o Fiecare celul din interval este contorizat numai dac toate criteriile
corespunztoare specificate pentru celul sunt adevrate.
o Dac criteriul este o celul necompletat, COUNTIFS o trateaz ca pe o valoare
0.
o Avei posibilitatea s utilizai metacaractere n criterii, cum ar fi semnul de
ntrebare (?) i asteriscul (*). Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter
unic, asteriscul se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii
un semn de ntrebare sau asterisc, tastai tilda (~) nainte de caracter.
53
Funcii financiare
Sintaxa:
PV(rate, nper, pmt, [fv],[type])
54
Deschidei fiierul ExExcel2010.xls, foaia de calcul PV i studiai funcia Present
Value.
55
Sintaxa:
Exemplu: Dorii s depunei anual o sum constant ntr-un cont de economii cu o rat a
dobnzii de 12% pe an i dup 15 ani s avei economisit suma de 80 000 EUR. Care
trebuie s fie suma pe care trebuie s o economisii anual:
a) la plata anual a dobnzii;
b) cu dobnd pe mai puin de un an (de exemplu , 2 termene de plat pe an)
c) la plata lunar a dobnzii
=PMT(B1;B2;0;B3)
=PMT(B1/2;B2*2;0;B3)
=PMT(B1/12;B2*12;0;B3)
56
Exerciii
5. Introducei un nou cmp Salariu Brut n care adunai salariul de ncadrare cu sporul
de vechime, un cmp Impozit n care calculai 16% din salariul brut i un cmp
Salariu net ca diferen ntre salariul brut i impozit.
57
Printer Cluj 25
Printer Craiova 17
Printer Bucuresti 120
Printer Timisoara 64
Printer Botosani 33
LAN_Interface Bucuresti 1200
LAN_Interface Craiova 876
LAN_Interface Cluj 834
Computer Bucuresti 300
Computer Craiova 512
Computer Cluj 245
12. Aceeai cerin pentru foaia de calcul Growth utiliznd estimarea exponenial.
58
2124094378
59
Capitolul 4 ___________________________________________
Ghidul studentului
60
Utilizarea tabelelor de ipoteze (Data Table)
Un tabel de ipoteze analizeaz impactul generat de o variabil sau de dou variabile
asupra rezultatului unei formule care utilizeaz aceste variabile. Pentru a crea asemenea
tabele:
Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data
Clic pe Data Table pentru a crea un tabel de ipoteze fie bazat pe diverse
valori ale unei singure variabile fie pe un set de valori pentru fiecare din cele
dou variabile pe care se bazeaz un tabel bidimensional.
Departament
IT
- selectai tabelul de dou linii astfel format i selectai Data Table n modul
prezentat mai sus;
61
- n caseta de dialog Data Table alegei pentru Row Input Cell celula care conine
valoarea IT din zona n care ai scris criteriul corespunztor celui de-al treilea
argument al funciei i apsai OK
Formula
IT 3555.952381
Valori cu care se Contabilitate
nlocuiete Marketing
variabila aleas
Resurse umane
Construim un criteriu:
Departament Functie
IT analist
Numrul total de aplicri ale funciei DSUM este egal cu cardinalul produsului
cartezian dintre departamente i funcii, n total 24 de operaii. Pentru a evita o asemenea
situaie putem folosi tabelele de ipoteze n dou variabile: una reprezentat celula care
conine numele departamentului n criteriu iar cealalt, celula care conine numele
funciei angajatului.
62
Datele cu care va fi nlocuit funcia angajatului le vom scrie pe linie (cap de tabel),
cele care vor nlocui numele departamentului pe coloan (cap de rnd), iar n celula aflat
la intersec-ia celor dou domenii se scrie formula (n cazul nostru funcia DSUM) ca n
figura urmtoare:
Selectai acest tabel i n caseta Data Table pentru Row input cell selectai celula ce
conine n cadrul criteriului funcia angajatului iar n Column input cell celula ce conine
numele departamentului n criteriul utilizat n definiia funciei.
ntr-un tabel de date putei modifica formula iniial, datele care sunt introduse ca i
cap de rnd i/sau cap de coloan dar nu putei modifica datele obinute ca i rezultat al
tabelului de ipoteze.
63
Calculele pot consta n mai multe variabile, dar Goal seek permite manipularea unei
singure variabile. Goal seek utilizeaz o metod iterativ pentru a gsi soluia,
ncercndu-se diferite serii de valori pn ce se determin o convergen ctre soluie.
64
n exemplul de mai sus, se dorete s se rspund la ntrebarea: Ce valoare voi putea
mprumuta, dac a plti $300 pe lun?
Goal seek utilizeaz un proces iterativ, iar pentru operaii complexe poate
dura mult timp. Pentru a opri Goal seek, se selecteaz butonul Pause din
dialogul strii Goal Seek Status. Se poate opera procesul executnd cte o
operaie o dat utiliznd butonul Step. Se apas butonul Continue pentru a
reporni Goal seek.
Scenarii
n afaceri, se opereaz cu diferite variante de supoziii, presupuneri i estimri. Fiecare
dintre acestea se pot schimba i se dorete s se poat vizualiza rezultatele lund n
consideraie diferite seturi de date sau scenarii.
n exemplul de mai jos, se pot modela efectele schimbrilor n valoarea mprumutului,
rata procentual sau perioadele de plat.
Valorile diferite pentru fiecare celul de intrare pot fi reprezentate ntr-un scenariu
specific cu un anumit nume. Aceste scenarii pot fi vizualizate separat.
Stabilirea scenariilor
65
Se apas butonul Add...
Aceasta va antrena dialogul Add Scenario
66
Celulele ne-adiacente pot fi separate prin virgule
Celulele se pot selecta i cu ajutorul mouse-ului.
n opiunea Comment:, se introduce descrierea scenariului.
Se selecteaz butonul OK pentru execuie
Se va afia dialogul Scenario Values
67
Se alege Scenario Summary
Celulele rezultante Result Cells: este opional pentru raportul sumar. Acesta este
folosit pentru a include acele celule care dein formule ce depind de celulele are se
schimb
Se selecteaz butonul OK pentru a realiza operaia.
Se va genera un sumar al scenariilor:
Aplicaia Solver
Solver este un add-in al programului Excel, ce trebuie instalat i adugat filei Data.
Pentru a-l instala dai clic pe Microsoft Office Button, Excel options, categoria Add-Ins i
clic pe butonul Go. Bifai caseta din dreptul Solver Add-in i clic pe butonul OK.
68
Acest utilitar identific valoarea optim a unei formule dintr-o celul (celula int)
modificnd valoarea mai multor parametri implicai n formula respectiv. Solver
lucreaz cu mai multe celule Excel (celule ajustabile) relaionate direct sau indirect cu
celula int, modificnd valoarea lor conform cu constrngerile i specificaiile
utilizatorului.
Putei utiliza Solver pentru a afla valoarea maxim i minim a unei formule
schimbnd valorile celulelor ajustabile.
Profitul final din celula B15 depinde de toi factorii menionai mai sus, prin urmare de
celulele aferente din tabel. Conducerea companiei dorete maximizarea profitului
final(B15), tiind c se pot modifica cheltuielile cu publicitatea (B11:E11), avnd ns
constrngerea c bugetul de publicitate total(F11) nu poate depi 40 000 $. Pentru
aceasta apelm la plicaia Solver, ca n figura urmtoare, avnd grij s introducem
corespunztor celulele corespunztoare astfel:
Celula int : B15 deoarece se dorete maximizarea profitului
Se selecteaz funcia Max, corespunztor cerinei problemei
Celulele ajustabile sunt B11:E11 deoarece reprezint cheltuielile cu publicitatea.
69
Constrngerea se aplic pe celula F11 deoarece reprezint totalul cheltuielilor cu
publicitatea.
Se apas butonul Solve pentru aflarea rspunsului optim. Odat ce Solver a identificat
o soluie suntei ntrebat dac dorii pstrarea valorilor noi obinute.
70
Exerciii
5. S se calculeze mrimea plilor lunare aferente unui credit de 120 milioane lei,
contractat pe 5 ani, pentru mai multe variante de rata a dobnzii (4%-12%) i de
perioade de rambursare (1-5 ani):
71
6. Deschidei foaia de calcul goalseek. Ce salariu de ncadrare ar trebui s aib un
angajat dac la angajare negociaz un salariu net n valoare de 3000 lei?
8. Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data i alegei
Scenario Manager. Apare fereastra Scenario Manager. Dai clic pe butonul Add.
9. n fereastra Add Scenario, n caseta Scenario Name introducei textul Cele mai bune
vnzri i apsai tasta Tab. n caseta Changing Cells specificati adresele celulelor pe
care doriti sa le schimbati adica domeniul C5:C8
10. Dati click pe butonul OK din caseta de dialog Add Scenario. Apare caseta Scenario
Values in care se introduc valori care reprezint numarul posibil de vanzari:
pentru C5 introducei valoarea 1 500 000
pentru C6 introducei valoarea 1 800 000
pentru C7 introducei valoarea 1 500 000
pentru C8 introducei valoarea 1 600 000
72
12. Urmai aceiai pai ca mai sus pentru a crea un nou scenariu numit Cele mai sczute
vnzari . Pentru ultimul pas introduceti valorile:
pentru C5 introducei valoarea 800 000
pentru C6 introducei valoarea 900 000
pentru C7 introducei valoarea 700 000
pentru C8 introducei valoarea 600 000
13. Pentru a vedea modificrile n foaia de calcul selectai mai nti scenariul Cele mai
bune vnzari, apoi apsai butonul Show din caseta Scenario Manager.
14. Selectai apoi scenariul Cele mai slabe vnzari apasati butonul Show i vizualizai
schimbrile.
15. Pentru a vedea sumarul acestor scenarii (Summary Scenario) n acceai caset de
dialog Scenario Manager apsai butonul Summary. Se obine:
73
Capitolul 5________________________________________
TABELE PIVOT
Ghidul studentului
74
Tabele Pivot
Tabelele pivot reprezint o facilitate puternic a Excelului ce permite nsumarea i
analiza datelor n maniere diferite. Pe scurt, acestea permit nsumarea datelor ntr-un
cmp (denumit cmp de tip date - Data Field) i organizarea acestora corespunztor
datelor n al doilea cmp (denumit cmp de tip linie - Row Field). Avantajul tabelelor
pivot este c ele permit diferitelor cmpuri i categorii s fie aranjate i manipulate uor
prin pivotare.
75
Pentru a crea o tabel pivot
Selectai o singur celul a sursei de date i aplicai una din urmtoarele metode:
Clic pe fila Insert i apoi Pivot Table din grupul Tables
Dac sursa de date e formatat ca tabel, n fila Design, n grupul Tools sub
TableTools selectai Summarize With Pivot Table
Dup ce ai aplicat oricare din cele dou metode apare fereastra Create Pivot Table.
n mod implicit tabelul pivot va fi plasat ntr-un nou worksheet dar dac dorii s-l
plasai ntr-o locaie anume alegei locaia dup ce bifai opiunea Existing Worksheet.
Excel genereaz un format de tabel necompletat n zona din stnga foii de calcul. Se
deschide automat n dreapta fereastra PivotTable Field List.
76
Dup ce creai un raport PivotTable sau PivotChart, utilizai Lista de cmpuri
PivotTable pentru a aduga cmpuri. Dac dorii s modificai un raport PivotTable sau
PivotChart, utilizai Lista de cmpuri pentru a rearanja i elimina cmpuri. n mod
implicit, Lista de cmpuri PivotTable afieaz dou seciuni: o seciune n partea de sus
pentru adugarea i eliminarea cmpurilor i o seciune de aspect n partea de jos pentru
rearanjarea i repoziionarea lor. Avei posibilitatea s fixai Lista de cmpuri PivotTable
n oricare parte a ferestrei i s o redimensionai orizontal. De asemenea, avei
posibilitatea s deblocai Lista de cmpuri PivotTable, caz n care se poate redimensiona
att vertical, ct i orizontal.
Pentru stabilirea poziiei cmpurilor n tabelul pivot tragei numele cmpului n zona
Report Filter, Column Labels, Row Labels sau Values n funcie de modul n care
dorii ca datele s fie prelucrate n raport. n zona Values se introduc de obicei date
crora li se poate aplica o operaie aritmetic (date numerice), situaie n care Excel
introduce implicit suma valorilor (subtotaluri) pentru fiecare schimbare n fiecare cmp
din zona de tip linie Row.
n momentul n care dati clic pe tabelul pivot se activeaz dou file: Options i Design
77
n fila Options avei urmtoarele grupuri:
Pivot Table: aici putei denumi tabelul n caseta Pivot Table Name sau putei stabili
proprietile generale ale tabelului pivot, proprieti pe care le putei activa din
fereastra PivotTable Options
n cazul n care cmpul activ este Values (n care funcia implicit pentru cmpuri
numerice este SUM iar pentru celelalte COUNT) putei modifica metoda de calcul prin
selectarea opiunii Field Settings. Apare urmtoarea caset de dialog:
78
n fila Summarize by putei alege o alt funcie dup care se va face calculul, iar n fila
Show values as putei personaliza metoda de calcul pentru a calcula procente din totalul
general, din totalul pe rnd sau coloan, pentru determinarea diferenei fa de un item,
etc.
Pentru a realiza un calcul corect funcia de baz trebuie s fie SUM i o selectai iniial n
fila Summarize by.
Dac niciuna din opiunile din lista propus nu satisface cerinele de analiz pe care
dorii s le aplicai asupra datelor, Excel ofer posibilitatea adugrii unor cmpuri
calculate.
Pentru aceasta, selectai o celul oarecare din tabelul pivot pentru a activa fila Options.
n grupul Tools clic pe butonul Formulas. Apare urmtoarea fereastr:
79
n caseta Name completai numele cmpului calculat iar n caseta Formula scriei
formula de calcul pe baza creia se vor completa datele din acest cmp. Spre exemplu, n
tabelul comenzi din foaia de calcul Lista?comenzi a fiierului Comenzi introducem n
tabelul pivot un nou cmp calculat Valoare obinut prin nmulirea cantitii comandate
cu preul unitar.
Pentru aceasta, n caseta formula introducem numele cmpului Quantity selectnd-ul
din lista Fields i apsnd butonul Insert Field. Scriem apoi de la tastatur operatorul *
i introducem apoi numele celui de-al doilea cmp prin aceeai metod.
80
Pentru a afia lista cmpurilor calculate mpreun cu formula utilizat dai clic pe
butonul Formulas din grupul Tools al filei Options. n meniul care se afieaz alegei List
Formulas. Excel va afia lista ntr-un nou worksheet astfel:
81
Prin colapsare (butonul din grupul Active field al filei Options) obinem urmtorul
rezultat:
Prin dublu clic pe orice valoare de sumarizare din tabelul pivot Excel afieaz ntr-un
nou worksheet datele din tabelul iniial pe baza crora s-a fcut subtotalul respectiv.
Putei de asemenea sorta datele din tabelul pivot utiliznd opiunile de sortare din
grupul Sort al filei Options. n grupul data avei opiunile de actualizare a datelor din
tabelul pivot cnd datele din tabelul surs sunt modificate sau de a modifica proprietile
conexiunii n situaia n care tabelul pivot a fost generat pe baza datelor din surse externe.
Putei de asemenea renuna la afiarea antetului de cmp sau la butoanele de structur
ierarhic (+ sau -).
n fila Design avei la dispoziie cteva opiuni de afiare a datelor din tabelul pivot
din punctul de vedere al aspectului raportului n vederea tipririi.
Sales Values
Total Values
82
3. Apoi de pe tab-ul Insert, dati click pe Slicer
4. In caseta de dialog Insert Slicers, selectati casetele
pentru campurile Product, SalesRep, Area
5. Aranjati ferestrele unele langa altele, apoi tinand
apasata tasta CTRL, selectati-le pe toate.
6. Dati click pe tab-ul Options, pe butonul Group.
Acum cele trei Slicer-uri vor fi grupate.
7. Dati click pe tab-ul Options, schimbati dimensiunea
casetelor scriind in caseta Height 2 si in caseta Width 5.
8. Selectati fereastra Slicer-ul SalesRep, iar de pe ta-ul
Options, alegeti un stil din Slicer Styles.
9. Incercati sa filtrati datele alegand: din fereastra
Product, dati click pe Frappe. Vizualizati datele ramase apoi
dati click pe Clear Filter.
10. Selectati din fereastra Area, North iar in fereastra
SalesRep selectati Alex. Veti obtine rezultatul din imaginea
de mai jos:
83
Grafice pivot (Pivot Charts)
n grupul Tools al filei Options, prin acionarea butonului PivotChart se deschide
fereastra Insert Chart prin intermediul creia putei alege tipul de grafic pe care dorii sa-l
utilizai n reprezentarea datelor din tabelul pivot.
Apare fereastra PivotChart Filter Pane care v prezint informaii despre cmpurile
active din grafic. Putei oricnd modifica modul de vizualizare, care s fie datele pe care
dorii s le evideniai grafic i putei modifica absolut toate cmpurile sau modul de
calcul, ca i n cazul tabelelor pivot.
84
Graficul pivot poate fi formatat n acelai mod n care se formateaz graficele
obinuite dup cum ai vzut n Capitolul 1.
La un clic pe zona graficului pivot se activeaz filele Design, Layout, Format, Analyze
prin intermediul crora se poate interveni asupra elementelor graficului: Titlu, axe, linii
de tendin etc.
85
Exerciii
2. Creai un tabel pivot ce are ca surs tabelul existent n aceast foaie cu urmtoarea
structur:
Coloana Product cmp de tip column;
Coloana Branch cmp de tip row;
Coloana No of Sales cmp de tip Value;
4. Adugai funciile Min, Max, Avarage pentru a vizualiza valoarea maxim, minim
i media vnzrilor pe sucursale.
86
Capitolul 6________________________________________
MACROINSTRUCIUNI
Ghidul studentului
87
MACROINSTRUCIUNI MACROS
Macroinstruciunile pot fi gndite ca mici programe ce conin o list de instruciuni.
Ele combin un numr de comenzi, funcii i instruciuni ntr-o singur procedur ce
poate fi apelat uor.
88
Personal Macro Workbook - dac se folosete pentru uz personal. Aceast
macroinstruciune personal este memorat ntr-o carte de lucru (Personal
Macro Workbook) separat, numit PERSONAL.xlsb i care trebuie s fie
nregistrat n subcatalogul "C:\Program Files \Microsoft Office \Office
\XLStart". Cnd se lanseaz Excelul, aceast macroinstruciune va fi
ncrcat automat n memorie.
This Workbook - dac macro este necesar numai n fiierul actual
New Workbook - dac macro este creat pentru toate fiierele noi
Pentru acesta :
89
- Apsai butonul OK. Din acest moment ncepe nregistrarea tuturor aciunilor pe
care le executai, inclusiv a greelilor.
- Efectuai urmtoarele aciuni:
90
Utilizarea adreselor relative n macroinstruciuni
Adresele relative i absolute determin modul n care o macroinstruciune va nregistra
locaia unei celule.
Macroinstruciunea Titlu nregistrat mai sus utilizeaz adrese absolute, astfel c
indiferent de celula selectat nainte de rularea macroinstruciunii se va crea un titlu n
domeniul B4:H4.
Adresele absolute utilizeaz locaia exact nregistrat n macroinstruciune. Aceast
modalitate de nregistrare a locaiilor celulelor este implicit.
Cnd se utilizeaz adrese relative, se nregistreaz doar poziia domeniului destinaie
(n care se va depune rezultatul macroinstruciunii) fa de celula selectat nainte de
rularea macroinstruciunii.
Spre exemplu: selectm celula B2 nainte de nregistrare dar rezultatul va fi trecut n
domeniul B4:H4, cu dou rnduri mai jos. Astfel c dac selectm celula A4 i rulm
macroinstruciunea pe care am nregistrat-o folosind adrese relative, rezultatul va fi trecut
n domeniul aflat cu dou rnduri mai jos ncepnd cu celula A4.
Pentru a nu genera o modificare dinamic a datei, dup inserare, vom copia rezultatul
ntr-o alt celul folosind opiunea Values and number formats a comenzii Paste Special.
Aceast macroinstruciune o salvm n Personal macro workbook pentru a putea fi
utilizat i n alte fiiere Excel.
- Selectai celula B4
- Clic pe butonul Record Macro din fila View, lista Macros
- n csua de dialog Record Macro introducei datele ca n figura de mai jos:
91
Prin aceasta asignai macroinstruciunii o combinaie de taste care va permite
apelarea mai rapid a macroinstruciunii.
92
- Copiai celula B4
- Clic dreapta n celula B6 i alegei Paste Special, Values and number formats.
- tergei celula B4
- Clic pe butonul Stop Recording
- Salvai i nchidei fiierul Excel. Dup ce ai salvat un macro n Personal macro
workbook, la prsirea Excel-ului suntei ntrebai dac dorii s salvai
modificrile
Not: Pentru a accesa mai rapid opiunile de nregistrare ale unei macroinstruciuni
avei nevoie de o fil suplimentar pe Ribbon numit Developer. Pentru a afia
aceast fil clic pe Microsoft Office Button i apoi pe Excel Options. n
categoria Popular selectai Show Developer Tab In The Ribbon i dai OK.
Pentru a nregistra o macroinstruciune dai clic pe Record macro din grupul
Code al filei Developer.
93
Rularea unei macroinstruciuni
Dac ai asignat o combinai de taste unei macroinstruciuni, rularea acesteia se face
imediat dup tastarea combinaiei respective.
n exemplul anterior am stocat o macroinstruciune n Personal macro workbook la
deschiderea unui nou Workbook i tastarea combinaiei CTRL+d n celula situat cu dou
rnduri mai jos fa de celula curent va fi afiat data curent (datorit faptului c la
nregistrare s-au folosit adrese relative).
Un alt mod de a rula o macroinstruciune este de a apela comanda Run din fereastra
Macro pe care o deschidei utiliznd butonul Macros din grupul Code al filei Developer
sau din fila View, lista Macros.
94
Pentru aceasta, deschidei fereastra Excel Options(fie cu Microsoft Office Button,
Excel Options, fie cu clic pe sgeata din dreapta barei de acces rapid i apoi clic pe
opiunea More Comands)
Din fereastra Excel Options, Customize, clic pe sgeata din dreptul casetei Choose
Commands From i alegei opiunea Macros. Dai clic pe numele macroinstruciunii pe
care vrei s o asignai unui buton, clic pe Add i apoi OK.
Putei schimba imaginea asociat butonului din fereastra Excel Options, clic pe
butonul asociat macrocomenzii i apoi apsai butonul Modify Se va deschide fereastra
Modify Button n care putei selecta o opiune din cele 160 disponibile.
95
De asemenea, putei asocia o macroinstruciune unui buton de aciune sau unui control
din lista Insert a grupului Controls din fila Developer.
n grupul Form Controls, primul control, Button poate fi asociat unei macoinstruciuni
astfel: selectai butonul i pe foaia de calcul desenai controlul innd apsat butonul
stnga al mouse-ului. La eliberarea butonului stnga al mouse-ului se deschide fereastra:
96
Se alege din list numele macroinstruciunii ce va fi asignat butonului i se apas OK.
Din acest moment orice apsarea butonul va rula macroinstrucunea ataat. Pentru a
edita proprietile acestui control dai clic dreapta pe buton i din meniul care apare
alegei opiunea de formatare dorit:
- editarea textului de pe buton (Edit Text)
- formatarea fontului (Format Control) etc.
-
Exerciii
ntruct prin aplicarea unui filtru avansat rezultatul filtrri este obinut doar pentru o
singur aplicare a acestui mecanism (la modificarea criteriului nu se modific i rezultatul
filtrrii, asrfel c pentru a filtra datele dup un alt criteriu trebuie s aplicai din nou
filtrarea avansat) putem automatiza acest proces prin nregistrarea unei
macroinstruciuni de filtrare i asignarea acesteia unui buton de aciune.
Deoarece n urma aplicrii unui filtru rezultatul primei filtrri ar putea cuprinde un
numr mai mare de nregistrri dect cele care urmeaz e necesar s nregistrm o alt
macroinstruciune care s readuc froaia de calcul n starea iniial.
97
ntr-un nou worksheet copiai antetul coloanelor Departament i Funcie n
domeniul A1:B1
Vom utiliza domeniul A1:B2 ca i criteriu
Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5
98
- Dar cei de la IT?
99
Capitolul 7_________________________________________
Ghidul studentului
100
Tehnici de editare
Opiunea Autofill
Exist o serie de comenzi prescurtate (shortcuts) pentru a completarea unui domeniu
cu date.
Toate celulele domeniului destinaie vor avea aceeai dat copiat n ele.
101
n cazul n care dorii s introducei ntr-un domeniu o serie liniar (de exemplu 2001,
2002, 2003, ) introducei primele dou elemente ale seriei aritmetice n primele dou
celule, le selectai i folosind aceiai pai ca mai sus tragei cursorul pn la valoarea
dorit.
n cazul n care se copiaz o singur valoare, opiunea Copy Cells este implicit, la fel
ca n cazul al doilea cnd se selecteaz dou valori ale seriei i opiunea Fill Series este
implicit. Putei folosi acest meniu n situaia n care dorii s copiai cele dou valori din
serie ntr-un domeniu sau s copiai doar formatul celulelor respective. Putei realiza
copierea celulelor care compun o serie folosind tasta CTRL cnd tragei cursorul.
102
Opiunea Linear Trend utilizeaz metoda linear a celor mai mici ptrate pentru a
extinde tendina
Opiunea Growth Trend utilizeaz o metod similar pentru a crea o tendin de
cretere bazat pe produse.
Opiunea Series deschide o fereastr cu acelai nume n care putei crea serii
numerice personalizate stabilind pasul de cretere n caseta Step value (raia, n limbaj
matematic, pentru progresia aritmetic ce corespunde tipului Linear sau pentru cea
geometric Growth) i limita maxim pn la care va crete seria n caseta Stop value
(n cazul n care domeniul selectat are mai multe celule dect numrul de termeni al
seriei acetia se vor repeta).
Aceast opiune mai poate fi activat i din meniul Fill din grupul Editing al filei
Home.
103
Tot n acest meniu avei pe lng opiunile pe care le cunoatei deja i comanda
Justify. Aceast comand este util n situaia n care dorii ca un text pe care l-ai scris
ntr-o singur celul s fie mprit n mai multe celule.
n cazul n care ai scris un text mai lung ntr-o celul, selectai un domeniu n care
dorii s fie returnat rezultatul i apoi utilizai comanda justify.
Se poziioneaz cursorul mouseului n colul din dreapta jos a ultimei celule din
domeniu pn se obine cruciulia - fill handle
Se apas butonul stng al mouseului i se trage peste celulele unde se dorete s
se extind seria
AutoFill va umple seria text
n exemplul de mai sus, dac s-a introdus Jan, Feb, Excel va ti s continue s
completeze cu seria July, September, etc.
Acest lucru este posibil deoarece Excel conine o serie de liste predefinite. n cazul n
care folosii n mod repetat o anumit list cum ar fi lista funciilor sau lista produselor
putei salva aceast list personalizat i o putei folosi cu metoda AutoFill.
104
Pentru a crea o list personalizat va trebui s efectuai urmtorii pai:
2. Selectai categoria Popular. n zona Top Options For Working With Excel
Area dai clic pe butonul Edit Custom List
4. Avnd selectat opiunea NEW LIST n zona Custom lists scriei n zona List
Entries toate elementele pe care vrei s le includei n list
105
Putei de asemenea s importai o list pe care o avei scris ntr-o foaie de calcul tot
n fereastra Options introducnd n zona Import list from cells adresa domeniului n care
avei lista i apsnd apoi butonul Import.
Tehnici de formatare
Formatarea condiionat
Spre deosebire de opiunea Format Cells care se refer la aspectul celulei n funcie de
tipul de dat, aliniamentul textului, fundal, formatarea condiionat permite introducerea
unui format special prin evaluarea valorii coninute de celula ncare se aplic.
106
Excel 2010 ofer o gam larg de stiluri de formatare:
Color Scales. Aplicarea acesteui tip de formatare se poate realiza n dou sau
trei culori. Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea
distribuiei i variaiei datelor. O scal de dou culori permite compararea unei
zone de celule utiliznd o gradaie de dou culori. Umbra culorii reprezint
valori mai mari sau mai mici.
De exemplu, ntr-o scal care conine culorile verde i rou, avei posibilitatea
s specificai c celulele cu valori mai mari au o culoare mai verde iar cele cu
valori mai mici au o culoare mai roie. O scal de trei culori permite compararea
unei zone de celule utiliznd o gradaie de trei culori. Umbra culorii reprezint
valori mai mari, medii sau mai mici. De exemplu, ntr-o scal care conine culorile
verde, galben i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele cu valori mai
mari au culoarea verde, cele cu valori mijlocii au culoarea galben iar cele cu
valori mai mici au culoarea roie.
Exemplu
Deschidei foaia de calcul Produse din fiierul ExExcel2010. S se formateze
celulele care au valoarea mai mic dect 1000.
107
Pentru aceasta:
Selectai una din opiunile din lista derulant din caseta with.
108
Clic OK pentru a aplica formatul
109
Opiunea Highligth Cells este singura care opereaz independent de coninutul altor
celule . Astfel fiecare celul este evaluat individual i formatat n concordan cu
criteriul ales.
110
Format all cells based on their values. Aceast opiune permite introducerea
tuturor tipurilor de stiluri de formatare (crearea stilurilor de tip bar, scal de
culori sau pictograme) alegnd din lista Format Stzle tipul de format pe care
dorii s-l personalizai
Format only top or bottom ranked value. Permite stabilirea unui format
personalizat pentru un grup de celule care au cele mai mari (respectiv mai mici)
valori din list. Putei stabili numrul de valori cu care se face comparaia (se
compar valoarea fiecrei celule din domeniu cu valorile celor mai mari sau mai
mici n valori din list sau se poate stabili o comparaie cu un numr relativ de
celule determinat pe baza unui procent. Pentru aceasta se bifeaz caseta % of
selected range. Se pot formata spre exemplu cele mai mari 10% valori din lista
de celule.
111
Format only values that are above or below average. Aceast opiune permite
personalizarea formatului unui grup de celule care au valoarea mai mare sau mai
mic dect media valorilor celulelor selectate.
Format only unique or duplicate values. Prin utilizarea acestei opiuni putei
evidenia fie valorile unice dintr-un domeniu fie duplicatele.
Exemplu
S se formateze condiionat valorile vnzrilor pentru Produsul 2 pentru lunile n care
aceste depesc media anual a vnzrilor pentru Produsul 1.
112
n cazul n care folosii adresa absolut pentru celula B5 atunci formatul ales se va
aplica numei acestei celule. Dac ns dorii formatarea altor celule ale cror valori
depesc media vnzrilor pentru Produsul 1 utilizai pentru B5 adresa relativ i prin
copierea formatului se va aplica i altor celule n acelai mod ca la copierea unor formule.
Adresa B5 se va schimba cu adresa celulei creia i aplicai acest format.
113
1. Selectati domeniul B3:B14 apoi de pe tab-ul Home, dati click pe Conditional
Formatting.
2. Selectati optiunea Icon Sets>3Stars Icon Set
3. Selectati domeniul E3:E14 apoi de pe tab-ul Home selectati din Conditional
Formatting optiunea Data Bars>Blue Data Bar
4. Selectati domeniul F3:F14 apoi de pe tab-ul Home selectati din Conditional
Formatting optiunea Data Bars>Green Data Bar
5. Apoi Dati click iarasi pe Conditional Formatting si alegeti optiunea Manage
Rules>Edit Rule .
6. Selectati caseta Show Bar only
7. Dati click pe Negative Values and Axis..., iar sub setatile Axis, selectati
None(shoe negative values bars in same direction as positive). Dati ok apoi in
cele 3 casete deschise
8. Selectati domeniul B3:B14 apoi de pe tab-ul Home selectati din Conditional
Formatting optiunea Data Bars>Green Data Bar
9. Ar trebui sa obtineti imaginea de mai jos:
114
Folosirea optiunii Sparklines pentru a crea mini-grafice langa datele
tabelului
In Microsoft Excel 2010, in loc sa folositi un grafic complicat pentru a putea vedea
tendintele si pentru a analiza datele, puteti sa creati un Sparklines langa fiecare serie
de date pe care vreti s-o analizati. Sparklines sunt mini-grafice in foaia de calcul
exact langa seriile de date din tabel. Iata un exemplu de crare a acestor Sparkline:
1. Presupunem ca avem ca date tabelul de mai jos:
2. Selectati domeniul G3:G14, apoi de pe tabul Insert , din grupul Sparklines, dati
click pe butonul Line.
115
4. In caseta Data Range, selectati domeniul B3:E14, domeniul pentru care vor fi
trasate mini-graficele. Apoi dati click pe OK.
5. Dati click apoi pe tab-ul Design, din grupul show, selectati casetele pentru High
Point (evidentiaza punctele pozitive), si Negative Points (evidentiaza
punctele negative).
Exerciii
Deschidei fiierul Angajati
116
1. Creai o list personalizat importnd din foaia de calcul tabel_angajai numele i
prenumele angajailor.
117
Capitolul 8 __________________________________
118
COMBINAREA DATELOR DIN SURSE MULTIPLE
119
Odat salvat, ablonul poate fi utilizat la crearea de fiiere Excel cu acelai format i
aranjament al datelor.
Copierea datelor dintr-un workbook n altul este i ea metod eficient de a aduna mai
multe informaii n acelai loc, dar acest mod de lucru are o limitare: dac modificai
datele n celulele originale, aceste modificri nu se reflect n celulele unde s-a facut
copia datelor. De aceea este indicat folosirea de link-uri ntre celule, n cadrul aceluiai
workbook sau ntre mai multe fiiere Excel. S lum ca exemplu imaginea de mai jos,
unde avem un link ctre o celul din alt foaie de lucru a aceluiai workbook:
Celula C3 afieaz de fapt coninutul celulei C34 din foaia de lucru denumit ianuarie
a aceluiai workbook Excel. Observai sintaxa specific pentru a crea un astfel de link.!
Pentru a crea o legtur ctre o celul din alt fiier Excel, referina trebuie s conin i
denumirea workbook-ului respectiv, ca n imaginea de mai jos:
Celula C4 afieaz valoarea din celula C15 a foii de calcul denumit Total2004 din
fiierul Excel numit vanzari mere 2004 Bucuresti. Observai sintaxa specific pentru
a crea un astfel de link.
Odat ce ai creat link-uri ntre diverse fiiere Excel, acestea trebuie verificate, i valorile
actualizate din cnd n cnd pentru ca datele afiate s fie la zi. Pentru aceasta putei
utiliza comanda Edit links din grupul Connections al filei Data, se deschide fereastra
120
Edit Links ce afieaz toate legturile existente n fiierul curent, oferind posibilitatea
gestionrii linkurilor, ca n figura de mai jos:
Butonul Check status verific starea legturii la workbook-ul din care se preia
valoarea afiat.
Butonul Break link v ofer posibilitatea de a ntrerupe legtura creat anterior,
cu pstrarea doar a valorii afiate.
Butonul Open source va deschide automat fiierul Excel surs ctre acre exist
link-ul respective.
Butonul Update Values permite actualizarea valorii afiate ca sa ajung identic
cu cea din fiierul surs a linkului.
Butonul Change source permite schimarea cii ctre fiierul surs din care se
preiau datele. Aceast opiune se folosete da mutai fiierul surs dintr-un
director n altul.
121
C9 arat vnzrile pepene n luna respectiv
Sumarizarea datelor permite combinarea informaiilor din surse multiple ntr-un singur
loc. Acest process permite specificarea unui domeniu de celule din mai multe foi de
lucru, Excel urmnd a face automat sumarizarea datelor respective. Trebuie specificat c
este important ca sursele de date s aib aceeai dispunere a datelor, de exemplu n
fiecare foaie de lucru la celula C4 s se afle vanzarile pentru acelai produs.
Iat un exemplu: s presupunem c avem 3 foi de lucru cu vnzrile de fructe pe primele
3 luni ale anului. Aranjarea datelor este ca n figura afiat mai sus.
Am dori crearea unei foi de lucru ce listeaz totalul vnzarilor pe toate cele 3 luni la un
loc. Pentru aceasta, ntr-o nou foaie de lucru, utilizm meniul comanda Consolidate a
grupului Data Tools din fila Data.
:
Se va deschide fereastra:
122
Selectai funcia de sumarizare dorit. Poate fi suma aritmetic, dar i maximum,
minimum, media aritmetic, etc. Apoi se adaug pe rnd domeniile cu informii despre
vnzri din fiecare lun n parte, cu ajutorul butonului Add. Observai c pentru cele 3
luni, domeniul de celule referit este acelai, difer doar foaia de lucru apelat. Pentru
afiarea capului de table selectai opiunile Use labels in Top row / Left column. Apsai
butonul ok.
Se obine rezultatul de mai jos:
Exerciii
Utilizai fiierul Sumarizarea datelor.xls pentru exemplificarea combinrii datelor din
surse multiple.
123